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Cursorsteuerung, Blattauswahl und Zellenmarkierung in Arbeitsmappen

Oft sind für ein Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, mehrere Tabellenblätter mit zusammenhängenden Informationen erforderlich. Selten kann man Budget, Modell und Finanzplanung in einem einzigen Blatt Papier entwerfen. Und selbst wenn dies möglich ist, sind die dahinterstehenden Konzepte meist nur schwer faßbar.

Microsoft Excel 97 ist bereits für den Einsatz mehrerer Arbeits- und Tabellenblätter konzipiert. Wenn Sie etwa eine neue Arbeitsmappe erstellen, werden standardmäßig drei Tabellenblätter angelegt. (In Microsoft Excel 95 waren es noch 16 Tabellen.)

Damit Sie Informationen und Formeln in Ihre Excel-Tabellen eingeben und diese auch formatieren können, müssen Sie wissen, wie man verschiedene Stellen in einer Tabelle aufschlägt und wie man das Blatt wechselt. Excel-Tabellen können ziemlich umfangreich sein. Wenn Sie eine ganze Tabelle auf einem Blatt Papier darstellen wollten, würde die Blattbreite der Länge von zwei Autos entsprechen und die Blattlänge der Höhe eines 120stöckigen Gebäudes! Wie Sie schon sehen, sind für die Arbeit in einer Tabelle besondere Navigationskenntnisse gefragt. Oder Sie lernen einfach die Cursorsteuerung in Tabellen beherrschen und lesen das vorliegende Kapitel.

Arbeitsmappen und Blätter

In Excel gibt es viele verschiedene Verfahren für die Cursorsteuerung, Blattauswahl und Zellenmarkierung. Verwenden Sie jeweils das der aktuellen Situation angemessene Verfahren (vgl. Bild 3.1 und 3.2).

Abbildung 3.1: Sie aktivieren ein Blatt in einer Arbeitsmappe, indem Sie auf die zugehörige Registerzunge klicken.

Abbildung 3.2: Zellen und Zellbereiche können Sie mit oder Bearbeiten/Gehe zu anzeigen und markieren.

Eine Arbeitsmappe ist eine Sammlung aller zur Datei gehörigen Tabellen-, Diagramm-, Dialog- und Modulblätter. Diese Blätter können ganz unterschiedliche Arten von Informationen enthalten. In der Regel speichert man jedoch in einer Arbeitsmappe thematisch zusammengehörige Informationen, etwa alle Blätter zum Thema »Budget«, wobei jede Tabelle das Budget eines anderen Verkaufsgebiets enthält. Wenn Sie solche »ähnliche« Informationen in derselben Arbeitsmappe speichern, so fällt es leichter, simultane Änderungen durchzuführen, zusammenhängende Tabellen zu konsolidieren oder Berechnungen mit Werten aus mehreren Tabellenblättern durchzuführen.

Ein Tabellenblatt umfaßt 256 Spalten und 65536 Zeilen. Der Schnittpunkt einer Spalte mit einer Zeile bildet die Zelle. In die Zellen einer Tabelle werden die Daten und Formeln eingegeben. Spaltenüberschriften beginnen mit A; ist der Buchstabe Z erreicht, wird die Zählung mit AA, AB usw. fortgeführt. Die letzte Spalte trägt die Überschrift IV. Die Zeilenüberschriften an der linken Seite reichen von 1 bis 65536. In den meisten Fällen ist es nicht zu empfehlen, eine riesige Tabelle anzulegen, die alle Informationen enthält. Statt dessen sollten Sie die Informationen sinnvoll auf verschiedene Tabellen einer Arbeitsmappe aufteilen. Eine solche Strukturierung schafft nicht nur Übersicht, sondern bietet eine weitere Dimension der Kategorisierung von Informationen. Und es ist kein Problem, in einer Formel auf Daten in einer anderen Tabelle derselben Arbeitsmappe zu verweisen.

In einer Arbeitsmappe können Sie Diagramme, Visual Basic-Module, Dialogfelder wie auch Microsoft Excel 4.0-Makrodateien in einem jeweils eigenen Register speichern. In Bild 3.3 sehen Sie eine Arbeitsmappe mit mehreren, unterschiedlichen Blättern. Beachten Sie auch die Registerzungen ganz unten im Arbeitsmappenfenster. Diese Registerzungen zeigen die Namen der einzelnen Blätter an und erlauben den Wechsel zwischen den Blättern.

Abbildung 3.3: Registerzungen und -laufpfeile erleichtern die Anzeige anderer Blätter.

Arbeitsmappe wechseln

Wenn Sie eine Excel-Datei öffnen, öffnen Sie eine Arbeitsmappe, die mehrere Blätter umfassen kann. Es ist auch möglich, mehrere Arbeitsmappen gleichzeitig geöffnet zu haben. Dabei wird jede Arbeitsmappe in einem eigenen Dokumentfenster angezeigt. Um in einer Arbeitsmappe arbeiten zu können, müssen Sie diese aktivieren, d. h. in den Vordergrund stellen.

Um eine geöffnete Arbeitsmappe zu aktivieren, wählen Sie den Menübefehl Fenster und klicken unten im Menü auf den Namen des betreffenden Dokuments.

Um zwischen den geöffneten Arbeitsmappen mit Hilfe eines Direktbefehls zu wechseln, drücken Sie (Strg)+(F6). Bei jedem Drücken dieser Tastenkombination wird das jeweils nächste Dokumentfenster in den Vordergrund gestellt.

Um eine Arbeitsmappe zu aktivieren, die gerade sichtbar ist, klicken Sie einfach auf das zugehörige Fenster.

