Mit jeder neuen Version von Microsoft Word für Windows wird die Arbeit mit dem Programm einfacher. Word 97 ist einfacher zu verwenden als Word 95, die Menüs und Symbolleisten sind zu denen der anderen Office-97-Anwendungen besser kompatibel. Noch wichtiger ist, daß Sie durch Word 97 jetzt mit anderen Anwendern an Ihrem Arbeitsplatz zusammenarbeiten und über firmeninterne Intranets und das Internet kommunizieren können.
Diese neue Möglichkeit, in Gruppen und über das Internet zu arbeiten und Informationen zu erhalten, könnte die Art, wie wir lernen, wie wir arbeiten und wie Firmen aufgebaut sind, verändern. Die Bedeutung dieser Veränderung läßt sich durchaus mit der Erfindung der Druckerpresse vergleichen.
Die Loslösung von einer dominierenden Kirche, die Entwicklung unabhängiger und wissenschaftlicher Gedanken und das Aufkommen neuer philosophischer Ansätze werden von Historikern und Philosophen mit der explosionsartigen Verbreitung von Informationen durch die Druckerpresse in Verbindung gebracht. Die Veränderungen, die sich in den nächsten 10 Jahren durchsetzen werden, könnten ebenso weitreichend sein. Word 97 wurde entwickelt, damit Sie an diesen Veränderungen teilnehmen können – und damit Sie bessere Briefe schreiben. n
Word 97 ist ein wichtiges Update von Word 95. Es enthält Funktionen zum Arbeiten im Internet und Erstellen von HTML-Seiten und ist darüber hinaus einfacher anzuwenden als die Vorversion. Im ganzen Buch sind die neuen Funktionen durch ein entsprechendes Symbol (auf der linken Seite dieses Absatzes abgebildet) gekennzeichnet. Wenn Sie schon mit Word gearbeitet haben, achten Sie auf diese Symbole. So können Sie sich schnell über die neuen Funktionen orientieren. Lesen Sie als erfahrener Word-Anwender das Kapitel 1 »Leistungsfähige Textverarbeitung mit Word 97«. Hier werden die wichtigsten neuen Funktionen besprochen. Durch das Symbol für die neuen Funktionen sehen Sie dann in den übrigen Kapiteln auf einen Blick, welche Leistungsmerkmale neu sind.
Wenn Sie noch nie mit Word bzw. zuvor mit einer älteren Version gearbeitet haben, liegt Ihnen mit diesem Buch ein umfassendes Kompendium vor. Es zeigt Ihnen, wie Sie Word 97 effizient und produktiv einsetzen können. Die Autoren sind Fachleute für Microsoft Word und andere Anwendungen des Office-Pakets. Sie verraten Ihnen ihre Tips, Tricks und Antworten auf häufig vorkommende Fragen, damit Sie alle Möglichkeiten des Programms ausschöpfen können.
Es gibt viele Gründe, warum Sie sich für Word als Ihr Textverarbeitungsprogramm entscheiden sollten. Dazu gehören der große Funktions- und Leistungsumfang sowie die Möglichkeit, Daten und Grafiken mit anderen Windows-Anwendungen auszutauschen. Wenn Sie sich auf ein Textverarbeitungsprogramm festlegen, ist Word eine hervorragende Wahl. Wenn Sie bereits mit einem oder mehreren Textverarbeitungsprogrammen arbeiten, können Sie mit Word Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Ihre Kosten senken.
Word ist das leistungsfähigste Textverarbeitungsprogramm auf dem Markt. Außerdem enthält es Funktionen, durch die es sehr einfach anzuwenden ist.
Die wenigsten Anwender benötigen die erweiterten Möglichkeiten des Programms regelmäßig. Im Alltag wünschen sie sich eine funktionale Textverarbeitung, die keine Probleme bereitet. Die in Word enthaltenen Symbolleisten, Kontextmenüs und die hervorragende Online-Hilfe machen es zu einem sehr einfach zu erlernenden Textverarbeitungsprogramm. Sie können die Bildschirmanzeige und die Menüs anpassen, um das Programm noch funktionaler und einfacher zu machen. Obwohl die fortgeschrittenen Funktionen sich nicht in den Vordergrund drängen, sind sie stets verfügbar, sobald Sie spezielle Arbeiten erledigen möchten – z. B. etwas in das Dokument zeichnen, eine Gliederung erstellen, auf Datenbanken zugreifen, DTP und vieles andere.
