home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / PRINTING / MM30.ZIP / MM.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-08-24  |  113KB  |  2,520 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.                   ███▄      ▄███    ▄███▄    ████  ████
  28.                    ████▄  ▄████    ▐█▌ ▐█▌    ██    ██
  29.                    ██ ██▌▐██ ██    ██▄▄▄██    ██    ██
  30.                    ██  ████  ██   ▐█▌   ▐█▌   ██    ██   ▄▄
  31.                   ████  ██  ████ ▐███   ███▌ ████  ████████
  32.                                                                            TM
  33.  ███▄      ▄███    ▄███▄     ▄█████▄   ████  ████  ████  ███▌  ████  ████████
  34.   ████▄  ▄████    ▐█▌ ▐█▌   ▐█▌    ██   ██    ██    ██    ███▌  ██    ██  ▄ ▀
  35.   ██ ██▌▐██ ██    ██▄▄▄██   ██          ██▀▀▀▀██    ██    ██ ██ ██    ██▀▀█
  36.   ██  ████  ██   ▐█▌   ▐█▌  ▐█▌    ██   ██    ██    ██    ██  ▐███    ██    ▄
  37.  ████  ██  ████ ▐███   ███▌  ▀█████▀   ████  ████  ████  ████  ▐███  ████████
  38.  
  39.    Envelope and Label Printing Software for the Hewlett-Packard Family of
  40.                               LaserJet Printers
  41.  
  42.  
  43.                                  Version 3.0
  44.  
  45.  
  46.                                    TaxWare
  47.                                  PO Box 2014
  48.                             Provo, UT 84603-2014 
  49.  
  50.                             ┌─────────┐
  51.                       ┌─────┴───┐     │               (R)
  52.                     ──│         │o    │──────────────────
  53.                       │   ┌─────┴╨──┐ │  Association of
  54.                       │   │         │─┘  Shareware
  55.                       └───│    o    │    Professionals
  56.                     ──────│    ║    │────────────────────
  57.                           └────╨────┘    MEMBER
  58.  
  59.  
  60.            (C) Copyright TaxWare 1988, 1991.  All rights reserved. Mail Machine                                                     User's Guide
  61. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  62.  
  63. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  64. Copyright Notice
  65.  
  66.      Mail Machine is Copyright 1991 by TaxWare and its author.  All rights
  67.      reserved.
  68.  
  69.      This document and all accompanying documentation is Copyright 1991 by
  70.      TaxWare.  All rights reserved.
  71.  
  72.  
  73. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  74. Trademarks
  75.  
  76.      Mail Machine is a trademark of TaxWare and its author.
  77.      MS and MS-DOS are registered trademarks of Microsoft Corporation.
  78.      IBM and IBM PC are registered trademarks of International Business
  79.      Machines Corporation.
  80.      LaserJet is a registered trademark of Hewlett-Packard Corporation.
  81.      PCL Language is a trademark of Hewlett-Packard Corporation.
  82.      PC Paintbrush and PCX are trademarks of Z-Soft Corporation.
  83.      Type Director is a trademark of Compugraphic Corporation.
  84.      C-Worthy is a registered trademark of Custom Design Systems, Inc.
  85.      Avery is a registered trademark of Avery International.
  86.      WordPerfect is a registered trademark of WordPerfect Corporation.
  87.  
  88.      All trademarks and registered trademarks referenced within this
  89.      document are the property of their respective holders.
  90.  
  91.  
  92. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  93. Warranty Disclaimer
  94.  
  95.      TAXWARE MAKES NO WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING
  96.      WITHOUT LIMITATION ANY WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND/OR FITNESS FOR
  97.      A PARTICULAR PURPOSE.
  98.  
  99.      TAXWARE DOES NOT ASSUME ANY LIABILITY FOR THE USE OF THIS SOFTWARE
  100.      BEYOND THE ORIGINAL PURCHASE PRICE OF THIS SOFTWARE.
  101.  
  102.      IN NO EVENT WILL TAXWARE BE LIABLE TO YOU FOR ANY ADDITIONAL DAMAGES,
  103.      INCLUDING ANY LOST PROFITS, LOST SAVINGS, OR OTHER INCIDENTAL OR
  104.      CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING FROM THE USE OF, OR INABILITY TO USE, THIS
  105.      SOFTWARE AND ITS ACCOMPANYING DOCUMENTATION, EVEN IF TAXWARE HAS BEEN
  106.      ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  120. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page ii User's Guide                                                     Mail Machine
  121. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  122.  
  123. Table Of Contents
  124. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  125.  
  126. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  127.  
  128. System Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  129.  
  130. Installing Mail Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  131.  
  132. Running Mail Machine   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  133.  
  134. Exiting Mail Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  135.  
  136. Obtaining Help While Running Mail Machine  . . . . . . . . . . . . . . .    6
  137.  
  138. Appendix A - Quick Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  139.  
  140. Appendix B - User Interface  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  141.  
  142. Appendix C - Error Messages  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  143.  
  144. Screen Reference Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  180. Page iii                  (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  181. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  240. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page iv User's Guide                                                     Mail Machine
  241. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  242.  
  243. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  244. Introduction
  245.  
  246.      Mail Machine is the most flexible envelope and label printing software
  247.      system ever developed for use with HP LaserJet and 100% compatible laser
  248.      printers.  Designed for the discriminating LaserJet owner, Mail
  249.      Machine's features include the following.
  250.  
  251. Mail Machine...
  252.  
  253.      FORM SUPPORT
  254.      ...can print envelopes and labels of any size acceptable by your
  255.      LaserJet up to 8-1/2 x 14 inches.  Support for most standard size
  256.      envelopes and labels is included in the program.  Mail Machine also
  257.      allows user-defined labels and envelopes.
  258.  
  259.      ENVELOPE ADDRESSES SUPPORT
  260.      ...supports both TO and FROM addresses on envelopes.  Either or both of
  261.      the addresses can be entered manually, or either address can be
  262.      retrieved (imported) from a data file created by a database, spread-
  263.      sheet, text editor, or other application.  See DATA IMPORT below.  Each
  264.      address allows six lines of address information.
  265.  
  266.      LABEL ADDRESS SUPPORT
  267.      ...supports six lines of address information on each label.  Label
  268.      addresses are optional and can be entered manually, or they can be
  269.      retrieved from text files, the same as with envelopes.
  270.  
  271.      USPS POSTNET BARCODE SUPPORT
  272.      ...gives you the option of automatically printing the United States
  273.      Postal Service PostNet barcode in the correct position on your envelopes
  274.      and labels.  This option is not supported by the original LaserJet
  275.      printer.
  276.  
  277.      DATA IMPORT
  278.      ...allows you to retrieve and print data from ASCII text files created
  279.      by databases, spreadsheets, text editors, mail list managers, and all
  280.      other applications that can create (export) ASCII text files.  The data
  281.      does not necessarily need to be addresses or mailing lists - it can be
  282.      other names, numbers, prices, bar codes, and so on.  WordPerfect 4.2
  283.      format files, and comma-delimited ASCII files are also supported.
  284.  
  285.      IMPORTED DATA VERIFICATION
  286.      ...allows optional verification of each address (record) retrieved from
  287.      an ASCII text file prior to printing the envelope or label.
  288.  
  289.      MISCELLANEOUS MESSAGES SUPPORT
  290.      ...allows any number of miscellaneous messages.  In addition to printing
  291.      addresses, you can optionally specify any number of original messages or
  292.      comments.  Such messages can be printed anywhere on the envelopes or
  293.      labels, using any available fonts.  Examples are DO NOT BEND, AIR MAIL,
  294.      HAPPY HOLIDAYS, OPEN IMMEDIATELY, and so on.
  295.  
  296.      FONT SUPPORT
  297.  
  298.  
  299. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  300. Page 1                    (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  301. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  302.  
  303.      ...supports all internal fonts (fonts built-in to your printer), plug-in
  304.      cartridge fonts, all HP-format bitmap fonts (soft fonts), and fonts from
  305.      most third-party font vendors.  Check with your vendor for compatibili-
  306.      ty.  You can print envelopes and labels with any combination of
  307.      available fonts.  Support for several popular font cartridges is
  308.      included; support for additional cartridge fonts can be easily added. 
  309.      Type Director software can automatically install soft fonts into Mail
  310.      Machine.  Optional auto-download and management of soft fonts and
  311.      printer memory are integral features.  Soft fonts are not supported by
  312.      the original LaserJet printer.
  313.  
  314.      GRAPHICS SUPPORT
  315.      ...supports PCL and most black-and-white and 2-color PCX (PC Paintbrush)
  316.      graphics files.  The number of graphics you can print on each envelope
  317.      or label is limited only by your printer.  Graphics are not supported by
  318.      the original LaserJet printer.
  319.  
  320.      PRINTER SUPPORT
  321.      ...supports up to three parallel printers (LPT1, LPT2, and LPT3).  You
  322.      can print envelopes and labels simultaneously on up to three printers.
  323.  
  324.      MULTIPLE COPIES SUPPORT
  325.      ...allows 1 to 99 copies of each envelope or sheet of labels, and up to
  326.      1000 copies of each individual label.
  327.  
  328.      JOB SUPPORT
  329.      ...allows you to organize printing into repeatable "jobs."  Before you
  330.      print, you select the envelope (or label), the fonts, the printer and
  331.      other items necessary to print.  This information is "remembered" as a
  332.      "job."  So, the next time you need to print the same (or similar) job,
  333.      the information is still there.  You can print a job over and over again
  334.      without having to remember how you set things up the last time you
  335.      printed your envelopes or labels.  The required elements of the jobs you
  336.      setup are 1) the form (envelope or label), 2) the printer (LPT1, LPT2 or
  337.      LPT3), and 3) the source of the information to be printed (manual data
  338.      entry or data files created by another program).  Some of the optional
  339.      job elements are fonts, graphics, fixed-text messages and number of
  340.      copies.
  341.  
  342.      One example envelope job and one example label job have already been
  343.      setup for you.  You can print them, modify them, or delete them if you
  344.      want.
  345.  
  346.      BATCH PROCESSING SUPPORT
  347.      ...allows you proceed directly to the screen where you can immediately
  348.      enter the data to be printed on your envelopes or labels.  This means
  349.      that once you have setup a job, you can start the program by providing
  350.      additional information on the DOS command line, bypassing the first
  351.      three screens so you can enter data and print without delay.  This
  352.      feature can be very time saving, especially when done from within a
  353.      batch file.
  354.  
  355.  
  356. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  357. System Requirements
  358.  
  359. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  360. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                    Page 2 User's Guide                                                     Mail Machine
  361. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  362.  
  363.  
  364. Mail Machine requires the following.
  365.  
  366.           An IBM PC, XT, or AT personal computer or 100% compatible, a hard
  367.           (fixed) disk drive with at least 2 megabytes of available disk
  368.           space, 420K of conventional memory (RAM), and running MS-DOS
  369.           version 2.0 or later.
  370.  
  371.           Any Hewlett-Packard LaserJet or 100% compatible laser printer.
  372.  
  373.           A color monitor is not required, but is utilized.
  374.  
  375.           A mouse pointing device is not required, but is utilized.
  376.  
  377.           Hewlett-Packard format (including third-party) soft fonts and
  378.           cartridge fonts (recommended, but not required). 
  379.  
  380.           Envelopes (almost any size) approved for laser printers. 
  381.  
  382.           Labels approved for laser printers.
  383.  
  384.           Your CONFIG.SYS file must contain the following lines:
  385.  
  386.           FILES=20
  387.           BUFFERS=20
  388.  
  389.           The minimum value of these two commands is 20; greater values for
  390.           these two commands are also acceptable.
  391.  
  392.  
  393. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  394. Installing Mail Machine
  395.  
  396.      Installation is simple:  Create an empty directory, then copy the
  397.      MM30REG.EXE program to the new directory and run it.
  398.  
  399. Step 1    Create a directory on your hard drive where you will run Mail
  400.           Machine.
  401.  
  402.           C:> MD C:\MMACHINE <Enter>
  403.  
  404. Step 2    Change directory to the newly created directory.  Be sure you have
  405.           at least one megabyte (1000 Kbytes) of free disk space before you
  406.           proceed.
  407.  
  408.           C:> C: <Enter>
  409.           C:> CD \MMACHINE <Enter>
  410.  
  411. Step 3    Insert the Mail Machine program diskette in your floppy drive and
  412.           copy the file MM30REG.EXE to the newly created directory.
  413.  
  414.           C:> COPY A:MM30REG.EXE <Enter>
  415.  