Um eine als Symbol im Anwendungsfenster dargestellte Arbeitsmappe in ihrem Dokumentfenster anzuzeigen, klicken Sie zweimal auf die Arbeitsmappenschaltfläche.

Hyperlinks bilden eine besonders interessante Ergänzung von Excel 97. Denn dieses neue Leistungsmerkmal gestattet die Einbindung von Sprungmarken zu anderen Dokumenten und Objekten in Windows. So können Sie nicht nur Hyperlinks zu anderen Excel-Arbeitsmappen und Office-Dokumenten erstellen, sondern auch zu einer Seite im WWW.

Im Prinzip sind Hyperlinks Wegweiser, die Sie für die Leserinnen und Leser Ihrer Tabellen dort hinterlassen. So können Sie in einer Tabellenzelle beispielsweise auf ein Word-Dokument verweisen. Und wer sich für diese Informationen ebenfalls interessiert, klickt einfach auf den Hyperlink, und schon wird er oder sie zu diesem Dokument – oder auch einer Seite im Internet – geführt.

Hyperlinks erscheinen als Zellen mit unterstrichenem Text. Wenn Sie den Cursor auf eine Hyperlink-Zelle setzen, nimmt er die Form einer Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger an. Klicken Sie auf die Zelle, und das verknüpfte Dokument wird geöffnet. Wenn Sie über einen Zugang zum Internet verfügen, wird durch einen Hyperlink zu einer WWW-Adresse Ihr Standard-Internet-Browser geöffnet und die Verbindung zu der betreffenden Webseite wird hergestellt.

Für Informationen zu Anwendungen in Microsoft Office sollten Sie auf folgende Seite verweisen: http://www.microsoft.com/germany/ Service & Support von Microsoft erhält man auf der folgenden World Wide Web Site: http://www.microsoft.com/germany/support/ Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende Knowledge-Base für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse: http://www.microsoft.com/kb

Aktivieren eines oder mehrerer Blätter

Befinden sich in einer Arbeitsmappe mehrere Blätter, so sollten Sie wissen, wie Sie möglichst schnell ein anderes Blatt aufschlagen oder wie Sie mehrere Blätter aktivieren. Wenn Sie nur ein Blatt aktivieren, wird dieses in den Vordergrund gestellt, so daß Sie darin arbeiten können. Sie haben zudem die Möglichkeit, mehrere Blätter gleichzeitig zu aktivieren. Wenn Sie danach eine Operation ausführen, wird diese auf alle aktivierten Blätter angewendet. Dadurch können Sie Eingaben für zwei Tabellen in einem Arbeitsgang vornehmen oder mehrere Blätter einfügen oder auch löschen.

Blatt wechseln

Wenn Sie in einer bestimmten Tabelle arbeiten wollen, aktivieren Sie zunächst die Arbeitsmappe, die diese Tabelle enthält, und dann das gewünschte Tabellenblatt. Der Name auf der Registerzunge des aktiven Blatts ist fett hervorgehoben. Um in ein anderes Blatt zu wechseln, können Sie sowohl die Tastatur als auch die Maus verwenden.

Mit Hilfe der Registerlaufpfeile lassen sich schnell die verschiedenen Registerzungen einer Arbeitsmappe anzeigen. Dabei wird jedoch kein Blatt aktiviert, es werden nur andere Namen angezeigt. Wenn Sie auf den Registerlaufpfeil ganz links oder ganz rechts klicken, wird die Registerzunge des ersten bzw. letzten Blatts in der Arbeitsmappe sichtbar. Und mit Hilfe der mittleren beiden Pfeile wird die nächste rechte bzw. die nächste linke Registerzunge sichtbar.

Auf der Tastatur stehen zur Aktivierung verschiedener Blätter die Direktbefehle in Tabelle 3.1 zur Verfügung.

Tabelle 3.1: Direktbefehle für die Aktivierung von Blättern.

Um ein Blatt mit Hilfe der Maus zu aktivieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie auf die Registerlaufpfeile, bis der Name des betreffenden Blatts sichtbar ist.
• Klicken Sie auf die Registerzunge des zu aktivierenden Blatts.

Bei Arbeitsmappen mit vielen Blättern läßt sich ein weiter entferntes Blatt am besten mit (F5) (Gehe zu) aktivieren.

Mehrere Blätter einer Arbeitsmappe aktivieren

In Excel können Sie mehrere Blätter gleichzeitig aktivieren und dann eine Operation ausführen (Eingeben, Einfügen oder Löschen), die auf alle aktivierten Blätter angewendet wird.

Mit (Umschalt)+Klick oder (Strg)+(Umschalt)+(Bild auf) oder (Strg)+(Umschalt)+(Bild ab) können Sie mehrere Blätter aktivieren.

Um mehrere angrenzende Blätter zu aktivieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie auf die Registerlaufpfeile, bis der Name des ersten Blatts sichtbar ist.
• Klicken Sie auf die Registerzunge des ersten zu aktivierenden Blatts.
• Klicken Sie auf die Registerlaufpfeile, bis der Name des letzten Blatts sichtbar ist.
• Drücken Sie (Umschalt), und klicken Sie auf die Registerzunge des letzten zu aktivierenden Blatts.

Alle Blätter zwischen dem ersten und letzen sind jetzt aktiviert.

