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Erste Orientierung in Excel und Windows

Dieses Kapitel ist für Sie bestimmt, wenn Sie bisher noch wenig mit Microsoft Windows oder Microsoft Excel gearbeitet haben. Die hier erlernten Kenntnisse und Programmkonzepte benötigen Sie für alle Excel-Operationen. Auch bei anderen Windows-Anwendungen werden Sie künftig dieses Wissen einbringen können.

Sie erlernen den Umgang mit Menüs, Dialogfeldern und mit Fenstern, die die Anwendung selbst, die Tabellenblätter, Diagramme und Makrodateien enthalten. Am Ende dieses Kapitels wissen Sie, wie man Befehle aus einem Menü auswählt, Optionen in einem Dialogfeld aktiviert und die Fenster auf dem Bildschirm anordnet. Damit Sie mit dem Programm arbeiten können, müssen Sie mit diesen grundlegenden Techniken vertraut sein. Zudem ist es wichtig, daß Sie die Organisation mehrerer Fenster beherrschen, denn oft benötigen Sie für eine Arbeit Daten aus mehreren Tabellenblättern. Und wenn Sie sich ganz auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren wollen, müssen Sie wissen, wie man auf dem Desktop wieder Platz schafft.

Excel starten und beenden

Um das Programm zu starten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie in der Task-Leiste ganz unten im Bildschirm auf die Schaltfläche Start.
• Setzen Sie den Cursor nun auf den Menübefehl Programme und anschließend auf Microsoft Excel (siehe Bild 2.1). Klicken Sie jetzt mit der Maustaste.

Abbildung 2.1: Klicken Sie auf Microsoft Excel, damit das Programm gestartet wird.

Sie können Excel auch über ein Verknüpfungssymbol im Desktop starten. Zum Definieren dieser Verknüpfung ziehen Sie das Excel-Anwendungssymbol mit der rechten Maustaste vom Explorer oder vom Arbeitsplatz auf den Desktop und wählen im eingeblendeten Kontextmenü Verknüpfung(en) hier erstellen.

Damit beim Start von Windows auch Excel automatisch gestartet wird, setzen Sie eine Kopie des Excel-Anwendungssymbols in den Startordner. Jedes Programm im Startordner wird beim Start von Windows ausgeführt. Um das Excel-Anwendungssymbol in den Startordner zu kopieren, öffnen Sie den Windows-Explorer, drücken und halten die Taste (Strg) und ziehen eine Kopie des Microsoft Excel-Verknüpfungssymbols vom Ordner WINDOWS\STARTMENÜ\PROGRAMME in den Ordner STARTUP, der ebenfalls im Ordner WINDOWS\STARTMENÜ\PROGRAMME zu finden ist.

Das Programm läßt sich auch starten, indem Sie im Windows-Explorer eine Excel-Tabelle, ein -Diagramm oder eine -Makrodatei auswählen. Dazu klicken Sie entweder zweimal kurz auf den Dateinamen oder markieren den Namen und drücken die Taste (Eingabetaste). Das Programm wird gestartet und die betreffende Datei wird gleich geladen. Es ist auch möglich, Excel zusammen mit einem bestimmten Dokument zu laden, indem Sie im Starmenü Dokumente wählen und dann die zu öffnende Datei. Wird Excel bereits ausgeführt, wird das Excel-Anwendungsfenster aktiviert, das Dokument darin geladen und das neue Dokumentfenster wird im Vordergrund vor allen anderen Dokumenten angezeigt.

Zum Beenden von Excel können Sie auch links in der Titelleiste zweimal kurz auf das Systemmenüfeld klicken.

Beenden Sie Excel, wenn Sie Ihre Arbeit für diesen Tag abgeschlossen haben oder wenn Sie für andere Anwendungen zusätzlichen Arbeitsspeicher freisetzen müssen. Um Excel zu beenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wenn Sie mit der Maus arbeiten, klicken Sie auf das Menü Datei und dann auf den Befehl Beenden oder klicken oben rechts auf das Schließfeld mit dem X. Um denselben Befehl mit Hilfe der Tastatur auszuführen, drücken Sie (Alt)+(D) und anschließend (B). Oder Sie wählen den Direktbefehl (Alt)+(F4).
• Wenn Sie an einer Arbeitsmappe Änderungen vorgenommen haben, wird jetzt ein Meldungsfenster eingeblendet, in dem Sie zum Speichern dieser Datei aufgefordert werden. Um Ihre Arbeit zu speichern, wählen Sie Ja (dazu klicken Sie auf die Schaltfläche oder drücken (Eingabetaste)). Wenn die Änderungen nicht gespeichert werden sollen, wählen Sie Nein (dazu klicken Sie auf die Schaltfläche oder drücken (Tab) und dann (Eingabetaste)).
• Sollten weitere Meldungsfenster eingeblendet werden, verfahren Sie wie in Schritt 2, denn für jede nicht gespeicherte Arbeitsmappe erscheint eine entprechende Meldung.

Sobald alle Arbeitsmappen geschlossen sind, wird auch das Anwendungsfenster von Excel geschlossen, und das Programm wird beendet.

Service & Support von Microsoft erhalten Sie auf der folgenden World Wide Web Site: http://www.microsoft.com/germany/support/ Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende KnowledgeBase für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse: http://www.microsoft.com/kb

Das Excel-Anwendungsfenster

Ein Vorteil von Windows besteht in der Möglichkeit, mehrere Anwendungen gleichzeitig ausführen und auf dem Bildschirm anzeigen zu können. Dadurch können Sie sich viel Zeit sparen, sei es nun beim Datentransfer zur und von der Excel-Anwendung, beim Übertragen von Diagrammen in Grafikprogramme für Nachbearbeitungszwecke, beim Erstellen aktualisierbarer Verknüpfungen zwischen Excel-Tabellen und anderen Windows-Anwendungen oder beim Einbetten von Excel-Daten in andere Windows-Anwendungen.

Wie jede Windows-Anwendung wird Excel in einem eigenen Anwendungsfenster ausgeführt. In einigen Anwendungen kann man zudem mehrere Fenster gleichzeitig öffnen; für Excel bedeutet dies, daß Sie mehrere Arbeitsmappen öffnen und mit mehreren Tabellenblättern, Diagrammen oder Visual Basic-Modulblättern gleichzeitig arbeiten können. Bild 2.2 ist eine Abbildung des Excel-Anwendungsfensters mit einem Tabellenfenster und einem Diagrammfenster.

Abbildung 2.2: In Excel lassen sich mehrere Arbeitsmappenfenster gleichzeitig öffnen.

In Tabelle 2.1 sind die verschiedenen Elemente eines Windows-Anwendungsfensters erläutert.

Tabelle 2.1: Elemente von Windows-Anwendungsfenstern. (Forts.)

In Bild 2.3 sind die für das Excel-Anwendungsfenster spezifischen Elemente sowie die Elemente eines Excel-Arbeitsmappenfensters ausgezeichnet. Die Titelleiste des Arbeitsmappenfensters mit der Datei PROGNOSE.XLS ist hervorgehoben, da es sich hier um das aktive Fenster handelt. Es ist möglich, mehrere Arbeitsmappen, Tabellenblätter, Diagramme und Programmodulblätter gleichzeitig zu öffnen. Die meisten Einträge und Befehle wirken sich nur auf das aktive Fenster aus. Inaktive Fenster befinden sich im Hintergrund und die Titelleiste ist abgeblendet.

Abbildung 2.3: Per Klick auf verschiedene Programmelemente steuern Sie Excel oder rufen bestimmte Informationen ab.

Die verschiedenen Objekte im Excel-Anwendungsfenster werden in Tabelle 2.2 erläutert.

Tabelle 2.2: Objekte des Excel-Anwendungsfensters. (Forts.)

Funktionsweise der Maus

Die Maus ist ein Hardware-Teil, das Sie an Ihren PC anschließen können, und mit Hilfe dessen Sie den Cursor auf dem Bildschirm synchron zu den Bewegungen Ihrer Hand – bzw. der Maus – bewegen können. Manche Excel-Aktionen, wie etwa das Zeichnen grafischer Objekte, lassen sich nur mit einer Maus ausführen. Andere erweisen sich als wesentlich einfacher, wenn Sie eine Maus dafür verwenden, etwa die Bearbeitung und Gestaltung eines Diagramms. Grundlegende Arbeitsblattfunktionen und Funktionen für die Listenauswahl lassen sich auch über die Tastatur ausführen. Erst nach einiger Zeit werden Sie die für Sie geeignete, effizienteste Arbeitsweise entwickeln, meist eine Mischung aus Mausaktionen, Kombinationen mit der Taste (Alt) und anderen Tastenkombinationen.

In Windows 97 stehen viele Direktbefehle auch über sogenannte Kontextmenüs zur Verfügung. Dazu setzen Sie den Cursor auf ein Objekt und klicken mit der rechten Maustaste (wird auch als Rechts-Klick bezeichnet). Für die verschiedenen Objekte einer Tabelle werden unterschiedliche Kontextmenüs eingeblendet. Selbst für eine Datei im Dialogfeld Öffnen können Sie ein Kontextmenü aufrufen.

Zufällig erschien parallel zur Herausgabe von Office 97 die Microsoft IntelliMouse im Handel. Auf diesem neuartigen Maustyp befindet sich zwischen linker und rechter Maustaste ein kleines Rädchen. Wenn Sie an diesem Rädchen (am besten mit dem Zeigefinger) drehen, können Sie den Fensterausschnitt verschieben (ohne Zuhilfenahme der Bildlaufleisten), einen Schwenk in eine beliebige Richtung durchführen, ein Dokument in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen, Gliederungselemente ein- oder ausblenden oder den Cursor innerhalb der Tabellendaten nach oben oder nach unten versetzen.

Das Rädchen der neuen IntelliMouse funktioniert nur, wenn Sie Intellipoint 2.0, oder eine spätere Version dieser Software, installiert haben. Andernfalls läßt sich die IntelliMouse wie jede sonstige Maus bedienen. Nur Programme, die speziell für den Einsatz der IntelliMouse entwickelt wurden, unterstützen die neuen Leistungsmerkmale. Dazu gehören folgende Programme:
Windows 95 Hilfe
Windows-Explorer
Internet Explorer 2.0 und spätere Versionen
Office 97-Produkte:
Microsoft Excel 97
Microsoft Word 97
Microsoft PowerPoint 97
Microsoft Access 97
Microsoft Bookshelf Basics
Microsoft Outlook

Linkshänder haben die Möglichkeit, die Funktionalität der linken und rechten Maustaste umzukehren. Dazu öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung und klicken auf das Symbol Maus. Aktivieren Sie nun im Dialogfeld Eigenschaften von Maus die Option Linkshändig.

