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/ PC User 2005 May / CD / PCU0505CD.iso / software / apps / files / swiftpos.exe / _SETUP.1 / h31.pos < prev    next >
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Text File  |  2003-11-05  |  7.5 KB  |  218 lines
  1.  
  2.    [HOW TO's]
  3.  
  4. ___________________________________________     
  5.  
  6.    [REGISTER THE PROGRAM]
  7.    a.Select REGISTER under the HELP menu at the top
  8.      of the program screen.
  9.    b.Purchase a REGISTRATION KEY only from:
  10.                   A Computer MD
  11.      using the information provided on the panel.
  12.    c.Enter the REGISTRATION KEY numbers supplied
  13.      ONLY by A Computer MD in the four fields.
  14.    d.Press the CLOSE button. Re-open the REGISTER
  15.      panel and verify that the numbers appear in
  16.      grey.
  17. ___________________________________________
  18.  
  19.    [USE MORE THAN ONE WORKSTATION]
  20.    a.Locate the 5 pairs of database files listed in
  21.      the HELP files about databases and copy them
  22.      to a common network shared folder seen by all
  23.      computers on the network.
  24.    b.Select the DATA PATH entry on the EDIT menu
  25.       at  the top of the screen. The program will close.
  26.    c.Run the program and when prompted for the path
  27.      to the database files, enter the path to the
  28.      network share folder or navigate to it using
  29.      the BROWSE button.  
  30.  
  31. ___________________________________________
  32.  
  33.    [ACCEPT A CREDIT CARD]
  34.    a.Once all items are added to the sale, press
  35.      the TOTAL button.
  36.    b.Click the CREDIT SALE button on the bottom
  37.      of the program screen.
  38.    c.Enter an amount to process in the TENDERED
  39.      field.
  40.    d.Process the credit card with your company.
  41.    e.Enter the authorization number in the field
  42.      on the panel that pops up.
  43.    f.If the credit card information is not pre-
  44.      sent on the customer's info or it differs,
  45.      enter the current credit card information
  46.      on the pop-up panel.
  47.    g.Add a note to the invoice if needed.
  48.    h.Press the RING UP button.
  49.    i.Press the PRINT button.
  50. ___________________________________________
  51.  
  52.    [EDIT THE DATABASES]
  53.    a.Select the database to edit under the VIEW
  54.      menu at the top of the program screen.
  55.    b.Find the record or field to edit.
  56.    c.Press the EDIT RECORD button on the
  57.    bottom of the database panel. It will
  58.    flash red.
  59.    d.Place the cursor in the field to edit
  60.      and replace the information.
  61.    e.Hit the ENTER key on the keyboard to
  62.      accept the change.
  63.    f.Press the EDIT RECORD button to turn
  64.      the edit feature off.
  65. ___________________________________________
  66.  
  67.    [DELETE A DATABASE RECORD]
  68.    a.Select the database to edit under the VIEW
  69.      menu at the top of the program screen.
  70.    b.Left click the mouse on the grey block
  71.      at the extreme left of the row containing
  72.      the record. A black triangle should appear.
  73.    c.Press the DELETE RECORD button.
  74.    d.Press the OK button to delete.
  75.    e.To delete the bottom record, left click
  76.      once on the record directly above the last
  77.      record then left click on the last record.
  78.    f.Press the DELETE RECORD button.
  79. ___________________________________________
  80.  
  81.    [REMOVE AN ITEM FROM SALE]
  82.    a.Before the TOTAL button has been pressed
  83.      locate the item to be removed from the 
  84.      current sale.
  85.    b.Left click once on the item name on the
  86.      CASH REGISTER portion of the screen.
  87.    c.The item will disappear and added back
  88.      to the inventory.
  89. ___________________________________________
  90.  
  91.    [GIVE ITEM A SPECIAL SALE PRICE]
  92.    a.Select item using the magnifying glass.
  93.    b.When the name and price appear, double-
  94.      click the UNIT PRICE field.
  95.    c.Enter the temporary sale price and press
  96.      the ADD ITEM button.
  97. ___________________________________________
  98.  
  99.    [UPDATE QUANTITIES DURING SALE]
  100.    a.Double-click the product name in the PRODUCT
  101.      field on the CASH REGISTER.
  102.    b.Enter the new quantity.
  103.    c.Press the CLOSE button.