  416. Step 4    Now, type MM30REG and follow the instructions on the screen.
  417.  
  418.  
  419. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  420. Page 3                    (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  421. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  422.  
  423.           C:> MM30REG <Enter>
  424.  
  425.      During the next minute or two, the files will be extracted, then the DOS
  426.      prompt will appear.  Insatllation is complete and you are ready to begin
  427.      using Mail Machine.
  428.  
  429.      If you do not have Type Director I font generation software from
  430.      Hewlett-Packard, skip to the section titled Running Mail Machine.
  431.  
  432.      If you have Type Director I from Hewlett-Packard, you can set it up to
  433.      interface with Mail Machine.  This process is also very simple:  first,
  434.      complete the steps outlined above, then run TDSETUP.  At the DOS prompt,
  435.      type TDSETUP
  436.  
  437.           C:\MMACHINE> TDSETUP <Enter>
  438.  
  439.      At the first prompt, enter the path where Mail Machine 3.0 was in-
  440.      stalled.
  441.  
  442.           >C:\MMACHINE <Enter>
  443.  
  444.      If you did not enter the path correctly, the program will end. 
  445.      Otherwise, at the next prompt, enter the path where Type Director I was
  446.      installed, C:\TD for example.
  447.  
  448.           >C:\TD <Enter>
  449.  
  450.      Again, if you did not enter the path correctly, the program will end. 
  451.      Otherwise, you will see some messages appear on the screen that inform
  452.      you what is happening.  You do not need to know what the messages mean -
  453.       only that the installation is progressing.  Finally, if all went well,
  454.      you will see the message "Mail Machine Successfully Setup To Work With
  455.      Type Director Application."
  456.  
  457.      After setting up Type Director I to interface with Mail Machine 3.0, all
  458.      procedures described in the section titled Main Menu\Job Elements\Font
  459.      Types\Soft Font Directories will be done automatically when you make new
  460.      fonts for or delete existing fonts from Mail Machine using Type Director
  461.      I.  However, if you encounter an error while running Type Director
  462.      (usually from not having enough available memory), it is likely that the
  463.      fonts you made/deleted were not installed/uninstalled correctly in Mail
  464.      Machine.  In such case, you must follow the normal procedures for
  465.      (un)installing the fonts described in the section titled Main Menu\Job
  466.      Elements\Font Types\Soft Font Directories.
  467.  
  468.      Note that Type Director requires at least 470 KBytes of available memory
  469.      to run.  You may need more when interfacing it with Mail Machine.  Refer
  470.      to your Type Director User's Guide for additional information.
  471.  
  472.  
  473. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  474. Running Mail Machine 
  475.  
  476.      Although it is possible to successfully run Mail Machine before reading
  477.      the manual, you ought to become familiar with the user interface (the
  478.  
  479. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  480. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                    Page 4 User's Guide                                                     Mail Machine
  481. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  482.  
  483.      way you interact with the various screens, menus, lists and forms you
  484.      encounter throughout the program).  See Appendix B for an overview of
  485.      the user interface.  There are several ways you can start Mail Machine. 
  486.      Choose whichever method you prefer.  Here are 3 ways:
  487.  
  488.           Running Mail Machine From Current Directory.  You can run Mail
  489.           Machine from the directory where you installed it.  To do so,
  490.           change to the directory where you copied the program.  To determine
  491.           whether you are in the correct directory, type CD at the DOS
  492.           prompt.  Your current directory will appear on the screen.  Once
  493.           you have changed to the directory containing Mail Machine program,
  494.           type MM and press the Enter key.  The example assumes that you have
  495.           installed the program in the directory C:\MMACHINE.
  496.  
  497.                C:\MMACHINE>MM<Enter>
  498.  
  499.           Running Mail Machine From Any Directory - Method 1.  From any
  500.           directory, type a path that allows you to access the directory
  501.           where you installed the software, then type MM and press the Enter
  502.           key.  The examples assume that your current directory is the root
  503.           of the C: drive (C:\), and that you installed the software in a
  504.           subdirectory that you created called "MMACHINE." 
  505.  
  506.                C:>C:\MMACHINE\MM<Enter>
  507.                C:>MMACHINE\MM<Enter>
  508.  
  509.           Running Mail Machine From Any Directory - Method 2.  This method
  510.           can be the simplest, but requires some knowledge of DOS commands. 
  511.           If you do not understand DOS environment variables, you should use
  512.           one of the other prescribed methods.  First, you must include the
  513.           complete path of the directory where you installed the software in
  514.           the PATH environment variable (see the DOS SET command).  Once you
  515.           have set the PATH variable, you can start Mail Machine from any
  516.           directory path by typing MM and pressing the Enter key.  The
  517.           examples assume that the path where the software was installed is
  518.           included in the PATH environment variable.
  519.  
  520.                C:\>MM<Enter>
  521.                D:\CLIENTS\ACCTG>MM<Enter>
  522.                F:\PERSONAL\NOTES>MM<Enter>
  523.  
  524.      You should now be ready to run your Mail Machine software.  Go ahead and
  525.      try one of the three methods described.
  526.  
  527.  
  528. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  529. Running in Batch Mode
  530.  
  531.      Once you have set up a job that you plan to use repetitively, you can
  532.      bypass the first three screens (Main Menu, Job List and Job Form) and
  533.      proceed directly to the screen where you can (optionally) enter
  534.      addresses and print your envelopes or labels.  This procedure is
  535.      referred to as "batch mode."  You can run Mail Machine in batch mode
  536.      either from the DOS command line, or from within a batch file (see your
  537.  
  538.  
  539. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  540. Page 5                    (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  541. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  542.  
  543.      DOS manual for details in creating batch files).  The following are
  544.      examples of running Mail Machine in batch mode:
  545.  
  546.           C:>MM E My Envelope Job<Enter>
  547.           C:>MM L My Label Job<Enter>
  548.  
  549. The first example will run Mail Machine (MM) and select an envelope job (E)
  550. previously set up with a job named "My Envelope Job."  If the printer is
  551. turned on and an envelope job by the name of "My Envelope Job" is found, you
  552. will see the screen where you can enter addresses to be printed on envelopes.
  553.  
  554. Likewise, the second example will run Mail Machine and select a label job
  555. named "My Label Job."  You will see the screen where you can enter addresses
  556. and print labels.
  557.  
  558. When you escape from the data entry screen, you will be returned to the DOS
  559. command line (or to the next command in your batch file).
  560.  
  561. Two batch files are included that illustrate Mail Machine's batch mode.  The
  562. file BATCHENV.BAT runs a very simple envelope job; the file BATCHLBL.BAT runs
  563. a very simple label job.
  564.  
  565.  
  566. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  567. Exiting Mail Machine
  568.  
  569. There are two ways that you can exit (or quit) the program.  The first way
  570. requires that you be looking at the first screen, also known as the Main
  571. Menu.  To exit the program, press the Escape key (the Escape key is usually
  572. used to return the program to its previous state).  You will be prompted to
  573. confirm your intention to exit the program.  You can exit by selecting 'Yes'
  574. or return to the Main Menu by selecting 'No.'  The second way to exit the
  575. program is a short-cut method.  From any screen, press the Alt key, and,
  576. while holding it down, press the F10 function key.  You must confirm your
  577. intention to exit, as described above.
  578.  
  579.  
  580. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  581. Obtaining Help While Running Mail Machine
  582.  
  583. While running the program, you can press the F1 key to receive context-sensi-
  584. tive help on your screen.  In most cases, you will find the information you
  585. are seeking.  When you are viewing a help screen (screen presented after
  586. pressing the F1 key), you can use the PgUp and PgDn keys to move back and
  587. forth through the information.
  588.  
  589. Although on-screen help is available, you will probably find the User's Guide
  590. to be the most comprehensive source of help.  The rest of the User's Guide is
  591. logically organized so that you can quickly find the information you need for
  592. any screen that you will encounter throughout the program.  Just below the
  593. title line on each screen is that particular screen's reference.  For
  594. example, the screen reference of the opening screen is "Main Menu."  All
  595. screen references are listed in the back of the User's Guide in the Screen
  596. Reference Index.  The index allows you to quickly locate information relating
  597. to any screen.
  598.  
  599. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  600. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                    Page 6 User's Guide                                                     Mail Machine
  601. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  602.  
  603. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  604. Main Menu
  605.  
  606.      Menu
  607.  
  608.      Menu Options
  609.  
  610.      Envelope Jobs  Add, modify, delete and print envelope jobs.
  611.      Label Jobs     Add, modify, delete and print label jobs.
  612.      Job Elements   Define or declare the individual components of which jobs
  613.                     are comprised.
  614.  
  615.      The Main Menu is the first screen displayed when you start Mail Machine. 
  616.      At this screen you can either select one of the options (by positioning
  617.      the highlight over the desired option and pressing the Enter key), or
  618.      you can press the Escape key to exit the program.
  619.  
  620. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  621. Main Menu\Envelope Jobs
  622.  
  623.      List 
  624.  
  625.      Active Keys 
  626.  
  627.      Esc       Return to the Main Menu. 
  628.      Ins       Add a new envelope job.
  629.      Enter     Modify or print an envelope job. 
  630.      Del       Delete an envelope job.
  631.  
  632.      A list of all envelope jobs appears on the screen.  To add a new
  633.      envelope job, press the Insert key and proceed to the next screen.  To
  634.      print or modify a job, position the highlight over the desired job name
  635.      and press the Enter key.  To delete a job, position the highlight over
  636.      the appropriate job and press the Delete key.  You must confirm your
  637.      intent to delete the job.  Type 'Y' for YES or 'N' for NO and press the
  638.      Enter key when prompted.
  639.  
  640. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  641. Main Menu\Envelope Jobs\Job Form
  642.  
  643.      Form
  644.  
  645.      This form allows you to manipulate an envelope job.  To enter data for a
  646.      particular field of the job, position the highlight over the data (to
  647.      the right of the prompt) and follow the instructions (below) for
  648.      answering that field.  If you are adding a job, you must answer the
  649.      required fields before you can print it.  When you have completed the
  650.      job form, press Shift-F7 to print, or press the Escape key to return to
  651.      the previous screen (the list of Envelope Jobs).  All changes made to a
  652.      job are saved when you Press the Escape key.  If you added a new job,
  653.      you will see the Envelope Job ID of the new job in the list of Envelope
  654.      Jobs.  If you were adding a new job, but pressed the Escape key without
  655.      completing the form, you will be informed that it is incomplete.  In
  656.      this case, you will be prompted to decide whether you want to continue
  657.  
  658.  
  659. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  660. Page 7                    (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  661. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  662.  
  663.      or to cancel adding the job.  You can modify any field of an envelope
  664.      job.
  665.  
  666. Envelope Job ID
  667.      (required entry, string field, 1 - 40 characters)  Enter the ID by which
  668.      you will reference the job.  The ID you enter must be unique; that is,
  669.      no other job can be given the same ID.  You can enter up to 40 charac-
  670.      ters and numbers.
  671.  
  672. Envelope Type
  673.      (required entry, menu field)  Position the highlight over the field to
  674.      the right of the Envelope Type prompt and press the Enter or Insert key
  675.      to display the Menu of possible envelope types from which you can
  676.      choose.  Position the highlight over the desired envelope type and press
  677.      the Enter key.  Your selection will appear to the right of the Envelope
  678.      Type prompt.  If you are adding a new job, there are other fields
  679.      (Messages and Graphics) that you cannot access until you have chosen an
  680.      Envelope Type.  This is because positioning information required by such
  681.      fields depends on the size of the envelope selected.
  682.  
  683. FROM Address Source
  684.      (optional entry (uses default Manual Entry), menu field)  This field
  685.      allows you to specify how this job will be supplied the information to
  686.      be printed for this address.  The information can be either manually
  687.      entered (Manual Entry is the default) or it can come from a data file
  688.      (Main Menu\Job Elements\Data Files).  Press the Enter key or the Insert
  689.      key to display the menu of possible data files from which you can
  690.      choose.  Position the highlight over the desired data file and press the
  691.      Enter key.  Your selection will appear to the right of the From Address
  692.      Source prompt.  Included on the menu of data files is the ** Manual
  693.      Entry ** option, which, if selected, allows you to enter (as if using a
  694.      typewriter) the address information just prior to printing the envelope
  695.      job.  It is assumed that you will manually enter your addresses.  If
  696.      this is not the case, modify this field, as necessary.  Only one of the
  697.      address sources (From or To) can be a data file, but both can be manual
  698.      entries, if desired. 
  699.  
