home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / c / cds24d.zip / CDS.DOC next >
Text File  |  1992-11-24  |  32KB  |  804 lines

  1. CD SCAN Version 2.40
  2.  
  3. Copyright (c) 1992
  4.  
  5. By Joseph Dunn.
  6.  
  7. All rights reserved.
  8.  
  9. USER MANUAL
  10.  
  11. 22 November 92
  12.  
  13. FOREWORD
  14.  
  15. This project has taken several months of hard work to complete. I 
  16. would like to express my appreciation of your registration of 
  17. this software.
  18.  
  19. A bit about me: I am a blind student studying at The Flinders 
  20. University of South Australia. I enjoy listening to music, 
  21. playing drums and being a friend. I hope to complete my B.SC. 
  22. degree and major in Computer Science and use this as a basis to 
  23. go on writing software to aid the disabled.
  24.  
  25. CREDITS:
  26.  
  27. Special thanks to:
  28. -  The Lord Jesus Christ who is my inspiration and    saviour,
  29. -  To my family for their support and patience,
  30. -  To Rohan Lewis for suggestions and testing of this version,
  31. - To Tony Galliford for his help with colour choices, the coding 
  32. for the mouse support routines and the preparation of    this 
  33. manual,
  34. - To Mark George for his help with testing this version,
  35. -  To you for choosing this software.
  36.  
  37. IBM is a registered trademark of International Business    
  38. Machines Corporation.
  39.  
  40. CONTENTS
  41.  
  42. Foreword
  43. Credits
  44. Contents
  45. Introduction
  46. 1     Installation and System Requirements
  47. 2     How Cd Scan Works
  48. 3     Getting Started
  49. 4     Entering a New Cd
  50. 5     Exiting Cd Scan
  51. 6     Browsing Your Cd Collection
  52. 6.1   Sorting the Index
  53. 7     Displaying a Cd
  54. 7.1   Track Time Manipulation
  55. 7.2   Editing a Field
  56. 7.2.1 Deleting a Cd Altogether
  57. 7.3   Marking and Pasting Tracks to a Text File
  58. 8     Search Menu
  59. 8.1   Browsing the Results of a Search
  60. 9     Print Menu
  61. 9.1   Cd Index
  62. 9.2   Full Cd Catalogue
  63. 9.3   Printing a Text File
  64. 9.4   Directing output to printer or file
  65. 9.5   Sending a command string to the Printer
  66. 10    Utilities Menu
  67. 10.1  Optimizing the Data File
  68. 10.2  Undeleting Cds
  69. 10.3  Merging Catalogues
  70. 10.4  Rebuilding the Cd Index
  71. 10.5  Calculating Statistics
  72. 11    Errors and Troubleshooting
  73. Final Word
  74.  
  75. INTRODUCTION:
  76.  
  77. Cd Scan is a powerful music cataloging system specifically 
  78. designed for cataloging a compact disk collection. The program 
  79. has been designed with specific goals in mind: I wanted quick 
  80. access to any track in my collection, I wanted an efficient means 
  81. of browsing titles and artists, to be able to calculate times for 
  82. recording purposes and to readily be able to print lists of 
  83. either full cd data or just artist and title lists.
  84.  
  85. Up to 1275 cds each containing up to 40 tracks may be 
  86. accommodated on this registered version.
  87.  
  88. The program includes a powerful and flexible search facility and 
  89. a quick scan browse facility which allows the index to be sorted 
  90. by either the cd title or the artist name at the press of a key. 
  91. The program also includes a facility to print a short or long 
  92. form listing of all compact disks.
  93.  
  94. You will never have to guess how many tracks can fit on the side 
  95. of a tape again because Cd Scan also gives you the ability to 
  96. calculate track times for recording purposes and a special 
  97. "Pasting" function is available to aid in creating cassette 
  98. labels.
  99.  
  100. A Utilities Menu offers maintenance features like rebuilding the 
  101. index if it is corrupted or accidentally deleted, Optimization to 
  102. ensure the most efficient access to your cd collection, the 
  103. ability to merge two catalogues together and a function to 
  104. calculate some statistics about your collection like average 
  105. track time etc.
  106.  
  107. 1 INSTALLATION AND SYSTEM REQUIREMENTS:
  108.  
