home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / q / qt3.zip / WHYBACKU.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-02-13  |  7KB  |  181 lines
  1. H
  2. H
  3. H                             EM/dBS                              
  4. H              Equipment Maintenance dataBase System              
  5. H
  6. H
  7. H
  8. B                     WHY BACKUP DATA FILES?                      
  9. B
  10. C     NOTE: CAUTION: Changed data should be backed up daily.
  11. C     Failure to do so will inevitably result in lost data,
  12. C     followed by costly and often futile attempts to recover
  13. C     missing information. The expenses of frequently backing up
  14. C     data are far less than the costs of trying to recover lost
  15. C     data.
  16. C
  17. B5.1  Backing Up Data Files
  18. B
  19. D     Backing up data frequently cannot be over emphasized. The
  20. D     data files are stored in a subdirectory, such as in DATA1,
  21. D     separate from the program files located in the EMS
  22. D     directory. Database programs, including EM/dBS, frequently
  23. D     access the hard disk drive during normal daily use, which is
  24. D     why there is a greater tendency for database files to become
  25. D     corrupted due to power surges, etc., than with word
  26. D     processing and other types of programs. It should be noted
  27. D     that corrupted data files may not become apparent for days
  28. D     or even weeks later, which substantiates the need for weekly
  29. D     and monthly backup sets.
  30. D
  31. D     Prior to upgrading to any new version of the EM/dBS program,
  32. D     we recommend present users back up both the EMS and DATA 1
  33. D     directories, indicating the Version Number of the EM/dBS
  34. D     program on the label. Some new versions of the program will
  35. D     require a conversion of older data to "convert" it to the
  36. D     format of the newly released software version.
  37. D
  38. D     For those that are using the EM/dBS program daily, we
  39. D     recommend the following Multiple-Set Backup Procedure. The
  40. D     DOS BACKUP.COM file may be used, or one of the better,
  41. D     commercially available backup utility programs. Keep in mind
  42. D     that the same program used to backup your data will have to
  43. D     be used to restore your data if and when the need arises.
  44. D     Tape drive backup methods also offer a fast means of
  45. D     performing daily backups of the entire disk drive. The
  46. D     following backup procedure is recommended for any of the
  47. D     backup media types (diskette or tape).
  48. D
  49. H
  50. H
  51. H
  52. H
  53. H
  54. H
  55. H
  56. H
  57. H
  58. H
  59. HVersion 3.50                        5-1                      4/91
  60. P5-1
  61. H
  62. H
  63. H                             EM/dBS                              
  64. H              Equipment Maintenance dataBase System              
  65. H
  66. H
  67. H
  68. B5.2  Multiple-Set Backup Procedure
  69. B
  70. D     (1) Daily backup is urged for users who make daily entries
  71. D          into the program to add or revise data. Use four sets
  72. D          of backup media for daily backup for each day Monday
  73. D          through Thursday and label them "EM/dBS Data, Monday
  74. D          Backup"; "EM/dBS Data, Tuesday Backup"; etc. Every
  75. D          Monday, use the Monday set of backup media, etc. This
  76. D          requires four sets of preformatted diskettes or four
  77. D          sets of tape cartridges. Users who make less frequent
  78. D          use of the program may be satisfied with only making
  79. D          backups weekly. (Note that some backup utilities do not
  80. D          require preformatted disks and are much faster than DOS
  81. D          format).
  82. D
  83. D     (2) Use three sets of backup media for the weekly backup of
  84. D          data on each of the first three Fridays of each month.
  85. D          Label them "EM/dBS Data, 1st Friday Backup", "EM/dBS
  86. D          Data, 2nd Friday Backup", etc. for each of the three
  87. D          Friday backup sets. The weekly backup may be done on
  88. D          any day of the week to better suit the user's schedule
  89. D          and conveniences; however, it is best to keep a
  90. D          consistent schedule so it is not neglected.
  91. D
  92. D     (3) Use three sets of backup media for the monthly backup of
  93. D          data on each of the last Fridays of each month. Label
  94. D          them "EM/dBS Data, 1st Monthly Backup", "EM/dBS Data,
  95. D          2nd Monthly Backup", etc. The first month backup may be
  96. D          the first month of the quarter to make it easier to
  97. D          remember which monthly backup set to use.
  98. D
  99. D     (4) At the end of the fiscal year, an annual backup set of
  100. D          both EMS and DATA1 directories should be made and
  101. D          retired in a safe place for historical data retrieval.
  102. D
  103. D     (5) The first time the data is backed up, a full backup of
  104. D          all DATA1 data files should be made. Subsequent (DOS)
  105. D          backups may be made using the DOS switch "/M" to backup
  106. D          only those files that have changed since the last
  107. D          backup on the media set being used. The /M switch will
  108. D          reduce the time required to backup since only changes
  109. D          are being backed up. Note, however, that if this
  110. D          incremental backup system is used, all disk sets since
  111. D          the original full back up must be saved to assure a
  112. D          complete restore operation is possible.
  113. D
  114. H
  115. H
  116. H
  117. H
  118. H
  119. HVersion 3.50                        5-2                      4/91
  120. P5-2
  121. H
  122. H
  123. H                             EM/dBS                              
  124. H              Equipment Maintenance dataBase System              
  125. H
  126. H
  127. H
  128. C     NOTE: A full backup must be performed weekly, if the daily
  129. C     backup disks are reused.
  130. C
  131. D     (6) DOS backup commands for the two previous situations
  132. D          would be as follows:
  133. D
  134. C               C:\> BACKUP C:\EMS\DATA1 A: <Enter>
  135. C               (First backup)
  136. C
  137. C               C:\> BACKUP C:\EMS\DATA1 A:/M <Enter>
  138. C               (Subsequent backups)
  139. C
  140. D          Refer to your DOS manual for additional information
  141. D          using BACKUP and RESTORE commands.
  142. D
  143. B5.3  Restoring Data
  144. B
  145. D     If the DATA1 subdirectory files become corrupted, files that
  146. D     were backed up using the DOS BACKUP command must be restored
  147. D     using the DOS RESTORE command. Start with the most recently
  148. D     backed up date that you believe has not been corrupted. The
  149. D     full path name must be included for proper restoration. If
  150. D     the path used in backing up the data is not specified in
  151. D     like manner in the RESTORE command, a warning message will
  152. D     display indicating that files were not restored. The DOS
  153. D     restore command, specifying the path for restoring the DATA1
  154. D     files, might look as follows:
  155. D
  156. C               C:\> RESTORE A: C:\EMS\DATA1 <Enter>
  157. C
  158. D     Any restored data must then be reindexed using the Sort
  159. D     Databases option (Support Data Main Menu - Utilities Menu -
  160. D     "Sort Data (Rebuild Indexes)" option).
  161. D
  162. D     Note that if you have made incremental backups, you will
  163. D     need to restore the last full backup first, then each of the
  164. D     incremental backups made since the full back up. If you do
  165. D     not have all of the incremental backups, a complete restore
  166. D     will not be possible.
  167. D
  168. D     Restore data only if you have lost data that cannot be
  169. D     recovered. Backup files cannot be "copied" with the normal
  170. D     DOS COPY commands. They must be restored. Backups made with
  171. D     other commercial backup utility programs must be restored
  172. D     using the same utility program.
  173. D
  174. H
  175. H
  176. H
  177. H
  178. H
  179. HVersion 3.50                        5-3                      4/91
  180. P5-3
  181.