home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / todov52.zip / TO_DO.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-05-30  |  47KB  |  1,225 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.           
  59.           
  60.           
  61.           
  62.           
  63.           
  64.           
  65.           
  66.           
  67.           
  68.           
  69.                                              
  70.                          TO_DO - DAILY REMINDER SYSTEM
  71.                                    Version 5
  72.                                              
  73.                             LEESON SOFTWARE SERVICES
  74.                                              
  75.                                              
  76.                                              
  77.                       Copyright (c) 1987, 1988, 1989, 1990
  78.                                   Stan Leeson
  79.                               All Rights Reserved
  80.                                              
  81.           
  82.           
  83.           
  84.           
  85.                     This software product is published by:
  86.                     
  87.                     Leeson Software Services
  88.                     1111 Edgewater Avenue
  89.                     Arden Hills, MN  55112
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.          1. General Features of TO_DO                               1
  111.          2. Installation Parameters                                 2
  112.              2.1 Set Data File Drive and
  113.                      Directory                                      3
  114.              2.2 Set Display Colors                                 4
  115.              2.3 Auto Delete Option                                 5
  116.              2.4 Ask on Exit Option                                 5
  117.              2.5 Date Format                                        5
  118.              2.6 Support of Note Categories                         6
  119.              2.7 Editor Information Parameters                      6
  120.          3. TO_DO Command Options                                   7
  121.              3.1 No Wait Option  /N                                 7
  122.              3.2 Data File Drive and Directory
  123.                      Option  /D                                     7
  124.              3.3 Category Selection Option  /C                      8
  125.              3.4 Editor Information Options                         8
  126.                  3.4.1 Editor File Identifier
  127.                          Option  /E                                 8
  128.                  3.4.2 Leading Editor Parameters
  129.                          Option  /E1                                9
  130.                  3.4.3 Trailing Editor Parameters
  131.                          Option  /E2                                9
  132.          4. Main Menu Features                                      9
  133.              4.1 Note Category Features                            10
  134.                  4.1.1 Select Category                             11
  135.                  4.1.2 Add a Category                              11
  136.                  4.1.3 Delete a Category                           11
  137.              4.2 Read Features                                     11
  138.              4.3 Write Features                                    12
  139.                  4.3.1 Select Date                                 13
  140.                  4.3.2 Range of Dates                              13
  141.                  4.3.3 Copy a Note                                 13
  142.              4.4 Search Features                                   14
  143.                  4.4.1 Search Keys                                 14
  144.                  4.4.2 Note Search                                 15
  145.                  4.4.3 Phone List Search                           15
  146.              4.5 Phone List Features                               15
  147.                  4.5.1 Full Phone List Search                      16
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.                   4.5.2 Phone List Name Field
  161.                           Search                                    16
  162.                   4.5.3 Phone List Info Field
  163.                           Search                                    17
  164.                   4.5.4 Browse Phone List                           17
  165.                   4.5.5 Add Phone List Entries                      17
  166.                   4.5.6 Edit Phone List                             17
  167.               4.6 Other Features                                    17
  168.                   4.6.1 Delete a Note                               17
  169.                   4.6.2 Edit a Note                                 18
  170.                   4.6.3 Text Editor                                 18
  171.                   4.6.4 Print Notes                                 18
  172.                   4.6.5 Calendar Display                            18
  173.                   4.6.6 System Access                               18
  174.           5. Date Entry Formats                                     19
  175.               5.1 Full Date String                                  19
  176.               5.2 Partial Date String                               19
  177.               5.3 Day Number                                        19
  178.               5.4 Day of the Week                                   20
  179.               5.5 Offset                                            20
  180.           6. External Text Files                                    20
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  209.  
  210.  
  211.           1. General Features of TO_DO          1. General Features of TO_DO
  212.  
  213.           
  214.           TO_DO is  a full-featured  system  for  managing  the  daily
  215.           schedule for  an individual  or a  group.   It  creates  and
  216.           manages reminder  notes on  your IBM-PC or compatible system
  217.           providing ready  access to  today's notes,  a glimpse at the
  218.           notes for  the next  several days,  full  editing  features,
  219.           flexible date  entry, telephone  list management,  operating
  220.           system access,  and much more.  All of the features of TO_DO
  221.           are accessed through the main pull-down menu. Use the cursor
  222.           arrow keys to highlight the desired function and press enter
  223.           to select  it.   In addition,  the first  character  of  any
  224.           displayed entry may be used to select it.
  225.           
  226.           The F1  key can  always be used to display HELP for the menu
  227.           entry that  is currently  highlighted.   I encourage  you to
  228.           browse through  all of the HELP entries.  It will give you a
  229.           quick look at all of the available features and some insight
  230.           into their use.
  231.           