Auch wenn Sie eine Funktion nur gelegentlich benötigen, werden Sie diese schnell erlernen und sich später daran erinnern. Die Symbolleisten, die auf Abb. E.1 gezeigt werden, sind ein Beispiel dafür: Klicken Sie auf eine Schaltfläche für die am häufigsten verwendeten Funktionen, z. B. das Öffnen oder Speichern von Dateien, Einfügen von Aufzählungen, Erstellen von Tabellen oder Spalten oder Fettdruck mit zentrierter Ausrichtung. Sie können die Symbolleiste auch anpassen, damit sie Ihren Wünschen gerecht wird, indem Sie Schaltflächen für spezielle Befehle hinzufügen oder entfernen.
Abbildung F.1: Markieren Sie Text, und klicken Sie auf Schaltflächen, um einen Befehl auszuführen.
Wenn Sie mit anderen Windows-95-Anwendungen vertraut sind, wissen Sie bereits, wie man mit Word-Menüs und -Befehlen arbeitet, eine Auswahl in einer Dialogbox vornimmt, die Hilfe verwendet und mit Dokumentfenstern umgeht. Ein anderer Vorteil von Windows ist, daß Sie auf einfache Art Daten zwischen Anwendungen austauschen, Grafiken oder Text in ein Word-Dokument einbetten oder Grafiken und Text zwischen Anwendungen austauschen können. Die Abb. E.2 zeigt ein Word-97-Dokument, das mit einer Microsoft PowerPoint-Folie verknüpft ist. Sie können zwischen zwei Anwendungen ganz einfach umschalten.
Word 97 ist in das Office-97-Paket integriert. So können Sie Tabellen, Grafiken, Zellbereiche oder andere Objekte in ein Word-Dokument einbetten. Wenn Sie ein solches Objekt aktivieren, ändern Sie die Word-Menüs und -Symbolleisten so, daß Sie es bearbeiten oder formatieren können.
Abbildung F.2: Sie können Daten aus anderen Windows-Anwendungen einfügen, verknüpfen oder einbetten. Dadurch können Sie Daten aus vielen verschiedenen Quellen in Ihr Dokument integrieren.
Es kann schwierig sein, alle Änderungen und Überarbeitungen, die in Gruppenprojekten vorkommen, zu verfolgen. Mit den entsprechenden Word-Funktionen zum Verfolgen von Änderungen und Erstellen von Kommentaren sowie der Symbolleiste Überarbeiten ist es viel einfacher geworden, Ideen der gesamten Arbeitsgruppe in ein Dokument zu integrieren.
In unseren Tagen sind das Internet und die firmeninternen Intranets Konzepte, die man nicht mehr vernachlässigen kann. Sie stellen eine völlig neue Art, Informationen zu verbreiten und zu erhalten, dar. Mit Word 97 müssen Sie Ihre Anwendung nicht mehr verlassen, wenn Sie ins Web möchten. Sie können statt dessen direkt aus Word in verknüpften Office-Dokumenten oder dem World Wide Web navigieren.
Word 97 enthält auch neue Funktionen zum Erstellen von Web-Seiten. Sie können bequem Hyperlinks in Word-Dokumente einfügen. Diese ermöglichen Ihnen, mit einem Mausklick zwischen Office-Dokumenten hin- und herzuspringen – oder Sie können den vollen Funktionsumfang dieser Werkzeuge verwenden, um Ihre eigenen Webseiten zu erstellen. Sie können damit Ihre eigene Startseite für Ihren Browser oder gar eigene Webseiten für das Internet erstellen.
Sie können in Word Ihr Dokument um einen Prozentsatz von 25 bis 500 verkleinern bzw. vergrößern. Wenn Sie mit der neuen Microsoft-IntelliPoint-Maus arbeiten, können Sie Ihr Dokument mit dem Mausrädchen zoomen. Dieses sitzt zwischen den beiden Maustasten. Sie können Text aus jeder Vergrößerung bearbeiten und formatieren oder Objekte verschieben. Wenn Sie mit TrueType-Schriften arbeiten, haben Sie die Gewißheit, daß Sie genau das sehen, was später gedruckt wird. Word verfügt über die wichtigsten Funktionen für DTP-Arbeiten. Die Abb. E.3 zeigt ein Dokument, das auf eine ganze Seite gezoomt ist.
Abbildung F.3: Mit Word können Sie alle DTP-Arbeiten für die wichtigsten geschäftlichen und privaten Anforderungen erledigen.