Um mehrere, nichtangrenzende Blätter zu aktivieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie auf die Registerlaufpfeile, bis der Name des ersten Blatts sichtbar ist.
• Klicken Sie auf die Registerzunge des ersten zu aktivierenden Blatts.
• Klicken Sie auf die Registerlaufpfeile, bis der Name des nächsten Blatts sichtbar ist.
• Drücken Sie (Strg), und klicken Sie auf die Registerzunge des nächsten zu aktivierenden Blatts.
• Wiederholen Sie Schritt 3 und 4, bis alle Blätter aktiviert sind, mit denen Sie dieselbe Operation durchführen möchten.

Tips für die Aktivierung von Blättern

Wenn Sie häufig zwischen zwei oder drei Blättern einer Arbeitsmappe wechseln, mögen Ihnen die oben beschriebenen Verfahren für die Blattauswahl vielleicht etwas umständlich erscheinen. Sie können ein anderes Blatt auch aufschlagen, indem Sie (F5) drücken und dann den Dateinamen, Blattnamen sowie den Zellnamen oder -bezug angeben. Wie Sie in Bild 3.4 sehen, »merkt sich« das Dialogfeld Gehe zu die letzten vier Zelladressen, die mit diesem Befehl angezeigt wurden. Um nun ein anderes Blatt derselben oder sogar einer anderen Arbeitsmappe anzuzeigen, drücken Sie (F5), und klicken in der Liste zweimal auf die gewünschte Zelladresse.

Abbildung 3.4: Mit (F5) können Sie die Blätter zu den
letzten vier Zellbezügen per Doppelklick aufschlagen.

Damit mehr Registerzungen sichtbar werden, ziehen Sie das Registerteilungsfeld (siehe Bild 3.3) nach rechts.

In Excel sind die Registerzungen mit den Blattnamen nicht sichtbar. Die Anzeige der Blattnamen unten im Arbeitsmappenfenster ist in Excel optional und kann per Menübefehl an- oder ausgeschaltet werden. Wählen Sie Extras/Optionen, öffnen Sie das Register Ansicht und aktivieren Sie die Option Arbeitsmappen-Register. Die Registerzungen werden immer noch nicht angezeigt, obwohl die Option Arbeitsmappen-Register im Register Ansicht aktiviert ist. Möglicherweise wurde das Blatt vertikal geteilt, so daß für die Darstellung sowohl der horizontalen Bildlaufleiste als auch der Registerzungen kein Platz ist. Ziehen Sie entweder am Fensterteiler oder am Registerteilungsfeld (dazu muß der Cursor die Form eines Doppelpfeils besitzen). Vielleicht ist auch nur das Registerteilungsfeld soweit nach links verschoben, daß nur die Bildlaufleiste sichtbar ist. Ziehen Sie auch in diesem Fall das Registerteilungsfeld nach rechts. Wenn Sie zweimal auf das Registerteilungsfeld klicken, wird das Standardgrößenverhältnis zwischen Registerleiste und Bildlaufleiste wiederhergestellt.

Cursorsteuerung innerhalb des Blatts

Eine Excel-Tabelle kann sehr umfangreich sein. Damit Sie die jeweils gesuchte Position innerhalb eines Blatts möglichst schnell anzeigen können, sollten Sie die für einen Bildlauf verfügbaren Maus- und Tastaturaktionen kennen.

Bildlauf mit Hilfe der Maus

Um das Prinzip eines Bildlaufs im Fenster zu verstehen, stellen Sie sich am besten vor, daß der Inhalt eines Fensters (hier das Blatt) stillsteht, und Sie den Fensterrahmen verschieben. Mit der Maus ändern Sie den Bildausschnitt im Fenster, indem Sie in die Bildlaufleisten unten und rechts im Fenster klicken (siehe Bild 3.5). Die Pfeile in den Bildlaufleisten zeigen die Richtung an, in der der Fensterrahmen über das Blatt bewegt wird. Klicken Sie auf einen Pfeil, damit der Rahmen in die betreffende Richtung verschoben wird. Um etwa den Rahmen um eine Zeile nach oben zu versetzen, klicken Sie auf den oberen Pfeil.

Abbildung 3.5: Mit Hilfe der Bildlaufpfeile und des Bildlauffelds können Sie schnell einen
anderen Blattausschnitt im Fenster anzeigen.

Die Position des Bildlauffelds zeigt die relative Position des aktuellen Bildausschnitts (bzw. des Cursors) im Verhältnis zum gesamten Blatt an. Um die aktuelle Position zu bestimmen, brauchen Sie also nur die Position der Bildlauffelder innerhalb der vertikalen und horizontalen Bildlaufleiste zu betrachten. Durch Ziehen des Bildlauffelds haben Sie somit die Möglichkeit, relativ zum Gesamtblatt einen anderen Bildausschnitt anzuzeigen.

Während Sie am Bildlauffeld ziehen, werden sogenannte PositionsInfos eingeblendet. Darin ist die jeweilige Anfangszeile bzw. -spalte angegeben. Verwenden Sie diese als Orientierungshilfen.

Die IntelliMouse: Bildlauf, Schwenken und Maßstab ändern

Die IntelliMouse von Microsoft bietet etwas mehr als die normale Zwei-Tasten-Maus. Denn sie besitzt zwischen den beiden normalen Maustasten ein kleines Rädchen. Dieses läßt sich vor- und zurückdrehen und nach unten drücken. Die IntelliMouse erleichtert die Cursorsteuerung in Office 97-Anwendungen. In Tabelle 3.2 sind alle Aktionen angeführt, die sich in Excel 97 mit Hilfe der IntelliMouse ausführen lassen.

Tabelle 3.2: Aktionen der IntelliMouse.

