home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ARM Club 1 / ARM_CLUB_CD.iso / contents / comdemos / progs / pennies / !Farthing / help / facilities < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-06-20  |  10.5 KB  |  298 lines
  1.             FACILITIES AVAILABLE WITHIN !PENNIES
  2.             ====================================
  3.             
  4. All facilities within !Pennies have their own help texts available
  5. through their own windows, the descriptions here merely give an
  6. outline of what the facilities are and how to get to them.
  7.  
  8. MENUS
  9.  
  10. Many facilities are accessed through menus. Menus are described here
  11. by the window or field within a window, which they appear over when
  12. the menu button is clicked, thus 'account display menu' means the menu
  13. displayed when the menu button is clicked over the account display.
  14.  
  15. TRANSACTIONS
  16.  
  17. All data is entered in one TRANSACTION window which alters itself as
  18. data is entered. All essential data except the amount is entered from
  19. menus which are created automatically as new accounts are added.
  20.  
  21.  -Between accounts-from the TRANSACTION window (opened from the
  22.   TOOLBAR)
  23.  
  24.  -Internally on an account-from the TRANSACTION window using the
  25.   INTERNAL or LOCAL (pay accounts) transaction type.
  26.  
  27.  -Adding/deleting transaction types-by using 'Amend' from the
  28.   transaction menu in the TRANSACTION window (enter a 'from' account
  29.   of the right type first) 
  30.   
  31.  -Displayed-by using SEE ACCOUNT from the TOOLBAR.
  32.  
  33.  -Saved-automatically when ENTERed from the TRANSACTION window.
  34.  
  35.  -Sorted-into date order automatically before display.
  36.  
  37.  -Evaluated-before display using account specific FUNCTIONS
  38.  
  39.  -Edited/deleted-by selecting the entry from within the ACCOUNT
  40.   display.
  41.   
  42.  -Calculations-can be made in the amount entry field in the
  43.   TRANSACTION window.
  44.   
  45.  -Common transactions can be entered with one keystroke using KeySet
  46.   from the TRANSACTION window. 
  47.   
  48. FOREIGN CURRENCY TRANSACTIONS
  49.  
  50.  -Automatic if accounts are in different currencies or transaction
  51.   with foreign currency is edited-FOREX window opens
  52.   
  53.  -Selecting another currency from the currency menu over the
  54.   currency icon in the TRANSACTION window-the FOREX window opens.
  55.   
  56.  -New currency-by selecting 'New' from the currency menu-the NEW
  57.   CURRENCY window will open.
  58.   
  59.  -Exchange rates-the latest value is stored, otherwise set or amended
  60.   in FOREX window.
  61.   
  62.  -Rates calculation-by entering known result in FOREX and clicking
  63.   RATES icon during transaction.  
  64.  
  65.  
  66. STANDING ORDERS (s/o)
  67.   
  68.  -Displayed in the Standing Orders window when 's/o' is selected from
  69.   the TOOLBAR.
  70.   
  71.  -Created using the form opened by selecting 'Create' from
  72.   the Standing Orders window.  
  73.     
  74.  -Edited/deleted by selecting the entry within the Standing Orders
  75.   window and choosing Edit or Delete from the menu shown.
  76.    
  77.  -Actioned, updated and re-saved automatically on start up.
  78.  
  79. INDEX ENTRIES
  80.  
  81.  -Entries are made from the INDEX account display, which is accessed 
  82.   from the SEE ACCOUNT entry on the TOOLBAR.
  83.   
  84.  -Editing/deletion of entries is by selecting an entry from the
  85.   INDEX display and selecting Edit or Delete from the menu shown.
  86.   
  87.  -Also accessed from the ACCOUNTS display when INDEXLINK is selected
  88.   from the accounts display menu.  
  89.  
  90.  
  91. ACCOUNTS
  92.  
  93. Accounts hold transaction data, there are 5 set account types. All
  94. accounts created are added to a menu structure. Addresses, telephone
  95. numbers and reference data can be included in account definition.
  96. Account displays vary according to type but all include balance or
  97. value computations for each transaction in date order.
  98.  
  99.  -Selected-from a menu structure of types, sub-types and accounts.
