home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / HD / HD017.ZIP / TESTDRIV.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-12-10  |  9KB  |  207 lines
  1.  
  2.                 TEST DRIVE .....  the Home Budget Management System 
  3.  
  4.           Welcome to the HBMS "test drive".  This file and the sample data 
  5.       has been included for demonstration purposes.  Following the steps in 
  6.       this document can be the most efficient way to acquaint you with HBMS, 
  7.       show off SOME of its capabilities, and help you decide if the program 
  8.       will serve your needs.                            
  9.  
  10.           The time period for this data is from January through April, 1984.  
  11.       However, in the interest of disk space, the ledger files for January, 
  12.       February, and March are missing.  This means that you will be unable 
  13.       to view or print transaction entries for these three months.  Also you 
  14.       should not try to reopen March.  The actual totals for these months 
  15.       are still recorded in the accounts file. 
  16.  
  17.           Be aware that this data is fictitious.  If some of the amounts or 
  18.       descriptions seem odd, bear with me. 
  19.  
  20.           Please follow the steps closely and resist the temptation to 
  21.       experiment on your own until you have been completely through this 
  22.       "Test Drive".  
  23.  
  24.           Make sure that the files HBMS.EXE, HBMS.OVR, CATS.84, ACCOUNTS.84, 
  25.       and LEDGR-4.84 are on your disk.  It might be helpful to check off the 
  26.       steps as you go along.  Having a copy of the documentation to refer to
  27.       could also be handy.  
  28.  
  29.           Throughout this document the verb "strike" will mean to tap the 
  30.       intended key only.  You will not have to use the ENTER key.  The verb 
  31.       "enter" will mean type in your data and strike the ENTER key.  
  32.  
  33.       **********************************************************************
  34.       **********************************************************************
  35.  
  36.       1.   Start the program by typing HBMS and strike ENTER.  Enter "84" 
  37.            as the year of data.  Leave the data path blank (just hit 
  38.            ENTER).  You should be at the Main Menu screen.  Notice that it 
  39.            reminds you of the current open month and fiscal year.  
  40.  
  41.       First we will explore the Reports section, as these reports will be 
  42.       the end result of your financial record-keeping. 
  43.  
  44.        2.  Select "R" for Reports.  Accept "4" as the Month to Report.
  45.  
  46.        3.  You will be prompted for an Account Code.  Enter "EL" to select  
  47.            Electricity, and you will be presented with the "Monthly" view 
  48.            of this account.
  49.  
  50.       The data inside the heavy outlined box is for the Account only.  Notice
  51.       that a red star flags both April, and Year To Date Actuals as being 
  52.       outside the budgeted limits.  Electricity falls under the UTILITIES 
  53.       category, which is displayed below.  Similarly, UTILITIES is part of the 
  54.       EXPENSES money group, which is used to calculate your NET INCOME.  
  55.  
  56.        4.  Notice the prompt on the bottom line of the screen, and strike 
  57.            "A" for an annual view of Electricity. 
  58.  
  59.       The data in this screen is pretty much self explanatory.  
  60.  
  61.        5.  Strike the ENTER key and you will be prompted with the code of 
  62.            the next account to report on.  Striking the ENTER key again 
  63.            will accept that prompt.  
  64.  
  65.       You will find that by just using the ENTER key alone you will be 
  66.       able to step through the accounts in the order they appear in the 
  67.       Chart of Accounts.  
  68.  
  69.        6.  Bring the Repair/Improvement account on screen by entering "RI" 
  70.            at the account code prompt. 
  71.  
  72.        7.  Strike "S" to select a Sorted Ledger view of Repair/Improvement. 
  73.  
  74.        8.  You will be prompted with a beginning month of 4 (April).  
  75.            NOTE: In a normal budget you would be able to start at the 
  76.            beginning of the year, but since the first three months of ledger 
  77.            entries have not been included in the sample data, please accept 4 
  78.            as a starting point.  
  79.  
  80.       All the transactions involving Repair/Improvement for April will be 
  81.       displayed.  The numbers under the "Rec" column are the record numbers 
  82.       of the transactions as they were entered in the Ledger Posting 
  83.       section.  
  84.  
  85.        9.  Before leaving the sorted ledger screen, enter "CK" in the 
  86.            account code field to view the checking account.  Notice that the 
  87.            screen will pause when it fills so you can view the data before 
  88.            it scrolls off.  At this point you can strike <ENTER> to continue 
  89.            scrolling or strike <ESC> to end this account and select another.  
  90.  
  91.       By now you should have the idea of how to select the different views 
  92.       and step through the accounts, but there is one more way of observing 
  93.       data on screen, and it resides in the Ledger Posting section. 
  94.  
