home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Piper's Pit BBS/FTP: ibm 0000 - 0009 / ibm0000-0009 / ibm0003.tar / ibm0003 / HTPM-3.ZIP / HTPM.T4 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1986-12-20  |  14.6 KB  |  422 lines
  1. <CMD><*1204
  2. ┌────────────────────────────────────────────────┐
  3. │            Lesson 4:  Work breakdown           │
  4. └────────────────────────────────────────────────┘
  5.  
  6.      In this lesson you'll:
  7.  
  8.      ■  create a basic structure, called
  9.         the work breakdown, for your project
  10.  
  11.      ■  see how HTPM converts the work
  12.         breakdown structure to a PERT chart
  13.  
  14. ──────────────────────────────────────────────────
  15.                    Press Spacebar><CMD>
  16. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1204
  17.  
  18.      With HTPM, you can begin planning your
  19.      project in any of several different ways.
  20.  
  21.      In this lesson, we'll start planning
  22.      with a ~work breakdown structure~2.  It's a
  23.      common method for dividing a project into
  24.      its major components and then dividing
  25.      the components into tasks.
  26.  
  27. ──────────────────────────────────────────────────
  28.                    Press Spacebar><CMD>
  29. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1204
  30.      Planning for the Expo involves three
  31.      major parts.  Each part of the plan is
  32.      made up of several tasks, such as these:
  33.  
  34.      ■  Booth -- plan, build, pack, ship, and
  35.                  set up
  36.  
  37.      ■  Staff -- recruit and train
  38.  
  39.      ■  Materials -- order, pack, and ship
  40.  
  41.      We'll put a few of these tasks into the
  42.      work breakdown structure.
  43.  
  44. ──────────────────────────────────────────────────
  45.                    Press Spacebar><CMD>
  46. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1217
  47. To start a new project, select ~Create a project~2
  48. from the main menu.
  49. ──────────────────────────────────────────────────
  50.                      Type ~1~1><CMD>
  51. <XFLD>1<XFLD><CMD><*1316
  52. This is the work breakdown window.
  53. ──────────────────────────────────────────────────
  54.                    Press Spacebar><CMD>
  55. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  56. When you create a new project, you'll start here.
  57. ──────────────────────────────────────────────────
  58.                    Press Spacebar><CMD>
  59. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  60. As its name suggests, it shows the breakdown of
  61. work required to reach a goal.
  62. ──────────────────────────────────────────────────
  63.                    Press Spacebar><CMD>
  64. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  65. But before you can break down the work into tasks,
  66. you must give HTPM some preliminary information.
  67. ──────────────────────────────────────────────────
  68.                    Press Spacebar><CMD>
  69. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  70. At the fill-in, you specify the calendar you want
  71. HTPM to use for computing dates for your project.
  72. ─────────────────────────────────────────────────
  73.                    Press Spacebar><CMD>
  74. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  75. We'll use the HiTech calendar that you created and
  76. saved in Lesson 3.
  77. ──────────────────────────────────────────────────
  78.                     Type ~HiTech~1><CMD>
  79. <XFLD>HITECH<XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  80. Now delete the two letters remaining.
  81. ──────────────────────────────────────────────────
  82.              Press the Del key twice><CMD>
  83. <XFLD><DEL><DEL><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  84. HTPM has filled in a ~Planned start~2 date.  If your
  85. project starts on a different date, you could
  86. change it here.  But for this lesson, we'll set it
  87. up for you.
  88. ──────────────────────────────────────────────────
  89.                    Press Spacebar><CMD>
  90. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><TAB><CtrlE>2-Jan-1986<TAB><CMD><*1316
  91. We'll leave the ~Planned finish~2 date blank, so
  92. that HTPM can calculate it for us.