Das Rädchen der neuen IntelliMouse funktioniert nur, wenn Sie Intellipoint 2.0, oder eine spätere Version dieser Software, installiert haben. Andernfalls läßt sich die IntelliMouse wie jede sonstige Maus bedienen. Nur Programme, die speziell für den Einsatz der IntelliMouse entwickelt wurden, unterstützen die neuen Leistungsmerkmale.

Bildlauf mit Hilfe der Tastatur

Mit Hilfe der Tasten (Cursor oben), (Cursor unten), (Bild auf) und (Bild ab) läßt sich der aktuelle Fensterausschnitt verlagern. Allerdings wird dabei gleichzeitig der Cursor versetzt (d. h. eine andere Zelle markiert). Um nun einen Bildlauf durchzuführen, ohne die Cursorposition zu verändern, drücken Sie die Taste (Rollen), und verwenden dann dieselben Tasten. Auf vielen Tastaturen wird durch eine Leuchtdiode angezeigt, ob die Taste (Rollen) gedrückt ist. Vergessen Sie nicht, anschießend die Taste erneut zu drücken, um die gewohnte Funktion der Tasten wiederherzustellen.

In Tabelle 3.3 sind die für den Bildlauf verfügbaren Tasten und ihre spezielle Funktion aufgeführt.

Tabelle 3.3: Tasten für den Bildlauf.

Zellen und Bereiche markieren

Damit Sie Daten in eine Zelle eingeben oder den Inhalt einer Zelle ändern oder sonst bearbeiten können, müssen Sie die betreffenden Zellen markieren. Die Zelle, in die Sie Daten oder Formeln eingeben, nennt man die aktive Zelle. Mehrere markierte Zellen bezeichnet man als Bereich.

Die aktive Zelle erkennt man an der fetten Umrandung und dem weißen Hintergrund. Zudem sind die Zeilennummer und der Spaltenbuchstabe der aktuellen Zelle hervorgehoben. Ein ausgeführter Befehl wird auf alle markierten Zellen angewendet, eine Daten- oder Formeleingabe erfolgt nur in der aktiven Zelle.

Markierte Zellen erscheinen hervorgehoben. Wenn Sie einen Zellbereich markieren, sind alle Zellen dieses Bereichs hervorgehoben, aber die aktive Zelle besitzt eine fette Umrandung und einen weißen Hintergrund. Die Zeilennummern und Spaltenbuchstaben zu sämtlichen markierten Zellen sind durch eine fette Umrandung hervorgehoben.

Einzelne Zellen markieren

Zur Markierung der Zellen verwenden Sie entweder die Maus oder die Richtungstasten. Um eine Zelle per Maus zu markieren, setzen Sie einfach den Cursor auf die Zelle und klicken mit der Maustaste.

Auf der Tastatur versetzen Sie die Markierung mit Hilfe der Bewegungs- und Richtungstasten. In Tabelle 3.4 sind die Tasten für die Zellmarkierung aufgelistet.

Tabelle 3.4: Tasten für die Zellmarkierung.

Damit nicht nur ein Bildlauf durchgeführt, sondern auch die Markierung versetzt wird, darf die Taste (Rollen) nicht gedrückt sein. (Auf vielen Tastaturen wird dies durch eine Leuchtdiode angezeigt.)

Wird die aktive Zelle momentan nicht angezeigt, drücken Sie (Strg)+(Rückschritt). Es wird ein Bildlauf durchgeführt. Ein markierter Zellbereich bleibt gegebenenfalls markiert.

Cursorsteuerung in Datenblöcken

Bei umfangreichen Tabellenblättern, Datenbanken oder Listen ist es wichtig, den Cursor um jeweils einen Datenblock versetzen zu können. In Excel haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um die Markierung ans Ende oder an den Anfang einer ausgefüllten Datenzeile oder -spalte zu setzen.

Mit der Maus klicken Sie zweimal auf die Zellkante, und zwar auf die Seite der Zelle, in deren Richtung die Markierung versetzt werden soll (siehe Bild 3.6). Ist die Zelle gefüllt, wird der Cursor auf die letzte aller gefüllten Zellen in dieser Richtung gesetzt. Ist dies bereits die letzte gefüllte Zelle eines Datenblocks, wird der Cursor auf die letzte leere Zelle in dieser Richtung gesetzt (also eine Zelle vor dem nächsten Datenblock). Ist die Zelle hingegen leer, wird der Cursor auf die letzte aller leeren Zellen in dieser Richtung gesetzt. Eine Hilfe für diese Technik ist es sicherlich, wenn die Gitternetzlinien sichtbar sind. Um das Gitternetz anzuzeigen, wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Ansicht und aktivieren im Gruppenfeld Fensteroptionen die Option Gitternetzlinien.

Abbildung 3.6: Klicken Sie zweimal auf die Seite der aktiven Zelle, in deren Richtung die Markierung versetzt werden soll. Die Markierung wird ans Ende des Datenblocks versetzt.

Ebenso können Sie mit Hilfe der Tasten (Strg) und (Ende) bei der Arbeit in gefüllten Zeilen und Spalten Zeit sparen. Mit (Strg)+Richtungstaste oder (Ende)+Richtungstaste setzen Sie den Cursor an den Anfang oder das Ende eines Datenblocks.

Dazu markieren Sie eine Zelle, drücken und halten die Taste (Strg) und drücken die entsprechende Richtungstaste. Um hingegen die Taste (Ende) zu verwenden, drücken Sie die Taste (Ende) und lassen sie wieder los; anschließend drücken Sie die entsprechende Richtungstaste.

