home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Generous Efforts of Many / gemcd.zip / GEM.CD.A.po / FEATURES:CIRC.PLUS:DEMO.MANUAL / X.txt < prev    next >
Text File  |  2010-05-14  |  8KB  |  178 lines
  1. X. THE INVENTORY PROGRAM
  2. These options allow you first to do inventory
  3. and then to print out a list of
  4. the items not found.  Doing inventory in this manner requires that
  5. every book in the collection have a barcode on it.
  6.  
  7.  1.``Enter Titles Into Inventory
  8.  2.``Begin A New Inventory
  9.  3.``Finalize Inventory
  10.  4.``Inventory Print Options
  11.  5.``Return To Main Menu
  12.  
  13.  Enter Option #
  14.  Doing inventory poses logistical problems
  15. rather than programming problems.  To use barcodes to do inventory,
  16. the computer must be brought to the books or the books must be brought
  17. to the computer.
  18.   Moving the hard disk is not a good practice.
  19. Therefore, the hard disk version of  allows inventory to be
  20. taken on a separate computer with only one floppy disk
  21. drive.  A computer with one floppy disk drive can be put on a
  22. movable cart.  The books are inventoried by scanning the barcodes of the
  23. books on the shelves with the barcode reader.  The results are written
  24. on floppy disks (copies of the Batch Disk), which will be uploaded to
  25. the hard disk.  The
  26. last item barcode number that was read is shown on the screen at
  27. all times.
  28.  
  29. You     can begin and leave off scanning barcoded books anywhere in the
  30. collection.  If you scan the same book twice, the book will still be
  31. marked as "here".  Just as in an inventory by hand, you must keep track
  32. of which sections have been done simply so that time is not wasted.
  33. Normally, the Inventory
  34. Batch Disks must be uploaded to the hard disk before
  35. inventory results can be printed and checked.  The uploading is done by
  36. selecting Option 1: ENTER TITLES INTO INVENTORY from the Inventory Menu.
  37.   ENTER TITLES INTO INVENTORY
  38. When you choose Option 1: ENTER TITLES INTO INVENTORY, the hard
  39. disk program will ask if you wish to enter them in from floppy disks.
  40. After Inventory Batch Disks have been uploaded, you
  41. should print a list of unmarked books in order to check the inventory
  42. results.
  43. Since this Demo/Tutorial is
  44. already on floppy disks, the batch method of
  45. inventory cannot be demonstrated.  Inventory can, however, be simulated
  46. by typing in the numbers of the books to be inventoried.
  47.   BEGIN A NEW INVENTORY
  48.   This choice sets all the counters back to zero.  This tells
  49. the computer that you wish to start over again.  You would make this
  50. choice just before beginning a new inventory.  The only codes that
  51. remain after this option has been completed are the "MISSING: 86" or
  52. other previous years' finalized inventory codes.  (These codes are
  53. removed only by checking the item out or by scanning the item's barcode
  54. during a later inventory.)
  55. TUTORIAL #13
  56. In this tutorial you will pretend that you are conducting an
  57. inventory.
  58. 1.From the Main Menu, select  6 `to
  59. arrive at the Inventory Menu.
  60. 2.Press @Return! when asked for a password.
  61. 3.Type  2 `to Begin A New Inventory.
  62. 4.Type `Y `when asked whether you have
  63. time to reset the inventory markers.
  64. 5.When the markers have been reset,
  65.               type `1 `to Enter Titles Into
  66. Inventory.
  67. 6.Type    @Return! for the first
  68. title number.
  69.  CIRCULATION PLUS** Inventory Titles **
  70.  
  71. Enter Title Number: 151__
  72.  
  73. Last Title # Was 0
  74. 7.Keep typing all numbers from 152 to 165.
  75. 8.Press @Esc! to return to the Inventory Menu.
  76. FINALIZE INVENTORY
  77. This option is not chosen until an inventory has been
  78. completed.`  Why?  Because it will mark any item that has not been
  79. inventoried as a missing book, missing in inventory as of the current
  80. year.  Before this option is selected, the inventory should have been
  81. completed and a list of unmarked books printed,
  82. That list must be double-checked
  83. against the shelves.  When it is ascertained that the
  84. list of unmarked books is accurate, this option to Finalize Inventory
  85. is chosen.