  109. To run Cd Scan you need an IBM compatible with at least 384k ram 
  110. and DOS 2.11 or later. A hard disk is recommended for fastest and 
  111. most reliable performance. Cd Scan is distributed on a single 
  112. floppy disk. The files on this disk should be placed in a 
  113. directory by themselves. For the uninitiated, a directory is a 
  114. place on the disk which contains files belonging to a particular 
  115. group, i.e. all these files belong to Cd Scan and therefore 
  116. should be placed in an area by themselves to distinguish there 
  117. function from say your word processor files. To make a directory 
  118. and place Cd Scan into it do the following:
  119.  
  120. 1.   Exit any application you may be running and get to the DOS 
  121. prompt. It may look something like:
  122.  
  123.      C>
  124.  
  125. 2.   From this point type:
  126.  
  127.      CD\
  128.  
  129.      (after pressing Enter) type
  130.  
  131.      MD CD-SCAN
  132.  
  133.      (after pressing Enter), type:
  134.  
  135.      CD\CD-SCAN
  136.  
  137.      (and press Enter again)
  138.  
  139. 3.   Place the disk with the Cd Scan files on it into drive A and 
  140. type:
  141.  
  142.      COPY A:\*.*
  143.  
  144.      then press Enter again.
  145.  
  146. 4.   Once you have been returned to the DOS prompt, you may run 
  147. Cd Scan by typing the command:
  148.  
  149.      CDS
  150.  
  151. See your DOS manual about creating batch files if you wish to run 
  152. Cd Scan from a batch file or see the appropriate documentation if 
  153. you wish to run Cd Scan from a menu program.
  154.  
  155. I have included a sample batch file which can be typed in from 
  156. the DOS prompt to run Cd Scan from any directory and which will 
  157. start Cd Scan up in monochrome mode. (To start it up in colour 
  158. mode just omit the MONO command line option.)
  159.  
  160. (I am assuming you have a subdirectory for your batch files 
  161. called C:\BATS.)
  162.  
  163. CD\BATS
  164. COPY CON CDS.BAT
  165. @ECHO OFF
  166. CLS
  167. C:
  168. CD\CD-SCAN
  169. CDS MONO
  170. CD\
  171. ^Z
  172.  
  173. (The last line is a Ctrl+Z.)
  174.  
  175. 2 HOW CD SCAN WORKS:
  176.  
  177. Cd Scan maintains two special files on disk, one contains the 
  178. main text of the compact disk data and the other is an electronic 
  179. index for quick access to the cds. This file basically contains a 
  180. reference pointer for all cds. You, the user will not directly 
  181. come in to contact with either files but you must be made aware 
  182. of their presence and warned not to modify, move or delete these 
  183. special data files. Cd scan also creates text files for printing 
  184. OR editing and these will be discussed in a later section.
  185.  
  186. 3 GETTING STARTED:
  187.  
  188. Cd Scan now supports both Monochrome and colour monitors. If you 
  189. wish to start Cd Scan in monochrome mode, suitable for a black 
  190. and white monitor or a laptop, add the MONO command line option 
  191. to start the program up appropriately. (Actually, any command 
  192. line option has this effect. Specifying no command line option 
  193. starts Cd Scan up in colour mode).
  194.  
  195. Run Cd Scan by typing the appropriate command, i.e. CDS (Enter) 
  196. for colour mode or CDS MONO (Enter) for Monochrome mode, or by 
  197. choosing it from your menu system.
  198.  
  199. Your screen clears and a menu box appears in the middle of your 
  200. screen with the option "Browse Cd Index" highlighted. By pressing 
  201. the up and down cursor keys, or by using a mouse to point to an 
  202. option and pressing the left button once you can move the 
  203. highlight bar to any of the six options. To select a highlighted 
  204. option, either press the left mouse button again or press Enter. 
  205. To cancel an option at any time, press the Escape key or the 
  206. right mouse button.
  207.  
  208. At this point, selecting some of these items will result in a 
  209. warning being displayed to the effect that your index is empty. 
  210. This is because your index currently contains no cds. In fact, 
  211. the only options available to you as a new user are the option of 
  212. Entering a New Cd and the option of exiting the program. Items 
  213. may be selected from sub-menus in the same way as the Main Menu, 
  214. the first item of each sub-menu will return you to the Main Menu 
  215. as will the Escape key or right mouse button. (Options such as 
  216. Utilities Menu are examples of sub-menus).
  217.  