Je nach aktuellem Programmbereich nimmt der Cursor eine andere Form an. In der Regel sehen Sie ihn entweder als Zeiger mit Pfeilspitze (in den Menüs) oder als Kreuz (in einer Tabelle). Über und in Eingabefeldern nimmt er die I-Form an. Und für das Zeichnen grafischer Objekte oder das Einbetten von Objekten in einer Tabelle bekommt der Cursor die Form eines Fadenkreuzes, so daß ein präzises Positionieren möglich ist. Aus der Cursorform können Sie in der Regel auf die an der jeweiligen Position mögliche Aktion schließen.

In Tabelle 2.3 sind die verschiedenen Cursorformen abgebildet und die jeweilige Funktionsweise wird erläutert.

Tabelle 2.3: Cursorformen. (Forts.)

Der Cursor wird zu schnell oder zu langsam über den Bildschirm bewegt. Die Mausgeschwindigkeit wird nicht in Excel, sondern auf Windows-Ebene eingestellt. Um die Bewegungsgeschwindigkeit der Maus zu ändern, wählen Sie Start/Einstellungen/Systemsteuerung und klicken auf das Symbol Maus. Öffnen Sie nun das Register Bewegung und ändern Sie die Zeigergeschwindigkeit, indem Sie am Schieberegler ziehen.

Spezielle Begriffe in Windows und Excel

Alle Windows-Anwendungen, einschließlich Excel, erfordern dieselben Tastatur- und Mausaktionen, um Befehle auszuführen oder um auszuwählen, was auf dem Bildschirm zu ändern ist. Die folgenden Aktionen benötigen Sie in jeder Windows-Anwendung für die Arbeit mit Menüs und für die Auswahl von Objekten.

Tabelle 2.4: Grundlegende Aktionen in Windows-Anwendungen. (Forts.)

Mausaktionen

Maustechniken lassen sich einfach erlernen und sind leicht zu behalten. Dadurch gestaltet sich die Arbeit mit Excel viel einfacher. Für Aktionen wie das Verlagern und Kopieren von Zellen, das Erstellen von Diagrammen sowie das Zeichnen und Einbetten von Objekten ist eine Maus nahezu unentbehrlich. In Tabelle 2.5 werden verschiedene, für Excel-Operationen erforderliche Mausaktionen erläutert.

Bestimmte Mausaktionen wirken sich unterschiedlich aus, wenn Sie beim Klicken, Zweimal-klicken oder Ziehen die Taste (Umschalt) oder (Strg) drücken. Dabei gelten folgende Grundregeln: Halten Sie die Taste (Umschalt) beim Klicken, wird der Text (bzw. die Zellen) zwischen aktueller und Endposition markiert. Halten Sie die Taste (Strg) beim Klicken auf nicht-angrenzende Zellen, können Sie eine sogenannte Mehrfachmarkierung durchführen, d. h. es werden mehrere Zellen markiert, die nicht nebeneinander liegen (auch folgende Reihenfolge ist möglich: Klicken, (Strg)+Klicken, Ziehen oder jede Kombination der drei Aktionen).

Die IntelliMouse ergänzt diese Palette durch die Möglichkeiten des Mausrädchens (zwischen linker und rechter Maustaste), das Sie ebenfalls mit den Tasten (Umschalt) und (Strg) kombinieren können.

Tabelle 2.5: Mausaktionen. (Forts.)

Tastaturaktionen

Die Tastatur eignet sich insbesondere für die Eingabe von Text und Zahlen, für eine schnelle Durchführung von Operationen anhand bestimmter Tastenkombinationen und für die Arbeit mit einem tragbaren Computer, an den keine Maus angeschlossen ist, und der auch nicht mit einem Trackball ausgestattet ist. Vergessen Sie dennoch nicht, daß Sie mit Excel wie auch mit anderen Windows-Anwendungen am besten arbeiten können, wenn Sie Ihre eigene Kombination aus Tastatur- und Mausaktionen entwickeln. In Tabelle 2.6 werden die in Excel verfügbaren Tastaturaktionen aufgelistet und erläutert.

Tabelle 2.6: Tastaturaktionen.

In diesem Buch werden Tastenkombinationen angesprochen, die durch ein Pluszeichen (+) gekennzeichnet sind, z. B. (Strg)+(F). Diese Kombination bedeutet, daß Sie die Taste (Strg) drücken und gleichzeitig die Taste (F) drücken. Nachdem Sie die Taste (F) gedrückt haben, lassen Sie beide Tasten wieder los. (In diesem Buch sind diese Buchstaben zwar immer als Großbuchstaben angegeben, dennoch braucht die Taste (Umschalt) nicht gedrückt werden, es sei denn, die Tastenkombination umfaßt die Taste (Umschalt).)

Durch Kommas getrennte Tasten sind hintereinander zu drücken. (Alt), (Leertaste) etwa wird ausgeführt, indem Sie zuerst die Taste (Alt) drücken und wieder loslassen und erst dann die Taste (Leertaste).

Selbst wenn Sie mit einer Maus arbeiten, sollten Sie immer wieder auch Tastaturaktionen ausführen. Sie werden bald feststellen, daß für manche Befehle und Aufgaben die Tastatur praktischer ist und für andere wiederum die Maus. Meist erweist sich eine Kombination als der effizienteste Einsatz beider Techniken. Ganz hinten im Buch finden Sie eine Kurzreferenzkarte zum Heraustrennen. Diese umfaßt auch die wichtigsten Tastatur-Direktbefehle.

Weitere Direktbefehle werden bei der Behandlung des entsprechenden Themas im Buch aufgelistet.

Die zwölf Funktionstasten fungieren als Direktbefehle für Befehle, die sonst über ein Menü gewählt werden. Einige Funktionstasten haben in Kombination mit einer anderen Taste eine wieder andere Funktion. Sind in einer Anweisung mehrere, durch ein Pluszeichen verbundene Tasten angegeben, drücken Sie immer zunächst die erste(n) Taste(n), dann die nächste, solange die erste(n) noch gedrückt sind. Tabelle 2.7 ist eine Liste der Funktionstasten und der jeweils entsprechenden Menübefehle.

Tabelle 2.7: Funktionstasten und die entsprechenden Menübefehle. (Forts.)

Beachten Sie, daß bei einigen Pull-down-Menüs rechts die entsprechenden Tastenkombinationen angeführt sind.

Wenn Sie in Excel eine Funktionstastenkombination oder einen Shortcut vergessen, wählen Sie (?)/Inhalt und Index, öffnen das Register Index, geben Shortcut oder Tastenkombination ein und wählen dann die Schaltfläche Anzeigen.

Menübefehle auswählen

In Excel werden dieselben Menüauswahlverfahren verwendet wie in allen anderen Windows-Anwendungen. Sie können die Befehle mit Hilfe der Maus, der Tastatur oder der Richtungstasten steuern. Eine gute Möglichkeit ist es oft, die verschiedenen Verfahren zu kombinieren, indem Sie mit einem beginnen und mit einem anderen ihre Auswahl abschließen.

Ist ein Menü oder ein Dialogfeld bereits geöffnet, so läßt sich der Direktbefehl nicht mehr verwenden.

Manchmal sind bestimmte Befehle eines Menüs abgeblendet. Dies bedeutet, diese Befehle sind in der aktuellen Situation nicht verfübar.

Befehle mit Auslassungspunkten (…) im Namen benötigen Eingaben vom Anwender, bevor sie ausgeführt werden können. Für diesen Zweck wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die erforderlichen Informationen eintragen können.

Andere Excel-Menüs besitzen auch Untermenüs, die neben dem Hauptmenü eingeblendet werden. Solche Befehle sind durch eine kleine, nach rechts weisende Pfeilspitze gekennzeichnet. Damit ein Untermenü angezeigt wird, klicken Sie zunächst auf den Namen des Hauptmenüs, dann auf den betreffenden Befehl. Mit der Tastatur drücken Sie auf (Alt), dann auf den im Menünamen unterstrichenen Buchstaben und dann auf den im Befehlsnamen unterstrichenen Buchstaben (zur Auswahl des Untermenübefehls drücken Sie die Taste (Eingabetaste). In Bild 2.4 ist das Menü Format geöffnet sowie das Untermenü zum Befehl Zeile. Das Untermenü wird rechts vom Menü Format angezeigt.

Abbildung 2.4: Pfeilspitzen verweisen auf ein Untermenü, Auslassungspunkte auf ein Dialogfeld.

In Excel läßt sich jedes Pull-down-Menü und jedes Dialogfeld schließen, indem Sie (Esc) drücken. Mit der Maus können Sie auch ein zweites Mal auf den Menünamen klicken bzw. im Dialogfeld auf die Schaltfläche Abbrechen.

Eigenschaften

Der Befehl Eigenschaften erleichtert die Anzeige allgemeiner, zusammenfassender, statistischer oder versionsspezifischer Informationen über eine geöffnete Excel-Arbeitsmappe, eine Anwendung oder ein Dateielement im Windows-Explorer. Sie haben auch die Möglichkeit, die Datei-Informationenen über eine Excel-Arbeitsmappe zu ergänzen, etwa durch Eingabe eines aussagekräftigeren Titels, eines Themas, Autors, Managers oder des Firmennamens. Sie können sogar festlegen, welche Informationen anzuzeigen sind, und eine URL-Adresse oder einen Pfad als Hyperlink-Basis angeben.

Bild 2.5 bis Bild 2.8 zeigen einige der verschiedenen Dialogfelder, die mit Hilfe des Befehls Eigenschaften aufgerufen werden.

Abbildung 2.5: Wählen Sie Datei/Eigenschaften, um die
Eigenschaften einer geöffneten Excel-Tabelle einzublenden.

Abbildung 2.6: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Anwendungssymbol klicken, und dann Eigenschaften wählen, werden die Eigenschaften der betreffenden Anwendung angezeigt.

Abbildung 2.7: Wenn Sie im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf einen Ordner
klicken und dann Eigenschaften wählen, wird ein für das Element spezifisches Dialogfeld angezeigt.