  700. Font(s)
  701.      (optional entry (uses Default Font), menu field)  This field allows you
  702.      to change the fonts with which an address is printed.  To see the fonts
  703.      that the address is currently set to be printed with, position the
  704.      highlight over the words "See List" to the right of the Font(s) prompt
  705.      and press the Modify or Enter key.  You will see a list of fonts, each
  706.      font corresponding to a line of the address (i.e. the first line of the
  707.      address will be printed with the first font in the list, and so on). 
  708.      When adding new jobs, all lines of the address are initially set to be
  709.      printed with the Default Landscape Font.  If you want to print using
  710.      other fonts, position the highlight over the font that corresponds to
  711.      the line of the address that you are changing, and press the Insert,
  712.      Modify or Enter key.  You will see a Font Types menu that includes
  713.      options for Soft Fonts, Internal/Cartridge Fonts and the Default Font. 
  714.      Select a font type.
  715.  
  716.      If you select the Soft Fonts option, you will see a list of the paths
  717.      containing soft fonts.  (If you do not see anything, no soft fonts have
  718.  
  719. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  720. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                    Page 8 User's Guide                                                     Mail Machine
  721. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  722.  
  723.      yet been installed into the program.)  Select the path that contains the
  724.      font that you want.  You will see a list of the fonts contained in the
  725.      selected path.  Now, all you must do is select a font.
  726.  
  727.      If you select the Internal/Cartridge Fonts, you will see a list of
  728.      internal fonts and cartridges that have been installed into the program. 
  729.      Make your selection and you will see a list of the actual fonts
  730.      contained by the font cartridge (or by the printer, if you selected
  731.      Internal Fonts).  Now, all you must do is select a font.
  732.  
  733.      If you select the Default Font, the font will be set to it.
  734.  
  735.      You can use the F10 function key for setting any font in the list to the
  736.      same font as the previous line.  This can save a little time.
  737.      See Main Menu/Job Elements/Fonts for more detail. 
  738.  
  739. TO Address Source
  740.      See the FROM Address Source field.
  741.  
  742. Font(s) Used
  743.      See the Font(s) field under the From Address Source field.
  744.  
  745. Messages
  746.      (optional entry, list field)  This field allows you to specify any
  747.      fixed-text messages to be printed on the job's envelopes.  Position the
  748.      highlight over the words "See List" to the right of the Messages prompt
  749.      and press the Insert, Modify or Enter key.  If you are adding a new
  750.      envelope job, you will see an empty list.  Otherwise, you will see the
  751.      current list of messages associated with the job.  To add a new message
  752.      to the list, press the Insert key and type in the message text, select a
  753.      font for the message and enter the message position.  (See the Font(s)
  754.      field instructions under the From Address Source field instructions.) 
  755.      To modify an existing message, position the highlight over the message,
  756.      press the Modify or Enter key and edit the necessary information.  When
  757.      you are done entering or modifying the data for the message, press the
  758.      Escape key and the message text will appear in the list of messages. 
  759.      When you are done entering or modifying messages, press the Escape key
  760.      to return to the envelope job form.  A message's position is the lower
  761.      left-hand corner of the first letter of the message relative to the
  762.      upper left-hand corner of the envelope.  Messages can be up to 40
  763.      characters long, and there is no limit to the number of messages a job
  764.      can have.
  765.  
  766. Graphics
  767.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify graphics
  768.      (files) to be printed on this job's envelopes.  Position the highlight
  769.      over the words "See List" to the right of the Graphics prompt and press
  770.      the Insert, Modify or Enter key.  If you are adding a new envelope job,
  771.      you will see an empty list.  Otherwise, you will see the current list of
  772.      graphics associated with the job.  To add a new graphic to the list,
  773.      press the Insert key and the menu of available graphics will appear. 
  774.      Select a graphic and enter the graphic position.  A graphic's position
  775.      is the upper left-hand corner of the graphic relative to the upper left-
  776.      hand of the envelope.
  777.      See Main Menu\Job Elements\Graphics for more information.
  778.  
  779. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  780. Page 9                    (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  781. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  782.  
  783.  
  784. Printer Name
  785.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify the
  786.      printer that the envelope job uses.  Press the Enter key or the Insert
  787.      key to display the menu of possible printers from which you can choose. 
  788.      Position the highlight over the desired printer and press the Enter key. 
  789.      Your selection will appear to the right of the Printer Names prompt.  If
  790.      you have any question as to which printer you can use, select the
  791.      printer LPT1.  You can later verify that this is correct by doing the
  792.      following: 1) turn on your printer, 2) go to the Main Menu, 3) select
  793.      Job Elements, 4) select Printers from the Job Elements menu, 5) select
  794.      each printer and look at the Printer Status field; if the status for the
  795.      printer you have selected is On-Line, the job will be OK.  Otherwise,
  796.      modify this field for the envelope job.  The default printer is LPT1.
  797.  
  798. Paper Source
  799.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify the way
  800.      you will feed envelopes into the printer.  Press the Enter key or the
  801.      Insert key to display the menu of possible paper sources from which you
  802.      can choose.  Position the highlight over the desired option and press
  803.      the Enter key.  Your selection will appear to the right of the Paper
  804.      Source prompt.  The menu of paper sources includes Internal Tray, Manual
  805.      Feed, Unchanged/Preset At Control Panel and possibly others, depending
  806.      on the type of printer you have.  The Manual Feed option requires that
  807.      the envelopes be fed through the Manual Feed slot.  The Internal Tray
  808.      option requires that the envelopes be in the internal paper tray. 
  809.      (Even if you select Internal Tray as your paper source, you can still
  810.      feed the envelopes through the Manual Feed slot.)  The Unchanged/Preset
  811.      At Control Panel option allows you to preset, either at the printer's
  812.      control panel or through other software, the desired method of feeding
  813.      envelopes into the printer.
  814.  
  815. Copies Each
  816.      (optional entry, number field, 1 - 99)  This field allows you to specify
  817.      the number of copies of each envelope this job will print.  You do not
  818.      need to worry about this field if the job is to have only one copy of
  819.      each envelope printed.
  820.  
  821. ZIP (POSTNET) Barcode Option
  822.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify whether
  823.      you want POSTNET barcodes printed, and whether the zipcode is always on
  824.      the last address line that has information, or if it could be on a line
  825.      previous to the last line.  If you specify Option Off, no barcode will
  826.      be printed.  If you have information like "attn: Purchasing Dept" as the
  827.      last line, select the "Zip Could Be On A Line Before The Last Line"
  828.      option.  If the zipcode is always on the last line, select the "Zip Is
  829.      Always On Last Line With Info" option.  The barcodes will be printed
  830.      where the USPS has specified.
  831.  
  832. Default Address 
  833.      (optional entry, string field, 1 - 40 characters)  These six lines allow
  834.      you to enter the Default Address.  If you have specified a data file as
  835.      the FROM Address Source, the Default Address becomes the default TO
  836.      Address text.  Otherwise, the Default Address becomes the default FROM
  837.      Address.  You do not need to enter anything in these six lines. 
  838.  
  839. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  840. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 10 User's Guide                                                     Mail Machine
  841. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  842.  
  843.      However, if your FROM Address (TO Address under the condition described
  844.      above) will always be the same, entering that address here will save you
  845.      from having to enter it on the envelope form each time you print the
  846.      job.  You can enter information on any or all of the six lines.
  847.  
  848.      See Main Menu\Envelope Jobs\Job Form\The Envelope for more information.
  849.  
  850. Shift-F7 View Envelope
  851.      This is an instructional field that allows you to view the envelope and
  852.      enter addresses manually, if necessary, prior to printing.  Press the
  853.      Shift key, and while holding it down, press the F7 function key.  If you
  854.      are using a mouse, you can achieve the same results by positioning the
  855.      cursor over this field and clicking the left mouse button.
  856.  
  857. ─────────────────────────────────────────────────────────
  858. Main Menu\Envelope Jobs\Job Form\The Envelope
  859.  
  860.      Form
  861.  
  862.      The form you see on the screen represents the envelope (minus the
  863.      graphics and the fixed-text messages) that you are about to print.  In
  864.      the upper left-hand corner and in the middle lower half of the screen
  865.      are some small squares.  These squares are only markers for the lines of
  866.      text that will be printed on the envelope.  The markers will NOT be
  867.      printed on the envelopes.
  868.  
  869.      To print the job, position the highlight on the Print Envelopes field at
  870.      the bottom of The Envelope, type 'Y' and press the Enter key.  If you
  871.      are done printing, or if you decide not to print, you can type 'N' and
  872.      press Enter, or just press the Escape key to return to the previous
  873.      screen.
  874.  
  875. Printing Envelopes with Addresses from a Data File
  876.  
  877.      If the envelope job is retrieving addresses from a data file, all
  878.      addresses being read from the file will appear one at a time on the
  879.      screen.  If you opted NOT to verify each address, all of the addresses
  880.      will print automatically.  If you DID decide to verify each address, you
  881.      will have to type 'Y' or 'N' and press the Enter key for each address
  882.      found in the data file.
  883.  
  884. Printing Envelopes with Manually Entered Addresses
  885.  
  886.      If the envelope job is not retrieving address information from a data
  887.      file, you can add, modify or delete information directly on the form for
  888.      either of the addresses (To address or Return address) before printing. 
  889.      To do so, simply position the highlight over the desired line and enter
  890.      or edit the necessary information.
  891.  
  892. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  893. Main Menu\Label Jobs
  894.  
  895.      List
  896.  
  897.      Active Keys
  898.  
  899. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  900. Page 11                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  901. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  902.  
  903.  
  904.      Esc       Return to the Main Menu. 
  905.      Ins       Add a new label job.
  906.      Enter     Modify or print a label job. 
  907.      Del       Delete a label job.
  908.  
  909.      Remarks
  910.      A list of all label jobs appears on the screen.  To add a new label job,
  911.      press the Insert key and proceed to the next screen.  To print or modify
  912.      a job, position the highlight over the desired job name and press the
  913.      Enter key.  To delete a job, position the highlight over the appropriate
  914.      job and press the Delete key.  You must confirm your intent to delete
  915.      the job.  Type 'Y' for YES or 'N' for NO and press the Enter key when
  916.      prompted.
  917.  
  918. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  919. Main Menu\Label Jobs\Job Form
  920.  
  921.      Form
  922.  
  923.      This form allows you to manipulate a label job.  To enter data for a
  924.      particular field of the job, position the highlight over the data (to
  925.      the right of the prompt) and follow the instructions (below) for
  926.      answering that field.  If you are adding a job, you must answer the
  927.      required fields before you can print it.  When you have completed the
  928.      job form, press Shift-F7 to print, or press the Escape key to return to
  929.      the previous screen (the list of Label Jobs).  All changes made to a job
  930.      are saved when you Press the Escape key.  If you added a new job, you
  931.      will see the Label Job ID of the new job in the list of Label Jobs.  If
  932.      you were adding a new job, but pressed the Escape key without completing
  933.      the form, you will be informed that it is incomplete.  In this case, you
  934.      will be prompted to decide whether you want to continue or to cancel
  935.      adding the job.  You can modify any field of a label job.
  936.  
  937. Label Job ID
  938.      (required entry, string field, 1 - 40 characters)  Enter the ID by which
  939.      you will reference the job.  The ID you enter must be unique; that is,
  940.      no other job can be given the same ID.  You can enter up to 40 charac-
  941.      ters and numbers.
  942.  
  943. Label Type
  944.      (required entry, menu field)  Position the highlight over the field to
  945.      the right of the Label Type prompt and press the Enter or Insert key to
  946.      display the Menu of possible label types from which you can choose. 
  947.      Position the highlight over the desired label type and press the Enter
  948.      key.  Your selection will appear to the right of the Label Type prompt. 
  949.      If you are adding a new job, there are other fields (Messages, Graphics,
  950.      Top Margin and Left Margin) that you cannot access until you have chosen
  951.      a Label Type.  This is because positioning and quantity information
  952.      required by such fields depends on the size of the label and number of
  953.      labels pre sheet selected.
  954.  
  955. Address Source
  956.      (optional entry (uses default Manual Entry), menu field)  This field
  957.      allows you to specify how this job will be supplied the information to
  958.  
  959. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  960. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 12 User's Guide                                                     Mail Machine
  961. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  962.  