  218. 4 ENTERING A NEW CD:
  219.  
  220. Well, lets get the show on the road! Lets begin by entering a 
  221. compact disk into the system. Select "Enter a New Cd" by using 
  222. the mouse or keyboard as discussed in the previous section. Cd 
  223. Scan keeps track of several items of information about your cds. 
  224. These are: The Artist, Title, Track times, Track names, and a 
  225. short comment about the cd.
  226.  
  227. When entering any data, the following keys may be used:
  228.  
  229. -  Left and Right cursor keys: move cursor left or right    one 
  230. space,
  231. -  Backspace: move the cursor one space to the left and    delete 
  232. the character there,
  233. -  Delete: delete the character at the current cursor    
  234. position,
  235. -  Home and End: move the cursor to the first or last character 
  236. in the    field,
  237. - Insert: toggle between insert or over-strike mode,
  238. -  Enter: give completed data to program,
  239. -  Escape: quit operation.
  240.  
  241. Some brief notes:
  242.  
  243. 1. The cursor is the flashing square which appears when you are 
  244. asked for a response and which indicates where the next character 
  245. will be placed on the screen.
  246.  
  247. 2. Insert mode is where characters typed are inserted before 
  248. other characters on the line rather than over the top of them as 
  249. in over-strike.
  250.  
  251. 3. You will notice that all characters typed will be converted to 
  252. uppercase. This feature standardizes all data as many publishing 
  253. companies can't make up their minds about how the information on 
  254. cd covers should be printed. If all text is in one case it is 
  255. faster to search through.
  256.  
  257. 4. The time for a track must be entered in the form MM:SS, i.e. 
  258. 09:22 for 9 minutes and 22 seconds. If you press Enter on a time 
  259. field it will be left blank. Some cds don't have a record of the 
  260. track durations.
  261.  
  262. 5. Text fields may be up to 60 characters in length and the 
  263. comment may be up to 5 lines of 60 characters.
  264.  
  265. 6. The left mouse button is interpreted as the Enter key in the 
  266. context of editing or accepting default responses such as in 
  267. filename prompts. The right mouse button is interpreted as the 
  268. Escape key at all relevant times.
  269.  
  270. After you have typed in the Artist name and pressed the Enter 
  271. key, (as in all cases of data entry), Cd Scan will then respond 
  272. with a prompt asking you to type the Title of the cd. If you make 
  273. a mistake during the entry of data and don't realize it in time 
  274. to correct it, i.e. you've pressed Enter, don't worry, you can 
  275. correct it later. (see section 7.2). After you have typed in the 
  276. Title of the cd and pressed ENTER the screen will display a box 
  277. with three columns in it and the artist and title centered above 
  278. the box. This box will become familiar to you as you use the 
  279. program. This screen will be referred to as the "Display Screen". 
  280. The three columns are the track number (1 to 40), the time 
  281. (mm:ss) and the track name. You will be asked to Enter the second 
  282. two pieces of information, i.e. the track duration and name. If 
  283. you don't wish to enter a time in, leave it blank by just 
  284. pressing Enter. Once all the tracks have been entered in, press 
  285. Enter on a name field and you will be asked to type in a comment 
  286. for the cd. If you don't wish to include a comment then just 
  287. press Enter until the box disappears or press the Escape key. 
  288. Such information which might be included in the comment box could 
  289. be the copyright date, a favorite song or a music category etc. 
  290. Once the data for a cd has been entered, the program will store 
  291. the cd on disk and add its reference to the index. Cd Scan will 
  292. automatically sort the index each time an addition is made Repeat 
  293. this Enter process until you have several cds in the index.
  294.  
  295. 5 EXITING CD SCAN:
  296.  
  297. If you have had enough for this session and wish to Leave the 
  298. program, you may select this option from the main menu or just 
  299. press the Escape key or right mouse button until you are asked if 
  300. this is your real intention. If you press Escape again, the 
  301. operation will be cancelled and you will not exit the program. If 
  302. you answer y for yes or hit the left mouse button you will leave 
  303. Cd Scan and return to DOS. Note: for all (y/n) prompts, the right 
  304. mouse button is equivalent to a negative response, i.e. pressing 
  305. 'n' or the Escape key while the left button is equivalent to a 
  306. positive response, i.e. pressing 'y'. 
