home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / t / tmc13a.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-11-30  |  48KB  |  1,287 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                            Time and Mail Coordinator
  8.  
  9.                                   Users Guide
  10.  
  11.                                   Version 1.3
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                              DISCLAIMER OF WARRANTY
  16.  
  17.      THIS SOFTWARE AND MANUAL ARE SOLD "AS IS" AND WITHOUT WARRANTIES AS TO
  18.      PERFORMANCE OF MERCHANTABILITY OR ANY OTHER WARRANTIES WHETHER
  19.      EXPRESSED OR IMPLIED.  BECAUSE OF THE VARIOUS HARDWARE AND SOFTWARE
  20.      ENVIRONMENTS INTO WHICH THIS PROGRAM MAY BE PUT, NO WARRANTY OF
  21.      FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE IS OFFERED.  GOOD DATA PROCESSING
  22.      PROCEDURE DICTATES THAT ANY PROGRAM BE THOROUGHLY TESTED WITH NON-
  23.      CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON IT.  THE USER MUST ASSUME THE ENTIRE
  24.      RISK OF USING THE PROGRAM.  ANY LIABILITY OF THE SELLER WILL BE
  25.      LIMITED EXCLUSIVELY TO PRODUCT REPLACEMENT OR REFUND OF PURCHASE
  26.      PRICE.
  27.  
  28.                                LICENSE AGREEMENT
  29.  
  30.           You may try this program for one months time before either having
  31.      to register it or stop using it.  Feel free to share this program with
  32.      anyone, but please do not give it away altered or as part of another
  33.      system.  If you continue to use this program and register it you may
  34.      not share the registration file with anyone.  You may use this program
  35.      on as many computers as you wish as long as only one copy of it is
  36.      being used at any one time.  Your registration is not transferrable.
  37.      This agreement shall be governed by the laws of the State of
  38.      Minnesota.  Any legal action or proceeding initiated by either party
  39.      originating from or relating to this agreement shall be brought about
  40.      only in a State or Federal Court of competent jurisdiction located in
  41.      Hennepin county, Minnesota.  The parties hereby agree to the
  42.      jurisdiction of said courts.  If you do not agree with this license
  43.      agreement, then do not use the program and do not register it.
  44.  
  45.  
  46.                         ASP Ombudsman Statement
  47.  
  48.           Specific Applications Software is a member of the Association of
  49.      Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  50.      shareware principle works for you.  If you are unable to resolve a
  51.      shareware-related problem with an ASP member by contacting the member
  52.      directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help you
  53.      resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  54.      technical support for members' products.  Please write to the ASP
  55.      Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a CompuServe
  56.      message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.      Time and Mail Coordinator and Users Guide
  64.      (C) Copyright 1992  Timothy Carlson  All Rights Reserved
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.      Produced by:            Specific Applications Software
  74.                              P.O. Box 6146
  75.                              Minneapolis, Minnesota 55406
  76.  
  77.  
  78.               _______
  79.          ____|__     |               (R)
  80.       --|       |    |-------------------
  81.         |   ____|__  |  Association of
  82.         |  |       |_|  Shareware
  83.         |__|   o   |    Professionals
  84.       -----|   |   |---------------------
  85.            |___|___|    MEMBER
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.                               TABLE OF CONTENTS
  91.  
  92.  
  93.  
  94.      Chapter 1        Getting Started               Page 6
  95.  
  96.           Introduction
  97.           System Requirements
  98.           Backup Copies
  99.           Installing
  100.           Starting Program
  101.           Menu Bar
  102.           Function Keys
  103.           Screen Saver
  104.           General Information
  105.           Definition of Shareware
  106.           Vendor Requirements
  107.           Support
  108.           Customer Service
  109.           Registration
  110.           Comments
  111.  
  112.      Chapter 2        Calendar                      Page 12
  113.  
  114.           Calendar View
  115.           Select a Month
  116.           Entering Monthly Notes
  117.           Saving Monthly Notes
  118.           DOS Shell
  119.           Exit
  120.  
  121.      Chapter 3        Directory                     Page 14
  122.  
  123.           View Directory
  124.           Directory Record Fields
  125.           Sort
  126.           Add
  127.           Delete
  128.           Search
  129.           Jump
  130.  
  131.      Chapter 4          Options                     Page 16
  132.  
  133.           Change Colors
  134.           Set Tab
  135.           Print Calendar
  136.           Calendar Data to File 
  137.           Print Directory Data
  138.           Directory Data to File
  139.           Sound On/Off
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.      Chapter 5          Help                        Page 19
  145.  
  146.           Help Index
  147.           General Help
  148.           Calendar Help
  149.           Directory Help
  150.           Print Manual
  151.           Registration
  152.  
  153.      Appendix A                                     Page 20
  154.  
  155.           Standard 2 letter state abbreviations,
  156.           Area codes and range of ZIP codes in
  157.           alphabetical order by state.
  158.  
  159.      Appendix B                                     Page 22
  160.  
  161.           Listing of Area codes in numerical order.
  162.  
  163.      Appendix C                                     Page 24
  164.  
  165.           Listing of range of ZIP codes in numerical order.
  166.  
  167.  
  168.  
  169.                                   Chapter 1
  170.                                Getting Started
  171.  
  172.  
  173.      Introduction:
  174.  
  175.           Time and Mail Coordinator is a personal information management
  176.      tool that is menu driven and extremely easy to setup and use.  With it
  177.      you can keep notes about your daily schedule and appointments.  Plan
  178.      for birthdays, holidays and keep a list of addresses and phone
  179.      numbers.  Print or export as ASCII files: calendars, monthly notes,
  180.      phone and address directory data, and mailing lists.  As you use the
  181.      program, helpful information is displayed along the way and additional
  182.      information is accessible just by pressing F1.  If you are new to
  183.      using a personal computer or you just don't have the time to learn
  184.      another programs set of hard to remember commands, then Time and mail
  185.      coordinator is for you.
