Die Grundlagen jeder Textverarbeitung sind: Erstellen eines neuen Dokuments, Eingeben des Textes, Speichern des Dokuments. Bevor Sie sich mit den fortgeschrittenen Möglichkeiten, die Word für die Arbeit mit Ihren Dokumenten bereithält, befassen, müssen Sie erst einmal lernen, wie man diese grundlegenden Aufgaben bewältigt. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie man ein neues Dokument erstellt, ein vorhandenes öffnet und wie man diese Dokumente speichert. Darüber hinaus lernen Sie, mit mehr als einem Dokument gleichzeitig zu arbeiten. n
Während Sie an einem Word-Dokument arbeiten, befindet sich dieses Dokument im Speicher Ihres Computers. Dieser Speicher wird oft RAM oder Direktzugriffsspeicher (random-access memory) genannt. Er ist ein temporärer Ablageort für die Programme und Dokumente, die Sie verwenden, während Sie mit Ihrem Computer arbeiten.
Wenn Sie ein Programm verlassen oder Ihren Computer ausschalten, verschwindet alles, was im RAM gespeichert war. Deshalb brauchen Sie einen dauerhaften Speicherplatz für Ihre Programme und Dateien. Zu diesem Zweck werden Disketten und Festplatten verwendet. Dies sind magnetische Medien (ganz ähnlich den Kassetten zum Aufnehmen von Musik), auf denen Informationen so lange, wie Sie möchten, gespeichert werden können.
Wenn Sie Word aufrufen, sehen Sie zunächst ein leeres Dokument. Sie können nun gleich Text in dieses Dokument eingeben. Bis Sie die Datei speichern, wird Ihre Arbeit nur vorläufig im RAM Ihres Computers gespeichert. Schließlich müssen Sie dieses Dokument über den Befehl Datei-Speichern auf eine Platte, entweder die Festplatte in Ihrem Computer oder eine Diskette, speichern. Wenn Sie das Dokument zum ersten Mal speichern, müssen Sie ihm einen Namen geben. Diesem Zweck dient die Speichern Als-Dialogbox. Von nun an können Sie die Datei entweder unter dem gleichen Namen oder unter einem neuen Namen speichern. Wählen Sie hierzu den Befehl Datei-Speichern Unter.
Wenn Sie ein neues Dokument zum ersten Mal speichern, müssen Sie ihm einen Namen geben und es einem Diskettenlaufwerk und Ordner zuweisen. In den vorhergehenden Word-Versionen wurden Sie auf einen acht Zeichen langen Dateinamen mit einer drei Zeichen langen Erweiterung beschränkt. In Windows 95 können Sie nun längere Dateinamen verwenden. Beachten Sie diese Richtlinien, wenn Sie Dateien benennen:
Der Dateiname kann bis zu 255 Zeichen – Leerzeichen eingeschlossen – lang sein.
Sie können alle Buchstaben von A bis Z (sowohl groß- als auch kleingeschrieben), alle Zahlen von 0 bis 9, Silbentrennungsstriche (-), Unterstriche () und Ausrufezeichen (!), eingeben.
Außerdem können Sie folgende Zeichen verwenden: !, @, #, $, %, &, (), {und ].
Wenn Sie erreichen möchten, daß eine Datei bei alphabetischer Sortierung am Anfang aufgelistet wird, schicken Sie dem Dateinamen einen Unterstreichungsstrich voraus. Zum Beispiel:_LIES MICH
_LIES MICH ALS NäCHSTES
GEBRAUCHSANLEITUNG ERSTER ENTWURF
VERKAUFSSTATISTIK 1995
VERKAUFSSTATISTIK 1996
Nicht verwendet werden dürfen folgende Zeichen:
? []: *, » < > |
Word vergibt eine eigene Erweiterung: DOC. Sie können diese Standarderweiterung überschreiben, wenn Sie nach dem Punkt eine andere Erweiterung eingeben. Es ist jedoch besser, wenn Sie die Standarderweiterung verwenden, da Sie mit Hilfe der Erweiterung den Typ einer Datei ermitteln und eine Datei leichter öffnen können (Word führt im Öffnen- Dialogfeld standardmäßig nur Dateien mit der DOC-Erweiterung auf).
Normalerweise speichern Sie Dateien in einem Ordner auf Ihrer Festplatte. Ordner sind eine Möglichkeit, Dateien zu verwalten. Ordner lassen sich mit den Ablagefächern und Ordnern, die Sie in Ihrem Büro zum Organisieren und Ablegen Ihrer Papierdokumente benutzen, vergleichen. Sie können Dateien leichter finden, wenn Sie verwandte Dateien in einem Ordner speichern. Zum Beispiel könnten Sie alle in Word erstellten Geschäftsbriefe in einem Ordner mit dem Namen \GESCHÄFTSBRIEFE und alle Aktenvermerke in einem Ordner mit dem Namen \AKTENVERMERKE ablegen.
Speichern Sie die von Ihnen erstellten Dateien nicht in den Ordnern, in denen Ihre Programmdateien abgelegt sind. Wenn Sie Word einmal neu installieren oder upgraden müssen, könnten die Dateien in den Programmordnern verlorengehen. Erstellen Sie Ihre eigenen Ordner und Unterordner für das Speichern Ihrer Dateien.
Wenn Sie die Befehle Datei-Öffnen oder Datei-Speichern unter zum ersten Mal verwenden, nimmt Word an, daß Sie ein Dokument aus dem Ordner EIGENE DATEIEN öffnen oder es in diesem speichern möchten. Nun möchten Sie Dokumente allerdings meistens in einem Ihrer eigenen Ordner abspeichern. Zum Beispiel könnten Sie einen Ordner C:\LETTERS genannt haben. Sie müssen Word mitteilen, wo sich die Datei, die Sie öffnen wollen, befindet oder wo Sie Ihre Datei speichern möchten – ob es sich dabei um einen anderen Ordner, ein anderes Laufwerk auf Ihrer Festplatte oder um eine Diskette in Laufwerk A oder B handelt. Um Ordner oder Laufwerke zu wechseln, verwenden Sie die entsprechenden Listenfelder in der Öffnen- bzw. der Speichern unter-Dialogbox. In den folgenden Absätzen erfahren Sie mehr darüber.
Der ausgewählte Ordner wird im Suchen-In-Listenfeld (Abbildung 2.1 sehen) angezeigt. Sie können dieses Listenfeld aufklappen, um ein anderes Laufwerk auszuwählen.
Abbildung 2.1: Sie können Laufwerke und Ordner in den Dialogboxen Speichern-Unter oder Öffnen wechseln.
Das Listenfenster bezieht alle Unterordner in den aktuellen Ordner ein. Vielleicht sehen Sie – je nach den Ordnern, die Sie auf Ihrem System eingerichtet haben – verschiedene Ordner im Dialogfeld. Für jeden Ordner steht ein Symbol, das einem Ordner ähnelt. Wenn Sie eine Datei in einem Unterordner öffnen wollen, müssen Sie den Ordner zuerst öffnen, und zwar, indem Sie auf das Unterordner-Symbol doppelklicken.
Um Laufwerke oder Ordner im Öffnen-Dialogfeld zu wechseln, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie beim Speichern eines Dokuments Laufwerk und Ordner wechseln möchten, führen Sie die eben beschriebenen Schritte im Dialogfeld Speichern unter aus.