Word 97 enthält den Office-Assistenten. Dies ist ein intelligenter Führer, der Ihre Arbeit überwacht und Hilfe anbietet, sobald es nötig ist. Der Office-Assistent hat verschiedene »Persönlichkeiten«. Finden Sie diejenige heraus, die Ihnen am besten gefällt. Zusätzlich enthält Word umfangreiche Hilfedateien, die Sie verwenden können, um eine Übersicht über ein bestimmtes Verfahren zu erhalten. Wählen Sie den Befehl Hilfe-Inhalt und Index, um auf eine schrittweise aufgebaute Anleitung zuzugreifen oder ein Schlüsselwort für die Suche einzugeben.
Wenn Sie von WordPerfect auf Word umsteigen, »übersetzt« Word Ihre Dokumente und Grafiken und gibt Ihnen eine spezielle Anleitung zum Erlernen der Word-Befehle. Wenn Sie Word installlieren (oder auch später) können Sie die Möglichkeit, WordPerfect-Menüs und Navigationstasten zu verwenden, installieren. Wenn das WordPerfect-Hilfesystem eingeschaltet ist, können Sie eine WordPerfect-Tastenkombination (z. B. (Strg)+(F8)) drücken, um Text zu formatieren. Die WordPerfect-Hilfe-Dialogbox wird mit dem entsprechenden WordPerfect-Menü angezeigt. Verwenden Sie dieselben Tastenkombinationen, die Sie in WordPerfect verwenden würden. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, erscheint ein Hinweis, der beschreibt, was Sie tun sollen, oder es wird gleich die entsprechende Word-Menü- und Dialogauswahl für Sie getroffen. Schauen Sie dabei zu, um zu lernen, wie man Word verwendet.
Wenn Sie ein professioneller Schreiber sind, der mit einem leeren, aufgeräumten Bildschirm arbeiten möchte, können Sie den Befehl Ansicht-Ganzer Bildschirm wählen, um die Menü-, Symbol-, Status- und Bildlaufleisten und das Lineal auszublenden. Drücken Sie die (Esc)-Taste, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Ganzer Bildschirm, um das Dokument wieder in der ursprünglichen Ansicht zu anzuzeigen.
Word 97 enthält Funktionen für die meisten Arbeitsumgebungen. Auch Anfänger und mittlere Fortgeschrittene können Word so anpassen, daß es ihren Anforderungen entspricht. Dieser Abschnitt zeigt verschiedene Beispiele für die vielen Dokumenttypen, die Sie mit Word erstellen können.
Word vereinfacht viele Routinearbeiten. Egal, wie gut Sie tippen können oder was Sie tun möchten – die Funktionen des Programms sind darauf ausgerichtet, Ihnen bei der täglichen Arbeit zu helfen. Einige der wichtigsten Funktionen hierfür sind:
Juristische und medizinische Dokumente stellen besondere Anforderungen an die Textverarbeitung. Word hält Funktionen bereit, damit Sie mit diesen speziellen Situationen problemlos umgehen können.
Wenn sie wissenschaftliche oder technische Texte schreiben, müssen Sie Verweise, Diagramme, Tabellen, Gleichungen, Tabellen, Schaubilder, Fuß- und Endnoten einfügen. Mit Word 97 können Sie die Arbeit mit technischen Dokumenten folgendermaßen vereinfachen:
Den ersten Eindruck von einem Bilanzbericht erhalten Sie, wenn Sie die erste Seite aufschlagen. Word stellt Ihnen Tabellen (wie in einer Tabellenkalkulation) und Verknüpfungen zu Excel- und Lotus-1-2-3-Arbeitsblättern und -diagrammen zur Verfügung. Folgende Funktionen sind vorhanden:
Bisher benötigte man zwei verschiedene Anwendung, um Seiten zu gestalten: ein Textverarbeitungsprogramm und ein DTP-Programm. Word kombinierte beide Programmtypen. Zwar verfügt Word nicht über alle »Freihand«-Fähigkeiten von Programmen wie Quark Xpress oder Aldus PageMaker, aber Sie haben alle Möglichkeiten, die Sie benötigen, um eine große Anzahl von Dokumenten für die gedruckte oder elektronische Veröffentlichung erstellen:
Word 97 ist ein rundum anpaßbares Textverarbeitungsprogramm. Daher können Softwarefirmen und Anwendungsprogrammierer die Word-Funktionen auf die Bedürfnisse bestimmter Industriezweige zuschneiden oder ihre eigenen Anwendungen integrieren. Sie können zum Beispiel benutzerdefinierte Menüs, Symbolleisten und Tastaturkürzel erstellen, um vorhandene Befehle oder Programme, die in Visual Basic für Applikationen programmiert sind, ausführen zu lassen. Zur Unterstützung von Programmierern enthält Word folgendes:
Word 97 ist ein Programm mit einem riesigen Funktionsumfang. Wenn Sie es richtig anfangen, ist es sehr einfach anzuwenden. Dieses Buch ist so aufgebaut, daß Sie Word schnell und effizient erlernen.
