home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Boston 2 / boston-2.iso / DOS / DEUTSCH / GS / FIBU_110 / ZUSATZ.DAT / KURZDOK.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-06-15  |  19KB  |  378 lines
  1.           ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  2.           │              GS-FIBU 1.10 - Finanzbuchhaltung            │
  3.           │                                                          │
  4.           │            (c) '93 J.London / Gandke & Schubert          │
  5.           └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  6.           ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
  7.           │                    Kurzdokumentation                     │
  8.           └──────────────────────────────────────────────────────────┘
  9.  
  10.                      Gandke & Schubert   Computerprogramme
  11.                                 Postfach 200 429
  12.                             D-41204 Mönchengladbach 
  13.  
  14.                               Autor: Jürgen London
  15.  
  16.                           Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0
  17.                              Mo-Fr. 9.00 - 17.00 Uhr
  18.  
  19.                           Telefax: (0 21 66) 61 20 37
  20.                           Mailbox: (0 21 66)  4 47 13
  21.                               BTX: GS#
  22.  
  23.  
  24.           Diese Kurzdokumentation ermöglicht  Ihnen  innerhalb  kurzer
  25.           Zeit,  die  wichtigsten  Einrichtungen durchzuführen, um mit
  26.           GS-FIBU arbeiten zu  können.   Detailliertere  Informationen
  27.           erhalten  Sie im Programm mit <F1> oder in der Dokumentation.
  28.  
  29.           ┌────────────────────────┐
  30.           │ Allgemeines zu GS-FIBU │
  31.           └────────────────────────┘
  32.  
  33.           Systemvoraussetzungen:
  34.           ----------------------
  35.           PC/MS-DOS ab Version 5.00
  36.           IBM-kompatibler 386er Computer
  37.           1 MB EMS-Speicher
  38.           570 KB frei verfügbarer Hauptspeicher (alternativ EMS-Speicher)
  39.           Festplatte, Festplattencache (z.B. smartdrv.exe)
  40.           Drucker
  41.  
  42.           Tastaturbelegung:
  43.           -----------------
  44.           <F1>     - Hilfe
  45.           <F2>     - Mandant wählen (wenn ein Mandant vorhanden ist)
  46.           <F3>     - Jahrgang wählen (wenn ein Jahrgang vorhanden ist)
  47.           <F5>     - DOS-Shell
  48.           <ESC>    - Programm beenden
  49.           <ALT>    - Menüaufruf
  50.           <CURSOR> - Auswahl eines Menüpunktes
  51.           <RETURN> - Ausführung eines Menüpunktes
  52.           <HOTKEY> - direkte Anwahl eines Menüpunktes
  53.  
  54.           Bildschirmaufbau:
  55.           -----------------
  56.           Die  oberste  Zeile  ist die Menüzeile. Dort wählen Sie alle
  57.           gewünschten Programmpunkte.  Die unteren beiden Zeilen  sind
  58.           Statuszeilen.   In  der  ersten Statuszeile wird Ihnen links
  59.           immer die Kurzbezeichnung des aktuellen Mandanten  angezeigt
  60.           und  rechts  das  aktuelle  Wirtschaftsjahr, in dem Sie sich
  61.           gerade befinden.  Die zweite Statuszeile zeigt  Ihnen  links
  62.           immer  den  gewählten Menüpunkt (Oberbegriff) und rechts die
  63.           Tastenfunktionen in den einzelnen Arbeitsbereichen!
  64.  
  65.           Auswahlmenüs:
  66.           -------------
  67.           Mit  der  <ALT>-Taste gelangen Sie in das gearde aktive Menü
  68.           in der Menüzeile.  Mit den Pfeiltasten können  Sie  zwischen
  69.           den  Auswahlpunkten wechseln, mit <RETURN> wird entweder der
  70.           aktuelle Menüpunkt angewählt bzw.   ein  weiteres  Untermenü
  71.           geöffnet. Durch Hotkeys kann der gewünschte Menüpunkt jedoch
  72.           schneller  angewählt  werden,  z.B.   in der Form <ALT>+<M>,
  73.           also die <Alt>-Taste gedrückt halten, danach den  Buchstaben
  74.           <M>  tippen.   Sie gelangen durch diese Tastenkombination in
  75.           den Mandantenstamm.
