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Grafikfilter nachträglich installieren
Mitunter erhalten Sie in Word 97 bei dem Versuch, eine Grafik in den
Text einzubauen, eine Fehlermeldung. In den meisten Fällen ergibt sich das Problem aus
einem nicht installierten Grafikfilter, den Word benötigt. Legen Sie in diesem Fall die
CD von Word 97 oder Office 97 ein, schließen Sie Word und wechseln Sie in die
Systemsteuerung. Dort öffnen Sie den Eintrag Software und klicken auf den Eintrag Office
97 oder Word 97 und Hinzufügen/Entfernen.
Windows startet nun das Setup von Word, mit dessen Hilfe Sie die fehlenden Grafikfilter
nachträglich einrichten.
Grafiken
zurechtschneiden
Wenn Sie eine zu große Grafik in Word übernehmen, können Sie
sowohl die Breite als auch die Höhe der Grafik mit Hilfe der Maus oder über das Menü
Format / Grafik anpassen. Benötigen Sie nur einen Grafik-Ausschnitt, läßt sich die
Grafik auch zuschneiden, das heißt, Teile der Grafik werden abgedeckt und sind nicht mehr
zu sehen. So komfortabel diese Funktion auf den ersten Blick scheint, sie hat einen
großen Nachteil: Die Grafik wird in voller Größe importiert, das nachträgliche
Schneiden hat keinen Einfluß auf die Größe der Datei. Schneiden Sie deshalb bei
Pixelgrafiken die Grafik immer vor dem Importieren auf die gewünschte Größe zu. In
aller Regel verfügen die Programme, die Sie zusammen mit Ihrem Scanner oder Ihrer Kamera
erhalten, über entsprechende Funktionen.
Umgang
mit großen Grafikdateien
Ein wichtiger Punkt beim Integrieren von Grafiken ist die
Dateigröße. Übernehmen Sie ein Bild entweder über die Windows-Zwischenablage oder
fügen Sie es mit Einfügen / Grafik Ihrem Text hinzu, wird das Bild fest in Ihrem
Dokument gespeichert. Solange Sie in Ihrem Dokument auf diese Weise nur ein oder zwei
kleinere Bilder einfügen, arbeitet Word noch reibungslos. Erstellen Sie hingegen eine
Produktbroschüre mit zehn und mehr Bildern im A5-Format, wird das Arbeiten mit Word sehr
träge, besonders das automatische und manuelle Speichern sowie das Laden der Broschüre
dauert extrem lange.
Ein Blick auf die Dateigröße Ihrer Worddatei löst das Rätsel: Das Einfügen der
Grafiken hat Ihre Datei von beispielsweise 40 KByte (nur Text) auf 1.500 KByte (Text mit
beispielsweise zehn Bildern) vergrößert.
Besonders heimtückisch sind beim Importieren Grafikformate, die in einem gepackten Format
vorliegen. Ein Grafikdatei, erstellt mit einer digitalen Kamera in der Auflösung 1024 x
768 Punkte und 16 Millionen Farben, belegt im JPG-Format gerade mal 156 KByte. Wird die
Grafik in Word importiert und die Datei anschließend gespeichert, beträgt die
Dateigröße plötzlich über 4.5 MByte. Haben Sie im Menü Extras / Optionen auf der
Registerkarte Speichern die Option Sicherungskopie immer erstellen aktiviert, legt Word
bei jedem Speichervorgang eine Sicherungsdatei *.WBK des Original-Dokumentes ab und Sie
benötigen den Speicherplatz gleich doppelt.
Freies Verschieben von grafischen
Objekten
Ein Kreis, der in Word für Windows gezeichnet wurde,
kann standardgemäß nur in Schritten von 2,5 Millimeter verschoben werden. In manchen
Fällen kann dieses Raster aber zu grob sein. Doch Word gestattet auch das stufenlose
Verschieben von grafischen Objekten. Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, während Sie
den Kreis mit Hilfe der Maus oder den Cursortasten verschieben. Sie können ihn dann an
jede beliebige Stelle Ihres Dokuments verlagern. Das gleiche gilt natürlich auch für
Linien, Rechtecke, Bögen und andere grafische Objekte.
