home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / openall / hschv2.lzh / HSCHURCH.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-08-02  |  12KB  |  252 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.           WORKING with the databases:
  8.  
  9.           To start the program type HSCHURCH<return> from the dos prompt in
  10.           the directory where the databases reside.  The opening menu will
  11.           be displayed, allowing only four options as shown and described
  12.           below.
  13.  
  14.                                   MAIN MENU
  15.  
  16.                              0 <- Exit program
  17.                              1 <- Add new family
  18.                              2 <- Edit/Add Members
  19.                              3 <- Search database
  20.  
  21.           Selection 0 (Exit program)  This is the only method to properly
  22.           quit the program when you are finished.  The databases and
  23.           indexes will be closed and you will be returned to the dos
  24.           prompt.  DO NOT reset the computer or use CNTR-C to exit the
  25.           program as data may be lost or scrambled.
  26.  
  27.           Selection 1 (Add new family)  To add a new family(mail) record
  28.           you will need to select this option.  The screen will display a
  29.           blank family record and allow you to enter the proper data.  When
  30.           you have completed the data entry (up or down arrow past screen,
  31.           return past end of screen, or PgDn key), the first screen of a
  32.           member form will be put on the screen.  After the information has
  33.           been entered for this form, the normal edit/add mode will be used
  34.           until the entire family has been entered.  NOTE: the data is not
  35.           actually added to the database until the end of edit has been
  36.           entered (selecting folder number 0 to edit).
  37.  
  38.           Selection 2 (Edit/Add member data) allows you to edit the family
  39.           data, page 1 of each member data, and page 2 of each member data.
  40.           In addition you may add new members to the family by selecting
  41.           the next number from the displayed folders.  This is the option
  42.           to add new members to existing families, delete members from
  43.           existing families, or edit member data, you can NOT add a new
  44.           family from this option.
  45.  
  46.           Selection 3 (Search database) is used when you wish to display
  47.           information from the database but do NOT be able to change it.
  48.           The display is the same as selection 2 but after each screen is
  49.           displayed a message (return to continue) will  be displayed at
  50.           the bottom of the screen.
  51.  
  52.           Deleting data from the database:
  53.  
  54.           When either option 1 or 2 have been selected, and an edit screen
  55.           is displayed, you may delete all or part of the data as follows.
  56.  
  57.           Member screen display number 2 (Extra data).  A single line of
  58.           data will be deleted if you type *DELETE* in the first portion of
  59.           the entry form.  It must be the only data on the line to be
  60.  
  61.  
  62.                           -- Using the HSCHURCH program --
  63.  
  64.  
  65.  
  66.           deleted.  Data entries are also deleted if the line is cleared
  67.           (Cntr-Y).
  68.  
  69.           Member screen display number 1 (Member data). The entire member
  70.           data set (for the displayed member) will be deleted if the last
  71.           name field is changed to *DELETE*. This will delete all the
  72.           members extra records, or they may be deleted first.  A members
  73.           data record may also be deleted by clearing the last name field
  74.           (Cntr-Y).
  75.  
  76.           Family (mail) screen.  The Family record will be deleted when the
  77.           last name field is changed to *DELETE*.  No members from the
  78.           family would be available if you only deleted the family record
  79.           so all members and their associated data are deleted when the
  80.           family record is deleted.  The entire family will be deleted if
  81.           you clear the last name field (Cntr-Y).
  82.  
  83.           The thinking when designing the program was that once membership
  84.           data has been entered it is never deleted.  It may be moved to
  85.           history when families transfer or members die but the data should
  86.           be preserved for future reference.  The HSCHUTIL program allows
  87.           the moving members or families to the history database.
  88.  
  89.           NOTE: The membership data is not actually deleted until folder 0
  90.           (exit this family) is selected.  If you have deleted someone by
  91.           mistake, you can go back to the deleted folder (it now has no
  92.           name) and re enter the last name information.  When the family is
  93.           exited the data will not be deleted.  This should work but be
  94.           careful!
  95.  
  96.           Editing commands used on the data input screens:
  97.  
  98.           Either upper or lower case characters may be entered.  When an
  99.           upper case entry is required, as in membership codes or Y/N
  100.           entries, the program will translate your entry to upper case even
  101.           if entered in lower case.  This translation will not be shown on
  102.           the screen as you enter data but when the screen is re displayed
  103.           they will be shown correctly.
  104.  
  105.           The entry field length will be shown by a line of periods to
  106.           indicate how many characters may be entered.  You will not be
  107.           allowed to type more than that many characters in the field.  If
  108.           the field is full of blanks, it may look as if no characters are
  109.           allowed, enter some backspace keystrokes (or CNTL-Y to clear the
  110.           field) to delete the blanks and the field width will be shown by
  111.           the periods.  This means when a period is entered as a data input
  112.           (Mr. or Mrs.) the only way you know if the period is data or a
  113.           place holder is by where the cursor is when the field is entered.
  114.           The cursor will be at the end of the data entered in the field.
  115.  
  116.           Left and Right arrow keys: Move left and right in the field
  117.           without destroying the data.  To insert characters, move with the
  118.           arrow keys to the point to insert and type the required
  119.           characters, they will be inserted to the left of the cursor.