  186.  
  187.           This users guide is organized with the most basic information in
  188.      this first chapter.  By reading this first chapter you should have
  189.      enough information to be able to get started using Time and Mail
  190.      Coordinator.  The rest of the information in this users guide is
  191.      grouped into chapters which directly relate to the items on the menu
  192.      bar at the top of the screen in the program.  This will help you find
  193.      answers to specific questions much faster.
  194.  
  195.      System Requirements:
  196.  
  197.           This program may work with less than the following requirements,
  198.      but has not been tested for use without:
  199.  
  200.                      CGA or better video card.
  201.                      Color monitor.
  202.                      DOS 3.3 or higher.
  203.                      A hard disk drive is recommended.
  204.  
  205.           If you have an older CGA video card or a card other than CGA,
  206.      EGA, or VGA and you have problems then change or create the file
  207.      CGA_OLD.AAA within the same directory as this program. The file needs
  208.      to have a byte total other than zero for the program to recognize it.
  209.      You can create it with a word processor or by typing the following at
  210.      the DOS Prompt:  COPY CON CGA_OLD.AAA <ENTER> 1 <ENTER> <CONTROL>-Z
  211.      <ENTER>  The file you create must be contained in the same directory
  212.      as the program files for it to have an effect on the program.
  213.  
  214.      Backup Copies:
  215.  
  216.           You may make as many backup copies as you desire.  You may use
  217.      the DOS command DISKCOPY or COPY *.* since this program does not
  218.      contain subdirectories.  You should also make frequent backup copies
  219.      of your data.  Your data will be stored in the files with the .DER
  220.      file name extensions for the calendar notes and the file C-D-ADDR.TMC
  221.      for the directory data.  These may be copied with the DOS COPY
  222.      command.  See your DOS manual for more information on these commands.
  223.  
  224.                                **  Page 6  **
  225.  
  226.  
  227.  
  228.      Files distributed with Time and Mail Coordinator:
  229.  
  230.      CALENDAR.EXE    CALN-JAN.DER    README.DOC
  231.      CALEN286.EXE     |              MANUAL.DOC
  232.      C-D-HELP.AAA    thru            VENDOR.DOC
  233.      C-D-ADDR.AAA     |              ORDER.FRM
  234.      C-D-COLR.AAA    CALN-DEC.DER
  235.  
  236.      Installing:
  237.  
  238.           Installing this program on your hard disk is recommended since
  239.      this will decrease file access time and will allow for larger file
  240.      sizes.  Running this program from a floppy disk will severely limit
  241.      your phone directory and calendar note file sizes.  To install this
  242.      program on your hard drive: copy all the files on the distribution
  243.      disk to a separate directory on your hard drive.  The program files
  244.      are normally distributed in a compressed format to save disk space.
  245.      You should find a file named TMC13A.EXE or TMC13A.ZIP.  The file
  246.      TMC13A.EXE is a self extracting file, the file TMC13A.ZIP requires
  247.      a utility program to extract the program files which is available
  248.      from most disk vendors and bulletin boards.  Once you have extracted
  249.      the program files you are ready to run the program.
  250.           Step by Step instructions: First move to the root directory of
  251.      your hard drive.  To reach the root directory of your hard drive,
  252.      first type  C:  at the DOS prompt and press <ENTER>. This assumes that
  253.      C is the letter designation of your hard drive (the C drive is
  254.      normally the first hard drive in a system). Now type  CD\  and press
  255.      <ENTER>.  You should now be in the root directory of your hard drive.
  256.      Your DOS prompt should look similar to C:>  Now type  MKDIR ADDRTIME
  257.      and press <ENTER>, this will create a directory called ADDRTIME on
  258.      your hard drive.  You can confirm this by typing  DIR ADDRTIME  and
  259.      pressing <ENTER>.  If the ADDRTIME directory is displayed you have
  260.      successfully created it.  Now change to this directory by typing
  261.      CD\ADDRTIME <ENTER>.  Next type  COPY A:\*.* <ENTER> (this assumes
  262.      that the files to be copied are on the A drive).  Now that the files
  263.      are in the separate directory on your hard drive you must unpack them
  264.      from either the file TMC13A.EXE or TMC13A.ZIP.  If you have the file
  265.      named TMC13A.EXE simply type TMC13A and you should be ready to start
  266.      the program.  If you instead have the file named TMC13A.ZIP you will
  267.      need to use an unpacking utility that is available from most disk
  268.      vendors and bulletin boards.
  269.  
  270.      Starting Program:
  271.  
  272.           If you plan on running this program from a floppy disk (not
  273.      recommended, see section on installing), you may install it on a
  274.      floppy disk by copying all program files to that disk.
  275.      FROM FLOPPY DISK: Insert the program disk into the disk drive with the
  276.      label side up.  Now change the default drive to the drive containing
  277.      the program  (If the disk is in the A drive type  A:  then press
  278.      <ENTER> at the DOS prompt), then type  CALENDAR and press <ENTER>.
  279.      This program comes with another executable file, CALEN286.EXE, which
  280.      will run faster and take up less memory.  If your processor is a 80286
  281.      or higher you may use this instead.  Just type  CALEN286 instead of
  282.      CALENDAR.
  283.                                **  Page 7  **
  284.  
  285.  
  286.  
