Rados│aw WIELICZKO
Konsultant
ERNST & YOUNG
Radoslaw.Wieliczko@ey.com.pl

Czy jest problem z kapita│em obcym

Zasady uzyskiwania polecenia wyjazdu wydaj▒ siΩ klarowne i proste. Dylemat mog▒ mieµ jednak ma│e i ╢rednie sp≤│ki z kapita│em zagranicznym, kt≤rych dyrekcjΩ najczΩ╢ciej tworz▒ obcokrajowcy, rzadko przebywaj▒cy w Polsce. W tym przypadku, faktycznymi zarz▒dcami sp≤│ek staj▒ siΩ Polacy, kt≤rzy nie zajmuj▒ najwy┐szych szczebli kierowniczych. Charakter ich pracy wymusza czΩste wyjazdy s│u┐bowe w teren. Niestety, przy permanentnej nieobecno╢ci zagranicznej dyrekcji, polscy pracownicy mog▒ co prawda otrzymywaµ telefonicznie zlecenia wyjazdu, nie s▒ jednak w stanie wyegzekwowaµ od zwierzchnik≤w ka┐dorazowo pisemnej aprobaty poniesionych koszt≤w w ramach delegacji. Zatwierdzenie wydatk≤w ma du┐e znaczenie, m.in. dla cel≤w podatkowych, gdy┐ pracodawca, akceptuj▒c koszty delegacji, potwierdza konieczno╢µ ich poniesienia i powi▒zanie z dzia│alno╢ci▒ zak│adu pracy. Z tej pozornie beznadziejnej sytuacji jest jednak wyj╢cie. Wydaje siΩ nim uzyskanie przez polskiego kierownika od zagranicznego pracodawcy upowa┐nienia do samodzielnego zlecania i rozliczania podr≤┐y w│asnych, jak i podleg│ego personelu. Upowa┐nienie nie musi byµ jednorazowe. Pracodawca mo┐e tu dowolnie kszta│towaµ warunki i ewentualne ograniczenia.


Zamieszanie z kursami


Wiele zamieszania wprowadzaj▒ r≤┐ne koncepcje rozliczania przez ksiΩgowych koszt≤w delegacji zagranicznych. Bardzo czΩsto, nie wiedzieµ dlaczego, ka┐dy ruch ╢rodk≤w pieniΩ┐nych w walutach obcych rejestrowany jest tutaj wed│ug ╢rednich kurs≤w Narodowego Banku Polskiego. Przypominam, i┐ w ramach delegacji zagranicznych mog▒ powstaµ co najmniej trzy momenty, w kt≤rych nale┐y stosowaµ odmienne rodzaje kurs≤w. Pierwszym z nich jest moment pobrania zaliczki z banku, b▒d╝ kasy walutowej. NastΩpnym jest dzie±, b▒d╝ dni poniesienia wydatku lub wydatk≤w i ostatnim jest data pieniΩ┐nego rozliczenia zaliczki. Zaliczka w walucie obcej, winna byµ ewidencjonowana wed│ug kursu sprzeda┐y tej waluty, z dnia jej pobrania, ustalonego przez bank z kt≤rego us│ug korzysta│ podmiot deleguj▒cy. Z kolei poszczeg≤lne wydatki w trakcie podr≤┐y zagranicznej ujmuje siΩ wed│ug ╢redniego kursu og│aszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Data poniesienia kosztu mo┐e byµ jednak r≤┐nie pojmowana. Dopuszcza siΩ tu dwie g│≤wne metody. Wed│ug pierwszej, dzie± poniesienia kosztu jest dniem rozliczenia delegacji. Delegowany ma na to a┐ siedem dni po zako±czeniu delegacji. Dlatego w metodzie tej istnieje mo┐liwo╢µ doboru najkorzystniejszego kursu, po kt≤rym rozlicza siΩ koszty delegacji. Inn▒, bardziej neutraln▒ metod▒ jest obliczanie koszt≤w wed│ug ╢rednich kurs≤w NBP, w│a╢ciwych dla ka┐dego dnia poniesienia kosztu w czasie trwania delegacji. CzΩsto te┐ │▒czy siΩ te metody, i na przyk│ad, wydatki w trakcie delegacji wycenia siΩ wed│ug drugiego sposobu. Natomiast koszt diet i rycza│t≤w przys│uguj▒cych w czasie podr≤┐y, ustalany jest wed│ug kursu w│a╢ciwego dla dnia rozliczenia delegacji.

Bardzo trudno jest przewidzieµ i dok│adnie obliczyµ wszystkie wydatki, kt≤re czekaj▒ nas w trakcie podr≤┐y. Dlatego te┐, najczΩ╢ciej wystΩpuj▒ r≤┐nice miΩdzy ╢rodkami pieniΩ┐nymi, podjΩtymi w ramach zaliczki, a faktycznymi kosztami delegacji w walutach obcych. R≤┐nica ta powinna byµ odpowiednio, zwr≤cona przez delegowanego lub oddana mu. Wycenia siΩ j▒ odpowiednio wed│ug kursu zakupu lub kursu sprzeda┐y waluty, ustalonego przez bank, z kt≤rego us│ug korzysta podmiot deleguj▒cy. Przy okazji nale┐y tutaj zaznaczyµ, i┐ wszystkie r≤┐nice powsta│e w wyniku wyceny walut obcych w r≤┐nych momentach czasowych i wed│ug r≤┐nych kurs≤w, tworz▒ tak zwane r≤┐nice kursowe i wp│ywaj▒ na wynik finansowy i podatkowy podmiotu deleguj▒cego.

Artyku│ ten jest pr≤b▒ na╢wietlenia najwa┐niejszych problem≤w, kt≤re rodz▒ siΩ w trakcie trwania wyjazdu s│u┐bowego i przy jego p≤╝niejszym rozliczaniu. S▒ to zjawiska ┐ywe i do╢µ powszechne w naszym ┐yciu gospodarczym. W wielu zak│adach pracy, rozliczanie delegacji traktowane jest jako z│o konieczne i przez to robione niedbale, czΩsto naruszaj▒c obowi▒zuj▒ce prawo. Pracownicy odbywaj▒cy podr≤┐e i ksiΩgowi ewidencjonuj▒cy je, zapominaj▒ jednak, ┐e efektem ich b│Ωd≤w mog▒ byµ dotkliwe sankcje fiskalne zar≤wno dla pracodawcy, jak i jego podr≤┐uj▒cego personelu.