旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � GS-FIBU 1.10 - Finanzbuchhaltung � � � � (c) '93 J.London / Gandke & Schubert � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Kurzdokumentation � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Gandke & Schubert Computerprogramme Postfach 200 429 D-41204 M봭chengladbach Autor: J걊gen London Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0 Mo-Fr. 9.00 - 17.00 Uhr Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX: GS# Diese Kurzdokumentation erm봥licht Ihnen innerhalb kurzer Zeit, die wichtigsten Einrichtungen durchzuf갿ren, um mit GS-FIBU arbeiten zu k봭nen. Detailliertere Informationen erhalten Sie im Programm mit oder in der Dokumentation. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴커 � Allgemeines zu GS-FIBU � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴켸 Systemvoraussetzungen: ---------------------- PC/MS-DOS ab Version 5.00 IBM-kompatibler 386er Computer 1 MB EMS-Speicher 570 KB frei verf갾barer Hauptspeicher (alternativ EMS-Speicher) Festplatte, Festplattencache (z.B. smartdrv.exe) Drucker Tastaturbelegung: ----------------- - Hilfe - Mandant w꼑len (wenn ein Mandant vorhanden ist) - Jahrgang w꼑len (wenn ein Jahrgang vorhanden ist) - DOS-Shell - Programm beenden - Men갵ufruf - Auswahl eines Men걈unktes - Ausf갿rung eines Men걈unktes - direkte Anwahl eines Men걈unktes Bildschirmaufbau: ----------------- Die oberste Zeile ist die Men걕eile. Dort w꼑len Sie alle gew걆schten Programmpunkte. Die unteren beiden Zeilen sind Statuszeilen. In der ersten Statuszeile wird Ihnen links immer die Kurzbezeichnung des aktuellen Mandanten angezeigt und rechts das aktuelle Wirtschaftsjahr, in dem Sie sich gerade befinden. Die zweite Statuszeile zeigt Ihnen links immer den gew꼑lten Men걈unkt (Oberbegriff) und rechts die Tastenfunktionen in den einzelnen Arbeitsbereichen! Auswahlmen걌: ------------- Mit der -Taste gelangen Sie in das gearde aktive Men� in der Men걕eile. Mit den Pfeiltasten k봭nen Sie zwischen den Auswahlpunkten wechseln, mit wird entweder der aktuelle Men걈unkt angew꼑lt bzw. ein weiteres Untermen� ge봣fnet. Durch Hotkeys kann der gew걆schte Men걈unkt jedoch schneller angew꼑lt werden, z.B. in der Form +, also die -Taste gedr갷kt halten, danach den Buchstaben tippen. Sie gelangen durch diese Tastenkombination in den Mandantenstamm. Bildschirmmasken: ----------------- Bei verschiedenen Feldern erscheint unten rechts auf dem Bildschirm der Hinweis : Bei diesen Feldern haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Alternativen, die Sie anhand einer weiteren Bildschirmliste angezeigt bekommen. W꼑len Sie den gew걆schten Eintrag und best꼝igen Sie Ihre Auswahl mit . Auswahl eines Druckers: ----------------------- Bitte wechseln Sie in das Men� "EINSTELLUNGEN" und dann "DRUCK-EINSTELLUNGEN" und w꼑len dort im Feld "Drucker-Typ" mit der -Taste einen Drucker aus. 旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � Einf갿rung in GS-FIBU � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Nach der Installation starten Sie GS-FIBU, indem Sie den Programmnamen auf DOS-Ebene eingeben, z. B.: C:\GS\FIBU> GSFIBU Best꼝igen Sie bitte mit . Sollten Sie GS-FIBU auf einem Laptop mit VGA-Grafikkarte und Monochrome-Bildschirm einsetzen, k봭nen Sie GS-FIBU auch mit dem Parameter "/SW" starten. Durch diesen Parameter wird eine Schwarz-Wei�-Dar- stellung erzwungen. Der Programmstart lautet dann: C:\GS\FIBU> GSFIBU /SW Es werden nun s꼖tliche Dateien gepr갽t und, falls