  104. ___________________________________________
  105.  
  106.    [OPEN CASH DRAWER]
  107.    a.Double-click the Swift POS logo on the bottom
  108.      of the program screen.
  109. ___________________________________________
  110.  
  111.    [LOCATE A PRODUCT USING BARCODE]
  112.    a.Press the BARCODE button on the bottom left
  113.      of the screen.
  114.    b.When the fields become active, scan the pro-
  115.      duct's barcode.
  116.    c.If the barcode matches a product entry, the
  117.      information will appear in the fields.
  118. ___________________________________________
  119.  
  120.    [SET UP PROGRAM SECURITY]
  121.    a.Select PREFERENCES under the FILE menu
  122.      at the top of the screen.
  123.    b.Select the SECURITY index tab.
  124.    c.Enter the first username in the field
  125.      marked USER NAME.
  126.    d.The first user is the ADMINISTRATOR by
  127.      default.
  128.    e.Enter matching passwords in the fields
  129.      marked PASSWORD / CONFIRM PASSWORD.
  130.    f.Press the UPDATE button.
  131.    g.Add more users as necessary using the
  132.      steps above.
  133.    h.Changes will not take effect until the
  134.      program is closed and re-opened.
  135. ___________________________________________
  136.  
  137.    [BACKUP PROGRAM FILES]
  138.    a.Select BACKUP under the FILE menu at
  139.      the top of the screen.
  140.    b.Browse to the location where you want
  141.      to store the backup files.
  142.    c.The program will close and the backup
  143.      program will run.
  144.    d.Press the START BACKUP button.
  145.    e.All files necessary to run the program
  146.      will be zipped into the backup files.
  147. ___________________________________________
  148.  
  149.    [RESTORE FROM A RECENT BACKUP]
  150.    a.RESTORE should only be used to recover
  151.      from a major error or to retrieve
  152.      lost information. Extreme care should
  153.      be observed when using this function.
  154.    b.If the main program will run, select
  155.      RESTORE from the FILE menu at the
  156.      top of the screen.
  157.    c.The main program will close and the
  158.      RESTORE program will run.
  159.    d.The path to the last successful back-
  160.      up should appear in the RESTORE
  161.      FROM field.
  162.    e.Enter another location if required.
  163.    f.Press the START RESTORE button.
  164.    g.If the main program will not run due
  165.      to file damage, a third party unzip
  166.      program can be used such as WINZIP
  167.      or PKZIP.
  168.    h.Extract the files from the last good
  169.      backup into the Swift POS folder.
  170. ___________________________________________
  171.  
  172.    [START A NEW YEAR]
  173.    a.Select CLOSE YEAR from the ARCHIVE
  174.      menu found under the VIEW item at the
  175.      top of the screen.
  176.    b.Press the YES button on the CLOSE
  177.      THE YEAR? panel. 
  178.    c.Using the SAVE IN field locate the 
  179.      place where you wish to store the
  180.      archived file.
  181.    d.It is recommended to use the default
  182.      program folder so the files can be
  183.      included in BACKUP.
  184.    e.Give the file a simple year name in the
  185.      FILE NAME field with no file exten-
  186.      sion. ie 2002 or 2003
  187.    f.Press the SAVE button.
  188.    g.A new SALE DB file will be created.
  189.      the database will be empty and the
  190.      invoice numbers will start over at
  191.      one.
  192. ___________________________________________
  193.  
  194.    [OPEN A PRIOR YEAR]
  195.    a.Select PRIOR YEAR from the ARCHIVE
  196.      menu found under the VIEW item at
  197.      the top of the screen.
  198.    b.Locate the archived year file, left
  199.      click on it and press the OPEN
  200.      button.
  201.    c.The prior SALE DB file will be opened
  202.      and will not accept new transactions.
  203. ___________________________________________
  204.  
  205.    [ACCEPT PAYMENT ON RECEIVABLES]
  206.    a.Select RECEIVABLES from the FILE 
  207.      menu at the top of the screen.
  208.    b.Locate the customer by typing the first
  209.      few letters of the last name.
  210.    c.Left-click on the customer's name and
  211.      the invoice information will appear.
  212.    d.Enter either a portion or full payment
  213.      amount in the TENDERED field select
  214.      the payment method and press the
  215.      RING UP button.
  216. ___________________________________________
  217.  
  218.