home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / pe3.zip / PHOEQU.HLP (.txt) < prev    next >
Clarion Help  |  1991-09-03  |  14KB  |  256 lines
  1. Enter your name on the first line.
  2. (Or any name you'd like).
  3. Enter your company name on the second line.
  4. (Or any name you'd like).
  5. The information you type here will used for report  
  6. headers and screen titles.
  7. NDATA1   
  8. The Data Entry Form
  9. The Data Enty Form is made up of three sections.
  10. 1). The top section allows you to enter all the important information 
  11. about your item. Detail is important in this section if you ever  
  12. need to present your insurance company with a list of items
  13. to be insured. Or if you need to claim items that have been lost  
  14. or stolen.
  15. 2). The middle section is for information about the person or
  16. place you purchased the listed item.
  17. 3). The bottom section is for free form notes. Use this for anything  
  18. you would like.
  19. All entry fields are flexable and will accept your data in either letters  
  20. or numbers.
  21. KEY FIELDS
  22.  Key Fields are used to format the data that appears on
  23. reports and view tables.
  24.   <ENTER> For More Help on KEY FIELDS
  25. <ESC> To Quit
  26.  CDATA2   
  27. The Data Entry Form 
  28.  !KEY FIELD
  29. Dept..Make..Model..Company Name.  Are all Key Fields.
  30. Cost.  Is a Total and Subtotal Field.
  31. The data entered in these fields are used by the Report Selections
  32. and View Selections on the Main Menu.
  33. Example: "View Records By Make"
  34. The Database is sorted first by the data entered in the KEY
  35. FIELD "Make". A second sort is then made on the KEY FIELD "Model".
  36. Model
  37. Description
  38. NIKON
  39. FILTER
  40. 52MM 25A
  41. CAMERA
  42. NIKON
  43. NIKKOR
  44. 50MM 2.8
  45. DARKROOM
  46. NIKON
  47. NIKKOR
  48. AF 35-70
  49. CAMERA
  50. *Notice the entries under Dept are not in order.
  51.   <ENTER> For More Help
  52.  *<ESC> To Quit
  53. TTABLE   
  54. RREPORTS 
  55.  The Data Entry Form 
  56. If we go to "View Records By Dept" we would get the following.
  57. Description
  58. Item Cost
  59. CAMERA
  60. NIKON
  61. 52MM 25A FILTER
  62. $35.00
  63. CAMERA
  64. NIKON
  65. AF 35-70 LENS
  66. $135.00
  67. DARKROOM
  68. NIKON
  69. 50MM 2.8 LENS
  70. $105.00
  71. The Table will now list the KEY FIELD "Dept" in order. For more on View
  72. Tables highlight "TABLE" and press enter.
  73. KEY FIELDS are used in the "Print Report By" menu items much the same way  
  74. For information of Print Report By highlight REPORT and press enter.
  75. The "COST" Field is used to give a running total of all the items listed
  76. in the :"View Records By Make" and the "View Records By Dept" Tables.  
  77.   <ESC> To Quit Help
  78. Highlight and Press Enter
  79. > TABLES <
  80. > REPORTS <
  81. PRINTER 
  82. Send A Report To A File
  83.      The File Option will allow you to send your report to an ASCII
  84. file.  Your data will be sent to the three following
  85. files: DEPT.TXT, MAKE.TXT & VENDOR.TXT.
  86. The Drive & Path where TXT files are sent will be
  87. displayed on the Report Menu & the Utilites Menu
  88.  Example:
  89. TEXT REPORT
  90.  Path & File Name: C\PHOEQ3\DEPT.TXT
  91.      This option is useful if you'd like to take advantage of your
  92.      Word Processors functions or import the data into another program.
  93.  <ENTER> For More Help
  94.  (<ESC> To Quit
  95. This Menu will display program and system information and allow you
  96. to Reindex & Pack your data files.
  97. Auto-Indexing is now used the Photography Equipment Database.
  98. Auto-Indexing works each time you start the program and each
  99. time you Add, Change or Delete a record. Auto-Indexing updates your
  100. indexes and optimizes your data files.
  101. The Reindex and Pack Database selections are for the hands on you
  102. user. You may use these functions as often as you like.
  103. Reindexing: This will update all data files. And Optimize records for
  104. faster access.
  105. Pack:
  106. This will remove all deleted records. Reclaim unused disk
  107. space. Update Indexes. Optimizes Data.
  108. VTABLE   
  109. DDATA    
  110. RREPORTS 
  111. UOPT     
  112.  Help Menu 
  113.  View Table
  114.  Data Entry
  115.  Reports
  116. Default Name
  117.  Utilities 
  118. This Can Be Edited In
  119. The Utilities Menu
  120. View Tables
  121. Add, Delete, Edit &  
  122. View, & Scroll.
  123. Reports
  124. Reports Can Be Sent 
  125. To: LPT1, LPT2, or  
  126. A  Text File.
  127. Utilities
  128. Optimize Data Files
  129. Rebuild Keys & Indexes
  130. Change Default Name
  131. End Program Return
  132. Time-Date-Memory-Records 
  133. FILE    
  134. Send A Report To The Printer
  135.  This option will allow you to send your report to LPT1, LPT2, or a TEXT File.
  136. Select Printer 1 to send Report to a printer connected to LPT1
  137. Select Printer 2 to send Report to a printer connected to LPT2
  138. Just align your paper and press enter.
  139. The third selection sends you report to a text file. The name of the  
  140. file appears at the right.