  93. ──────────────────────────────────────────────────
  94.                    Press Spacebar><CMD>
  95. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1316
  96. Just confirm that the fill-in is complete.
  97. ──────────────────────────────────────────────────
  98.                      Press F10><CMD>
  99. <XFLD><F10><XFLD><CMD><*1211
  100. The box remaining near the top of the screen
  101. represents the ~Goal~2 of the project.  As sales
  102. manager, your goal is to have HiTech's booth built,
  103. staffed, and stocked for the Exposition.
  104. ──────────────────────────────────────────────────
  105.                    Press Spacebar><CMD>
  106. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1211
  107. Now we can add tasks to the work breakdown
  108. structure to show the major project parts required
  109. to reach that goal.
  110. ──────────────────────────────────────────────────
  111.                    Press Spacebar><CMD>
  112. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1211
  113. The triangular cursor in the ~Goal~2 box indicates
  114. that our tasks will be added to the level below
  115. ~Goal~2.  To add tasks, use the Edit menu.
  116. ──────────────────────────────────────────────────
  117.                       Press F4><CMD>
  118. <XFLD><F4><XFLD><ENDDEF><CMD><*0712
  119. The Edit menu lists the
  120. features you'll use to add
  121. and change tasks in a work
  122. breakdown structure.
  123. Select ~Add task~2 now.
  124. ──────────────────────────
  125.           Type ~2~1><CMD>
  126. <XFLD>2<XFLD><ENDDEF><CMD><*0712
  127. This is the ~Add task~2
  128. fill-in.  You'll complete
  129. the information for the
  130. first major part of the
  131. project.
  132. ──────────────────────────
  133.       Press Spacebar><CMD>
  134. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  135. The cursor is already in
  136. the ~Name~2 field so that
  137. you can type a name for
  138. the task.
  139.  
  140. Your first major task is
  141. to complete the booth.
  142. ──────────────────────────
  143.         Type ~Booth~1><CMD>
  144. <XFLD>Booth<XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  145. Next, you'll indicate the
  146. person responsible for
  147. seeing that the task is
  148. completed.
  149.  
  150. Move the cursor to the
  151. ~Responsible~2 field.
  152. ──────────────────────────
  153.         Press Tab><CMD>
  154. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0712
  155. You'll take responsibility
  156. for seeing that the booth
  157. is completed.
  158. ──────────────────────────
  159.       Type ~SalesMgr~1><CMD>
  160. <XFLD>SalesMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*0211
  161. The fill-in
  162. is complete.
  163. ──────────────
  164.   Press F10><CMD>
  165. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*1218
  166. At this fill-in, indicate if tasks at this level
  167. occur ~At the same time~2 or ~In sequence~2.
  168. ──────────────────────────────────────────────────
  169.                    Press Spacebar><CMD>
  170. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1217
  171. The tasks at this level can be going on at the
  172. same time.  Confirm that the fill-in is correct.
  173. ──────────────────────────────────────────────────
  174.                      Press F10><CMD>
  175. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*1110
  176. HTPM adds the new task to the work breakdown
  177. structure, just below ~Goal~2.
  178.  
  179. While the booth is being built, someone can be
  180. recruiting and training staff and gathering sales
  181. material.  We'll add a task for staffing on the
  182. same level as Booth.
  183. ──────────────────────────────────────────────────
  184.                    Press Spacebar><CMD>
  185. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  186. Let's add a task for
  187. staffing.  This time,
  188. instead of pulling down
  189. the Edit menu, we'll use
  190. a speed key.
  191. ──────────────────────────
  192.        Press Ctrl-A><CMD>
  193. <XFLD><CtrlA><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  194. Now we'll name the task
  195. for staffing the booth.
  196. ──────────────────────────
  197.         Type ~Staff~1><CMD>
  198. <XFLD>Staff<XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  199. Move the cursor to the
  200. ~Responsible~2 field.
  201. ──────────────────────────
  202.         Press Tab><CMD>
  203. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  204. The sales assistant will
  205. be in charge of recruiting
  206. and training the staff to
  207. work at the booth during
  208. the Expo.
  209. ──────────────────────────
  210.       Type ~SalesAsst~1><CMD>
  211. <XFLD>SalesAsst<XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  212. The fill-in is complete.