  307.  
  308. 6 BROWSING YOUR CD COLLECTION:
  309.  
  310. Once the index contains at least one cd you will be able to 
  311. browse. Select Browse from the main menu and two boxes will be 
  312. displayed, the number of cds in the index will be written above 
  313. these boxes and the bottom line (status line) will display 
  314. several options.
  315.  
  316. The two boxes (or windows) contain a list of artist names and cd 
  317. titles. A highlight bar will appear marking an artist and title. 
  318. You may browse through the cds using the following keys:
  319.  
  320. -  Up/Down: move the highlight bars up or down one cd, 
  321. -  Pgup/Pgdn: move the bars forward or backward a page at    a 
  322. time, 
  323. -  Home/End: move the bars to the first or last cd in the    
  324. index. 
  325. -  Tab: swap windows and re-sort the index. 
  326. -  Escape: return to the main menu.
  327. You may also use the mouse to point to a cd and press the left 
  328. button to highlight it. To display the previous or next screen of 
  329. cds using the mouse, point to the top or bottom border of the 
  330. windows and press the left button.
  331.  
  332. Note: the cd highlighted will be referred to as the current cd.
  333.  
  334. 6.1 RE-SORTING THE INDEX:
  335.  
  336. When you press the Tab key or press the left mouse button when 
  337. pointing to the "tab-swap windows" message on the status line 
  338. while browsing the main index, the two windows will be swapped 
  339. and the index sorted by whatever is in the left hand window. For 
  340. example, if the index is currently sorted by the artist name (the 
  341. artist names being displayed in the left hand window), then these 
  342. will be moved to the right hand window and the titles will be 
  343. moved to the left hand window and the index re-sorted. The 
  344. highlight bar will be placed on the same cd in its new sorted 
  345. position in the index. When you exit the browse screen, any 
  346. modifications to the index will be written to disk so that next 
  347. time you use Cd Scan, it will remember the state of the index.
  348.  
  349. 7 DISPLAYING A CD:
  350.  
  351. If you press Enter on the current cd or press the left mouse 
  352. button while pointing to the highlighted cd, the familiar box 
  353. first encountered in the "Enter a New Cd" option along with 
  354. several other items will be displayed. The first time of the 
  355. first track will be highlighted. This highlight bar indicates the 
  356. current track. You may move this highlight bar up and down with 
  357. the following keys: 
  358.  
  359. -  Up/Down: move to next or previous track, 
  360. -  Pgup/Pgdn: move to the previous or next screen of    tracks if 
  361. appropriate, 
  362. -  Home/End: move to the first or last track on the cd.
  363.  
  364. You can also use the mouse to highlight a time by pointing to the 
  365. track and pressing the left mouse button.
  366.  
  367. 7.1 TRACK TIME MANIPULATION:
  368.  
  369. All options on the status line of the display screen may be 
  370. accessed by first pressing and holding down the Alt key and then 
  371. by pressing the indicated letter. (The Alt key is a key which 
  372. acts in a similar way to the Shift key.)
  373.  
  374. You can also use the mouse to activate an option in the usual 
  375. way, i.e. point to the option and press the left button.
  376.  
  377. Track time related options on the status line include the 
  378. following: 
  379.  
  380. 1. Alt+a add the time of the current track to what is    already 
  381. in the total time box. 
  382.  
  383. 2. Alt+s subtract the time of the current track from what    is 
  384. already in the total time box. 
  385.  
  386. 3. Alt+c clear the time box. 
  387.  
  388. 4. Alt+t add the total of all the tracks on this cd to    what is 
  389. already in the total time box.
  390.  
  391. Note: times will not be accumulated above 99:59. If an attempt is 
  392. made to add times that total more than this, or to subtract times 
  393. until total is less than 0 then an error message will alert you. 
  394. The Time box must then be cleared using Alt+c.
  395.  
  396. Play with these time functions and practice adding times of 
  397. different tracks. You may even return to the browse screen by 
  398. pressing Enter (or Escape) and selecting another cd. Notice that 
  399. the time box is not cleared. Make sure you clear the time box if 
  400. you just want the total of one cd.
  401.  
  402. 7.2 EDITING A FIELD:
  403.  