  86. (On the Demo/Tutorial, we are not going to take this step.)
  87.  +*+ Follett Library Software +*+
  88. *** INVENTORY REPORT ***
  89. Unmarked Books By Call # 500-699
  90. Today's Date: Apr 2, 1986
  91. Last Report: Oct 10, 1985
  92.  
  93. TITLE
  94. CALL#/AUTH BC#
  95. TY2  LR#
  96. Accidents will happen 621.48 Env
  97. 187 R00
  98. The dolphin smile 599.5 Devi
  99. $ 7.95186 R12
  100. Flying : principles of flight629.132 Ca
  101. $ 2.50185 R12
  102. Life long ago, the story of fossils560 Fenton$ 6.00
  103. 178 R00
  104. The nibbling diet613.2 Engl
  105. $ 7.95177 R00
  106. Nutrition612.39 Cha $ 6.50
  107. 166 R00
  108.  
  109.   INVENTORY PRINT OPTIONS
  110.   You may print a list of books found missing in one of three
  111. ways: by Call Number Author, by Category Type, and in alphabetical
  112. order by Title.
  113.  
  114.  1.``Print Out By Call# Author
  115.  2.``Print Out By Category Range
  116.  3.``Print Out All Titles
  117.  4.``Return To Inventory Menu
  118.  
  119.  Enter Option #
  120.   The call number list is probably the most practical.  Any
  121. range of Dewey numbers may be chosen; e.g., 700-900 (or any alphabetical
  122. range of LC categories if you have specified that you use the LC
  123. classification system).  Fiction books
  124. may be broken down by letters of the alphabet, since``always
  125. allows partial matches.  The range Fic-S would print the
  126. missing fiction books of all authors whose last names begin with the
  127. letter S.  The range Fic by itself would print all the missing fiction
  128. books.
  129. Each type of listing allows four choices:  lists of marked books,
  130. lists of unmarked books, lists of missing books, or lists of books
  131. missing one particular year.  The lists of marked and unmarked books
  132. may be printed  after  the inventorying has been completed but
  133.  before  Option 3: FINALIZE INVENTORY has been chosen.
  134. You will use them to confirm the fact that the inventory has been
  135. completed, that no shelves or sections have been missed, and so on.
  136. The list of unmarked books will be a list of all items whose
  137. barcode numbers were  scanned (or typed) during the
  138. inventorying process that are  checked out.  In other words,
  139. items that are checked out will not be considered missing.  The items
  140. checked out to special patrons 1 through 4 will not be listed either,
  141. since they are accounted for.
  142. After the inventory results are final and Option 3: FINALIZE
  143. INVENTORY
  144. has been completed, you would choose one of the other
  145. printing options.  Lists of missing books would list all books missing
  146. in all inventories that have been conducted.  The list by year, of
  147. course, lists only the items that disappeared in the year requested.
  148. The lists by Call# Author allow you to indicate the classification
  149. range to be included on the list.
  150. The lists by Category Type ask whether you wish to search by 1 or
  151. 2 types. Then you are asked to indicate the Category Type number/s to be
  152. included.  If you are searching by two types, you may indicate a
  153. Boolean relationship ("not," "or," or "and") between the two.
  154. If you elect to print the missing items for one year, you will be
  155. asked to enter the last two digits of the year.
  156. ***** Example *****
  157. From the Inventory Menu, select `4`, Inventory
  158. Print Options.
  159. Choose: `1` to Print Out By Call# Author.
  160. Select: `2` to print a list of Unmarked Books By
  161. Call# Author.
  162.   @Return!
  163. @Return! for the Call# range.
  164. Press @Return! to begin the printing.
  165. When the list is finished, press @Esc! until you are back at the
  166. Main Menu.
  167. *************************
  168. YOU HAVE COMPLETED THE TUTORIALS.If you wish to
  169. exit, you must select the Main Menu option to 'Backup/Quit', enter the
  170. password, and press @Return!.  Or, you may select any other
  171. option and experiment with the program.  You can re-enter this
  172. program at any time to gain additional experience with Circulation
  173. Plus's many features, as well.Keep in mind that, if you or another
  174. person would like to follow the tutorials again, a new copy of the
  175. write-protected Demo.Data disk must be
  176. used so the data will match the exercises.
  177.  
  178.