home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Club Amiga de Montreal - CAM / CAM_CD_1.iso / files / 180.lha / Ledger_v1.0 / ledger.doc < prev    next >
Text File  |  1988-04-28  |  9KB  |  190 lines
  1.                               LEDGER INSTRUCTIONS
  2.        
  3.        
  4.        ----------------------------------------------------------------
  5.        
  6.                                     WARNING
  7.        
  8.        If you receive this program on a magazine  or other public domain
  9.        distribution diskette, there  may  be insufficient disk space for
  10.        the program to open databases.   In  this  event, move the Ledger
  11.        directory to its own diskette.
  12.        
  13.        -----------------------------------------------------------------
  14.        
  15.        
  16.        GENERAL
  17.        
  18.        The Ledger provides  a  simplified  approach  for  your financial
  19.        record  keeping  requirements.   You  can  use  the  system for a
  20.        variety of purposes, such  as  keeping  track  of  bank accounts,
  21.        credit cards, accounts  recievable,  accounts payable, and income
  22.        and expenses for your  club.   You  may  establish  any number of
  23.        accounts (limited only by disk  space)  and enter debit or credit
  24.        transactions as  they  occur.   As  transactions  are  entered, a
  25.        running balance is provided  at  the  bottom  of  the screen.  An
  26.        option is provided that will  allow  you to print a statement for
  27.        any given account.
  28.        
  29.        The system is composed of  two  separate  programs  which  may be
  30.        executed from the Workbench or CLI.  The programs are:
  31.        
  32.                    Ledger - used to enter your transactions
  33.        
  34.                    Readme  - displays or prints these instructions
  35.        
  36.        
  37.        USING LEDGER
  38.        
  39.        Upon entry into the Ledger  program  you  will see an area in the
  40.        middle of the screen that is  used  for  entering and viewing the
  41.        transactions.  Along the right side of the screen you will notice
  42.        several orange gadgets  that  are  used  to  perform various data
  43.        entry and editing function.  If you position the pointer over the
  44.        title bar and depress  the  right  mouse  button, you will notice
  45.        that there is a menu which will  allow  you to open, close, print
  46.        and delete files.  The HELP key  may  be depressed at any time to
  47.        determine what your options are.
  48.        
  49.        These are the menu functions:
  50.        
  51.                 Open Account - Before  you  enter transactions
  52.                 you must open  an  account.   After  selecting
  53.                 this option, you will be presented with a file
  54.                 requester that will  allow  you to specify the
  55.                 name of the account.   If  a  database for the
  56.                 specified name already  exists,  the data will
  57.                 be read into memory.   If  a  database for the
  58.                 specified name  does  not  exist,  one will be
  59.                 established.
  60.                 
  61.                 Delete Account -  After selecting this option,
  62.                 you will be presented  with  a  file requester
  63.                 that will allow you to specify the name of the
  64.                 account to  be  deleted.   Exercise  care here
  65.                 because the action you take is final.
  66.                 
  67.                 Print  Statement  -    This  option  causes  a
  68.                 statement to printed  for  the account that is
  69.                 currently open.
  70.                 
  71.                 Quit -  Select this  option  to  terminate the
  72.                 program.
  73.                 
  74.                 Close No Save -  If  you  select  this option,
  75.                 the changes you have made  to the account that
  76.                 is currently open will not be saved.
  77.                 
  78.        
  79.        To  use  the  gadgets,  simply  position  the  pointer  over  the
  80.        appropriate one and  then  depress  the  left  mouse button.  The
  81.        functions that may be performed are as follows:
  82.        
  83.                 Top - Selecting this gadget will cause the top
  84.                 19 lines of  the  transaction  database  to be
  85.                 displayed.
  86.                 
  87.                 Insert - Selecting this  gadget will allow you
  88.                 to insert additional  transactions.   The  new
  89.                 entry  will  be  made  immediately  above  the
  90.                 location of  the  cursor.   The  cursor may be
  91.                 positioned to  any  item  simply  by using the
  92.                 mouse  to  position   the   pointer  and  then
  93.                 depressing the left mouse  button, or by using
  94.                 the  Up  and  Down  arrows  on  the  keyboard.
