home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Big Blue Disk 44 / bbd44.zip / LETTER.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-04-17  |  11KB  |  223 lines
  1. |A╔═════════════════╗══════════════════════════════════════════╔═════════════════╗
  2. |A║ |6Feature Program|A ║═════════════ ^1Letter Perfect |A═════════════║ |6Feature Program|A ║
  3. |A╚═════════════════╝══════════════════════════════════════════╚═════════════════╝
  4. ^Cby
  5. ^CDaniel Tobias
  6.  
  7.  
  8.       ^1LETTER PERFECT^0 is a program designed to help you write routine 
  9.    correspondence quickly and efficiently.  The user may: 
  10.  
  11.           1)  choose a form letter and fill in the blanks.
  12.           2)  choose a form letter and edit the letter as desired.
  13.           3)  create an original form letter and add it to the letter
  14.               library.
  15.  
  16.      The MAIN MENU contains four sections:  CHOOSE AND PRINT LETTER
  17.                                              ADD AND MODIFY LETTERS
  18.                                               CHANGE CONFIGURATION
  19.                                                   EXIT TO DOS
  20.  
  21.  
  22.    I.  CHOOSE AND PRINT LETTER
  23.  
  24.       The form Letters are contained in this section.  Prior to using
  25.    any letters, proceed to CHANGE CONFIGURATION in the MAIN MENU and set
  26.    up the address block, salutation, and printing instructions.
  27.  
  28.       When CHOOSE AND PRINT LETTER is selected from the MAIN MENU, a
  29.    list of letter categories appears in the left hand corner of the
  30.    screen.  Move to the type of letter you wish to select with the  ARROW
  31.    KEYS  and press  ENTER .  A sub-menu will appear listing the selections
  32.    available.  Again, move to the type of letter you wish to write with
  33.    the  ARROW KEYS  and press  ENTER .  For example, the general letter
  34.    menu will have Thank-You Notes as one of the twelve main selections.
  35.    Toggle up or down with the appropriate arrow keys to Thank You Notes;
  36.    press  ENTER  and a sub-menu will appear containing your two choices:
  37.  
  38.                     Thank You for Coming
  39.                     Thank You for Gift
  40.  
  41.       Toggle up or down to make your choice and press  ENTER .  You are
  42.    now in the Letter Editor viewing a raw copy of a form letter.  The
  43.    ARROW KEYS  will also facilitate moving from the general letter menu to
  44.    the sub-menu and back.  The  ESC  feature will allow you to depart to
  45.    the MAIN MENU at any time.  The number of form letters to choose from
  46.    will vary from one selection to as many as nine!
  47.  
  48.       If you want to use the letter you are viewing, press  F2 .  A row
  49.    of fill-in-the-blanks will appear.  Simply answer each question by
  50.    typing in the appropriate response followed by  ENTER .  The cursor
  51.    will automatically jump to next blank.  When all the blanks are filled,
  52.    press  F10  and the program will place your answers into the raw copy
  53.    and display the new letter.
  54.  
  55.       If any of the fill-in-the-blanks are left blank, the program will
  56.    question you at the bottom of the screen.  If you intended to leave a
  57.    line blank, answer  YES  and the new letter will be displayed without
  58.    the omitted line.  If you forgot to fill in a blank, answer NO  and the
  59.    program will take you back to the row of fill-in the blanks so you can
  60.    fill in the omitted line.
  61.  
  62.       Does the new letter suit you?  If not, you may still edit any part
  63.    of the letter.  Press  F1  for a list of the editing features.
  64.    Remember, you do not type in your name, salutation, or address block.
  65.    These lines will be printed on any letter, even though none are shown
  66.    on screen, as per the instructions completed in the CHANGE
  67.    CONFIGURATION sequence.
  68.  
  69.       LETTER PERFECT contains a word-wrap feature.  When an inserted word 
  70.    causes a line to exceed the maximum length of sixty char-acters, the word 
  71.    at the end of the line will be wrapped to the next line. The wrapping 
  72.    will then cascade down the paragraph. 
  73.  
  74.       To underline a word simply enclose the word in parentheses ().
  75.    This feature is reset at the end of each line so you must include
  76.    another underscore at the beginning of the next line to signal that
  77.    underlining is to continue.
  78.  
  79.       When you have finished editing the letter, press  F10  and this
  80.    menu will appear:
  81.  
  82.                             Print the Letter
  83.                     Write the Letter to a Disk File
  84.                 Go Back and Review or Change the Letter
  85.                           Return to Main Menu
  86.  
  87.       A.   Print the Letter:  Prints the selected letter.
  88.  
  89.       B.   Write the Letter to a Disk File:  Transfers letter to a
  90.            designated disk file instead of printer.  The letter may be
  91.            edited using any word processor utilizing ASCII text files.
  92.  
  93.       C.   Go Back and Review or Change the Letter:  Returns you to the
  94.            Letter Editor screen should you need to make any changes.
  95.  
  96.       D.   Return to Main Menu:  Takes you back to the MAIN MENU.  This
  97.            command should only be activated after you have saved,
  98.            printed, or desire not to use the current letter.
  99.  
  100.  
  101.    II. ADD AND MODIFY FORM LETTERS
  102.  
  103.       This section of LETTER PERFECT allows you to delete, insert, rename, 
  104.    or re-categorize letters.  We suggest you become familiar with the basic 
  105.    operations in CHOOSE AND PRINT LETTER before you the functions in this 
  106.    section.  Because you can delete form letters and whole categories using 
  107.    the information in this section, make a copy of LETTER PERFECT and use the 
  108.    copy while operating in ADD AND MODIFY FORM LETTERS. 
