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Daten eingeben und bearbeiten

Der besondere Nutzen von Excel zeigt sich in der Speicherung, Manipulation und Anzeige von Daten. Doch damit Sie mit den Daten in Excel arbeiten können, müssen Sie diese erst eingeben. Das vorliegende Kapitel erörtert die verschiedenen Datentypen, die eine Zelle aufnehmen kann und erläutert, wie man Daten eingibt. n

Daten eingeben

Die Zellen eines Excel-Tabellenblatts können Werte oder Formeln beinhalten. Als konstante Werte in Zellen sind Zahlen, Text, Datumsangaben, Zeitangaben, logische Werte und Fehlerwerte möglich. Ein logischer Wert wie TRUE oder FALSE ist das Ergebnis, das nach der Überprüfung einer Bedingung angezeigt wird. Fehlerwerte wie #ZAHL! erscheinen, wenn sich eine Formel in einer Zelle nicht berechnen läßt.

Wenn Sie einen Wert oder eine Formel in die aktive Zelle eingeben, erscheint diese Eingabe an der Einfügemarke in der Zelle. Zudem wird sie im langen Eingabefeld rechts in der Funktionsleiste angezeigt. Ist die direkte Zellbearbeitung aktiviert, läßt sich die Eingabe und Bearbeitung auch direkt in der Zelle vornehmen. Selbst wenn das Eingegebene die Breite der Zelle überschreitet, wird der gesamte Zellinhalt angezeigt, so daß Sie Ihre Eingabe direkt überprüfen können. In Bild 4.1 ist die aktuelle Eingabe in der Funktionsleiste sowie in Zelle D5 sichtbar.

Abbildung 4.1: Eingaben und Änderungen nehmen Sie in der Funktionsleiste oben im Bildschirm vor. Bei aktivierter direkter Zellbearbeitung ist auch eine Eingabe über die Zelle möglich.

Die Einfügemarke, ein blinkender, vertikaler Strich in der Funktionsleiste bzw. der Zelle zeigt an, wo die eingegebenen Zeichen erscheinen. Excel 97 wurde zudem um eine Farbkodierung ergänzt, die bei Aktivierung des Eingabemodus in Erscheinung tritt. Zellbezüge sowie eine Umrahmung der entsprechenden Zellen in der Tabelle werden in unterschiedlichen Farben angezeigt. Beim Eingeben oder Bearbeiten via Funktionsleiste werden links vom Eingabefeld zwei Schaltflächen angezeigt. Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Abbrechen (die Schaltfläche mit dem X) , so wird die Eingabe oder Änderung zurückgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eingeben, wird der neue Inhalt übernommen und in der Zelle gespeichert. Die Drop-down-Liste Namenfeld bzw. Funktionenfeld – bietet die Möglichkeit, benannte Zellbezüge oder auch Funktionen in Formeln einzusetzen.

In früheren Versionen befand sich neben dem Eingabefeld die Schaltfläche Funktions-Assistent. Damit konnte man ein Dialogfeld öffnen, das bei der Verwendung integrierter Funktionen assistierte. Diese Schaltfläche ermöglicht es Ihnen immer noch, eine Funktion direkt in die Zelle einzugeben, ist jetzt aber als Schaltfläche Funktions-Assistent in der Standard-Symbolleiste zu finden. Außerdem wurde die Schaltfläche Formeln bearbeiten (die Schaltfläche mit dem Gleichheitszeichen) hinzugefügt, die Hilfestellung beim Erstellen von Formeln bietet. Wenn Sie diese Schaltfläche wählen, wird unter der Funktionsleiste die Formelpalette geöffnet. Hier erscheint das Ergebnis der Berechnung, während Sie die Zellbezüge eingeben. Für weitere Ratschläge besitzt die Formelpalette die Schaltfläche Office-Assistent. Ist die gesamte Formel eingegeben, wählen Sie Ende oder drücken (Eingabetaste).

Um Daten mit Hilfe der Funktionsleiste einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:.

• Markieren Sie die Zelle, in die Sie die Daten eingeben wollen.
• Tippen Sie die Daten ein.

Die Eingabe erscheint während des Tippens in der Funktionsleiste. Wenn Sie das Getippte wieder zurücknehmen wollen, klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Abbrechen oder drücken (Esc).

• Um das Getippte als Eingabe in die Zelle zu übernehmen, klicken Sie entweder in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Eingeben oder drücken (Eingabetaste).

Sie können Daten auch direkt in der Zelle eingeben und bearbeiten. Diese Eingabetechnik ist vorzuziehen, wenn Sie die Funktionsleiste ausgeblendet haben, oder wenn das Tabellenblatt wie ein Formular aufgebaut ist, wobei die direkte Zellbearbeitung erwartet wird.

Um die direkte Zellbearbeitung zu aktivieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Extras/Optionen. Das Dialogfeld Optionen wird eingeblendet.
• Öffnen Sie das Register Bearbeiten.
• Aktivieren Sie die Option Direkte Zellbearbeitung aktivieren.
• Wählen Sie OK.

Um Daten direkt in eine Zelle einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie auf die Zelle, in die Sie Daten eingeben wollen.
• Tippen Sie die Daten ein.

Parallel zur Eingabe wird der Zellinhalt erweitert, gegebenenfalls auch über die Zellgrenzen hinaus.

Wenn Sie vor der endgültigen Eingabe das Getippte zurücknehmen möchten, drücken Sie (Esc) oder klicken in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Abbrechen.

Sie haben nun das Grundverfahren für die Eingabe von Daten in eine Tabelle kennengelernt. In den folgenden Abschnitten werden Sie einige Direktbefehle lernen, die die Eingabe von Daten und Formeln erleichtern.

In Zellen, in denen eigentlich ein Wert angezeigt werden sollte, erscheinen Nummernzeichen (####). Ist eine Zelle zu schmal für die komplette Anzeige einer Zahl, so werden in Excel anstelle dieser Zahl entweder Nummernzeichen angezeigt oder der Wert in Exponentialschreibweise. Mit Format/Spalte/Breite läßt sich die Breite der Zelle ändern

Service & Support von Microsoft erhalten Sie auf der folgenden World Wide Web Site: http://www.microsoft.com/germany/support/ Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende Knowledge-Base für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse: http://www.microsoft.com/kb

Text eingeben

Als Texteingabe zählt die Eingabe von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Um Text in eine Zelle einzugeben, markieren Sie die Zelle, tippen den Text ein und übernehmen dann das Getippte als Eingabe, indem Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Eingeben klicken oder (Eingabetaste) drücken.

Sie können bis zu 255 Zeichen in eine Zelle eingeben. (Beachten Sie, daß bei zu schmalen Zellen nicht der gesamte Text angezeigt wird, wenn die Zelle rechts davon ebenfalls Daten enthält.) Wenn Sie Text in eine Zelle eingeben, die immer noch das Originalformat Standard besitzt, so wird der Text innerhalb der Zelle automatisch links ausgerichtet.

Wenn Sie eine Zahl eingeben möchten, die als Text zu interpretieren ist, etwa als Überschrift, so geben Sie ein Hochkomma ein ( ' ) und erst dann die Zahl, z. B. '45.000. Sie können Zahlen auch als Text kennzeichnen, indem Sie zunächst ein Gleichheitszeichen eingeben, und dann die Zahl selbst in Anführungszeichen setzen, z. B. ="45.000". In Zellen mit dem Standardformat werden als Text eingegebene Zahlen auch wie Text linksbündig ausgerichtet. Selbst wenn eine Zahl als Text eingegeben wurde, läßt sich ihr Wert weiterhin in einer numerischen Formel verwenden.

Um einen Bereich mit Zahlen schnell als Text zu formatieren, weisen Sie diesen das Zahlenformat Text zu. Dazu markieren Sie den Zellbereich mit den Zahlen, klicken mit der rechten Maustaste und wählen Zellen formatieren, öffnen das Register Zahlen, wählen im Listenfeld Kategorie das Format Text aus und klicken auf OK.

Eine weitere Möglichkeit, Zahlen als Text zu kennzeichnen, ist die Verwendung der Funktion TEXT( ). Die Funktion TEXT( ) erlaubt die Eingabe von Zahlen in einem bestimmten Format und konvertiert dann die eingegebene Zahl in Text. Diese Methode eignet sich insbesondere für Zahlen, die als Überschriften anzuzeigen sind, oder für vielstellige Zahlen, die die Spaltenbreite überschreiten.

Wenn eine Zahl als Text eingebeben wurde und diese Zahl die Breite der Zelle überschreitet, so wird diese Zahl auch über die Zellgrenzen hinweg angezeigt. Überschreitet hingegen eine Zahl in einem numerischen Format die Zellbreite, so wird die Zelle mit Nummernzeichen ausgefüllt (####), oder in einigen Fällen wird die Zahl auch in Exponentialschreibweise angezeigt.

Sollen in einer Formel mit Text auch Anführungszeichen angezeigt werden, so müssen Sie beide Anführungszeichen mit Anführungszeichen umschließen. Auf jeder Seite des Texts müssen also drei Anführungszeichen eingegeben werden, wie im folgenden Beispiel:

="""Der absolute Hauptgewinner""" &" der Verlierer"

Ausdrücke, die mit einer Zahl beginnen, können Sie direkt in die Zelle eingeben. Die folgende Ortsangabe wird beispielsweise als Text interpretiert, da sie auch Buchstaben enthält:

81379 München

Zahlen eingeben

Zahlen sind konstante Werte, für deren Eingabe folgende Zeichen zulässig sind:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 _ + / . E e

Um eine Zahl einzugeben, markieren Sie die Zelle, geben die Zahl ein und drücken (Eingabetaste) oder klicken in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Eingeben. Sie können ganze Zahlen wie 135 oder 327 eingeben, Dezimalzahlen wie 135,437 oder 327,65; Bruchzahlen wie 1 1/2 oder 2/3 sowie Exponentialzahlen wie 1,35437E+2.

