Word 97 verbindet Benutzerfreundlichkeit mit Leistungsfähigkeit. Es öffnet Ihnen außerdem einen Weg ins Internet. Mit dem neuen Word können Sie Dokumente sowohl für das World Wide Web als auch für Ihr firmeninternes Intranet erstellen und darüber hinaus mit Hilfe der Web-Symbolleiste im Netz surfen.
Trotz aller neuer Funktionen wird das Arbeiten mit Word immer einfacher. Microsoft hat Word in seinem Labor getestet, um die Funktionen des Programms für Sie noch einfacher anwendbar zu machen. Word verfügt über viele Funktionen, die einige bisher komplizierte oder gar unmögliche Aufgaben erleichtern.
Dieses Kapitel bespricht einige der wichtigsten Funktionen in Word 97. Sie werden sehen, wie sich Ihre Textverarbeitung dadurch verbessern wird. Die meisten Änderungen und neuen Funktionen in Word 97 werden auch demonstriert. Wenn Sie ein erfahrener Word-Anwender sind, blättern Sie doch ein wenig in diesem Kapitel, um sich über die Neuerungen zu informieren.
Es gibt zwei Arten von Änderungen: Einige verbessern vorhandene Funktionen oder vereinfachen deren Anwendung, bei den anderen handelt es sich um neue Funktionen, die die Leistungsfähigkeit von Word erhöhen.
Microsoft weiß, daß leistungsfähige Funktionen so lange ohne Bedeutung sind, wie Sie nicht damit arbeiten können. In Word 97 sind die Funktionen, mit denen Sie am häufigsten arbeiten, am zugänglichsten und am leichtesten einzusetzen.
Mit Pull-down-Menüs, die Dialogboxen mit Registern öffnen, können Sie schnell Hunderte von Optionen erreichen. Sie verwenden jedoch einige dieser Optionen und Leistungsmerkmale häufiger als andere. Microsoft arbeitet deshalb mit Kontextmenüs (siehe Abbildung 1.1). Kontextmenüs erscheinen, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Text, ein Objekt oder ein Bildschirmelement, wie z.B. eine Symbolleiste, klicken. Das Kontextmenü erscheint genau unter dem Zeiger, je nachdem, welches Element Sie angeklickt haben. Obwohl Sie wahrscheinlich ein Weilchen benötigen werden, um zu erkennen, daß es nicht immer notwendig ist, das Hauptmenü zu öffnen, werden Sie die Kontextmenüs bald ganz selbstverständlich anwenden.
Abbildung 1.1: Kontextmenüs erscheinen auf dem Bildschirm, wenn Sie mit der rechten Maustaste
auf Texte, Objekte oder Bildschirmelemente, wie z.B. Symbolleisten, klicken.
Word verfügt über so viele verschiedene Funktionen und Optionen, daß sie nicht alle über das Menü zur Verfügung stehen. Statt dessen hält Microsoft die Menüs relativ knapp und macht Hunderte von Optionen in Dialogboxen verfügbar. Innerhalb der Dialogboxen sind die Optionen in »Registerkarten« (siehe Abbildung 1.2) gruppiert. Sie können durch Klicken des Registers oder Drücken der Tastenkombination (Alt) und dem entsprechenden Buchstaben zwischen verschiedenen Optionsgruppen umschalten, um ein anderes Register zu wählen.
Abbildung 1.2: Durch Dialogboxen mit Registern haben Sie schnellen Zugriff auf viele Optionen.
Assistenten begleiten Sie durch das Erstellen spezieller oder komplexer Dokumente (siehe Abbildung 1.3). Um einen Assistenten zu öffnen, wählen Sie Datei-Neu, dann das Register für die Art des Dokuments, das Sie erstellen möchten, und entscheiden sich für den gewünschten Assistenten. Word verfügt über Assistenten, die Ihnen beim Erstellen von Dokumenten wie Faxdeckblättern, Broschüren, Kalendern, juristischen Schriftsätzen, geschäftlichen oder privaten Briefen und komplexen Tabellen mit ansprechender Formatierung helfen.
Abbildung 1.3: Assistenten geleiten Sie durch das Erstellen komplexer Dokumente.
Manch einer wird von den Menüs, Symbolleisten und Bildlaufleisten abgelenkt. Wenn das auch auf Sie zutrifft, arbeiten Sie am besten in der Ansicht Ganzer Bildschirm.
Um den ganzen Bildschirm anzuzeigen, brauchen Sie Nur Ansicht-Ganzer Bildschirm zu wählen (siehe Abbildung 1.4). Zur vorherigen Ansicht kehren Sie durch Drücken der (Esc)-Taste oder durch einen Klick auf das Symbol Ganzer Bildschirm zurück.