Wenn Sie zum ersten Mal Datei-Öffnen oder Datei-Speichern wählen, sehen Sie eine Liste von Dateien im Ordner \EIGENE DATEIEN. Wenn Sie im Öffnen-Dialogfeld (oder im Speichern-Dialogfeld) einen anderen Ordner wählen, wird dieser zum aktuellen Ordner, bis Sie Word schließen. Sobald Sie Datei-Öffnen oder Datei-Speichern unter wählen, werden die Dateien im aktuellen Ordner aufgelistet.
Sie können den Standardordner ändern. Dies ist der Ordner, der geöffnet wird, wenn Sie zum ersten Mal Datei-Öffnen oder Datei-Speichern-Unter wählen. Sie können einiges an Zeit für das Öffnen und Speichern von Dateien sparen, wenn Sie den Ordner, in dem Sie die am häufigsten verwendeten Dateien speichern, als Standard-Ordner festlegen.
Um den Standard-Ordner zu wechseln, führen Sie folgende Schritte aus:
Abbildung 2.2: Sie können den Standard-Ordner für Word-Dokumente ändern.
Der große Vorteil eines Textverarbeitungsprogramms ist, daß Sie dieselben Dateien wiederholt verwenden können, um ähnliche Dokumente zu erstellen. Sie können ein Dokument öffnen, so oft Sie es drucken, bearbeiten oder mit neuem Material ergänzen möchten. Sie können ein vorhandenes Dokument öffnen und Teile davon in einem neuen Dokument verwenden.
Sie sind nicht darauf beschränkt, in Word erstellte Dateien zu öffnen. Wenn Sie Word installieren, haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Konvertierungsfilter zu installieren. Mit Hilfe dieser Filter können Sie in anderen Programmen, zum Beispiel in WordPerfect, erstellte Dateien öffnen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, ein von einem anderen Anwender mit Hilfe eines anderen Programms erstelltes Dokument anzuzeigen und zu bearbeiten oder – wenn Sie auf Word umgestiegen sind – Dokumente zu konvertieren, die Sie in einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellt haben.
Sie können das Öffnen einer Datei beschleunigen, indem Sie im Windows-Explorer auf ein Dateisymbol doppelklicken. Nun wird automatisch Word und gleichzeitig das entsprechende Dokument geöffnet.
Zum Öffnen eines Dokuments müssen Sie zunächst das Dokument in einem Laufwerk und Ordner finden und wissen, welchen Typ die Datei hat. Wort führt im Öffnen-Dialogfeld standardmäßig nur Dateien mit der Erweiterung DOC auf. Das Programm kann auch Vorlagendateien (mit der Erweiterung DOT) und Dateien, die in anderen Programmen erstellt wurden (mit verschiedenen Erweiterungen) öffnen. Um eine Datei mit einer anderen Erweiterung als DOC zu öffnen, geben Sie die Erweiterung, die Sie aufgelistet haben möchten, an, indem Sie den Dateityp im Feld Dateityp des Öffnen-Dialogfelds auswählen oder die Erweiterung mit vorangehendem *. in das Feld Dateiname eingeben und dann die Eingabetaste drücken.
Sie können Platzhalter verwenden, um sich das Suchen des gewünschten Dateityps zu erleichtern. Ein Sternchen (*) markiert ein beliebiges Zeichen oder beliebige Zeichen, ein Fragezeichen (?) ein einzelnes Zeichen. Wenn Sie beispielsweise alle Dateien mit der Erweiterung EXT suchen möchten, geben Sie *.EXT in das Feld Dateiname ein. Wenn Sie alle Dateien mit beliebigem Namen und beliebiger Endung anzeigen möchten, geben Sie in das Feld Dateiname *.* ein.
Wählen Sie den Befehl Datei-Öffnen, um ein vorhandenes Dokument zu öffnen. Wechseln Sie zu dem Laufwerk und dem Ordner, wo die Datei gespeichert ist, und wählen Sie dann die Datei aus der Dateiliste im Öffnen-Dialogfeld.
Um ein vorhandenes Dokument zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.3: Wählen Sie die gewünschte Datei im Öffnen-Dialogfeld aus.
Wählen Sie Öffnen. Um die Schritte 6 und 7 abzukürzen, können Sie auf den Dateinamen doppelklicken, um die Datei zu öffnen.
Um eine Datei oder einen Ordner hinzuzufügen, wählen Sie diese Datei bzw. diesen Ordner im Öffnen-Dialogfeld aus. Klicken Sie dann auf das Symbol Zu Favoriten hinzufügen. Um die Datei oder den Ordner zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol Suche in Favoriten.
Sie können das Öffnen-Dialogfeld verwenden, um nach Dateien zu suchen. Sie können Dateien zum Beispiel über die Datei-Information oder eine beliebige Zeichenkette, die in der Datei vorkommt, finden. Wenn Sie eine Datei gefunden haben, können Sie sie öffnen, drukken, einsehen, kopieren oder löschen. Für Einzelheiten über die Suchfunktionen lesen Sie bitte das Kapitel 4, »Dokumente und Dateien verwalten«.
Wenn Sie auf einen oft benötigten Ordner oder eine oft benötigte Datei schnell zugreifen möchten, können Sie einen Shortcut erstellen und diesen im Ordner FAVORITEN hinterlegen. Sie können dann das Tastaturkürzel auswählen und den Ordner oder die Datei öffnen, ohne sich merken zu müssen, wo diese Datei oder dieser Ordner gespeichert ist.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Dateinamen in der Öffnen-Dialogbox klicken, erscheint ein Kontextmenü mit vielen Befehlen zur Dateiverwaltung.
Word »erinnert« sich an die Dokumente, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben, und listet sie am Ende des Datei-Menüs auf. Sie können diese Dokumente schnell öffnen, indem Sie sie aus der Liste auswählen.
Um eine vor kurzem geschlossene Datei wieder zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können festlegen, wie viele Dateien auf der Liste am Ende des Datei-Menüs erscheinen sollen, indem Sie den Befehl Extras-Optionen und dann das Register Allgemein wählen. Wählen Sie dann im Einträge-Drehfeld neben der Checkbox Liste zuletzt geöffneter Dateien die Anzahl von Einträgen, die in der Liste enthalten sein sollen. Klicken Sie dann auf OK.Sie können Word-Dokumente aus dem Windows-Explorer oder aus Outlook öffnen. Dateien aus dem Explorer zu öffnen ist eine angenehme Art, schnell viele Dateien und deren Ordner zu sehen – das Navigieren innerhalb der Ordner geht im Explorer schneller. Wenn Sie ein DOC-Dokument aus dem Explorer öffnen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um Dateien aus Outlook, dem neuen Informations-Manager, zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.4: Nachdem Sie auf die Schaltfläche Weitere geklickt haben, können
Sie die gewünschten Ordner mit einem Doppelklick öffnen.
Um leichter auf Ordner und Dateien zuzugreifen, klicken Sie auf das Symbol Ordnerliste auf der Outlook-Symbolleiste. Damit wird eine hierarchische Ordnerliste rechts von der Outlook-Leiste eingefügt. Öffnen und schließen Sie diese Ordnerliste genauso, wie Sie im Explorer Ordner öffnen und schließen.
Obwohl auf HTML-Seiten, die auch Web-Seiten genannt werden, leicht über Netzwerke zugegriffen werden kann, fehlen diesen Seiten die Formatierungsmöglichkeiten von Word-Dokumenten. Wenn Sie wollen, daß andere Anwender leichten Zugriff auf besser formatierte Dateien und Dokumente haben, verwenden Sie Word-Dokumente für das Internet oder Ihr Intranet.