  232.           TO_DO is  designed to be an easy to use system for reminding
  233.           you  of   important  meetings,  approaching  deadlines,  and
  234.           special occasions.   It  allows you to post notes for future
  235.           dates and  have them  automatically displayed  when the date
  236.           arrives.   To be  useful, these  notes need  to  be  readily
  237.           available on  the indicated  dates.   This simply means that
  238.           you must  be certain  that you will see the notes every day.
  239.           The most  painless way  to do  this is  to add  TO_DO to you
  240.           AUTOEXEC.BAT file.   That way, you will see if there are any
  241.           notes for today, get a glimpse at the notes for the upcoming
  242.           dates, and  have an  opportunity to  write notes  for future
  243.           dates.
  244.           
  245.           If you  do not  want your  AUTOEXEC processing  to pause  at
  246.           TO_DO when there are no reminder notes for the current date,
  247.           simply append  "/N" to  the command in the form: "TO_DO /N".
  248.           When called in this fashion, it checks the list of available
  249.           notes and  determines if  there is  a note  for the  current
  250.  
  251.      Page 1
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  260.  
  261.  
  262.           date.   If there  is not,  it briefly  displays the upcoming
  263.           notes, checks  for required  automatic deletions, and exits.
  264.           See the  COMMAND OPTIONS  section for  a full description of
  265.           the options that may be used on the TO_DO command.
  266.           
  267.           The sections  that follow  give you  an introduction  to the
  268.           many features  of TO_DO.  Please read through them and enjoy
  269.           using this  product.   Be certain  to read  the installation
  270.           section before beginning to use this product.
  271.           
  272.           
  273.           
  274.           2. Installation Parameters          2. Installation Parameters
  275.  
  276.           The TO_DO.EXE  and PARAMS.EXE  executable programs should be
  277.           copied from  the installation  disk either  into a directory
  278.           that is  included in  your PATH  statement or  into one that
  279.           will  be  the  default  directory  when  you  execute  these
  280.           programs.   These programs are most widely available if they
  281.           are somewhere  in your PATH. Before you first run TO_DO, you
  282.           should  run  the  PARAMS  installation  program  to  install
  283.           parameters compatible with your system and preferences.
  284.           
  285.           When you  execute PARAMS,  you will be asked for some simple
  286.           configuration information.    These  options  allow  you  to
  287.           tailor the  execution of  this utility  to match your needs.
  288.           When calling  PARAMS it  is important  to provide  the  file
  289.           identifier  of   the  TO_DO  executable  filethat  is  being
  290.           modified and  the identifier of a file that will contain the
  291.           modified TO_DO with the parameters installed.
  292.           
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.      Page 2
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  311.  
  312.  
  313.           EXAMPLE PARAMS CALLS:
  314.                     
  315.                     PARAMS TO_DO.EXE TODO.EXE
  316.                          This will  install the  new parameters into a
  317.                          file named TODO.EXE in the default directory.
  318.                          
  319.                     
  320.                     A:PARAMS A:TO_DO.EXE C:\MYDIR\TO_DO.EXE
  321.                          This will  execut PARAMS  from drive A:, read
  322.                          the input  file from  the floppy  disk A: and
  323.                          install the  new parameters into a file named
  324.                          TO_DO.EXE in  directory \MYDIR  on  the  hard
  325.                          disk C:.
  326.                          
  327.                     
  328.                     PARAMS \INSTALL\TO_DO.EXE \WORK\TO_DO.EXE
  329.                          This will  install the  new parameters into a
  330.                          file named  TO_DO.EXE in  the \WORK directory
  331.                          using the \INSTALL directory as input.
  332.                          
  333.           The qualified  identifiers of the source file and the target
  334.           file must  not be  identical.   The .EXE extension should be
  335.           specified on  each file  name  parameter,  but  it  will  be
  336.           supplied if no file name extension is specified..
  337.           
  338.           When PARAMS  first begins  execution it  will scan the input
  339.           TO_DO file  to determine  the  current  settings  and  begin
  340.           writing the  output file.   This may take from 30 seconds to
  341.           three minutes  depending on  your disk  configuration.  Once
  342.           that is  complete, you  will be  asked to provide selections
  343.           for the following options.
  344.           
  345.           
  346.           
  347.           2.1 Set Data File Drive and Directory          2.1 Set Data File Drive and Directory
  348.  
  349.           The disk  drive and  directory that will be used by TO_DO to
  350.           store notes,  the phone list, etc. must be identified during
  351.           installation (or  through the use of the /D parameter on the
  352.  
  353.      Page 3
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  362.  
  363.  
  364.           TO_DO command).   Normally, it will be desirable to create a
  365.           separate hard  disk directory  for this  data.   This can be
  366.           done by entering the following commands:
  367.                     C:                       (or   other   hard   disk
  368.                     drive)
  369.                     MD \TO_DO                (create     the     TO_DO
  370.                     directory)
  371.           If the  C drive  is being used and the selected directory is
  372.           named \TO_DO as in the example below, you simply enter:
  373.                     C:\TO_DO
  374.           in  response   to  the   prompt  for   drive  and  directory
  375.           information.   It is  a good  idea to fully qualify the file
  376.           specifications by  providing both  drive and directory names
  377.           as shown  in these examples.  When selecting a directory for
  378.           these data  files, it  is a  good idea  to  avoid  the  root
  379.           directory of  any drive.   Over  time, TO_DO will create and
  380.           delete many  files in  the chosen directory.  Having a large
  381.           number of  deleted files in the root directory can interfere
  382.           with the ability of some file recovery programs.