  287.      FROM HARD DISK: If you will be running this program from a hard drive,
  288.      change the default drive to the hard disk containing the program  (If
  289.      the disk is the C drive then type  C:  and press <ENTER> at the DOS
  290.      prompt),  then type  CD\ADDRTIME  (if ADDRTIME is the name of the
  291.      directory containing the program) and press <ENTER> to change to the
  292.      program subdirectory.  Now type  CALENDAR  and press <ENTER>.  If you
  293.      have a 80286 processor or higher you may use the alternate version by
  294.      typing  CALEN286  instead of  CALENDAR.  This version of the program
  295.      will run faster and take up less memory.
  296.  
  297.           After starting the program the first thing displayed is the
  298.      Calendar screen, with the copyright notice in a window at the center.
  299.      To remove the copyright message just press any key.  The last line of
  300.      the screen contains helpful messages about what actions you may take.
  301.      On the right side of the bottom line is a lock key indicator which
  302.      indicates if your Shift, Insert, or Num lock keys are active.  Help
  303.      is also available during most parts of the program by pressing <F1>.
  304.  
  305.      Menu Bar:
  306.  
  307.           You can access the menu bar at the top of the screen by pressing
  308.      the function key <F10> or by holding down then <ALT> key and the first
  309.      letter of the menu bar item that you wish to access.  The menu bar
  310.      items are Calendar, Directory, Options and Help.  For example, to
  311.      access the Help item, you hold down the <ALT> key and at the same time
  312.      press the letter H, this will drop down the help menu.  Each first
  313.      level menu item contains a red letter.  You may select a menu item by
  314.      pressing the letter key corresponding to the items red letter.  You
  315.      may also use the arrow keys to change menus or highlight a menu item
  316.      and then press <ENTER> to select it.
  317.  
  318.      Function Keys:
  319.  
  320.           The Function keys are the keys labeled F1 through F10.  They are
  321.      used for quick access to program functions without having to use the
  322.      menus.  After you have used this program for a while you will find
  323.      these keys to be an efficient means of performing these program
  324.      functions.  The function keys are used in this program as follows:
  325.  
  326.        F1  Help            May be used in most parts of the program.
  327.        F2  Calendar View   Displays the calendar with current month.
  328.        F3  Directory View  Displays the phone and address directory.
  329.        F4  Find            Finds a user specified directory record.
  330.        F5  Edit            Used to edit the current directory record.
  331.        F6  Sort            Sorts the directory by a selected field.
  332.        F7  Add             Adds a record to the directory.
  333.        F8  Delete          Deletes the current record from the directory.
  334.        F9  Jump            Used to jump to a specified directory record.
  335.        F10 Menu            Accesses the menu bar at the top of screen.
  336.  
  337.        Shift - F2          Displays the next month.
  338.        Alt   - F2          Displays the previous month.
  339.        Shift - F10         Blanks the screen until a key is pressed.
  340.  
  341.  
  342.                                **  Page 8  **
  343.  
  344.  
  345.  
  346.      Screen Saver:
  347.  
  348.           The screen saver feature is activated by holding down the <SHIFT>
  349.      key and at the same time pressing the function key <F10>.  This will
  350.      blank the screen until another key is pressed.  This feature is not
  351.      available when in an edit or menu mode.  Blanking the screen when not
  352.      using the system helps prevent "burn in".  This condition occurs when
  353.      the same display is left on the screen for long periods of time.  The
  354.      objects are more or less "burned" into the screen and can actually be
  355.      seen after a monitor is turned off in severe cases.  This is more
  356.      common with businesses that leave their systems on all day with the
  357.      same image displayed.  The screen saver also has the added benefit of
  358.      quickly concealing your important data from those in the area without
  359.      the need to know.
  360.  
  361.      General Information:
  362.  
  363.           This program is a shareware product.  You may copy this program
  364.      and distribute it to your friends for their evaluation.  If you make
  365.      use of this software you are expected to pay a registration fee.
  366.      Please read the Disclaimer of Warranty, the License Agreement and the
  367.      ASP Ombudsman Statement at the beginning of this users guide.  Also
  368.      see the section later in this chapter on registration.  An order form
  369.      may be printed from within the program by selecting Registration from
  370.      the Help menu and typing a Y when asked if you want to print an order
  371.      form.
  372.  
  373.      Definition of Shareware:
  374.  
  375.           The following definition of Shareware is an excerpt from a file
  376.      on Shareware provided by the Association of Shareware Professionals,
  377.      prepared by Paul Mayer, author of GRAB Plus.
  378.  
  379.           Shareware distribution gives users a chance to try software
  380.      before buying it.  If you try a Shareware program and continue using
  381.      it, you are expected to register.  Individual programs differ on
  382.      details -- some request registration while others require it, some
  383.      specify a maximum trial period.  With registration, you get anything
  384.      from the simple right to continue to using the software to an updated
  385.      program with printed manual.
  386.           Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  387.      and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  388.      exceptions as stated in the license agreement.  Shareware authors are
  389.      accomplished programmers, just like commercial authors, and the
  390.      programs are of comparable quality.  (In both cases, there are good
  391.      programs and bad ones!)  The main difference is the method of
  392.      distribution.  The author specifically grants the right to copy and
  393.      distribute the software, either to all and sundry or to a specific
  394.      group.  For example, some authors require written permission before a
  395.      commercial disk vendor may copy their Shareware.
  396.           Shareware is a distribution method, not a type of software.  You
  397.      should find software that suits your needs and pocketbook, whether its
  398.      commercial or Shareware.  The Shareware system makes fitting your
  399.  
  400.  
  401.                                **  Page 9  **
  402.  
  403.  
  404.  
  405.      needs easier, because the overhead is low, prices are low also.
  406.      Shareware has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use
  407.      the product, you don't pay for it.