Wenn Sie mit dem Add-In Word Viewer arbeiten (dieses erhalten Sie kostenlos von Microsoft), können Sie Word-Dokumente mit jedem Internet-Browser einsehen und drucken. Wenn Sie Word und einen Internet-Anschluß installiert haben, kann Ihr Browser Word laden, wenn Sie auf eine Web-Seite zugreifen. Wie Sie Word mit einem Browser verwenden, erfahren Sie in Kapitel 12, »Word und das Internet.«
Darüber hinaus können Sie Word-Dokumente auf einer FTP-Seite (FTP = File Transfer Protocol) im Internet oder Intranet speichern bzw. öffnen. Word wird die FTP-Seite wie eine Festplatte oder ein Netzwerklaufwerk behandeln.
Bevor Sie auf eine FTP-Seite zugreifen, müssen Sie diese der Liste im Dialogfeld Speichern Unter bzw. Öffnen hinzufügen. Sie können Word-Dokumente auf einer FTP-Seite sowohl in Ihrem firmeninternen Intranet als auch im Internet öffnen. Eine FTP-Seite ist sinnvoll, um Dokumente sowohl zu laden als auch zu übertragen und sie für andere Anwender im Netz verfügbar zu machen.
Um ein Word-Dokument auf einer FTP-Seite zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Nun wird Ihr Internet-Browser geladen. Sie werden evtl. aufgefordert, Ihre Zugriffsdaten einzugeben. Wenn die Verbindung steht, können Sie die Ordner durchsuchen, als wenn sie auf Ihrer eigenen Festplatte gespeichert wären.
Word kann Dokumente aus anderen Anwendungen, zum Beispiel Windows Notepad (oder einer beliebigen anderen Anwendung, die eine Textdatei erstellt), WordPerfect, Word für DOS, Works u. a. öffnen. Wählen Sie Datei-Öffnen. Nun müssen Sie jedoch den Dateityp bezeichnen, damit Word die Datei in das DOC-Format konvertieren kann (Word schlägt den Dateityp vor, den es für richtig hält, und im allgemeinen trifft dieser Vorschlag auch zu).
Um Dokumente in anderen Dateiformaten zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Sie können vom Arbeitsplatz oder vom Explorer aus Word starten und gleichzeitig ein Dokument öffnen. Dies ist praktisch, wenn Sie mit Hilfe dieser Programme ein Dokument suchen und es dann gleich öffnen möchten.
Um eine Datei vom Arbeitsplatz oder vom Explorer aus zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie nur bestimmte Dateitypen ausgewählt haben, kann es sein, daß die gewünschte Datei nicht angezeigt wird. Achten Sie darauf, daß im Listenfeld Dateityp Word-Dokumente oder Alle Dokumente ausgewählt ist.
Jedesmal, wenn ich versuche, ein bestimmtes Dokument in Word zu öffnen, erscheint ein Dialogfeld, das mich auffordert, ein Kennwort einzugeben. Wie kann ich auf dieses Dokument zugreifen?
Jemand muß das Dokument als geschützte Datei gespeichert haben. Das bedeutet, daß Sie das Kennwort, das dem Dokument zugewiesen wurde, kennen müssen, um die Datei zu öffnen. Fragen Sie jemanden, der an dem Dokument gearbeitet hat, nach dem Kennwort.
Wenn Sie Word zum ersten Mal starten, sehen Sie ein leeres Dokument, in das Sie sofort Text eingeben können (siehe Abb. 2.5). Dieses leere Dokument hat den Namen DOKUMENT1, um anzuzeigen, das es das erste Dokument ist, das Sie seit dem Programmstart erstellt haben.
Abbildung 2.5: Ein leeres Dokument, bereit zur Eingabe.
Wenn Ihr neues Dokument nicht das erste ist, das Sie seit dem Start von Word geöffnet haben, wird es entsprechend numeriert: Das zweite neue Dokument wird Dokument2, das dritte Dokument3 genannt usw. Auch wenn Sie Dokument1 speichern und schließen, wird das nächste neue Dokument in der aktuellen Sitzung mit Dokument2 benannt.
Es gibt drei Möglichkeiten, ein neues Word-Dokument zu erstellen. Neuen Dokumenten können drei verschiedene Arten von Vorlagen zugrundeliegen. Diese Vorlagen enthalten häufig verwendeten Text, Formatvorlagen, Makros und benutzerdefinierte Einstellungen. Diesen drei verschiedenen Vorlagen kann folgendes zugrundeliegen:
NORMAL.DOT. Diese enthält die Standardeinstellungen für Standarddokumente.
Spezielle Vorlagen, die mit Word ausgeliefert werden (z.B. professionelles Fax) oder die Sie selbst erstellen. Diese Vorlagen enthalten vorgegebenen Text, Formatvorlagen, Makros und benutzerdefinierte Funktionen, wie sie für einen bestimmten Dokumententyp benötigt werden.
Vorlagenassistenten. Dies sind Vorlagen, die mit intelligenten Dialogfeldern kombiniert sind. Sie werden bei der Erstellung des Dokuments durch die vollständige Gestaltung geführt. Die Vorlagenassistenten werden mit Word ausgeliefert oder können von Personen, die mit Visual Basic für Applikationen (VBA) vertraut sind, erstellt werden.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Dokumente aufgrund dieser drei Vorlagentypen erstellt werden können.
Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, legt Word diesem eine Vorlage zugrunde. Word verwendet die Vorlage Leeres Dokument, NORMAL.DOT als Grundlage für Ihr neues Dokument, es sei denn, Sie geben etwas anderes an.
Eine Vorlage ist ein vorgegebener Satz von Formateigenschaften. Dazu gehören Schriftart, Ränder, Tabulatoreinstellungen usw. Die Vorlage kann auch vordefinierten Text wie einen Briefkopf enthalten. Word wird mit Vorlagen für Standardgeschäftsbriefe, Memos, Telefaxdeckblättern und vielen anderen Dokumentarten ausgeliefert. Diese Vorlagen entheben Sie der umständlichen Aufgabe, Normtext wie die Absenderangaben in einem Geschäftsbrief eingeben zu müssen, und machen es Ihnen leicht, durchgehend formatierte Dokumente zu erstellen.
Sie können auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, daß Ihr Dokument auf einer von Ihnen erstellten Vorlage mit dem Namen BRIEF basiert. Diese Vorlage beinhaltet Formate, die den Briefkopf Ihrer Firma anpassen. Wenn Sie nichts anderes auswählen, legt Word jedoch neuen Dokumenten die Vorlage Leeres Dokument zugrunde (Sie können sich die NORMAL.DOT als globale Vorlage mit standardmäßig für neue Dokumente verwendeten Einstellungen vorstellen).
Wenn Sie Text in ein neues, leeres Dokument eingeben möchten, verwenden Sie im allgemeinen die NORMAL.DOT als Vorlage für dieses Dokument. Ein auf der NORMAL.DOT basierendes Dokument zu öffnen, ist sehr einfach.
Um ein neues Dokument zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.6: Erstellen eines neuen Dokuments aus dem Dialogfeld Neu.
Sie können ein neues Dokument auch mit einem Klick auf das Symbol Neu auf der Standard-Symbolleiste erstellen. Ein auf der NORMAL.DOT basierendes neues Dokument wird angezeigt.