  120.  
  121.  
  122.  
  123.           Homogenized Software Church Program                        Page 2
  124.  
  125.  
  126.                           -- Using the HSCHURCH program --
  127.  
  128.  
  129.  
  130.           CNTR-Y will blank all data in the field leaving a row of periods
  131.           the width of the allowed data entry.
  132.  
  133.           Up or Down arrows will move to the previous or next field. NOTE
  134.           that if you are at the first field and enter an up arrow or are
  135.           at the last field and enter a down arrow the data entry for that
  136.           screen will be terminated.
  137.  
  138.           Return will take you to the next entry field and will exit the
  139.           screen when entered in the last data entry field of the screen.
  140.  
  141.           PgDn will exit the screen no mater where the cursor is.  If you
  142.           don't want to enter any more data in the present screen, PgDn
  143.           will exit the screen.
  144.  
  145.           Detailed screen descriptions:
  146.  
  147.                                  FAMILY(MAIL) SCREEN
  148.  
  149.           Mail #       The family numeric id (assigned by program)
  150.           Mailout      Y/N flag to print mailing labels (Default = Yes)
  151.           Category     Two character family code (Default = AM Active
  152.                        Member) Marital Code (M)arried, (S)ingle, etc.
  153.           Title        Title for reports (Mr & Mrs, Mr., Mrs.)
  154.           First name,
  155.           Last name    Name for mailing labels and directory reports.
  156.           Address,
  157.           City,
  158.           State,
  159.           Zip          Same as above. Special 1-3  Three two character
  160.                        codes for your use (Special 3 is used
  161.                        for special mailing label generation.
  162.           Date Reg.    Defaults to the date data was entered.
  163.           And Family   If "Y' then will add and Family to reports(defaults
  164.                        to N).
  165.           Home Phone   Family phone number.
  166.           Publish      List phone number on reports (defaults to Y).
  167.           Visit Area   Four character field for your use.
  168.           Who Visits   Three character field for your use.
  169.           Note         Thirty character field for family note.
  170.  
  171.                                    MEMBER SCREEN 1
  172.  
  173.           The top portion of the screen is filled in from the family record
  174.           for your information with the family name and address.  It can
  175.           not be changed from this input screen.
  176.  
  177.           The family number and this person number in the family are
  178.           displayed in the upper right corner of the screen.  This is also
  179.           just for your information.
  180.  
  181.           Title        Title for this member(Mr., Mrs. etc).
  182.           First name,
  183.           Middle name,
  184.  
  185.  
  186.  
  187.           Homogenized Software Church Program                        Page 3
  188.  
  189.  
  190.                           -- Using the HSCHURCH program --
  191.  
  192.  
  193.  
  194.           Last name    Full name of member.
  195.           Envelope #   Defaults to 0.
  196.           Work Phone   Defaults to family phone number.
  197.           Occupation,
  198.           Employed at  Employment information(30 characters each).
  199.           Member stat. Two character field (AM=Active Member,etc).
  200.           Male/Female  One character flag, can be used in reports.
  201.           Adult        Y/N flag(confirmed=adult?)
  202.           Relationship (H,W,S,D) Head(Husband) is 1, Wife is 2, then rest.
  203.           Birthdate
  204.           Married date
  205.           Member since date
  206.           Confirmed date
  207.           Baptized date
  208.           Death Date
  209.           Burial Date
  210.           Change Date   Used for inactive/active/Transferred out Date
  211.           Special Needs There are 5 two character fields for your use.
  212.           Person ID #  The program assigns this number to permanently
  213.                        identify a specific member.
  214.           Father ID #  The program will fill this in if known, else will
  215.                        set it to 0 indicating the father is(was) not a
  216.                        member.
  217.           Mother ID #  The program will fill this in if known, else will
  218.                        set it to 0 indicating the mother is(was) not a
  219.                        member.
  220.  
  221.                                    MEMBER SCREEN 2
  222.  
  223.           This screen contains 14 lines of 60 characters of which many are
  224.           associated with dates from screen 1.  If associated with a date
  225.           then the date will be displayed on the left of the screen.  The
  226.           date may not be changed from this screen, it is only there to
  227.           help you determine what the data is referenced to.
  228.  
  229.           In addition to the date data the following information has
  230.           specific lines available.
  231.  
  232.           BORN         Date and 60 character comment field.
  233.           FATHER       60 character comment field.
  234.           MOTHER       60 character comment field.
  235.           BAPTIZED     Date and 60 character comment field.
  236.           CONFIRMED    Date and 60 character comment field.
  237.           MARRIED      Date and 60 character comment field.
  238.           MARRIED TO   60 character comment field.
  239.           HOW RECEIVED 60 character comment field.
  240.           TRANSFER IN  Date and 60 character comment field.
  241.           DEATH        Date and 60 character comment field.
  242.           BURIAL       Date and 60 character comment field.
  243.           NOTE 1       Three 60 character comment fields, children who have
  244.           NOTE 2       left home or any other information relative to this
  245.           NOTE 3       member.
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.           Homogenized Software Church Program                        Page 4
  252.