  383.           
  384.           The data  file  drive  and  directory  information  must  be
  385.           provided before  TO_DO can  be used.   Normally  it it  most
  386.           convenient to  provide this information during installation.
  387.           This makes  it unnecessary  to  provide  it  each  time  the
  388.           program  is   called.     If  you  prefer  to  specify  this
  389.           information on the call to TO_DO (e.g. to support the use of
  390.           several, independent  sets of  note files),  see the COMMAND
  391.           OPTIONS section of this document.
  392.           
  393.           
  394.           
  395.           2.2 Set Display Colors          2.2 Set Display Colors
  396.  
  397.           The available  color palette  will be displayed for you with
  398.           the color  number associated  with each  setting  indicated.
  399.           You  will   be  asked  to  select  colors  for  the  display
  400.           background, normal  text, reverse  video  text,  menu  text,
  401.           highlighted menu  option text,  informational message  text,
  402.           highlighted informational message text, error text, and help
  403.  
  404.      Page 4
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  413.  
  414.  
  415.           text.   Choose any  color selections  that appeal to you and
  416.           work well on your equipment.  Experiment with color settings
  417.           to find those that are most effective for your use.
  418.           
  419.           If you  wish to  retain the  current color  settings, simply
  420.           enter a  value of  zero for  the first  color option that is
  421.           presented.   As you  are prompted  for each color selection,
  422.           the current setting for that type of text is displayed.
  423.           
  424.           
  425.           
  426.           2.3 Auto Delete Option          2.3 Auto Delete Option
  427.  
  428.           You will  be asked if you want TO_DO to automatically delete
  429.           outdated notes.  If you answer with a "Y", TO_DO will delete
  430.           any notes  for past  dates when  it completes execution.  If
  431.           you use  auto-delete and  want to  keep an old note, you may
  432.           use the copy note feature to move the text to a future date.
  433.           If you  wish to  manage the  deletion of the notes yourself,
  434.           you may turn off auto-delete with a "N" response.
  435.           
  436.           
  437.           
  438.           2.4 Ask on Exit Option          2.4 Ask on Exit Option
  439.  
  440.           You may  decide whether you want TO_DO to ask you to confirm
  441.           your selection  each time  you ask to exit from the program.
  442.           For most purposes, the extra question in the exit process is
  443.           not necessary,  but the choice of processing styles is up to
  444.           you.
  445.           
  446.           
  447.           
  448.           2.5 Date Format          2.5 Date Format
  449.  
  450.           Dates may be entered and displayed in either of two formats.
  451.           This installation  option selects  which will  be used.  The
  452.           default date format uses a month number (1-12) followed by a
  453.           day number  (1-31).   These are separated by a slash and may
  454.  
  455.      Page 5
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  464.  
  465.  
  466.           be followed  by another  slash and  a  year  number.    This
  467.           default format is MM/DD/YY.
  468.           
  469.           The other  supported format  reverses the order of the month
  470.           number and  the  day  number  for  use  in  localities  that
  471.           normally specify the day number first.  This optional format
  472.           is DD/MM/YY.
  473.           
  474.           
  475.           
  476.           2.6 Support of Note Categories          2.6 Support of Note Categories
  477.  
  478.           The use of note categories is a powerful feature that allows
  479.           you to  optionally  separate  notes  according  to  subject,
  480.           client, employee,  etc.   However, some  TO_DO users  do not
  481.           require the  use of  categories.   This installation  option
  482.           allows you  to decide  whether note category options will be
  483.           included in the TO_DO main menu.
  484.           
  485.           
  486.           
  487.           2.7 Editor Information Parameters          2.7 Editor Information Parameters
  488.  
  489.           You will  be asked to identify the text editor that you wish
  490.           to use  for note editing features.  TO_DO will work with any
  491.           editor allowing  you to  continue the use of familiar tools.
  492.           When you  are asked  for  the  editor  file  name  and  path
  493.           information,  enter  the  name  of  your  editor  (with  any
  494.           directory information  that is  needed to  access it).   You
  495.           will also  be asked  to provide  any parameters that must be
  496.           passed to  your editor before and after the name of the file
  497.           to be  edited.   Most editors do not require any parameters,
  498.           and you  may  simply  enter  RETURN  in  response  to  these
  499.           questions.  If you normally specify some parameters when you
  500.           call your  editor, you  may want  to indicate them here. You
  501.           may also  call a  .BAT file to access your editor if this is
  502.           what you  normally do.  If this is required, be certain that
  503.           you include the .BAT extension in the identification of your
  504.  
