home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Club 210: Light Red / Club_Software_210_Light_Red_Micro_Star_1997.iso / sba / f267.sbe < prev    next >
Text File  |  1997-01-01  |  11KB  |  249 lines
  1. @188 CHAP 4
  2.  
  3.          ┌─────────────────────────────────────────────┐
  4.          │   1099s AND OTHER TAX INFORMATION RETURNS   │
  5.          └─────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. As a general rule, every person engaged in a trade or
  8. business must report to the IRS any payments of $600 or more
  9. made to any person during the calendar year, for items such
  10. as rent, compensation for services, commissions, and
  11. annuities, plus other items of "fixed or determinable"
  12. income, or to report interest, dividend, or royalty payments
  13. of $10 or more.
  14.  
  15. In addition, recent legislation by Congress has added a
  16. number of additional new tax reporting requirements you
  17. need to be aware of (since there are also stiff new
  18. penalties for failure to comply).  The IRS has been given
  19. additional staffing and ordered to vigorously enforce the
  20. reporting rules.  In addition to computerized document
  21. matching programs at IRS Service Centers, field revenue
  22. agents are now routinely checking on information return
  23. compliance as part of their tax audits.
  24.  
  25. Failure to properly issue (to recipients) and file
  26. information returns may result in serious penalties.  In
  27. most cases, the penalty is up to $50 for each failure to
  28. file a timely information return (including failure to
  29. file on magnetic media where required or to file returns
  30. that are machine-readable).  A reduced penalty of $15
  31. applies to returns filed late, but within 30 days of the
  32. due date, or a reduced penalty of $30 applies if over 30
  33. days late but filed by August 1 of the year in which due.
  34. Also, each failure to furnish the recipient a copy of the
  35. statement on time can result in a further $50 penalty.
  36.  
  37. Some of the more common information return filing
  38. requirements for a typical small or medium-sized business
  39. are summarized below:
  40.  
  41. _____________________________________________________________
  42.  
  43. FORM NUMBER AND               WHAT IS          DUE DATES:
  44. TYPE OF TRANSACTIONS         REPORTED?      TO        TO IRS
  45. REPORTED                  (THRESHOLD AMT.) RECIPIENT
  46. __________________________ ______________  _______   _______
  47. FORM 1098 -- Statement of   $600 or more   Jan. 31   Feb. 28
  48. mortgage interest for                     (To payor)
  49. interest received by a
  50. trade or business from
  51. individuals
  52. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  53. FORM 1099-B -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  54. for recipients of proceeds
  55. from real estate, broker
  56. and barter exchange
  57. transactions
  58. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  59. FORM 1099-DIV -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  60. for recipients of dividends  ($600 in
  61. and distributions on stock.  the case of
  62. Also report liquidating      liquidations)
  63. distributions and backup
  64. withholding
  65. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  66. FORM 1099-INT -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  67. for recipients of interest
  68. income (and backup
  69. withholding)
  70. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  71. FORM 1099-MISC --           $600 or more   Jan. 31   Feb. 28
  72. Statement for recipients    ($10 for
  73. of miscellaneous income,    royalties, or
  74. including payments of rent, $5,000 received
  75. prizes &awards, gross       from a direct
  76. royalty payments,           seller)
  77. non-employee compensation.