  95.       10.  Leave the Screen Reports section by using the ESC key. 
  96.  
  97.       11.  From the Main Menu, strike "L" for the Ledger Posting section. 
  98.  
  99.       12.  Notice the bottom line on the screen and enter a "V" at the 
  100.            action prompt to view the previously entered transactions.  
  101.  
  102.       13.  Accept month 4 as a starting point. 
  103.  
  104.       You will be presented with the first transaction screen in April, 
  105.       exactly as it was entered.  You can browse through the other 
  106.       transactions by using the Up, Down, PgUp, PgDn, Home, and END keys.  
  107.  
  108.       14.  When finished, use the ESC key to get back to the Ledger Posting 
  109.            screen.  
  110.  
  111.       At this point you have seen some of the screen reporting capabilities 
  112.       of HBMS.  The printed reports are just as informative, but please 
  113.       wait until later to try them.  In some cases you will have to 
  114.       configure your printer first, as HBMS is designed to make full use 
  115.       dot matrix capabilities. 
  116.  
  117.       If you have stayed with me this far and have been favorably  
  118.       impressed, please continue and I'll demonstrate two different methods 
  119.       of entering ledger data into the system.  
  120.  
  121.  
  122.       15.  You should be at the Ledger Posting screen with the Action prompt 
  123.            waiting.  Accept "D" for Decrease.  
  124.  
  125.       16.  Enter "CK" for Checking as the "source" account.  The current 
  126.            balance for that account will be displayed.  
  127.  
  128.       17.  Enter "123" as the check number.  
  129.  
  130.       18.  Enter "16" as the date. 
  131.  
  132.       19.  Enter "The Drug Store" for the Payee. (Source description) 
  133.  
  134.       20.  Enter $14.73 for the amount of the check.  Notice how the amount 
  135.            turns to a negative value.  That's because you will be decreasing 
  136.            the balance of that account (by writing a check).  
  137.  
  138.       Now you will disburse the money to the "target" accounts.  
  139.  
  140.       21.  Instead of accepting the full amount, enter $9.95 as a target 
  141.            amount.  
  142.  
  143.       22.  Enter "FC" for the target code.  
  144.  
  145.       23.  Enter "Processing" for the target description.  
  146.  
  147.       24.  You will be prompted with the remaining $4.78 as the value for 
  148.            the next target amount.  Accept it. 
  149.  
  150.       25.  Enter "RX" for the account code. 
  151.  
  152.       26.  Type in "Vitamins" for the description but DO NOT hit ENTER. 
  153.  
  154.       27.  This will be a good chance to experiment with the editing keys 
  155.            of HBMS.  Try the HOME key, the END key, the INSERT and DELETE 
  156.            keys.  Save the ESC key for last.  
  157.  
  158.       28.  Striking ESC should blank the description field.  Type in the 
  159.            Tilde "~" character only and hit ENTER.  
  160.  
  161.       This action will automatically enter whatever was in the Payee/Payor 
  162.       field above.  It can come in handy on certain types of transactions.  
  163.  
  164.       29.  At this point you will have to decide whether the above 
  165.            information is ok.  Strike "N" for no.  Now you are in the "EDIT" 
  166.            mode.  Use the ENTER key to step through the fields by accepting 
  167.            each value until you get back to the Rx Drugs description.  
  168.            Change the description back to "Vitamins".  
  169.  
  170.       30.  Accept the information as being ok. 
  171.  
  172.       For the second and last screen we will do a Spending Cash transaction.  
  173.  
  174.       31.  Strike "D" for Decrease, enter "SC" for Spending Cash, and accept 
  175.            the same date.  There is no check number, and in this case, 
  176.            nothing in the Payee field.  
  177.  
  178.  
  179.       32.  Leave the source amount field empty for this transaction. 
  180.  
  181.       When the source amount is left empty, HBMS will keep a running total 
  182.       as you disburse the money to the target accounts listed below. 
  183.  
  184.       33.  Enter $2.05, "BM" for Books/Magazines, and any description you 
  185.            desire. 
  186.  
  187.       34.  Enter $3.53 and "EO" for Eating Out. 
  188.  
  189.       Notice how a running total is being tallied for Spending Cash in the 
  190.       source amount field. 
  191.  
  192.       35.  At this point you could continue to list as many items that you 
  193.            bought with spending cash on this date.  When finished leave an 
  194.            amount value empty and you should be prompted for the "Above Ok" 
  195.            decision. 
  196.  
  197.       36.  You can return to the Main Menu by striking ESC at the Action 
  198.            prompt.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.       Please be aware that HBMS has many more features, and even some short 
  204.       cuts.  By now though you should have an idea of what HBMS is designed 
  205.       to do.  I hope it suits your needs. 
  206.  
  207.