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Encoding:
Text File  |  2003-11-04  |  1.6 KB  |  39 lines
  1.  
  2.    [ARCHIVE]
  3.      
  4.    The ARCHIVE feature allows for the closing of the
  5.    SALE database on a periodical basis. With most
  6.    companies, this period will be yearly.  Caution
  7.    must be observed when using this feature since
  8.    it can not be reversed.
  9.  
  10.    The CLOSE YEAR function can be found under the
  11.    ARCHIVE selection located on the VIEW menu at
  12.    the top of the screen. The user will be prompted
  13.    to enter a file name to store the sale database
  14.    file. No extension should be put on the filename
  15.    and it is recommended that the filename be a
  16.    simple year entry. i.e. 2001 or 2002
  17.  
  18.    Storing the closed database file in the default
  19.    Swift POS program folder ensures that the files
  20.    will be backed up when the backup program is run.
  21.    When the new sale database is opened, invoice
  22.    numbers will be reset and the first invoice will
  23.    be number one for the new period.
  24.  
  25.    Once the sale year is closed, it can be accessed
  26.    for the purposes of aquiring information or applying 
  27.    payments  to  accounts  receivable.  No new 
  28.    transactions will be allowed. The archived sale
  29.    database files can be opened by using the PRIOR
  30.    YEAR function found under the ARCHIVE menu 
  31.    located on the VIEW menu at the top of the screen.
  32.  
  33.    When the program is launched, the current year will 
  34.    always be the sale database initially opened. When
  35.    accessing prior year files, the user can change back
  36.    to the  current sale  database  file by  using the
  37.    CURRENT YEAR function under the ARCHIVE menu 
  38.    found on the VIEW item at the top of the screen. 
  39.