  76.  
  77.           Bildschirmmasken:
  78.           -----------------
  79.           Bei verschiedenen Feldern erscheint  unten  rechts  auf  dem
  80.           Bildschirm  der  Hinweis <TAB>: Bei diesen Feldern haben Sie
  81.           die Auswahl zwischen  verschiedenen  Alternativen,  die  Sie
  82.           anhand  einer  weiteren  Bildschirmliste angezeigt bekommen.
  83.           Wählen Sie den gewünschten Eintrag und bestätigen  Sie  Ihre
  84.           Auswahl mit <RETURN>.
  85.  
  86.           Auswahl eines Druckers:
  87.           -----------------------
  88.           Bitte  wechseln  Sie  in  das  Menü "EINSTELLUNGEN" und dann
  89.           "DRUCK-EINSTELLUNGEN" und wählen dort im Feld  "Drucker-Typ"
  90.           mit der <TAB>-Taste einen Drucker aus.
  91.  
  92.  
  93.           ┌───────────────────────┐
  94.           │ Einführung in GS-FIBU │
  95.           └───────────────────────┘
  96.  
  97.           Nach  der  Installation  starten  Sie GS-FIBU, indem Sie den
  98.           Programmnamen auf DOS-Ebene eingeben, z. B.:
  99.  
  100.              C:\GS\FIBU> GSFIBU
  101.  
  102.           Bestätigen Sie bitte mit <RETURN>. Sollten Sie  GS-FIBU  auf
  103.           einem  Laptop  mit VGA-Grafikkarte und Monochrome-Bildschirm
  104.           einsetzen, können Sie GS-FIBU auch mit dem  Parameter  "/SW"
  105.           starten.  Durch diesen Parameter wird eine Schwarz-Weiß-Dar-
  106.           stellung erzwungen. Der Programmstart lautet dann:
  107.  
  108.              C:\GS\FIBU> GSFIBU /SW
  109.  
  110.           Es  werden  nun  sämtliche Dateien geprüft und, falls nötig,
  111.           automatisch erstellt.  Anschließend werden  Sie  nach  Ihrem
  112.           Sachbearbeiter-Kürzel  gefragt.   Dies  ist  wichtig für die
  113.           Stapelerfassung, denn  jeder  Sachbearbeiter  erhält  seinen
  114.           eigenen  Buchungsstapel.   Erst  jetzt  befinden Sie sich im
  115.           Hauptmenü von GS-FIBU.
  116.  
  117.           Wenn Sie GS-FIBU zum ersten  Mal  einsetzen,  werden  einige
  118.           Menüpunkte  hellgrau  sein.   Die  hellgrauen  Programmteile
  119.           können Sie nicht  aktivieren.   Erst  nach  Neuanlage  eines
  120.           Mandanten  sind  alle  Menüpunkte verfügbar!  Nun wollen wir
  121.           aber einen Mandanten, Kunden und Lieferanten  anlegen,  denn
  122.           sonst kann die Buchungsarbeit nicht beginnen.
  123.  
  124.           Wählen  Sie  jeweils  die Menüpunkte "STAMMDATEN-MANDANTEN",
  125.           "-KUNDEN" und "-LIEFERANTEN".  Es  erscheint  eine  Meldung,
  126.           daß  noch keine Daten vorhanden sind. Dies ändern Sie bitte,
  127.           indem Sie die Taste <J>  betätigen.   Sofort  erscheint  ein
  128.           kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden Nummer.  Die
  129.           Nummernvergabe   für   Mandanten  ist  nicht  begrenzt  oder
  130.           eingeschränkt, jedoch  können  Kunden  nur  im  Bereich  von
  131.           Nummer  10000  -  69999  und  Lieferanten  von 70000 - 99999
  132.           angelegt werden.
  133.  