  963.      be printed for this address.  The information can be either manually
  964.      entered (Manual Entry is the default) or it can come from a data file
  965.      (Main Menu\Job Elements\Data Files).  Press the Enter key or the Insert
  966.      key to display the menu of possible data files from which you can
  967.      choose.  Position the highlight over the desired data file and press the
  968.      Enter key.  Your selection will appear to the right of the From Address
  969.      Source prompt.  Included on the menu of data files is the ** Manual
  970.      Entry ** option, which, if selected, allows you to enter (as if using a
  971.      typewriter) the address information just prior to printing the label
  972.      job.  It is assumed that you will manually enter your addresses.  If
  973.      this is not the case, modify this field, as necessary.  Only one of the
  974.      address sources (From or To) can be a data file, but both can be manual
  975.      entries, if desired. 
  976.  
  977. Font(s)
  978.      (optional entry (uses Default Font), menu field)  This field allows you
  979.      to change the fonts with which an address is printed.  To see the fonts
  980.      that the address is currently set to be printed with, position the
  981.      highlight over the words "See List" to the right of the Font(s) prompt
  982.      and press the Modify or Enter key.  You will see a list of fonts, each
  983.      font corresponding to a line of the address (i.e. the first line of the
  984.      address will be printed with the first font in the list, and so on). 
  985.      When adding new jobs, all lines of the address are initially set to be
  986.      printed with the Default Landscape Font.  If you want to print using
  987.      other fonts, position the highlight over the font that corresponds to
  988.      the line of the address that you are changing, and press the Insert,
  989.      Modify or Enter key.  You will see a Font Types menu that includes
  990.      options for Soft Fonts, Internal/Cartridge Fonts and the Default Font. 
  991.      Select a font type.
  992.  
  993.      If you select the Soft Fonts option, you will see a list of the paths
  994.      containing soft fonts.  (If you do not see anything, no soft fonts have
  995.      yet been installed into the program.)  Select the path that contains the
  996.      font that you want.  You will see a list of the fonts contained in the
  997.      selected path.  Now, all you must do is select a font.
  998.  
  999.      If you select the Internal/Cartridge Fonts, you will see a list of
  1000.      internal fonts and cartridges that have been installed into the program. 
  1001.      Make your selection and you will see a list of the actual fonts
  1002.      contained by the font cartridge (or by the printer, if you selected
  1003.      Internal Fonts).  Now, all you must do is select a font.
  1004.  
  1005.      If you select the Default Font, the font will be set to it.
  1006.  
  1007.      You can use the F10 function key for setting any font in the list to the
  1008.      same font as the previous line.  This can save a little time.
  1009.  
  1010.      See Main Menu/Job Elements/Fonts for more detail. 
  1011.  
  1012. Top Margin
  1013.      (optional entry, number field)  This field allows you to specify the
  1014.      margin from the top of the first line of the address to the top edge of
  1015.      the label.  Position the highlight over the field and type in the
  1016.      margin, in inches, to the nearest 1/1000th inch.
  1017.  
  1018.  
  1019. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1020. Page 13                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1021. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1022.  
  1023. Left Margin
  1024.      (optional entry, number field) This field allows you to specify the
  1025.      margin from the left side of the address to the left edge of the label. 
  1026.      Position the highlight over the field and type in the margin, in inches,
  1027.      to the nearest 1/1000th inch.
  1028.  
  1029. Messages
  1030.      (optional entry, list field)  This field allows you to specify any
  1031.      fixed-text messages to be printed on the job's labels.  Position the
  1032.      highlight over the words "See List" to the right of the Messages prompt
  1033.      and press the Insert, Modify or Enter key.  If you are adding a new
  1034.      label job, you will see an empty list.  Otherwise, you will see the
  1035.      current list of messages associated with the job.  To add a new message
  1036.      to the list, press the Insert key and type in the message text, select a
  1037.      font for the message and enter the message position.  (See the Font(s)
  1038.      field instructions under the From Address Source field instructions.) 
  1039.      To modify an existing message, position the highlight over the message,
  1040.      press the Modify or Enter key and edit the necessary information.  When
  1041.      you are done entering or modifying the data for the message, press the
  1042.      Escape key and the message text will appear in the list of messages. 
  1043.      When you are done entering or modifying messages, press the Escape key
  1044.      to return to the label job form.  A message's position is the lower
  1045.      left-hand corner of the first letter of the message relative to the
  1046.      upper left-hand corner of the label.  Messages can be up to 40 charac-
  1047.      ters long, and there is no limit to the number of messages a job can
  1048.      have.
  1049.  
  1050. Graphics
  1051.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify graphics
  1052.      (files) to be printed on this job's labels.  Position the highlight over
  1053.      the words "See List" to the right of the Graphics prompt and press the
  1054.      Insert, Modify or Enter key.  If you are adding a new label job, you
  1055.      will see an empty list.  Otherwise, you will see the current list of
  1056.      graphics associated with the job.  To add a new graphic to the list,
  1057.      press the Insert key and the menu of available graphics will appear. 
  1058.      Select a graphic and enter the graphic position.  A graphic's position
  1059.      is the upper left-hand corner of the graphic relative to the upper left-
  1060.      hand of the label.
  1061.  
  1062.      See Main Menu\Job Elements\Graphics for more information.
  1063.  
  1064. Printer Name
  1065.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify the
  1066.      printer that the label job uses.  Press the Enter key or the Insert key
  1067.      to display the menu of possible printers from which you can choose. 
  1068.      Position the highlight over the desired printer and press the Enter key. 
  1069.      Your selection will appear to the right of the Printer Names prompt.  If
  1070.      you have any question as to which printer you can use, select the
  1071.      printer LPT1.  You can later verify that this is correct by doing the
  1072.      following: 1) turn on your printer, 2) go to the Main Menu, 3) select
  1073.      Job Elements, 4) select Printers from the Job Elements menu, 5) select
  1074.      each printer and look at the Printer Status field; if the status for the
  1075.      printer you have selected is On-Line, the job will be OK.  Otherwise,
  1076.      modify this field for the label job.  The default printer is LPT1.
  1077.  
  1078.  
  1079. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1080. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 14 User's Guide                                                     Mail Machine
  1081. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1082.  
  1083. Paper Source
  1084.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify the way
  1085.      you will feed labels into the printer.  Press the Enter key or the
  1086.      Insert key to display the menu of possible paper sources from which you
  1087.      can choose.  Position the highlight over the desired option and press
  1088.      the Enter key.  Your selection will appear to the right of the Paper
  1089.      Source prompt.  The menu of paper sources includes Internal Tray, Manual
  1090.      Feed, Unchanged/Preset At Control Panel and possibly others, depending
  1091.      on the type of printer you have.  The Manual Feed option requires that
  1092.      the labels be fed through the Manual Feed slot.  The Internal Tray
  1093.      option requires that the labels be in the internal paper tray.  (Even if
  1094.      you select Internal Tray as your paper source, you can still feed the
  1095.      labels through the Manual Feed slot.)  The Unchanged/Preset At Control
  1096.      Panel option allows you to preset, either at the printer's control panel
  1097.      or through other software, the desired method of feeding labels into the
  1098.      printer.
  1099.  
  1100. Copies Each
  1101.      (optional entry, number field, 1 - 99)  This field allows you to specify
  1102.      the number of copies of each label this job will print.  You do not need
  1103.      to worry about this field if the job is to have only one copy of each
  1104.      label printed.
  1105.  
  1106. # Of Sheets
  1107.      (optional entry, (uses default of 1), number field, 1 - 1000)  This
  1108.      field allows you to specify the number of copies of each sheet of labels
  1109.      this job will print.  An example of how you might use this field is when
  1110.      you need two copies of every label printed.  There are 2 ways of
  1111.      accomplishing this:
  1112.  
  1113.           One way is to specify 2 for the Copies Each field and 1 for the #
  1114.           Of Sheets field.  This way, both copies of each label will be close
  1115.           to each other, usually on the same sheet.
  1116.  
  1117.           The other way is to specify 1 for the Copies Each field and 2 for
  1118.           the # Of Sheets field.  This way, only one copy of each label will
  1119.           be on every sheet, but each sheet of labels will be followed by a
  1120.           duplicate sheet.
  1121.  
  1122. ZIP (POSTNET) Barcode Option
  1123.      (optional entry, menu field)  This field allows you to specify whether
  1124.      you want POSTNET barcodes printed, and whether the zipcode is always on
  1125.      the last address line that has information, or if it could be on a line
  1126.      previous to the last line.  If you specify Option Off, no barcode will
  1127.      be printed.  If you have information like "attn: Purchasing Dept" as the
  1128.      last line, select the "Zip Could Be On A Line Before The Last Line"
  1129.      option.  If the zipcode is always on the last line, select the "Zip Is
  1130.      Always On Last Line With Info" option.  The barcodes will be printed at
  1131.      the bottom of the label.
  1132.  
  1133. Starting Label Row/Column
  1134.      (optional entry, number field, 1 - maximum number of rows or columns on
  1135.      the label sheet)  This option allows you to select the row and column of
  1136.      the first label to be printed.  This is NOT an endorsement for feeding
  1137.  
  1138.  
  1139. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1140. Page 15                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1141. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1142.  
  1143.      the same sheet of labels more than once, but gives you the opportunity
  1144.      to begin printing on any label on the sheet of labels.
  1145.  
  1146. Default Address 
  1147.      (optional entry, string field, 1 - 40 characters)  These six lines allow
  1148.      you to enter the Default Address.  If you have specified a data file as
  1149.      the FROM Address Source, the Default Address becomes the default TO
  1150.      Address text.  Otherwise, the Default Address becomes the default FROM
  1151.      Address.  You do not need to enter anything in these six lines. 
  1152.      However, if your FROM Address (TO Address under the condition described
  1153.      above) will always be the same, entering that address here will save you
  1154.      from having to enter it on the label form each time you print the job. 
  1155.      You can enter information on any or all of the six lines.
  1156.  
  1157.      See Main Menu\Label Jobs\Job Form\The Label for more information.
  1158.  
  1159. Shift-F7 View Label
  1160.      This is an instructional field that allows you to view the label(s) and
  1161.      enter addresses manually, if necessary, prior to printing.  Press the
  1162.      Shift key, and while holding it down, press the F7 function key.  If you
  1163.      are using a mouse, you can achieve the same results by positioning the
  1164.      cursor over this field and clicking the left mouse button.
  1165.  
  1166. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1167. Main Menu\Label Jobs\Job Form\The Label
  1168.  
  1169.      Form
  1170.  
  1171.      The form you see on the screen represents the labels (minus the graphics
  1172.      and the fixed-text messages) that you are about to print.  Along the
  1173.      left edge of the screen are some small squares.  These squares are only
  1174.      markers for the lines of text that will be printed on the label.  The
  1175.      markers will NOT be printed on the labels.
  1176.  
  1177.      To print the job, position the highlight on the Print Labels field at
  1178.      the bottom of The Label, type 'Y' and press the Enter key.  If you are
  1179.      done printing, or if you decide not to print, you can type 'N' and press
  1180.      Enter, or just press the Escape key to return to the previous screen.
  1181.  
  1182. Printing Labels with Addresses from a Data File
  1183.  
  1184.      If the label job is retrieving addresses from a data file, all addresses
  1185.      being read from the file will appear one at a time on the screen.  If
  1186.      you opted NOT to verify each address, all of the addresses will print
  1187.      automatically.  If you DID decide to verify each address, you will have
  1188.      to type 'Y' or 'N' and press the Enter key for each address found in the
  1189.      data file.
  1190.  
  1191. Printing Labels with Manually Entered Addresses
  1192.  
  1193.      If the label job is not retrieving address information from a data file,
  1194.      you can add, modify or delete information directly on the form before
  1195.      printing.  To do so, simply position the highlight over the desired line
  1196.      and enter or edit the necessary information.
  1197.  
  1198.  
  1199. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1200. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 16 User's Guide                                                     Mail Machine
  1201. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1202.  
  1203. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1204. Main Menu\Job Elements
  1205.  
  1206.      Menu
  1207.  
  1208.      Menu Options
  1209.  
  1210.      Data Files     Add, modify and delete information for data files used in
  1211.                     setting up jobs.
  1212.  
  1213.      Envelopes      Add, modify and delete information for envelopes used in
  1214.                     setting up envelope jobs.
  1215.  
  1216.      Fonts          Add, modify and delete information about fonts used in
  1217.                     setting up jobs.
  1218.  
  1219.      Graphics       Add, modify and delete information about graphic files
  1220.                     used in setting up jobs.
  1221.      Labels         Add, modify and delete information for labels used in
  1222.                     setting up label jobs.
  1223.  
  1224.      Printers       View information relating to the three pre-defined
  1225.                     parallel printers (LPT1, LPT2 and LPT3).  Also, modify a
  1226.                     printer's memory-related information.