Einige Eigenschaften-Dialogfelder besitzen mehrere Optionen für eine benutzerspezifische Konfiguration. Bild 2.8 ist eine Darstellung des Dialogfelds Eigenschaften von Task-Leiste mit seinen Optionen.

Abbildung 2.8: Klicken Sie mit der rechten Maustaste zwischen die Schaltflächen
der Task-Leiste und wählen Eigenschaften, so wird dieses Dialogfeld angezeigt.

Zeitersparnis durch Kontextmenüs

Durch den Einsatz von Kontextmenüs können Sie viel Zeil sparen. Ein Kontextmenü umfaßt die wichtigsten Befehle zu einem markierten Element oder Objekt.

Um ein Kontextmenü einzublenden, klicken Sie – mit der rechten Maustaste – auf das Element oder Objekt, mit dem Sie eine Aktion ausführen wollen. Auf der Tastatur können Sie auch (Umschalt)+(F10) drücken.

Kontextmenüs erscheinen jeweils an der aktuellen Cursorposition. Sie wählen einen Befehl aus, indem Sie darauf klicken oder die obere bzw. die untere Richtungstaste drücken und dann (Eingabetaste) drücken. Damit ein Kontextmenü wieder ausgeblendet wird, drücken Sie die Taste (Esc).

Die Bilder 2.9 und 2.10 zeigen Ihnen einige der Kontextmenüs; die restliche Abbildung veranschaulicht, zu welchen Elementen ein Menü aufgerufen wird.

Abbildung 2.9: Ein Rechts-Klick auf ein Balkendiagramm öffnet ein Kontextmenü zum Bearbeiten von Diagrammen.

Abbildung 2.10: Ein Rechts-Klick auf eine Spalte öffnet ein Kontextmenü zum Ändern der
Spalte und ihres Inhalts.

Befehle mit Hilfe der Tastatur ausführen

Wenn Sie mit den Excel-Menüs vertraut sind, können Sie Befehle durch Buchstabenkombinationen mit der Taste (Alt) ausführen. Dazu führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Drücken Sie die Taste (Alt), damit die Menüleiste aktiviert wird.
• Drücken Sie den im Menünamen unterstrichenen Buchstaben. Das Menü wird geöffnet.
• Drücken Sie den im Befehlsnamen unterstrichenen Buchstaben, beispielsweise (S) für Speichern.

Bei dieser Methode brauchen Sie nicht zu warten, bis das Menü geöffnet ist, bevor Sie den zweiten Buchstaben eingeben.

Alternative Befehle mit Hilfe der Taste ausführen

Zu bestimmten Menübefehlen gibt es auch alternative Befehle. Damit diese angezeigt werden, drücken und halten Sie die Taste (Umschalt), während Sie das Menü öffnen. Die Tabelle unten führt die normalen sowie die Befehle der (Umschalt)-Kombination auf.

Tabelle 2.8: Normale und alternative Menübefehle.

Um ein alternatives Menü mit Hilfe der Tastatur zu öffnen, drücken Sie die Taste (Alt), lassen sie wieder los, drücken und halten dann die Taste (Umschalt) und dann den im Menünamen unterstrichenen Buchstaben. Lassen Sie die Taste (Umschalt) weiterhin gedrückt, und drücken Sie dann den im Befehlsnamen unterstrichenen Buchstaben.

Symbolleisten

Die Symbolleisten in Excel bieten Ihnen einen schnellen Zugriff auf häufig verwendete Befehle und Prozeduren. Symbolschaltflächen auf Symbolleisten können nur mit Hilfe der Maus oder einem ähnlichen Zeigegerät verwendet werden. Um einen Symbolleistenbefehl auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem entsprechenden Symbol. Sie können selbst festlegen, welche Symbolleisten an welcher Stelle im Fenster angezeigt werden. Alle Symbolleisten sind frei plazierbar und jederzeit zugänglich, da sie immer im Vordergund angezeigt werden, also über den Fenstern im Desktop.

In Excel können Sie mit mehreren Symbolleisten gleichzeitig arbeiten. Excel besitzt einige vordefinierte Symbolleisten, die bei Bedarf automatisch eingeblendet werden. Um eine Symbolleiste manuell einzublenden, wählen Sie Ansicht/Symbolleisten und wählen die betreffende Symbolleiste aus dem Untermenü aus. Die Symbolleisten werden in der folgenden Liste erläutert:

• Standard-Symbolleiste. Die Standard-Symbolleiste umfaßt die Schaltflächen, die für Formatierungsarbeiten, die Dateiverwaltung und den Druck am häufigsten benötigt werden (siehe Bild 2.11).

Abbildung 2.11: Die Standard-Symbolleiste.

• Format-Symbolleiste. Die Format-Symbolleiste besitzt Schaltflächen für die Formatierung von Schriften, für die Ausrichtung, für die Zuweisung von Zahlenformaten sowie für das Einsetzen von Rahmen und Schattierungen (siehe Bild 2.12).

Abbildung 2.12: Die Format-Symbolleiste.

• Diagramm-Symbolleiste. Die Schaltflächen der Diagramm-Symbolleiste dienen zum Einsetzen und Entfernen von Legenden, Pfeilen und Textfeldern (siehe Bild 2.13).

Abbildung 2.13: Die Diagramm-Symbolleiste.

• Steuerelement-Toolbox. Die Steuerelement-Toolbox umfaßt Schaltflächen, die Sie beim Entwurf einer Benutzeroberfläche in Microsoft Visual Basic unterstützen (siehe Bild 2.14).

Abbildung 2.14: Die Steuerelement-Toolbox.

• Zeichnungs-Symbolleiste. Die Zeichnungs-Symbolleiste enthält Schaltflächen zum Zeichnen, Füllen, Umformen und Gruppieren von Objekten in einer Tabelle (siehe Bild 2.15).

Abbildung 2.15: Die Zeichnungs-Symbolleiste.

• Formular-Symbolleiste. Die Formular-Symbolleiste besitzt Schaltflächen, mit denen Sie Steuerelemente wie Kontrollkästchen, Optionsfelder oder Drop-down-Listen einsetzen und formatieren können. Diese Steuerelemente lassen sich in Tabellenblättern und Dialogfeldern verwenden (siehe Bild 2.16).

Abbildung 2.16: Die Formular-Symbolleiste.

• Grafik-Symbolleiste. Zur Grafik-Symbolleiste gehören Schaltflächen zum Einfügen von Bildern und Grafiken, zur Bildsteuerung, zur Kontrast- und Helligkeitsregelung, zum Zuschneiden, zur Festlegung einer Linienart, zur Formatierung von Objekten, zur Festlegung transparenter Farben und zum Zurücksetzen von Grafiken (siehe Bild 2.17).

Abbildung 2.17: Die Grafik-Symbolleiste.

• Pivot-Tabelle-Symbolleiste. Die Pivot-Tabelle-Symbolleiste besitzt Schaltflächen, die Ihnen beim Erstellen, Aktualisieren und Bearbeiten von Pivot-Tabellen behilflich sind (siehe Bild 2.18).

Abbildung 2.18: Die Pivot-Tabelle-Symbolleiste.

• Überarbeitungs-Symbolleiste. Die Schaltflächen der Überarbeitungs-Symbolleiste erlauben das Einsetzen und Bearbeiten von Kommentaren, die Durchsicht von Kommentaren und Änderungen an einem Dokument, das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft Outlook, das Aktualisieren eines Dokuments sowie das Senden eines Dokuments an einen Mail-Empfänger (siehe Bild 2.19).

Abbildung 2.19: Die Überarbeitungs-Symbolleiste. Ueberarbeitungs-Symbolleiste

• Visual Basic-Symbolleiste. Die Visual Basic-Symbolleiste besitzt Schaltflächen, die für eine effektivere Arbeitsweise bei der Programmierung in Visual Basic für Excel sorgen (siehe Bild 2.20).

Abbildung 2.20: Die Visual Basic-Symbolleiste.

• Web-Symbolleiste. Mit den Schaltflächen der Web-Symbolleiste können Sie Favoriten- und WWW-Seiten laden und verschiedene Aufgaben eines Internet-Browsers ausführen (siehe Bild 2.21).

Abbildung 2.21: Die Web-Symbolleiste.

• WordArt-Symbolleiste. Die WordArt-Symbolleiste gestattet das Einsetzen, Bearbeiten, Drehen und Formatieren von Text, das Ändern der Textform, Schrifthöhe und der vertikalen Ausrichtung sowie die Festlegung der Ausrichtung und der Schriftweite (siehe Bild 2.22).

Abbildung 2.22: Die WordArt-Symbolleiste.

• Aufzeichnung beenden. Diese Symbolleiste besitzt nur eine Schaltfläche, die zum Beenden einer Makro-Aufzeichnung dient (siehe Bild 2.23). Diese Symbolleiste wird automatisch eingeblendet, wenn Sie ein Makro aufzeichnen.

Abbildung 2.23: Symbolleiste für das Beenden einer Makro-Aufzeichnung.

• Detektiv-Symbolleiste. Die Detektiv-Symbolleiste unterstützt Sie dabei, nach Fehlern in einer Excel-Tabelle zu suchen (siehe Bild 2.24).

Abbildung 2.24: Die Detektiv-Symbolleiste.

• Die Zirkelbezugleiste besitzt Schaltflächen, die Ihnen beim Auflösen eines Zirkelbezugs (einer Endlosschleife in Formeln) helfen (siehe Bild 2.25).

Abbildung 2.25: Die Zirkelbezugleiste.

• Symbolleiste Ganzer Bildschirm. Diese Symbolleiste erscheint, wenn Sie das Excel-Anwendungsfenster auf die gesamte Bildschirmfläche vergrößern. Wenn Sie auf die Schaltfläche Ganzer Bildschirm schließen klicken, so wird die vorherige Ansicht wieder hergestellt (siehe Bild 2.26).

Abbildung 2.26: Die Symbolleiste Ganzer Bildschirm.

Mit Ansicht/Symbolleisten/Anpassen, Register Befehl können eine Symbolleiste um neue Schaltflächen ergänzen oder welche entfernen.

Wenn vor Ihnen ein anderer Anwender mit Excel gearbeitet hat, kann es sein, daß die vordefinierten Symbolleisten verändert wurden. Oder Sie finden selbstdefinierte Symbolleisten, die ein anderer Anwender erstellt hat, um Ihnen bestimmte Aufgaben zu erleichtern.