  134.           Nach erfolgreicher Vergabe der neuen Nummer,  erscheint  die
  135.           Adressmaske.   Wenn  Sie  einen  neuen Datensatz anlegen ist
  136.           diese Maske leer.  Ansonsten können  die  bestehenden  Daten
  137.           geändert  werden.   Beachten  Sie bitte, daß der Suchbegriff
  138.           und die Kurzbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind.
  139.  
  140.           Nach Neuanlage gibt es beim Mandanten eine Besonderheit, die
  141.           bei Kunden und Lieferanten nicht vorkommt. Nach der  Eingabe
  142.           der  Adresse  erscheint  die  Meldung,  daß der Mandant noch
  143.           nicht  voll  für  GS-FIBU  eingerichtet  ist.   Dazu  gehört
  144.           nämlich,   daß   ein  Mandantenverzeichnis  und  ein  erster
  145.           Jahrgang eingerichtet wird.  Betätigen Sie  hier  bitte  die
  146.           Taste  <J>  um  den  Mandanten  einzurichten.  Am Bildschirm
  147.           können Sie dann verfolgen,  was  passiert.   Nach  erfolgter
  148.           Einrichtung   des   Mandanten   wird   nun  automatisch  ein
  149.           Wirtschaftsjahr  vorgeschlagen.   Sie  können  diese   Daten
  150.           ändern,  wenn  Sie  z.  B.  ein abweichendes Wirtschaftsjahr
  151.           (also nicht das Kalenderjahr) haben.
  152.  
  153.           Wenn Sie jeweils eine Adresse  angelegt  haben,  wählen  Sie
  154.           bitte den Menüpunkt "BUCHEN-STAPELBUCHUNGEN".
  155.  
  156.                 KLEINER EXKURS:
  157.                 ---------------
  158.                 Stapel-  bzw.   Dialogbuchungen unterscheiden sich da-
  159.                 durch, daß Stapelbuchungen gelöscht und auch  geändert
  160.                 werden  dürfen.  Im Dialog kann eine Buchung lediglich
  161.                 storniert werden. Das war's auch schon.
  162.  
  163.           Auch  hier erscheint nun die Meldung, daß noch keine Buchung
  164.           vorhanden ist. Betätigen Sie bitte wieder die Taste <J>.  Es
  165.           erscheint die Buchungsmaske.  Erschrecken  Sie  jetzt  bitte
  166.           nicht. Es sieht schlimmer aus, als es ist!
  167.  
  168.           Zur Buchungsmaske:
  169.           ------------------
  170.           Grundsätzlich  ist  bei  einer Buchung darauf zu achten, daß
  171.           diese vollständig ist. Eine vollständige Buchung  beinhaltet
  172.           Konto, Betrag, Gegenkonto, Beleg und Datum. Der Buchungstext
  173.           ist  nicht  zwingend,  sollte  aber zur Verdeutlichung einer
  174.           Buchung auf jeden Fall eingegeben werden.   Fehlt  eine  der
  175.           Angaben  wird  gefragt, ob die Buchung gelöscht werden soll.
  176.           Nun   folgt   eine   genaue   Beschreibung   der   einzelnen
  177.           Eingabefelder im Buchungsbereich:
  178.  
  179.           Konto / GKonto:
  180.           ---------------
  181.           Das  Feld  "KONTO"  stellt  das  Soll-Konto,  und  das  Feld
  182.           "GKONTO" das Haben-Konto dar.  Mit <TAB> können Sie hier die
  183.           Kontenauswahl  aufrufen.   Sie   haben   jedoch   auch   die
  184.           Möglichkeit,  bevor Sie die Auswahl mit <TAB> aufrufen, eine
  185.           gewisse  Vorselektion  vorzunehmen,  oder  das  Konto   ohne
  186.           Auswahl direkt zu übernehmen.
  187.  