Wenn Sie mit Word 6 oder Word 95 bereits vertraut sind, sollten Sie das Inhaltsverzeichnis durchsehen, um neue Funktionen herauszufinden, danach die Seiten mit dem 97-Symbol aufschlagen. Dieses bezeichnet neue Funktionen. Viele Befehle aus Word 6 und Word 95 befinden sich an neuen Stellen, so daß der Durchschnitts-Anwender leichter auf sie zugreifen kann, weil Word und Excel eine ähnliche Menüstruktur haben.
Das vorliegende Buch ist aus folgenden Teilen aufgebaut:
Im Teil I erlernen Sie die Grundlagen des Programms Word für Windows 97. Diese benötigen Sie, wenn Sie normale Briefe und andere Dokumente erstellen möchten. Außerdem erhalten Sie eine Übersicht über die neuen Funktionen. Auch wenn Sie sich in Word 6 oder Word 95 sehr gut auskennen, sollten Sie sich vielleicht das Kapitel 1 ansehen, um einen Überblick über die leistungsfähigsten Funktionen zu erhalten und die neuen Merkmale von Word 97 kennenzulernen. Die Kapitel 2 bis 4 beschreiben die Grundlagen, die für das Öffnen, Erstellen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten wichtig sind. Das Kapitel 5 beschreibt die Werkzeuge zur Rechtschreibprüfung, den Thesaurus und die Grammatikprüfung. Das Kapitel 6 rundet den Teil I ab, indem es Ihnen das Voranzeigen und Drucken von Dokumenten nahebringt.
Teil II beschreibt die Funktionen zum Formatieren von Dokumenten. Als erstes erfahren Sie im Kapitel 7, wie man Schriftzeichen formatiert. Das Kapitel 8 erläutert die Formatierung von Zeilen und Absätzen mit Funktionen für Ausrichtung, Einzüge und Rahmen. Eines der hilfreichsten Kapitel im Teil II ist das Kapitel 9. In diesem erfahren Sie, wie Sie die Vorteile der Arbeit mit Formatvorlagen für Dokumente mit sich wiederholenden Elementen wie Überschriften usw. verwenden können. Das Kapitel 10 beschreibt, wie Sie mehrspaltige Rundschreiben, Prospekte oder andere Schriftstücke erstellen können. Das Kapitel 11 schließlich befaßt sich mit dem Seitenlayout, den Seitenrändern, der Seitenausrichtung, -numerierung und dem Papierformat.
Im Teil III erfahren Sie mehr über eine der interessantesten neuen Word-Funktionen – wie Sie Webseiten erstellen und das World Wid Web durchsuchen können. Zunächst lernen Sie, wie man im Internet Explorer oder mit Word-Dateien oder Webseiten aus dem Internet oder aus Word arbeitet. Dann wird die Erstellung von eindrucksvollen Webseiten mit Hyperlinks, Grafiken, strukturierten Hintergründen und vielem mehr beschrieben.
Der Teil IV erörtert die Automatisierung von Serienbriefen und wie man Daten aus externen Datenbanken importiert. Das Kapitel 13 bringt Ihnen die Datenbankfunktionen und die Möglichkeit, Word mit Datendateien auf der Platte, auf einem Netzwerkserver oder mit Mainframe-Datenbanken zu verknüpfen, näher. Das Kapitel 14 beschreibt, wie man Daten für die Erstellung von Serienbriefen, Umschlägen und Etiketten aufbereitet. Sie erfahren auch, wie Sie Word verwenden können, um E-Mails und Telefaxe zu versenden.
Teil V erläutert die umfangreichen Spezialfunktionen, die Word zum leistungsfähigsten Textverarbeitungsprogramm am Markt machen. In den Kapiteln 15 und 16 erfahren Sie, wie man mit Tabellen Texte, Listen, Zahlen und sogar Grafiken anordnet. Im Kapitel 17 lernen Sie, wie man mit Aufzählungen und Numerierungen Gedanken in einfach lesbaren Listen strukturiert. Das Kapitel 18 zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente mit Formularfeldern automatisieren können, um die Dateneingabe zu vereinfachen.