Ist die aktuelle Zelle gefüllt, wird der Cursor auf die letzte aller gefüllten Zellen in dieser Richtung gesetzt. Ist dies bereits die letzte gefüllte Zelle eines Datenblocks, wird der Cursor auf die erste gefüllte Zelle des nächsten Datenblocks gesetzt. Ist die aktuelle Zelle leer, wird der Cursor ebenfalls auf die erste gefüllte Zelle des nächsten Datenblocks gesetzt.

Zellenmarkierung mit Hilfe des Befehls Gehe zu

Mit Hilfe des Befehls Bearbeiten/Gehe zu können Sie jede beliebige Zelladresse anzeigen lassen. (Die Zelladresse setzt sich aus Spaltenbuchstabe und Zeilennummer zusammen.) Auch Namen benannter Zellen oder Zellbereiche können Sie im Dialogfeld Gehe zu angeben. Im letzteren Fall wird der gesamte Bereich markiert. (Benannte Bereiche sind Zellen oder Bereiche, denen ein Name zugewiesen wurde; in der Regel ein aussagekräftiger Name wie Einkünfte, der den Inhalt des betreffenden Datenblocks beschreibt.)

Um den Befehl Gehe zu anzuwenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Bearbeiten/Gehe zu, oder drücken Sie die Taste (F5). Das Dialogfeld Gehe zu wird eingeblendet (siehe Bild 3.4).
• Tragen Sie in das Eingabefeld Bezug die Adresse der zu markierenden Zelle bzw. des Zellbereichs ein.
• Wählen Sie OK, oder drücken Sie (Eingabetaste).

Um einen benannten Bereich innerhalb des aktiven Tabellenblatts anzuzeigen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie in der Funktionsleiste auf den Abwärtspfeil der Drop-down-Liste Namenfeld. Die Liste ist alphabetisch geordnet und umfaßt die Namen aller benannten Zellen und Bereiche in der aktuellen Tabelle (siehe Bild 3.7).
• Klicken Sie auf den Namen des Bereichs, der markiert werden soll.

Abbildung 3.7: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um eine Liste der verfügbaren Bereichsnamen einzublenden.

Bereiche markieren

Markieren Sie einen Zellbereich, wenn Sie einen Befehl auf alle Zellen dieses Bereichs anwenden wollen oder Daten nur in die Zellen dieses Bereichs eingeben wollen.

Um einen Zellbereich mit der Maus zu markieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie auf die Zelle an der Ecke links oben im Bereich.
• Ziehen Sie den Cursor auf die gegenüberliegende Ecke des Bereichs, und lassen Sie die Maustaste los.

Es wird ein rechteckiger Zellbereich markiert (siehe Bild 3.8.). Achten Sie darauf, daß sich der Cursor auf der richtigen Zelle befindet, wenn Sie die Maustaste loslassen.

Abbildung 3.8: Markieren Sie einen Bereich, indem Sie auf die erste Zelle klicken und dann den Cursor auf die gegenüberliegende Ecke ziehen.

Befindet sich eine Ecke des Bereichs außerhalb des aktuellen Fensterausschnitts, so ziehen Sie den Cursor gegen die Fensterkante, in deren Richtung die Zelle liegt. Der Fensterausschnitt wird entsprechend verschoben. Beim Ziehen erscheint im Namenfeld der Funktionsleiste eine PositionsInfo, die die jeweils markierte Anzahl an Zellen anzeigt. 28Z x 1S beispielsweise bedeutet, daß gerade 28 Zeilen und eine Spalte markiert sind.

Um einen Zellbereich mit Hilfe der Tastatur zu markieren, drücken und halten Sie die Taste (Umschalt) und markieren dann den Bereich mit Hilfe der Bewegungs- und Richtungstasten. Oder Sie drücken (F8), dann die Bewegungs- und Richtungstasten, dann erneut (F8).

Befindet sich die gegenüberliegende Ecke außerhalb des aktuellen Fensterausschnitts, halten Sie weiterhin die Taste (Umschalt) und drücken die Bewegungs- oder Richtungstaste. Der Fensterausschnitt wird in die entsprechende Richtung verschoben.

Im Namenfeld der Funktionsleiste wird während des Markierens die Anzahl der jeweils markierten Zeilen und Spalten angezeigt.

Große Bereiche markieren

In manchen Fällen ist ein Bereich so groß, daß das Ziehen der Maus oder das Drücken von Tasten einige Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb gibt es hierfür schnellere Methoden.

Um einen großen Bereich mit Hilfe der Tastatur zu markieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den Anfang des Bereichs.
• Wählen Sie Bearbeiten/Gehe zu, oder drücken Sie (F5).
• Tragen Sie in das Eingabefeld Bezug die Adresse der gegenüberliegenden Ecke ein.
• Halten Sie die Taste (Umschalt), während Sie auf OK klicken oder (Eingabetaste) drücken.

Um einen Bereich zu markieren, der nicht an der aktuellen Cursorposition beginnt, wählen Sie Bearbeiten/Gehe zu (oder drücken (F5)) und tragen in das Feld Bezug die Adresse des Bereichs ein, etwa A5:F12, und wählen dann OK oder drücken (Eingabetaste). In diesem Fall ist A5 die erste Ecke des Zellbereichs und F12 die gegenüberliegende.

Um einen großen Bereich mit Hilfe der Maus zu markieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den Bereichsanfang.
• Zeigen Sie den Fensterausschnitt mit der gegenüberliegenden Ecke an. (Klicken Sie noch nicht in das Blatt, damit die erste Zelle aktiv bleibt.)
• Drücken und halten Sie die Taste (Umschalt), und klicken Sie erst jetzt auf die zweite Ecke. Alle Zellen zwischen den beiden Ecken sind markiert.