  408.  
  409.      Vendor Requirements:
  410.  
  411.           Anyone distributing Time and Mail Coordinator for any kind of
  412.      remuneration must first contact Specific Applications Software at P.O.
  413.      Box 6146 Minneapolis, MN 55406 for authorization.  This authorization
  414.      will be automatically granted to distributors recognized by the (ASP)
  415.      as adhering to its guidelines for shareware distributors, and such
  416.      distributors may begin offering Time and Mail Coordinator immediately
  417.      (However Specific Applications Software must still be advised so that
  418.      the distributor can be kept up-to-date with the latest version of Time
  419.      and mail Coordinator).
  420.  
  421.      Support:
  422.  
  423.           If after reading the users guide you still have problems you may
  424.      call: 612-724-7499.  We reserve the right to limit help calls to 10
  425.      minutes for unregistered users.  You may also write to us with
  426.      questions or comments.  If you write to us with a question or problem
  427.      please include as much information as you can.  If you call, you may
  428.      be asked for the following information:
  429.  
  430.        The version of Time and Mail Coordinator you are using.  This is
  431.        displayed at the start of the program and also should be on the title
  432.        page of this users guide.
  433.  
  434.        DOS version, which may be found by typing VER at the DOS prompt.
  435.  
  436.        If any error messages are displayed and what they say.
  437.  
  438.        Processor type (8086, 80286, 80386, etc).
  439.  
  440.        Type of Video card (CGA, EGA, VGA, SVGA, etc).
  441.  
  442.        Amount of memory in your system, which may be found by typing MEM
  443.        at the DOS prompt.
  444.  
  445.      Customer Service:
  446.  
  447.           For more information about our products, foreign ordering and
  448.      services please write to us at the address at the end of the chapter
  449.      or call: 612-724-7499.
  450.  
  451.      Registration:
  452.  
  453.           Time and Mail Coordinator is a shareware product.  You may copy
  454.      this program and distribute it to your friends for their evaluation.
  455.      If you make use of this software you are expected to pay a
  456.      registration fee.  Please help support the shareware concept by
  457.      registering your shareware programs.  This will enable shareware
  458.      authors to continue to write new programs.
  459.  
  460.                                **  Page 10  **
  461.  
  462.  
  463.  
  464.           The registration fee for this version is $25.00.  Each registered
  465.      user may install this program on as many computers as they like as
  466.      long as its not used at more than one location at the same time.  (See
  467.      the order form for multiple user site licenses).  All registered users
  468.      will receive the most recent version of the program, a quality printed
  469.      manual, notice of and discounts on future upgrades and support.  Up
  470.      to 30 minutes of telephone support time will be given without charge
  471.      to registered users for three months following registration.  Free
  472.      upgrades will be sent to registered users when the upgrade fixes
  473.      software bugs that effect functionality for a full year following
  474.      registration.  If a registered user has a problem with the program
  475.      that effects functionality, and we cannot correct it, then a full
  476.      refund of the registration fee will be offered.  To register, please
  477.      print and fill out the ORDER.FRM file and send $25.00 to:
  478.  
  479.                     Specific Applications Software
  480.                     P.O. Box 6146
  481.                     Minneapolis, MN 55406
  482.  
  483.      Comments:
  484.  
  485.           We would appreciate any comments you may have to help improve our
  486.      products and services.  Serving our customers needs is the way we will
  487.      continue to succeed.  Your comments are very valuable to us and help
  488.      us plan for the future.  If you find anything in the program or users
  489.      guide which is unclear or hard to understand please let us know.  We
  490.      also would appreciate your suggestions for adding new features to our
  491.      programs or suggestions for entirely new programs.  Please write to
  492.      us at the previously mentioned address with all your comments and
  493.      concerns.
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.                                **  Page 11  **
  520.  
  521.  
  522.  
  523.                                   Chapter 2
  524.                                   Calendar
  525.  
  526.  
  527.      Calendar View:
  528.  
  529.           The first screen displayed when starting this program is the
  530.      calendar view.  On the left side of the screen is the current month
  531.      with the current day of the month highlighted.  The right side is the
  532.      calendar monthly notes.  You may browse through the notes for the
  533.      current month with the Page Up, Page Down, Home, End, and arrow keys.
  534.      There are 12 monthly note files, one for each month of the year.  You
  535.      can easily return to the calendar view with the current month by
  536.      selecting it from the menu or by pressing <F2> when not in one of the
  537.      edit or menu modes.  You can also change the month and year by
  538.      choosing "Select Month" from the Calendar menu.  For quick access to
  539.      the next or previous month you can select either from the calendar
  540.      menu or by using the shortcut keys.  The shortcut keys for selecting
  541.      the next month = Shift-F2, previous month = Alt-F2.
  542.  
  543.      Select a Month:
  544.  
  545.           You may select any month of any year with the Select Month item
  546.      in the Calendar menu.  Just type in the month number and year when
  547.      asked for it.
  548.  
  549.      Entering Monthly Notes:
  550.  
  551.           You may enter your own notes to keep track of appointments,
  552.      birthdays, anniversaries, a list of things to do, etc. with the Enter
  553.      Notes menu selection.  To access the calendar menu from the menu bar
  554.      at the top of the screen either press <F10> or <ALT>-C.  From this
  555.      menu you can select a different month to work with if desired and
  556.      select the Enter Notes mode.  In the Enter Notes mode you can use Page
  557.      Up, Page Down, Home, End, arrow keys, Insert and Delete.  While in the
  558.      Enter Notes mode the Home key will bring you to the beginning of the
  559.      line and the End key will bring you to the last character on the line.