  404. You will have noticed two other functions on the status line, 
  405. namely Alt+e to edit a field and Alt+m for marking or unmarking 
  406. tracks for pasting to a text file. This section deals with the 
  407. first of these two items.
  408.  
  409. Editing a field allows you to make a correction to a miss-typed 
  410. field. This is where you can correct a mistake typed in during 
  411. the entry of a new cd.
  412.  
  413. Pressing Alt+e or selecting this option with the mouse will 
  414. display options corresponding to the field names that can be 
  415. edited.
  416.  
  417. You may select: 
  418.  
  419. -  a to correct the artist name, 
  420. -  t for the title, 
  421. -  n for the current track name, 
  422. -  c for the comment or 
  423. -  l for the length of the current track.
  424. - Remember you can also make a selection using the mouse. 
  425.  
  426. Once a selection is made, you are permitted to edit the selected 
  427. field. When you return to the browse screen by pressing Enter    
  428. or Escape from the display screen, the changes will be    written 
  429. to disk and if need be, the index is re-    sorted. The highlight 
  430. bar will not be updated to show    you the new sorted position, 
  431. this is so you can easily    go on displaying cds in a 
  432. consecutive order, this is    different to when you press the Tab 
  433. key, in that case,    the highlight bar will be relocated.
  434.  
  435. 7.2.1 DELETING A CD ALTOGETHER:
  436.  
  437. If you wish to delete a cd altogether, you can do this from the 
  438. browse screen. Just make the cd you wish to delete the current 
  439. one, i.e. highlight it, then either press Ctrl+d or use the mouse 
  440. to point to the option and press the left button as usual. You 
  441. will be asked if you really want to go ahead with the deletion 
  442. and then according to your response, the appropriate action will 
  443. be taken. (Don't worry if you delete a cd accidentally, you will 
  444. be able to undelete it later from the Utilities Menu.
  445.  
  446. 7.3 PASTING TRACKS:
  447.  
  448. This facility allows the text of the track number, time and name 
  449. to be added to a text file for later printing or editing. It is 
  450. useful in creating cassette labels or just to keep track of songs 
  451. with a particular theme.
  452.  
  453. From the Display screen, pressing Alt+m will mark the track whose 
  454. time is highlighted for pasting. Pressing Alt+m again will unmark 
  455. the track. an asterisk will be placed in the right margin to 
  456. indicate that a track has been marked for pasting. When you exit 
  457. this screen and return to the browse index, you will be asked to 
  458. enter a filename. A default name will be offered, either accept 
  459. this name or edit the field to change it. The artist's name, cd 
  460. title and all marked tracks will be added to the given filename. 
  461. An example of what the text file would look like follows:
  462.  
  463.     AD
  464.     COMPACT FAVORITES
  465.     01 04:22 ALL CREATION SINGS      
  466.     04 03:43 WE DRAW THE LINE      
  467.     07 04:18 GAMES OF CHANCE AND CIRCUMSTANCE      
  468.     09 04:15 EXILES
  469.  
  470.     AD
  471.     RECONSTRUCTIONS      
  472.     04 04:15 EXILES      
  473.     08 03:45 HIGHWAY TO THE HEART      
  474.     09 04:20 ONE GOLDEN THREAD
  475.  
  476. To edit this file you must use a text editor of some sort, 
  477. although you can print it as it is from the Print Menu.
  478.  
  479. If this file is not deleted, it will be added to each time you 
  480. Paste a track to it. You are given the option to delete this file 
  481. from the "Text File" option discussed later (See chapter 9).
  482.  
  483. Practice browsing your cds, displaying a cd, manipulating times, 
  484. pasting tracks etc, until you become familiar and comfortable 
  485. with these operations.
  486.  
  487. 8 SEARCHING:
  488.  
  489. Cd Scan allows you to search for any part of any field in the 
  490. catalog. Select "Search Menu"from the Main Menu and you will be 
  491. given the options of searching the different fields. Select the 
  492. field you wish to search and enter the text to be located.
  493.  
  494. Selecting the "Track Length" field allows you to  either search 
  495. for all tracks which are a specific length, which are in a range 
  496. of lengths, less than a given length or longer than a given 
  497. length. Here are some examples of how track length searches are 
  498. entered: 
  499.  
  500. 1. 02:33 - search for all cds containing tracks exactly    02:33 
  501. in length. 
  502.  