  1227.  
  1228.      All that is needed to set up a job is a printer, a form type (envelope
  1229.      or label), and the font(s) with which to print.  Because support for
  1230.      three printers, several standard envelopes and labels, and the printer's
  1231.      internal fonts is built-in, it is not necessary to add any more job
  1232.      elements in order to setup and print a job.
  1233.  
  1234.      However, if a job that you plan on setting up needs to retrieve data
  1235.      from a data file, requires a non-standard size envelope or label, or
  1236.      must be printed using a special font cartridge or soft font, you should
  1237.      define (add) those elements before setting up the job.
  1238.  
  1239.      Once you have setup a job, you can modify it with other job elements
  1240.      that already exist or that are subsequently added.
  1241.  
  1242.      Any job element that is available (built-in or added later) can be used
  1243.      by as many jobs as desired.  Built-in job elements cannot be added or
  1244.      modified, and job elements added by you cannot be deleted if they are
  1245.      currently being used by one or more jobs.
  1246.  
  1247. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1248. Main Menu\Job Elements\Data Files
  1249.  
  1250.      List
  1251.  
  1252.      Active Keys
  1253.  
  1254.      Esc       Return to the previous screen.
  1255.      Ins       Add a new data file definition.
  1256.      F3        Modify a data file definition.
  1257.      Del       Delete a data file definition.
  1258.  
  1259. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1260. Page 17                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1261. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1262.  
  1263.      Enter     View a data file definition.
  1264.  
  1265.      A list of all data files previously defined appears on the screen.  To
  1266.      add a new data file definition, press the Insert key and proceed to the
  1267.      next screen.  If you want to modify or delete an existing data file
  1268.      definition, position the highlight over the desired definition and press
  1269.      either the Modify or Delete key.  If you press the Delete key, you must
  1270.      confirm your intent to delete the definition.  Type 'Y' for YES or 'N'
  1271.      for NO and press the Enter key.  The actual data file will not be
  1272.      deleted from your disk; only the information relating to the data file
  1273.      is deleted from the program's database.
  1274.  
  1275. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1276. Main Menu\Job Elements\Data Files\Adding
  1277. Main Menu\Job Elements\Data Files\Modifying
  1278. Main Menu\Job Elements\Data Files\Viewing
  1279.  
  1280.      Form
  1281.  
  1282. Data File ID
  1283.      (required entry, string field, 1 - 40 characters)  Enter the ID by which
  1284.      you will reference the data file.  The ID you enter must be unique; that
  1285.      is, no other data file can be given the same ID.  You can enter up to 40
  1286.      characters and numbers.
  1287.  
  1288. File Format
  1289.      (optional entry, menu field)  For now (Version 3.0 and below), the only
  1290.      file format supported is ASCII Text.  Support for file formats other
  1291.      than ASCII text might be included in future versions.  However, since
  1292.      all of the leading database, wordprocessor, spreadsheet and text editor
  1293.      programs can export their information and reports in ASCII text format,
  1294.      this ASCII Text support is sufficient.
  1295.  
  1296. File Path
  1297.      (required entry, string field (valid filepath), 1 - 40 characters) 
  1298.      Enter the complete file path of the data file.  You can type it in
  1299.      directly, or you can use the Insert key and the Select key, combined
  1300.      with the normal editing keys to construct the path.
  1301.  
  1302. Lines Per Record 
  1303.      (optional entry, number field, 0 - 6)  Enter the number of lines
  1304.      contained by each record in the data file.  Enter 0 if the number of
  1305.      lines per record in the data file vary.  If you enter 0, all records
  1306.      must be separated by at least one blank line; that is, each line that
  1307.      follows a blank line is considered to be the beginning of a new record
  1308.      (address).
  1309.  
  1310. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1311. Main Menu\Job Elements\Envelopes
  1312.  
  1313.      List
  1314.  
  1315.      Active Keys
  1316.  
  1317.      Esc       Return to previous screen.
  1318.  
  1319. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1320. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 18 User's Guide                                                     Mail Machine
  1321. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1322.  
  1323.      Ins       Add a new envelope definition.
  1324.      F3        Modify an envelope definition.
  1325.      Del       Delete an envelope definition.
  1326.      Enter     View an envelope definition.
  1327.  
  1328.      A list of all envelopes that have been defined appears on the screen. 
  1329.      To add a new envelope definition, press the Insert key and proceed to
  1330.      the next screen.  If you want to modify or delete an existing envelope
  1331.      definition, position the highlight over the desired envelope definition
  1332.      and press either the Modify or Delete key.  If you press the Delete key,
  1333.      you must confirm your intent to delete the definition.  Type 'Y' for YES
  1334.      or 'N' for NO and press the Enter key.
  1335.  
  1336.      The envelope definitions that are included with the program cannot be
  1337.      modified or deleted.
  1338.  
  1339. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1340. Main Menu\Job Elements\Envelopes\Adding
  1341. Main Menu\Job Elements\Envelopes\Modifying
  1342. Main Menu\Job Elements\Envelopes\Viewing
  1343.  
  1344.      Form
  1345.  
  1346. Envelope Name
  1347.      (required entry, string field, 1 - 40 characters)  Enter the name by
  1348.      which you will identify the envelope.  The name you enter must be
  1349.      unique; that is, no other envelope can be given the same name.  You can
  1350.      enter up to 40 characters and numbers.
  1351.  
  1352. Envelope Height
  1353.      (optional entry (uses default of 3.00"), number field, 3.00" - 8.50") 
  1354.      Enter the height, in inches, from the top of the envelope to the bottom.
  1355.  
  1356. Envelope Width
  1357.      (optional entry (uses default of 6.00"), number field, 6.00" - 14.00") 
  1358.      Enter the width, in inches, from the left side of the envelope to the
  1359.      right side.  If the "FROM" address must be indented more than the usual
  1360.      1/4" margin, enter a width smaller than the actual width.
  1361.  
  1362. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1363. Main Menu\Job Elements\Font Types
  1364.  
  1365.      Menu
  1366.  
  1367.      Menu Options
  1368.  
  1369.      Soft Fonts
  1370.           Select this option to add, modify, delete or view information about
  1371.           soft fonts.
  1372.  
  1373.      Cartridge/Internal Fonts
  1374.           Select this option to add, modify, delete or view information
  1375.           about cartridge and internal fonts.
  1376.  
  1377.      Default Portrait Font
  1378.  
  1379. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1380. Page 19                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1381. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1382.  
  1383.           Select this option to view the characteristics of the Default
  1384.           Portrait Font.  When you setup a new label job, the label's
  1385.           address is automatically set to be printed using the current
  1386.           Default Portrait Font.  Of course, you can modify the job to print
  1387.           the address using whatever fonts you want.  Changing the Default
  1388.           Portrait Font will only affect jobs that you setup subsequently.
  1389.  
  1390.      Default Landscape Font
  1391.           Select this option to view the characteristics of the default
  1392.           landscape font.  When you setup a new job that uses a form
  1393.           (envelope or label) to be printed in landscape mode, the addresses
  1394.           are automatically set to be printed using the current default
  1395.           landscape font.  Of course, you can modify jobs to print using
  1396.           whatever fonts you want.  Changing the default landscape font will
  1397.           only affect jobs that you setup subsequently.
  1398.  
  1399.      To set a default font to another font, 1) select the desired font type
  1400.      (Soft Font or Cartridge/Internal Font) on this menu, 2) if you selected
  1401.      Soft Fonts, select the path that contains the desired soft font file; if
  1402.      you selected Cartridge/Internal Fonts, select the cartridge that
  1403.      contains the desired font, 3) select the desired font and select Yes
  1404.      when prompted to confirm your intention to change the default font.  If
  1405.      the orientation of the font you selected is portrait, the Default
  1406.      Portrait Font is changed.  Otherwise, the Defualt Landscape Font is
  1407.      changed.
  1408.  
  1409. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1410. Main Menu\Job Elements\Font Types\Soft Font Directories
  1411.  
  1412.      List
  1413.  
  1414.      Active Keys
  1415.  
  1416.      Esc       Return to previous screen.
  1417.      Ins       Add a new soft font directory.
  1418.      F3        Modify a soft font directory.
  1419.      Del       Delete a soft font directory.
  1420.      Enter     View the fonts contained in the soft font directory.
  1421.  
  1422.      A list of all soft font directories previously inserted appears on the
  1423.      screen.  To add a new soft font directory (that is, to install the soft
  1424.      fonts from another directory), press the Insert key and type in the full
  1425.      directory path where the soft font files are kept.  The program will add
  1426.      information to its database for all HP soft font files contained in the
  1427.      directory.  (It does not matter that there may be other files in the
  1428.      subdirectory.)  If you subsequently add any new soft font files to the
  1429.      directory, you must modify the program's database by highlighting the
  1430.      particular path and pressing the Modify key.  If you happen to delete
  1431.      any soft font files from a soft font directory, you MUST modify the
  1432.      program's database in the same manner.  It is recommended that you keep
  1433.      no more that 20-30 soft font files in any one directory.  If you do,
  1434.      unpredictable results can occur.  You can, however, add as many soft
  1435.      font directories as you need.
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1440. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 20 User's Guide                                                     Mail Machine
  1441. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1442.  
  1443.      If you want to delete all information for a soft font directory,
  1444.      highlight the desired directory and press the Delete key.  You must
  1445.      confirm your intent to delete the directory from the list.  Type 'Y' for
  1446.      YES or 'N' for NO and press the Enter key.  By deleting a soft font
  1447.      directory, you are only deleting information (uninstalling the soft
  1448.      fonts) from the program's database; no soft font files will be deleted
  1449.      from your disk.
  1450.  
  1451.      If you just want to look at the information for fonts contained in the
  1452.      directory, select the desired soft font directory.
  1453.  
  1454.      If you are using Type Director software and have set it up to interface
  1455.      with Mail Machine, all procedures described here will be done automati-
  1456.      cally when you make new fonts for or delete existing fonts from Mail
  1457.      Machine.  However, if you encounter an error while running Type
  1458.      Director, it is likely that the fonts you made/deleted were not
  1459.      installed/uninstalled correctly in Mail Machine.  In this case, you must
  1460.      follow the procedures described here.
  1461.  
  1462. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1463. Main Menu\Job Elements\Font Types\Soft Font Directories\Adding
  1464.  
  1465.      Form
  1466.  
  1467. Soft Font Path
  1468.      (optional entry, string (valid filepath), 1 - 40 characters)  Enter the
  1469.      full path name of the directory that contains soft font files.  The
  1470.      format must be drive:\directory\..\directory.
  1471.  
  1472.           Example:  C:\LASER\FONTS\SCHOOLBK
  1473.  
  1474.      You can type the path in directly, or you can use the Insert key and the
  1475.      Select key, combined with the normal editing keys to construct the path.
  1476.  
  1477. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1478. Main Menu\Job Elements\Font Types\Font Cartridges
  1479.  
  1480.      List
  1481.  
  1482.      Active Keys
  1483.  
  1484.      Esc       Return to previous screen.
  1485.      Ins       Add a new font cartridge.
  1486.      Del       Delete a font cartridge.
  1487.      Enter     View the fonts contained in a cartridge.
  1488.  
  1489.      A list of all font cartridges previously inserted appears on the screen. 
  1490.      You can only access the fonts of the cartridges in this list.  However,
  1491.      you can easily add other cartridge definitions.  To add a new font
  1492.      cartridge, press the Insert key and type in the cartridge name.  You can
  1493.      add as many font cartridge definitions as you need.  Several popular
  1494.      cartridges have already been defined for you.
  1495.  
  1496.      If you want to delete all information for a font cartridge, highlight
  1497.      the desired cartridge and press the Delete key.  You must confirm your
  1498.  
  1499. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1500. Page 21                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1501. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1502.  
  1503.      intent to delete the cartridge from the list.  Type 'Y' for YES or 'N'
  1504.      for NO and press the Enter key.  If you just want to look at the fonts
  1505.      of a particular cartridge, highlight the desired cartridge and press the
  1506.      Enter key.
  1507.  
  1508. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1509. Main Menu\Job Elements\Font Types\Font Cartridges\Adding
  1510.  
  1511.      Form
  1512.  
  1513. Font Cartridge 
  1514.      (required entry, string field)  Enter the name by which you will
  1515.      identify the cartridge.  Press the Enter key to accept or the Escape key
  1516.      to cancel your entry.
  1517.  
  1518. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1519. Main Menu\Job Elements\Font Types\Font Cartridges\Viewing
  1520.  
  1521.      List
  1522.  