  560.      To add a line at the cursor press <Shift> and the Down Arrow at the
  561.      same time.  To delete a line press <Shift> and the Up Arrow.  The
  562.      Calendar notes are limited to 200 lines per month.  If you have data
  563.      on line 200 and add a line the data at line 200 will be lost.  To quit
  564.      the Enter Notes mode you press the Escape key <ESC>.
  565.  
  566.           IMPORTANT NOTE: You must move off of the last line edited for the
  567.      changes to that line to be retained when you press <ESC>.
  568.  
  569.      Saving Monthly Notes:
  570.  
  571.           Monthly notes are stored automatically to the corresponding note
  572.      file on disk when you either change months or when you exit the
  573.      program.
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.                                **  Page 12  **
  579.  
  580.  
  581.      DOS Shell:
  582.  
  583.           The DOS Shell is available from the calendar menu.  If selected
  584.      you will be able to perform DOS commands at the DOS prompt.  To return
  585.      to the program type  EXIT  and press <ENTER>.
  586.  
  587.      Exit:
  588.  
  589.           To exit the program you may select the Exit item from the
  590.      Calendar menu or press <ESC>.  All files and user environment
  591.      selections are automatically saved when you exit or ESCape.
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.                                **  Page 13  **
  638.  
  639.  
  640.  
  641.                                   Chapter 3
  642.                                   Directory
  643.  
  644.  
  645.      View Directory:
  646.  
  647.           To View the directory you can select it from the directory menu
  648.      or you may press <F3> when not in one of the edit or menu modes.  The
  649.      directory screen is composed of ten directory fields and a file
  650.      position indicator on the right side of the screen.  While viewing the
  651.      directory you may use the Page Up, Page Down, Home, End and arrow
  652.      keys.  The total number of records in the directory and the current
  653.      record number are displayed close to the bottom of the screen together
  654.      on the same line.  When first using this program there should be
  655.      example data in the directory, you may delete this information.
  656.  
  657.      Directory Record Fields:
  658.  
  659.           There are ten fields for each record in the directory.  These
  660.      are: Last name, First name, Middle Initial, Note field, Mail List,
  661.      Phone Number, Street Address, City, State, and Zip Code.  The only
  662.      field that is not self explanatory is the "Mail List" filed.  This
  663.      field is ten characters long and is used to identify which record
  664.      belongs to which mailing list.  The main purpose of this field is to
  665.      enable you to print mailing lists from the information in your
  666.      directory.  Each character entered into this field identifies a record
  667.      as belonging to a unique mailing list.  A record may belong to up to
  668.      ten different mailing lists.  For more information see "Print
  669.      Directory Data" at the end of this chapter.
  670.  
  671.      Sort:
  672.  
  673.           To sort the directory, select Sort from the directory menu or
  674.      press <F6> when not in one of the edit or menu modes.  You may sort
  675.      the directory using any of the fields.  Select the field you wish to
  676.      be your sort key with the arrow keys and press <ENTER>.  If you have a
  677.      fairly large directory this may take a while.
  678.  
  679.      Add:
  680.  
  681.           To add a record to the directory use the Add selection from the
  682.      directory menu or press <F7> when not in one of the edit or menu
  683.      modes.  Then type in the information and use the arrow keys to change
  684.      fields.  Press <ENTER> when done or <ESC> to cancel.
  685.  
  686.      Delete:
  687.  
  688.           To delete a record from the directory first select the record to
  689.      be deleted in the view directory mode then use the Delete selection
  690.      from the directory menu or press <F8> when not in one of the edit or
  691.      menu modes.  You will then need to type "Y" to a prompt asking if you
  692.      want to delete the current record.
  693.  
  694.  
  695.  
  696.                                **  Page 14  **
  697.  
  698.  
  699.  
  700.      Search:
  701.  
  702.           To search the directory for a certain record use the Find
  703.      selection from the directory menu or press <F4> when not in one of the
  704.      edit or menu modes.  Highlight the field you wish to use to search
  705.      with and type in the data to find.  For example to find a record for
  706.      the person with the last name of Smith, select the last name field and
  707.      type in the name Smith.  Now you can press <ENTER> to find a match.
  708.      You can find another match by repeating this procedure from the
  709.      current match.  You can also type in a partial name such as Smi from
  710.      Smith and the program will find the first occurrence of those
  711.      characters in that field.
  712.  
  713.      Jump:
  714.  
  715.           The directory jump function allows you to move more quickly
  716.      through your phone/address directory.  To use the directory jump
  717.      function simple select it from the directory menu or press <F9>, then
  718.      type in the record number you wish to jump to.  The total number of
  719.      records and the current record number are displayed close to the
  720.      bottom of the screen together on the same line.  Being able to
  721.      directly jump to a specific record is especially useful when you have
  722.      a large directory.  Using page up or page down could take too long if
  723.      the distance between the current record number and the record you wish
  724.      to view is considerable.
  725.  
  726.      New File:
  727.  
  728.           The new file selection of the directory menu allows you to have
  729.      multiple files for your phone/address directory.  To start a new file
  730.      or switch to an existing file just type in the path and file name when
  731.      prompted to do so.  The file extension for a Time and Mail Coordinator
  732.      directory file must be .TMC, any DOS legal file name and path with this
  733.      extension will be acceptable.
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.                                **  Page 15  **
  756.  
  757.  
  758.  
  759.                                   Chapter 4
  760.                                    Options
  761.  
  762.  
  763.      Change Colors:
  764.  
  765.           To change the screen colors which appear between the top and
  766.      bottom line on your monitor, select the Change Colors item from the
  767.      Options menu.  After selecting Change Colors a window will be
  768.      displayed showing the current color choices for five screen objects.