Die Symbolleisten in diesem Buch wurden gelegentlich so angepaßt, daß sie dem Text entsprechen. Deshalb ist es möglich, daß die Darstellung Ihrer Symbolleisten leicht von denen in den Abbildungen variiert.

Infofelder zu den Symbolleisten-Schaltflächen

Oft sind die Schaltflächen auf den Symbolleisten klein, und wenn Sie sie selten verwenden, vergessen Sie möglicherweise ihre Funktion. Als Erinnerungshilfe zu den einzelnen Schaltflächen werden in Excel deshalb Infofelder mit Erläuterungen eingeblendet. Infofelder sehen wie kleine Etiketten aus und werden unter einer Schaltfläche eingeblendet, wenn Sie den Cursor darauf setzen, ohne zu klicken. Sie können die Anzeige von Infofeldern auch deaktivieren. Dazu wählen Sie Ansicht/Symbolleisten/Anpassen, öffnen das Register Optionen und deaktivieren die Option QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen.

Um eine Erläuterung zu einer Schaltfläche einzublenden, klicken Sie auf das Fragezeichen (?), wenn vorhanden, und anschließend auf die betreffende Symbol-Schaltfläche.

Wenn die Option QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen deaktiviert ist, und Sie dennoch eine Erläuterung zu einer Symbolschaltfläche benötigen, so drücken Sie (Umschalt)+(F1) und klicken dann auf die Schaltfläche. Es wird ein Hilfe-Fenster mit einer Beschreibung eingeblendet.

Symbolleisten ein- oder ausblenden

Mit dem Befehl Ansicht/Symbolleisten oder mit dem Symbolleisten-Kontextmenü läßt sich die Anzeige für viele der Symbolleisten aktivieren.

Um weitere Symbolleisten anzuzeigen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Ansicht/Symbolleisten/Anpassen. Das Dialogfeld Anpassen erscheint (siehe Bild 2.27).

Abbildung 2.27: Mit Ansicht/Symbolleisten/Anpassen können Sie eine Liste aller vordefinierten Symbolleisten öffnen.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Symbolleiste, die angezeigt werden soll.
• Wählen Sie OK.

Die entsprechenden Symbolleisten werden über den Excel-Fenstern eingeblendet, und zwar an der Stelle, an der es zuletzt verwendet wurde.

Um eine weitere Symbolleiste mit Hilfe der Maus einzublenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bereits angezeigte Symbolleiste, so daß ein Kontextmenü geöffnet wird.
• Klicken Sie auf den Namen der anzuzeigenden Symbolleiste.
• Das Kontextmenü umfaßt nicht alle in Excel verfügbaren Symbolleisten. Finden Sie den Namen der gesuchten Leiste also nicht in der Liste, klicken Sie ganz unten im Kontextmenü auf Anpassen.

Eine Symbolleiste läßt sich auf drei Arten schließen (ausblenden).

• Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste, damit das Kontextmenü geöffnet wird. Dort klicken Sie auf den Namen der betreffenden Leiste, um die Anzeige wieder zu deaktivieren.
• Sie wählen Ansicht/Symbolleisten/Anpassen. Im Register Symbolleiste des Dialogfelds Anpassen deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, und klicken auf OK.
• Sie schließen die Symbolleiste einfach, indem Sie rechts in der Titelleiste auf das Feld X klicken.

Die Schaltflächenanordnung und die Position der Symbolleisten werden in Excel gespeichert sowie die Tatsache, welche Leisten geöffnet sind. Wenn Sie Excel also beenden und später neu starten, werden Ihnen wieder exakt diesselben Symbolleisten zur Verfügung stehen.

Größe, Form und Position von Menü- und Symbolleisten verändern

Sie können Menü- und Symbolleisten verlagern oder deren Form ändern und so eine für Sie geeignete Arbeitsumgebung schaffen. Menü- und Symbolleisten lassen sich entweder frei plazieren oder an einer der Fensterkanten verankern (auch »andocken« genannt). Verankerte Symbolleisten umfassen jeweils nur eine Schaltflächenreihe. Die Form unverankerter Leisten hingegen läßt sich so verändern, daß die Schaltflächen in mehreren Reihen angeordnet sind. Unverankerte Leisten können Sie jederzeit verschieben und da plazieren, wo es für Ihre Arbeit gerade praktisch ist. In Bild 2.28 sehen Sie mehrere verankerte und eine unverankerte Symbolleiste.

Abbildung 2.28: Sie können eine Leiste zur Fensterkante ziehen, um sie dort zu verankern, oder die Leiste frei im Desktop plazieren.

Um eine Menü- und Symbolleiste zu verlagern, klicken Sie auf die schmale Titelleiste und ziehen. Ziehen Sie die Leiste zum unteren Rand des Excel-Fensters, wird sie mit der unteren Fensterkante verankert. Wenn Sie Symbolleisten mit Drop-down-Listen, wie etwa die Format-Symbolleiste, mit dem rechten oder linken Rand verankern, werden die Drop-down-Listen nicht mehr angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf den Leistenhintergrund wird eine verankerte Symbolleiste wieder an der zuletzt plazierten Stelle als Fenster angezeigt und umgekehrt mit einem Doppelklick auf die Titelleiste wieder an der zuletzt verankerten Position.

Menü- und Symbolleisten können auch frei auf dem Desktop plaziert werden. Um eine unverankerte Leiste oder ein Menü zu verschieben, ziehen Sie an der Titelleiste oder an einer Stelle im Leistenhintergrund. Die Form einer unverankerten Leiste ändern Sie, indem Sie am Rand ziehen. Sie erhalten ein Ergebnis wie in Bild 2.29. Um eine Leiste wieder zu verankern, ziehen Sie die Titelleiste zum Rand des Excel-Fensters und lassen die Maustaste los. Um eine Symbolleiste an der zuletzt verankerten bzw. unverankerten Position wieder anzuzeigen, klicken Sie zweimal auf die Titelleiste bzw. den Leistenhintergrund. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, schnell zwischen zwei Positionen zu wechseln.

Abbildung 2.29: Sie ändern die Form einer Leiste, indem Sie an der Kante ziehen.

Bei einem Super-VGA-Monitor erscheinen die Schaltflächen mitunter zu klein und lassen sich nur schwer unterscheiden. Ist dies der Fall, sollten Sie die Anzeige größerer Schaltflächen aktivieren. Dazu wählen Sie Ansicht/Symbolleisten/Anpassen, öffnen das Register Optionen und aktivieren die Option Große Schaltflächen.

Wegziehbare Paletten

Einige Symbolleisten besitzen Drop-down-Menüs oder -Paletten, welche die Auswahl aus einer Reihe von Optionen (Farben, Mustern, Formen usw.) ermöglichen. Wenn Sie ein solches Menü oder eine Palette besonders häufig einsetzen, können Sie das Menü oder die Palette loslösen (wegziehen) und als eigenständige Leiste oder Palette auf dem Desktop plazieren. Dadurch stehen Ihnen parallel zur Arbeit in einer Tabelle verschiedene Zeichen- und Formatierungsoptionen zur Verfügung. In Bild 2.30 sehen Sie vier wegziehbare Paletten, die frei auf dem Arbeitsblatt plaziert sind. Oben rechts ist die Schaltfläche Füllfarbe mit geöffneter Palette abgebildet, bevor sie losgelöst wird. Wegziehbare Paletten sind etwa die Paletten Rahmen, Schriftfarbe oder Füllfarbe aus der Formatierungs- und Zeichnungs-Symbolleiste. Letztere besitzt auch ein wegziehbares Menü: AutoFormen. Dieses verwandelt sich beim Wegziehen in eine Symbolleiste, über die sich weitere wegziehbare Symbolleisten öffnen lassen.

Abbildung 2.30: Ziehen Sie häufig verwendete Paletten weg, um sie frei auf dem Arbeitsblatt zu plazieren.

Um eine Palette wegzuziehen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil neben der entsprechenden Schaltfläche. Die Palette wird geöffnet.
• Klicken Sie auf die Titelleiste der Palette, und ziehen Sie diese von der Symbolleiste weg. Die Palette wird losgelöst und zusammen mit dem Cursor bewegt.
• Lassen Sie die Maustaste an der Stelle los, an der die Palette plaziert werden soll.

Im Gegensatz zu Symbolleisten läßt sich die Form von Paletten nicht ändern und Paletten lassen sich auch nicht mit der Fensterkante verankern. Sie schließen eine Palette, indem Sie rechts in der Titelleiste auf das Feld X klicken.

Die Schaltflächen sind besonders groß dargestellt, und nicht alle Schaltflächen der Symbolleiste sind sichtbar. Sie haben die Anzeige für große Schaltflächen aktiviert. Um das Problem zu beheben, wählen Sie Ansicht/Symbolleisten/Anpassen, öffnen das Register Optionen und deaktivieren die Option Große Schaltflächen.

Dialogfelder

Manche Pull-down-Menüs umfassen Befehle, für deren Ausführung zusätzliche Eingaben durch den Anwender notwendig sind. Diese Befehle sind durch Auslassungspunkte (…) hinter dem Befehlsnamen gekennzeichnet. Wenn Sie einen solchen Befehl wählen, wird ein Dialogfeld geöffnet, das zur Eingabe der Anwenderinformationen dient. Der Befehl Extras/Optionen öffnet z. B. ein Dialogfeld, bestehend aus acht Registern, wobei die verschiedenen Registerzungen im oberen Bereich des Dialogfelds zu sehen sind. Jedes Register dieses Dialogfelds besitzt thematisch zusammengefaßte Optionen, die durchweg zur individuellen Anpassung des Programms dienen. Wenn Sie im Dialogfeld Optionen das Register Allgemein öffnen, ist die Darstellung wie in Bild 2.31.

Abbildung 2.31: Die Register eines Dialogfelds schaffen Ordnung in der Vielfalt der Einstellungsmöglichkeiten.

Dialogfelder bestehen aus verschiedenen Elementen. Diese werden in den folgenden Abschnitten eingehend erläutert. Um sich jedoch mit den einzelnen Dialogfeldelementen kurz vertraut zu machen, sollten Sie die folgende Liste lesen.