  100.  
  101.  -Saved-automatically as individual text files within type and
  102.   sub-type directories within the 'acctdata' directory in the 'data'
  103.   directory within the !Pennydata type directory.  
  104.   
  105.  -Displayed-by selecting from the menu given by selecting the SEE
  106.   ACCOUNT entry on the TOOLBAR.
  107.   
  108.  -Reference data-displayed in normal account display by selecting
  109.   'Fulldata' from the top pane menu.
  110.   
  111.  -Creation-using the NEW ACCOUNT window accessed from the TRANSACTION
  112.   window or the SEE ACCOUNTS menu.
  113.   
  114.  -Deleted-by selecting the DELETE FILE icon on the TOOLBAR (opens
  115.   DELETE window),deleted files are removed from the account menu but
  116.   the files are transferred to an archive directory and Squashed
  117.   (they can then be deleted using normal filer methods or used as
  118.   archive files.)
  119.   
  120.  -Edited- by selecting 'Edit' from the top pane menu, allows editing
  121.   of all data entered in NEW ACCOUNT window except name. 
  122.   
  123.  -Analysed- by use of GRAPHS, SUM, PROJECT, TOTALS facilities from
  124.   main TOOLBAR and 'Budget' from within the account display menu.
  125.    
  126.  -Printing-of all or last 50 transactions by selecting 'Printall' or
  127.   'Print50' from account display menu.
  128.   
  129.  -Print fontsize-selected in OPTIONS window.
  130.  
  131.  -Interest-complex interest calculations including tiered rates by
  132.   selecting 'Interest' from account display menu (see also CALCULATOR)
  133.   
  134.  -Find-find an entry or set of entries, save found entries to 'Find'
  135.   account, by selecting 'Find' from account display menu.
  136.   
  137.  -Archive-by selecting 'Archive' from account display menu. Parts or
  138.   all of an account may be archived. Archived accounts can be
  139.   displayed by dragging them to the SEE ACCOUNT entry on the main
  140.   TOOLBAR.They cannot be edited.
  141.   
  142.  -Indexlinking-by selecting 'Index' from within an account display
  143.   menu, this updates each transaction value by using the selected
  144.   INDEX file. The original account file is not amended but the amended
  145.   account is held as the new INDEXLINK file.
  146.   
  147.  -Budget-by selecting 'Budget' from the account display menu, allows
  148.   creation of a Budget account predicting future transactions on an
  149.   account based on analysis of actual transactions over the last year.
  150.   This file 'Fixed.Budget 'can be displayed, edited and added to
  151.   whilst being displayed.
  152.   
  153.  -Exported-to other applications using the Export facility to create
  154.   new files in a variety of formats. 
  155.   
  156. INDEX/INDEXLINK ACCOUNTS
  157.  
  158.  -Indexlink-this account can be displayed from the normal accounts
  159.   menu using Fixed.IndexLink. 
  160.   
  161.  -Index-Index type accounts can be displayed by selection from the
  162.   Accounts menu or by selecting 'Index' from an account display menu
  163.   then selecting the 'See' button. 
  164.   
  165.  -Creation-Index files are created by selecting 'New' from the SEE
  166.   ACCOUNTS menu or the Indexlink menu.
  167.  
  168.      
  169. GRAPHS
  170.   
  171. All accounts can be displayed in graphical form either as line or bar
  172. graphs. Up to 8 accounts can be drawn on one graph including ARCHIVE
  173. accounts. Various rates can be measured on line graphs by use of a
  174. measuring tool. Accounts may be plotted using relative values (to
  175. their initial values). Shares and units accounts can be plotted by
  176. total value or share/unit price.
  177.  
  178.  -Plotting-by selecting GRAPHS from the TOOLBAR.
  179.  
  180.  -Adding-further accounts are added from the graph display menu or by
  181.   dragging an account to the display.
  182.   
  183.  -Printing-by selecting 'Print' from the graph display menu.
  184.  
  185.  -Saving-saved as sprite or drawfile by selecting 'Savesprite' or
  186.  'Savedraw' from the graph display menu.  
  187.       
  188. OPTIONS
  189.  
