home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Black Box 4 / BlackBox.cdr / lan / cmail24d.arj / MAILPROG.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-01-08  |  5KB  |  103 lines
  1.  
  2. USERS GUIDE
  3.  
  4. The four main functions on the main menu are read new mail, send mail,
  5. transfer a file and view old mail.
  6.  
  7. The read new mail function allows you to use the arrow keys, Page Up, Page 
  8. Down, Home and End keys to move around as you read the message.  When you have 
  9. finished reading the message, you can leave the reader by pressing either 
  10. Enter or F10.  When you do this, you will be prompted to press enter to delete 
  11. the message, or to type a filename.  If you don't need to look at the message 
  12. again, just press the enter key.  You will be asked to confirm that you want 
  13. to delete the message if it is a particularly long one. 
  14.  
  15. If you want to keep a copy of the message, type a file name (up to eight
  16. letters plus an optional three letter extension).  The message can then be
  17. viewed later using the view old mail function.  The file name can include a
  18. path, in which it will be extracted to that directory.
  19.  
  20. The second function available allows you to send a message to other users. 
  21. If the user is logged into the network at the time, a message will be sent
  22. to their screen.  Otherwise they will be informed of the waiting message
  23. next time they log on.
  24.  
  25. On selecting the send message function you will be prompted to enter a
  26. list of groups or users.  Users have names that are the same as their login
  27. names.  Users are also allocated to different groups, and sending a message
  28. to a group sends it to all members of that group.  The groups have names of
  29. one letter in length.
  30.  
  31. After entering a list of groups or users, you will find yourself in a text
  32. editor.  The controls for this editor are the same as for entering comments
  33. in the various database programs.  Pressing F10 will leave the editor and
  34. send the message.  Pressing Esc will leave the editor and NOT send the
  35. message.  Pressing F1 will give a help screen (here and in many parts of
  36. the program).  The keys F2 to F9 are programmed with useful phrases which
  37. will be inserted into the text when these keys are pressed.
  38.  
  39. Transfer a file allows you to move a file to someone else.  Having sent a 
  40. file, you will be asked if you want to delete the original.  This function 
  41. currently only works for users whose mail directories are on the same physical 
  42. disk.
  43.  
  44. The view old mail function allows you to view old messages rename (and
  45. move) them, delete them and print them.  I hope it is fairly
  46. self explanatory.
  47.  
  48. The fifth option allows you to see a list of the users, or to print that
  49. list.
  50.  
  51. The "Xtra Features" option allows the network administrator to enter and add 
  52. users, assign strings to the function keys, set up printers and so on.
  53.  
  54.  
  55.  
  56. MORE TECHNICAL STUFF
  57.  
  58. The program won't work unless the DOS enviromental variable MAILID is set.  
  59. Also, to avoid a problem with Clipper's use of expanded memory, it is 
  60. reccomended that you SET CLIPPER=E000
  61.  
  62. I have tried to make this program completely independant of the network type. 
  63. All mail is sent by copying files to the appropriate mail directory, and then 
  64. invoking a suitable command (under Novell I use SEND to inform the user of the 
  65. arrival of mail, but you can invoke any other program, including a mail 
  66. transport program or a comms program with a script).  The mail program is 
  67. swapped out to disk when the command is executed, so almost all the machine's 
  68. memory is available (thanks to Ralf Brown for this).
  69.  
  70. Commands, printer strings and function key definitions can contain clipper 
  71. expressions delimited by square brackets.  Of use in commands are the 
  72. variables "user", "filename", "name", and "maildir" which contain the names of 
  73. the user, the name of the file generated, the name of the person to send to 
  74. and their mail directory name respectively.  Thus the command
  75.  
  76. SENDBAT [maildir] [filename] [name]
  77.  
  78. could be used to invoke a batch file to send the mail on to a particular user.
  79.  
  80. Clipper functions can also be used.  Of particular interest to users, is the 
  81. predefined command PROMPT(string), which prompts the user for input and 
  82. returns the user.  Thus the command
  83.  
  84. SENDFAX [fullfilename] [prompt("Phone number ... ")]
  85.  
  86. could be used to prompt for a phone number, and invoke the command SENDFAX 
  87. with the full file name (with path, stored in "fullfilename") and the 
  88. phone number entered. 
  89.  
  90. Users should have open, read and search access only to the directory with 
  91. the mail program in, full rights to their own mail directory and create and 
  92. write access to each others mail directories. 
  93.  
  94. The F1 key provides context sensitive help throughout the program.
  95.  
  96. The program can take one parameter; the word check causes the program to check 
  97. the user's mail directory, allows him to read any new mail and then exits.  
  98. This should be used in people's login scripts.
  99.  
  100. Enjoy!
  101.  
  102. Peter Summers
  103.