  503. 2. <02:33 - search for all cds containing tracks of    length < 
  504. 02:33 
  505.  
  506. 3. >02:33 - search for all cds containing tracks with    length > 
  507. 02:33 
  508.  
  509. 4. 02:33-03:02 - search for all cds containing tracks    whose 
  510. lengths are in the range 02:33 to 03:02    inclusive.
  511.  
  512. An example of entering a time specification is given on the 
  513. status line when you choose this option.
  514.  
  515. Note: Searching by artist or title will be remarkably faster as 
  516. these fields are indexed.
  517.  
  518. 8.1 BROWSING THE RESULTS OF A SEARCH:
  519.  
  520. Once the search has taken place, the results will be presented in 
  521. a similar way to the browse option. You will not be permitted to 
  522. re-sort the search index, edit any data or delete any cds while 
  523. browsing the search results.
  524.  
  525. See chapters 6 and 7 for details on browsing this special 
  526. derivative of the main index. As stated, no modifications are 
  527. allowed while browsing the search index.
  528.  
  529. To exit from the search index, press Escape as usual.
  530.  
  531. 9 PRINT MENU:
  532.  
  533. Printing is very useful because it gets the words out of the 
  534. computers grubby hands and onto paper like we are all used to. 
  535. The print facility offers you the options of printing an artist 
  536. list containing a list of artist names and titles, a full compact 
  537. disk list containing all the information you entered except the 
  538. comments, the ability to print a text file like the one you 
  539. pasted tracks to (see 7.3),directing the output to a file or to 
  540. the printer and sending a special command string to the printer.
  541.  
  542. 9.1 PRINTING THE CD INDEX:
  543.  
  544. Selecting this option will print a list containing the artist 
  545. names and titles of all your cds. The output will be directed to 
  546. a text file or to the printer, as is determined by the setting of 
  547. the option on the "Print Menu". The list will be printed in a 
  548. similar form and in the same order as the browse presentation, 
  549. i.e. if your index is sorted by cd title then the cd titles will 
  550. be in the left column otherwise the artist names will be in the 
  551. left column. The pages will be automatically numbered and a 
  552. heading printed at the top of each page.
  553.  
  554. 9.2 PRINTING THE FULL INDEX:
  555.  
  556. Selecting this option will print a full listing of all your cds, 
  557. i.e. each cd will be listed in the order specified by the browse 
  558. presentation. All the information will be printed except the 
  559. comments. Pages will be automatically numbered and a heading will 
  560. be printed at the top of each page. Pages will be formatted so 
  561. that no cds will be printed across a page boundary. The output 
  562. destination will be determined by the option on the "Print Menu".
  563.  
  564. 9.3 PRINTING A TEXT FILE:
  565.  
  566. If you used the Paste Track facility discussed in 7.3 then you 
  567. may print the text file created by selecting this option. If you 
  568. select "Text File", You will be asked for the filename and 
  569. offered a default name. Either select this name or edit it to 
  570. change it. the output will only be to the printer as the file is 
  571. already in a suitable format to be edited. After printing this 
  572. file, you will be asked if you wish to delete it. If you respond 
  573. affirmatively, the file will be deleted and any subsequent pastes 
  574. will be written to a new file. If you respond negatively or just 
  575. press Escape, the file will be left intact and any subsequent 
  576. pastes will be appended to the end of the old file.
  577.  
  578. 9.4 DETERMINING THE OUTPUT:
  579.  
  580. Selecting this option simply changes the destination of the print 
  581. options, namely "Artist & Title List" and "Full Cd Catalogue".
  582.  
  583. No immediate action is taken when you press Enter on this option 
  584. except that the option changes to reflect the current destination 
  585. i.e. either "Output to Printer" or "Output to File". 
  586.  
  587. You will notice the effect of this option when you select the 
  588. options that depend on this one. If you have chosen to send the 
  589. output to a text file then you will be asked for the filename to 
  590. write the data to. A default filename is offered, either select 
  591. it or edit it to change it. If you have chosen to send the output 
  592. to the printer then you will be asked to align the paper to the 
  593. "top of forms" position, i.e. line the paper up so that printing 
  594. will begin at the top of the page so that page numbering and 
  595. headings will be printed in the correct place on the page.
  596.  