  213. ──────────────────────────
  214.         Press F10><CMD>
  215. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*1210
  216. HTPM adds the new task to the work breakdown
  217. structure -- at the same level as the task
  218. ~Booth~2.
  219. ──────────────────────────────────────────────────
  220.                    Press Spacebar><CMD>
  221. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1210
  222. Normally, you'd add a task for preparing sales
  223. materials, but for the purposes of this lesson, we
  224. won't.  But, we will add two tasks at a third
  225. level.
  226. ──────────────────────────────────────────────────
  227.                    Press Spacebar><CMD>
  228. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1210
  229. Let's include the tasks of planning and building
  230. the booth.  We want to add these tasks below
  231. ~Booth~2.
  232. ──────────────────────────────────────────────────
  233.                    Press Spacebar><CMD>
  234. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  235. Use the speed key to
  236. select ~Add task~2 from
  237. the Edit menu.
  238. ──────────────────────────
  239.        Press Ctrl-A><CMD>
  240. <XFLD><CtrlA><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  241. HTPM assumes we want to
  242. continue to add tasks
  243. below ~Goal~2.  But, we
  244. need to add tasks below
  245. ~Booth~2.
  246. ──────────────────────────
  247.       Press Spacebar><CMD>
  248. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  249. Move the cursor to the
  250. ~Below task~2 field.
  251. ──────────────────────────
  252.   Press the up arrow key><CMD>
  253. <XFLD><UP><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  254. When the cursor is in the
  255. ~Below task~2 field, we
  256. can move the triangular
  257. cursor on the work
  258. breakdown window.  We want
  259. it to point to the task
  260. ~Booth~2.
  261. ──────────────────────────
  262.       Press Spacebar><CMD>
  263. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  264. Now, each time you press
  265. a cursor movement key,
  266. HTPM moves the triangular
  267. cursor.  As you move the
  268. cursor, the ~Below task~2
  269. field changes to reflect
  270. the cursor's position.
  271. ──────────────────────────
  272.      Press down arrow><CMD>
  273. <XFLD><DN><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  274. Move the cursor left to
  275. ~Booth~2.
  276. ──────────────────────────
  277.      Press left arrow><CMD>
  278. <XFLD><LFT><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  279. The ~Below task~2 field
  280. shows the name of the task
  281. we want.  Move the fill-in
  282. cursor to the ~Name~2
  283. field.
  284. ──────────────────────────
  285.         Press Tab><CMD>
  286. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  287. Type a name for the new
  288. task.
  289. ──────────────────────────
  290.       Type ~PlnBooth~1><CMD>
  291. <XFLD>PlnBooth<XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  292. Move the cursor to the
  293. ~Responsible~2 field.
  294. ──────────────────────────
  295.         Press Tab><CMD>
  296. <XFLD><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  297. You'll be responsible
  298. for planning the booth.
  299. ──────────────────────────
  300.       Type ~SalesMgr~1><CMD>
  301. <XFLD>SalesMgr<XFLD><ENDDEF><CMD><*0211
  302. The fill-in
  303. is complete.
  304. ──────────────
  305.   Press F10><CMD>
  306. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*0818
  307. When you add a level in the work breakdown, you see this fill-in.
  308. ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  309.                          Press Spacebar><CMD>
  310. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1318
  311. Tasks at this new level will be done in sequence.
  312. ──────────────────────────────────────────────────
  313.       Press the right arrow key and then F10><CMD>
  314. <XFLD><RGT><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  315. Add one more task at this
  316. level.
  317. ──────────────────────────
  318.        Press Ctrl-A><CMD>
  319. <XFLD><CtrlA><XFLD><ENDDEF><CMD><*0711
  320. Add a task for building
  321. the booth.
  322. ──────────────────────────
  323.   Type ~BldBooth~2 and
  324.     press Tab><CMD>
  325. <XFLD>BldBooth<TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*0611
  326. The maintenance manager
  327. has agreed to oversee the
  328. building of the booth.