Absatznumerierung an Oberkante von Grafiken ausrichten
Fügt man in Word eine Grafik ein, die höher als eine
Zeile ist, so rutscht der umgebende Text nach unten. Das ist besonders bei numerierten
Absätzen unangenehm, denn die Absatznummer sollte bündig mit der Oberkante der Grafik
erscheinen. Diesen Effekt können Sie jedoch mit dem im Kasten abgedruckten Makro
erreichen: Es mißt die Höhe der eingefügten Grafik und berechnet, wie stark die
Zeichenformatierung für die Numerierung nach oben gesetzt werden muß. Danach stellt das
Makro die Absatznummer um dieses Maß nach oben. Setzen Sie, bevor Sie das Makro starten,
den Mauszeiger unmittelbar vor die eingefügte Grafik. Nach der Ausführung des Makros ist
die Oberkante der Numerierung mit der Oberkante der Grafik bündig.
Eigene Symbolleisten oder Symbole anlegen
Mit wachsenden Ansprüchen an Word entsteht oft das Bedürfnis, mit
eigenen Befehls-Konfigurationen oder neuen Symbolleisten zu arbeiten. Gehen Sie so vor:
Neue Symbolleisten. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste in die vorhandenen Symbolleisten und im Kontextmenü auf Anpassen. Im
nächsten Fenster klicken Sie auf Neu und geben der neuen Leiste einen Namen. Darunter
wählen Sie die Formatvorlage, in der die Leiste erscheinen soll. Wollen Sie die
Symbolleiste grundsätzlich überall sehen, bleiben Sie bei der Normal.dot. Schieben Sie
die neue und leere Leiste entweder zu den anderen oder belassen Sie die Symbolleiste als
Fenster in Word 97.
Neue Schaltfläche. Um eine neue Leiste
oder die vorhandenen mit neuen Symbolen zu ergänzen, klicken Sie zunächst rechts in die
betreffende Leiste und gehen auf Anpassen. Wählen Sie das Register Befehle und prüfen
Sie, ob sich das gewünschte Kommando bereits rechts in der Liste befindet. Sie müssen es
nur noch in die Leiste ziehen und schon funktioniert der neue Schalter.
Sollte der Befehl nicht zu finden sein, klicken Sie in der linken
Liste doppelt auf den Eintrag Alle Befehle und suchen danach. Die Kommandos erscheinen
nach Kategorien geordnet, also nach dem Schema ExtrasWörterZählen. Ziehen Sie den
betreffenden Eintrag in die Leiste Ihrer Wahl. Dort erscheint zunächst nur das Kommando;
klicken Sie dieses Wort mit der rechten Maustaste an und gehen Sie im Menü auf Standard.
Klicken Sie nochmals mit rechts auf die leere Schaltfläche und wählen Sie unter
Schaltflächensymbol ändern ein aussagekräftiges Symbol aus.
Hintergrundoperationen
und Tempo
Word 97 gilt als Speicherfresser, der besonders Rechner ausbremst,
die nur mit 8 oder 16 MByte RAM ausgestattet sind. Sie können die Arbeit mit Windows und
Word in diesen Fällen etwas beschleunigen:
Drucken im Hintergrund. Word sieht diese
Option vor, damit Sie während des Ausdrucks eines Dokuments weiter am Text arbeiten
können. Allerdings braucht diese Hintergrundaktivität zusätzliche Speicherkapazität.
Ist diese Option abgeschaltet, erfolgt der Ausdruck spürbar schneller. Klicken Sie dazu
auf Extras | Optionen | Drucken und deaktivieren Sie die Box Drucken im Hintergrund.
Speichern im Hintergrund. Analoges Problem:
Damit Sie beispielsweise beim Autospeichern nicht in Ihrer Arbeit am Dokument aufgehalten
werden, sichert Word die Datei im Hintergrund, so daß Sie weiter schreiben können. Doch
auch diese Aktion zehrt am Speicher. Um dies zu verhindern, klicken Sie auf Extras |
Optionen | Speichern und schalten die Box Speicherung im Hintergrund zulassen ab.