Wenn Sie mit dem Befehl Datei-Neu ein neues Dokument öffnen möchten, erscheint das Dialogfeld Neu auf dem Bildschirm (siehe Abb. 2.6). Im Dialogfeld Neu sehen Sie Register für verschiedene Vorlagentypen. Standardmäßig wird das Register Allgemein angezeigt, die Vorlage Leeres Dokument ist markiert (auf dieser Vorlage basiert auch ein Dokument, das Sie mit dem Symbol Neu erstellen). Sie werden die Vorlage Leeres Dokument wohl für die meisten Ihrer Dokumente benötigen. Jedoch können Sie auch eine der anderen vorgefertigten Vorlagen oder eine von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Vorlage auswählen. Außerdem können Sie eine Vorlage voranzeigen, um sich über deren Inhalt zu orientieren.
Um ein auf einer Vorlage basierendes neues Dokument zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.7: Wählen Sie eine Vorlage aus, um die Vorschau anzuzeigen.
Sie werden beim Betrachten der Register bemerken, daß einige Vorlagen als »Assistenten« bezeichnet werden. Assistenten geben Ihnen auf dem Bildschirm Hilfestellung, während Sie ein neues Dokument erstellen. Wenn Sie zum Beispiel den Fax-Assistenten wählen, werden Sie durch die gesamte stufenweise Erstellung eines Telefaxdeckblatts geleitet. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Anweisungen in den Dialogboxen zu befolgen, sobald sie auf dem Bildschirm erscheinen. Mit Hilfe einer Reihe von Schaltflächen an der unteren Kante der Dialogboxen können Sie sich von einem Dialogfeld zum nächsten bewegen.
Um ein neues Dokument mit Hilfe eines Assistenten zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.8: Assistenten führen Sie schrittweise durch die Erstellung eines neuen Dokuments.
Führen Sie die im Dialogfeld beschriebenen Schritte aus, wobei Sie sich mit Hilfe der Schaltflächen an der unteren Kante der Dialogbox von Dialogfeld zu Dialogfeld bewegen.
Den meisten Ihrer Dokumente liegt wahrscheinlich die NORMAL.DOT zugrunde. Wenn Ihnen die vorgegebenen Einstellungen in der NORMAL.DOT nicht zusagen, können Sie diese verändern, so daß in allen neuen Dokumenten, denen die NORMAL.DOT zugrundeliegt, Ihre Einstellungen verwendet werden und Sie diese nicht für jedes Dokument neu wählen müssen. Wenn Sie zum Beispiel andere Randeinstellungen oder eine andere Schriftart verwenden möchten, können Sie diese Einstellungen in der NORMAL.DOT festhalten. Weitere Informationen zum Verändern einer Vorlage erhalten Sie in Kapitel 4 »Dokumentvorlagen und Assistenten«
Ich habe ein neues Dokument auf der Grundlage einer vorhandenen Word-Vorlage erstellt. Nun habe ich einige Zeilen eingegeben, die immer erscheinen sollen, wenn ich mit dieser Vorlage ein Dokument erstelle, und das Dokument gespeichert. Wenn ich aber nun mit der Vorlage ein neues Dokument anlege, erscheint der von mir eingegebene Text nicht.
Um eine Vorlage zu bearbeiten, müssen Sie direkt mit der Vorlage arbeiten. Wählen Sie hierzu den Befehl Datei-Öffnen, und öffnen Sie den VORLAGEN-Ordner. Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, und klicken Sie auf OK. Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen, und speichern Sie sie dann. Jedesmal, wenn Sie nun über diese Vorlage ein neues Dokument öffnen, werden die Änderungen auf dieses angewandt. Für weitere Informationen zu diesem Thema lesen Sie bitte das Kapitel 4 »Dokumentvorlagen und Assistenten für häufig erstellte Dokumente verwenden«.
Wenn Sie ein neues oder vorhandenes Dokument geöffnet haben, möchten Sie natürlich wissen, wie man damit arbeitet. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die dazu wichtigen Grundbegriffe und Verfahren. Viele der im folgenden Abschnitt erörterten Begriffe und Verfahren werden Ihnen vertraut sein, wenn Sie bereits mit anderen Textverarbeitungsprogrammen gearbeitet haben. Wenn Sie noch nie ein Textverarbeitungsprogramm verwendet haben, sollten Sie sich mit diesen Grundlagen vertraut machen, bevor Sie mit einem Word-Dokument arbeiten.
Wenn Sie ein neues Word-Dokument erstellen, erhalten Sie einen (bis auf die hilfreichen Werkzeuge am oberen, unteren und rechten Rand) leeren Bildschirm. Ein senkrechter Balken – die Einfügemarke – blinkt oben links. Unterhalb der Einfügemarke sehen Sie eine waagerechte Linie, das Dokument-Endezeichen.
Wenn Sie etwas eingeben, werden die Buchstaben links von der Einfügemarke angezeigt. Die Einfügemarke wandert dabei nach rechts.
Wenn Sie noch nie mit einem Textverarbeitungsprogramm gearbeitet haben, werden Sie sofort den Unterschied zu einer Schreibmaschine feststellen: Sie müssen am Ende einer Zeile nicht die (Eingabetaste)-Taste drücken. Tippen Sie am Zeilenende einfach weiter – Word bricht die Sätze um, so daß sie in den Satzspiegel passen.
Drücken Sie die Eingabetaste nur, um das Ende eines Absatzes zu markieren oder eine Leerzeile einzufügen. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird eine Absatzmarke eingefügt (Normalerweise sind die Absatzmarken unsichtbar; wenn Sie sie anzeigen möchten, schlagen Sie im Kapitel 8 »Zeilen und Absätze formatieren« nach).
Aus zwei wichtigen Gründen sollten Sie die Eingabetaste nur drücken, wenn Sie einen Absatz beenden möchten: Zunächst einmal wird durch den automatischen Zeilenumbruch sichergestellt, daß der Absatz nicht auseinandergerissen wird, wenn Sie Text löschen oder hinzufügen. Nehmen wir einmal an, Sie drücken am Ende jeder Zeile die Eingabe-Taste und löschen dann Text oder fügen Text hinzu. Nun endet jede Zeile dort, wo Sie die Eingabe-Taste gedrückt hatten, egal, ob dies nun am Anfang oder in der Mitte der Zeile ist. Zweitens ist ein Absatz ein definierter Textteil mit ganz bestimmten Formatierungsbefehlen wie Ausrichtung, Einrückungen, Zeilenabstand und Tabulatoren (siehe Kapitel 8).
Wenn Sie Text eingeben, können Sie alle Zeichen auf Ihrer Tastatur verwenden. Außer den normalen Zeichen auf Ihrer Tastatur unterstützt Word jedoch eine große Anzahl von Sonderzeichen wie Aufzählungszeichen, typografische Anführungszeichen, lange Gedankenstriche und viele andere. Wenn Sie Näheres über den Umgang mit diesen Zeichen erfahren möchten, lesen Sie das Kapitel 7 »Schriftzeichen formatieren und Schriftarten ändern«.
Solange Sie im Einfügen-Modus arbeiten, fügen Sie zwischen den vorhandenen Wörtern Text ein. In manchen Fällen kann es angebracht sein, im Überschreiben-Modus zu arbeiten, in dem neuer Text den vorhandenen überschreibt.