Manchmal werden in Excel neu eingegebene Zahlen und Formeln in der Form 2,67E+9 oder in der Form ######### (siehe Bild 4.2) angezeigt. Die Exponentialschreibweise ist einfach eine andere Form der Zahlendarstellung. Die Exponentialzahl 2,67E+9 etwa repräsentiert die Zahl 2,67 * 10⁹ (= 2 670 000 000), wobei E+9 für 10⁹ steht (1 mit 9 Nullen).

Abbildung 4.2: Die Zeichen #### oder die Exponentialschreibweise werden verwendet, wenn die Spalte nicht breit genug ist für die Darstellung einer Zahl oder eines Datums.Nummernzeichen gefuellte Zellen

Ist eine Zelle mit Nummernzeichen (####) gefüllt, so bedeutet dies, daß die Spaltenbreite für die korrekte Darstellung der Zahl nicht ausreicht. In diesem Fall müssen Sie entweder das Zahlenformat ändern oder die Spaltenbreite verändern.

Vielleicht möchten Sie ein Ergebnis mit numerischem oder Datumsformat in Text umwandeln, da es beispielsweise in der Überschrift angezeigt werden soll und sonst nicht in die Spalte paßt. Dazu verwenden Sie am besten die Funktion TEXT( ). Mit Hilfe der Funktion TEXT( ) lassen sich Ergebnisse mit numerischem oder Datumsformat auch in einem der vorgegebenen oder selbstdefinierten Zahlen- oder Datumsformate formatieren.

Kalkulationsprogramme wie Excel speichern nicht nur den in eine Zelle eingegebenen Wert, sondern auch das Format oder die Darstellung, in der diese Zahl anzuzeigen ist. In Excel wird die Form der Eingabe interpretiert und automatisch in ein passendes Format umgesetzt.

In Tabelle 4.1 sind verschiedene Eingabeformen, das jeweils zugewiesene Format sowie die Anzeige im Tabellenblatt aufgeführt.

Tabelle 4.1: Automatische Formatzuweisung in Excel.

Das zweite Beispiel, 70191 Stuttgart, zeigt, daß ein Eintrag, der keine Zahl und auch kein Datum darstellt, als Text gespeichert wird. Dieses Leistungsmerkmal ist besonders nützlich, wenn Sie Daten für eine Datenbank oder Liste eingeben, etwa Inventurnummern oder Postleitzahlen.

Für eine Bruchzahl geben Sie eine ganze Zahl, ein Leerzeichen und dann den Bruch ein. Für einen Bruch ohne Ganzzahl davor geben Sie eine 0 ein, ein Leerzeichen und dann den Bruch; andernfalls wird die Eingabe als Datum interpretiert. Das Ergebnis ist eine Zahl, die auch für Berechnungen zulässig ist.

Jeder eingegebene Wert wird automatisch mit Dezimalstellen versehen. Die Option Feste Dezimalstellen setzen wurde aktiviert. Um diese Option wieder auszuschalten, wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Bearbeiten, deaktivieren die Option Feste Dezimalstellen setzen und klicken auf OK oder drücken (Eingabetaste). Eingegebene Brüche werden nicht als Bruchzahlen, sondern als Text formatiert. Die AutoKorrektur wurde aktiviert, so daß Werte wie 1/4 formatiert dargestellt werden (Cursor unten). Wählen Sie Extras/AutoKorrektur und deaktivieren Sie die Option Während der Eingabe ersetzen.

Datums- und Zeitangaben

In Excel werden Datums- und Zeitangaben als solche erkannt, wenn Sie diese wie gewohnt eingeben. Wenn Sie ein Datum oder eine Uhrzeit eingeben, wird diese Eingabe in eine serielle Zahl umgewandelt. Diese serielle Zahl repräsentiert die Anzahl der Tage vom Anfang des Jahrhunderts bis zum eingegebenen Datum. Zeitangaben werden als Dezimalzahl eines 24-Stunden-Tages aufgezeichnet.

Um einem Datum das Standarddatumsformat zuzuweisen, markieren Sie die Zelle mit dem Datum und drücken (Strg)+(Umschalt)+(3).

Wird Ihre Eingabe von Excel als zulässiges Datums- oder Zeitformat erkannt, so wird das Datum bzw. die Uhrzeit in der Zelle angezeigt. Korrekt eingegebene Daten erscheinen in der Funktionsleiste im Format TT.MM.JJJJ, selbst wenn die Zelle selbst für eine andere Anzeigeform formatiert ist.

Um einer Zeitangabe das Standardzeitformat zuzuweisen, drücken Sie (Strg)+(Umschalt)+(^).

Ein Direktbefehl für die Eingabe des aktuellen Datums in die aktuelle Zelle ist (Strg)+(.) (Punkt). Und für die Eingabe der aktuellen Uhrzeit drücken Sie (Strg)+(Umschalt)+(.) (Punkt).

Eine gültige Datumsangabe wird, wie eine Zahl, rechtsbündig ausgerichtet. Geben Sie eine gültige Datumsangabe in eine Zelle ein, die zuvor in einem numerischen Format formatiert wurde, so erscheint die serielle Nummer dieses Datums. Angenommen, Sie formatieren eine Zelle als Zahl, die mit Tausendertrennzeichen und zwei Dezimalstellen angezeigt wird (#.##0,00) und geben in diese Zelle 5. Nov 97 ein, so erscheint die Zahl 35.739,00 (35 739 Tage seit dem 31.12.1899).

Wird Ihre Eingabe von Excel nicht als zulässiges Datums- bzw. Zeitformat erkannt, und Sie geben ein Datum mit Buchstaben ein, etwa Sep 5 97), so wird diese Eingabe automatisch als Text interpretiert und demzufolge linksbündig ausgerichtet.

Um ein Datum in eine Zelle einzugeben, tippen Sie es in einem der folgenden Formate in die Zelle ein:

08.07.97
08. Jul 97
08. Jul (Es wird automatisch das aktuelle Jahr laut Systemdatum verwendet.)
Jul 95 (Nur Monat und Jahr werden angezeigt.)
08.07.97 9:45

Sie können auch Daten wie 8.7, 8.7.97, 8-7-97, Juli 97 oder 8. Juli 1997 verwenden, allerdings wird für die Formatierung der Zelle immer eines der oben angeführten Formate verwendet.

In jedem dieser Datumsformate können Sie für die Eingabe ., /, – oder ein Leerzeichen als Trennelement verwenden.

Zeitangaben geben Sie in einem der folgenden Formate ein:

13:32
13:32:45
1:32 PM
1:32:45 PM
06/08/97 13:32

Die ersten beiden Beispiele sind für Zeitangaben im 24-Stunden-Rhythmus gedacht. Soll der 12-Stunden-Rhythmus verwendet werden, setzen Sie hinter die Zeitangabe ein Leerzeichen und dann die Zeichen A, AM, P oder PM (in Groß- oder Kleinbuchstaben). Das Leerzeichen darf auf keinen Fall vergessen werden. Wie Sie im letzten Beispiel sehen, lassen sich Datums- und Zeitangaben kombinieren.

Manchmal wird trotz korrekter Datums- bzw. Zeitangabe als Ergebnis eine Zahl angezeigt. Dies liegt daran, daß zuvor das Zellformat Standard durch ein anderes ersetzt wurde. Um die korrekte Formatierung herzustellen, markieren Sie die Zelle, wählen Format/Zellen oder drücken (Strg)+(1). Öffnen Sie im Dialogfeld Zellen das Register Zahlen, und markieren Sie in der Liste Kategorie den Eintrag Datum bzw. Zeit und wählen Sie dann im Listenfeld rechts das gewünschte Datums- oder Zeitformat aus. Um das so gewählte Format der Zelle zuzuordnen, klicken Sie auf OK.

Ein Datum wurde automatisch in eine Zahl konvertiert. Datumsangaben müssen in einem von Excel interpretierbaren Format eingegeben werden (etwa 4-2-96 oder 4. Feb 96). Besitzt eine Zelle bereits ein numerisches Format, wird ein Datum trotz Eingabe in korrektem Datumsformat als serielle Zahl angezeigt. Mit Format/Zellen können Sie der Zelle wieder ein Datumsformat zuweisen.

AutoKorrektur

Wenn Sie in Excel das Wort »udn« eingeben, werden Sie sich wundern, daß dieses Wort automatisch in »und« umgewandelt wird. Diese Reaktion oder »Korrektur« wird durch das Leistungsmerkmal AutoKorrektur bewirkt. Denn mit Hilfe der AutoKorrektur werden häufig vorkommende Schreibfehler erkannt und bereits bei der Eingabe korrigiert. Man kann die AutoKorrektur auch eingreifen lassen, wenn zwei Großbuchstaben hintereinander geschrieben werden. Eine ganz andere Nutzung dieses Leistungsmerkmals ist die Definition eigener Einträge, und zwar um ein eigenes Set an Abkürzungen festzulegen, das beim Schreiben automatisch durch das vollständige Wort ersetzt wird. Sie können etwa festsetzen, daß bei Eingabe von »bsp« das Wort beispielsweise ausgeschrieben wird. Spezielle AutoKorrektur-Optionen, die unerwünscht sind, können Sie deaktivieren.