  769.      These five objects are: Foreground, Background, Border, Titles, and
  770.      Highlight.  You may change the color of each object by selecting the
  771.      object using the space bar and changing the color name with the arrow
  772.      keys.  If you change an objects color to the same as the backgrounds
  773.      color then the object will not be visible.  After making your desired
  774.      color changes press <ENTER> to save your choices and change the screen
  775.      colors or press <ESC> to keep the original colors.  While this change
  776.      color window is displayed you may also press <F10> to change to the
  777.      programs default color scheme.  Any changes you make will be saved if
  778.      you pressed <ENTER> or <F10>, from that time on, whenever you use the
  779.      program, it will remember your color choices.
  780.  
  781.      Set Tab:
  782.  
  783.           To set the tab key value, select Set Tab from the Options menu.
  784.      A window will then be displayed showing the current tab key setting.
  785.      You may change the value using the arrow keys and then pressing
  786.      <ENTER>.  The tab key value determines how many spaces the cursor will
  787.      move to the right when the Tab key is pressed while in an edit mode.
  788.  
  789.      Print Calendar:
  790.  
  791.      To print calendar data, choose the "Print Calendar" selection from the
  792.      options menu.  You will then be given a choice of print options.
  793.  
  794.      These choices are:
  795.  
  796.        1. Print Month Calendar  - Prints a user specified calendar month
  797.  
  798.        2. Print Year Calendar   - Prints a user specified calendar year
  799.  
  800.        3. Print Month Notes     - Prints one months notes
  801.  
  802.        4. Print Year Notes      - Prints all the monthly notes
  803.  
  804.  
  805.      Calendar Data to File:
  806.  
  807.      Calendars and Calendar Notes may be placed in an ASCII file for use
  808.      with other programs such as word processors.  To accomplish this,
  809.      simply select Export ASCII from the Options menu and follow the
  810.      prompts.  Once the data has been placed in a file you may import it or
  811.      append it to another file from DOS or from a multitude of available
  812.      word processors or text editors.
  813.  
  814.                                **  Page 16  **
  815.  
  816.  
  817.  
  818.      Print Directory Data:
  819.  
  820.           To print information contained in the directory, choose the
  821.      "Print Directory" selection from the options menu.  You will then be
  822.      given a choice of print options.
  823.  
  824.      These choices are:
  825.  
  826.        1. Print Current Record        -  Prints all of current record
  827.  
  828.        2. Print All Records           -  Prints an Address/Phone directory
  829.  
  830.        3. Print Current Record Label  -  Prints a mailing address
  831.  
  832.        4. Print Mail List             -  Prints specified mail lists
  833.  
  834.           If you choose to print a mailing list you will be prompted for
  835.      the number of lines between records and the left margin size.  Being
  836.      able to select the number of lines between records and the left margin
  837.      size allows you to print more than just mailing labels.  You can also
  838.      print envelopes, rolodex cards, etc.  The normal number of lines to
  839.      select for continuous form mailing labels is 3.  If you are just
  840.      printing a list on continuous form plain paper then you may wish to
  841.      use 1 line between records to save paper.  After setting the left
  842.      margin and lines between records you will be prompted for the lists
  843.      you wish to print.  The lists are determined by the characters in the
  844.      Mail List field of the directory records (See "Directory Record
  845.      Fields" in this chapter for more information).  For example if you
  846.      type a "1" then all the records with a 1 in the mailing list field
  847.      will be printed.  If you were to type "12" then the records with a 1
  848.      and/or a 2 in the Mail List field would be printed.  Being able to
  849.      divide your directory into a number of different mailing lists can be
  850.      quite useful.  For example a business could indicate customers who
  851.      have purchased their product with a 1 in the Mail List field and for
  852.      customers who have purchased a competitors product with a 2 (or you
  853.      can use any other characters you may choose).  Then the first list
  854.      could be printed out by specifying the 1 mailing list and print out
  855.      the second list by printing out the 2 mailing list.  Records from both
  856.      lists could also be printed all at once by typing "12" for the lists
  857.      to be printed.
  858.  
  859.      Directory Data to File:
  860.  
  861.           The Directory, or parts of it, may be placed in an ASCII file for
  862.      use with other programs such as word processors.  To accomplish this
  863.      simple select Export ASCII from the Options menu and follow the
  864.      prompts.  Once the data has been placed in a file you may import it or
  865.      append it to another ASCII file.
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.                                **  Page 17  **
  874.  
  875.  
  876.      Sound On/Off:
  877.  
  878.           To disable program sound (warning beeps, etc.), select Sound Off
  879.      from the Options menu.  To enable program sound Select Sound On.  This
  880.      is a toggle type function.  If Sound Off is displayed then sound is
  881.      currently enabled.  By selecting Sound Off the sound will be disabled
  882.      and the displayed selection will change to Sound On.
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.                                **  Page 18  **
  933.  
  934.  
  935.  
  936.                                   Chapter 5
  937.                                     Help
  938.  
  939.  
  940.      NOTE:  For online help to be available, the file C-D-HELP.AAA must be
  941.             accessible by the program.
  942.  
  943.      Help Index:
  944.  
  945.           The Help Index selection from the Help menu gives you direct
  946.      access to the help screens which are displayed in different parts of
  947.      the program by pressing <F1>.
  948.  
  949.      General Help:
  950.  
  951.           By selection General help from the Help menu you will be given
  952.      the basic information about starting to use this program.
  953.  
  954.      Calendar Help:
  955.  
  956.            The Calendar Help selection of the Help menu gives general
  957.      information about using the Calendar.
  958.  
  959.      Directory Help:
  960.  
  961.           The Directory Help selection of the Help menu gives general
  962.      information about using the Phone and Address Directory.