  505.  
  506.      Page 6
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  515.  
  516.  
  517.           editor.   This lets  TO_DO know  that it must be called in a
  518.           different fashion.
  519.           
  520.           
  521.           
  522.           3. TO_DO Command Options          3. TO_DO Command Options
  523.  
  524.           You may  set one  or more  processing options when you enter
  525.           the command  to begin  executing the  TO_DO  program.    The
  526.           command options  are normally  preceded by a slash character
  527.           ("/") and may include a value string indicated with an equal
  528.           sign ("=").   Optionally,  the slash  may be omitted if each
  529.           option appears in a separate command parameter.  Examples of
  530.           the command option formats are shown below.
  531.           
  532.                TO_DO /D=C:\TO_DO/C
  533.                TO_DO N D=c:\my_dir C=AC /E=\utility\my_editor \E1=X
  534.           
  535.           
  536.           
  537.           3.1 No Wait Option  /N          3.1 No Wait Option  /N
  538.  
  539.           The NO  WAIT option  is especially useful for placing a call
  540.           to TO_DO  in your  AUTOEXEC.BAT  file  to  cause  it  to  be
  541.           executed each  time you  start up  your computer system.  If
  542.           the /N  option is included on the call, TO_DO will check the
  543.           set of reminder notes and exit if there are no notes for the
  544.           current day.   This  allows processing  to continue if there
  545.           are no  notes to  be read.  If you wish to enter commands to
  546.           write notes, etc., this option should not be used.
  547.           
  548.           
  549.           
  550.           3.2 Data File Drive and Directory Option  /D          3.2 Data File Drive and Directory Option  /D
  551.  
  552.           The drive  and directory option "/D" is used to override the
  553.           installed location  of TO_DO data files.  This allows you to
  554.           maintain several  separate sets  of note files, phone lists,
  555.           etc. by  placing them  in separate directories.  This option
  556.  
  557.      Page 7
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  566.  
  567.  
  568.           may also be used to initially specify the data file location
  569.           without running  the PARAMS  installation program.  The data
  570.           files location  should not  normally  be  set  to  the  root
  571.           directory of your hard disk drive as this may interfere with
  572.           your ability to recover accidentally deleted files.
  573.           
  574.           Example:  TO_DO /D=C:\MY_DIR
  575.           
  576.           
  577.           
  578.           3.3 Category Selection Option  /C          3.3 Category Selection Option  /C
  579.  
  580.           The  /C  option  allows  you  to  initially  select  a  note
  581.           category.   The option  includes an  equal sign  and a  two-
  582.           character category  code.   The indicated  category will  be
  583.           preselected when  TO_DO begins execution.  The effect is the
  584.           same as selecting the category from the menu.
  585.           
  586.           Example:  TO_DO /C=AC
  587.           
  588.           
  589.           
  590.           3.4 Editor Information Options          3.4 Editor Information Options
  591.  
  592.           The editor  information options allow you to specify calling
  593.           parameters for  your choice  of text  editor program.  These
  594.           provide access to your editor for editing existing notes and
  595.           phone list  entries.   Normally, these would be installed by
  596.           the PARAMS program during the installation process.  You may
  597.           use these  options to override those selections, however, if
  598.           you want access to a different editor.
  599.           
  600.           
  601.           
  602.           3.4.1 Editor File Identifier Option  /E          3.4.1 Editor File Identifier Option  /E
  603.  
  604.           The /E command line option gives the file specification that
  605.           will be  used to access your editor.  A fully qualified file
  606.           identifier including a drive specification, a full directory
  607.  
  608.      Page 8
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  617.  
  618.  
  619.           path, and  the file  name provides the most reliable form of
  620.           editor identifier.  The full specification allows the editor
  621.           to be  used regardless of current default drive or directory
  622.           settings.
  623.           
  624.           Example:  TO_DO /E=C:\MY_EDIT.EXE
  625.           
  626.           
  627.           
  628.           3.4.2 Leading Editor Parameters Option  /E1          3.4.2 Leading Editor Parameters Option  /E1
  629.  
  630.           Some editors may require the use of additional parameters on
  631.           the command  line call beyond identifier of the file that is
  632.           to be  edited.   Most editors  do not  require parameters of
  633.           this kind,  but TO_DO provides these /E1 and /E2 options for
  634.           those that  do.  The /E1 option allows you to specify editor
  635.           calling parameters  that will  appear in the call before the
  636.           identifier of the target file.
  637.           
  638.           Example:  TO_DO /E=C:\MY_EDIT.EXE /E1=par1
  639.           
  640.           
  641.           
  642.           3.4.3 Trailing Editor Parameters Option  /E2          3.4.3 Trailing Editor Parameters Option  /E2
  643.  
  644.           This option  is equivalent  to the  /E1 option above, but it
  645.           specifies editor  calling parameters  that appear  after the
  646.           target file  identifier in the editor call.  Most editors do
  647.           not require the use of this parameter.