Abbildung 1.4: Die Ganzer Bildschirm-Ansicht läßt Ihr Dokument aussehen, als wenn Sie
auf eine weiße Seite, die den ganzen Bildschirm füllt, schreiben.
Wenn Sie AutoKorrektur verwenden, können Sie ein Wort bzw. eine Abkürzung eingeben, und Word wird es automatisch durch den Text oder die Grafik, die Sie in der Dialogbox AutoKorrektur festgelegt haben, ersetzen (siehe Abb. 1.5). Diese Funktion kann das Erstellen von juristischen, medizinischen oder anderen Spezialtexten effizienter gestalten – Sie geben eine Abkürzung ein, und die AutoKorrektur ersetzt diese automatisch durch das richtige Wort oder den richtigen Ausdruck. Sie können AutoKorrektur auch verwenden, um typische Tippfehler zu vermeiden, zum Beispiel »Natoin« durch »Nation« ersetzen lassen.
Die AutoKorrektur verfügt in Word 97 bereits über eine umfangreiche Liste von eingebauten Korrekturen und Abkürzungen und berichtigt versehentliche Großschreibung, wenn Sie zufällig die (Umschalt)-Taste drücken. Sie können auch eine Ausnahmenliste erstellen. AutoKorrektur nimmt keine Änderungen an Wörtern in der Ausnahmenliste vor. Wenn Sie eine von AutoKorrektur vorgenommene Änderung rückgängig machen, »erinnert« sie sich an diese und wird sie nicht mehr vornehmen.
Abbildung 1.5: Sie können der AutoKorrektur »beibringen«, welche Fehler und
Abkürzungen beachtet werden sollen, so daß sie den Fehler oder die Abkürzung
automatisch durch einen von Ihnen vorgegebenen Text ersetzt.
Die Funktion AutoFormat ermöglicht Ihnen, mit einem einzigen Befehl einem von Ihnen erstellten Dokument vorgefertigte Formate zuzuweisen. Mit Hilfe festgelegter Formate für die Kopfzeile, den Titel, den Hauptteil, Abbildungen, Tabellen usw. überprüft Word Ihr Dokument und wendet auf jedes Element eine entsprechende Formatvorlage an. Sie können dann jede Formatvorlage manuell umdefinieren oder den Vorlagenkatalog verwenden, um das Erscheinungsbild des Dokuments zu ändern.
Sie können die AutoFormate zuweisen, während Sie Text eingeben. Wenn Sie zum Beispiel ein Sternchen tippen, dem Text folgt, wird Word den Text automatisch in eine Aufzählung umwandeln und dem folgenden Text weitere Aufzählungspunkte hinzufügen. Geben Sie eine Nummer vor dem ersten Element in die Liste ein, erstellt AutoFormat eine numerierte Liste. AutoFormat kann auch automatisch Überschriften und Rahmen erstellen und Brüche 1/2 durch Bruchzeichen (Cursor oben) ersetzen.
Wenn Sie Ihren Dokumenten auf ganz einfache Weise ein einheitliches Erscheinungsbild verleihen möchten, arbeiten Sie mit dem Formatvorlagen-Katalog (siehe Abb. 1.6). Der Formatvorlagen-Katalog ist eine Sammlung von Formatvorlagen, die als ganze Gruppen einem bestimmten Dokument zugewiesen werden. Wenn Sie die einzelnen Formatvorlagen im Katalog anzeigen lassen, können Sie jeweils ein Beispiel dafür betrachten, wie das aktuelle Dokument mit dieser Vorlage aussehen wird.
Abbildung 1.6: Der Fomatvorlagen-Katalog ermöglicht Ihnen, die Erscheinung Ihres ganzen Dokuments durch Ändern von ganzen Vorlagen-Sammlungen von Formatvorlagen zu ändern.
Spaltenweise formatierter Text ist besser lesbar. Das Auge muß nicht so weit »wandern«, um Teile eines Satzes zu erfassen. Mit dem Befehl Format-Spalten ist das Erstellen von Spalten sehr einfach (siehe Abb. 1.7). Sie können sogar ungleich verteilte Spalten verschiedener Satzbreite erstellen.
Abbildung 1.7: Durch die Spaltenfunktion sind Spalten sehr einfach zu erstellen. Sie können sogar ungleich verteilte Spalten erstellen.