  188.           Beipiel:
  189.           --------
  190.           1. Sie suchen das Konto "Erlöse 14 %  Umsatzsteuer",  kennen
  191.              jedoch  die  Konto-Nummer  nicht.  Wenn Sie nun direkt im
  192.              Feld  "KONTO"  oder  "GKONTO"  ->  "Erl"   eingeben   und
  193.              anschließend  <TAB>  drücken, wird die Kontenauswahl nach
  194.              der Bezeichnung sortiert angezeigt, und der  Leuchtbalken
  195.              steht  bereits  auf  dem  Konto, das gefunden wurde.  Sie
  196.              können dann  dieses  Konto  mit  <RETURN>  in  die  Maske
  197.              übernehmen.
  198.  
  199.           2. Sie  suchen  das Konto "Erlöse 14 % Umsatzsteuer", kennen
  200.              jedoch die Konto-Nummer nicht, wissen  aber,  daß  dieses
  201.              Konto  ein  Konto der Klasse "8" ist. Wenn Sie nun direkt
  202.              im  Feld  "KONTO"  oder  "GKONTO"  ->  "8"  eingeben  und
  203.              anschließend    die   <TAB>-Taste   drücken,   wird   die
  204.              Kontenauswahl nach der Konto-Nummer  sortiert  angezeigt,
  205.              und  der  Leuchbalken steht bereits auf dem 1.  Konto der
  206.              Klasse "8" (z.B "8000"). Sie können dann wiederum  dieses
  207.              Konto mit <RETURN> in die Maske übernehmen.
  208.  
  209.           3. Sie kennen die Konto-Nummer des gewünschten Kontos. Geben
  210.              Sie  dann  die  Konto-Nummer  direkt im Feld "KONTO" oder
  211.              "GKONTO" ein.  Wenn das Konto  gefunden  wurde,  gelangen
  212.              Sie ohne Kontenauswahl direkt zum nächten Eingabefeld.
  213.  
  214.           Nach   erfolgter   Auswahl   erscheint   rechts   neben  dem
  215.           Eingabefeld die Konto-Bezeichnung und der Saldo des  Kontos.
  216.           Beachten   Sie   bitte   noch,  daß  führende  Nullen  nicht
  217.           eingegeben werden müssen, es sei denn, Sie suchen ein  Konto
  218.           der Klasse "0".
  219.  
  220.           Betrag:
  221.           -------
  222.           Der  Betrag  einer  Buchung  darf  nicht 0,00 sein. Negative
  223.           Beträge sind jedoch möglich.
  224.  
  225.           Beleg-Nr.
  226.           ---------
  227.           Die  Beleg-Nummer  wird   je   nach   Einstellung   in   den
  228.           Buchungseinstellungen  automatisch  vergeben.  Der Vorschlag
  229.           kann jedoch manuell geändert werden.
  230.  
  231.           Datum:
  232.           ------
  233.           Als  Buchungsdatum wird automatisch das letzte Buchungsdatum
  234.           vorgeschlagen.  Das von  Ihnen  angegebene  Datum  muß  sich
  235.           innerhalb  des  aktuellen  Wirtschaftsjahres  befinden.  Das
  236.           aktuelle Wirtschaftsjahr wird  in  der  Statuszeile  laufend
  237.           angezeigt.
  238.  
  239.           Code:
  240.           -----
  241.           Unter   Code   ist   der   Steuerschlüssel   zu   verstehen.
  242.           Normalerweise  werden   die   Felder   "Code",   "M/V"   und
  243.           "St-Betrag"  automatisch  gefüllt,  wenn  Sie als Konto oder
  244.           Gegenkonto   ein   Konto   gewählt    haben,    daß    einen
  245.           Steuerschlüssel beinhaltet.  Ist dies nicht der Fall, können
  246.           Sie  in  diesem  Feld mit <TAB> die Auswahlliste der Steuer-
  247.           sätze aufrufen und anschließend mit <RETURN> den gewünschten
  248.           Steuersatz übernehmen.   Nach  Eingabe  diese  Feldes  prüft
  249.           GS-Fibu,  ob  der  von  Ihnen  gewählte  Steuersatz  mit der
  250.           Kontenkombination  möglich  ist.   Wenn  nicht,  werden  die
  251.           Inhalte  der  o.g.   Felder  gelöscht  und  der Leuchtbalken
  252.           springt direkt auf das Eingabefeld "TEXT".