  648.           
  649.           Example:  TO_DO /E=C:\MY_EDIT.EXE /E2=par2
  650.           
  651.           
  652.           
  653.           4. Main Menu Features          4. Main Menu Features
  654.  
  655.           The TO_DO  main main  appears at the top of the screen.  The
  656.           selection are  arranged horizontally  across the screen.  As
  657.           each top level menu selection is highlighted through the use
  658.  
  659.      Page 9
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  668.  
  669.  
  670.           of the right and left arrow cursor movement keys, the second
  671.           level menu  selections  appear,  arranged  vertically  below
  672.           selection.
  673.           
  674.           Processing selections  are made  on the second level menu by
  675.           highlighting an  item using  the up  and down  arrow  cursor
  676.           movement keys  and pressing  the return key.  The F1 key may
  677.           be used  at any  time to  receive help  text describing  the
  678.           highlighted option.
  679.           
  680.           
  681.           
  682.           4.1 Note Category Features          4.1 Note Category Features
  683.  
  684.           Note categories are an optional part of the TO_DO main menu.
  685.           If you  do not  need them,  you  may  elect  to  remove  the
  686.           selection during installation with the PARAMS program.
  687.           
  688.           Categories allow  you to establish classes of notes and have
  689.           notes for each day separated according to category.  You may
  690.           view the  notes with the categories intermingled or on a "by
  691.           category" basis. Some users utilize the category features to
  692.           separate notes according to individual clients, by user on a
  693.           multi-user system,  or by  task type.  The category features
  694.           are sufficiently  flexible to  allow them  to be  used in  a
  695.           variety  of  ways.    Other  user  do  not  need  the  added
  696.           flexibility provided  by the  categories.   They may  simply
  697.           write all  of their  reminder notes  to  the  general  notes
  698.           category and use TO_DO as though there were no categories.
  699.           
  700.           Another relatively  new feature  is the  ability to separate
  701.           notes according  to priority.  Note priorities give the user
  702.           an additional clue to aid in processing the notes.
  703.           
  704.           
  705.           
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.      Page 10
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  719.  
  720.  
  721.           4.1.1 Select Category          4.1.1 Select Category
  722.  
  723.           By selecting a *cateory you can temporarily limit the set of
  724.           notes that  are displayed to those in the selected category.
  725.           This can  give you  a quick  view of  the  things  that  are
  726.           upcoming for an individual client or type of task.
  727.           
  728.           
  729.           
  730.           4.1.2 Add a Category          4.1.2 Add a Category
  731.  
  732.           With the  exception of  the "General  Notes"  category,  any
  733.           other note categories are assigned by you through the use of
  734.           this option.  You assign a short description to the category
  735.           and TO_DO assigns a two character alphabetic code.  The code
  736.           is displayed  with the  notes and  makes up  the  first  two
  737.           characters of the file name for the notes.
  738.           
  739.           
  740.           
  741.           4.1.3 Delete a Category          4.1.3 Delete a Category
  742.  
  743.           When a  note category is no longer needed, you may delete it
  744.           through the  use of  this option.   A  menu of the currently
  745.           assigned categories  will be  presented and you may pick one
  746.           to delete.   If  there are  remaining notes  for the deleted
  747.           category, they will be automatically deleted as well.
  748.           
  749.           
  750.           
  751.           4.2 Read Features          4.2 Read Features
  752.  
  753.           TO_DO automatically displays the note for the current day on
  754.           the right side of the screen when execution begins.  You may
  755.           select any other note to be fully displayed in its place.
  756.           
  757.           
  758.           
  759.  
  760.  
  761.      Page 11
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  770.  
  771.  
  772.           4.2.1 Next Note          4.2.1 Next Note
  773.  
  774.           Choosing the  next note feature will cause TO_DO to find the
  775.           next note  after the  currently displayed one and present it
  776.           on the  screen.   If there are no notes for later dates, the
  777.           display will remain unchanged.
  778.           
  779.           
  780.           
  781.           4.2.2 Previous Note          4.2.2 Previous Note
  782.  
  783.           As  expected,   this  function  will  cause  TO_DO  to  move
  784.           backwards  through  the  chronological  list  of  notes  and
  785.           display the  one that precedes the currently displayed note.
  786.           If  there   are  no   earlier  notes,  the  display  remains
  787.           unchanged.
  788.           
  789.           
  790.           
  791.           4.2.3 Select Date          4.2.3 Select Date
  792.  
  793.           This feature allows you to directly select the note that you
  794.           wish to read.  The dates of all existing notes are presented
  795.           in a  menu, and you simply choose the one that you want.  If
  796.           there are  too many  notes to  be displayed on the screen in
  797.           this menu,  you will  see an  indication that there are more
  798.           notes available (above or below your current position in the
  799.           menu).    Use  the  PgUp  and  PgDn  keys  to  access  these
  800.           additional notes.