Inverser
Text in Wordart
Möchte man in seinem Dokument mit Wordart einen
inversen Schriftzug - also in weißer Schrift auf schwarzem Grund - erzeugen, erlebt man
eine Überraschung. Stellt man in Wortart unter "Format | Schraffierung" als
"Vordergrund" die Farbe "Weiß" und als "Hintergrund"
"Schwarz" ein, erscheint nach Verlassen von Wordart überhaupt keine Schrift im
Dokument. Möchte man in Wordart weißen Text auf schwarzem Grund erzeugen, ist es
nämlich nötig, unter "Vordergrund" etwas weiter nach unten zu scrollen, um
"Weiß auf Schwarz" einzustellen. Nur dann erscheint der gewünschte Effekt im
Dokument.
Autokorrektur
unterdrücken
Die Autokorrektur von Word kann nicht nur typischen
Tippfehlern vorbeugen, sondern auch Abkürzungen in volle Wörter umwandeln. Kürzel wie
"bzw.", "z.B." oder "mfg" sind zwar gebräuchlich, aber in
der Korrespondenz und anderen Texten normalerweise nicht erwünscht. Es empfiehlt sich
also, mit "Extras | Autokorrektur" die Abkürzung in das Feld
"Ersetzen:" und die volle Schreibweise in das Feld "Durch:"
aufzunehmen. Wenn die Option "Während der Eingabe ersetzen" in dieser Dialogbox
aktiv ist, wandelt Word jede Abkürzung im Text in die gewünschte volle Schreibweise um.
Manchmal ist Word jedoch etwas übereifrig und korrigiert Zeichenfolgen, die nicht
verändert werden sollten. In diesem Fall haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die
Korrektur rückgängig zu machen. Die schnellste Alternative ist normalerweise, direkt,
nachdem Word ein Wort ungewünscht korrigiert hat, [Strg] [Z] zu betätigen. Dies
entspricht dem Menü "Bearbeiten | Rückgängig" und stellt den Zustand vor der
Autokorrektur wieder her. Hat Word nur wenig geändert, können Sie auch mit den
Cursortasten zurück zu den veränderten Zeichen gehen und sie von Hand korrigieren. Wenn
Sie kein Leerzeichen schreiben, vergißt Word, daß es dieses Wort korrigieren sollte, und
korrigiert es nicht noch einmal.
Wissen Sie schon vor der Eingabe einer Zeichenfolge, daß Sie keine Autokorrektur wollen,
können Sie ebenso zwei Leerzeichen setzen und die nicht zu korrigierende Zeichenfolge
dann innerhalb der beiden Leerzeichen schreiben. Wollen Sie manche Abkürzungen
abwechselnd in der kurzen und der langen Fassung verwenden, bietet sich bei Word 6.0 auch
die Eingabe eines geschützen Leerzeichens nach der abgekürzten Schreibweise an. Das
Zeichen erhalten Sie mit der Tastenkombination [Strg] [Shift] [Leer]. Bei Word 7.0 versagt
diese Methode, diese Version korrigiert auch bei geschützten Leerzeichen.
Schaltflächen
in Dokumente einbetten
Einseitige Formulare mit der Option "Ansicht |
Ganzer Bildschirm" auszufüllen ist oft angenehmer, weil keine Programmelemente von
Word die Sicht auf das Formular einschränken. Möchte man jedoch eine Schaltfläche
bedienen, muß man jedesmal zwischen den Ansichten hin- und herwechseln. Bei Dokumenten,
die aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig in der Vollansicht bearbeitet werden,
lohnt es sich deshalb, die am häufigsten verwendeten Schaltflächen direkt in das
Dokument einzubinden.