  253.  
  254.           M/V:
  255.           ----
  256.           "M"  bedeutet Mehrwertsteuer, "V" bedeutet Vorsteuer. Dieses
  257.           Feld erreichen Sie auf "normalem" Buchungswege  nicht.   Sie
  258.           können  jedoch  mit  den  Pfeiltasten auf dieses Feld gehen.
  259.           Dort haben Sie wiederum  mit  <TAB>  eine  Auswahlliste  der
  260.           verfügbaren Steuerarten.
  261.  
  262.           St-Betrag:
  263.           ----------
  264.           Auch dieses Feld wird bei einer Buchung übersprungen, da der
  265.           Steuerbetrag  automatisch  errechnet wird.  Nur wenn der von
  266.           GS-Fibu  errechnete  Steuerbetrag  nicht  mit   dem   Betrag
  267.           übereinstimmt,  den Sie verbuchen wollen, sollten Sie dieses
  268.           Feld  ändern.   Sie  können  dieses  Eingabefeld   mit   den
  269.           Pfeiltasten erreichen.
  270.  
  271.           Text:
  272.           -----
  273.           Geben  Sie  hier  den Buchungstext ein. Mit <TAB> können Sie
  274.           auch einen bereits vorhandenen Buchungstext aus der  Vorgabe
  275.           wählen und mit <RETURN> übernehmen.
  276.  
  277.           Zusatz:
  278.           -------
  279.           Im  Feld  "ZUSATZ"  wird  festgehalten, ob diese Buchung ein
  280.           offener Posten ist oder ob es  sich  um  eine  Anlagebuchung
  281.           handelt,   d.h.   bei  einer  Buchung  mit  Debitoren-  oder
  282.           Kreditiorenkonten erscheint hier als Eintrag "OP".   Handelt
  283.           es  sich  um eine Buchung des Anlagevermögens erscheint hier
  284.           "Anlage"!
  285.  
  286.           Buchung ändern:
  287.           ----------------
  288.           Stellen  Sie den Leuchtbalken auf die gewünschte Buchung und
  289.           bestätigen Sie Ihre Wahl mit <RETURN>. Sie können  dann  die
  290.           Belegnummer, das Datum und den Text einer Buchung ändern.
  291.  
  292.           Neu anlegen:
  293.           ------------
  294.           Sie  haben  zwei  Möglichkeiten  eine Buchung neu anzulegen.
  295.           Entweder direkt über  diesen  Menüpunkt,  oder  Sie  drücken
  296.           <Einfg>  aus  der  Liste  heraus. Anschließend erscheint die
  297.           Buchungsmaske.
  298.  
  299.           Löschen:
  300.           --------
  301.           Stellen Sie  den  Leuchtbalken  auf  die  Buchung,  die  Sie
  302.           löschen  möchten.   Drücken  Sie  dann die Taste <Entf> oder
  303.           wählen Sie diesen Menüpunkt.  Nach einer  Sicherheitsabfrage
  304.           (diese  können Sie übrigens in den allgemeinen Einstellungen
  305.           auch abschalten) wird die Buchung gelöscht.  Die Salden  der
  306.           entsprechenden Konten werden korrigiert.
  307.  
  308.           Stapel verbuchen:
  309.           -----------------
  310.           Nachdem Sie einige Buchungen in der Stapeldatei durchgeführt
  311.           haben, können Sie diese in den Dialog  übertragen.  Beachten
  312.           Sie bitte, das der jeweilige Sachbearbeiter nur seine eigene
  313.           Stapeldatei  bearbeiten und auswählen kann.  Der Zugriff auf
  314.           andere Stapeldateien wird von GS-FIBU verweigert.
  315.  
  316.           Wählen Sie bitte im Hauptmenü  den  Menüpunkt  "BUCHEN"  und
  317.           anschließend  "STAPEL WECHSELN/VERBUCHEN". Es erscheint eine
  318.           Liste aller  vorhandenen  Stapeldateien.   Stellen  Sie  den
  319.           Leuchtbalken auf die Stapeldatei, die Sie verbuchen möchten,
  320.           drücken  Sie  dann  die  <ALT>-Taste  und wählen im Menü den
  321.           Punkt "STAPEL VERBUCHEN".
  322.  