Eigene AutoKorrektur-Einträge definieren

Wenn Sie feststellen, daß Sie einen Schreibfehler ständig wiederholen, können Sie Ihre eigenen AutoKorrektur-Einträge definieren. Angenommen, Sie schreiben oft »Kapitle« anstelle von »Kapitel«, so können Sie selbst diesen Eintrag hinzufügen und den Fehler automatisch korrigieren lassen. Oder Sie definieren neue Einträge in Form von Abkürzungen, um so die Datenerfassung zu beschleunigen. AutoKorrektur-Einträge lassen sich manuell definieren oder auch während der Rechtschreibprüfung.

Um AutoKorrektur-Einträge manuell zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Extras/AutoKorrektur. Das Dialogfeld AutoKorrektur erscheint (siehe Bild 4.3).

Abbildung 4.3: Im Dialogfeld AutoKorrektur können Sie neue Einträge definieren oder spezielle AutoKorrektur-Optionen deaktivieren.

• Tragen Sie in das Eingabefeld Ersetzen die fehlerhafte Schreibweise bzw. die Abkürzung ein.
• Tragen Sie in das Eingabefeld Durch die korrekte Schreibweise bzw. das vollständig ausgeschriebene Wort oder einen ganzen Ausdruck ein.
• Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen, damit der neue Eintrag in die Liste der AutoKorrektur-Einträge aufgenommen wird.
• Wiederholen Sie Schritt 2 bis 4 für jeden neuen Eintrag. Sind alle Einträge definiert, wählen Sie OK.

Es ist auch möglich, AutoKorrektur-Einträge während der Rechtschreibprüfung zu definieren. Dazu wählen Sie die Schaltfläche AutoKorrektur, wenn das Programm an einem Fehler anhält.

AutoKorrektur-Einträge wieder löschen

Manchmal möchte man einen AutoKorrektur-Eintrag wieder löschen. Entweder haben Sie einen Eintrag nur versehentlich definiert oder ein Eintrag wird nicht mehr benötigt.

Um einen AutoKorrektur-Eintrag zu löschen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Extras/AutoKorrektur. Das Dialogfeld AutoKorrektur erscheint (siehe Bild 4.3).
• Markieren Sie den Eintrag, der gelöscht werden soll.
• Wählen Sie Löschen.
• Wählen Sie OK.

AutoKorrektur-Optionen ändern

Oft ist die Anwendung bestimmter AutoKorrektur-Optionen unerwünscht. Angenommen, Sie haben Produktnamen mit zwei großen Anfangsbuchstaben einzugeben. Damit der zweite nicht automatisch in einen Kleinbuchstaben umgewandelt wird, müssen Sie diese Funktion deaktivieren.

Um Änderungen hinsichtlich der Funktionsweise des Leistungsmerkmals AutoKorrektur vorzunehmen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Extras/AutoKorrektur. Das Dialogfeld AutoKorrektur erscheint (siehe Bild 4.3).
• Um eine Option zu deaktivieren, klicken Sie in das entsprechende Kontrollkästchen.
• Sind alle unerwünschten Optionen deaktiviert, klicken Sie auf OK.

Eingabehilfen von Excel: Datengültigkeit, AutoEingabe und Auswahllisten

Beim Anlegen eines Tabellenblatts sollten Sie darauf achten, daß die eingegebenen Werte bestimmten Anforderungen entsprechen. Oft kommt es auch vor, daß Sie in einer Tabellenspalte einen bestimmten Wert mehrfach eintragen wollen. Als Eingabehilfen für solche Fälle stehen Ihnen in Excel drei Leistungsmerkmale zur Verfügung. Neu in Excel 97 ist das Merkmal Datengültigkeit, das die Festlegung eines bestimmten Datentyps sowie die Definition einer Eingabe- oder Fehlermeldung erlaubt. Bei Falscheingabe wird das von Ihnen definierte Fenster eingeblendet. Die AutoEingabe vervollständigt den Inhalt einer Zelle automatisch, wenn die ersten Zeichen einem Eintrag weiter oben entsprechen. Auswahllisten schließlich gestatten es dem Anwender, die Daten aus einer Liste mit mehreren Einträgen auszuwählen.
Ein gutes Beispiel ist eine Tabelle für die Aufzeichnung der Geschäftsaufwendungen. In der ersten Spalte geben Sie verschiedene Aufwendungsposten ein (Reisekosten, Büromaterial, usw.). Für die Eingabe wiederkehrender Posten können Sie entweder die gesamte Bezeichnung noch einmal eingeben oder mit Hilfe des Merkmals AutoEingabe oder einer Auswahlliste einen vorhandenen Eintrag übernehmen. Sie können auch bestimmte Gültigkeitskriterien definieren, so daß beispielsweise Ausgaben über 800,- DM nicht akzeptiert werden.

Anhand der Datengültigkeit die Dateneingabe kontrollieren

Das Leistungsmerkmal Datengültigkeit wurde neu in Excel 97 aufgenommen, um die Definition bestimmter Eingabekriterien für eine Zelle oder einen Zellbereich zu erlauben. Man kann festlegen, daß der Anwender entweder sofort zur Eingabe der korrekten Information aufgefordert wird, oder bei einer Falscheingabe einfach ein Meldungsfenster einblenden lassen, das auf den Fehler hinweist und die gültigen Eingabekriterien erläutert.

Eine Eingabemeldung eignet sich etwa für Tabellenblätter, die das Aussehen eines Formulars besitzen. Sobald der Anwender die betreffende Zelle markiert, wird die Eingabeaufforderung entweder als Kommentar oder – wenn verfügbar – als Meldung des Office-Assistenten eingeblendet.

Oft ist es praktischer, ein Meldungsfenster nur dann einblenden zu lassen, wenn bereits eine Eingabe erfolgt ist, die den festgelegten Kriterien nicht entspricht. Auch diese Fehlermeldung kann entweder als Meldungsfenster oder als Office-Assistent-Meldung angezeigt werden.

Unabhängig davon, ob eine Meldung vor oder nach der Dateneingabe erscheint, müssen Sie immer einen Gültigkeitsbereich sowie die Bewertungskriterien bestimmen (siehe Bild 4.4). Nachdem der Bereich markiert ist und die Einstellungen für diese Gültigkeitskriterien vorgenommen wurden, können Sie eine Eingabe- oder eine Fehlermeldung definieren.

Abbildung 4.4: Das Dialogfeld Gültigkeit ist hier so eingestellt,
daß keine Ausgaben über 800,- DM möglich sind.

Um die Überprüfungskriterien festzulegen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich.
• Wählen Sie Daten/Gültigkeit. Das Dialogfeld Gültigkeit wird eingeblendet.
• Öffnen Sie das Register Einstellungen.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Zulassen den geforderten Datentyp aus.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Daten einen Operator aus.
• Geben Sie in die Eingabefelder Minimum und Maximum den niedrigsten und höchsten zulässigen (bzw. nichtzulässigen) Wert ein.

Um eine Eingabemeldung zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Öffnen Sie das Register Eingabemeldung, nachdem Sie die Gültigkeitskriterien festgelegt haben.
• Stellen Sie sicher, daß die Option Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird aktiviert ist.
• Geben Sie einen Titel für die Meldung ein.
• Geben Sie den Text für die Eingabemeldung ein.
• Wählen Sie OK, damit alle Einstellungen gespeichert werden.

Um eine Fehlermeldung zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Öffnen Sie das Register Fehlermeldung, nachdem Sie die Gültigkeitskriterien festgelegt haben.
• Stellen Sie sicher, daß die Option Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden aktiviert ist.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste einen Stil für die Meldung aus.
• Geben Sie einen Titel für die Meldung ein.
• Geben Sie den Text für die Fehlermeldung ein.
• Wählen Sie OK, damit alle Einstellungen gespeichert werden.

Eingabe- und Fehlermeldung können kombiniert oder auch gesondert eingesetzt werden. Allerdings müssen jedesmal die Einstellungen festgelegt werden.

AutoEingabe bei mehrfach vorkommenden Werten

Das Leistungsmerkmal AutoEingabe erleichtert Ihnen die wiederholte Eingabe desselben Texts in einer Spalte. Sie brauchen diesen Text nicht jedesmal neu eingeben, sondern nur einmal. Wenn Sie nun in einer Spalte einen bestimmten Text noch einmal benötigen, geben Sie nur die ersten Buchstaben ein, und der Rest wird mit Hilfe der AutoEingabe automatisch angezeigt. Damit dieser Text übernommen wird, drücken Sie einfach die Taste (Eingabetaste). Wenn Sie jedoch einen anderen Text eingeben wollen – der eben nur gleich beginnt –, schreiben Sie einfach weiter.

Bei dem Beispiel mit den Geschäftsausgaben müssen Sie den Posten »Reisekosten« etwa beim ersten Mal noch ausschreiben. Danach geben Sie nur noch Re ein und der Rest wird automatisch ausgefüllt. Und Sie brauchen nur noch (Eingabetaste) drücken.

AutoEingabe und Auswahllisten lassen sich auf numerische und Datumseingaben nicht anwenden. Doch mit Hilfe der Datengültigkeit läßt sich auch die Eingabe von Zahlen und Daten kontrollieren.