  801.           
  802.           
  803.           
  804.           4.3 Write Features          4.3 Write Features
  805.  
  806.           These features  allow you  to easily  write  reminder  notes
  807.           associated with  one or  more future  dates.  The notes will
  808.           then be  displayed automatically  when  that  date  arrives.
  809.           Writing notes causes the text that you supply to be appended
  810.           to any  notes that  already exist  for that date.  Writing a
  811.  
  812.      Page 12
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  821.  
  822.  
  823.           new note  for a  given date  does not affect any other notes
  824.           that may  have been  written for  that date.   When  you are
  825.           entering a  date for  a note  or the text of a note, you may
  826.           press the  F1 key  to display  a calendar for any month that
  827.           you choose.
  828.           
  829.           
  830.           
  831.           4.3.1 Select Date          4.3.1 Select Date
  832.  
  833.           This feature  allows you to directly select a single date to
  834.           be associated  with the  note that  you are  about to write.
  835.           The date  may be  indicated in  a variety  of  formats  (see
  836.           section 6 for the available date formats).  If the indicated
  837.           date is  not valid,  you will  be asked  for the date again.
  838.           Notes may  be written  for any  date  in  the  next  several
  839.           hundred years.
  840.           
  841.           
  842.           
  843.           4.3.2 Range of Dates          4.3.2 Range of Dates
  844.  
  845.           You may  also select  to have the note that you are about to
  846.           write apply  to a  range of  dates.   You will  be asked  to
  847.           provide the  beginning and ending dates.  These dates may be
  848.           in any of the supported date formats and need not both be in
  849.           the same  format. For the sake of safety, you are limited to
  850.           having the note apply to no more than 31 consecutive days in
  851.           a single  transaction.   You wouldn't want TO_DO writing 100
  852.           years of  notes on  your disk  because you  mistyped a  date
  853.           would you?
  854.           
  855.           
  856.           
  857.           4.3.3 Copy a Note          4.3.3 Copy a Note
  858.  
  859.           You may  copy the  text of  the notes  for any  date to  any
  860.           other. This  can be  helpful when  things  are  rescheduled.
  861.           Simply choose  the source  note from  the menu  of available
  862.  
  863.      Page 13
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.  
  871.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  872.  
  873.  
  874.           notes and  indicate the  additional date that it is to apply
  875.           to using any of the supported date formats.
  876.           
  877.           
  878.           
  879.           4.4 Search Features          4.4 Search Features
  880.  
  881.           TO_DO allows  you to search the note files or the phone list
  882.           using one  or two  keys to control the selection of matching
  883.           items.   At the  conclusion of  the search, those items that
  884.           matched the selection criteria are displayed.
  885.           
  886.           
  887.           
  888.           4.4.1 Search Keys          4.4.1 Search Keys
  889.  
  890.           The search  string that  directs the  search may either be a
  891.           simple text  string  or  two  substrings  with  a  specified
  892.           relationship.   If a  simple string  is entered, any note or
  893.           phone  list   entry  that   contains  that  string  will  be
  894.           considered a match.
  895.           
  896.           If two  substrings are  used, they  become two  search keys.
  897.           Before an  item can  be considered to match, it must satisfy
  898.           the given realtionship between the substrings.
  899.           
  900.           The general  format of  a two-key  search  string  is  shown
  901.           below:
  902.                string1 .relation. string2
  903.           The relationship  is enclosed  in periods  and may be any of
  904.           the following:
  905.                .AND. - both strings must appear
  906.                .OR.  - either string must appear
  907.                .XOR. - either string, not both
  908.                .NOT. - string1 but not string2
  909.           This search  key format  is used  for note file searches and
  910.           for phone list searches.
  911.           
  912.           
  913.  
  914.      Page 14
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  923.  
  924.  
  925.           
  926.           4.4.2 Note Search          4.4.2 Note Search
  927.  
  928.           The note  file search  examines all  existing note  files to
  929.           determine if  they meet  the search  criteria.   Those notes
  930.           that match  are displayed  in a  SEARCH RESULTS window.  The
  931.           search key  format is  described in  the SEARCH KEYS section
  932.           above.
  933.           
  934.           
  935.           
  936.           4.4.3 Phone List Search          4.4.3 Phone List Search
  937.  
  938.           The phone  list search that appears in the SEARCH section of
  939.           the main menu examines all fields in existing entries in the
  940.           phone list  to determine  if they  meet the search criteria.
  941.           Those entries  that match  are displayed  in a phone entries
  942.           menu.   The information  field associated  with any  of  the
  943.           selected phone  list entries  may be  viewed by highlighting
  944.           the entry  in the  menu and pressing the F1 key.  The search
  945.           key format is described in the SEARCH KEYS section above.
  946.           