  78. Also used to report sales
  79. to direct sellers of
  80. consumer items (Amway,
  81. Shaklee, etc.)
  82. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  83. FORM 1099-OID -- Statement  $10 or more    Jan. 31   Feb. 28
  84. for recipients of original
  85. issue discount
  86. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  87. FORM 1099-R -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  88. for recipients of total
  89. distributions from
  90. retirement plans, IRAs,
  91. insurance contracts or
  92. the like
  93. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  94. FORM 1099-S -- Statement    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  95. for recipients of proceeds
  96. from real estate
  97. transactions
  98. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  99. FORM 8027 -- Employers'    (Perform        Jan. 31   Feb. 28
  100. annual information return   calculations   (On Form
  101. of tip income and           on the form)     W-2)
  102. allocated tips for tips
  103. reported by employees and
  104. allocated tips from food/
  105. beverage establishment
  106. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  107. FORM 8300 -- Report of      Over $10,000   Jan. 31   15 days
  108. cash payments that are                               after
  109. received by a trade a                                occurs
  110. business (including
  111. multiple related
  112. transactions)
  113. ────────────────────────── ──────────────  ────────   ───────
  114. FORM 8308 -- Report of a    All sales or   Jan. 31    Attach
  115. sale or exchange of an      exchanges of   (To both   to Form
  116. interest in a partnership,  partnership    the        1065
  117. involving certain           interests      transferor
  118. unrealized receivables                     and
  119. or substantially                           transferee)
  120. appreciated inventory
  121. assets
  122. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  123. FORM W-2 -- Wage and tax    Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  124. statement for wages, tips
  125. and other compensation
  126. paid to employees, and
  127. income and FICA taxes
  128. withheld
  129. ────────────────────────── ──────────────  ───────   ───────
  130. FORM W-2P -- Statement for  Any amount     Jan. 31   Feb. 28
  131. recipients of annuities,
  132. pension and other
  133. retirement payments,
  134. except for total
  135. distributions
  136. ____________________________________________________________
  137.  
  138. The 1099 series of information returns must generally be
  139. filed together with a transmittal form, Form 1096.
  140.  
  141. OBTAINING SOCIAL SECURITY NUMBERS.  Recently enacted laws
  142. make it necessary for a business to obtain the name and
  143. Social Security number or other tax identification number
  144. of anyone to whom you make payments that you must report.
  145. There is a $50 penalty for failure to obtain their tax
  146. identification number, unless you have a reasonable excuse
  147. (such as their refusing to give you their number).  If
  148. they refuse to give you their number, YOU MUST WITHHOLD
  149. 20% OF WHATEVER AMOUNT YOU OWE THEM, AND DEPOSIT IT WITH
  150. THE IRS, OR YOU WILL BE SUBJECT TO A PENALTY FOR FAILURE
  151. TO WITHHOLD.  Use Form W-9 to request a tax I.D. number
  152. from a recipient.
  153.  
  154. Fortunately, there are a number of exemptions from the
  155. various 1099 filing requirements listed above, which will
  156. eliminate many of the people or companies to whom you are
  157. likely to make payments of $600 (or other threshold amount)
  158. or more.  You don't have to report the following payments:
  159.  
  160.     . To corporations (except certain corporations in the
  161.       medical field);
  162.  
  163.     . Compensation to employees that is already reported
  164.       on their W-2s;
  165.  
  166.     . Bills for merchandise, telegrams, telephone, freight,
  167.       storage, and similar charges;
  168.  
  169.     . Rent payments made to real estate agents;
  170.  
  171.     . Expense advances or reimbursements to employees that
  172.       the employees must account to you (the employer) for;
  173.       or
  174.  
  175.     . To a governmental unit.
  176.  
  177. ELECTRONIC FILING REQUIREMENTS.  Note that the IRS permits
  178. you to file 1098 and 1099 forms (as well as certain other
  179. information returns) on "magnetic media" (computer tapes,
  180. etc.) or by modem, rather than the actual paper forms, if
  181. certain very specific formats for the computer information
  182. are met.  The IRS REQUIRES that certain information returns
  183. be filed electronically, if your business files 250 or more
  184. such returns for a calendar year.  These include Form 1098,
  185. all of the 1099 series and W-2 series of information returns,
  186. and various others, such as Forms 5498 and 8027.
  187.  
  188. A "hardship waiver" to excuse you from having to file in
  189. magnetic media format may be granted if you file a request
  190. on Form 8508 at least 90 days in advance of the due date,
  191. under certain circumstances.
  192.  
  193. Failure of a taxpayer to file an information return
  194. electronically (or on a machine-readable form where
  195. electronic filing is not required) when required to do
  196. so is treated as a FAILURE TO FILE and can result in the
  197. imposition of ap