  109.       ADD AND MODIFY FORM LETTERS has the all the keys contained in
  110.    CHOOSE AND PRINT LETTER plus some new ones:
  111.  
  112.       A.   F3  adds a blank to the raw copy and the Editing blanks in
  113.            letter screen.
  114.  
  115.       B.   F4  copies the current letter to the same category or
  116.            different categories.  You can modify and rename these newly
  117.            placed form letter to fit your needs.
  118.  
  119.       C.   F6  lets you add a new letter.
  120.  
  121.       D.   F7  deletes the current letter.
  122.  
  123.       E.   F8  moves a letter from one category to another.
  124.  
  125.       F.   F10  returns you to the letter editor or to final options
  126.            menu.
  127.  
  128.       Although ADD AND MODIFY FORM LETTERS is similar to CHOOSE AND
  129.    PRINT LETTER, in this section form letters are created or form letters
  130.    are altered.  You are not filling in blanks; you are now adjusting the
  131.    blanks used in form letters.
  132.  
  133.       Select the letter category and then a specific letter from the
  134.    sub-menu.  When the raw copy appears, just like CHOOSE AND PRINT
  135.    LETTER, press  F2  and the Editing blanks in letter screen will appear.
  136.    By changing the information and defaults on this screen, you can change
  137.    as much of the form letter as you wish.  Use  TAB  or the arrow keys to
  138.    move around the screen.  You have the option of changing
  139.  
  140.            1)  the length of each blank,
  141.            2)  the type of field (Numeric or Type with the  SPACE BAR ).
  142.            3)  and the description in each blank.
  143.  
  144.       ESC  or  F10  takes you to the editor screen to work with the
  145.    letter text in the raw copy itself.  To make a permanent change in
  146.    a Form letter, move the cursor to the desired spot and press  F3 .  The
  147.    letter  A  will appear in that spot.  Simultaneously, a new line is
  148.    created on the Editing blanks in letter screen containing UNNAMED BLANK
  149.    X  (X = the next available letter).  You must edit the newly created
  150.    blank (length, field, and description) by returning to the Editing
  151.    blanks in letter screen.
  152.  
  153.       If you wanted to use the information contained in letter line
  154.    again (the letter  C  for example), rather than creating a new blank,
  155.    with a new letter, but containing the same information.  Simply type a
  156.    tilde ("~") followed by the letter  C .
  157.  
  158.       When you have made all your modifications, press  F10  and this
  159.    menu will appear:
  160.  
  161.                             Save the letter
  162.                 Go back and review or change the letter
  163.                      Discard your changes entirely
  164.  
  165.  
  166.    III.  CHANGE CONFIGURATION
  167.  
  168.       This section should be completed prior to printing any letters.
  169.    These instructions will become a permanent part of the printing
  170.    function; therefore, you only need to configure the printer one time.
  171.    There are four choices in CHANGE CONFIGURATION:
  172.  
  173.       A.   Letterhead:  If you use paper with a letterhead select  YES
  174.            to the right of the phrase, Print on letterhead?.  Blank
  175.            lines will be added at the top of each letter to accommodate
  176.            the letterhead.  Pressing the  SPACE BAR  will toggle the
  177.            letterhead option.
  178.  
  179.       B.   Plain Paper:  When  NO  is selected the program will
  180.            automatically print (in every letter) the information you
  181.            enter in the next for spaces: your name, company, address,
  182.            and City/State/Zip.  Use the  ARROW KEYS  to move from line
  183.            to line and press  ENTER  when the information in each line
  184.            is complete.
  185.  
  186.       C.   Closing Line:  You must enter a closing line such as
  187.            Sincerely or Thank you.  This salutation will be printed all
  188.            letters whether they are letterhead or plain paper.
  189.  
  190.       D.   Printer Configuration:  Three printer configuration strings
  191.            are included; however, printer codes will not be necessary if
  192.            the printer defaults in LETTER PERFECT are compatible with your 
  193.            printer.  Print a few sample letters to determine if you need to 
  194.            adjust the printer configuration strings. 
  195.  
  196.       The first printer string, Printer Init, will allow each letter to
  197.    be as close to letter quality as possible.  The second two lines,
  198.    Underline On and Underline Off, contain codes controlling the underline
  199.    mode in your printer.
  200.  
  201.       Printer codes are a series of representative ASCII numbers from 0
  202.    to 255.  Your printer manual will contain the appropriate numbers for
  203.    these three functions.  For example, 27 is the ASCII code for an ESCAPE
  204.    character.  Up to ten character codes may be used in each printer
  205.    string.  If you need less than ten character codes, put a  -1  in the
  206.    space after the last code to signal the end of the command string to
  207.    the printer.
  208.  
  209.  
  210.    IV.   EXIT TO DOS
  211.  
  212.       Selecting this option will take you to the system prompt or back
  213.    to the MAIN MENU if you ran the program from BIG BLUE DISK.
  214.  
  215.  
  216. ^CTo run this program outside ^1Big Blue Disk^0, type: ^1LETTER^0.
  217.  
  218.  DISK FILES THIS PROGRAM USES:
  219. ^FLETTER.EXE
  220. ^FLETTER.CFG
  221. ^FLETTER.CAT
  222. ^FAll "BBD_*.LTR" & "BBD_*.VAR" files
  223.