Symbolleisten erleichtern Ihnen den schnellen Zugriff auf Befehle. Word verfügt über mehrere Symbolleisten, die Sie auf dem Bildschirm versetzen und umformen können (siehe Abbildung 1.8). Indem Sie entweder Ansicht-Symbolleisten wählen oder mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste klicken, können Sie eine Symbolleiste ein- oder ausblenden. Wenn Sie auf die graue Fläche der Symbolleiste klicken, können Sie diese mit gedrückter Maustaste an eine andere Stelle ziehen, wenn Sie an einer Kante ziehen, können Sie sie umformen.
Abbildung 1.8: Die große Anzahl von beweglichen Symbolleisten gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell auf die am häufigsten gebrauchten Befehlen zuzugreifen, wenn Sie eine Maus verwenden.
Word ist eines der leistungsfähigsten Textverarbeitungsprogramme am Markt. Damit haben Sie ganz außerordentliche Möglichkeiten, von der Verknüpfung mit Mainframe-Datenbanken bis zum Entwurf von aufwendig gestalteten Drucksachen.
Word verfügt in der Zusammenarbeit mit anderen Windows-Anwendungen über große Flexibilität und Leistungsfähigkeit.
Zusätzlich zu der Möglichkeit, kopierte Daten in andere Windows-Anwendungen einzufügen oder sie damit zu verknüpfen, können Sie Teile von anderen Office-Dokumenten in Ihr Word-Dokument einbetten. Sie können dann während der Arbeit mit Word die eingebetteten Daten aktivieren. Die entsprechenden Symbolleisten erscheinen auf Ihrem Word-Bildschirm. Sie sehen auf der Abbbildung 1.9, daß die Word-Symbolleisten und -Menüs durch das geöffnete Excel-Diagramm zu Excel-Symbolleisten und -Menüs werden. So können Sie Word-Dokumente z.B. in die Journale, Kalender und Aufgabenlisten von Microsoft Outlook einbetten. Ein Doppelklick auf die eingebetteten Dokumente aktiviert diese sofort, ohne daß Sie Microsoft Outlook verlassen müssen.
Abbildung 1.9: Word kann Daten aus anderen Anwendungen bearbeiten.
Wie schnell haben Sie Hunderte von Dokumenten auf Ihrer Platte! Ein bestimmtes Dokument zu finden, ist dann ermüdend und frustrierend. Die Öffnen-Dialogbox (siehe Abb. 1.10) enthält Befehle, mit denen Sie Dateien viel einfacher suchen und verwalten können, als das in Word 6 möglich war. Aus der Öffnen-Dialogbox heraus können Sie Dateien suchen und dann öffnen, drucken, verschieben, kopieren, löschen und einsehen.
Abbildung 1.10: Durch die neue Öffnen-Dialogbox wird es viel einfacher, Dateien zu finden und zu verwalten.
Textverarbeitungsprogramme eignen sich wohl für den Entwurf von Formularen, nur lassen sich diese Formulare mit ihnen nicht ausfüllen. Daher geben immer noch viele Firmen Hunderte von Mark für vorgedruckte Formulare aus. Mit der Formular-Funktion von Word können die Lager- und Druckkosten für Formulare reduziert werden. Sie können nun in ein normales Word-Dokument Eingabefelder, Kontrollkästchen und Pull-Down-Menüs einfügen. Es bedarf dazu keiner Programmierung – alles, was Sie tun müssen, ist, in einer Dialogbox Ihre Auswahl zu treffen. Die Daten des ausgefüllten Formulars können Sie in einem von Datenbanken lesbaren Format speichern.
Seriendruck im Zusammenspiel mit Textverarbeitung wird oft als eine schwierige Aufgabe angesehen und ist doch etwas, was viele kleine und mittlere Firmen häufig benötigen. Der Seriendruck-Manager (siehe Abb. 1.11) besteht aus einer Folge von Dialogboxen, die Ihnen Hilfestellung leisten, wenn Sie Daten in Formbriefe, Umschläge und Etiketten mischen möchten. Sie können sogar das Layout für die Umschlägen und Etiketten auswählen.
Abbildung 1.11: Der Seriendruck-Manager geleitet Sie durch den gesamten Vorgang der Erstellung von Seriendokumenten.
Mit der neuen Umschlags-Funktion ist das Erstellen von Umschlägen und Etiketten so leicht wie das Eingeben von Dokumenten (siehe Abb. 1.12). Wählen Sie eine Standardgröße für Ihren Umschlag, oder richten Sie ihn individuell ein (siehe Abb. 1.13).
Abbildung 1.12: Das Register Etiketten enthält Layout-Definitionen für die meisten Standard-Etikettengrößen.