Sie können einen Bereich auch markieren, indem Sie mit (F8) den Erweiterungsmodus aktivieren. Das Resultat ist dasselbe wie beim Halten der Taste (Umschalt).

Um einen Bereich mit Hilfe des Erweiterungsmodus zu markieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die erste Ecke des Bereichs mit Hilfe der Maus oder der Tastatur.
• Drücken Sie (F8), um den Erweiterungsmodus zu aktivieren. In der Statusleiste erscheint der Indikator ERW.
• Markieren Sie die gegenüberliegende Ecke, indem Sie darauf klicken oder den Bereich schrittweise mit Hilfe der Bewegungs- und Richtungstasten markieren.
• Drücken Sie erneut (F8), um den Erweiterungsmodus wieder abzuschalten.

Solange in der Statusleiste der Indikator ERW zu sehen ist, bleibt der für den Bereichsanfang gesetzte Anker erhalten.

Sie können für die Bereichsmarkierung alle Ihnen bekannten Mausaktionen und Bewegungs- und Richtungstasten mit (Umschalt) oder (F8) kombinieren. In Tabelle 3.5 sind die Direktbefehle für die Markierung von Zellbereichen aufgelistet.

Tabelle 3.5: Direktbefehle für die Bereichsmarkierung.

Mehrfachmarkierung

In Excel können Sie mehrere, nichtangrenzende Bereiche gleichzeitig markieren. Dadurch bietet sich Ihnen die Möglichkeit, mehrere Bereiche mit einem einzigen Befehl zu formatieren, verschiedene Teile der Tabelle in einem Arbeitsgang zu drucken oder den Inhalt mehrerer Zellen gleichzeitig zu löschen.

Um mehrere Bereiche mit Hilfe der Maus zu markieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den ersten Bereich.
• Halten Sie die Taste (Strg), und markieren Sie den nächsten Bereich.
• Lassen Sie die Taste (Strg) los.
• Wiederholen Sie Schritt 2 und 3 für jeden weiteren, zu markierenden Bereich.

In Bild 3.9 sehen Sie ein Beispiel für eine solche Mehrfachmarkierung.

Abbildung 3.9: Drücken Sie (Strg), während Sie weitere Bereiche markieren.

Um mehrere Bereiche mit Hilfe des Dialogfelds Gehe zu zu markieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Drücken Sie (F5).
• Tragen Sie in das Eingabefeld Bezug die Namen oder Adressen der zu markierenden Bereiche ein, wobei die einzelnen Bereiche durch Semikolons voneinander getrennt werden (siehe Bild 3.10). Verwenden Sie keine Leerzeichen.
• Wählen Sie OK.

Abbildung 3.10: Markieren Sie mehrere Bereiche, indem Sie drücken und die, durch Semikolons getrennten, Bezüge angeben.

Blöcke angrenzender Zellen markieren

Oft liegen die zu kopierenden Daten in angrenzenden Zellblöcken, beispielsweise die Zeilen eines ausgefüllten Budgetblatts oder die ausgefüllten Spalten einer Datenbank. Das Markieren aller Zellen einer solchen Zeile oder das Markieren einer Spalte ist mit Hilfe der Maus oder auch mit Tastatur-Direktbefehlen ein Leichtes. Vergessen Sie dabei nicht, daß Sie durch Drücken der Taste (Umschalt) den Erweiterungsmodus aktivieren können. In Bild 3.11 beispielsweise wurde mit (Umschalt)+Doppelklick auf die Kante von Zelle B8 die Zeile bis zum Ende des Datenblocks markiert.

Abbildung 3.11: Mit (Umschalt)+Doppelklick auf eine Zellkante läßt sich eine Zeile oder Spalte bis zum Ende des Datenblocks markieren.

Mit Hilfe der Maus lassen sich angrenzende Zellen markieren, indem Sie (Umschalt) drücken und zweimal auf die Seite der Zelle klicken, in deren Richtung die Markierung erweitert werden soll. In Bild 3.11 etwa ist A8 die aktive Zelle. Um auch die Zellen A9:H9 zu markieren, drücken Sie (Umschalt) und klicken zweimal auf die rechte Zellkante, also die Kante zwischen A9 und B9.

Sie können angrenzende Zellen auch mit Hilfe der Tastatur markieren. Dazu markieren Sie die erste Zelle und drücken dann (Umschalt)+(Strg), während Sie wiederholt die entsprechende Richtungstaste drücken. Gefüllte Zellen werden markiert, bis eine leere Zelle erreicht ist.

Sie sollten bei der Anwendung dieser Markierungstechniken vorsichtig sein. Sie sind zwar schnell, allerdings hat man auch leicht einen Teil der beabsichtigten Markierung vergessen. Angenommen, Sie befinden sich in einer ausgefüllten Zelle und markieren mit Hilfe dieser Technik eine Zeile oder Spalte, so endet die Markierung, sobald eine leere Zelle erreicht ist. Dies kann etwa bei Datenbanken zu Problemen führen, wo oft mehrere leere Zellen in einer Spalte vorkommen. Sie mögen annehmen, daß die gesamte Spalte markiert ist, dabei wird die Markierung auf halbem Weg durch eine leere Zelle unterbrochen.

Sie können auch einen rechteckigen Bereich markieren, der alle ausgefüllten Zellen um die aktive Zelle umfaßt. Dazu markieren Sie eine der ausgefüllten Zellen und drücken (Strg)+(Umschalt)+*. Dies ist der Direktbefehl für Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte/Aktueller Bereich. In einem der nachfolgenden Abschnitte, »Zellen nach inhaltlichen Kriterien markieren«, werden weitere Optionen des Befehls Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte erläutert.