Wenn Sie vom Einfügen-Modus in den Überschreiben-Modus wechseln wollen, klicken Sie die (Einfg)-Taste auf Ihrer Tastatur. Alternativ können Sie auch auf ÜB auf der Statuszeile am unteren Bildschirmrand klicken. Die Buchstaben ÜB, bisher ausgegraut, erscheinen nun schwarz. Um in den Einfügen-Modus zurückzukehren, drücken Sie noch einmal auf die (Einfg)-Taste. Falls die Statuszeile nicht sichtbar ist, sehen Sie auch keine Mitteilung, daß Sie im Überschreiben-Modus arbeiten (Sie können die Statuszeile anzeigen, imdem Sie den Befehl Extras-Optionen wählen und das Register Ansicht aktivieren. Klicken Sie nun in der Optionsgruppe Fenster auf das Kontrollkästchen neben der Statusleiste. Nun erscheint ein Häkchen in dem Kontrollkästchen).
Wenn Sie grundsätzlich lieber im Überschreiben-Modus arbeiten möchten, können Sie Word so anpassen, daß der Überschreiben-Modus als Grundeinstellung verwendet wird.
Vorsicht im Überschreiben-Modus! Man vergißt leicht, den Einfügen-Modus wieder einzuschalten, und überschreibt dann Text, den man gar nicht ersetzen möchte.
Indem Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F5) drücken, können Sie an die Stelle zurückkehren, an der Sie zuletzt gearbeitet haben. Da sich Word die letzten drei Positionen der Einfügemarke merkt, können Sie zu jeder dieser Stellen zurückkehren, indem Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F5) so lange drücken, bis Sie zur gewünschten Stelle gelangen. Wenn Sie ein vorhandenes Dokument öffnen, gelangen Sie mit der Tastenkombination (Umschalt)+(F5) dorthin, wo sich die Einfügemarke befand, als Sie das Dokument geschlossen haben.
Immer, wenn ich Text eingeben will, wird dadurch der schon vorhandene Text überschrieben. Wie kann ich das verhindern? Dieses Problem taucht auf, wenn Sie im Überschreiben-Modus arbeiten. Drücken Sie die (Einfg)-Taste, um in den Einfügen-Modus umzuschalten. Wenn Sie im Einfügen-Modus Text eingeben, wird der neue Text nach der Einfügemarke eingefügt, wobei sich der vorhandene Text nach rechts bewegt und damit dem neuen Text Platz macht.
In Word können Sie gleichzeitig mit mehreren Dokumenten arbeiten. Jedes neue Dokument, das Sie erstellen, und jedes vorhandene Dokument, das Sie öffnen, befindet sich in seinem eigenen Dokumentfenster auf Ihrem Bildschirm.
Einer der Vorteile, mit mehreren Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten, ist, daß Sie auf einfache Weise Text zwischen diesen Dokumenten kopieren oder verschieben können. Diese Funktion vereinfacht das Erstellen zweier verschiedener Versionen eines Dokuments oder die Übernahme von Textteilen aus einem vorhandenen Dokument in ein neues.
Um mit mehreren Dokumenten zu arbeiten, öffnen Sie einfach weitere neue oder vorhandene Dokumente. Die Vorgehensweise wurde in den vorhergehenden Abschnitten erörtert. Wenn Sie nacheinander mehrere Dokumente öffnen, erscheinen diese in Dokumentfenstern, die die vorherigen verdecken. Um mit diesen ausgeblendeten Dokumenten zu arbeiten, können Sie im Vollbildmodus zwischen ihnen umschalten oder die Fenster so anordnen, daß Sie von jedem zumindest einen Teil sehen können. Nur ein Fenster kann jeweils aktiv sein. Das oben liegende Fenster mit der andersfarbigen Titelzeile ist das aktive Fenster. In ihm wird das Dokument, mit dem Sie gerade arbeiten, angezeigt.
Um mehrere Dokumentfenster anzuordnen, wählen Sie den Befehl Fenster-Alle anordnen. Wort verkleinert die Größe der Fenster, so daß Sie alle auf einmal auf Ihrem Bildschirm sehen können. Sie können mit den üblichen Windows-Techniken diesen Fenstern wieder ihre volle Größe geben oder sie verschieben.
Um zwischen Vollbild-Dokumentfenstern hin- und herzuschalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie ohne Verwendung des Menüs Fenster zwischen offenen Dokumenten hin- und herschalten möchten, klicken Sie auf das Fenster, das Sie aktivieren möchten, oder drücken die Tastenkombination (Strg)+(F6). Drücken Sie (Strg)+(F6) mehrere Male, um alle offenen Dokumente durchzublättern. Wenn Sie nur zwei Dateien geöffnet haben, ist diese Methode ist die schnellste. Um ein Fenster wieder als Vollbild anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol Fenster maximieren am rechten oberen Fensterrand oder wählen den Befehl Maximieren im System-Menü.
Um eine Kopie der aktuellen Datei – der Datei im aktiven Fenster – zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie mehrere Kopien derselben Datei erstellen, endet der erste Dateiname in der Titelzeile mit 1, der zweite mit 2 usw. Sie können zwischen diesen Fenstern auf dieselbe Weise wie zwischen Dokumentfenstern umschalten. Allerdings wirken sich sämtliche Änderungen, die Sie an einer Kopie vornehmen, auf alle Dokumente aus. Sie können das Dokument in jedem Fenster, das dieses Dokument darstellt, speichern. Wenn Sie es mit dem Befehl Datei-Schließen schließen, werden alle seine Kopien geschlossen. Um nur eines der Fenster zu schließen, öffnen Sie das System-Menü dieses Fensters und wählen Schließen. Eine andere Möglichkeit ist ein Doppelklick auf das System-Menü-Symbol.
Sie können ein zweites Fenster öffnen und und in diesem dann die Ansicht ändern. Auf diese Weise können Sie ein- und dasselbe Dokument in zwei verschiedenen Ansichten betrachten. Sie können beispielsweise in einem Fenster das Dokument als Gliederung anzeigen, im anderen in der Normal-Ansicht.Sicherlich haben Sie schon gehört, daß man ein Dokument des öfteren speichern sollte. Wenn Sie Ihre Arbeit speichern, wird diese als Datei auf Ihrer Platte abgelegt. Bis zu diesem Zeitpunkt existiert Ihre Arbeit nur im RAM-Speicher Ihres Computers. Alles, was sich im RAM-Speicher befindet, geht verloren, wenn der Strom ausfällt – und sei es nur für eine ganz kurze Zeit.
Außerdem wird durch häufiges Speichern auch die Zeit, die Word benötigt, um Ihre Arbeit auf der Platte abzulegen, verkürzt. Im Grunde genommen sparen Sie durch häufiges Speichern Zeit.
Nachdem Sie eine Datei gespeichert haben, können Sie diese wieder unter demselben Namen oder als neue Version unter einem anderen Dateinamen und Ablageort speichern. Sie können der Datei beim Speichern eine Datei-Information beifügen. Diese erleichtert Ihnen das Suchen der Datei, wenn Sie wieder mit ihr arbeiten möchten.
Sie können Word veranlassen, Ihr Dokument in bestimmten Zeitabständen automatisch zu speichern und jedes Mal, wenn Sie ein Dokument speichern, eine Sicherungskopie anzulegen. Auf diese Weise können Sie zumindest einen Teil Ihrer verlorenen Arbeit wiederherstellen, wenn Sie vergessen haben, eine Datei zu speichern, der Strom ausfällt oder ein anderes Problem auftritt.