Abbildung 1.13: Die Umschlag-Optionen ermöglichen Ihnen, Adressen auf verschieden großen Umschlägen zu plazieren.
Wenn Sie umfangreiche Berichte, Eingaben oder juristische Dokumente bearbeiten, werden Sie feststellen, wie leistungsstark die Index-, Inhaltsverzeichnis- und Abbildungsverzeichnis-Funktionen sind (siehe Abb. 1.14). Es gibt hier mehr Formatierungsmöglichkeiten, die Funktionen sind leichter zu benutzen als in Word 2 oder Word 6. Wenn Sie mehr über diese Funktionen erfahren möchten, lesen Sie das Kapitel 25, »Indizes und Inhaltsverzeichnisse erstellen«.
Abbildung 1.14: Die Formatierungsmöglichkeiten der Index- und Tabellen-Funktionen wurden gegenüber Word 2 und Word 6 verbessert.
Querverweise auf Tabellen, Abbildungen und Kommentare beispielsweise in Veröffentlichungen zu erstellen ist zeitraubend. Mit etwas Unterstützung von Ihrer Seite übernimmt Word diese Aufgabe. Sie müssen noch nicht einmal in dem Dokument hin- und herspringen, um festzulegen, was Sie mit Querverweisen versehen möchten. Word behält verschiedene Arten von Elementen »im Auge« und zeigt sie Ihnen, so daß Sie das Gewünschte auswählen können.
Jeder, der technische Dokumentationen oder Trainingsunterlagen mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt, muß mit Legenden arbeiten. Legenden sind Textboxen, die Elemente eines Bildes oder einer Zeichnung erklären – wie in Abb. 1.15 dargestellt. Als Autor von Dokumentationen und Trainingsunterlagen können Sie nun Ihr DTP-Programm beiseite lassen und in Word arbeiten. In Word lassen sich Legenden leicht einfügen und können formatiert und auf dem Bildschirm an beliebigen Stellen fixiert werden, so daß sie in Verbindung mit dem betreffenden Objekt bleiben.
Abbildung 1.15: Mit Hilfe der Legenden-Funktion können Dokumentationen und Schulungsunterlagen direkt mit Word erstellt werden.
Spell it ist die ultimative Rechtschreibprüfung. Es überprüft Ihre Orthographie, während Sie schreiben. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint eine gewellte rote Linie unter jedem eingegebenen Wort, das nicht im Word-Wörterbuch enthalten ist. Wenn Sie das Wort mit der rechten Maustaste anklicken, zeigt Word eine Liste von Alternativschreibweisen an, aus denen Sie die richtige Schreibweise wählen können.
Verwenden Sie das Hervorheben-Werkzeug genauso, wie Sie einen Leuchtstift verwenden würden, um Text auf Ihren gedruckten Dokumenten hervorzuheben – unterlegen Sie Text auf dem Bildschirm in Farbe. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um wichtigen Text für Sie selbst und andere zu markieren.
Durch eine Option in der Ersetzen-Dialogbox können Sie eine Wortform eingeben, und Word findet und ersetzt alle Formen dieses Wortes. Ein Beispiel: Sie möchten »Vertrag« durch »Vereinbarung« ersetzen. Word ersetzt dann auch »Verträge« durch »Vereinbarungen«.
Zusätzlich zu den vielen hervorragenden Funktionen, die ich in den vorhergehenden Abschnitten erwähnt habe, verfügt Word nun über einige leistungsstarke und nützliche neue Funktionen.
Vielleicht wollten Sie schon immer einmal einen Fachmann neben sich haben, der Ihnen mit Ihren Anwendungen hilft? Für Office 97 hat Microsoft etwas beinahe ebenso Gutes, den Office-Assistenten, geschaffen. Der Assistent ist ein Onlinehilfesystem mit einer ganz eigenen Persönlichkeit. Und Sie können die Persönlichkeit Ihres Assistenten aus einem Katalog, der eine freundliche Katze, eine grinsende Büroklammer, Albert Einstein und ein Microsoft-Office-Symbol umfaßt, auswählen. Abbildung 1.16 zeigt den Katalog, aus der Sie Ihren Assistenten aussuchen können.Abbildung 1.16: Wählen Sie Ihren eigenen Office-Assistenten aus. Dieser hilft Ihnen, in Word noch effizienter zu arbeiten.