Wenn Sie die Originalschaltflächen von Word im Dokument verwenden wollen, müssen Sie
zunächst einen Screenshot des Programms ergattern. Betätigen Sie dafür einfach die
Taste [Druck], während Sie sich in Word befinden. Der aktuelle Bildschirm wird so in die
Zwischenablage befördert und kann unter Paint oder Paintbrush mit "Bearbeiten |
Einfügen" weiterbearbeitet werden. Um zu verhindern, daß das Malprogramm Paintbrush
von Windows 3.x Teile des Screenshots abschneidet, wählen Sie in Paintbrush im Menü
"Ansicht"zuerst "Verkleinern" und fügen erst dann den Inhalt der
Zwischenablage ein, indem Sie zweimal [Strg] [V] betätigen. Möchten Sie zum Beispiel die
Schaltfläche "Drucken" aus dem Screenshot in Ihr Dokument aufnehmen, zoomen Sie
in Paint für Windows 95 den Bereich mit dieser Schaltfläche nach einem Klick auf das
Werkzeug "Lupe" und markieren Sie den Umriß der Schaltfläche sorgfältig mit
dem Markierungswerkzeug, um sie mit "Bearbeiten | Kopieren" in die
Zwischenablage zu kopieren.
Bei Paintbrush funktioniert das Ausschneidewerkzeug im Lupenmodus leider nicht, deshalb
ist es hier wichtig, genau hinzusehen. Wechseln Sie dann wieder zu Word und bringen Sie
den Cursor an die Stelle, an der die Schaltfläche erscheinen soll. Dann binden Sie mit
"Einfügen | Feld" eine "MakroSchaltfläche" ein. Sie finden diesen
Eintrag schnell, indem Sie unter "Kategorien" den Eintrag
"Dokument-Automation" einstellen. Schreiben Sie nach einem Klick auf den Eintrag
"MakroSchaltfläche" in das Eingabefeld "Feldfunktionen" hinter
"MAKRO-SCHALFTFLÄCHE" die gewünschte Funktion innerhalb von
Anführungszeichen. Im Beispiel müßte unter Feldfunktionen folgende Zeile stehen:
"MAKRO-SCHALFTFLÄCHE "DateiDrucken"".
Einen Überblick über alle verfügbaren Funktionen bekommen Sie übrigens, wenn Sie mit
"Extras | Anpassen" auf das Registerblatt "Menüs" wechseln. Dort
finden Sie unter "Befehle" alle korrekten Schreibweisen der Funktionen von Word.
Möchten Sie keine Word-Funktion, sondern eines Ihrer eigenen Makros verwenden, dann
schreiben Sie dessen Namen hinter das Wort "MAKRO-SCHALFTFLÄCHE".
Wenn Sie jetzt die Dialogbox "Feld" mit "OK" verlassen, sehen Sie in
Ihrem Dokument noch keine Veränderung. Aktivieren Sie deshalb mit "Extras |
Optionen" die "Feldfunktionen" im Register "Ansicht". Sie sehen
daraufhin im Dokument den Text, den Sie zuvor unter "Feldfunktion" eingegeben
haben, innerhalb von geschweiften Klammern. Setzen Sie den Cursor vor die hintere
geschweifte Klammer und wählen Sie den Befehl "Inhalte einfügen" aus dem Menü
"Bearbeiten". Nach einem Mausklick auf "Bitmap-Objekt" in der Version
7.0 oder "Bitmap" in Word 6.0 gefolgt von einem "OK" können Sie die
Ansicht der "Feldfunktionen" mit "Extras | Optionen | Ansicht" wieder
deaktivieren.
Weil der Ausdruck der Schaltflächen normalerweise nicht erwünscht ist, sollten Sie Ihre
neue Schaltfläche markieren und mit "Format | Zeichen | Verborgen" verstecken.
Die Option "Verborgener Text" im Bereich "Nichtdruckbare Zeichen" des
Menüs "Extras | Optionen | Ansicht" gewährleistet, daß die Schaltfläche im
Dokument sichtbar ist, aber auf dem Ausdruck nicht erscheint. Ein Doppelklick auf die neue
Schaltfläche startet die verknüpfte Funktion.Feinarbeit: Je sauberer die Schaltfläche
im Malprogramm markiert wird, desto realistischer ist das Ergebnis. |
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