Sie können ein Word-Dokument in anderen Formaten abspeichern, um das Dokument auf andere Rechner ohne Word zu übertragen. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument einem WordPerfect-Anwender geben möchten, können Sie es als WordPerfect-Datei speichern. Sie können ein Dokument auch als geschützte Datei speichern, um den Zugriff auf dieses Dokument einzugrenzen und zu verhindern, daß jedermann das Dokument ändern kann – es sei denn, Sie erteilen die Zugriffsmöglichkeit.
Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal speichern, geben Sie ihm einen Dateinamen und entscheiden, auf welchem Datenträger und in welchem Ordner Sie es speichern möchten. Nachdem Sie die Datei zum ersten Mal gespeichert haben, können Sie diese wieder unter demselben Dateinamen oder unter einem anderen Dateinamen als neue Datei speichern – z.B., wenn Sie fortschreitende Entwürfe eines Dokuments erhalten wollen.
Ordner und Dateien mit langen Dateinamen können auf älteren Windows- und DOS-Systemen verwendet werden. Die FAT (File Allocation Table – Dateizuordnungstabelle), ein Bereich auf der Platte zum Speichern von Dateiinformationen, ist besonders modifiziert worden, um sowohl die 8+3-Dateinamen alten Stils als auch lange Dateinamen zu speichern. Überzählige Zeichen werden mit der Tilde (~) abgekürzt
Vermeiden Sie unbedingt, MS-DOS-basierte oder vorherige Windows-Versionen von Dateiverwaltungs-Software oder Dateidienstprogrammen mit Dateien zu verwenden, die lange Dateinamen haben. Diese alten Platten- und Dateiverwaltungs-Tools können die Daten auf Windows-95-Datenträgern zerstören. In Windows-95 können Datei- und Ordnernamen bis zu 255 Zeichen lang sein, incl. Leerzeichen. Diese langen Dateinamen werden in einer erweiterten Speicheradresse der FAT gespeichert. Diese erweiterte Speicheradresse beeinträchtigt den üblichen 8.3-Dateinamen, der ebenfalls in der FAT gespeichert wird, nicht.
Für lange Dateinamen können Sie folgende Zeichen verwenden:
Wenn Sie einen langen Dateinamen erstellen, legt Windows automatisch einen Dateinamen an, der die 8.3-Regel erfüllt. Diese 8.3-Datei wird in der normalen Speicheradresse der FAT gespeichert, so daß ältere Windows- und DOS-Systeme weiterhin den 8.3-Dateinamen verwenden können.
Sie können den MS-DOS-Namen einer Datei betrachten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen im Öffnen-Dialogfeld klicken und aus dem Kontextmenü Eigenschaften auswählen. Aktivieren Sie das Register Allgemein. Der lange Dateiname wird in dem Dialogfeld als erstes angezeigt, der MS-DOS-Name erscheint etwa in der Mitte.
Hier einige Regeln für das Konvertieren von langen Dateinamen in 8.3-Dateinamen:
Wenn Sie einen Befehl aus dem DOS-Prompt eingeben, z.B. DIR, um ein Verzeichnis mit langen Dateinamen aufzulisten, wird sowohl die acht Zeichen lange Datei-Information als auch der lange Dateiname angezeigt. Der lange Dateiname erscheint in der Spalte ganz rechts.
Wenn Sie bereits viele Word-Dateien angelegt haben, möchten Sie diese vielleicht nach irgendeinem System verwalten. Am einfachsten ist es, Ordner mit verwandten Dateien auf der Festplatte anzulegen. Sie könnten beispielsweise einen Ordner für Briefe und einen anderen für Aktennotizen erstellen.
Eine der neuen Word-Funktionen ist die Möglichkeit, einen neuen Ordner direkt aus dem Dialogfeld Speichern Unter zu erstellen. Diese Funktion erspart Ihnen die Prozedur, zunächst in Windows den Ordner erstellen und die Datei dann in dem neuen Ordner speichern zu müssen. Diese Funktion wird am häufigsten beim Speichern von Dateien benötigt. Trotzdem ist die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen auch im Dialogfeld Öffnen verfügbar.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen auf der Symbolleiste des Dialogfelds. Das Dialogfeld Neuer Ordner erscheint (Siehe Abb. 2.9). Abbildung 2.9: Sie können neue Ordner direkt aus dem Speichern Unter-Dialogfeld erstellen.
Wenn Sie Ihr Dokument zum ersten Mal speichern, geben Sie ihm einen Namen und legen fest, wo es abgelegt werden soll.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.10: Im Speichern Unter-Dialogfeld können Sie einer Datei einen Namen
und einen Ablageort zuweisen.
Wenn Sie die Option, daß das Dialogfeld Eigenschaften beim erstmaligen Speichern einer Datei angezeigt wird, ausgewählt haben, füllen Sie das Dialogfeld aus und wählen OK (siehe weiter unten in diesem Kapitel »Suchen und Finden leichtgemacht mit Datei-Informationen«). Sie können den Dialograhmen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK umgehen, ohne etwas eingeben zu müssen.
Sie können den Standard-Ordner ändern. Dieser wird angezeigt, wenn Sie zum ersten Mal in einer Sitzung den Befehl Datei-Speichern oder Datei-Speichern unter wählen. Lesen Sie hierzu den Abschnitt »Festlegen des Standard-Ordners« weiter oben in diesem Kapitel.
Wenn Sie mit Pfadangaben vertraut sind, können Sie eine Datei in einem Ordner speichern, indem Sie den Pfad- und den Dateinamen in das Feld Dateiname des Dialogfelds Speichern Unter eingeben. Nehmen wir an, Sie möchten eine Datei namens BERICHTE in dem Ordner KUNDEN auf dem Laufwerk C speichern. In diesem Fall geben Sie folgende Pfadangabe ein und wählen dann OK:Verwenden Sie den Befehl Datei-Speichern unter, um eine bereits benannte Datei unter einem neuen Namen zu speichern. In diesem Fall wird eine Sicherungskopie Ihrer Datei angelegt. Wenn Sie zum Beispiel eine Datei mit dem Namen BRIEF01.DOC erstellt haben, können Sie diese noch einmal speichern und ihr den Namen BRIEF02.DOC geben. Sie erhalten dann zwei Versionen derselben Datei, jede mit einem anderen Namen. Sie können die neue Version Ihrer Datei in demselben Ordner wie das Original, in einem anderen Ordner oder auf einem anderen Laufwerk speichern.
Es ist üblich, eine Datei zu überarbeiten, bevor sie unter einem neuen Namen gespeichert wird. Sie haben dann sowohl die Originaldatei als auch die zweite, überarbeitete Datei, jede mit einem eigenen Namen. Mit dieser Methode können Sie aufeinanderfolgende Entwürfe eines Dokuments auf Ihrer Platte speichern. Sie können jederzeit zu einem früheren Entwurf zurückkehren, falls dies nötig werden sollte.
Um eine benannte Datei unter einem neuen Namen zu speichern, wählen Sie den Befehl Datei-Speichern unter, ändern den Dateinamen im Feld Dateiname, wechseln, wenn nötig, das Laufwerk oder den Ordner und klicken dann auf OK.
Mit dem Befehl Datei-Speichern unter können Sie regelmäßige Sicherungskopien von wichtigen Dokumenten anlegen. Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal speichern, wählen Sie einen Dateinamen mit einer Nummer, z.B. DATEI01. Jedes Mal, wenn Sie die Datei wieder speichern, benennen Sie sie mit der nächsthöheren Nummer: DATEI02, DATEI03 usw. Die Datei mit der höchsten Nummer ist immer die neueste Version. Wenn Sie das Projekt beenden, können Sie die Dateien mit niedrigen Nummern löschen.