Jetzt können Sie Ihre Word-Kenntnisse anwenden, um Seiten für das World Wide Web zu erstellen. Das neue Word-Web-Autorensystem gibt Ihnen die Möglichkeit, attraktive Web-Seiten von hoher Qualität zu erstellen. Mit dem Web-Seiten-Assistenten können Sie mit einer großen Auswahl von Beispiel-Web-Seiten arbeiten – oder mit einer leeren Seite. Erstellen Sie eine Netzseite, die Sie als Anfangsseite für den Internet-Explorer 3/4 verwenden können – oder bedienen Sie sich des Autorensystems, um Seiten für Ihr firmeninternes Intranet oder das World Wide Web zu erstellen. Word speichert sogar vorhandene Word-Dokumente als Web-Seiten. Abbildung 1.17 zeigt eine in Word erstellte Web-Seite.
Abbildung 1.17: Erstellen Sie Excel-Daten, Tabellen und Diagramme in Web-Seiten – oder fügen Sie diese ein.
Durch das Einfügen von mit Hyperlinks versehenen Wörtern oder Sätzen können Sie aus zusammengeschalteten Word-Dokumenten Ihr eigenes Netz erstellen. Wenn Sie Hyperlinks in Word- oder Excel-Dokumente einfügen, können Sie zwischen diesen mit einem einzigen Klick hin- und herspringen. Wenn Sie Zugang zum Internet haben, können Ihre Hyperlinks auf Net-Seiten verweisen. Abbildung 1.18 zeigt die neue Web-Symbolleiste zum Navigieren durch verbundene Dokumente innerhalb von Word 97. Sie können sogar Text aus einer Seite im Internet-Explorer kopieren und in Ihre Word-Dokumente einfügen.Abbildung 1.18: Sie können sowohl mit verbundenen Office-Dokumenten als auch mit World-Wide-Web-Seiten arbeiten.
Da es immer mehr Netzwerke gibt und die Umstrukturierung in vollem Gange ist, arbeiten immer mehr Leute in Teams an gemeinsamen benutzten Computerdokumenten. In Word 97 können Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen Anwendern bearbeiten und ein Protokoll darüber erstellen, wer Änderungen vorgenommen hat. Die neue Symbolleiste Überprüfen macht es Ihnen leicht, die von Teammitgliedern vorgenommenen Änderungen zu akzeptieren oder zu verwerfen.
Die Zeichnen-Symbolleiste beinhaltet viele Symbole, mit denen Sie Grafiken direkt in Word erstellen können (siehe Abb. 1.19). Sie können Zeichnungen unter den Text legen, um eine wasserzeichenähnliche Wirkung zu erzielen, innerhalb des Textes, so daß sich der Text um die Grafik legt oder als Überlagerung auf den Text. Eine große Sammlung von AutoFormen gibt Ihnen die Möglichkeit, Formen mit Hilfe von Vorlagen zu zeichnen. Eine größere Sammlung von Cliparts steht zur Verfügung, außerdem eine Verbindung zur Microsoft ClipartGallery auf der Web-Seite.Abbildung 1.19: Zeichnen Sie mit den Zeichnenz.B.-Werkzeugen direkt in Ihr Dokument. Sie können sogar wählen, ob Sie Ihre Grafik hinter, in oder vor den Text legen möchten.
Word 97 verfügt über eine große Sammlung von neuen Vorlagen. Viele von ihnen sind in drei Stilrichtungen verfügbar: Modern, professionell und elegant. Die Vorlagen und Assistenten sind nach Kategorien in der Datei-Neu-Dialogbox sortiert (siehe Abb. 1.20). Zusätzliche kostenlose Vorlagen sind auf der Microsoft-Web-Seite erhältlich.Abbildung 1.20: Word 97 enthält viele neue Vorlagen und Assistenten, die nach Kategorien sortiert sind.
In Word 95 konnte man Befehle einem Symbol auf einer Symbolleiste oder einer Tastenkombination zuweisen (siehe Abb. 1.21). Man konnte auch eigene Symbole zeichnen und Symbolen Makros zuordnen.
In Word 97 ist es einfacher geworden, Symbole und Menüs auf Symbolleisten zu legen. Sie können Menüpunkte oder Symbole direkt vom Register Befehle des Anpassen-Dialogs auf Menüs oder Symbolleisten ziehen.Abbildung 1.21: Sie können bestehende Symbolleisten anpassen oder Ihre eigenen Symbolleisten erstellen.
Visual Basic für Applikationen ist die am häufigsten verwendete Windows-Programmiersprache. Alle Office-97-Anwendungen verwenden nun Visual Basic für Applikationen auf der Grundlage derselben Programmiersprache. Obwohl sich die Objekte und die Daten von Anwendung zu Anwendung unterscheiden, sind der Programmaufbau, und die Entwicklungsumgebung dieselben.⌐ 1997 Que