Wenn Sie Word verwenden möchten, um Rundschreiben zu erstellen oder andere Dokumente zu gestalten, wird Sie der Teil VI besonders interessieren. Hier werden die Werkzeuge zum Zeichnen und Importieren von Grafiken aus anderen Programmen erörtert. Das Kapitel 19 zeigt Ihnen, wie einfach es ist, Grafiken aus anderen Programmen oder aus einer ClipArt-Sammlung einzufügen. Word wird mit eigenen Zeichnungsfunktionen ausgeliefert, wie im Kapitel 20 beschrieben. Dadurch ist es sehr einfach, Grafiken direkt in Word zu zeichnen. Die Kapitel 21 und 22 beschreiben zwei der in Word enthaltenen Hilfsprogramme: WordArt 3.0 und Microsoft Graph 97. Diese Programme geben Ihnen die Möglichkeit, dekorative Überschriften und Schriftzüge zu gestalten bzw. Diagramme, ähnlich wie in Excel, zu erstellen.
Wenn Sie Verträge, umfangreiche Handbücher, Bücher mit vielen Kapiteln oder genormten Dokumenten bearbeiten, sollten Sie sich dem Teil VII zuwenden. Sie können die Inhalte Ihrer Dokumente auffindbar gestalten, wenn Sie die Index-, Inhaltsverzeichnis- und Querverweis-Funktionen verwenden. Diese werden in den Kapiteln 23 und 24 beschrieben. Das Kapitel 25 beschreibt, wie Sie umfangreiche Dokumente, z. B. Bücher, aus kleineren Dokumenten, z. B. Kapiteln, zusammensetzen können. Und da zu einer guten Textverarbeitung auch Überarbeitungen und Änderungen gehören, sollten Sie sich mit dem Kapitel 26 beschäftigen. Hier werden die Funktionen zur Überarbeitung von Dokumenten erörtert. Mit diesen können Sie Änderungen verfolgen und sehen, wer sie vorgenommen hat.
Im Anhang schließlich können Sie sich darüber informieren, welche Vorteile Word für die Arbeit mit anderen Anwendungen der Windows-Umgebung zu bieten hat. Die Anhänge A und B zeigen Ihnen, wie Sie Word mit anderen Anwendungen und anderen Benutzern über das Netzwerk verwenden können – zwei wichtige Aufgaben, die an jedem Arbeitsplatz vorkommen. Sie können Daten in andere Windows-Anwendungen kopieren und einfügen, verknüpfen oder einbetten. Sie erfahren auch, wie man mit einer Gruppe von Anwendern Dokumente austauscht. Der Anhang B bietet auch einen Überblick über das Versenden von Faxen und E-Mails aus Word.
Die Formatierungen in diesem Buch dienen dazu, Ihnen das Erlernen des Programms Word für Windows 97 zu erleichtern. Die Formatierungen stimmen, so weit als möglich, mit denen der offiziellen Word-Dokumentation überein.
Die Namen von Dialogboxen, Menübefehlen, Schaltflächen und Symbolleisten sind kursiv gesetzt. Fachbegriffe erscheinen ebenfalls kursiv.
Sie werden beim Lesen immer wieder auf ein Symbol, das neue Funktionen bezeichnet, stoßen. Sie werden vier weitere Hilfsmittel für die Reise durch Word 97 finden: Hinweis, Tip, Auf dem Web, Achtung und Häufig auftretende Probleme.
Dieser Absatz stellt Ihnen weitere wichtige Informationen zur Verfügung, so daß Sie Probleme vermeiden können.
Dieser Absatz bietet einfachere oder Alternativmethoden für das Ausführen eines Befehls. Außerdem werden Sie immer wieder auf Internet-Verweise stoßen, die Sie auf WWW- oder Online-Adressen mit zusätzlichen Informationen über bestimmte Themen hinweisen. Diese Verweise sehen folgendermaßen aus:
Um weitere Informationen zu erhalten, besuchen Sie die folgende Web-Site:
Dieser Absatz warnt den Leser vor gefährlichen Aktionen (z. B. Aktionen, die Dateien löschen).
Dieser Absatz gibt Antworten auf häufige Fragen. Spezielle Probleme, die auftreten können, erscheinen kursiv, danach die entsprechende Antwort. ⌐ 1997 Que