Dateneingabe mit Hilfe von Auswahllisten

Eine andere Methode, wiederholten Text einzugeben, steht Ihnen in Form von Auswahllisten zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Leistungsmerkmals läßt sich eine Liste aller Textelemente einblenden, die Sie bisher in eine Spalte eingegeben haben. Durch den Einsatz von Auswahllisten sind Konsistenz und Genauigkeit bei der Texteingabe gewährleistet, so daß Firmen- oder Produktbezeichnungen immer in exakt der gleichen Schreibweise angegeben sind. Bei manueller Eingabe werden für eine Firma oft unterschiedliche Bezeichnungen wie Qualitas, Qualitas GmbH oder Qualitas Bauteile verwendet. Wählen Sie den Namen hingegen aus einer Auswahlliste aus, lauten alle Einträge gleich und zudem sparen Sie sich viel Zeit und Tipparbeit.

Um eine Liste von Texteinträgen anzulegen, in denen Sie eine Auswahlliste verwenden können, müssen Sie in eine Spalte die einzelnen Einträge untereinander tippen. Sie können nun irgendwo in derselben Spalte neue Daten mit Hilfe einer Auswahlliste eintragen. Diese Liste umfaßt alle Elemente, die bisher in diese Spalte eingegeben wurden.

Um Daten mit Hilfe einer Auswahlliste einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, damit das Kontextmenü eingeblendet wird.
• Wählen Sie den Menübefehl Auswahlliste. Es wird eine Liste mit allen Elementen eingeblendet, die bisher in diese Spalte eingegeben wurden (siehe Bild 4.5).
• Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag.

Abbildung 4.5: Für die Eingabe wiederholter Daten können Sie eine Auswahlliste aller bisherigen Einträge einblenden.

Um eine Auswahlliste mit Hilfe der Tastatur aufzurufen, markieren Sie eine Zelle und drükken (Alt)+(Cursor unten). Wählen Sie den Eintrag mit (Cursor oben) und (Cursor unten) aus, und drücken Sie (Eingabetaste).

Text und Formeln bearbeiten

Wenn Sie einen Eintrag ändern müssen, können Sie den Eintrag entweder in der Funktionsleiste oder in der Zelle selbst bearbeiten. Wenn Sie die Arbeit mit der Funktionsleiste bereits gewohnt sind, können Sie diese weiterhin verwenden. Bei Tabellenblättern jedoch, die wie ein Formular aufgebaut sind, erwarten die Anwender meist, daß sie die Daten direkt in die Zelle eingeben können.

Bearbeitung in der Funktionsleiste

Um eine Zelle via Funktionsleiste zu bearbeiten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle mit den Daten, die geändert werden müssen.
• Setzen Sie die Einfügemarke in den Text im Eingabefeld der Funktionsleiste.

Über dem Eingabefeld nimmt der Cursor die I-Form an. Setzen Sie diese Marke auf die Stelle des Zellinhalts, an der Sie Zeichen löschen oder einfügen möchten oder markieren Sie per Doppelklick ein Wort. Der blinkende I-Cursor kennzeichnet jetzt die Einfügestelle.

Auf der Tastatur drücken Sie (F2) und setzen die Einfügemarke mit Hilfe der Richtungstasten auf die Stelle, an der Sie den Text ändern wollen.

• Ändern Sie die Daten bzw. die Formel.

Bearbeitung in der Zelle

Um Änderungen direkt in einer Zelle auszuführen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie zweimal auf die Zelle.
• Versetzen Sie die Einfügemarke mit Hilfe der Richtungstasten oder der Maus.
• Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
• Drücken Sie (Eingabetaste), um die Änderungen zu übernehmen, oder (Esc), um den Inhalt unverändert zu lassen.

Damit eine Bearbeitung direkt in der Zelle möglich ist, wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Bearbeiten und aktivieren die Option Direkte Zellbearbeitung aktivieren.

Wenn Sie wissen, daß eine Formel einen Fehler enthält, diesen aber nicht finden können, sollten Sie nicht (Esc) drücken, da der Zellinhalt sonst gelöscht wird. Löschen Sie besser das Gleichheitszeichen, und drücken Sie dann (Eingabetaste). Die Formel wird in der Zelle als Text angezeigt. Wenn Sie dann später wissen, wie sich die Formel korrigieren läßt, markieren Sie die Zelle erneut, setzen die Einfügemarke an den Anfang der Formel, geben das Gleichheitszeichen wieder ein und korrigieren die Formel.

Tabelle 4.2 umfaßt eine Liste von Tastatur-Direktbefehlen und Mausaktionen für die Bearbeitung.

Tabelle 4.2: Direktbefehle und Mausaktionen für die Bearbeitung. (Forts.)

Wenn Sie denselben Text an mehreren Stellen einsetzen möchten, markieren Sie den Text, und kopieren Sie ihn mit Bearbeiten/Kopieren. Setzen Sie dann die Einfügemarke auf die Eingabestelle, und wählen Sie Bearbeiten/Einfügen.

Excel befindet sich standardmäßig im Einfügemodus, so daß der Text rechts von der Einfügemarke nach rechts geschoben wird. Wenn Sie den Text rechts überschreiben wollen, drükken Sie die Taste (Einfg) und geben Sie dann den Text ein. Wenn Sie (Einfg) ein zweites Mal drücken, wird der Einfügemodus wieder aktiviert.

Mit (Rückschritt) löschen Sie einzelne Zeichen links von der Einfügemarke und mit (Entf) einzelne Zeichen rechts davon.

Wenn ein Signalton ausgegeben und die Änderung eines Zellinhalts verhindert wird, so ist diese Zelle vermutlich schreibgeschützt.

Änderungen rückgängig machen und wiederherstellen

Wenn Sie die letzte Eingabe oder den zuletzt ausgeführten Befehl rückgängig machen wollen, wählen Sie Bearbeiten/Rückgängig oder klicken in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Rückgängig. Um einen Befehl rückgängig zu machen, müssen Sie diese Operation umittelbar nach seiner Ausführung ausführen. Um einen rückgängig gemachten Befehl wiederherzustellen, wählen Sie Bearbeiten/Wiederholen oder klicken auf die Schaltfläche Wiederholen. Nicht alle Befehle lassen sich rückgängig machen bzw. wiederholen.

In Excel 97 wurden die Befehle Rückgängig und Wiederholen verbessert. In früheren Versionen von Word wurden die beiden Befehle bereits so erweitert, daß sich mehrere Befehle gleichzeitig rückgängig machen bzw. wiederherstellen ließen. In Excel wurde diese Erweiterung nun ebenfalls integriert. Sie können den Befehl Rückgängig mehrmals hintereinander ausführen und so schrittweise die zuletzt ausgeführten Aktionen wieder aufheben. Entsprechend können Sie den Befehl Wiederholen mehrmals hintereinander ausführen, um mehrere, bereits rückgängig gemachte Befehle schrittweise zu wiederholen.

Bei Auswahl von Bearbeiten/Rückgängig passiert nichts. Dieser Befehl funktioniert nur, wenn Sie ihn unmittelbar nach dem ausgeführten Befehl wählen. Nicht alle Excel-Befehle lassen sich rückgängig machen.

Suchen und Ersetzen

Wenn Sie viele Daten oder Fomeln mit denselben Ausdrücken ändern müssen, wählen Sie Bearbeiten/Suchen oder Bearbeiten/Ersetzen. Mit Hilfe dieser Befehle können Sie in einem Tabellen- oder Makroblatt nach Text, Zahlen oder Formelausdrücken suchen. Der Befehl Bearbeiten ermöglicht es, im selben Arbeitsgang den gesuchten Ausdruck durch einen anderen zu ersetzen. Der Befehl läßt sich auch auf Formeln oder Teile von Formeln anwenden.

Suche nach Text, Zahlen und Formeln

Mit Hilfe des Befehls Bearbeiten/Suchen können Sie nach Text, Zahlen oder Formeln in einem Blatt (oder einer Liste) suchen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, eine Formel mit einem bestimmten Ausdruck, eine Beschriftung, einen Kommentar mit einem bestimmten Wort oder auch Fehlerwerte anzeigen zu lassen. Der Befehl Bearbeiten/Suchen eignet sich insbesondere für die Korrektur eines Tabellenblatts, das Sie nicht selbst erstellt haben.

Um nach Text oder nach einem Wert zu suchen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zellen, die durchsucht werden sollen. Markieren Sie nur eine Zelle, um das gesamte Blatt zu durchsuchen.
• Wählen Sie Bearbeiten/Suchen, drücken Sie (Strg)+(F), oder drücken Sie (Umschalt)+(F5). Das Dialogfeld Suchen wird eingeblendet (siehe Bild 4.6).

Abbildung 4.6: Mit Bearbeiten/Suchen können Sie nach Text, Zahlen oder Formelausdrücken in Blättern und Kommentaren suchen.

• Geben Sie in das Eingabefeld Suche nach den gesuchten Ausdruck ein.
• Wählen Sie in der Drop-down-Liste Suchen in das Suchziel aus:

• Aktivieren Sie die Option Nur ganze Zellen suchen, wenn Sie nur nach Zellen suchen möchten, bei denen der gesamte Zellinhalt mit dem Ausdruck im Eingabefeld Suchen nach übereinstimmt. Ist diese Option nicht aktiviert, wird eine Zelle auch angezeigt, wenn nur ein Teil des Inhalts mit dem Ausdruck im Eingabefeld Suchen nach übereinstimmt.
• Wählen Sie in der Drop-down-Liste Suchreihenfolge eine Option aus, welche die Reihenfolge des Suchvorgangs bestimmt:

• Aktivieren Sie die Option Groß-/Kleinschreibung beachten, wenn nur nach exakt derselben Schreibweise gesucht werden soll.
• Wählen Sie die Schaltfläche Weitersuchen, wenn die nächste Übereinstimmung mit dem Suchtext angezeigt werden soll. Drücken Sie die Taste (Umschalt) und wählen Sie Weitersuchen, wenn die letzte Übereinstimmung angezeigt werden soll. Wählen Sie Schließen, wenn keine weiteren Elemente mehr angezeigt werden sollen.