n봳ig, automatisch erstellt. Anschlie�end werden Sie nach Ihrem Sachbearbeiter-K걊zel gefragt. Dies ist wichtig f걊 die Stapelerfassung, denn jeder Sachbearbeiter erh꼕t seinen eigenen Buchungsstapel. Erst jetzt befinden Sie sich im Hauptmen� von GS-FIBU. Wenn Sie GS-FIBU zum ersten Mal einsetzen, werden einige Men걈unkte hellgrau sein. Die hellgrauen Programmteile k봭nen Sie nicht aktivieren. Erst nach Neuanlage eines Mandanten sind alle Men걈unkte verf갾bar! Nun wollen wir aber einen Mandanten, Kunden und Lieferanten anlegen, denn sonst kann die Buchungsarbeit nicht beginnen. W꼑len Sie jeweils die Men걈unkte "STAMMDATEN-MANDANTEN", "-KUNDEN" und "-LIEFERANTEN". Es erscheint eine Meldung, da� noch keine Daten vorhanden sind. Dies 꼗dern Sie bitte, indem Sie die Taste bet꼝igen. Sofort erscheint ein kleines Fenster mit der n꼊hsten zu vergebenden Nummer. Die Nummernvergabe f걊 Mandanten ist nicht begrenzt oder eingeschr꼗kt, jedoch k봭nen Kunden nur im Bereich von Nummer 10000 - 69999 und Lieferanten von 70000 - 99999 angelegt werden. Nach erfolgreicher Vergabe der neuen Nummer, erscheint die Adressmaske. Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen ist diese Maske leer. Ansonsten k봭nen die bestehenden Daten ge꼗dert werden. Beachten Sie bitte, da� der Suchbegriff und die Kurzbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind. Nach Neuanlage gibt es beim Mandanten eine Besonderheit, die bei Kunden und Lieferanten nicht vorkommt. Nach der Eingabe der Adresse erscheint die Meldung, da� der Mandant noch nicht voll f걊 GS-FIBU eingerichtet ist. Dazu geh봱t n꼖lich, da� ein Mandantenverzeichnis und ein erster Jahrgang eingerichtet wird. Bet꼝igen Sie hier bitte die Taste um den Mandanten einzurichten. Am Bildschirm k봭nen Sie dann verfolgen, was passiert. Nach erfolgter Einrichtung des Mandanten wird nun automatisch ein Wirtschaftsjahr vorgeschlagen. Sie k봭nen diese Daten 꼗dern, wenn Sie z. B. ein abweichendes Wirtschaftsjahr (also nicht das Kalenderjahr) haben. Wenn Sie jeweils eine Adresse angelegt haben, w꼑len Sie bitte den Men걈unkt "BUCHEN-STAPELBUCHUNGEN". KLEINER EXKURS: --------------- Stapel- bzw. Dialogbuchungen unterscheiden sich da- durch, da� Stapelbuchungen gel봲cht und auch ge꼗dert werden d걊fen. Im Dialog kann eine Buchung lediglich storniert werden. Das war's auch schon. Auch hier erscheint nun die Meldung, da� noch keine Buchung vorhanden ist. Bet꼝igen Sie bitte wieder die Taste . Es erscheint die Buchungsmaske. Erschrecken Sie jetzt bitte nicht. Es sieht schlimmer aus, als es ist! Zur Buchungsmaske: ------------------ Grunds꼝zlich ist bei einer Buchung darauf zu achten, da� diese vollst꼗dig ist. Eine vollst꼗dige Buchung beinhaltet Konto, Betrag, Gegenkonto, Beleg und Datum. Der Buchungstext ist nicht zwingend, sollte aber zur Verdeutlichung einer Buchung auf jeden Fall eingegeben werden. Fehlt eine der Angaben wird gefragt, ob die Buchung gel봲cht werden soll. Nun folgt eine genaue Beschreibung der einzelnen Eingabefelder im Buchungsbereich: Konto / GKonto: --------------- Das Feld "KONTO" stellt das Soll-Konto, und das Feld "GKONTO" das Haben-Konto dar. Mit k봭nen Sie hier die Kontenauswahl aufrufen. Sie haben jedoch auch die M봥lichkeit, bevor Sie die Auswahl mit aufrufen, eine gewisse Vorselektion vorzunehmen, oder das Konto ohne Auswahl direkt zu 갶ernehmen. Beipiel: -------- 1. Sie suchen das Konto "Erl봲e 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "Erl" eingeben und anschlie�end dr갷ken, wird die Kontenauswahl nach der Bezeichnung sortiert angezeigt, und der Leuchtbalken steht bereits auf dem Konto, das gefunden wurde. Sie k봭nen dann dieses Konto mit in die Maske 갶ernehmen. 