  323.           Nach einer Prüfung, ob der Stapel in Ordnung ist, können Sie
  324.           am Bildschirm verfolgen, wie die  Buchungen  in  den  Dialog
  325.           übertragen werden.
  326.  
  327.           Wählen Sie dann im Hauptmenü unter "BUCHEN"->"DIALOGBUCHEN"!
  328.           Sie   werden   dort   Ihre  Buchungen  aus  der  Stapeldatei
  329.           wiederfinden. Schauen Sie sich nun am Bildschirm an, was Sie
  330.           gebucht haben.
  331.  
  332.           Auswerten:
  333.           ----------
  334.           Wählen Sie im Hauptmenü unter "AUSWERTEN" z.B. den Menüpunkt
  335.           "BUCHUNGSJOURNAL".   Es  folgt eine Eingabemaske, in der Sie
  336.           eine  Reihe  von  Selektionen  vornehmen  können,   um   die
  337.           Auswertung entweder einzuschränken, umzusortieren, o.  ä.
  338.  
  339.           Nachdem Sie die wichtigsten Vorselektionen eingegeben haben,
  340.           müssen   Sie   mit  <TAB>  das  Auswertungsformular  wählen.
  341.           Anschließend legen Sie fest,  ob  eine  Auswertung  auf  dem
  342.           Drucker,  Bildschirm  oder  in Datei ausgeführt werden soll.
  343.           Bei der Auswertung auf dem Bildschirm gibt es jedoch einiges
  344.           zu beachten:
  345.  
  346.           Eine Auswertung auf dem Bildschirm ist zunächst einmal  eine
  347.           Auswertung  in Datei.  Wenn diese Datei erstellt ist, werden
  348.           daraus eine bestimmte Anzahl von Zeichen eingelesen und  auf
  349.           dem  Monitor dargestellt. Diese Anzahl ist in GS-Fibu intern
  350.           auf 15.000 Byte (15 KB) begrenzt. Das reicht auf jeden  Fall
  351.           aus,   um   Auswertungen   wie   die   Bilanz,  Gewinn-  und
  352.           Verlustrechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung usw. komplett auf
  353.           dem Bildchirm sehen zu können.  Das reicht aber  auf  keinen
  354.           Fall  aus,  um z.B.  den kompletten Kontenrahmen DATEV-SKR03
  355.           darzustellen.  Wundern Sie sich also nicht, wenn Ihnen  eine
  356.           Bildschirmausgabe nicht vollständig erscheint.
  357.  
  358.           Jahresabschluss:
  359.           ----------------
  360.           GS-Fibu   unterscheidet   zwischen   dem   vorläufigen   und
  361.           endgültigen Jahresabschluss. Der vorläufige  Jahresabschluss
  362.           ist  eine  der  Stärken von GS-FIBU!  Sie erhalten damit die
  363.           Möglichkeit, ein bestimmtes Jahr beliebig oft abzuschließen,
  364.           d.h.  Sie können solange  in  allen  vorhandenen  Jahrgängen
  365.           buchen, bis ein Abschluß wirklich endgültig ist.
  366.  
  367.           Wenn  Sie  ein  Jahr  zum ersten Mal abschließen, werden Sie
  368.           aufgefordert, die  Daten  des  neuen  Jahrgangs  einzugeben.
  369.           GS-Fibu  schlägt jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres
  370.           diese  Daten  vor.   Mit  <RETURN>  können  Sie  die   Daten
  371.           übernehmen  und  dann  den Abschluß starten, oder Sie ändern
  372.           die  Daten,  falls  nötig.   Anschließend  wird  ein   neues
  373.           Jahrgangsverzeichnis      angelegt.      Der     eigentliche
  374.           Jahresabschluss  läuft  vollkommen   automatisch   ab.    Am
  375.           Bildschirm können Sie verfolgen, was passiert.
  376.  
  377.           ... ENDE ...
  378.