  1523.      Active Keys
  1524.  
  1525.      Esc       Return to the previous screen.
  1526.      Ins       Add a new cartridge font.
  1527.      F3        Modify a cartridge font.
  1528.      Del       Delete a cartridge font.
  1529.      Enter     Change the Default Font.
  1530.  
  1531.      A list of all fonts for the selected cartridge appears on the screen. 
  1532.      While you are viewing this list of fonts, you can add new fonts, and
  1533.      delete or modify existing fonts.  You can also change the Default Font
  1534.      (see Main Menu\Job Elements\Font Types).  To do so, highlight the
  1535.      desired font and press the Enter key.  Confirm your choice.
  1536.  
  1537. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1538. Main Menu\Job Elements\Font Types\Font Cartridges\Viewing\Adding
  1539. Main Menu\Job Elements\Font Types\Font Cartridges\Viewing\Modifying
  1540.  
  1541.      Form
  1542.  
  1543. Font Name
  1544.      (locked field)  This field is the name of the cartridge.  It cannot be
  1545.      edited.
  1546.  
  1547. Symbol Set
  1548.      (optional entry, menu field)  Select the symbol set for the font.  The
  1549.      default symbol set is Roman-8.  If you do not know the font's symbol
  1550.      set, refer to the documentation included with your font cartridge.
  1551.  
  1552. Spacing
  1553.      (optional entry, menu field)  Press the Enter, Insert or Modify key and
  1554.      then select the spacing (FIXED or PROPORTIONAL) for the font.  The
  1555.      default is PROPORTIONAL.
  1556.  
  1557. Pitch
  1558.  
  1559. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1560. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 22 User's Guide                                                     Mail Machine
  1561. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1562.  
  1563.      (optional entry, number field, 4.00 - 40.00)  Enter the pitch for the
  1564.      font.  If the Spacing is PROPORTIONAL, the default pitch is 0 (N/A), and
  1565.      if the Spacing is FIXED, the default pitch is 10.00 (characters-per-in-
  1566.      ch).
  1567.  
  1568. Point
  1569.      (optional entry, number field, 3.60 - 72.00)  Enter the point size for
  1570.      the font.  The default point size is 12.00.  A 12-point character is
  1571.      1/6th inch tall; so, a 72-point character is 1 inch tall.
  1572.  
  1573. Stance
  1574.      (optional entry, menu field)  Press the Enter, Insert or Modify key and
  1575.      then select the stance (UPRIGHT or ITALICS) for the font.  The default
  1576.      stance is UPRIGHT.
  1577.  
  1578. Stroke Weight
  1579.      (optional entry, menu field)  Press the Enter, Insert or Modify key and
  1580.      then select the stroke weight for the font.  The default stroke weight
  1581.      is NORMAL (or "medium").
  1582.  
  1583. Typeface
  1584.      (optional entry, menu field)  Select the typeface for the font.  The
  1585.      default typeface is Line Printer.  If you do not know the font's symbol
  1586.      set, refer to the documentation included with your font cartridge.
  1587.  
  1588. Orientation
  1589.      (optional entry, menu field)  Press the Enter, Insert or Modify key and
  1590.      then select the orientation (PORTRAIT or LANDSCAPE) for the font.  The
  1591.      default orientation is PORTRAIT.
  1592.  
  1593. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1594. Main Menu\Job Elements\Graphics
  1595.  
  1596.      List
  1597.  
  1598.      Active Keys
  1599.  
  1600.      Esc       Return to the previous screen
  1601.      Ins       Add a new graphic definition.
  1602.      F3        Modify a graphic definition.
  1603.      Del       Delete a graphic definition.
  1604.      Enter     View a graphic definition.
  1605.  
  1606.      A list of all graphics that have been defined (installed) appears on the
  1607.      screen.  To add a new graphic, press the Insert key and proceed to the
  1608.      next screen.  If you want to modify or delete an existing graphic
  1609.      definition, position the highlight over the desired graphic and press
  1610.      either the Modify or the Delete key.  If you press the Delete key, you
  1611.      must confirm your intent to delete the definition (uninstall the
  1612.      graphic).  Type 'Y' for YES or 'N' for NO and press the Enter key.  The
  1613.      actual graphic file will not be deleted from your disk; only the
  1614.      information relating to the graphic is deleted from the program.
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1620. Page 23                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1621. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1622.  
  1623. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1624. Main Menu\Job Elements\Graphics\Adding
  1625. Main Menu\Job Elements\Graphics\Modifying
  1626. Main Menu\Job Elements\Graphics\Viewing
  1627.  
  1628.      Form
  1629.  
  1630. Graphic Name
  1631.      (required entry, string field, 1 - 40 characters)  Enter the name by
  1632.      which you will identify the graphic.  The name you enter must be unique;
  1633.      that is, no other graphic can be given the same name.  You can enter up
  1634.      to 40 characters and numbers.
  1635.  
  1636. File Path
  1637.      (required entry, string field (valid filepath), 1 - 40 characters) 
  1638.      Enter the complete file path of the graphic.  You can type it in
  1639.      directly, or you can use the Insert key and the Select key, combined
  1640.      with the normal editing keys to construct the path.
  1641.  
  1642. Graphic File Format
  1643.      (locked field)  This field shows the format of the graphic file.
  1644.  
  1645. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1646. Main Menu\Job Elements\Labels
  1647.  
  1648.      List
  1649.  
  1650.      Active Keys
  1651.  
  1652.      Esc       Return to the previous screen.
  1653.      Ins       Add a new label definition.
  1654.      F3        Modify a label definition.
  1655.      Del       Delete a label definition.
  1656.      Enter     View a label definition.
  1657.  
  1658.      A list of all labels that have been defined appears on the screen.  To
  1659.      add a new label definition, press the Insert key and proceed to the next
  1660.      screen.  If you want to modify or delete an existing label definition,
  1661.      position the highlight over the desired label definition and press
  1662.      either the Modify or Delete key.  If you press the Delete key, you must
  1663.      confirm your intent to delete the definition.  Type 'Y' for YES or 'N'
  1664.      for NO and press the Enter key.  The label definitions that are included
  1665.      with program cannot be modified or deleted.
  1666.  
  1667. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1668. Main Menu\Job Elements\Labels\Adding
  1669. Main Menu\Job Elements\Labels\Modifying
  1670. Main Menu\Job Elements\Labels\Viewing
  1671.  
  1672.      Form
  1673.  
  1674. Label Name
  1675.      (required entry, string field, 1 - 40 characters)  Enter the name by
  1676.      which you will identify the label.  The name you enter must be unique;
  1677.  
  1678.  
  1679. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1680. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 24 User's Guide                                                     Mail Machine
  1681. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1682.  
  1683.      that is, no other label can be given the same name.  You can enter up to
  1684.      40 characters and numbers.
  1685.  
  1686. Sheet Size
  1687.      (optional entry, menu field)  Press the Enter, Insert or Modify key and
  1688.      then select the sheet size of the labels.  Select Custom, if the
  1689.      necessary sheet size cannot be found in the menu.  If you select Custom,
  1690.      you will be prompted to enter the height and width of the label.  The
  1691.      default sheet size is Letter, 8.50 inches x 11.00 inches.  The sheet
  1692.      size of most labels designed for laser printers is Letter.
  1693.  
  1694. Orientation
  1695.      (optional entry, menu field)  Press the Enter, Insert or Modify key and
  1696.      then select the orientation of the labels (PORTRAIT or LANDSCAPE).  The
  1697.      default orientation is Portrait.
  1698.  
  1699. Labels Tall
  1700.      (optional entry (uses default of 1), number field)  Enter the number of
  1701.      rows of labels on the label sheet.
  1702.  
  1703. Labels Wide
  1704.      (optional entry (uses default of 1), number field)  Enter the number of
  1705.      columns of labels on the label sheet.
  1706.  
  1707. Height Of 1 Label
  1708.      (optional entry (uses a calculated value), number field)  Enter the
  1709.      height, in inches, of a single label.
  1710.  
  1711. Width Of 1 Label
  1712.      (optional entry (uses a calculated value), number field)  Enter the
  1713.      width, in inches, of a single label.
  1714.  
  1715. Distance Between (vertically)
  1716.      (optional entry (uses default of 0.00"), number field)  Enter the
  1717.      distance, in inches, from the bottom of one label to the top of the
  1718.      label below it.
  1719.  
  1720. Distance Between (horizontally)
  1721.      (optional entry (uses default of 0.00"), number field)  Enter the
  1722.      distance, in inches, from the right edge of one label to the left edge
  1723.      of the label to the right.
  1724.  
  1725. Top Edge
  1726.      (optional entry (uses default of 0.00"), number field)  Enter the
  1727.      distance, in inches, from the top edge of the label sheet to the top
  1728.      edge of the first label.  
  1729.  
  1730.      If there is no top edge, or if the top edge is less than .5 inches, your
  1731.      job may not print as expected.  You have two options:
  1732.  
  1733.           Option 1.  When setting up a label job that uses such a label, set
  1734.           the Top Margin to at least .5 inches.  (See Main Menu\Label
  1735.           Jobs\Job Form.)  If this does not give yourself enough room for
  1736.           printing on the label, you should apply Option 2.
  1737.  
  1738.  
  1739. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1740. Page 25                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1741. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1742.  
  1743.           Option 2.  Decrease the Labels Tall field by one, and set the Top
  1744.           Edge to be the distance from the top of the sheet to the top of the
  1745.           second row of labels.  This means that you will have a blank row of
  1746.           labels at the top of every sheet, but at least you will be able to
  1747.           use your 
  1748.  
  1749. Left Edge
  1750.      (optional entry (uses default of 0.00"), number field)  Enter the
  1751.      distance, in inches, from the left edge of the label sheet to the left
  1752.      edge of the first label.
  1753.  
  1754.      If there is no left edge, or if the left edge is less than .2 inches,
  1755.      your job may not print as expected.  When setting up a label job that
  1756.      uses such a label, set the Left Margin to make up the difference.
  1757.  
  1758. Bottom Edge
  1759.      (locked field)  This field is the bottom edge based upon the other
  1760.      fields.
  1761.  
  1762. Right Edge
  1763.      (locked field)  This field is the right edge based upon the other
  1764.      fields.
  1765.  
  1766. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1767. Main Menu\Job Elements\Printers
  1768.      List
  1769.  
  1770.      Active Keys
  1771.  
  1772.      Esc       Return to the previous screen.
  1773.      F3        Modify the information of a printer definition.
  1774.      Enter     View the information of a printer definition.
  1775.  
  1776.      A list of the printers that have been defined (but not necessarily
  1777.      available) appears on the screen.  You cannot add other printers, and
  1778.      you cannot delete any of the printers.  You can only modify or view a
  1779.      printer's information.  If you want to modify the information for a
  1780.      printer, position the highlight over the desired printer and press the
  1781.      Modify key.  If you press the Enter key, you can view the information
  1782.      relative to the selected printer, including the soft fonts currently
  1783.      downloaded to the printer by Mail Machine.
  1784.  
  1785. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1786. Main Menu\Job Elements\Printers\Modifying
  1787. Main Menu\Job Elements\Printers\Viewing
  1788.  
  1789.      Form
  1790.  
  1791. Printer Name
  1792.      (locked field)  This field shows the name by which you will identify the
  1793.      printer.
  1794.  
  1795. Printer Port
  1796.      (locked field)  This field shows the printer port, LPT1, LPT2, or LPT3.
  1797.  
  1798.  
  1799. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1800. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 26 User's Guide                                                     Mail Machine
  1801. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1802.  
  1803. Printer Type
  1804.      (optional entry, menu field)  Select the type of printer connected to
  1805.      the port shown above.  The default selection is HP Series II.
  1806.  
  1807. Installed Memory 
  1808.      (optional entry, number field, 512 - 4500)  Enter the amount of memory,
  1809.      in bytes, contained in the printer.  The default value for installed
  1810.      printer memory is 512K bytes.
  1811.  
  1812. Manage Fonts
  1813.      (optional entry (uses default of 'No'), Yes/No field)  If you want Mail
  1814.      Machine to manage the memory of the printer, type 'Y' and press Enter. 
  1815.      Otherwise, type 'N' and press Enter.  The only time that you would
  1816.      answer 'No' to this would be if another program were being used to
  1817.      download the soft fonts and manage the printer's memory.  If this is the
  1818.      case, you must still inform Mail Machine of all soft font directories,
  1819.      so the proper fonts can be requested for printing.  (See Main Menu\Font
  1820.      Types\Soft Fonts.)
  1821.  