  597. Notes: 1. The print facility assumes you are using A4 paper and    
  598. prints 60 lines to a page. 2. A printer error will result if you 
  599. attempt to print    without paper or if the printer is off line. 
  600. Press a    key when you have fixed the problem or press Escape to    
  601. cancel printing.
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  9.5 SENDING CONTROL STRINGS TO THE PRINTER
  626.  
  627. When you select this option, you will be prompted to enter codes 
  628. to sent to the printer. You will need to refer to your printer's 
  629. documentation to determine what codes to send. Once you know what 
  630. control codes to send, the characters can be generated by holding 
  631. down the alt key and pressing the corresponding number on the 
  632. numeric keypad. For example, to send control code 15, hold down 
  633. the alt key and type 15 on the numeric keypad then press Enter. 
  634. You will be asked if you want to send the string and according to 
  635. your response an attempt is made to send the string to the 
  636. printer. This facility is useful for setting up your printer for 
  637. say a tape label for which compressed print is appropriate. If 
  638. you have trouble generating the characters with the numeric 
  639. keypad, check the state of your Numlock key (it should be on). 
  640.  
  641. 10 UTILITIES MENU:
  642.  
  643. This menu offers such facilities as optimization, undeletion, 
  644. merging, rebuilding a corrupt or missing index and statistical 
  645. analysis of your collection.
  646.  
  647. 10.1 OPTIMIZING THE DATA FILE:
  648.  
  649. Note: If you wish to undelete any cds, this must be done before 
  650. Optimize is selected, see 10.2.
  651.  
  652. Before I discuss what Optimization does, you need to understand a 
  653. bit about the way Cd Scan stores its information. I mentioned 
  654. earlier about an index file, a file containing a list of 
  655. reference pointers to the main text. The index file is generally 
  656. the file which undergoes the most modification when adding or 
  657. modifying data. In fact, when a cd is deleted, its reference 
  658. pointer is just removed from the index and placed in a special 
  659. deletion tracking file allowing undeletion which will be 
  660. discussed soon. The information stored in the main data file is 
  661. not modified in any way, this eliminates the possibility of disk 
  662. error and minimizes disk operations. When a cd is modified, a new 
  663. copy of the cd is added to the end of the data file and the old 
  664. pointer in the index is updated to point to the new copy. After 
  665. many modifications have been made, the speed of the program may 
  666. be affected. This is where Optimization comes in. What 
  667. Optimization does is reads each cd from the index and writes a 
  668. new copy of the data file, writing the cds in their correct 
  669. alphabetic order and eliminating obsolete data. Optimization need 
  670. only be performed when many modifications have been made.
  671.  
  672. When Optimize is selected from the Utilities Menu a backup of the 
  673. catalogue is automatically made. You must not disturb the disk 
  674. activity in any way until the Optimization is complete or data 
  675. may be lost and unrecoverable.
  676.  
  677. Note: With a large catalog, an XT type computer or a floppy disk 
  678. system may take a while to perform the Optimization. Please be 
  679. patient and don't disrupt the operation.
  680.  
  681. After Optimization has finished, searching and browsing will be 
  682. more efficient and the main data file will probably be smaller. 
  683. If something does go wrong during Optimization the old files 
  684. which were renamed with the BAK extension may be renamed with the 
  685. DAT extension and the old catalog restored. See your DOS manual 
  686. with regard to renaming files.
  687.  
  688. 10.2 UNDELETING CDS:
  689.  
  690. If you accidentally deleted a cd or you just decide that you want 
  691. back a cd which has been deleted, and if you haven't Optimized 
  692. the catalog, you may Undelete it. When "Undelete Cds" is selected 
  693. from the Utilities Menu an attempt to locate a deletion tracking 
  694. file is made. If found, you will be asked if you wish to undelete 
  695. any cds contained in this file. If you undelete the cds at this 
  696. point they will be added to the index again and will be 
  697. accessible. If you choose not to undelete the cds at this point 
  698. and decide to Optimize the catalogue they will be lost forever as 
  699. the obsolete data will be removed from the main data file. 
  700. (obsolete data includes deleted cds or old copies of a cd which 
  701. have since been modified). The Deletion Tracking File 
  702. "DELETED.DAT" will be deleted when the catalog is Optimized.
  703.  
  704. 10.3 MERGING CATALOGUES:
  705.  