• Register. Register finden Sie nur in Dialogfeldern, die aus mehreren Teilen bestehen. Wenn Sie auf eine Registerzunge klicken, wird das zugehörige Register in den Vordergrund gestellt. Jedes Register umfaßt die Optionen eines anderen Themenbereichs. Es kann jeweils nur ein Register angezeigt werden.
• Eingabefeld. In Eingabefelder können Sie Text, Datumsangaben oder Zahlen eintragen. Manche Eingabefelder besitzen zusätzliche Justierpfeile. Wenn Sie auf eine solche Pfeiltaste klicken, wird der Wert im Eingabefeld schrittweise erhöht bzw. reduziert.
• Optionsfeld. Ein rundes Feld, mit dem Sie eine bestimmte Auswahl aus mehreren Optionen treffen.
• Kontrollkästchen. Ein quadratisches Feld, über das Sie die zugehörige Option aktivieren oder deaktivieren können.
• Listenfeld. Eine Liste mit mehreren Einträgen. Listenfelder gibt es in Form von Drop-down-Listen mit Pfeiltaste, die per Mausklick zu öffnen sind, oder als offene Aufzählung der verschiedenen Listeneinträge.

• Schaltfläche Reduzieren. Mit Hilfe dieser Schaltfläche, die in verschiedenen Dialogfeldern zu finden ist, läßt sich ein Dialogfeld reduzieren (als Leiste darstellen), so daß eine Zell- oder Bereichsmarkierung leichter fällt. In einem reduzierten Dialogfeld wird anstelle dieser Schaltfläche die Schaltfläche Erweitern angezeigt.
• Schaltflächen. Mit Hilfe von Schaltflächen wird ein Befehl ausgelöst oder abgebrochen. Eine Schaltfläche mit Auslassungspunkten (…) im Namen dient dazu, ein weiteres Dialogfeld zu öffnen.

Register eines Dialogfelds auswählen

Ein Dialogfeld kann sich aus mehreren Registern zusammensetzen (vgl. Bild 2.31). In diesem Fall sind, wie bei den Teilern eines Karteikastens, die Registerzungen sichtbar, und zwar im oberen Teil des Dialogfelds. Alle Optionen eines Registers erlauben Einstellungen zu einem bestimmten Thema, das jeweils auf der Registerzunge eingetragen ist. Öffnen Sie beispielsweise das Register Diagramm des Dialogfelds Optionen, so werden Einstellungsmöglichkeiten für das Erstellen von Diagrammen angezeigt.

Um ein Register mit Hilfe der Tastatur zu öffnen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Nächstes Register auswählen: Drücken Sie (Strg)+(Tab) oder (Strg)+(Cursor unten)
• Voriges Register auswählen: Drücken Sie (Strg)+(Umschalt)+(Tab) oder (Strg)+(Cursor oben)

Um ein Register mit Hilfe der Maus auszuwählen, führen Sie folgenden Arbeitsschritt aus:

Klicken Sie auf die Registerzunge.

Optionsfelder und Kontrollkästchen aktivieren

In Bild 2.32 sehen Sie mehrere Optionen mit Kontrollkästchen sowie eine Optionsfeldergruppe. Aus einer Gruppe mit Optionsfeldern ist jeweils nur eine Option aktivierbar. Aus einer Gruppe mit Kontrollkästchen hingegen sind keine, eine oder mehrere Optionen aktivierbar.

Abbildung 2.32: Bei einer Gruppe mit Optionsfeldern müssen Sie sich für eine
der angebotenen Alternativen entscheiden.

Um ein Optionsfeld mit Hilfe der Maus zu aktivieren, klicken Sie auf die Option oder das Feld; um es zu deaktivieren, müssen Sie auf eine andere Option dieser Gruppe klicken. Ein Punkt in einem Optionsfeld kennzeichnet die Option als aktiviert. Vergessen Sie nicht: Nur eine Option der Gruppe kann ausgewählt werden.

Um ein Optionsfeld mit Hilfe der Tastatur zu aktivieren, drücken und halten Sie die Taste (Alt) und drücken dann den im Optionsnamen unterstrichenen Buchstaben. Sie können auch wiederholt die Taste (Tab) drücken, bis die aktive Option von einer gepunkteten Linie umrahmt ist, und dann eine der Richtungstasten drücken. Ist der Kreis der gewünschten Option ausgefüllt, wechseln Sie mit (Tab) zur nächsten Einstellung.

Kontrollkästchen sind quadratische Felder, die Sie ankreuzen können. Wie in einem Fragebogen, können Sie mehrere Felder ankreuzen, d. h. mehrere Optionen einer Gruppe aktivieren.

Um eine Option mit Kontrollkästchen zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf das Kästchen oder auf den Optionsnamen. Oder Sie verwenden die Tastatur und drücken (Alt) und den im Namen unterstrichenen Buchstaben.

Wenn Sie in einem Dialogfeld mehrere Änderungen hintereinander vornehmen, ist das Drücken der Taste (Tab) wohl die beste Art, die verschiedenen Einstellungen hervorzuheben (mit (Umschalt)+(Tab) wird diese Hervorhebung in umgekehrte Richtung versetzt). Das aktive Element ist jeweils durch eine gepunktete Linie hervorgehoben; ein aktives Eingabefeld erkennen Sie an der blinkenden Einfügemarke. Um ein aktives Kontrollkästchen zu ändern, drücken Sie die Taste (Leertaste), um ein anderes Optionsfeld einer Gruppe zu aktivieren, drükken Sie die entsprechende Richtungstaste.

Eingabefelder editieren

In Eingabefelder können Sie Informationen eingeben, etwa den Namen einer Datei oder einen Wert. Sie ändern den Text in einem Eingabefeld ebenso, wie Sie Text an jeder sonstigen Stelle in Excel ändern.

Befindet sich der Cursor in einem Eingabefeld, so erscheint er als I-förmige Einfügemarke. Durch diese blinkende Marke ist gekennzeichnet, wo neue Zeichen eingefügt werden (siehe Bild 2.33).

Abbildung 2.33: Die Einfügemarke kennzeichnet, wo die neue Eingabe eingefügt wird.

Um bestimmte Zeichen mit Hilfe der Maus zu markieren, klicken Sie am Anfang der Markierung in den Text und ziehen über alle zu markierenden Zeichen bzw. Wörter. Ein ganzes Wort wird per Doppelklick markiert. Eine Auflistung der verfügbaren Mausaktionen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Tabelle 2.9: Mausaktionen für die Textmarkierung.

Um Text mit Hilfe der Tastatur zu markieren, drücken Sie die Taste (Alt) und den entsprechenden Buchstaben für das Eingabefeld. Dann setzen Sie die Einfügemarke anhand der Richtungstasten an den Anfang der Markierung. Drücken Sie jetzt die Taste (Umschalt), und markieren Sie den Text anhand der rechten oder linken Richtungstaste.

Wenn Sie (Entf) oder (Rückschritt) drücken, wird die gesamte Textmarkierung gelöscht. Wenn Sie neuen Text eingeben, erscheint dieser anstelle der Markierung. Ist kein Text markiert, wird mit (Entf) das Zeichen rechts von der Einfügemarke gelöscht und mit (Rückschritt) das Zeichen links davon.

Um mehrere Zeichen mit Hilfe der Tastatur zu markieren, führen Sie die Aktionen in der Tabelle unten aus.

Tabelle 2.10: Tastaturaktionen für die Textmarkierung.

Einträge aus Listenfeldern auswählen

In einigen Dialogfeldern haben Sie die Auswahl zwischen mehreren Listeneinträgen. Das Register Schrift des Dialogfelds Zellen beispielsweise besitzt drei offene und zwei Drop-down-Listenfelder (siehe Bild 2.34).

Drop-down-Listen zeigen jeweils nur die aktuelle Auswahl an. Um die Liste zu öffnen und die möglichen Alternativen einzusehen, klicken Sie auf das Pfeilfeld neben dem Anzeigefeld. Bild 2.35 und 2.36 zeigen das Register Rahmen des Dialogfelds Zellen, bevor und nachdem die Farbliste geöffnet wurde.

Abbildung 2.34: Ein Listenfeld bietet Ihnen die Auswahl zwischen mehreren Listeneinträgen.

Abbildung 2.35: Das Register Rahmen mit geschlossener Drop-down-Liste.

Abbildung 2.36: Das Register Schrift mit geöffneter Drop-down-Liste.

Um ein Element aus einem Listenfeld auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Ist die Liste nicht geöffnet, klicken Sie auf die Pfeiltaste rechts vom Anzeigefeld oder drücken (Alt) und den unterstrichenen Buchstaben. Bei Drop-down-Listen können Sie auch (Alt)+(Cursor unten) drücken.
• Sobald die Liste geöffnet ist, zeigen Sie gegebenenfalls mit Hilfe der Bildlaufleiste den Ausschnitt mit dem richtigen Listeneintrag an. Haben Sie den gesuchten Eintrag gefunden, klicken Sie auf den Namen. Sie können den Namen auch anhand der Tasten (Cursor oben), (Cursor unten), (Pos1) oder (Ende) (Pos1) hervorheben, und dann die Taste (Eingabetaste) drücken.
• In einem Dialogfeld klicken Sie schließlich auf OK oder drücken die Taste (Eingabetaste), um den Befehl auszuführen.

In einem offenen Listenfeld können Sie einen Listeneintrag meist auch per Doppelklick auswählen und gleichzeitig den Befehl ausführen.

Bevor Sie mit dem Befehl OK abschließen, sollten Sie noch einmal sicherstellen, daß der richtige Eintrag ausgewählt wurde.

Ein Eintrag in einem Listenfeld ist schnell zu finden, da die Liste in der Regel alphabetisch geordnet ist. Wenn Sie anstelle des aktuellen Eintrags den Anfangsbuchstaben des gesuchten Elements in das Eingabefeld eingeben und dann (Cursor unten) drücken, wird der erste Eintrag hervorgehoben, dessen Namen mit diesem Buchstaben beginnt. Bei Paletten wählen Sie das gewünschte Feld mit Hilfe der Richtungstasten aus.

Schaltflächen und das Schließen von Dialogfeldern

Schaltflächen erscheinen meist in der Ecke rechts oben eines Dialogfelds oder auf der rechten Seite oder in einer Reihe ganz unten im Dialogfeld. Sie verwenden diese Schaltflächen in der Regel, um einen Befehl auszuführen oder abzubrechen. Im Dialogfeld in Bild 2.35 etwa sehen Sie in einer Reihe ganz unten die Schaltflächen OK und Abbrechen.