Nachdem Sie die Zellen so markiert haben, können Sie die Markierung beibehalten und mit (Tab), (Umschalt)+(Tab), (Eingabetaste) oder (Umschalt)+(Eingabetaste) verschiedene Zellen dieses Bereichs aktivieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, in der Funktionsleiste den Inhalt einzelner Zellen zu betrachten und dennoch die Bereichsmarkierung aufrechtzuerhalten.

AutoBerechnen

Wenn Sie einen Bereich markiert haben, wird rechts in der Statusleiste die Summe der Zahlen in diesem Bereich angezeigt. Mit Hilfe dieses Leistungsmerkmals können Sie schnell eine Summe ablesen, ohne eine Formel eingeben oder einen Rechner verwenden zu müssen. Sie markieren einfach die fragliche Zahlenkolonne und schauen nach rechts unten auf das Feld AutoBerechnen.

Dieses Leistungsmerkmal bietet Ihnen auch die Möglichkeit, schnell den Mittelwert zu ermitteln, die Zellen oder Zahlen im markierten Bereich zu zählen und den höchsten oder niedrigsten Wert dieser Auswahl anzuzeigen. Um die hierfür verwendete Funktion zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld AutoBerechnen in der Statusleiste. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die gewünschte Funktion. Das Ergebnis wird im Feld AutoBerechnen angezeigt.

Zeilen und Spalten markieren

Manche Operationen lassen sich schneller ausführen, wenn Sie eine ganze Zeile oder Spalte auf einmal markieren. Für Formatierungsaufgaben etwa eignet sich diese Arbeitsweise besonders. In Bild 3.12 sind drei Zeilen und eine Spalte markiert.

Abbildung 3.12: Sie sparen Zeit, wenn Sie ganze Zeilen oder Spalten markieren und diese anschließend formatieren.

Um eine ganze Zeile oder Spalte mit der Maus zu markieren, klicken Sie auf die Zeilen- bzw. Spaltenüberschrift. Klicken Sie beispielsweise am linken Blattrand auf die Ziffer 5, um die gesamte Zeile 5 zu markieren. Angrenzende Zeilen bzw. Spalten können Sie gleich mitmarkieren, indem Sie den Cursor über die benachbarten Überschriften ziehen. Oder Sie klikken auf die erste Überschrift, drücken (Umschalt) und klicken dann auf die letzte Überschrift. Für die Markierung nichtangrenzender Überschriften klicken Sie auf die erste, drücken und halten die Taste (Strg) und klicken dann auf weitere Überschriften.

Sie können die Zeile oder Spalte der aktiven Zelle auch mit Hilfe der Tastatur markieren. Dazu verwenden Sie die Direktbefehle in der nachstehenden Tabelle.

Tabelle 3.6: Direktbefehle zur Markierung der aktuellen Zeile oder Spalte.

Nachdem Sie eine Zeile oder Spalte markiert haben, können Sie weitere angrenzende Zeilen oder Spalten markieren, indem Sie (Umschalt) drücken und halten und die entsprechenden Richtungstasten drücken.

Bild 3.12 veranschaulicht, wie Sie mehrere Zeilen und Spalten markieren können, um sie anschließend mit einem Formatierungsbefehl alle gleich zu formatieren (etwa indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Fett klicken). Nichtangrenzende Spalten und Zeilen wie in der Abbildung markieren Sie, indem Sie (Strg) drücken und auf die einzelnen Zeilen- und Spaltenüberschriften klicken. Es ist auch möglich, Zeilen und Spalten gleichzeitig zu markieren.

Zellen nach inhaltlichen Kriterien markieren

Excel verfügt über einen sehr wertvollen Befehl, der die Markierung von Zellen nach inhaltlichen Kriterien oder nach der Beziehung zu Formeln erlaubt. Dabei lassen sich Markierungen nach folgenden Kriterien vornehmen:

• Zellen mit Werten innerhalb eines Formelbereichs oder umgekehrt
• Zusammenhängende Formeln
• Alle Kommentare
• Ein rechteckiger Bereich, der alle angrenzenden gefüllten Zellen umfaßt
• Matrizen
• Fehler
• Eingebettete Grafik- oder Diagrammobjekte

Um Zellen nach ihrem Inhalt zu markieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Um die gesamte Tabelle nach einem bestimmten Zellinhalt zu untersuchen, markieren Sie eine einzelne Zelle, oder Sie markieren einen Bereich, um die Zellen innerhalb des Bereichs zu überprüfen.
• Wählen Sie Bearbeiten/Gehe zu, oder drücken Sie (F5).
• Wählen Sie im Dialogfeld Gehe zu die Schaltfläche Inhalte. Das Dialogfeld Inhalte auswählen wird eingeblendet (siehe Bild 3.13).

Abbildung 3.13: Nachdem Sie gedrückt und Inhalte gewählt haben, können Sie den Inhalt der zu markierenden Zellen bestimmen.

• Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Kommentare: Es werden alle Zellen markiert, die einen Kommentar enthalten.

Konstanten: Es werden alle Zellen mit Konstanten markiert. Mit Hilfe der Kontrollkästchen unter der Option Formeln können Sie näher bestimmen, welcher Konstantentyp zu markieren ist.

Formeln: Es werden alle Zellen mit Formeln markiert, deren Ergebnis dem unten angekreuzten Typ entspricht.

Kontrollkästchen:

Zahlen: Zellen mit nummerischen Werten.