Nachdem Sie ein übereinstimmendes Element gefunden haben, ändern Sie die Formel mit den gewohnten Bearbeitungsvorgängen.

Um schnell die nächste Zelle mit denselben Suchbedingungen anzuzeigen, drücken Sie (F4) (bei geschlossenem Dialogfeld). Vom Dialogfeld Suchen haben Sie die Möglichkeit, das Dialogfeld Ersetzen aufzurufen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Ersetzen. Weitere Erläuterungen zur Funktionsweise des Dialogfelds Ersetzen finden Sie im nächsten Abschnitt.

Der Befehl Bearbeiten/Suchen läßt sich nicht mit Vergleichsoperatoren wie =, < oder >= verwenden. Wenn Sie beispielsweise <12 in das Suchfeld eingeben, wird nicht etwa nach einer Zahl kleiner 12 gesucht, sondern nach dem Text <12. Wenn Ihre Daten richtig angelegt wurden, bieten die Befehle des Menüs Daten vielfältige Möglichkeiten, verschiedene Suchkriterien zu definieren.

Wenn Sie nicht genau wissen, wie ein Wort geschrieben wird, können Sie im Feld Suche nach jedoch Platzhalter verwenden. Mit dem Platzhalter * können Sie nach jeder beliebigen Gruppe aus Zeichen, Zahlen oder Zellbezug suchen. Der Platzhalter ? hingegen ist für die Suche nach einzelnen Zeichen oder Teilen eines Zellbezugs bestimmt. Wenn Sie etwa =B12~*(C3+*) in das Suchfeld eingeben, so wird nach Formeln gesucht, die einen Ausdruck wie den Ausdruck in den Klammern enthalten. Wenn Sie =B? eingeben, wird nach Formeln gesucht, deren erster Ausdruck einen Bezug auf Spalte B enhält. Beachten Sie die Tilde (~) vor dem ersten Sternchen. Dadurch wird das nachfolgende Sternchen als normaler Text (kein Platzhalter) gekennzeichnet.

Ersetzen von Text, Zahlen oder Formeln

Der Befehl Bearbeiten/Ersetzen wird benötigt, wenn Sie eine ganze Tabelle überprüfen und bearbeiten. Der Befehl funktioniert ebenso wie der Such- und Ersetzvorgang in einem Textverarbeitungsprogramm. Sie geben einen Suchtext ein und einen Text, der anstelle des Gesuchten ins Blatt eingesetzt werden soll. Sie können entweder bei jeder Übereinstimmung mit dem Suchtext festlegen, ob er ersetzt werden soll, oder den Text global im gesamten Blatt ersetzen lassen.

Sie können sich Zellen anzeigen lassen, die mit anderen Zellen, Blättern oder Windows-Anwendungen verknüpft sind, indem Sie nach Übereinstimmungen mit einem Ausrufezeichen suchen. Dazu wählen Sie im Dialogfeld Suchen in der Drop-down-Liste Suchen in die Option Formeln und deaktivieren die Option Nur ganze Zellen suchen. Um nach Zellen zu suchen, auf die sich die aktuelle Formel bezieht bzw. die von der aktuellen Formel abhängig sind, wählen Sie Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte und aktivieren die Option Vorgängerzellen bzw. Nachfolgerzellen. Mit Hilfe der Optionen Nur direkte und Alle Ebenen können Sie bestimmen, wie viele Ebenen an Vorgänger- oder Nachfolgerzellen anzuzeigen sind.

Mit Bearbeiten/Ersetzen können Sie auch Fehlern vorbeugen, die sich finanziell auswirken. Wenn Sie etwa wichtige Änderungen an einem Ausdruck oder einer Formel vornehmen müssen, die im gesamten Blatt vorkommt, so kann das Auslassen von nur einer Formel schwerwiegende Konsequenzen haben. Verwenden Sie hierfür jedoch den Befehl Bearbeiten/Ersetzen, so können Sie sichergehen, daß alle betroffenen Formeln und Ausdrücke gefunden werden.

Um nach einem Ausdruck zu suchen und diesen durch einen anderen zu ersetzen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zellen, die durchsucht werden sollen. Markieren Sie nur eine Zelle, um das gesamte Blatt zu durchsuchen.
• Wählen Sie Bearbeiten/Ersetzen, um das Dialogfeld Ersetzen einzublenden (siehe Bild 4.7).

Abbildung 4.7: Der Befehl Bearbeiten/Ersetzen ist unschätzbar, wenn Sie im gesamten Blatt oder in einer Datenbank einen bestimmten Ausdruck durch einen anderen ersetzen müssen.

• Geben Sie in das Eingabefeld Suche nach den zu ersetzenden Ausdruck (Text, Zellbezug oder Formelausdruck) ein.
• Geben Sie in das Eingabefeld Ersetzen durch den Ersatztext ein.
• Aktivieren Sie die Option Nur ganze Zellen suchen, wenn Sie nur nach Zellen suchen möchten, bei denen der gesamte Zellinhalt mit dem Ausdruck im Eingabefeld Suchen nach übereinstimmt. Ist diese Option nicht aktiviert, wird eine Zelle auch angezeigt, wenn nur ein Teil des Inhalts mit dem Ausdruck im Eingabefeld Suchen nach übereinstimmt.
• Wählen Sie in der Drop-down-Liste Suchreihenfolge eine Option aus, welche die Reihenfolge des Suchvorgangs bestimmt:

• Aktivieren Sie die Option Groß-/Kleinschreibung beachten, wenn nur nach exakt derselben Schreibweise gesucht werden soll.
• Wählen Sie die Schaltfläche Alle ersetzen, damit alle Übereinstimmungen mit dem Suchtext durch den neuen Text ersetzt werden. Wählen Sie die Schaltfläche Weitersuchen, um in der gefundenen Zelle den Originaltext zu belassen und die nächste Übereinstimmung anzuzeigen, und die Schaltfläche Ersetzen, um den Inhalt der gefundenen Zelle zu ändern und die nächste Übereinstimmung anzuzeigen. Wählen Sie Schließen, um den Suchvorgang zu beenden. Bereits vorgenommene Ersetzungen werden durch Auswahl der Schaltfläche Schließen nicht rückgängig gemacht.

Um vorgenommene Änderungen rückgängig zu machen, wählen Sie Bearbeiten/Rückgängig: Ersetzen.

Beim Suchen und Ersetzen können Sie wie bei einem Suchvorgang die Platzhalter * und ? einsetzen. Nähere Erläuterungen zur Verwendung von Platzhaltern finden Sie im vorigen Abschnitt.

Sie können den Befehl Bearbeiten/Ersetzen dazu verwenden, nur bestimmte Zellen eines Blatts neu berechnen zu lassen. Dazu markieren Sie alle betreffenden Zellen, und wählen dann Bearbeiten/Ersetzen, um die Gleichheitszeichen (=) durch Gleichheitszeichen (=) zu ersetzen. Eine so bearbeitete Zelle wird immer neu berechnet, als ob eine Neueingabe erfolgt wäre. Wenn Sie jedoch vergessen haben, Vorgängerzellen zu Formeln im markierten Bereich ebenfalls zu markieren, kann die Berechnung falsch sein.

Inhalte löschen, Einfügen und Löschen

Nachdem Sie ein Tabellenblatt entworfen und getestet haben, müssen Sie möglicherweise den Aufbau des Tabellenblatts ändern und neu strukturieren. Dies ist oft dann notwendig, wenn Sie alte Tabellenblätter übernehmen oder alte 1-2-3-Arbeitsblätter konvertieren. Wenn Sie die Struktur ändern, müssen Sie meist auch Zellen, Zeilen oder Spalten einfügen oder löschen.

In Tabelle 4.3 sind die Direktbefehle aufgelistet, die beim Umstrukturieren einer Tabelle besonders hilfreich sind.

Tabelle 4.3: Direktbefehle zum Ändern der Tabellenstruktur.

Zellinhalt löschen

Excel bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten für das Löschen von Zellen. Sie können den gesamten Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs löschen, nur das Format entfernen oder nur den verbundenden Kommentar entfernen.

Wenn jemand das erste Mal mit Excel arbeitet, versucht er oder sie meist, den Zellinhalt mit Bearbeiten/Zellen löschen zu löschen. Mit diesem Befehl werden jedoch Zellen aus dem Tabellenblatt entfernt. Um nur den Inhalt von Zellen zu löschen, wählen Sie Bearbeiten/Löschen.

Wer zuvor nie mit einer Tabellenkalkulation gearbeitet hat, löscht den Zellinhalt oft, indem er ein Leerzeichen eingibt und dann (Eingabetaste) drückt. Durch Zellen mit Leerzeichen entstehen jedoch meist Probleme, denn die meisten Funktionen und Datenbank-Befehle interpretieren diese nicht als leere Zellen, sondern als Zellen mit Leerzeichen, also einem Inhalt. Die Aufdeckung solcher Probleme kann große Schwierigkeiten bereiten, deshalb sollten Sie zum Löschen des Zellinhalts immer die Taste (Entf) oder den Befehl Bearbeiten/Löschen verwenden.

Am schnellsten löschen Sie den Inhalt einer Zelle, indem Sie die Taste (Entf) drücken. Dabei wird ausschließlich der Zellinhalt gelöscht; Formate und Kommentare bleiben erhalten.