Wenn Sie mit der Maus arbeiten, klicken Sie auf eine Schaltfläche, um den entsprechenden Befehl auszuwählen. Mit Hilfe der Tastatur lassen sich Schaltflächen auf drei Arten auswählen. Ist im Namen der Schaltfläche ein Buchstabe unterstrichen, drücken Sie die Taste (Alt) und diesen Buchstaben. Ist eine Schaltfläche durch eine gepunktete Umrahmung des Namens hervorgehoben, drücken Sie einfach die Taste (Eingabetaste). Meist ist die Schaltfläche OK umrahmt; allerdings läßt sich die Umrahmung durch Drücken der Taste (Tab) versetzen. Den Befehl Abbrechen können Sie auch ausführen, indem Sie die Taste (Esc) drücken.

Die Dialogfeldanzeige reduzieren

In Excel 97 werden Sie in einigen Dialogfeldern ein neues Leistungsmerkmal vorfinden. Haben Sie bereits mit Excel gearbeitet? Dann werden sicher auch Sie festgestellt haben, daß bei der Auswahl eines Bereichs in einer Tabelle ein geöffnetes Dialogfeld oft im Weg ist. In Excel 97 wurde dieses Problem durch die Möglichkeit gelöst, das Dialogfeld auf einen Minimalbereich zu reduzieren. Befindet sich der Cursor in einem Eingabefeld, und Sie markieren den Zellbereich für die Eingabe direkt in der Tabelle, so wird automatisch das gesamte Dialogfeld auf eine kleine Leiste reduziert, bis die Auswahl beendet ist. Danach erscheint das Dialogfeld wieder. In Bild 2.37 ist das Dialogfeld Konsolidieren abgebildet, das einen großen Teil des Tabellenblatts abdeckt. Wenn Sie rechts vom Eingabefeld Bezug auf die Schaltfläche Reduzieren klicken, wird das gesamte Dialogfeld bis auf das Eingabefeld reduziert (siehe Bild 2.38). Dadurch ist die Sicht frei für die zu markierenden Bereiche. Ein reduzierbares Dialogfeld wird auch automatisch reduziert, wenn sich die Einfügemarke in einem Eingabefeld für eine Bezugsangabe befindet und Sie im Tabellenblatt über die Zellen ziehen.

Abbildung 2.37: Bei einigen Dialogfeldern ist die Auswahl eines Zellbereichs schwierig, da es die Zellen abdeckt, die Sie auswählen wollen.

Abbildung 2.38: Das Dialogfeld wurde zu einer Leiste reduziert.

Das Hilfesystem

Windows und Excel verfügen über ein Hilfesystem, das Sie durch neue Befehle und Prozeduren führt. Die Hilfedateien von Excel sind ausführlich; zu den behandelten Themen gehören die verschiedenen Teile des Bildschirms ebenso wie die Erläuterung von Befehlen, Dialogfeldern oder unternehmensspezifischen Aufgaben.

Der Inhalt der meisten Hilfefenster kann auch ausgedruckt werden. Dazu wählen Sie in der Symbolleiste des Hilfefensters Optionen/Thema drucken.

Der Office-Assistent

Der Office-Assistent bietet Tips, hilft Ihnen dabei, schnell die richtige Information zu finden und gibt Antwort auf Ihre Fragen, bevor Sie sie gestellt haben. Der Office-Assistent ist ein interaktives Programm, das so eingestellt werden kann, daß es parallel zu Ihrer Arbeit die erforderliche Hilfe bereithält. Wenn Sie die Persönlichkeit des Assistenten nicht anspricht, oder wenn er Ihnen zu aufdringlich wirkt, sollten Sie den Office-Assistenten nicht gleich deaktivieren. Suchen Sie sich lieber eine andere Persönlichkeit aus, die Ihnen besser gefällt. Denn Excel 97 verfügt über eine weite Bandbreite an Persönlichkeiten für den Assistenten, einschließlich der Büroklammer Karl Klammer, einer besonders gewandten Katze, dem Hund Power Knuddel, der Ihnen in Superman-Manier zu Hilfe eilt, und viele andere mehr. Wenn Sie bereits viel Erfahrungen mit den Office-Anwendungen haben und Ihnen der Assistent zu oft ins Gehege kommt, können Sie einstellen, in welchen Situationen der Assistent erscheinen soll.

Da der Office-Assistent in allen Microsoft Office-Anwendungen anzutreffen ist, wirken sich Einstellungen, die Sie in Excel vornehmen, auch auf die anderen Anwendungen, wie Word oder PowerPoint, aus.

Öffnen und Anpassen des Assistenten

Um den Office-Assistenten anzupassen, während Sie in Excel arbeiten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:.

• Wenn der Office-Assistent noch nicht läuft, aktivieren Sie ihn, indem Sie im Menü Hilfe (?)den Befehl Microsoft Excel-Hilfe wählen. Der Office-Assistent erscheint auf dem Bildschirm (siehe Bild 2.39).

Läuft der Office-Assistent bereits, klicken Sie auf das Feld mit dem Office-Assistenten, damit das Meldungsfeld des Office-Assistenten eingeblendet wird (siehe Bild 2.39).

Abbildung 2.39: Der Office-Assistent.

• Wählen Sie Optionen, damit das Dialogfeld Office-Assistent geöffnet wird (siehe Bild 2.40).

Abbildung 2.40: In diesem Dialogfeld können Sie festlegen, daß nur die Hilfe angezeigt wird, die Sie benötigen.

• Ändern Sie eine der folgenden Optionen:

Um die Persönlichkeit Ihres Assistenten zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Stellen Sie sicher, daß der Office-Assistent ausgeführt wird (die Anleitung dazu finden Sie im vorigen Abschnitt).

Wenn Sie beim Installieren von Microsoft Office nicht alle Assistenten installiert haben, werden Sie jetzt die Installations-CD benötigen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Office-Assistenten, und wählen Sie Assistent auswählen aus dem Kontextmenü. Das Dialogfeld Office-Assistent wird eingeblendet, wobei das Register Muster geöffnet ist (siehe Bild 2.40).

Abbildung 2.41: In diesem Register können Sie einen von neun Assistenten auswählen.

• Klicken Sie auf Weiter bzw. Zurück, um die verschiedenen Assistenten anzuzeigen.

Die verschiedenen Animationen eines Assistenten können Sie ausführen, indem Sie mit der rechten Taste auf den Assistenten klicken und Animieren aus dem Kontextmenü wählen.

• Nachdem Sie sich für einen Assistenten entschieden haben, klicken Sie auf OK.

Lernen mit dem Assistenten

Der Office-Assistent hilft Ihnen dabei, während der Arbeit zu lernen. Denn er hält Tips für Sie bereit, hilft Ihnen beim Einsatz von Assistenten (Wizards) und macht situationsbedingte Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Arbeitsweise. Und wenn Sie sich erst einmal eingearbeitet haben, können Sie einstellen, daß der Office-Assistent bestimmte Ratschläge nicht mehr selbsttätig vorschlagen soll (siehe voriger Abschnitt).

Die Tips zeigen Ihnen, wie Sie Leistungsmerkmale und Direktbefehle effektiver einsetzen können. Erscheint im Office-Assistent eine Glühbirne, sollten Sie darauf klicken, damit der Tip angezeigt wird.

Um bestimmte Arten von Tips auszuwählen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wenn der Office-Assistent noch nicht läuft, aktivieren Sie ihn, indem Sie im Menü Hilfe (?)den Befehl Microsoft Excel-Hilfe wählen. Der Office-Assistent erscheint auf dem Bildschirm (siehe Bild 2.39).

Läuft der Office-Assistent bereits, klicken Sie auf das Feld mit dem Office-Assistenten, damit das Meldungsfeld des Office-Assistenten eingeblendet wird (siehe Bild 2.39).

• Wählen Sie Optionen, damit das Dialogfeld Office-Assistent geöffnet wird (siehe Bild 2.40).
• Aktivieren Sie im Gruppenfeld Tips anzeigen die Option Leistungsmerkmale effektiver nutzen, damit Sie vom Office-Assistenten Tips dazu erhalten, wie Sie die Excel-Funktionen effektiver nutzen.

Aktivieren Sie die Option Maus effektiver nutzen, damit der Office-Assistent Ihnen zeigt, wie Sie die Maus besser und gewinnbringender einsetzen.

Aktivieren Sie die Option Tastenkombinationen, damit der Office-Assistent Ihnen die Tastatur-Direktbefehle zu den von Ihnen verwendeten Funktionen nennt.

• Klicken Sie im Gruppenfeld Weitere Tip-Optionen auf Nur Tips mit hoher Priorität anzeigen, damit nur die wichtigsten Tips eingeblendet werden.

Klicken Sie auf Tips und Tricks beim Start anzeigen, damit beim Start einer Office-Anwendung jedesmal ein Tip erscheint.

• Klicken Sie auf OK.

Sie können festlegen, daß der Office-Assistent beim Ausführen eines Assistenten (Wizard) hilfreiche Anweisungen gibt. Dazu führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wenn der Office-Assistent noch nicht läuft, aktivieren Sie ihn, indem Sie im Menü Hilfe (?)den Befehl Microsoft Excel-Hilfe wählen. Der Office-Assistent erscheint auf dem Bildschirm (siehe Bild 2.38).

Läuft der Office-Assistent bereits, klicken Sie auf das Feld mit dem Office-Assistenten, damit das Meldungsfeld des Office-Assistenten eingeblendet wird (siehe Bild 2.38).

• Wählen Sie Optionen, damit das Dialogfeld Office-Assistent geöffnet wird (siehe Bild 2.39).
• Aktivieren Sie im Gruppenfeld Fähigkeiten des Assistenten die Option Hilfe zu Assistenten.
• Klicken Sie auf OK.

Der Office-Assistent kann auch eine Liste mit Hilfethemen zur aktuellen Aufgabe anzeigen, und zwar bevor Sie selbst um Hilfe bitten.

Damit der Office-Assistent situationsbedingte Hilfethemen anzeigt, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wenn der Office-Assistent noch nicht läuft, aktivieren Sie ihn, indem Sie im Menü Hilfe (?)den Befehl Microsoft Excel-Hilfe wählen. Der Office-Assistent erscheint auf dem Bildschirm (siehe Bild 2.38).

Läuft der Office-Assistent bereits, klicken Sie auf das Feld mit dem Office-Assistenten, damit das Meldungsfeld des Office-Assistenten eingeblendet wird (siehe Bild 2.38).

• Wählen Sie Optionen, damit das Dialogfeld Office-Assistent geöffnet wird (siehe Bild 2.39).
• Aktivieren Sie im Gruppenfeld Fähigkeiten des Assistenten die Option Hilfethemen raten.
• Klicken Sie auf OK.