  190. The basic configuration of the application can be set through the
  191. OPTIONS window selected from the TOOLBAR.
  192.  
  193.  -Maximum normal entries in file (account size)-by overwriting the
  194.   current setting.   
  195.  
  196.  -Printout font size-by overwriting current height and width figures.
  197.  
  198.  -Default currency-by selecting a new one from the currencies menu.
  199.  
  200.  -Backup directory-by dragging to select a new directory or by
  201.   overwriting current text with new directory.
  202.   
  203.  -Default Data directory-by dragging to select a new directory or by
  204.   overwriting current text with new directory.
  205.   
  206. BALANCES
  207.  
  208. The current and checked balances or values of ALL accounts or those
  209. of one sub-type are displayed by choosing from the menu shown by
  210. selecting BALANCES from the TOOLBAR. These may not all be updated (see
  211. below)
  212.  
  213. UPDATING
  214.  
  215. After a transaction entry the accounts involved are not updated until
  216. they are DISPLAYED or used in the PROJECT facility, they can be
  217. updated separately by selecting UPDATE from the BALANCES menu. This
  218. will update the balances on all accounts.
  219.  
  220. PROJECT
  221.  
  222. Any or all accounts can be analysed over a selected period and the
  223. results projected over a further selectable period using a variety of
  224. user entered rates. The manner in which accounts are analysed and
  225. projected can be varied by choosing different PROJECT functions for
  226. accounts in the NEW ACCOUNT window (by editing account)
  227.  
  228.  -Project-the PROJECT window is selected from the TOOLBAR.
  229.  
  230.  -ARCHIVE accounts can be projected by dragging them to the PROJECT
  231.   window.
  232.   
  233.  -See Report-the PROJECT window displays a summary of results, the
  234.   full report can be seen by selecting the See button.
  235.   
  236.  -Printing-the report can be printed by selecting the Print button.
  237.  
  238. SUM
  239.  
  240. The SUM facility will add any account or set of accounts to another
  241. account or set of accounts to produce a running total at regular
  242. intervals over the selected period, the result is held as the
  243. 'Fixed.Sum' account.
  244.  
  245.  -New-select SUM from the TOOLBAR the Sum data entry window will open.
  246.   
  247.  -Existing-selecting 'Fixed.Sum'from the See Account menu will display
  248.   the existing Sum account showing all the accounts added and the
  249.   running totals.
  250.   
  251.  -Zeroed-the initial balance can be toggled between zero and it's
  252.   actual value from within the display window. All balance values are
  253.   then adjusted.
  254.   
  255.  -Graphs-the Sum account can be displayed as a graph in the normal
  256.   manner.
  257.   
  258. EXPORT DATA
  259.  
  260. All data files can be exported using the Export facility. This creates
  261. new files in a variety of formats for use in Text Editors, DTP and
  262. Spreadsheets.
  263.  
  264. CALCULATOR
  265.  
  266. The Calculator function allows you to compute interest, repayments and
  267. totals for savings and loans. A full account - Fixed.CalcAcct -  can
  268. be created for analysis purposes. This account can be edited and added
  269. to whilst being displayed.   
  270.  
  271. BACKUP DATA
  272.  
  273. All data can be copied to a backup directory by selecting 'Quit©'
  274. from the iconbar menu. Selecting 'Quit' merely shuts down the
  275. application. This directory is located within the main !Pennies
  276. application directory by default but can be put anywhere by using the
  277. OPTIONS facility.
  278.   
  279. DATA DIRECTORIES
  280.  
  281. The default 'data' directory is initially located within the main
  282. !Pennies application directory, but other 'data' directories can be
  283. simply created and located elsewhere and will automatically run when
  284. selected. The default data directory used by !Pennies can be changed
  285. by use of the OPTIONS facility.
  286.   
  287.   
  288. SQUASHED FILES
  289.  
  290. !Pennies will recognise and load Squashed !Pennies files. It will
  291. unSquash files in use and will reSquash the majority of files. All
  292. Archive files will be Squashed automatically. If the whole 'data'
  293. directory is Squashed to save space then !Pennies will handle this but
  294. will permanently unSquash some files. Access will take slightly longer
  295. than for normal files. 
  296.   
  297.  
  298.