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/ Club Amiga de Montreal - CAM / CAM_CD_1.iso / files / 554a.lha / CheckbookAccountant_v2.0 / CAhelp / CAreconcile.CAh < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-09-10  |  3.5 KB  |  93 lines
  1.  
  2.  The Reconcile function helps to determine if your
  3.  checkbook is currently balanced.  It compares what
  4.  the bank shows as your statement balance to what your
  5.  checkbook register shows as your statement balance.
  6.  
  7.  Once all cleared (posted) transactions are recorded for
  8.  the month, select Reconcile and choose "Okay" to
  9.  continue.  The program will determine the checkbook's
  10.  statement balance by totalling only those transactions
  11.  that have been marked as being cleared (having a valid
  12.  date in the CLEARED input field).  The amount shown in
  13.  the STATEMENT BALANCE box on the lower-left of the Main
  14.  Screen (also shown in a notice requester after you select
  15.  "Okay") is what Checkbook Accountant shows as your
  16.  statement balance.  If this statement balance and your
  17.  bank statement's "statement balance" are the same,
  18.  congratulations!...you have just balanced your checkbook.
  19.  
  20.  If you get different statement balance amounts, don't
  21.  despair.   Try the following procedure which will print
  22.  out a copy of the cleared transactions:
  23.  
  24.     1. Select View Select Groups from the Settings menu on
  25.        the Main Screen.  This will display the View
  26.        (Select Groups) Requester.
  27.  
  28.     2. Select Cleared Transactions and RANGE with a
  29.        suitable 'from' date (keep the 'to' date input
  30.        field blank so that the program will print the
  31.        transactions from the 'from' date to the present).
  32.        Select the "Okay" button or menu item to view the
  33.        selected transactions in the Main Screen
  34.        Transaction List.
  35.  
  36.     3. Select Print from the Project menu on the Main
  37.        Screen.  This will display the Print Requester.
  38.  
  39.     4. Select the desired destination of the print out
  40.        (Printer or Disk File).  Consult the Printing topic
  41.        for more assistance.
  42.  
  43.     5. Select Viewable Transactions and the "Okay" button
  44.        or menu item.  The viewable transactions, defined
  45.        to be the cleared transactions, will be printed.
  46.  
  47.     6. Compare the print out to your checkbook register
  48.        and bank statement to determine the source of the
  49.        discrepancy.  Fix any changes and repeat the
  50.        Reconcile function.
  51.  
  52.  If the checkbook is still not balanced and you have
  53.  examined all of your transactions, then the bank could
  54.  have made an error.  Consult with your bank for further
  55.  assistance.  Remember to use the flexible View and Print
  56.  functions to track any problems before resorting to your
  57.  bank for help.
  58.  
  59.    ----------------------------------------------------
  60.  
  61.  The following list describes the functions available in
  62.  the Reconcile Requester.  The order of these functions
  63.  corresponds to the order they appear in the requester's
  64.  command bar (no menus are available in this requester).
  65.  You can select any function using either the keyboard
  66.  (shown as "Keyboard:") or mouse ("Mouse:").
  67.  
  68.  
  69.     OKAY
  70.  
  71.        Select "Okay" to accept the preconditions of the
  72.        Reconcile function.  After selecting "Okay", the
  73.        program will calculate the current checkbook's
  74.        statement balance and display this amount in the
  75.        STATEMENT BALANCE box on the Main Screen.
  76.  
  77.        The program calculates the statement balance by
  78.        adding all the cleared transactions.
  79.  
  80.        Keyboard: Y
  81.        Mouse:    Command Button "Okay"
  82.  
  83.     CANCEL
  84.  
  85.        Select "Cancel" to terminate the Reconcile
  86.        function, to fulfill either the preconditions or
  87.        select another function.
  88.  
  89.        Keyboard: N; RETURN
  90.        Mouse:    Command Button "Cancel"
  91.  
  92.                -- END OF RECONCILE HELP --
  93.