Achten Sie darauf, die Dateien DATEI01 und DATEI02 zu nennen – die Null nicht vergessen! – so daß die Dateien in den Listenfeldern in numerischer Reihenfolge angezeigt werden. Wenn Sie die Null weglassen, wird DATEI11 vor DATEI3 aufgelistet, weil Dateien alphabetisch und numerisch aufgelistet werden.
Sie können Word-Dokumente auf einer FTP-Seite entweder in Ihrem firmeninternen Intranet oder im Internet speichern. Eine FTP-Seite ist eine sinnnvolle Möglichkeit, Dokumente sowohl zu laden als auch zu übertragen und sie anderen Anwendern im Netz zur Verfügung zu stellen.
Wenn Sie auf eine FTP-Seite zugreifen können und sie im Dialogfeld Speichern-Unter angezeigt wird, können Sie Ihre Word-Dokumente auf dieser Seite speichern.
Um ein Word-Dokument auf einer FTP-Seite zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Nun wird Ihr Internet Browser geladen. Evtl. müssen Sie Ihre Zugriffsdaten eingeben. Sobald die Verbindung steht, können Sie mit den Ordnern arbeiten, als ob Sie auf Ihrer eigenen Festplatte angelegt wären.
Informationen, die nähere Angaben über ein Dokument liefern, werden Eigenschaften genannt. Dateiname, Erstelldatum und Dateigröße sind Beispiele für Eigenschaften eines Word-Dokuments. Sie können im Dialog Eigenschaften auch Datei-Informationen speichern. Die Datei-Information enthält beschreibende Angaben, die Ihnen das Organisieren und spätere Suchen von Dateien vereinfachen, besonders, wenn Sie bereits viele Dateien erstellt haben. Sie können einem Dokument eine Datei-Information zuordnen, wenn Sie die Datei erstellen, während Sie an ihr arbeiten oder wenn Sie sie speichern.
Um einem Dokument eine Datei-Information hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.11: Im Register Datei-Info können Sie Ihrem Dokument
nützliche Informationen hinzufügen.
Das Register Statistik informiert Sie darüber, wann Sie das Dokument erstellt haben, wann das Dokument zuletzt gespeichert wurde und wie viele Seiten, Wörter und Zeichen das Dokument enthält. Um die Statistik über ein Dokument zu betrachten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.12: Das Register Statistik liefert detaillierte Informationen über Ihr Dokument.
Wenn Sie aufgefordert werden möchten, beim Speichern eines Dokuments eine Datei-Info einzugeben, können Sie die Option wählen, daß das Dialogfeld Eigenschaften jedesmal angezeigt wird, wenn Sie den Befehl Datei-Speichern Unter wählen. Wählen Sie hierzu den Befehl Extras-Optionen, und aktivieren Sie das Register Speichern. Klicken Sie die Option Automatische Anfrage für Dateieigenschaften an, und wählen Sie OK. Jedesmal, wenn Sie nun eine Datei erstmals speichern, erscheint das Dialogfeld Eigenschaften. Wenn Sie für eine Datei keine Datei-Info eingeben möchten, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu umgehen.
Welche Methode auch immer Sie wählen: Die Datei-Info ist eine wunderbare Zeitersparnis. Sie können jeden gewünschten Text mit einer Länge von bis zu 255 Zeichen in ein Datei-Info-Feld eingeben. Dabei gibt es keine Benennungs- oder Zeichenbeschränkungen.
Vielleicht ist es Ihnen zunächst lästig, das Register Datei-Info auszufüllen. Arbeiten Sie trotzdem damit! Sie werden noch sehen, daß die leistungsstarken Suchfunktionen Ihnen helfen können, Dateien ganz einfach zu wiederzufinden.
Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument unter einem eigenen Namen speichern, erstellen Sie auf Ihrem Datenträger eine neue Datei – eine gute Möglichkeit, Sicherungskopien von Ihrem Dokument anzulegen. Dabei sind aber nicht alle Dateien so wichtig, daß Sie mehrere Sicherungskopien davon benötigen. In diesem Fall können Sie das Dokument unter seinem vorhandenen Dateinnamen speichern und die gegenwärtige Version der Datei ersetzen.
Denken Sie daran: Wenn Sie eine Datei speichern, ohne ihr einen neuen Namen zu geben, löschen Sie die vorhandene Datei, indem Sie sie durch die neue Datei ersetzen.
Um eine Datei zu speichern, ohne sie umzubenennen, wählen Sie den Befehl Datei-Speichern. Alternativ können Sie die Tastenkombination UMSCHALT+F12 drücken oder auf die Speichern-Schaltfläche auf der Symbolleiste (3. Schaltfläche von links) klicken.
Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig geöffnet haben, können Sie sie mit dem Befehl Datei-Alles speichern alle gleichzeitig speichern. Für jedes Dokument, das bisher noch nicht gespeichert wurde, erscheint das Dialogfeld Speichern unter.
Dateien, die Sie normalerweise nicht sehen können, zum Beispiel Makro-Dateien, werden ebenfalls gespeichert, wenn Sie diesen Befehl anwenden.
Sie können Word veranlassen, in regelmäßigen Abständen automatisch eine AutoWiederherstellen-Datei Ihres Dokuments zu erstellen. Sollte das Programm abstürzen und Sie es ohne zu speichern verlassen müssen, werden die von AutoWiederherstellen erstellten Dateien automatisch wiederhergestellt, sobald Sie Word erneut öffnen. Sie können den Ordner, in dem die AutoWiederherstellen-Dateien gespeichert werden, ändern. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie an einem wichtigen Dokument arbeiten und es sich nicht leisten können, Informationen zu verlieren oder neu zu erarbeiten, möchten Sie wahrscheinlich, daß Word die AutoWiederherstellen-Dateien häufig speichert. In der Grundeinstellung speichert Word diese Dateien alle zehn Minuten. Um festzulegen, wie oft Word AutoWiederherstellen-Dateien erstellt, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 2.13: Sie können im Register Speichern verschiedene Speicheroptionen festlegen.
Während Sie an Ihrem Dokument arbeiten, speichert Wort regelmäßig eine AutoWiederherstellen-Datei Ihres Dokumentes. Eine Nachricht in der Statuszeile teilt Ihnen mit, daß Ihre Datei gerade gespeichert wird.
Wenn Word durch einen Stromausfall oder ein anderes Problem geschlossen wird, während Sie an einem Dokument arbeiten, und Sie die AutoWiederherstellen-Option aktiviert haben, kann Ihre Arbeit bis zur letzten Speicherung wiederhergestellt werden. Wenn Sie Word das nächste Mal starten, werden alle Dateien, die beim Absturz geöffnet waren, automatisch wiederhergestellt. Jede wiederhergestellte Datei wird in einem Fenster mit dem Hinweis – Wiederhergestellt – neben dem Dokumentnamen in der Titelzeile angezeigt.
Sie können Word veranlassen, jedes Mal, wenn Sie ein Dokument speichern, eine Sicherungskopie davon anzulegen. Wenn Sie diese Option wählen, speichert Word die vorherige Version des Dokuments als Backup-Datei. Um eine Sicherungskopie Ihres Dokuments anzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Backup-Dateien sind ebenfalls ein Sicherheitsfaktor. Wenn eine Originaldatei durch einen Diskettenfehler beschädigt wird oder nicht aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden kann, können Sie die Backup-Datei öffnen. Diese wird im gleichen Ordner wie das Originaldokument abgelegt.