Um verschiedene Inhalte einer Zelle zu löschen (auch Formate und Kommentare), führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n), deren Inhalt gelöscht werden soll.
• Wählen Sie Bearbeiten/Löschen. Ein Untermenü wird eingeblendet.
• Wählen Sie den entsprechenden Menübefehl:

• Um nur den Zellinhalt zu löschen, können Sie auch folgendermaßen vorgehen: Sie markieren die Zelle(n), klicken mit der rechten Maustaste und wählen Inhalt löschen.
• Wenn Sie versehentlich den Inhalt einer Zelle löschen, wählen Sie Bearbeiten/Rückgängig (oder drücken Sie (Strg)+(Z)) und der Zellinhalt wird wieder angezeigt.
• Wenn Sie eine rückgängig gemachte Operation wiederherstellen wollen, drücken Sie (F4).

Angenommen, Sie haben den Inhalt einer Zelle gelöscht und stellen nachträglich fest, daß dadurch in anderen Formeln der Tabelle ein Fehler entsteht. In einem solchen Fall können Sie mit Hilfe des Befehls Gehe zu herausfinden, auf welche Zellen diese Fehler zurückzuführen sind. Sie wählen Bearbeiten/Gehe zu oder drücken (F5). Im Dialogfeld Gehe zu wählen Sie die Schaltfläche Inhalte und aktivieren dann im Dialogfeld Inhalte auswählen die Option Formeln. Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen bis auf das der Option Fehlerwerte. Wählen Sie OK. Es werden alle Zellen mit Fehlerwerten (etwa #NAME?) markiert. Mit Hilfe der Taste (Tab) können Sie den Cursor innerhalb dieser markierten Zellen steuern.

Zellen, Zeilen und Spalten einfügen oder löschen

In Excel ist es möglich, ganze Zeilen oder Spalten zu löschen oder einzufügen. Sie können auch Zellen löschen oder neue einfügen, ohne die ganzen Zeilen oder Spalten verändern zu müssen.

Zellen, Zeilen und Spalten löschen

Mit dem Befehl Bearbeiten/Zellen löschen lassen sich Zellen, Zeilen oder Spalten aus einer Tabelle entfernen. Dieser Befehl ist nützlich, wenn der Aufbau einer Tabelle geändert werden muß.

Der Befehl Bearbeiten/Zellen löschen darf nicht mit dem Befehl Bearbeiten/Löschen verwechselt werden. Bearbeiten/Löschen löscht den Inhalt, das Format oder einen Kommentar zu einer Zelle, aber nicht die Zelle selbst. Mit Bearbeiten/Zellen löschen hingegen werden Zellen, Zeilen oder Spalten vollständig aus der Tabelle entfernt.

Wenn Sie Bearbeiten/Zellen löschen wählen, werden die markierten Zellen vollständig aus der Tabelle entfernt, wobei nachfolgende Zellen aufgerückt werden. Dabei legen Sie fest, ob Zellen nach oben oder nach links verschoben werden. Bild 4.8 und 4.9 zeigen ein Tabellenblatt vor und nach dem Löschen von Zellen. Dabei wurden die unteren Zellen nach oben verschoben, um die entstandene Lücke aufzufüllen. Beachten Sie, daß der Tabellenbereich rechts von den gelöschten Zellen unverändert geblieben ist. Bearbeiten/Zellen löschen eignet sich hervorragend zum Verschieben von Zeilen und Spalten, wobei die benachbarten Zellen unverändert bleiben.

Abbildung 4.8: Ein Tabellenblatt vor dem Löschen der Zellen.

Abbildung 4.9: Nachdem die Zellen gelöscht wurden, füllen die angrenzenden
Zellen die entstandene Lücke auf.

Die Funktionsweise von Befehlen wie Zellen löschen, Zellen einfügen und Löschen ist unterschiedlich, wenn Informationen in einer Liste oder Datenbank gefiltert werden.

Um Zellen, Zeilen oder Spalten aus einer Tabelle zu entfernen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu löschende(n) Zelle(n) bzw. markieren Sie Zellen in den zu löschenden Zeilen oder Spalten.
• Wählen Sie Bearbeiten/Zellen löschen, drücken Sie (Strg)+(-) (Minuszeichen), oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Zellen löschen. Das Dialogfeld Zellen löschen erscheint (siehe Bild 4.10).

Abbildung 4.10: Mit den Optionen im Dialogfeld Zellen löschen können Sie
festlegen, wie sich eine Löschung auf die angrenzenden Zellen auswirkt.

Wenn Sie eine ganze Zeile oder Spalte markiert haben, wird das Dialogfeld nicht eingeblendet.

• Beim Löschen von Zellen müssen Sie festlegen, in welcher Richtung die angrenzenden Zellen verschoben werden sollen:

Beim Löschen von Zeilen oder Spalten aktivieren Sie eine der folgenden Optionen:

• Wählen Sie OK.

Zeilen und Spalten lassen sich schnell löschen, indem Sie die gesamte Zeile oder Spalte markieren und dann Bearbeiten/Zellen löschen wählen oder (Strg)+(-) (Minus) drücken. Um eine ganze Zeile oder Spalte zu markieren, klicken Sie auf die Zeilen- bzw. Spaltenüberschrift oder drücken (Umschalt)+(Leertaste) zur Markierung einer Zeile und (Strg)+(Leertaste) zur Markierung einer Spalte.

Wenn Sie in 1-2-3 eine Zeile oder Spalte mit einer Bereichsgrenze löschen, so gehen Formeln und Funktionen, die auf diesen Bereich verweisen, verloren. Wenn Sie in Excel eine Zeile oder Spalte mit einer Bereichsgrenze löschen, wird der Bereich automatisch entsprechend reduziert. Anders ausgedrückt: In Excel können Sie die letzte Zeile einer Datenbank oder einer Summenspalte löschen, ohne Fehler zu erzeugen oder das Tabellenblatt unbrauchbar zu machen.

Es wird die gesamte Zelle gelöscht, obwohl nur der Zellinhalt gelöscht werden sollte. Sie haben anstelle von Bearbeiten/Löschen den Befehl Bearbeiten/Zellen löschen verwendet. Um den Inhalt einer Zelle zu löschen, sollten Sie den Befehl Bearbeiten/Löschen/Inhalt wählen. Die Formeln ergeben einen Fehler, nachdem eine Zeile aus dem Tabellenblatt gelöscht wurde. Je nach Layout und Aufbau der Tabelle können durch das Löschen von Zellen, Zeilen oder Spalten mit Daten, die in einer Formel verwendet werden, Fehlern entstehen. Da die Zelle und ihr Inhalt nicht mehr existiert, kann in Formeln auch nicht mehr darauf Bezug genommen werden. In der Zelle mit der Formel wird der Fehler #BEZUG! angezeigt. Um sicherzustellen, daß Sie keine Zeilen und Spalten löschen, auf die in Formeln anderer Zellen Bezug genommen wird, sollten vor dem Löschen folgenden Test durchführen: Markieren Sie die zu löschenden Zellen. Wählen Sie dann vor dem Löschen Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte und aktivieren Sie dann die Option Nachfolgerzellen und Nur direkte. Wenn die Meldung Microsoft Excel konnte keine Zellen des angegebenen Typs finden erscheint, können Sie die Zellen löschen.

Zellen, Zeilen oder Spalten einfügen

Manchmal müssen Sie Zellen, Zeilen oder Spalten einfügen, um Platz für neue Formeln oder Daten zu schaffen. Das Einfügen von Zellen, Zeilen oder Spalten ist ebenso einfach wie das Löschen.

Um Zellen, Zeilen oder Spalten zu löschen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n), vor denen neue Zellen eingefügt werden sollen. Oder markieren Sie die Zellen in den Zeilen bzw. Spalten, vor denen Sie neue Zeilen oder Spalten einfügen wollen.
• Wählen Sie Einfügen/Zellen, drücken Sie (Strg)+(+) (Plus) oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zellen einfügen. Das Dialogfeld Zellen einfügen wird eingeblendet (siehe Bild 4.11).

Abbildung 4.11: Im Dialogfeld Zellen einfügen können Sie festlegen,
wie sich der Einfügevorgang auf die angrenzenden Zellen auswirkt.

• Beim Einfügen von Zellen müssen Sie festlegen, in welcher Richtung die angrenzenden Zellen verschoben werden sollen:

Beim Einfügen von Zeilen oder Spalten aktivieren Sie eine der folgenden Optionen:

• Wählen Sie OK.

Sie können Zeilen oder Spalten auch einfügen, indem Sie in den Zeilen bzw. Spalten, vor denen eine Zeile oder Spalte eingefügt werden soll, eine Zelle markieren und Einfügen/Zeilen oder Einfügen/Spalten wählen.

In Bild 4.12 wurde ein Zellbereich markiert, vor dem neue, leere Zellen eingefügt werden sollen. In Bild 4.13 sehen Sie das Resultat nach dem Einfügen. Beachten Sie, daß die Daten rechts vom eingefügten Bereich nicht verändert wurden. Nur die Zellen unterhalb der eingefügten wurden nach unten versetzt.

Beim Einfügen werden Ihnen von Excel einige Aufgaben abgenommen. Meist sollen neue Zeilen oder Zellgruppen ebenso formatiert sein wie die darüberliegenden Zellen. Deshalb wird in Excel neu eingefügten Zellen automatisch das Format der darüberliegenden Zellen zugewiesen.

Abbildung 4.12: Über dem markierten Bereich sollen leere Zellen eingefügt werden.

Abbildung 4.13: Vor dem markierten Zellbereich wurden neue, leere Zellen eingefügt
und alle darunterliegenden Zellen wurden nach unten versetzt.