Text: Zellen mit Text.

Wahrheitswerte: Zellen mit logischen Werten.

Fehlerwerte: Zellen, die Fehler enthalten.

Leerzellen: Es werden die leeren Zellen in der Tabelle markiert.

Aktueller Bereich: Es wird ein rechteckiger Zellblock mit den an die aktuelle Zelle angrenzenden, gefüllten Zellen markiert (Direktbefehl: (Strg)+(*)).

Aktuelle Matrix: Markiert die Matrix mit der aktiven Zelle (Direktbefehl: (Strg)+(/)).

Objekte: Alle grafischen Objekte in der Tabelle werden markiert.

Zeilenunterschiede: Markiert Zellen mit Formeln, die andere Bezüge wie die anderen Formeln in der Zeile besitzen.

Spaltenunterschiede: Markiert Zellen mit Formeln, die andere Bezüge wie die anderen Formeln in der Spalte besitzen.

Vorgängerzellen: Es werden alle Zellen markiert, die in der Formel in der aktuellen Zelle verwendet werden. Mit Hilfe der Kontrollkästchen unter der Option Nachfolgerzellen können Sie bestimmen, auf wie viele Ebenen sich diese Auswahl bezieht.

Nachfolgerzellen: Markiert alle Zellen mit Formeln, die von den Ergebnissen dieser Zelle abhängen. Bestimmen Sie mit Hilfe der Kontrollkästchen zudem, auf wie viele Ebenen sich diese Auswahl bezieht.

Kontrollkästchen:

Nur direkte: Nur die erste Ebene an Vorgänger- bzw. Nachfolgerzellen wird markiert.

Alle Ebenen: Alle Vorgänger- bzw. Nachfolgerzellen werden markiert.

Letzte Zelle: Es wird die letzte Zelle markiert, also die Zelle ganz unten rechts.

Nur sichtbare Zellen: Markiert nur die sichtbaren Zellen, um Änderungen an Zellen in reduzierten Gliederungen oder ausgeblendeten Zeilen oder Spalten zu verhindern.

Bedingte Formate: Markiert nur die Zellen mit bedingten Formaten. Mit Hilfe der Kontrollkästchen unter der Option Gültigkeitsprüfung können Sie festlegen, ob alle oder nur gleiche, bedingte Formate zu markieren sind.

Gültigkeitsprüfung: Es werden nur die Zellen markiert, auf die Regeln einer Gültigkeitsprüfung angewendet wurden. Legen Sie mit Hilfe der Kontrollkästchen fest, ob dabei alle oder nur gleiche Regeln zu berücksichtigen sind.

Kontrollkästchen:

Alles: Alle Zellen mit bedingten Formaten bzw. Gültigkeitsregeln werden markiert.

Gleiche: Es werden nur die Zellen markiert, deren Formate bzw. Gültigkeitsregeln mit dem Format bzw. der Regel der aktuellen Zelle übereinstimmen.

• Wählen Sie OK.

Markierungstips

Mit Bearbeiten/Gehe zu oder durch Drücken von (F5) können Sie häufig verwendete Bereiche schnell wieder anzeigen. Es empfiehlt sich, solche Zellen und Bereiche mit Einfügen/Namen/Festlegen zu benennen, denn benannte Bereiche werden im Dialogfeld Gehe zu ebenfalls angezeigt. Um einen benannten Bereich anzuzeigen, drücken Sie also einfach (F5) und klicken zweimal auf seinen Namen.

Bei umfangreichen Listen, Datenbanken oder Druckbereichen ist es oft unmöglich, den Bereich um eine Ecke zu sehen und zu überprüfen. In Excel können Sie die verschiedenen Zellen nacheinander aktivieren und dennoch den Bereich markiert lassen, indem Sie die Taste (Tab) drücken.

Es ist nicht notwendig, die gesamte Markierung wieder aufzuheben, wenn nicht exakt der von Ihnen beabsichtigte Bereich markiert wurde. Um die Markierung anzupassen, können Sie vielmehr folgende Arbeitsschritte ausführen:

• Drücken Sie (Tab), bis die Zelle aktiv ist, die der zu verschiebenden Zelle diagonal gegenüberliegt.
• Drücken Sie (Umschalt) und eine Richtungstaste. Die der aktiven Zelle gegenüberliegende Ecke wird verschoben.

Mit (F5) können Sie schnell eine der letzen vier Positionen wieder markieren. Im Dialogfeld Gehe zu werden die letzten vier Positionen angezeigt, die Sie mit Hilfe dieses Dialogfelds markiert haben. Klicken Sie zweimal auf einen dieser Bezüge oder Namen, oder markieren Sie einen und wählen Sie dann OK.

Wenn Sie den Wert einer Zelle (den Text, die Zahl oder die Formel) kennen, aber nicht wissen, wo in der Tabelle dieser Wert vorkommt, verwenden Sie den Befehl Bearbeiten/Suchen. Mit Hilfe des Dialogfelds Suchen können Sie nummerische und alphanummerische Werte anzeigen, vollständige Formeln und Formelausdrücke sowie den Inhalt von Kommentaren.

Nachdem Sie Zellen mit Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte markiert haben, können Sie die Markierungen beibehalten und mit (Tab), (Umschalt)+(Tab), (Eingabetaste) oder (Umschalt)+(Eingabetaste) verschiedene Zellen innerhalb der markierten Bereiche ansteuern. Anhand dieser Technik können Sie in der Funktionsleiste den Inhalt verschiedener Zellen betrachten, ohne die Bereichsmarkierung aufheben zu müssen.