Den Assistenten verbergen

Sie haben auch die Möglichkeit, den Office-Assistenten zu verbergen, so daß er nur beim Drücken der Taste (F1) und beim Klicken auf die Schaltfläche Office-Assistent erscheint. Dazu klicken Sie in der Titelleiste des Office-Assistenten einfach auf das Feld X.

Tips und Tricks anzeigen

Oft sind wir so sehr mit unseren täglichen Aufgaben beschäftigt, daß wir über neue Möglichkeiten und Wege, wie wir unsere Arbeitsweise verbessern können, gar nicht mehr nachdenken. Zum Lieferumfang von Excel gehören auch die »Tips und Tricks«, die jeweils beim Programmstart eingeblendet werden und Ihnen nach und nach die vielen Direktbefehle und Arbeitserleichterungen in Excel vorstellen.

Damit die »Tips und Tricks« beim Start erscheinen, aktivieren Sie im Register Optionen des Dialogfelds Office-Assistent die Option Tips und Tricks beim Start anzeigen.

Immer wenn neben dem Office-Assistenten eine Glühbirne erscheint, sollten Sie darauf klicken, denn dann wird ein Tip zur aktuellen Aktion eingeblendet.

Hilfethemen ohne Assistenz aufrufen

Um in Excel oder anderen Windows-Anwendungen Hilfethemen ohne den Office-Assistenten aufzurufen, wählen Sie Hilfe (?)/Inhalt und Index. Das Dialogfeld Hilfethemen erscheint (siehe Bild 2.42).

Abbildung 2.42: Das Dialogfeld Hilfethemen listet die Themen auf, die im Hilfesystem behandelt werden.

Sie können festlegen, daß dieses Dialogfeld auch eingeblendet wird, wenn Sie (F1) drücken. Dazu führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wenn der Office-Assistent noch nicht läuft, aktivieren Sie ihn, indem Sie im Menü Hilfe (?)den Befehl Microsoft Excel-Hilfe wählen. Der Office-Assistent erscheint auf dem Bildschirm (siehe Bild 2.38).

Läuft der Office-Assistent bereits, klicken Sie auf das Feld mit dem Office-Assistenten, damit das Meldungsfeld des Office-Assistenten eingeblendet wird (siehe Bild 2.38).

• Wählen Sie Optionen, damit das Dialogfeld Office-Assistent geöffnet wird (siehe Bild 2.39).
• Deaktivieren Sie im Gruppenfeld Fähigkeiten des Assistenten die Option Auf F1-Taste reagieren.
• Klicken Sie auf OK.

Über das Dialogfeld Hilfethemen können Sie lernen, wie man mit dem Hilfesystem arbeitet, oder den Inhalt aller Hilfethemen sichten. Das Hilfesystem stellt verschiedene Verfahren bereit, um die Hilfeinformationen aufzurufen:

• Sie können ein Thema aus der Liste im Register Inhalt auswählen.
• Oder Sie öffnen das Register Index und wählen ein Thema zu einem Stichwort aus.
• Sie können auch im Register Suchen in allen Hilfethemen nach einem bestimmten Begriff suchen.

Unter der Titelleiste eines Hilfethemenfensters befinden sich Schaltflächen, die Sie bei der Anzeige verschiedener Hilfethemen unterstützen. Sie wählen eine solche Schaltfläche aus, indem Sie darauf klicken oder die Taste (Alt) drücken sowie den im Namen unterstrichenen Buchstaben. Die folgenden Schaltflächen helfen Ihnen bei der Anzeige verschiedener Informationen:

Tabelle 2.11: Schaltflächen in einem Hilfethemenfenster.

Im Hilfesystem nach einem Thema suchen

Das Register Suchen des Dialogfelds Hilfethemen erlaubt Ihnen die Suche nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken in den Hilfethemen. Um diese Möglichkeit des Hilfesystems wahrzunehmen, wählen Sie Hilfe (?)/Inhalt und Index und klicken auf das Register Suchen. Das Dialogfeld in Bild 2.43 erscheint.

Abbildung 2.43: Mit Hilfe des Registers Suchen können Sie schnell nach Informationen zu einem bestimmten Thema suchen.

Tragen Sie in das obere Eingabefeld das gesuchte Wort ein. Im oberen Listenfeld werden alle Wörter und Ausdrücke angezeigt, die mit dieser Eingabe übereinstimmen. Wählen Sie im unteren Listenfeld ein Thema aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Anzeigen.

Sie können auch auf die Schaltfläche Optionen klicken, um weitere Suchoptionen festzulegen, oder die Schaltfläche Ähnliches suchen wählen, damit eine Liste ähnlicher Themen eingeblendet wird.

Mit Hilfe der Schaltfläche Aktualisieren können Sie eine Liste aller Wörter in den Hilfedateien erstellen. Nur wenn Sie eine solche Liste erstellt haben, können Sie die Suchfunktion benutzen.

Sprungmarken in den Hilfethemen

In einem Hilfetext erscheinen unterstrichene Wörter und Ausdrücke, sogenannte Sprungmarken. Diese sind mit einem anderen Hilfethema verknüpft. Gestrichelt unterstriche Wörter und Ausdrücke hingegen sind mit einem Definitionsfeld verknüpft.

Damit ein so verknüpftes Hilfethema aufgeschlagen wird, klicken Sie einfach auf das unterstrichene Wort. Oder Sie drücken wiederholt die Taste (Tab), bis das unterstrichene Wort hervorgehoben ist, und drücken anschließend (Eingabetaste).

Damit ein Definitionsfeld eingeblendet wird, klicken Sie auf das gestrichelt unterstrichene Wort oder drücken wiederum (Tab), bis das unterstrichene Wort hervorgehoben ist, und dann (Eingabetaste). Damit das Feld wieder ausgeblendet wird, klicken Sie erneut oder drücken (Eingabetaste) oder (Esc).

Erläuterungen zu den Programmelementen einblenden

In den Dialogfeldern und Meldungsfenstern von Excel haben Sie die Möglichkeit, Erläuterungen zu den einzelnen Komponenten dieses Dialogfelds direkt aufzurufen. Dazu klicken Sie rechts oben in der Titelleiste auf das Feld ?. Sobald der Cursor die Form eines Fragezeichens annimmt, können Sie das fragliche Element damit anklicken. Ein Pop-up-Fenster mit der Erläuterung wird eingeblendet (siehe Bild 2.44.). Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Element und wählen Direkthilfe.

Abbildung 2.44: Erläuterungen zu den Elementen eines Dialogfelds erhalten Sie, wenn Sie auf das Fragezeichen klicken und dann auf das Element.

Wenn Sie nicht wissen, welche Aktion ein Befehl durchführt oder wie ein bestimmter Teil des Bildschirms funktioniert, drücken Sie (Umschalt)+(F1) und klicken anschließend auf den Befehl oder die Bildschirmkomponente. Sobald Sie (Umschalt)+(F1) gedrückt haben, nimmt der Cursor die Form eines Fragezeichens an. Mit diesem Fragezeichen klicken Sie auf das unbekannte Element, um eine Erläuterung einzublenden.

Anmerkungen einfügen und Hilfethemen kopieren oder drucken

Sie haben die Möglichkeit, selbst Erläuterungen oder Notizen in ein Hilfethema einzufügen und so Ihr eigenes Hilfesystem »maßzuschneidern«. Oder möchten Sie den Text eines Themas kopieren und in ein Dokument einfügen? Wenn Sie wollen, können Sie auch den Inhalt eines Hilfethemas ausdrucken.

Um Anmerkungen in ein Thema einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und wählen den Befehl Anmerkungen. Geben Sie Ihren Spezialtip in das Dialogfeld Anmerkung ein, und wählen Sie Speichern. Vor der Überschrift des Hilfethemas sehen Sie jetzt stellvertretend für die Anmerkung eine Büroklammer. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Anmerkung wieder einzublenden.

Um den Text eines Hilfethemas zu kopieren, klicken Sie wiederum auf die Schaltfläche Optionen, und wählen dann den Befehl Kopieren. Der Inhalt des aktuellen Hilfefensters wird in die Zwischenablage kopiert, so daß Sie ihn in ein anderes Dokument, etwa eine Word-Datei, einfügen können.

Um den Text eines Hilfethemas zu drucken, wählen Sie im Menü Optionen den Befehl Thema drucken, nehmen die erforderlichen Druckeinstellungen vor und wählen die Schaltfläche OK.

Das Hilfefenster schließen

Da das Hilfesystem als eigenständige Anwendung ausgeführt wird, müssen Sie das Hilfefenster explizit schließen, wenn Sie keine Informationen mehr benötigen. Dazu klicken Sie entweder auf das X rechts in der Titelleiste oder drücken (Alt)+(F4).

Fenster

In Windows ist es möglich, neben Excel eine oder mehrere andere Anwendungen auszuführen. Und Sie können innerhalb Excel mehrere Tabellen-, Diagramm-, Dialog- und Makroblätter öffnen. Bei so viel Information, die gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt wird, verliert man leicht den Überblick, es sei denn hinter Ihrer persönlichen Fensteranordnung steckt System. So wie Sie Ordnung in Ihre Papiere und Ordner auf Ihrem Schreibtisch bringen, sollten Sie auch Ihre Windows-Anwendungen und Excel-Arbeitsmappen nach einem gewissen System anordnen.

Auf dem Bildschirm sehen Sie zwei Arten von Fenstern. Ein Anwendungsfenster beinhaltet eine Anwendung, etwa den Windows-Explorer, Excel oder Microsoft Word für Windows. Ein Arbeitsmappenfenster enthält eine Excel-Arbeitsmappe. Innerhalb des Excel-Anwendungsfensters können Sie mehrere Arbeitsmappenfenster öffnen.

Anwendung wechseln

Sie können in einer Anwendung oder einer Arbeitsmappe nur arbeiten, wenn das Fenster aktiv ist. Das aktive Fenster zeichnet sich durch eine hervorgehobene Titelleiste aus. In der Regel befindet sich das aktive Fenster auch im Vordergrund, also über allen anderen Fenstern. In einigen Ausnahmefällen, so z. B. beim Verknüpfen von Arbeitsmappen, kann das aktive Fenster auch in den Hintergrund gestellt sein.

