home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Beijing Paradise BBS Backup / PARADISE.ISO / software / BBSDOORW / JOB4.ZIP / OOHB0162.HBK < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-10-24  |  5.0 KB  |  103 lines
  1. 103
  2. File Clerks 
  3.  
  4. (D.O.T.  206.362-010, .367-014, -018; and .387-010, -014, -022,
  5. -034)
  6.  
  7. Nature of the Work
  8.  
  9. All kinds of organizations businesses, government agencies, and non
  10. profit institutions generate records that must be arranged so that
  11. information can be located quickly.  This creates many job
  12. opportunities for file clerks, who classify, store, retrieve, and
  13. update office information.
  14.  
  15.    File clerks, also called records and information clerks or record
  16. center clerks, examine incoming material and code it numerically,
  17. alphabetically, or by subject matter.  They then store forms,
  18. letters, receipts, or reports in paper form or enter necessary
  19. information into other storage devices.  Many file clerks still
  20. place paper files in file cabinets.  Some clerks operate mechanized
  21. files that rotate to bring the needed records to them.  Others film
  22. documents that are then stored on microforms (microfilm or
  23. microfiche).  A small but growing number of file clerks use imaging
  24. systems that scan paper files or film and store the material on
  25. optical disks.
  26.  
  27.    Records must be current to be useful.  File clerks ensure that new
  28. information is added to the files in a timely manner and may destroy
  29. outdated file materials or transfer them to inactive storage.  They
  30. also check files at regular intervals to make sure that all items
  31. are correctly sequenced and placed.  Whenever records cannot be
  32. located, the file clerk searches for the missing material.  As an
  33. organization's needs for information change, file clerks implement
  34. changes to the filing system established by supervisory personnel.
  35.  
  36.    When records are requested, file clerks locate them and give them to
  37. the borrower.  The document may be a sheet of paper stored in a
  38. drawer in a file cabinet or an image on microform.  In the first
  39. example, the clerk manually retrieves the document and hands or
  40. forwards it to the borrower.  In the latter example, the clerk
  41. retrieves the microform and displays it on a microform reader.  If
  42. necessary, file clerks make copies of records and distribute them.
  43. They keep track of materials removed from the files and make sure
  44. that those given out are returned.
  45.  
  46.    A growing number of file clerks are using computerized filing and
  47. retrieval systems.  When the amount of information in files is too
  48. large to be stored on a computer, information on the physical
  49. location of documents can be stored in a data base.  To retrieve a
  50. document, the clerk enters the document's identification code,
  51. obtains the location, and pulls the document.  A smaller number of
  52. files can be stored directly on the computer.  Even when files are
  53. stored on the computer, backup paper copies generally are also kept.
  54. However, accessing files in a computer data base is much quicker
  55. than locating and physically retrieving paper files.
  56.  
  57.    In small offices, file clerks often have expanded responsibilities.
  58. These include typing (keyboarding), word processing, sorting mail,
  59. or operating copying machines.
  60.  
  61.    File clerks return files to storage after they are returned by
  62. borrower.
  63.  
  64. Employment
  65.  
  66. File clerks held about 257,000 jobs in 1992.  Many other clerical
  67. workers also perform filing in connection with their work.  While
  68. file clerk jobs are found in nearly every sector of the economy,
  69. about 4 out of 5 file clerks are employed in services; finance,
  70. insurance, and real estate; and government.  More than 1 out of
  71. every 10 is employed in temporary services, and about 1 out of 3
  72. works part time.
  73.  
  74. Job Outlook
  75.  
  76. Job opportunities for file clerks should be plentiful through the
  77. year 2005 because a large number of workers will be needed to
  78. replace workers who leave the occupation each year.  Turnover is
  79. very high, highest among all record clerk occupations.  This
  80. reflects the lack of formal training requirements, limited
  81. advancement potential, and relatively low pay.
  82.  
  83.    Jobseekers who have typing (keyboarding) and other secretarial
  84. skills and are familiar with a wide range of office machines,
  85. personal computers in particular, should have better opportunities
  86. than less experienced applicants.  File clerks should find many
  87. opportunities for temporary or part-time work, especially during
  88. peak business periods.
  89.  
  90.    Employment of file clerks is expected to grow about as fast as the
  91. average for all occupations through the year 2005 as recordkeeping
  92. requirements continue to rise in conjunction with rising economic
  93. activity.  Demand for file clerk services will be strongest in the
  94. rapidly growing health sector.  However, the expected growth in the
  95. volume of paper records should be partially offset by the greater
  96. use of automated and computerized systems that increase file clerks'
  97. productivity.  In addition, use of personal computers by
  98. professionals and managers will relieve file clerks of accessing the
  99. growing number of documents stored on computers.
  100.  
  101.    (See introductory part of this section for information on training
  102. requirements and earnings.)
  103.