home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Amiga Computing 58 / ac058a.adf / MaxiPlan / PlanHelp / data.help < prev    next >
Text File  |  1993-01-04  |  5KB  |  116 lines
  1. ---------------------------------------------------------------------
  2. DATA MENU HELP                                    
  3. ---------------------------------------------------------------------
  4.  
  5. Data Menu Items are used to build Databases and perform database 
  6. operations.  Before you can execute a database operation, you must
  7. first name a Database Range and then name a Criteria Range.
  8.  
  9. ---------------------------------------------------------------------
  10. Find                                              
  11. ---------------------------------------------------------------------
  12.  
  13. Highlights Records that match a certain criteria.  Find starts at the
  14. top of the Database and locates the first match.  To see the next
  15. match, use the down Arrow Key.  The up Arrow Key is used to see a
  16. previous matching Record.  Esc key will leave Find Mode.
  17.  
  18. ---------------------------------------------------------------------
  19. Extract                                           
  20. ---------------------------------------------------------------------
  21.  
  22. Copies selected Records onto a new Range on the Worksheet.
  23.   
  24.          All - all Records are copied including
  25.                duplicates.
  26.  
  27.       Unique - Duplicate Records are dropped
  28.                after one Record is copied. 
  29.                
  30.  
  31. ---------------------------------------------------------------------
  32. Delete                                            
  33. ---------------------------------------------------------------------
  34.  
  35. Delete removes selected Records from the Worksheet.  Once a Record
  36. is removed, all Records below it are moved up one Row and a blank 
  37. record is inserted at the bottom.  A Requester verifies each
  38. deletion.
  39.  
  40.     Single Record    - deletes the currently selected record.
  41.     Matching Records - deletes all records matching the criteria.
  42.  
  43. ---------------------------------------------------------------------
  44. Sort                                               
  45. ---------------------------------------------------------------------
  46.  
  47. Reorders Records of Database based on a defined Criteria.  The
  48. Criteria typically takes the form of Field Names in the first
  49. Row of the Criteria Range.  The second Row has numbers that tell
  50. MaxiPlan what order to sort the Fields.  For example, to sort a
  51. phone list by last name, then first name, put a 2 in the last name
  52. Field and a 1 in the first name Field.
  53.  
  54. ---------------------------------------------------------------------
  55. Define Database                                   
  56. ---------------------------------------------------------------------
  57.  
  58. Used to treat a selected Range as a Database.  First Row of the
  59. Range must contain Field Names.  A Requester appears to key in 
  60. the Database Name.
  61.  
  62. ---------------------------------------------------------------------
  63. Define Criteria                             
  64. ---------------------------------------------------------------------
  65.  
  66. Used to treat a selected Range as a Database Criteria.  Various
  67. types of Criteria have different formats.  Generally, If more than
  68. one Field is filled in within a given row, then ALL CONDITIONS
  69. within that Row of the Criteria Range must be met (AND function).
  70. If more than one Row is filled in, then any of the Rows causing a
  71. match will select a Record ( OR function).
  72.  
  73. To match a specific criteria YOU MUST PUT AN EQUAL SIGN in front
  74. of the criteria comparison field.  Examples:  =>32 or =<>55.
  75. To test for an exact match you must use two equal signs:  ==37.
  76.  
  77. A Requester appears to key in a Criteria Name.
  78.  
  79. ---------------------------------------------------------------------
  80. Select Database                                   
  81. ---------------------------------------------------------------------
  82.  
  83. Used to access an existing Database.  Displays a Database Name
  84. Requester window for selecting an existing Database.
  85.  
  86. ---------------------------------------------------------------------
  87. Select Crtiera                                    
  88. ---------------------------------------------------------------------
  89.  
  90. Used to access an existing Criteria Range.  Displays a Criteria Name
  91. Requester window for selecting an existing Criteria Range.
  92.  
  93. ---------------------------------------------------------------------
  94. Data View Mode                                 
  95. ---------------------------------------------------------------------
  96.  
  97. Puts MaxiPlan in the DataView Mode with it's own DataView Menu.  All
  98. other menus except Project have been removed.  DataView allows you to
  99. work the Database Worksheets in a database style.
  100.  
  101. ---------------------------------------------------------------------
  102. Save Data as Text                                 
  103. ---------------------------------------------------------------------
  104.  
  105. Allows any Database Range to be renamed and saved as a text file for
  106. export to other programs such as for mail merge.  Cells will be 
  107. delineated by a tab.
  108.  
  109. ---------------------------------------------------------------------
  110. Load Text as Data                                 
  111. ---------------------------------------------------------------------
  112.  
  113. Allows the import of files saved in a tab delineated format into a
  114. MaxiPlan Database.
  115.  
  116.