2. Sie suchen das Konto "Erl봲e 14 % Umsatzsteuer", kennen jedoch die Konto-Nummer nicht, wissen aber, da� dieses Konto ein Konto der Klasse "8" ist. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "8" eingeben und anschlie�end die -Taste dr갷ken, wird die Kontenauswahl nach der Konto-Nummer sortiert angezeigt, und der Leuchbalken steht bereits auf dem 1. Konto der Klasse "8" (z.B "8000"). Sie k봭nen dann wiederum dieses Konto mit in die Maske 갶ernehmen. 3. Sie kennen die Konto-Nummer des gew걆schten Kontos. Geben Sie dann die Konto-Nummer direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" ein. Wenn das Konto gefunden wurde, gelangen Sie ohne Kontenauswahl direkt zum n꼊hten Eingabefeld. Nach erfolgter Auswahl erscheint rechts neben dem Eingabefeld die Konto-Bezeichnung und der Saldo des Kontos. Beachten Sie bitte noch, da� f갿rende Nullen nicht eingegeben werden m걌sen, es sei denn, Sie suchen ein Konto der Klasse "0". Betrag: ------- Der Betrag einer Buchung darf nicht 0,00 sein. Negative Betr꼏e sind jedoch m봥lich. Beleg-Nr. --------- Die Beleg-Nummer wird je nach Einstellung in den Buchungseinstellungen automatisch vergeben. Der Vorschlag kann jedoch manuell ge꼗dert werden. Datum: ------ Als Buchungsdatum wird automatisch das letzte Buchungsdatum vorgeschlagen. Das von Ihnen angegebene Datum mu� sich innerhalb des aktuellen Wirtschaftsjahres befinden. Das aktuelle Wirtschaftsjahr wird in der Statuszeile laufend angezeigt. Code: ----- Unter Code ist der Steuerschl걌sel zu verstehen. Normalerweise werden die Felder "Code", "M/V" und "St-Betrag" automatisch gef걄lt, wenn Sie als Konto oder Gegenkonto ein Konto gew꼑lt haben, da� einen Steuerschl걌sel beinhaltet. Ist dies nicht der Fall, k봭nen Sie in diesem Feld mit die Auswahlliste der Steuer- s꼝ze aufrufen und anschlie�end mit den gew걆schten Steuersatz 갶ernehmen. Nach Eingabe diese Feldes pr갽t GS-Fibu, ob der von Ihnen gew꼑lte Steuersatz mit der Kontenkombination m봥lich ist. Wenn nicht, werden die Inhalte der o.g. Felder gel봲cht und der Leuchtbalken springt direkt auf das Eingabefeld "TEXT". M/V: ---- "M" bedeutet Mehrwertsteuer, "V" bedeutet Vorsteuer. Dieses Feld erreichen Sie auf "normalem" Buchungswege nicht. Sie k봭nen jedoch mit den Pfeiltasten auf dieses Feld gehen. Dort haben Sie wiederum mit eine Auswahlliste der verf갾baren Steuerarten. St-Betrag: ---------- Auch dieses Feld wird bei einer Buchung 갶ersprungen, da der Steuerbetrag automatisch errechnet wird. Nur wenn der von GS-Fibu errechnete Steuerbetrag nicht mit dem Betrag 갶ereinstimmt, den Sie verbuchen wollen, sollten Sie dieses Feld 꼗dern. Sie k봭nen dieses Eingabefeld mit den Pfeiltasten erreichen. Text: ----- Geben Sie hier den Buchungstext ein. Mit k봭nen Sie auch einen bereits vorhandenen Buchungstext aus der Vorgabe w꼑len und mit 갶ernehmen. Zusatz: ------- Im Feld "ZUSATZ" wird festgehalten, ob diese Buchung ein offener Posten ist oder ob es sich um eine Anlagebuchung handelt, d.h. bei einer Buchung mit Debitoren- oder Kreditiorenkonten erscheint hier als Eintrag "OP". Handelt es sich um eine Buchung des Anlageverm봥ens erscheint hier "Anlage"! Buchung 꼗dern: ---------------- Stellen Sie den Leuchtbalken auf die gew걆schte Buchung und best꼝igen Sie Ihre Wahl mit . Sie k봭nen dann die Belegnummer, das Datum und den Text einer Buchung 꼗dern. Neu