  95.                 Information that may be entered includes:
  96.                 
  97.                      
  98.                      Date - Enter the date  of the transaction
  99.                      (MM/DD/YY).
  100.                      
  101.                      Description -  Describe the transaction.
  102.                      
  103.                      Reference - Enter any desired information
  104.                      in this field.  Can be  used for check or
  105.                      invoice number.
  106.                      
  107.                      Debit - Enter amounts  that increase your
  108.                      total cash.
  109.                      
  110.                      Credit - Enter amounts that decrease your
  111.                      total cash.
  112.                      
  113.                      NOTE:  Once you have entered Insert mode,
  114.                      you will remain in  this  mode  until the
  115.                      ESC key is depressed.
  116.                      
  117.                 Change - Selecting this  gadget will allow you
  118.                 to change a  transaction.   First position the
  119.                 pointer at the transaction  to be changed then
  120.                 select the Change Gadget.  After selecting the
  121.                 Change gadget, use the  Right  Arrow or TAB to
  122.                 move to  the  the  field  to  be  changed.  To
  123.                 change numeric items,  i.e.,  debit or credit,
  124.                 you must first use the  Del  key to remove the
  125.                 previously  entered   data,   then  enter  the
  126.                 correct amount.
  127.                 
  128.                 Delete - Selecting this  gadget will cause the
  129.                 transaction at the  location  of the cursor to
  130.                 be deleted.  Exercise caution  when using this
  131.                 option.  This function cannot be used while in
  132.                 the input mode.   If  you  want  to delete the
  133.                 transaction currently  being  entered, depress
  134.                 the ESC key.
  135.                 
  136.                 Find - Selecting this gadget will allow you to
  137.                 search the database for  the occurrence of any
  138.                 specified argument.  You  will be ask to enter
  139.                 the search criteria upon selecting the option.
  140.                 If a transaction  is  located  that  meets the
  141.                 search criteria, that entry  will be displayed
  142.                 on the screen at the location of the cursor.
  143.                 
  144.                 Find Next - Selecting  this  gadget will allow
  145.                 you  to  search  the  database  for  the  NEXT
  146.                 occurrence of the specified argument.
  147.                 
  148.                 Remove - Selecting this  gadget will cause the
  149.                 transaction at the  location  of the cursor to
  150.                 be temporarily removed from the database.
  151.                 
  152.                 Reinsert - Selecting this  gadget will cause a
  153.                 removed    transaction    to   be   reinserted
  154.                 immediately above the current  location of the
  155.                 cursor.  The Remove/Reinsert  options are used
  156.                 to move a  transaction  from  one  location to
  157.                 another within the database.
  158.                 
  159.                 Bottom -  Selecting this gadget will cause the
  160.                 last 19  transactions  in  the  database to be
  161.                 displayed.
  162.                 
  163.        
  164.        The proportional gadget at the extreme right of the screen may be
  165.        used to scroll forward  and  backward  a  full  screen at a time.
  166.        Simply position the pointer at the  appropriate end of the gadget
  167.        and depress the left mouse  button.   The  Up and Down Arrows may
  168.        also be used to scroll forward and backward through the database.
  169.        
  170.        
  171.        OTHER INFORMATION
  172.        
  173.        Any given account will hold  1,000  transactions.  If this is not
  174.        enough, simply continue with another account, e.g., "visa-1" as a 
  175.        continuation of "visa."
  176.        
  177.        Be sure to backup your databases often!
  178.        
  179.        
  180.                                   DISCLAIMER
  181.        
  182.        
  183.        The Author makes no  warranty  of  any  kind with respect to this
  184.        documentation or the  software  described  therein,  its quality,
  185.        performance,   merchantability,   or  fitness  for  a  particular
  186.        application.  The Author shall not be liable for errors contained
  187.        herein or for incidental or  consequential  damages in connection
  188.        with the use of this product.
  189.        
  190.