Zahlen- oder Datumsreihe eingeben

Wenn Sie Prognosen, Budgets oder Trendanalysen erstellen, müssen Sie oft eine aufeinanderfolgende Reihe von Datumsangaben, Zahlen oder Texten eingeben. In Excel wird Ihnen eine solche Aufgabe durch den Befehl Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe erleichtert. Ein Direktbefehl per Maus steht über das Ziehen an einem Ausfüllkästchen zur Verfügung. Anhand einer Datenreihe lassen sich die Elemente einer Datenbank numerieren; mehrere, aufeinanderfolgende Termine eingeben; vierteljährliche oder datierte Überschriften erstellen oder eine Reihe von Dateneingabewerten für eine Lösungstabelle erstellen.

Dieses Verfahren zum Eingeben von Datenreihen eignet sich für Trendanalysen. Um auf bestimmte Daten eine Trendanalyse anzuwenden, erstellen Sie zunächst die geplante Datenreihe und erzeugen dann die Trendparameter.

In Bild 4.14 sehen Sie Beispiele für numerische und Datumsserien, die mit Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe oder durch Ziehen des Ausfüllkästchens eingegeben wurden. Beachten Sie, daß die Daten für die Tage und Monate mit einem neu definierten Datumsformat erstellt wurden.

Abbildung 4.14: Wenn Sie mit der rechten Maustaste am Ausfüllkästchen einer Zelle ziehen oder Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe wählen, können Sie ganz unterschiedliche Datenreihen erstellen.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste am Ausfüllkästchen einer Zelle ziehen oder Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe wählen, können Sie ganz unterschiedliche Datenreihen erstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine Reihe zu erstellen. Am einfachsten ist es, mit der Maustaste am Ausfüllkästchen einer Zelle zu ziehen. Die zweite Methode stellt der Menübefehl Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe dar, der verschiedene Arten von Datenreihen anbietet.

Lineare Reihen

Um eine Reihe zu erstellen, die in gleichen Schritten ansteigt, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Geben Sie in zwei benachbarte Zellen die ersten zwei Werte ein (siehe Bild 4.15).

Anhand dieser zwei Werte wird die Schrittgröße für die nachfolgenden Werte einer linearen Reihe automatisch bestimmt.

Abbildung 4.15: Markieren Sie die ersten zwei Werte der Datenreihe.

• Markieren Sie die beiden Zellen wie in Bild 4.15.
• Ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach unten oder nach rechts, bis der gesamte Bereich markiert ist, der mit den Werten dieser Reihe ausgefüllt werden soll. In Bild 4.16 sehen Sie, wie das Ausfüllkästchen nach unten gezogen wird. Das Ausfüllkästchen ist das kleine, schwarze Quadrat an der Zell- bzw. Bereichsecke rechts unten.
• Lassen Sie die Maustaste los.

Abbildung 4.16: Ziehen Sie das Ausfüllkästchen über die Zellen, die mit den Werten der Reihe ausgefüllt werden sollen.

Der von der grauen Umrandung umschlossene Bereich wird durch eine lineare Datenreihe gefüllt, deren Schrittgröße von den ersten beiden, markierten Zellen vorgegeben wurde.

Sie haben auch die Möglichkeit, eine rückläufige Reihe zu erstellen. Dazu ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach oben oder nach links. Auf jeden Fall sollte die Markierung außerhalb der Originalzellen enden, da sonst ein Teil dieser Zellen gelöscht wird.

Wenn Sie mehr als zwei Zellen mit Daten als Ausgangswerte markieren und dann am Ausfüllkästchen ziehen, so werden die Zellen mit Werten gefüllt, die einer geraden Trendlinie entsprechen (lineare Regression).

Um eine Datenreihe mit Hilfe des Kontextmenüs in die Tabelle einzufügen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Um eine Datenreihe zu erzeugen, die um jeweils 1 erhöht wird, geben Sie den Anfangswert in die erste Zelle ein. Um eine andere Schrittgröße zwischen den Elementen einer Datenreihe vorzugeben, geben Sie beide Anfangswerte in die ersten beiden Zellen ein. Durch einen niedrigeren, zweiten Wert läßt sich auch eine rückläufige Datenreihe vorgeben.
• Markieren Sie den Datenbereich mit dem bzw. den Anfangswerten für die Datenreihe. Unten rechts im markierten Bereich wird ein kleines, quadratisches Ausfüllkästchen angezeigt.
• Markieren Sie den auszufüllenden Bereich, indem Sie mit der rechten Maustaste am Ausfüllkästchen ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Kontextmenü in Bild 4.17 eingeblendet.

Abbildung 4.17: Ziehen Sie das Ausfüllkästchen mit der rechten Maustaste. Beim Loslassen der Maustaste wird ein spezielles Kontextmenü für das Ausfüllen eingeblendet.

• Wählen Sie einen der folgenden Befehle aus dem Kontextmenü:

Die Markierung wird mit Werten ausgefüllt, die – abhängig von den Anfangswerten und dem Kontextmenübefehl – entweder erhöht oder reduziert werden.

Um eine Datenreihe mit Hilfe eines Menübefehls einzufügen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Geben Sie in die erste Zelle den ersten Wert ein.
• Markieren Sie den auszufüllenden Zellbereich (siehe Bild 4.18).

Abbildung 4.18: Markieren Sie die Zelle mit dem Anfangswert sowie die Zellen, die mit der Datenreihe ausgefüllt werden sollen.

• Wählen Sie Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe. Das Dialogfeld Reihe wird eingeblendet (siehe Bild 4.19).

Abbildung 4.19: Nachdem Sie Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe gewählt haben, markieren
Sie im Dialogfeld Reihe den Reihentyp sowie die Schrittgröße und den Endwert.

• Überprüfen Sie, ob die von Ihnen beabsichtigte Zeilen/Spalten-Option aktiviert ist. In der Regel wird diese Option entsprechend der Markierung übernommen.
• Aktivieren Sie die Option Trend, wenn markierte Werte gemäß des ermittelten linearen bzw. exponentiellen Trends ersetzt werden sollen. Diese Auswahl beschränkt die Auswahlmöglichkeiten in Schritt 6 auf die Optionen Arithmetisch und Geometrisch.
• Bestimmen Sie den Typ der zu erzeugenden Datenreihe:

Von diesem Punkt an hängt Ihre weitere Vorgehensweise davon ab, welchen Reihentyp Sie erstellen wollen. Es folgen verschiedene Anleitungen für die verschiedenen Reihentypen.

Wenn Sie in Schritt 6 eine Reihe von Zahlen eingegeben und den Typ Arithmetisch oder Geometrisch gewählt haben, führen Sie anschließend folgende Arbeitsschritte aus:

• Geben Sie das Inkrement (die Schrittgröße) ein. Diese Zahl stellt einen konstanten Wert dar, um den die Reihe jeweils erhöht bzw. multipliziert wird. Es ist auch möglich, hier einen negativen Wert anzugeben.
• Geben Sie den Endwert nur an, wenn Sie zu viele Zellen markiert haben.
• Wählen Sie OK.

Die Datenreihe wird in die Tabelle eingefügt. Sie endet entweder am Ende des markierten Bereichs oder wenn der angegebene Endwert erreicht ist. Haben Sie ein negatives Inkrement angegeben, so muß der Endwert kleiner als der Anfangswert sein. Sie können als Endwert auch ein Datum oder eine Uhrzeit angeben, wenn Sie ein von Excel unterstütztes Format verwenden.

Wenn Sie in Schritt 6 eine Reihe von Datumswerten eingegeben und den Typ Datum gewählt haben, führen Sie anschließend folgende Arbeitsschritte aus:.

• Markieren Sie im Gruppenfeld Zeiteinheit die Option Tag, Wochentag, Monat oder Jahr. (Mit der Option Wochentag werden die Tage Samstag und Sonntag ausgelassen.)
• Um die Schrittgröße festzulegen, geben Sie in das Eingabefeld Inkrement den entsprechenden Wert ein. Angenommen, der Anfangswert ist 01.12.97 und Sie wählen die Zeiteinheit Monat und geben das Inkrement 2 an, so wird 01.02.98 als zweites Datum der Reihe angezeigt und 01.04.98 als drittes.
• Wenn Sie zu viele Zellen markiert haben, geben Sie einen Endwert ein.

Der Endwert stellt das letzte Datum der Reihe dar. Sie können auch eines der vordefinierten Datumsformate als Endwert angeben.

• Wählen Sie OK.

Reihen mit Text und Überschriften

Sie können Datenreihen auch als durchnumerierte Überschriften oder Beschriftungen erstellen, also Texte wie Quartal 1, Q4, Aufgabe 1, Projekt 52 oder Dienstag (vgl. Bild 4.20).

In Excel kann man die Elemente vorgegebener und selbstdefinierter Listen als Datenreihen in die Tabelle einfügen. Die von Excel unterstützten Textreihen sind in Tabelle 4.4 aufgelistet.

Abbildung 4.20: In Excel können Sie vordefinierte wie auch selbstdefinierte Textreihen erweitern lassen.

Tabelle 4.4: Von Excel unterstützte Textreihen. (Forts.)

Vom Leistungsmerkmal AutoAusfüllen werden Schlüsselwörter wie Wochentage, Monatsnamen oder Quartalsabkürzungen erkannt. In Excel ist festgelegt, wie diese Reihen verlaufen und ab wann sie wiederholt werden. So wird etwa die Reihe Q 1, Q 2, Q 3 bis Q 4 angezeigt und beginnt dann von vorne.