  947.           If your  system is equipped with an autodial modem and TO_DO
  948.           has been installed for telephone dialing, you may select one
  949.           of the  matching entries for dialing by moving the highlight
  950.           to it  with the  cursor keys  and pressing  return.  If your
  951.           system is  not equipped for dialing, you may simply view the
  952.           entries, dial the telephone manually, and press ESC.
  953.           
  954.           
  955.           
  956.           4.5 Phone List Features          4.5 Phone List Features
  957.  
  958.           The phone  list features  allow you to create, edit, browse,
  959.           and search  a list  of entries  containing a name, telephone
  960.           number, and  other information.   The entries are lines in a
  961.           text file.    Each  entry  is  expected  to  have  the  name
  962.           information first, the telephone number second, and optional
  963.           other information at the end of the line.
  964.  
  965.      Page 15
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  974.  
  975.  
  976.           
  977.           The entries  are otherwise  free-form.  The telephone number
  978.           is the  only required  separator between  the name field and
  979.           the information  field.   To be  recognized as  a  telephone
  980.           number, a  field  must  contain  only  digits,  parentheses,
  981.           commas, and dashes, and must be at least 4 characters long.
  982.           
  983.           The search  and browsing options also allow you to select an
  984.           entry for  automated dialing.   To  use the dialing feature,
  985.           you must  have an  autodial modem  on your  system and  must
  986.           configure TO_DO for dialing when PARAMS is run.
  987.           
  988.           
  989.           4.5.1 Full Phone List Search          4.5.1 Full Phone List Search
  990.  
  991.           The full  phone list  search examines all fields in existing
  992.           entries in  the phone  list to  determine if  they meet  the
  993.           search criteria.   Those entries that match are displayed in
  994.           a phone entries menu.  The search key format is described in
  995.           the SEARCH  KEYS section  above.   The matching  entries are
  996.           displayed in  a menu.   If you select one of the entries and
  997.           press RETURN,  the number  will be  dialed  for  you.    The
  998.           information field  associated with any of the selected phone
  999.           list entries  may be viewed by highlighting the entry in the
  1000.           menu and pressing the F1 key.
  1001.           
  1002.           
  1003.           
  1004.           4.5.2 Phone List Name Field Search          4.5.2 Phone List Name Field Search
  1005.  
  1006.           The phone  list name  field search  examines only  the  name
  1007.           field in  existing entries in the phone list to determine if
  1008.           they meet the search criteria.  Those entries that match are
  1009.           displayed in a phone entries menu.  The search key format is
  1010.           described in  the SEARCH  KEYS section  above.  The matching
  1011.           entries are  displayed in  a menu.  If you select one of the
  1012.           entries and press RETURN, the number will be dialed for you.
  1013.           
  1014.           
  1015.  
  1016.      Page 16
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  1025.  
  1026.  
  1027.           
  1028.           4.5.3 Phone List Info Field Search          4.5.3 Phone List Info Field Search
  1029.  
  1030.           The phone  list information  field search  examines only the
  1031.           information field  in existing  entries in the phone list to
  1032.           determine if  they meet  the search criteria.  Those entries
  1033.           that match  are displayed  in a  phone entries  menu.    The
  1034.           search key  format is  described in  the SEARCH KEYS section
  1035.           above.   The matching  entries are  displayed in a menu.  If
  1036.           you select  one of  the entries and press RETURN, the number
  1037.           will be  dialed for  you.   The information field associated
  1038.           with any of the selected phone list entries may be viewed by
  1039.           highlighting the entry in the menu and pressing the F1 key.
  1040.           
  1041.           
  1042.           
  1043.           4.5.4 Browse Phone List          4.5.4 Browse Phone List
  1044.  
  1045.           4.5.5 Add Phone List Entries          4.5.5 Add Phone List Entries
  1046.  
  1047.           4.5.6 Edit Phone List          4.5.6 Edit Phone List
  1048.  
  1049.           4.6 Other Features          4.6 Other Features
  1050.  
  1051.           The "Other  Features" provide access operations that you may
  1052.           need to support your management of the reminder notes.
  1053.           
  1054.           
  1055.           
  1056.           4.6.1 Delete a Note          4.6.1 Delete a Note
  1057.  
  1058.           As you  would expect,  this allows  you to delete any of the
  1059.           existing reminder  notes.    The  available  notes  will  be
  1060.           presented in  a menu.   Simply choose the note that you want
  1061.           to delete.  The text of that note will be displayed, and you
  1062.           will be  asked it you wish to delete it.  If you have chosen
  1063.           the right  note, just  enter a  "Y", and  the note  will  be
  1064.           removed.
  1065.           
  1066.  
  1067.      Page 17
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  1076.  
  1077.  
  1078.           
  1079.           
  1080.           4.6.2 Edit a Note          4.6.2 Edit a Note
  1081.  
  1082.           This feature  allows you  to use  your own  text  editor  to
  1083.           modify any  of the existing notes.  The available notes will
  1084.           be presented  in menu  form.  Once you pick one, your editor
  1085.           will be called to allow you to change the text of that note.
  1086.           