  141.   <ENTER> For More Help
  142.  %<ESC> To Quit
  143. SPRINTER 
  144. SFILE    
  145. General:
  146. On the Main Menu you will have a choice of three Items:
  147. Print Report By Dept
  148. Print Report By Make
  149. Print Report By Vendor
  150. Highlight the Report you want and press Enter. This will bring up  
  151. the Report Menu. You may send your Report to LPT1, LPT2 or a TEXT  
  152. File.
  153. The Text File names are: DEPT.TXT
  154. MAKE.TXT
  155. VENDOR.TXT
  156. They will be created in the same DIR as the program files.
  157. In other words if this program
  158. is located in C:\PH3\ your
  159. Sending A File To The Printer
  160.   Text files will be created
  161.   in C\PH3\ .
  162. Sending A Report To A File
  163.   PICK ONE
  164. ESC To Return To Program
  165. TABLE1  
  166. Using The View Tables
  167. The Main Menu offers three VIEW TABLES.
  168. VIEW RECORDS BY MAKE
  169. (Records Are Sorted By Make & Model)
  170. VIEW RECORDS BY DEPT
  171. (Records Are Sorted By Dept, Make & Model)
  172. VIEW RECORDS BY VENDOR  (Records Are Sorted By Vendor, Make & Model)  
  173. The ARROW KEYS are used to Browse forward and backward through your
  174. records.
  175. To VIEW A RECORD, highlight the record you would like to view
  176. and press ENTER. The complete record and form will fill the screen.
  177. You may press ESC to return to the VIEW TABLE. Or make changes to
  178. the record.
  179. To ADD A RECORD from ther View Table. Press the INSERT key. The Data Entry 
  180. Form will fill the screen. After you press the enter key on the last  
  181. field the record will be saved and indexed automatically. Press
  182. ESC at any time to return to the VIEW TABLE. You may also press
  183. CONTROL ENTER to save the record at any time.
  184.   <ENTER> For More Help
  185.  &<ESC> To Quit
  186. TABLE2  
  187. To DELETE A RECORD. Highlight the Record you would like to DELETE.
  188. Press the DELETE KEY. The Data Entry Form will fill the
  189. screen allowing you to view the record that is about to be
  190. deleted. You may press ESC to return to the VIEW TABLE and
  191. the record will not be erased. Or You may press ENTER to
  192. Erase the record.
  193. To CHANGE A RECORD. Hightlight the record you would like to CHANGE.
  194. Press Enter. The Data entry form will fill the screen
  195. allowing you to view the information you entered.
  196. You may make any changes you would like. Pressing enter
  197. on the last field will save your changes and return you to
  198. the VIEW TABLE. You may also press CONTROL ENTER to save
  199. changes.
  200. You may press ESC to return to the VIEW TABLE. Your changes
  201. will not be saved.
  202. <ENTER> For More Help
  203.  $<ESC> To Quit
  204. TABLE3  
  205. All VIEW TABLES allow you to locate and group records.
  206. At the bottom of each TABLE you will see
  207. "Locate Record By (*DEPT*MAKE*VENDOR)
  208. If you were at the View Records By Dept, View Table, at the bottom
  209. of the screen you would see Locate Record By "Dept".
  210. If you typed the word DARKROOM in this field all the records
  211. with the word Darkroom entered in the Dept field of the Data Entry
  212. Form would be grouped together on your screen.
  213. If you were at the View Records By Make View Table, at the bottom
  214. of the screen you would see Locate Record By "Make".
  215. If you typed the word NIKON in this field all records with the
  216. word NIKON entered in the Make Field of the Data Entry Form
  217. would be grouped together.
  218. <ENTER> For More Help
  219.  "<ESC> To Quit
  220. View Records By Vendor
  221.   In this table you will see the Vendors name listed more
  222.   than once if you bought more than one piece of equipment  
  223.   from them.
  224.     View Record By Make & View Records By Dept
  225.   Both of these view tables keep a running total of
  226.   all the amounts entered in the Cost Field.
  227.   This figure is located at the bottom of the View Table.
  228. Photography Equipment Database 3.0
  229.  .To Order send $19.95 Check or Money Order to:
  230. Accountability Business Systems Inc.
  231.  ,230 Old Turnpike Road
  232.  ;Barrington, New Hampshire 03825
  233. Your Name:
  234. Address  :
  235. Address 2:
  236. State
  237. Zip Code\Postal Code:
  238. Country  :
  239. Disk Size:
  240.  PComments welcome!
  241. Thank You For Using Our Software!
  242. CONTROL 
  243. DATA    
  244. DATA1   G
  245. DATA2   V
  246. FILE    
  247. OPT     
  248. PHOEQU  
  249. PRINTER 
  250. REG     w3
  251. REPORTS 
  252. TABLE   
  253. TABLE1  <(
  254. TABLE2  
  255. TABLE3  /1
  256.