  706. This facility allows two catalogs to be merged into one. If you 
  707. know someone who has already cataloged some cds which you have 
  708. obtained and don't wish to re-type all of the details, you may 
  709. incorporate that complete catalog into your own.
  710.  
  711. *** Warning! *** 
  712.  
  713. Read Carefully to avoid disaster: Rename the catalog files to be 
  714. merged before copying them into your CD-SCAN directory as 
  715. follows:
  716.  
  717. REN CD.DAT CD.MRG REN CD_INDEX.DAT CD_INDEX.MRG
  718.  
  719. Then copy these files to your CD-SCAN directory as follows:
  720.  
  721. COPY *.MRG C:\CD-SCAN
  722.  
  723. Finally, run Cd Scan and select Merge Catalogs from the Utilities 
  724. Menu. When you next browse, your index will contain the new 
  725. merged catalogues, sorted the same way as your original 
  726. catalogue. You may then delete the .MRG files.
  727.  
  728. 10.4 REBUILD INDEX:
  729.  
  730. If your "CD_INDEX.DAT" file is accidentally deleted or corrupted, 
  731. and results in the message "Index is Empty" when you know that it 
  732. shouldn't be, just select Rebuild Index from the Utilities Menu 
  733. and the Index file will be rebuilt. Note: if the file is 
  734. corrupted rather than deleted, you should delete it altogether 
  735. before rebuilding it. This process will not work if your CD.DAT 
  736. file is not present. If this is missing or corrupt, unless you 
  737. have a backup, you're in trouble!!!
  738.  
  739. 10.5 CALCULATING STATISTICS:
  740.  
  741. When you select this item from the Utilities Menu, Cd Scan will 
  742. go away and calculate some information about your cd collection. 
  743. (all the vital statistics you just were dying to know about and 
  744. which will cure your insomnia) ((at least for tonight)). The 
  745. following information will be presented in a table:
  746.  
  747. minimum, average (mean) and maximum track length
  748.  
  749. minimum, mean and maximum cd length
  750.  
  751. minimum, mean and maximum number of tracks per cd
  752.  
  753. number of cds in index, 
  754. total number of tracks and 
  755. approximate playing time.
  756.  
  757. 11 ERRORS AND TROUBLESHOOTING:
  758.  
  759. If Cd Scan does not run correctly, check the following:
  760.  
  761. 1. Your CONFIG.SYS file contains at least 15 files and    
  762. buffers. (See your DOS manual for more information) 
  763.  
  764. 2. Your CD_INDEX.DAT and CD.DAT files are both present in    the 
  765. same directory as the CDS.EXE file. If the    "CD_INDEX.DAT" file 
  766. is missing just rebuild the index    from the Utilities Menu. 
  767. Otherwise, restore a backup    of your catalog if you have one. 
  768.  
  769. 3. If Cd Scan runs too slow, try Optimizing it. 
  770.  
  771. 4. If your system locks up on start up, check how much    memory 
  772. your system has free. You may have to get rid    of a TSR or 
  773. something. 
  774.  
  775. 5. When the index is either empty or full, you will be    
  776. notified. If full, no more cds may be added and if    empty, 
  777. there will be no data to search, browse or    print. 
  778.  
  779. 6. A printer error can usually be rectified just by    ensuring 
  780. that the printer is on line and that the    paper is correctly 
  781. aligned. If you still have trouble    printing, consult your 
  782. printer manual. 
  783.  
  784. 7. Note on Deletion: The deletion tracking file, created    when 
  785. a cd is deleted, is called DELETED.DAT. Do not    delete or 
  786. modify this file or you will not be able to    undelete any cds. 
  787. Do not try to undelete a cd from an    obsolete deletion tracking 
  788. file as its reference may    not be valid. Suffice to say, don't 
  789. try to do the    programs work for it or you may find yourself in    
  790. trouble!
  791.  
  792. FINAL WORD:
  793.  
  794. This completes the discussion of the Cd Scan cataloging system. I 
  795. sincerely hope it meets your cataloging requirements. All 
  796. suggestions are welcome.
  797.  
  798. For more information about the program or author, all 
  799. correspondence should be sent to the address below.
  800.  
  801. Joseph Dunn: 1/58 Murray Terrace, Oaklands Park S.A. 5046 
  802. Australia
  803.  
  804. Phone: +61 8 296-3899