  1087.           
  1088.           
  1089.           4.6.3 Text Editor          4.6.3 Text Editor
  1090.  
  1091.           This selection allows you to gain direct access to your text
  1092.           editor.  TO_DO is suspended while you edit any file that you
  1093.           would like.   Once  you leave the editor, you will return to
  1094.           TO_DO.
  1095.           
  1096.           
  1097.           
  1098.           4.6.4 Print Notes          4.6.4 Print Notes
  1099.  
  1100.           You may  direct selected  notes  to  the  printer  or  to  a
  1101.           separate file  through the  use of  this  feature.    Simply
  1102.           identify the  notes to  print and  the target device or file
  1103.           that is to receive the notes.
  1104.           
  1105.           
  1106.           
  1107.           4.6.5 Calendar Display          4.6.5 Calendar Display
  1108.  
  1109.           4.6.6 System Access          4.6.6 System Access
  1110.  
  1111.           You may also suspend TO_DO while you run other DOS programs.
  1112.           This selection  will take  you to DOS.  After each operation
  1113.           you will  be prompted that you may return to TO_DO by typing
  1114.           "EXIT".
  1115.           
  1116.           
  1117.  
  1118.      Page 18
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  1127.  
  1128.  
  1129.           
  1130.           5. Date Entry Formats          5. Date Entry Formats
  1131.  
  1132.           Dates may  be entered  as a full date string, a partial date
  1133.           string, a day of the week, or an offset from today's date.
  1134.           
  1135.           
  1136.           
  1137.           5.1 Full Date String          5.1 Full Date String
  1138.  
  1139.           A full  date string  using a  numeric  style  has  the  form
  1140.           "MM/DD/YY".   A one  or two digit number is used to indicate
  1141.           the month, day, and year of the desired date.  Examples are:
  1142.           7/4/1988, 01/01/01  (turn of  the millennium),  and 04/1/89.
  1143.           The year  may also  be specified  with   a full  four  digit
  1144.           number.   The date must be in the future since writing TO_DO
  1145.           notes for the past makes no sense.
  1146.           
  1147.           A full  date string using a a named month style has the form
  1148.           "Mon DD, YY".  A three or more character month name is used,
  1149.           the day is specified with a one or two digit number, and the
  1150.           year is  given with  a two  or four  digit number.  Examples
  1151.           are: July  4, 1988;  January 1 01; (turn of the millennium),
  1152.           and Apr 1 89.
  1153.           
  1154.           5.2 Partial Date String          5.2 Partial Date String
  1155.  
  1156.           The year  may be  omitted from  the date  string if  you  so
  1157.           desire. In  this case  the current  year  will  be  assumed.
  1158.           Examples: 09/30, Apr 17, and 12/31.
  1159.           
  1160.           
  1161.           
  1162.           5.3 Day Number          5.3 Day Number
  1163.  
  1164.           If only  a single number is specified, it is assumed to be a
  1165.           day number in the current month and the current year.  TO_DO
  1166.           will then attempt to use that date.
  1167.           
  1168.  
  1169.      Page 19
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.                TO_DO Personal Scheduler System               TO_DO Personal Scheduler System               _______________________________
  1178.  
  1179.  
  1180.           
  1181.           
  1182.           5.4 Day of the Week          5.4 Day of the Week
  1183.  
  1184.           The desired  day of  the week  may be  entered if the target
  1185.           date is  within the  next  7  days.    Only  the  first  two
  1186.           alphabetic characters  are examined,  and the  case  of  the
  1187.           characters is  ignored.   If you write a note on a given day
  1188.           of the  week and  indicate the  same day  of the week as the
  1189.           target of  the note, TO_DO assumes that you mean a week from
  1190.           now.   If you  want to  write a  note for  today, use a date
  1191.           string or an offset of zero.  Examples of specifying the day
  1192.           of the week are: SU, Sunday, sUnDay, th, and Fr.
  1193.           
  1194.           
  1195.           
  1196.           5.5 Offset          5.5 Offset
  1197.  
  1198.           Finally, dates  may be  specified  as  an  offset  from  the
  1199.           current date.  To use an offset, enter a "+" followed by the
  1200.           numeric offset  in days.   Examples are: +0 (today), +365 (a
  1201.           year away), +7 (next week), and +3653 (about 10 years away).
  1202.           
  1203.           
  1204.           
  1205.           6. External Text Files          6. External Text Files
  1206.  
  1207.           Part of  the text  of your  notes can come from any existing
  1208.           text file.   To  copy a  file into  one of  your notes, just
  1209.           enter a  commercial "at"  sign  (@)  followed  by  the  file
  1210.           specification at the beginning of any line in the note.  The
  1211.           file will  be copied and you will be able to enter more text
  1212.           if you  want.   As an  example, the entry @\CONFIG.SYS would
  1213.           cause your  system configuration  file to  be included  in a
  1214.           note.
  1215.           
  1216.           
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.      Page 20
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.