  329. ─────────────────────────
  330.  Type ~MaintMgr~1 and press
  331.             F10><CMD>
  332. <XFLD>MaintMgr<F10><XFLD><CMD><*1214
  333. We could continue to add more tasks at this and
  334. other levels.  But for this lesson, these tasks
  335. are enough.
  336. ──────────────────────────────────────────────────
  337.                    Press Spacebar><CMD>
  338. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  339. Let's see how HTPM converts this work breakdown
  340. structure to a PERT chart.
  341.  
  342. Pull down the Graphs menu.
  343. ──────────────────────────────────────────────────
  344.                       Press F2><CMD>
  345. <XFLD><F2><XFLD><ENDDEF><CMD><*1215
  346. The cursor is already on ~PERT chart~2.
  347. ──────────────────────────────────────────────────
  348.                     Press Enter><CMD>
  349. <XFLD><ENTER><XFLD><CHOME><DN><CMD><*1214
  350. The PERT chart is the heart of any project plan.
  351. You see all your tasks arranged in a network that
  352. shows their relationships.
  353. ──────────────────────────────────────────────────
  354.                    Press Spacebar><CMD>
  355. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  356. Right now, you can't see all of the PERT chart,
  357. but if you move the triangular cursor to the
  358. right, more tasks will come into view.
  359. ──────────────────────────────────────────────────
  360.                    Press Spacebar><CMD>
  361. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  362. The first box in the PERT chart, ~Start~2, is a
  363. milestone.
  364. ──────────────────────────────────────────────────
  365.                    Press Spacebar><CMD>
  366. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  367. All PERT charts include this milestone and the
  368. milestone ~End~2, which is off the screen.  Move
  369. the cursor to the end of the PERT chart to view it.
  370. ──────────────────────────────────────────────────
  371.                  Press the End key><CMD>
  372. <XFLD><END><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  373. Now move the cursor left on the PERT chart.
  374. ──────────────────────────────────────────────────
  375.        Press the left arrow key five times><CMD>
  376. <XFLD><LFT><LFT><LFT><LFT><LFT><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  377. Notice how HTPM displays the tasks ~Staff~2 and
  378. ~Booth~2.  We indicated that these two tasks occur
  379. at the same time.  So, HTPM displays them on
  380. parallel paths in the PERT chart.
  381. ──────────────────────────────────────────────────
  382.                    Press Spacebar><CMD>
  383. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  384. The tasks at the lowest level of the work breakdown
  385. structure were ~PlnBooth~2 and ~BldBooth~2.  We indicated
  386. that they occurred in sequence.  And that's just
  387. the way they appear on the PERT chart.
  388. ──────────────────────────────────────────────────
  389.                    Press Spacebar><CMD>
  390. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  391. The milestone ~Booth~2 precedes these tasks; and the
  392. milestone ~Booth End~2 follows them.
  393. ──────────────────────────────────────────────────
  394.                    Press Spacebar><CMD>
  395. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1214
  396. In Lesson 5 you'll learn how to add more detailed
  397. information about each of these tasks.
  398.  
  399. But now, return to HTPM's main menu.
  400. ──────────────────────────────────────────────────
  401.                    Press Esc twice><CMD>
  402. <XFLD><ESC><ESC><XFLD><CMD><*1218
  403. Before we return to the Tutorial menu, let's
  404. review this lesson.
  405. ──────────────────────────────────────────────────
  406.                   Press Spacebar><CMD>
  407. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1204
  408.               ~In summary ...~1
  409.  
  410.      ■  Select ~Create a project~2 at the main
  411.         menu to begin a new project.
  412.  
  413.      ■  Use the work breakdown window to create a
  414.         structure for your tasks.
  415.  
  416.      ■  HTPM creates a PERT chart from the work
  417.         breakdown structure.
  418.  
  419. ──────────────────────────────────────────────────
  420.                    Press Spacebar><CMD>
  421. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF>
  422.