  963.  
  964.      Print Manual:
  965.  
  966.           The Print Manual Selection of the Help menu allows you to print a
  967.      copy of this Users Guide on your printer.  The file MANUAL.DOC
  968.      contains the users guide which will be printed and must be available
  969.      to the program for it to print the Users Guide.
  970.  
  971.      Registration:
  972.  
  973.           By selecting Registration from the Help menu you will be given
  974.      some brief information on registration and offered a chance to print
  975.      an order form.  Please see Chapter One for more information on
  976.      registration.  The file ORDER.FRM must be available to the program for
  977.      it to be able to print an order form.
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.                                **  Page 19  **
  992.  
  993.  
  994.  
  995.                                  APPENDIX A
  996.  
  997.  
  998.  
  999.      STATE                   RANGE OF         AREA
  1000.                              ZIP CODES        CODES
  1001.  
  1002.      Alabama           AL    35000-36999      205
  1003.      Alaska            AK    99500-99999      907
  1004.      Alberta (Canada)  AB                     403
  1005.      Arizona           AZ    85000-86599      602
  1006.      Arkansas          AR    71600-72999      501
  1007.      British Columbia  BC                     604
  1008.        (Canada)
  1009.      California        CA    90000-96699      209, 213, 310, 408, 415,
  1010.                                               510, 619, 707, 714, 805,
  1011.                                               818, 909, 916
  1012.      Colorado          CO    80000-81699      303, 719
  1013.      Connecticut       CT    06000-06999      203
  1014.      Delaware          DE    19700-19999      302
  1015.      Dist. of Columbia DC    20000-20599      202
  1016.      Florida           FL    32000-34999      305, 407, 813, 904
  1017.      Georgia           GA    30000-31999      404, 912
  1018.      Hawaii            HI    96700-96899      808
  1019.      Idaho             ID    83200-83899      208
  1020.      Illinois          IL    60000-62999      217, 309, 312, 618, 708,
  1021.                                               815
  1022.      Indiana           IN    46000-47999      219, 317, 812
  1023.      Iowa              IA    50000-52899      319, 515, 712
  1024.      Kansas            KS    66000-67999      316, 913
  1025.      Kentucky          KY    40000-42799      502, 606
  1026.      Louisiana         LA    70000-71499      318, 504
  1027.      Maine             ME    03900-04999      207
  1028.      Manitoba (Canada) MB                     204
  1029.      Maryland          MD    20600-21999      301, 410
  1030.      Massachusetts     MA    01000-02799      413, 508, 617
  1031.      Michigan          MA    48000-49999      313, 517, 616, 906
  1032.      Minnesota         MN    55000-56799      218, 507, 612
  1033.      Mississippi       MS    38600-39799      601
  1034.      Missouri          MO    63000-65899      314, 417, 816
  1035.      Montana           MT    59000-59999      406
  1036.      Nebraska          NE    68000-69399      308, 402
  1037.      Nevada            NV    88900-89899      702
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.                                **  Page 20  **
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.      STATE                   RANGE OF         AREA
  1059.                              ZIP CODES        CODES
  1060.  
  1061.      New Brunswick     NB                     506
  1062.        (Canada)
  1063.      Newfoundland      NF                     709
  1064.        (Canada)
  1065.      New Hampshire     NH    03000-03899      603
  1066.      New Jersey        NJ    07000-08999      201, 609, 908
  1067.      New Mexico        NM    87000-88499      505
  1068.      New York          NY    09000-14999      212, 315, 516, 518, 607,
  1069.       (Mt Vernon, NY         00400-)          716, 718, 914
  1070.      North Carolina    NC    27000-28999      704, 919
  1071.      North Dakota      ND    58000-58899      701
  1072.      Nova Scotia       NS                     902
  1073.        (Canada)
  1074.      Ohio              OH    43000-45899      216, 419, 513, 614
  1075.      Oklahoma          OK    73000-74999      405, 918
  1076.      Ontario (Canada)  ON                     416, 519, 613, 705, 807
  1077.      Oregon            OR    97000-97999      503
  1078.      Pennsylvania      PA    15000-19699      215, 412, 717, 814
  1079.      Prince Edwards    PE                     902
  1080.      Island (Canada)
  1081.      Puerto Rico       PR    00600-00999      809
  1082.      Quebec (Canada)   PQ                     418, 514
  1083.      Rhode Island      RI    02800-02999      401
  1084.      Saskatchewan      SK                     306
  1085.        (Canada)
  1086.      South Carolina    SC    29000-29999      803
  1087.      South Dakota      SD    57000-57799      605
  1088.      Tennessee         TN    37000-38599      615, 901
  1089.      Texas             TX    75000-79999      214, 409, 512, 713, 806,
  1090.       (EL PASO, Texas        88500-)          817, 903, 915
  1091.      Utah              UT    84000-84799      801
  1092.      Vermont           VT    05000-05999      802
  1093.      Virginia          VA    22000-24699      703, 804
  1094.      Virgin Islands    VI    00600-00999      809
  1095.      Washington        WA    98000-99499      206, 509
  1096.      West Virginia     WV    24700-26899      304
  1097.      Wisconsin         WI    53000-54999      414, 608, 715
  1098.      Wyoming           WY    82000-83199      307
  1099.      
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.                                **  Page 21  **
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.                                  APPENDIX B
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.      AREA                              AREA
  1118.      CODE   STATE                      CODE   STATE
  1119.  