anlegen: ------------ Sie haben zwei M봥lichkeiten eine Buchung neu anzulegen. Entweder direkt 갶er diesen Men걈unkt, oder Sie dr갷ken aus der Liste heraus. Anschlie�end erscheint die Buchungsmaske. L봲chen: -------- Stellen Sie den Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie l봲chen m봠hten. Dr갷ken Sie dann die Taste oder w꼑len Sie diesen Men걈unkt. Nach einer Sicherheitsabfrage (diese k봭nen Sie 갶rigens in den allgemeinen Einstellungen auch abschalten) wird die Buchung gel봲cht. Die Salden der entsprechenden Konten werden korrigiert. Stapel verbuchen: ----------------- Nachdem Sie einige Buchungen in der Stapeldatei durchgef갿rt haben, k봭nen Sie diese in den Dialog 갶ertragen. Beachten Sie bitte, das der jeweilige Sachbearbeiter nur seine eigene Stapeldatei bearbeiten und ausw꼑len kann. Der Zugriff auf andere Stapeldateien wird von GS-FIBU verweigert. W꼑len Sie bitte im Hauptmen� den Men걈unkt "BUCHEN" und anschlie�end "STAPEL WECHSELN/VERBUCHEN". Es erscheint eine Liste aller vorhandenen Stapeldateien. Stellen Sie den Leuchtbalken auf die Stapeldatei, die Sie verbuchen m봠hten, dr갷ken Sie dann die -Taste und w꼑len im Men� den Punkt "STAPEL VERBUCHEN". Nach einer Pr갽ung, ob der Stapel in Ordnung ist, k봭nen Sie am Bildschirm verfolgen, wie die Buchungen in den Dialog 갶ertragen werden. W꼑len Sie dann im Hauptmen� unter "BUCHEN"->"DIALOGBUCHEN"! Sie werden dort Ihre Buchungen aus der Stapeldatei wiederfinden. Schauen Sie sich nun am Bildschirm an, was Sie gebucht haben. Auswerten: ---------- W꼑len Sie im Hauptmen� unter "AUSWERTEN" z.B. den Men걈unkt "BUCHUNGSJOURNAL". Es folgt eine Eingabemaske, in der Sie eine Reihe von Selektionen vornehmen k봭nen, um die Auswertung entweder einzuschr꼗ken, umzusortieren, o. �. Nachdem Sie die wichtigsten Vorselektionen eingegeben haben, m걌sen Sie mit das Auswertungsformular w꼑len. Anschlie�end legen Sie fest, ob eine Auswertung auf dem Drucker, Bildschirm oder in Datei ausgef갿rt werden soll. Bei der Auswertung auf dem Bildschirm gibt es jedoch einiges zu beachten: Eine Auswertung auf dem Bildschirm ist zun꼊hst einmal eine Auswertung in Datei. Wenn diese Datei erstellt ist, werden daraus eine bestimmte Anzahl von Zeichen eingelesen und auf dem Monitor dargestellt. Diese Anzahl ist in GS-Fibu intern auf 15.000 Byte (15 KB) begrenzt. Das reicht auf jeden Fall aus, um Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung usw. komplett auf dem Bildchirm sehen zu k봭nen. Das reicht aber auf keinen Fall aus, um z.B. den kompletten Kontenrahmen DATEV-SKR03 darzustellen. Wundern Sie sich also nicht, wenn Ihnen eine Bildschirmausgabe nicht vollst꼗dig erscheint. Jahresabschluss: ---------------- GS-Fibu unterscheidet zwischen dem vorl꼞figen und endg걄tigen Jahresabschluss. Der vorl꼞fige Jahresabschluss ist eine der St꼛ken von GS-FIBU! Sie erhalten damit die M봥lichkeit, ein bestimmtes Jahr beliebig oft abzuschlie�en, d.h. Sie k봭nen solange in allen vorhandenen Jahrg꼗gen buchen, bis ein Abschlu� wirklich endg걄tig ist. Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschlie�en, werden Sie aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-Fibu schl꼏t jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten vor. Mit k봭nen Sie die Daten 갶ernehmen und dann den Abschlu� starten, oder Sie 꼗dern die Daten, falls n봳ig. Anschlie�end wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt. Der eigentliche Jahresabschluss l꼞ft vollkommen automatisch ab. Am Bildschirm k봭nen Sie verfolgen, was passiert. ... ENDE ...