Sie können das Speichern eines Dokuments beschleunigen, indem Sie die Option Schnellspeicherung zulassen auswählen. Wenn diese Option ausgewählt ist, speichert Word schneller, weil das Programm nur die Änderungen speichert, nicht das ganze Dokument. Schnellspeicherungen treten nur im Zusammenhang mit Speichern, nicht mit Speichern Unter auf. Wenn Sie die Option Sicherungskopie immer erstellen ausgewählt haben (siehe vorheriger Abschnitt), können Sie die Schnellspeicherungs-Funktion nicht aktivieren, da Sicherungskopien nur mit kompletter Speicherung angelegt werden können.
Um die Schnellspeicherungs-Option zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie die Option Schnellspeicherung zulassen auswählen, um beim Speichern Zeit zu sparen, beanspruchen die gespeicherten Dateien mehr Platz auf dem Datenträger als diejenigen, die Sie mit kompletter Speicherung erstellt haben. Das liegt daran, daß Word die Originaldatei und die Änderungen beibehalten muß. Um Platz auf der Platte zu schaffen, wählen Sie den Befehl Datei-Speichern als, wählen die Schaltfläche Optionen, entfernen das Häkchen im Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen und wählen zweimal OK, wenn Sie ein Dokument endgültig speichern. Dadurch wird eine kleinere Datei erstellt. Wenn Sie eine Datei in Word speichern, wird diese standardmäßig im Word-Format erstellt. Word gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, Ihre Datei in vielen Formaten zu speichern. Es könnte sein, daß Sie eine Datei in einem anderen Format, z.B. im WordPerfect-Format, speichern müssen. Ein anderes Mal benötigen Sie die Datei vielleicht im Text(ASCII)-Format, um sie in einen anderen Programmtyp importieren zu können.
Um eine Datei in einem anderen Format zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Word teilt eine entsprechende Erweiterung zu.
Word zeigt im Listenfeld Speichern Unter nur die Dateitypen an, für die Filter installiert sind. Wenn das Textverarbeitungsprogramm, das Sie benötigen, nicht angezeigt wird, starten Sie die Word-Installation noch einmal, und zwar mit der Option Benutzerdefiniert. Hier können Sie die Filter installieren, ohne Word komplett neu installieren zu müssen.
Wenn im Dialogfeld Öffnen bzw. Speichern Unter keine Dateierweiterungen für DOC-Dateien angezeigt werden, geben Sie trotzdem am Ende des Dateinamens nicht die Erweiterung DOC ein. Anderenfalls bekommt die Datei zwei Erweiterungen, zum Beispiel VERTRAG96.DOC.DOC. Sie können die Dateierweiterungen für registrierte Dateien anzeigen bzw. verbergen, indem Sie Ansicht-Optionen aus dem Explorer wählen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine MS-DOS-Erweiterungen für registrierte Dateien.Wenn andere Anwender auf die Dateien auf Ihrem PC Zugriff haben, können Sie verhindern, daß jedermann auf bestimmte Dateien zugreift und andere verändert. Um andere Anwender daran zu hindern, eine bestimmte Datei zu öffnen, können Sie ihr ein Kennwort zuweisen. Wenn Sie die Datei das nächste Mal öffnen, müssen Sie das Kennwort eingeben. Eine weitere Option weist ein Schreibschutz-Kennwort zu. Nun kann jeder, der das Kennwort besitzt, das Dokument öffnen, bearbeiten und speichern. Ein Anwender, der das Kennwort nicht weiß, kann das Dokument als schreibgeschütztes Dokument öffnen. Das bedeutet, daß er das Dokument lesen, nicht aber bearbeiten und speichern kann.
Außerdem können Sie einem Dokument die Option Schreibschutz empfehlen zuweisen. Wenn ein solches Dokument geöffnet wird, erscheint ein Dialogfeld, das dem Anwender empfiehlt, das Dokument als schreibgeschütztes Dokument zu öffnen, worin Änderungen nicht gespeichert werden können. Der Benutzer hat jedoch die Möglichkeit, das Dokument normal zu öffnen und Änderungen daran zu speichern. Für den Maximalschutz weisen Sie dem Dokument daher ein Kennwort zu.
Wenn Sie ein Formular erstellt haben, können Sie das Dokument vor allen Änderungen außer Einträgen in die Formularfelder schützen. Lesen Sie das Kapitel 18, »Formulare und Dialogboxen«, um Näheres über den Schutz von Formularen zu erfahren.
Um einem Dokument ein Kennwort zuzuweisen, führen Sie folgende Schritte aus:
Wenn eine Datei durch ein Kennwort geschützt ist, kann niemand diese Datei ohne das Kennwort öffnen, auch Sie nicht.Vergessen Sie Ihr Kennwort nicht. Um einem Dokument die Option Schreibschutz empfehlen zuzuteilen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Word speichert das Dokument, an dem ich arbeite, regelmäßig. Ich finde das ärgerlich, weil es mich ablenkt, wenn ich Text eingebe.
Sie müssen die AutoWiederherstellen-Funktion ausschalten. Wählen Sie Extras-Optionen, aktivieren Sie das Register Speichern, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen AutoWiederherstellen-Info speichern alle..., und klicken Sie auf OK.
Ich habe an einem Dokument einige Änderungen vorgenommen und wollte es unter einem neuen Namen speichern. Als ich auf die Schaltfläche Speichern geklickt habe, wurde das Dokument unter dem gleichen Namen gespeichert, und mein Originaldokument ist nun nicht mehr vorhanden.
Um ein Dokument unter einem neuen Namen zu speichern, müssen Sie Datei-Speichern Unter wählen, um das Speichern Unter-Dialogfeld zu öffnen. Hier können Sie einen neuen Namen für das Dokument eingeben. Die Schaltfläche Speichern auf der Standard-Symbolleiste öffnet das Dialogfeld Speichern Unter nur, wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal speichern. Danach speichert es das Dokument unter demselben Dateinamen, den Sie ihm beim ersten Speichern gegeben haben.
Wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beenden möchten und die Datei speichern, möchten Sie das Dokument vielleicht schließen, insbesondere, wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben.
Um ein Dokument zu schließen, wählen Sie den Befehl Datei-Schließen. Wenn das Dokument in einem Fenster angezeigt wird, können Sie es durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche rechts von der Titelzeile oder durch einen Doppelklick auf das Systemmenü-Symbol in der rechten oberen Ecke des Dokumentfensters schließen. Wenn ein Dokument auf Vollbildgröße maximiert ist, erscheint das Systemmenü-Symbol in der Menüzeile links vom Menüpunkt Datei. Achten Sie darauf, nicht auf das Anwendungs-Systemsymbol in der linken oberen Ecke des Word-Fensters zu klicken, da dann Word geschlossen wird.
Wenn Sie seit der letzten Speicherung Änderungen vorgenommen haben, fragt Word Sie, ob Sie diese speichern möchten. Antworten Sie mit Ja, wenn Sie speichern möchten (wenn Sie das Dokument noch nicht benannt haben, erscheint das Dialogfeld Speichern unter, und Sie müssen die Datei benennen). Klicken Sie auf Nein, um Änderungen zu verwerfen. Klicken Sie auf Abbrechen, um den Schließvorgang abzubrechen, oder wählen Sie Hilfe, um das Hilfe-Fenster aufzurufen.
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