  1120.      201  New Jersey                   407  Florida
  1121.      202  Dist. of Columbia            408  California
  1122.      203  Connecticut                  409  Texas
  1123.      204  Manitoba                     410  Maryland
  1124.      205  Alabama                      412  Pennsylvania
  1125.      206  Washington                   413  Massachusetts
  1126.      207  Maine                        414  Wisconsin
  1127.      208  Idaho                        415  California
  1128.      209  California                   416  Ontario
  1129.      212  New York                     417  Missouri
  1130.      213  California                   418  Quebec
  1131.      214  Texas                        419  Ohio
  1132.      215  Pennsylvania                 501  Arkansas
  1133.      216  Ohio                         502  Kentucky
  1134.      217  Illinois                     503  Oregon
  1135.      218  Minnesota                    504  Louisiana
  1136.      219  Indiana                      505  New Mexico
  1137.      301  Maryland                     506  New Brunswick
  1138.      302  Delaware                     507  Minnesota
  1139.      303  Colorado                     508  Massachusetts
  1140.      304  West Virginia                509  Washington
  1141.      305  Florida                      510  California
  1142.      306  Saskatchewan                 512  Texas
  1143.      307  Wyoming                      513  Ohio
  1144.      308  Nebraska                     514  Quebec
  1145.      309  Illinois                     515  Iowa
  1146.      310  California                   516  New York
  1147.      312  Illinois                     517  Michigan
  1148.      313  Michigan                     518  New York
  1149.      314  Missouri                     519  Ontario
  1150.      315  New York                     601  Mississippi
  1151.      316  Kansas                       602  Arizona
  1152.      317  Indiana                      603  New Hampshire
  1153.      318  Louisiana                    604  British Columbia
  1154.      319  Iowa                         605  South Dakota
  1155.      401  Rhode Island                 606  Kentucky
  1156.      402  Nebraska                     607  New York
  1157.      403  Alberta, Yukon               608  Wisconsin
  1158.           and NW Terr.                 609  New Jersey
  1159.      404  Georgia                      612  Minnesota
  1160.      405  Oklahoma                     613  Ontario
  1161.      406  Montana                      614  Ohio
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.                                **  Page 22  **
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.      AREA                              AREA
  1177.      CODE   STATE                      CODE   STATE
  1178.  
  1179.      615  Tennessee                    812  Indiana
  1180.      616  Michigan                     813  Florida
  1181.      617  Massachusetts                814  Pennsylvania
  1182.      618  Illinois                     815  Illinois
  1183.      619  California                   816  Missouri
  1184.      701  North Dakota                 817  Texas
  1185.      702  Nevada                       818  California
  1186.      703  Virginia                     819  Quebec
  1187.      704  North Carolina               901  Tennessee
  1188.      705  Ontario                      902  PEI and Nova
  1189.      707  California                        Scotia
  1190.      708  Illinois                     903  Texas
  1191.      709  Newfoundland and             904  Florida
  1192.           Labrador                     906  Michigan
  1193.      712  Iowa                         907  Alaska
  1194.      713  Texas                        908  New Jersey
  1195.      714  California                   909  California
  1196.      715  Wisconsin                    912  Georgia
  1197.      716  New York                     913  Kansas
  1198.      717  Pennsylvania                 914  New York
  1199.      718  New York                     915  Texas
  1200.      719  Colorado                     916  California
  1201.      801  Utah                         918  Oklahoma
  1202.      802  Vermont                      919  North Carolina
  1203.      803  South Carolina
  1204.      804  Virginia
  1205.      805  California
  1206.      806  Texas
  1207.      807  Ontario
  1208.      808  Hawaii
  1209.      809  Puerto Rico
  1210.  
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.                                **  Page 23  **
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.                                  APPENDIX C
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.      ZIP CODE                            ZIP CODE
  1236.       RANGE          STATE                RANGE          STATE
  1237.  
  1238.      00400-00499   Mt. Vernon, NY        53000-54999   Wisconsin
  1239.      00600-00999   Puerto Rico and       55000-56799   Minnesota
  1240.                     Virgin Islands       57000-57799   South Dakota
  1241.      01000-02799   Massachusetts         58000-58899   North Dakota
  1242.      02800-02999   Rhode Island          59000-59999   Montana
  1243.      03000-03899   New Hampshire         60000-62999   Illinois
  1244.      03900-04999   Maine                 63000-65899   Missouri
  1245.      05000-05999   Vermont               66000-67999   Kansas
  1246.      06000-06999   Connecticut           68000-69399   Nebraska
  1247.      07000-08999   New Jersey            70000-71499   Louisiana
  1248.      09000-14999   New York              71600-72999   Arkansas
  1249.      15000-19699   Pennsylvania          73000-74999   Oklahoma
  1250.      19700-19999   Delaware              75000-79999   Texas
  1251.      20000-20599   Dist. of Columbia     80000-81699   Colorado
  1252.      20600-21999   Maryland              82000-83199   Wyoming
  1253.      22000-24699   Virginia              83200-83899   Idaho
  1254.      24700-26899   West Virginia         84000-84799   Utah
  1255.      27000-28999   North Carolina        85000-86599   Arizona
  1256.      29000-29999   South Carolina        87000-88499   New Mexico
  1257.      30000-31999   Georgia               88900-89899   Nevada
  1258.      32000-34999   Florida               90000-96699   California
  1259.      35000-36999   Alabama               96700-96899   Hawaii
  1260.      37000-38599   Tennessee             96900-96999   Guam
  1261.      38600-39799   Mississippi           97000-97999   Oregon
  1262.      40000-42799   Kentucky              98000-99499   Washington
  1263.      43000-45899   Ohio                  99500-99999   Alaska
  1264.      46000-47999   Indiana
  1265.      48000-49999   Michigan
  1266.      50000-52899   Iowa
  1267.  
  1268.  
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.  
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.                                **  Page 24  **
  1287.