Wenn Sie parallel zu Excel auch andere Windows- oder Nicht-Windows-Anwendungen ausführen, können Sie von Excel in ein anderes Anwendungsfenster wechseln, indem Sie die betreffende Anwendung aktivieren. Dazu klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Task-Leiste. Befindet sich die Task-Leiste im Hintergrund, führen Sie den Cursor an den unteren Rand des Bildschirms, um Sie einzublenden.

Die Task-Leiste ist verschwunden und sie läßt sich nicht wieder einblenden. Drücken Sie (Strg)+(Esc).

Sie können auch die verschiedenen Anwendungen hintereinander einblenden, indem Sie die Taste (Alt) drücken und halten und dann wiederholt die Taste (Tab) drücken. In einem Dialogfeld oder in einer Titelleiste wird angezeigt, welche Anwendung jeweils aktiv ist. Lassen Sie alle Tasten los, wenn die gewünschte Anwendung umrahmt ist.

Wenn Ihre Anwendungsfenster nicht die Größe des gesamten Bildschirms einnehmen, und die zu aktivierende Anwendung gerade sichtbar ist, klicken Sie einfach auf das Fenster.

Arbeitsmappe wechseln

Da Excel die Arbeit mit mehreren Arbeitsmappen und deren Tabellenblättern besonders leicht macht, werden Sie im Excel-Anwendungsfenster wohl oft mehrere Fenster geöffnet haben. Ein Arbeitsmappenfenster kann mehrere Arten von Dokumenten, Tabellen, Diagrammen, Modulen usw. enthalten. Eine Operation können Sie allerdings jeweils nur im aktiven Fenster durchführen. Ein auf dem Bildschirm sichtbares inaktives Fenster läßt sich aktivieren, indem Sie auf eine beliebige Stelle dieses Fensters klicken. Wenn Sie wissen, daß ein bestimmtes Arbeitsmappenfenster zwar geöffnet, aber nicht sichtbar ist, verschieben Sie die anderen Arbeitsmappenfenster entsprechend, und klicken dann auf das gewünschte Fenster.

Um ein anderes Fenster mit Hilfe der Tastatur zu aktivieren, drücken Sie zunächst (Alt)+(F), um das Menü Fenster zu öffnen. Dieses Menü wurde um die Namen aller geöffneten Arbeitsmappen erweitert. Drücken Sie die entsprechende Ziffer, um eine Arbeitsmappe zu aktivieren. Um hintereinander die verschiedenen Arbeitsmappenfenster zu aktivieren, drücken Sie (Strg)+(F6).

Fensterdarstellung ändern

Sie werden bald feststellen, daß Ihr Windows-Desktop genauso schnell überfüllt ist wie ein richtiger Schreibtisch. Um freien Platz zu schaffen, brauchen Sie jedoch keine der Anwendungen zu schließen. Denn Sie können Ihre Anwendungsfenster verkleinern oder zu einem kleinen Symbol auf einer Task-Leisten-Schaltfläche minimieren. Ebenso lassen sich Arbeitsmappenfenster zu einem Arbeitsmappensymbol innerhalb des Excel-Anwendungsfensters minimieren.

Wenn Sie ein minimiertes Anwendungs- oder Arbeitsmappenfenster wieder benötigen, klikken Sie einfach auf die Schaltfläche mit dem Symbol, und das Fenster wird wieder in der zuletzt verwendeten Größe und Position angezeigt. Soll ein Fenster den gesamten Bildschirmbereich einnehmen, maximieren Sie es mit Hilfe des Vollbildfelds in der Titelleiste. Sowohl das Vollbildfeld zum Maximieren eines Fensters wie auch das Symbolfeld zum Minimieren sind in Bild 2.2, am Anfang dieses Kapitels, abgebildet.

Um ein Anwendungs- oder Arbeitsmappenfenster mit Hilfe der Maus zu maximieren, klikken Sie auf das Vollbildfeld des aktiven Fensters oder klicken zweimal auf die Titelleiste. Und auf der Tastatur drücken Sie für diesen Zweck die Taste (Alt), dann den Bindestrich, um das Systemmenü zu öffnen, und drücken anschließend die Taste für den Befehl Maximieren.

Um ein Fenster mit Hilfe der Maus zu minimieren, klicken Sie auf das Symbolfeld. Auf der Tastatur drücken Sie (Alt), dann Bindestrich und schließlich für Minimieren. Sie können das aktive Fenster auch minimieren, indem Sie (Strg)+(F9) drücken.

Sie können von der Vollbild- oder Symboldarstellung eines Anwendungs- oder Arbeitsmappenfensters die zuletzt eingestellte Fenstergröße und -position wieder herstellen. Bei Symboldarstellung brauchen Sie nur auf die Symbolschaltfläche für das Fenster zu klicken, bei Vollbilddarstellung klicken Sie auf das Wiederherstellfeld in der Titelleiste (eine Abbildung sehen Sie in Bild 2.2). Auf der Tastatur drücken Sie (Alt),(Leertaste), damit das Systemmenü des Anwendungsfensters geöffnet wird, bzw. (Alt), Bindestrich, damit das Systemmenü des Arbeitsmappenfensters geöffnet wird. Anschließend wählen Sie im Systemmenü den Befehl Wiederherstellen.

Fensterposition ändern

Wenn auf Ihrem Desktop mehrere Anwendungs- und mehrere Excel-Fenster geöffnet werden, so ist es immer wieder erforderlich, ein Fenster zu verschieben (so wie Sie ein Schreiben auf Ihrem Schreibtisch woanders hinlegen, um die darunterliegende Notiz lesen zu können).

Mit Hilfe der Maus aktivieren Sie das zu verschiebende Fenster. Ziehen Sie an der Titelleiste, bis die Fensterumrahmung die gewünschte Position erreicht hat. Lassen Sie die Maustaste los, damit das Fenster an der neuen Position angezeigt wird.

Auf der Tastatur drücken Sie (Alt),(Leertaste), damit das Systemmenü des Anwendungsfensters geöffnet wird, bzw. (Alt), Bindestrich, damit das Systemmenü des Arbeitsmappenfensters geöffnet wird. Anschließend wählen Sie im Systemmenü den Befehl Verschieben. Der Cursor nimmt die Form eines Vierfachpfeils an. Mit Hilfe der Richtungstasten können Sie die Fensterumrahmung jetzt verschieben. Drücken Sie die Taste (Eingabetaste), damit das Fenster an der neuen Position angezeigt wird, oder drücken Sie die Taste (Esc), damit die Originalposition wiederhergestellt wird.

Fenstergröße ändern

Oft soll nur ein Teil eines Anwendungs- oder Arbeitsmappenfensters sichtbar sein. Die Anleitungen unten erläutern, wie Sie die Größe eines Fensters mit Hilfe der Maus oder der Tastatur verändern.

Um die Größe eines Fensters mit Hilfe der Maus zu ändern, ziehen Sie die Fensterkante oder die Ecke auf eine neue Position, und lassen dann die Maustaste los.

Um die Größe eines Fensters mit Hilfe der Tastatur zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:.

• Aktivieren Sie das Fenster.
• Drücken Sie die Taste (Alt), dann die Taste (Leertaste), um das Systemmenü des Anwendungsfensters zu öffnen. Drücken Sie (Alt) und dann Bindestrich, um das Systemmenü des Arbeitsmappenfensters zu öffnen.
• Wählen Sie den Befehl Größe ändern.
• Drücken Sie die Richtungstaste, die auf die zu verschiebende Fensterkante zeigt.
• Drücken Sie die Richtungstaste, die in die zu verschiebende Richtung weist.
• Drücken Sie die Taste (Eingabetaste), damit die neue Fenstergröße fixiert wird, oder (Esc), damit die Originalgröße wiederhergestellt wird.

Arbeitsmappenfenster schließen

Wenn Sie die Arbeit mit einer Anwendung, einer Tabelle oder einem Diagramm beendet haben, sollten Sie dessen Fenster schließen. Dadurch wird auf Desktop Platz geschaffen und zudem Arbeitsspeicher freigesetzt. Wenn Sie seit dem letzten Speichern einer Arbeitsmappe Änderungen vorgenommen haben, wird das Meldungsfenster in Bild 2.45 angezeigt. In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitsmappe vor dem Schließen zu speichern.

Abbildung 2.45: Wählen Sie Ja, um die neuesten Änderungen zu speichern, bevor das Fenster geschlossen wird.

Der Unterschied zwischen dem Schließen eines Arbeitsmappenfensters und dem Schließen einer ganzen Arbeitsmappe ist sehr wichtig. Sind in einer Arbeitsmappe mehrere Fenster geöffnet, läßt sich ein einzelnes Fenster schließen, ohne die gesamte Datei zu schließen. Besteht jedoch eine Arbeitsmappe aus nur einem Arbeitsmappenfenster, wird mit Datei/Schließen auch die Datei geschlossen.

Damit alle sichtbaren Arbeitsmappen geschlossen werden, drücken und halten Sie die Taste (Umschalt) und dann Datei/Alles schließen.

Um die aktive Arbeitsmappe mit Hilfe der Maus zu schließen, wenn mehr als ein Fenster einer Arbeitsmappe geöffnet ist, klicken Sie links in der Titelleiste der Arbeitsmappe zweimal auf das Systemmenüsymbol, oder klicken Sie am rechten Ende der Titelleiste auf das Feld X.

Um das aktive Fenster mit Hilfe der Tastatur zu schließen, wenn mehr als ein Fenster einer Arbeitsmappe geöffnet ist, drücken Sie (Alt), Bindestrich und wählen den Befehl Schließen.

Um die Datei zu schließen, so daß alle Fenster einer bestimmten Arbeitsmappe geschlossen werden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Datei/Schließen. Das Fenster wird geschlossen (vorausgesetzt, seit dem letzten Speichern wurden keine Änderungen vorgenommen).
• Haben Sie seit dem letzten Speichern Änderungen an der Arbeitsmappe vorgenommen, wird ein Meldungsfenster eingeblendet, in dem Sie die Speicherung bestätigen oder ablehnen können.

Wählen Sie Nein, wenn die geänderte Version der Datei nicht gespeichert werden soll und Ja, wenn die Änderungen gespeichert werden sollen.

Wenn Sie Ja gewählt haben, die Datei jedoch zuvor noch nie gespeichert wurde, erscheint das Dialogfeld Speichern unter, damit Sie der Datei einen Namen zuweisen können. Tragen Sie den Namen ein, und wählen Sie dann die Schaltfläche Speichern.