Wenn Sie wie in Zeile 7 und 8 in Bild 4.20 zwei Datenzellen für den Start einer Reihe vorgeben, so wird das Inkrement automatisch bestimmt. Die Zellen B8 und C8 geben beispielsweise vor, daß die Paragraphennumerierung in Zeile 9 um jeweils 0.0.1 erhöht wird.

Um eine Textreihe mit Hilfe des Ausfüllkästchens zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die erste Zelle mit Daten.
• Ziehen Sie das Ausfüllkästchen ans Ende des auszufüllenden Zellbereichs.
• Lassen Sie die Maustaste los.

Sie können den Ausgangstext auch kopieren, ohne die Numerierung zu erhöhen. Dazu drükken Sie die Taste (Strg), während Sie das Ausfüllkästchen ziehen.

Um eine Textreihe mit Hilfe des Menübefehls zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die erste Zelle sowie den auszufüllenden Zellbereich.
• Wählen Sie Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe.
• Aktivieren Sie die Option AutoAusfüllen.
• Wählen Sie OK.

Um eine Textreihe einzufügen, von der nur jedes zweite oder dritte Element angezeigt wird, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Geben Sie den Anfangswert in die erste Zelle ein.
• Geben Sie den zweiten Wert in die nächste Zelle ein. Hier müssen Sie bereits das nächste oder übernächste Listenelement angeben.
• Markieren Sie beide Anfangszellen.
• Damit die Reihe vervollständigt wird, ziehen Sie das Ausfüllkästchen.
• Lassen Sie die Maustaste los.

Um eine Textreihe, von der nur jedes zweite oder dritte Element angezeigt wird, mit Hilfe des Menübefehls einzufügen, geben Sie die Anfangswerte ein, markieren beide Zellen sowie den auszufüllenden Zellbereich und wählen Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe. Aktivieren Sie nun die Option AutoAusfüllen und wählen Sie OK.

Die vordefinierten Listen in Excel sind zwar besonders nützlich, dennoch ist es oft noch praktischer, wenn Sie Ihre eigenen Listen definieren. Nachdem Sie selbst eine Liste definiert haben, können Sie diese jederzeit als Textreihe in die Tabelle einfügen.

Um selbst eine Liste für das Leistungsmerkmal AutoAusfüllen zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Extras/Optionen.
• Öffnen Sie das Register AutoAusfüllen (siehe Bild 4.21).

Abbildung 4.21: Im Register AutoAusfüllen des Dialogfelds Optionen können Sie
Ihre eigenen Listen für das Einfügen von Textreihen erstellen.

• Markieren Sie im Listenfeld Benutzerliste den Eintrag Neue Liste.
• Tragen Sie in das Listenfeld Listeneinträge die einzelnen Elemente der neuen Liste ein. Trennen Sie die einzelnen Einträge mit (Eingabetaste). Löschen und ändern können Sie den eingegebenen Text wie in einem Eingabefeld.
• Damit Ihre neue Liste in die Benutzerliste aufgenommen wird, wählen Sie die Schaltfläche Einfügen.

Die neue Liste wird jetzt im Listenfeld Benutzerliste angezeigt (siehe Bild 4.22).

Abbildung 4.22: Selbstdefinierte Listen können Sie hier überprüfen, ändern oder löschen.

• Wählen Sie OK, wenn Sie keine weiteren Listen definieren wollen. Wenn Sie noch andere Listen eingeben wollen, markieren Sie in der Benutzerliste wieder den Eintrag Neue Liste und tragen die Elemente dieser Liste in das Listenfeld Listeneinträge ein.

Um Elemente aus einer Liste in einen Zellbereich der Tabelle in die Benutzerliste aufzunehmen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zellen mit den Listenelementen.
• Wählen Sie Extras/Optionen, und öffnen Sie dann das Register AutoAusfüllen.

Die Bereichsadresse erscheint im Feld Liste aus Zellen importieren. Ist diese Angabe falsch, können Sie den Bereich mit Hilfe des Reduzierfelds rechts vom Eingabefeld neu markieren oder die Adresse bearbeiten.

• Wählen Sie Importieren, und dann OK.

Neue Listen werden in Excel gespeichert und können auch in anderen Tabellen verwendet werden.

Um die Elemente einer selbstdefinierten Liste zu bearbeiten, markieren Sie diese in der Benutzerliste und ändern oder ergänzen Sie die Elemente im Listenfeld Listeneinträge. Nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen in der Liste vorgenommen haben, wählen Sie Einfügen und die Änderungen werden links übernommen. Um eine selbstdefinierte Liste zu löschen, markieren Sie diese in der Benutzerliste und klicken auf Löschen. Wählen Sie im eingeblendeten Meldungsfenster OK, um die Liste endgültig zu löschen.

Bei Auswahl von Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe wird der gesamte Zellbereich mit demselben Text (aus der ersten Zelle) ausgefüllt. Wenn das Programm das korrekte Muster zur Numerierung einer Beschriftung nicht erkennen kann, wird der Inhalt der ersten Zelle in die markierten Zellen kopiert. Sie sollten nur definierte Listentexte oder Texte mit einer Zahl am Ende (etwa Januar oder Projekt 1) für diesen Befehl verwenden.

Die Effizienz bei der Dateneingabe steigern

Die Erfassung von Daten ist in der Regel eine mühsame, langwierige Arbeit, die dennoch sorgfältig und präzise erledigt werden muß. In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie diesen Vorgang beschleunigen können.

Sie können die Bearbeitung erleichtern, indem Sie Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste einsetzen oder neue Schaltflächen in die Symbolleisten aufnehmen. Dazu verwenden Sie den Befehl Ansicht/Symbolleisten/Anpassen/Befehle. Mit folgenden Schaltflächen der Standard-Symbolleiste lassen sich verschiedene Bearbeitungsvorgänge schneller ausführen:

Weitere Bearbeitungs-Schaltflächen stehen zur Verfügung, wenn Sie den Befehl Ansicht/Symbolleisten/Anpassen wählen. Öffnen Sie das Register Befehle und aktivieren Sie im Listenfeld Kategorien die Option Bearbeiten. Folgende Bearbeitungs-Schaltflächen können Sie auf die Symbolleisten ziehen:

Folgende Schaltflächen finden Sie unter der Kategorie Einfügen:

Zahlen mit festen Dezimalstellen eingeben

Wenn Sie numerische Eingabetastaturen mit zehn Tasten gewohnt sind, bei denen das Dezimalkomma und die Dezimalstellen automatisch ergänzt werden, werden Sie dieses Leistungsmerkmal von Excel schätzen. Sie können festlegen, daß in Excel eine feste Anzahl von Dezimalstellen automatisch eingefügt werden. Dazu wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Bearbeiten und markieren die Option Feste Dezimalstelle setzen. Tragen Sie in das Eingabefeld Stellenanzahl ein, wieviel Dezimalstellen automatisch eingegeben werden sollen (in der Regel werden zwei Dezimalstellen verwendet). Wählen Sie dann OK.

Um beispielsweise die Zahl 345,67 einzugeben, brauchen Sie jetzt nur 34567 einzugeben. Sie haben trotz dieser Einstellung weiterhin die Möglichkeit, eine Zahl mit weniger oder mehr Dezimalstellen einzugeben. Dazu geben Sie einfach die gesamte Dezimalzahl ein, einschließlich Komma und Dezimalziffern.Dieses Merkmal bleibt aktiv, bis Sie die Option Feste Dezimalstelle setzen wieder deaktivieren.

Nach der Eingabe die nächste Zelle aktivieren

Um die Dateneingabe zu beschleunigen, markieren Sie den Bereich, in dessen Zellen Sie die Daten eintragen müssen. Wenn Sie nun die Taste (Eingabetaste) drücken, wird der Cursor automatisch auf die jeweils nächste Zelle gesetzt. Dieses Leistungsmerkmal erweist sich insbesondere bei Dateneingabeformularen und Listen als nützlich.

Bei der Eingabe von Daten in einen markierten Zellbereich verwenden Sie folgende Tasten:

Tabelle 4.5: Tasten für die Dateneingabe.

Ist eine Randzelle des markierten Bereichs markiert, so wird als nächstes die entsprechende Zelle in der angrenzenden Zeile oder Spalte markiert. Angenommen Sie drücken (Tab), bis Sie am rechten Rand angekommen sind. Wenn Sie noch einmal (Tab) drücken, wird die erste Zelle in der nächsten Zeile markiert (also eine Zelle am linken Rand).

Direktbefehle für die Dateneingabe

Beim Eingeben von Daten in eine Liste können Sie Informationen von der Zelle über der aktiven übernehmen oder das aktuelle Datum oder die Uhrzeit eingeben. Excel besitzt diverse Direktbefehle zur Erleichterung dieser Aufgaben.

Tabelle 4.6: Direktbefehle für die Dateneingabe.

Arbeiten solange Excel rechnet

Wenn Excel eine Neuberechnung durchführt, werden nur die Formeln neu berechnet, die sich auf geänderte Daten beziehen. Die Berechnung erfolgt schneller, und Sie müssen weniger Zeit mit Warten vergeuden.

Dabei integriert Excel zwei weitere Leistungsmerkmale, welche Ihre Effizienz steigern. Erstens können Sie parallel zur Neuberechnung Daten eingeben, Formeln ändern oder Menübefehle ausführen. Diese Änderungen werden gleich in die Berechnung miteinbezogen. Zweitens können Sie den Befehl für eine Neuberechnung auslösen, eine andere Windows-Anwendung aktivieren und darin arbeiten, während Excel für Sie rechnet.