  1822. Printer Status
  1823.      (locked field)  This field shows the current status of the selected
  1824.      printer and is for your information only.
  1825.  
  1826. Downloaded Fonts
  1827.      (optional entry, list field)  Position the highlight over this field and
  1828.      press Enter to view a list of the soft fonts that are currently
  1829.      considered downloaded by Mail Machine.  If other software downloads the
  1830.      soft fonts and manages the printer's memory, this field has no meaning.
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1860. Page 27                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1861. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1862.  
  1863. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1864. Appendix A - Quick Start
  1865.  
  1866.      The purpose of this appendix is to help you get started without having to
  1867.      completely read the manual.  However, it is not meant as a substitute
  1868.      for the detail found elsewhere in the manual.  You should find the
  1869.      software to be straightforward, but don't hesitate to consult the User's
  1870.      Guide when you need help.  This brief tutorial will take you through the
  1871.      steps of printing an envelope job that has already been set up.  If you
  1872.      have just completed the installation procedure, skip to step 3.
  1873.  
  1874. Step 1    Turn on the computer and the laser printer.  Remember to use the
  1875.           rear output tray to avoid envelopes jamming.
  1876.  
  1877. Step 2    Change to the directory where Mail Machine was installed.
  1878.  
  1879. Step 3    Type MM and press the Enter key to start the program.
  1880.  
  1881. Step 4    If the program is a shareware version, press the Escape key until
  1882.           the Main Menu appears.
  1883.  
  1884. Step 5    At the Main Menu position the highlight over the "Print Job" option
  1885.           and press the Enter key.
  1886.  
  1887. Step 6    Position the highlight over the "Envelope Jobs" option and press
  1888.           the Enter key.
  1889.  
  1890. Step 7    Position the highlight over a job in the list of envelope jobs and
  1891.           press the Enter key.  If you have not setup any new jobs, there is
  1892.           only one job in the list - "Test Envelope Job #1."
  1893.  
  1894. Step 8    Position the highlight over the "Print This Job field" (actually
  1895.           over the Yes) and type Y and press the Enter key.
  1896.  
  1897. Step 9    Type in an address (0 to 6 lines).  End each line by pressing the
  1898.           Enter key.
  1899.  
  1900. Step 10   Place an envelope (4-1/8" x 9-1/2") or a blank sheet of paper in
  1901.           the manual feed slot of your laser printer.  The side of the
  1902.           envelope to be addressed must be facing up and the right side of
  1903.           the envelope should be slid in first.
  1904.  
  1905. Step 11   Position the highlight over the "Print Envelope ?" field (actually
  1906.           over the Yes) and type Y and press the Enter key.
  1907.  
  1908. Step 12   The envelope (or sheet of paper) is printed according to the way
  1909.           the job was setup, using no graphics (logos, etc.) and no special
  1910.           cartridge or soft fonts.
  1911.  
  1912. Step 13   To exit the program press the Escape key until the message
  1913.           requesting that you verify your intent to exit the program, then
  1914.           press the Enter key.  Repeat similar steps to print the sample
  1915.           label job.  To print more sophisticated envelopes or labels, setup
  1916.           your own custom jobs.  If a job that you need to setup 1) will
  1917.           retrieve data from a data file, 2) requires a non-standard size
  1918.  
  1919. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1920. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 28 User's Guide                                                     Mail Machine
  1921. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1922.  
  1923.           envelope or label, or 3) must be printed with special fonts, you
  1924.           must define (add) those Job Elements first (see Main Menu\Job
  1925.           Elements).
  1926.  
  1927.  
  1928.  
  1929.  
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.  
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.  
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1980. Page 29                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  1981. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1982.  
  1983. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1984. Appendix B - User Interface
  1985.  
  1986.      "User Interface" refers to the way you interact with software.  This
  1987.      purpose of this appendix is to acquaint the customer with the user
  1988.      interface implemented in Mail Machine.
  1989.  
  1990.      Mail Machine has a very familiar and intuitive user interface.  The same
  1991.      interface is implemented in software used by millions of people
  1992.      worldwide.
  1993.  
  1994. Portals - Menus, Lists and Forms
  1995.  
  1996.      While running Mail Machine, you will interact with three basic screen
  1997.      types: menus, lists and forms.  Menus, lists and forms each appear in
  1998.      rectangular (window-like) sections of the screen called portals.  Such
  1999.      portals appear almost anywhere on the screen, come in various sizes and
  2000.      contain various data as described below.
  2001.  
  2002. Lists
  2003.  
  2004.      Lists are portals containing one or more lines of information.  If there
  2005.      is more information than can fit in the portal, you can scroll the list
  2006.      up and down, as indicated by small arrows on the left border of the
  2007.      portal.  With lists, you can (usually) add new lines of information, or
  2008.      modify or delete existing lines.
  2009.  
  2010. Menus
  2011.  
  2012.      Menus, like lists, are portals containing one or more lines of text. 
  2013.      However, the lines in menus are commonly referred to as menu options. 
  2014.      You select a menu option by positioning the highlight over the option
  2015.      and pressing the Enter key.  When you select a menu option,  an action
  2016.      occurs, which can be just about anything.  The type of action that will
  2017.      be performed by selecting a menu option is usually very implicit.
  2018.  
  2019. Forms
  2020.  
  2021.      Forms are portals containing data entry fields.  There are several types
  2022.      of data entry fields found on forms - Yes/No fields, numeric fields,
  2023.      string fields (like names and addresses), list fields, menu fields, and
  2024.      so on.  Data entry fields on a form can only accept the type of data
  2025.      designated for them.  Entering data in certain fields can trigger
  2026.      actions; some actions you will notice (printing, for example) and some
  2027.      you may not (updating the program's database, for example).  Some fields
  2028.      verify that the data you have entered is within a valid range; if data
  2029.      in such fields is determined to be out of range, you will be prompted to
  2030.      re-enter the data or cancel editing the field.  Data entry can be
  2031.      required in some fields and optional in others.  Before a form is
  2032.      considered to be complete, all required fields must be filled in.  If a
  2033.      form is incomplete, either you must finish filling in the required
  2034.      fields, or cancel filling in the form.
  2035.  
  2036.      You will almost always be interacting with one of the three screen
  2037.  
  2038.  
  2039. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2040. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 30 User's Guide                                                     Mail Machine
  2041. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2042.  
  2043.      types.  The portal with which you are currently interacting is always
  2044.      highlighted.
  2045.  
  2046. Keyboard Interface
  2047.  
  2048.      Your interaction with Mail Machine is performed by way of your keyboard. 
  2049.      Some navigation can be performed by a mouse, if you have one.  The key
  2050.      assignments for Mail Machine are shown in the following table.  This
  2051.      list of key assignments is also accessible on-line while you are running
  2052.      the program by pressing the F1 function key twice successively.
  2053.  
  2054.      As a simple rule, the keys you will most often be using are the Enter
  2055.      key, the Escape key, the Insert key, the Modify key (F3), the Delete
  2056.      key, the Up, Down, Left and Right arrow keys, and the PgUp and PgDn
  2057.      keys.  If you are not familiar with this type of interface, it may take
  2058.      you a few times running the program before you are completely comfort-
  2059.      able.  It is suggested that you explore the different parts of the
  2060.      program - you cannot really destroy anything by pressing the wrong keys.
  2061.  
  2062.      Some key assignments are not active when you are interacting with the
  2063.      different portals or fields.  For example, the insert, delete and modify
  2064.      keys do not do anything when you are interacting with a menu, but some
  2065.      combination or all of these keys can be used to choose or manipulate
  2066.      information when interacting with a list.  If you are ever unsure of
  2067.      what keys you can use at any particular time, press the F1 key for help,
  2068.      or refer to the User's Guide for assistance.
  2069.  
  2070. Mouse Interface
  2071.  
  2072.      If you have a mouse pointing device, you can use it to help navigate the
  2073.      program.  To use the mouse, turn it on or activate it before running
  2074.      Mail Machine.  Consult your mouse documentation for details.
  2075.  
  2076.      The mouse allows you to position the cursor without having to use the
  2077.      arrow keys.  The left button allows you to select information, the same
  2078.      as with the Enter key.  The right button provides the same function as
  2079.      the the Escape key.
  2080.  
  2081.      There may be some mouse pointing devices that do not work.  If for some
  2082.      reason yours does not, just use your keyboard; it is just as fast with
  2083.      Mail Machine.
  2084.  
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.  
  2094.  
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2100. Page 31                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  2101. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2102.  
  2103. Appendix C - Error Messages 
  2104.  
  2105.      Error messages encountered throughout the program are detailed below. 
  2106.      The question marks that appear in some of the error messages represent
  2107.      information that varies, depending on where the error is encountered in
  2108.      the program.  Please report the designated errors to TaxWare.
  2109.  
  2110. ? Name/ID Already Used
  2111.  
  2112.      The specified Name/ID is already being used.  Change the Name/ID so that
  2113.      it is unique.
  2114.  
  2115. ? Name/ID Not Specified
  2116.  
  2117.      The required Name/ID was not entered.  Select the option to continue or
  2118.      cancel editing the form.
  2119.  
  2120. Batch Job ? Not Found
  2121.  
  2122.      The job specified in the batch command was not found.  Enter the command
  2123.      using an existing job name.
  2124.  
  2125. Can't Delete/Uninstall ? - Still Being Used By Job(s)
  2126.  
  2127.      The item selected for deletion from the list is still associated with
  2128.      one or more jobs.  Such items cannot be deleted until they are no longer
  2129.      being used by any job.
  2130.  
  2131. Can't Delete/Remove/Modify This ?
  2132.  
  2133.      The item selected (envelope, label or cartridge font) for deletion or
  2134.      modification is an integral part of the software and cannot be deleted
  2135.      or modified.
  2136.  
  2137. Complete All Required Fields Before Printing
  2138.  
  2139.      This is only a reminder, not an error.  As the message indicates, all
  2140.      required fields of a job must be completed before you can print the job.
  2141.  
  2142. Environment Is Not Large Enough
  2143.  
  2144.      The program could not internally set an environment variable that it
  2145.      needs to operate.  Either increase the size of your environment (see
  2146.      your DOS manual), or use the DOS SET command to set the environment
  2147.      variable MMPATH before running the program.  To set the MMPATH environ-
  2148.      ment variable before running the program, type
  2149.  
  2150.           >SET MMPATH=path
  2151.  
  2152.      where path is the directory path that contains the files MACHINE.KEY,
  2153.      MACHINE.DAT, LIST.KEY and LIST.DAT.  This path will usually be the path
  2154.      where you installed the software.
  2155.  
  2156. Error Downloading Soft Font(s) To Printer
  2157.  
  2158.  
  2159. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2160. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 32 User's Guide                                                     Mail Machine
  2161. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2162.  
  2163.      An error occurred while attempting to download a soft font.  Cancel the
  2164.      print job and exit to DOS.  Verify that the subdirectory from which the
  2165.      soft fonts were originally installed still exists, and that all font
  2166.      files are still there.  Then, follow the instructions found in Main
  2167.      Menu\Job Elements\Font Types\Soft Font Directories for modifying the
  2168.      fonts of the subdirectory path.  Start the program and try to print the
  2169.      job again.  Report this error to TaxWare, if it continues.
  2170.  
  2171. File Not Found
  2172.  
  2173.      The specified file was not found.  The graphic file or the soft font
  2174.      file has been deleted from the disk since being defined to the program. 
  2175.      Either copy the file back to the directory where the program expects to
  2176.      find it, or modify the graphic or soft font file definition accordingly.
  2177.  
  2178. Graphic Not Found (?)
  2179.  
  2180.      The graphic file does not exist.  Either modify the job to exclude the
  2181.      graphic, modify the graphic definition with the path of an existing
  2182.      graphic, or copy the graphic file back to the directory where it was
  2183.      originally installed.
  2184.  
  2185. Insufficient Memory Reading ?
  2186.  
  2187.      The computer does not have enough memory to download the graphic or the
  2188.      font.  Either remove some resident software from your computer's memory,
  2189.      or add memory to your computer.
  2190.  
  2191. Invalid FilePath
  2192.  
  2193.      The specified filepath is not a valid DOS filepath.  Enter the filepath
  2194.      again.
  2195.  
  2196. Job At Printer ? Cannot Be Completed
  2197.  
  2198.      A job could not be completed for one reason or another.  Cancel the
  2199.      print job and start over.  Report this error to TaxWare, if it con-
  2200.      tinues.
  2201.  
  2202. Memory Allocation Error
  2203.  
  2204.      An error occurred while the next screen to be displayed was being built. 
  2205.      Either add memory to the computer, remove unnecessary resident software
  2206.      from the computer's memory, or delete unnecessary items from the list
  2207.      that caused the error.  This error is most likely to occur when a very
  2208.      large list of soft fonts is being built.
  2209.  
  2210. No Graphics Installed
  2211.  
  2212.      No graphics have been installed, so no graphics can be included with the
  2213.      job.
  2214.  
  2215. No Modifications Made
  2216.  
  2217.  
  2218.  
  2219. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2220. Page 33                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  2221. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2222.  
  2223.      No soft font files have been added to or deleted from the soft font path
  2224.      since the soft font path was added or last modified.
  2225.  
  2226. No Soft Font Files Found
  2227.  
  2228.      No soft font files were found in the specified soft font path.  The
  2229.      specified path is not added to the list of soft font paths.
  2230.  
  2231. Path Too Long
  2232.  
  2233.      The path entered is too long.  Refer to the instructions for the maximum
  2234.      number of characters allowed in the path name.  Unless otherwise
  2235.      specified, the maximum allowable path length is 40 characters.
  2236.  
  2237. Printer Not Responding (?)
  2238.  
  2239.      The printer is not responding.  Check the connections (cables) between
  2240.      the computer and the printer. 
  2241.  
  2242. Printer Not On (?)
  2243.  
  2244.      The printer has been turned off.  Printing stops and downloaded fonts
  2245.      are erased from the printer's memory.
  2246.  
  2247. Printer Off-Line (?)
  2248.  
  2249.      The printer was turned off-line.  Turn it back on-line.
  2250.  
  2251. Printer Off-Line (?) - Stop Job
  2252.  
  2253.      The printer has been turned off-line while a job was printing.  Cancel
  2254.      the job by answereing Yes to the prompt, if desired, or turn the printer
  2255.      on-line and continue printing the job by answering No to the prompt.
  2256.  
  2257. Printer Out Of Paper (?)
  2258.  
  2259.      The printer is out of paper.  Add paper (envelopes or labels).
  2260.  
  2261. Printer Out Of Paper (?) - Stop Job
  2262.  
  2263.      The printer ran out of paper while a job was printing.  Cancel the job
  2264.      by answereing Yes to the prompt, if desired, or add the necessary forms
  2265.      and continue printing the job by answering No to the prompt.
  2266.  
  2267. Soft Font ? Not Supported
  2268.  
  2269.      The font is not in the same orientation as the form (labels or en-
  2270.      velopes) to be printed AND the printer does not support auto-font
  2271.      rotation.  This error can happen if you set up a label job in one
  2272.      orientation and change it to the other after selecting the fonts with
  2273.      which to print it.  The error can also occur under the following
  2274.      conditions:  1) you have set up a job that will use a printer that
  2275.      supports auto-font rotation, 2) you select fonts that are not the same
  2276.      orientation as the form, and 3) you change the job's printer to one
  2277.      that does not support auto-font rotation.  If you proceed to print the
  2278.  
  2279. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2280. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 34 User's Guide                                                     Mail Machine
  2281. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2282.  
  2283.      job, the font will be substituted by the Default Font.  The job's fonts,
  2284.      however, do not change.
  2285.  
  2286. Soft Font Path Already Listed
  2287.  
  2288.      The soft font path has already been added to the list of soft font
  2289.      paths.  The same path cannot be added twice.
  2290.  
  2291. Supplemental Data File ? Not Found
  2292.  
  2293.      The data file (FACES.DAT or SYMSETS.DAT) could not be found or opened in
  2294.      the same directory where the software was installed.  If you cannot
  2295.      locate the data file(s), install the software in another directory and
  2296.      use the DOS COPY command to copy the files back into the directory where
  2297.      the software was originally installed.
  2298.  
  2299. Symbol Set Out Of Range
  2300.  
  2301.      The symbol set entered is not in the valid range of symbol sets.  Refer
  2302.      to your font documentation for the correct symbol set.
  2303.  
  2304. System Error Encountered (?)
  2305.  
  2306.      These errors are database management errors and should never occur if
  2307.      you have sufficient memory and sufficient disk space.  Such errors will
  2308.      cause the program to exit immediately to DOS.  If you determine that you
  2309.      do have sufficient memory and disk space to run the program and the
  2310.      error continues, delete the job(s) or job element(s) that are causing
  2311.      the errors, if possible, and attempt to run the program again.  If the
  2312.      errors continue, the database has probably become corrupt.  If you have
  2313.      kept backups of the database files (MACHINE.KEY, MACHINE.DAT, LIST.KEY
  2314.      and LIST.DAT), restore the most recent backup that did not cause a
  2315.      System Error.  If you do not have a backup, you will have to install the
  2316.      software again.  Report these errors to TaxWare.
  2317.  
  2318. Typeface Out Of Range
  2319.  
  2320.      The typeface number entered is not in the valid range of typefaces. 
  2321.      Refer to your font documentation for the correct typeface.
  2322.  
  2323. Unable To Create/Write To Files In The Current Directory
  2324.  
  2325.      The program must be able to create and write to files in the current
  2326.      directory (the directory where the program was installed).  This error
  2327.      is most likely to occur when running a non-network version of Mail
  2328.      Machine on a network.  Obtain the proper rights and install or run the
  2329.      program again.
  2330.  
  2331. Unable To Open Database
  2332.  
  2333.      Data files necessary to run the software could not be opened.  Run the
  2334.      program using one of the other methods described in the section titled
  2335.      Running Mail Machine. 
  2336.  
  2337. Unknown Graphic Format For File ?
  2338.  
  2339. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2340. Page 35                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  2341. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2342.  
  2343.  
  2344.      The format of the graphic file specified is not supported.  The formats
  2345.      supported are PCX and PCL.  See Main Menu\Job Elements\Graphics for more
  2346.      information.
  2347.  
  2348. Unknown Printer Error
  2349.  
  2350.      Your computer does not have the designated printer connected to it. 
  2351.      Change the job's printer to a valid printer and try again.  See Main
  2352.      Menu\Job Elements\Printers for more information.
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.  
  2384.  
  2385.  
  2386.  
  2387.  
  2388.  
  2389.  
  2390.  
  2391.  
  2392.  
  2393.  
  2394.  
  2395.  
  2396.  
  2397.  
  2398.  
  2399. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2400. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 36 User's Guide                                                     Mail Machine
  2401. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2402.  
  2403. Screen Reference Index
  2404.                                                                            21
  2405. Addresses  . . . . . . . . . . . . 1    Main Menu\Job Elements\Font
  2406. Appendix A - Quick Start . . . .  28         Types\Font Cartridges\Adding  21
  2407. Appendix B - User Interface  . .  30
  2408. Appendix C - Error Messages  . .  32    Main Menu\Job Elements\Font
  2409. Batch Mode . . . . . . . . . . . . 5         Types\Font Cartridges\Viewing                                                                            22
  2410. BATCH PROCESSING SUPPORT . . . . . 2
  2411. Bitmap fonts . . . . . . . . . . . 1    Main Menu\Job Elements\Font
  2412. Cartridge fonts  . . . . . . . . . 1         Types\Font Cartridges-
  2413. COPIES . . . . . . . . . . . . . . 2         \Viewing\Adding . . . . . . . 22
  2414. Copyright Notice . . . . . . . .  ii    Main Menu\Job Elements\Font
  2415. DATA IMPORT  . . . . . . . . . . . 1         Types\Font Cartridges-
  2416. Envelopes  . . . . . . . . . . . . 1         \Viewing\Modifying  . . . . . 22
  2417. Error Messages   . . . . . . . .  32    Main Menu\Job Elements\Font
  2418. Exiting Mail Machine . . . . . . . 6         Types\Soft Font Directories . 20
  2419. FONT SUPPORT . . . . . . . . . . . 1    Main Menu\Job Elements\Font
  2420. Forms  . . . . . . . . . . . . .  30         Types\Soft Font Directories-
  2421. GRAPHICS SUPPORT . . . . . . . . . 2         \Adding . . . . . . . . . . . 21
  2422. Help . . . . . . . . . . . . . . . 6    Main Menu\Job Elements\Graphics  . 23
  2423. IMPORT . . . . . . . . . . . . . . 1    Main Menu\Job Elements\Graphics-
  2424. Installing Mail Machine  . . . . . 3         \Adding . . . . . . . . . . . 23
  2425. Internal fonts . . . . . . . . . . 1    Main Menu\Job Elements\Graphics-
  2426. Introduction . . . . . . . . . . . 1         \Modifying  . . . . . . . . . 23
  2427. JOB SUPPORT  . . . . . . . . . . . 2    Main Menu\Job Elements\Graphics-
  2428. Keyboard Interface . . . . . . .  31         \Viewing  . . . . . . . . . . 23
  2429. Labels . . . . . . . . . . . . . . 1    Main Menu\Job Elements\Labels  . . 24
  2430. Lists  . . . . . . . . . . . . .  30    Main Menu\Job Elements\Labels-
  2431. Main Menu  . . . . . . . . . . . . 7         \Adding . . . . . . . . . . . 22
  2432. Main Menu\Envelope Jobs  . . . . . 7    Main Menu\Job Elements\Labels-
  2433. Main Menu\Envelope Jobs\Job                  \Modifying  . . . . . . . . . 24
  2434.      Form  . . . . . . . . . . . . 7    Main Menu\Job Elements\Labels-
  2435. Main Menu\Envelope Jobs\Job                  \Viewing  . . . . . . . . . . 24
  2436.      Form\The Envelope . . . . .  11    Main Menu\Job Elements\Printers  . 26
  2437. Main Menu\Job Elements . . . . .  16    Main Menu\Job Elements\Printers-
  2438. Main Menu\Job Elements\Data                  \Modifying  . . . . . . . . . 26
  2439.      Files . . . . . . . . . . .  17    Main Menu\Job Elements\Printers-
  2440. Main Menu\Job Elements\Data                  \Viewing  . . . . . . . . . . 26
  2441.      Files\Adding  . . . . . . .  18    Main Menu\Label Jobs . . . . . . . 11
  2442. Main Menu\Job Elements\Data             Main Menu\Label Jobs\Job Form  . . 12
  2443.      Files\Modifying . . . . . .  18    Main Menu\Label Jobs\Job Form\The
  2444. Main Menu\Job Elements\Data                  Label . . . . . . . . . . . . 16
  2445.      Files\Viewing . . . . . . .  18    Menus  . . . . . . . . . . . . . . 30
  2446. Main Menu\Job Elements\Envelopes . .    MESSAGES . . . . . . . . . . . . .  1
  2447.                                   18    Mouse Interface  . . . . . . . . . 31
  2448. Main Menu\Job Elements\En-              PC Paintbrush  . . . . . . . . . .  2
  2449.      velopes\Adding  . . . . . .  19    PCX  . . . . . . . . . . . . . . .  2
  2450. Main Menu\Job Elements\En-              Portals - Menus, Lists and Forms . 30
  2451.      velopes\Modifying . . . . .  19    PRINTER SUPPORT  . . . . . . . . .  2
  2452. Main Menu\Job Elements\En-              Printing Envelopes with Addresses
  2453.      velopes\Viewing . . . . . .  19         from a Data File  . . . . . . 11
  2454. Main Menu\Job Elements\Font             Printing Envelopes with Manually
  2455.      Types . . . . . . . . . . .  19         Entered Addresses . . . . . . 11
  2456. Main Menu\Job Elements\Font             Printing Labels with Addresses
  2457.      Types\Font Cartridges . . . . .         from a Data File  . . . . . . 16
  2458.  
  2459. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2460. Page 37                   (C) 1988, 1991 by TaxWare              Mail Machine Mail Machine                                                     User's Guide
  2461. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2462.  
  2463. Printing Labels with Manually
  2464.      Entered Addresses . . . . .  16
  2465. Quick Start  . . . . . . . . . .  28
  2466. Running in Batch Mode  . . . . . . 5
  2467. Running Mail Machine   . . . . . . 4
  2468. Soft fonts . . . . . . . . . . . . 1
  2469. System Requirements  . . . . . . . 2
  2470. Trademarks . . . . . . . . . . .  ii
  2471. Type Director  . . . . . . . . . . 2
  2472. User Interface . . . . . . . . .  30
  2473. USPS POSTNET BARCODE . . . . . . . 1
  2474. Warranty Disclaimer  . . . . . .  ii
  2475.  
  2476.  
  2477.  
  2478.  
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.  
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.  
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2520. Mail Machine              (C) 1988, 1991 by TaxWare                   Page 38