home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Shareware - Software Farm 2 / wosw_2.zip / wosw_2 / DESKTOP / RMEMBR11.ZIP / NAMES.HLP (.txt) < prev    next >
Clarion Help  |  1991-07-09  |  13KB  |  238 lines
  1. Main Menu
  2. This is where you choose what to do next. The quickest  
  3.  way is to press just the first letter. For example, press  
  4.  "C" and the "Categories" list will appear.
  5. You can also use the cursor arrow keys (
  6. ) to move
  7.  the highlight to the desired menu item. As each menu item  
  8.  is highlighted, a brief explanation of the item appears on 
  9.  the line below. When the desired item is highlighted,
  10.  press the Enter key (
  11. ) to select that menu choice.
  12. To get started, highlight the word "Names" and press
  13.  <Enter> to see a list of the names on your file. After the 
  14.  "Names" list appears, press the F1 HELP key again for more 
  15.  information.
  16.  #(Press Esc to exit Help) 
  17. This menu lists the various types of printed output you 
  18.  can choose. Use F9 to enter a report "Title." Also use F9  
  19.  to choose a "Category" (only names in that category will
  20.  print). A blank category will print all names.
  21. Reports normally start with the "top" name, but press
  22.  F2 START/STOP to begin or end with other names. You can
  23.  also select names using F3 SCAN NAMES.
  24. The PHONE LIST report will print Names & Phone numbers. 
  25.  Each report listed underneath with "+above" adds some more 
  26.  information to the report. For example, NOTES+ABOVE prints 
  27.  Address, Misc, and Notes data, along with Names & Phones.  
  28. DATES ONLY lists "dates" while CALENDAR prints monthly  
  29.  calendar pages. NOTES ONLY lists "notes" records. Choose
  30.  which months by pressing F9 (start=05, stop=05 prints only 
  31.  May). Use F5 DATE NAME to print records for just one name. 
  32. Choose LABELS or ENVELOPES to print addresses on those  
  33.  special forms. Press F8 (Setup 1) to change the size and
  34.  layout of these forms. Choose ROLODEX to print 3x5 rolodex 
  35.  type cards.
  36. Use the F7 (Printer Code) function key to send special  
  37.  "setup codes" to your printer.
  38.  #(Press Esc to exit Help) 
  39. Setup
  40. The SETUP area is where you describe your printer, the  
  41.  types of forms you use (label type, envelope size), and
  42.  select other options (modem setup, report sequence, etc).  
  43. SETUP values can be changed at any time. If you aren't  
  44.  sure how to answer a specific question, it's probably best 
  45.  to skip it, leaving the current value. See the program
  46.  Documentation for more complete explanations of the SETUP  
  47.  values.
  48.  #(Press Esc to exit Help) 
  49. Selection
  50. The category you enter here is used throughout the
  51.  program to select the names and dates associated with that 
  52.  category. If you leave the category blank, by pressing the 
  53.  space bar, then ALL names will be selected.
  54. This category determines which names print on reports
  55.  and labels, and which names, dates, or notes appear with
  56.  the VIEWS option. Likewise, with UTILITIES the category
  57.  affects which records are processed.
  58. The TITLE appears at the top of reports. The MONTH and  
  59.  YEAR affect which records are processed by the PRINTING
  60.  and UTILITIES menus. Use the F9 SELECTION key on the VIEWS,
  61.  PRINTING, and UTILITIES menus to change these values. You  
  62.  can see the current "selection" values at the top of each  
  63.  of these menus.
  64.  #(Press Esc to exit Help) 
  65. Monthly Calendar
  66. The calendar shows the current month and year according 
  67.  to your computer's system date. The current day is shown
  68.  in a different color. Any "event dates" which are in your  
  69.  file will appear as a blinking day.
  70. Use the arrow keys to change to the next (or prior)
  71.  month or year. Calendars for any month and year can be
  72.  shown, by repeatedly pressing the arrow keys.
  73. Press the F5 DATES key to see the individual date
  74.  reminders, if any, for the month. You can then add, change 
  75.  or delete these date records.
  76.  #(Press Esc to exit Help) 
  77. Categories
  78. A Category is a way of classifying a group of names.
  79.  For example, you might put people in your Bridge club into 
  80.  a "B" category. First define the category here, using the  
  81.  "Ins" (insert) key. Then add or revise each name, placing  
  82.  a "B" in its "Categories" field (on the name record). Then 
  83.  you can use the category to PRINT a roster just for the
  84.  Bridge club, PRINT mailing labels to send a newsletter, or 
  85.  VIEW the membership list on your computer monitor.
  86. Once you have defined a number of Categories, you can
  87.  revise them by moving the highlight and pressing the Enter 
  88.  key (
  89. ). Use the "Del" (delete) key to get rid of a
  90.  category you no longer want.
  91.  #(Press Esc to exit Help) 
  92. Show all Dates
  93. This screen shows all the "event dates" you have on the 
  94.  file, beginning with the current date. If there is no date 
  95.  record for the current day, then the first date after that 
  96.  shows. The dates are in order by month and day. By keying  
  97.  a number for the month and day, you can move to a specific 
  98.  date (key "0615" then <Enter> to move to June 15th).
  99. You can also use the <Pg Dn>, <Pg Up>, and cursor arrow 
  100.  keys to move arround and select from the list. To select a 
  101.  date, "highlight" the date and press <Enter>. You can then 
  102.  see the "text" comments, and revise the date record.
  103. Event dates can also be added or deleted here. Use the  
  104.  <Ins> key to add a "*Date only*" event (not "tied" to a
  105.  name). The <Del> key will delete any event date.
  106. The "Tied" column has a "Y" (for "Yes") if the date is  
  107.  associated with ("tied to") a name record.
  108.  #(Press Esc to exit Help) 
  109. Dates or Notes for
  110.  This screen lists DATE or NOTE records. The title tells
  111.  whether it's for a person, a month, or a Category.
  112.  To select a record, "highlight" the line and press ENTER.  
  113.  When you select a record, all the information is displayed 
  114.  and can be revised.
  115.  Records can also be added or deleted here. Use the <Ins>
  116.  (insert) key to add a record, or the <Del> (delete) key to 
  117.  drop one. The bottom of the screen has reminders regarding 
  118.  the use of these special keys.
  119.  The TIED column indicates if the record is associated with 
  120.  a particular name.
  121.  #(Press Esc to exit Help) 
  122. Names on your file are listed here for selection. You
  123.  can "Find" a name by typing the first few letters and
  124.  pressing <Enter>. You can also use the <PgDn>, <PgUp>,
  125.  <Home>, <End>, <
  126. >, and <
  127. > keys. Hold down <Ctrl> and
  128.  press <PgDn> to move to the bottom of the list.
  129. To add a name to your file, press the <Ins> "insert"
  130.  key (you do NOT have to go to the alphabetical place where 
  131.  the name should appear). To change a name, "highlight" the 
  132.  name and press <Enter>. To delete a name, highlight it and 
  133.  press the <Del> "delete" key.
  134. Press the F4 and F5 keys to add NOTE and DATE data for  
  135.  the highlighted name. You can add any number of NOTE and
  136.  DATE records for each name. NOTEs hold any miscellaneous
  137.  comments. DATEs are for birthdays, upcoming meetings, etc. 
  138. You can do some printing from this screen. Highlight
  139.  the name and press F2 to address an envelope. Press F3 for 
  140.  mailing Labels, and F8 for a Rolodex card. F7 changes the  
  141.  monitor display between NAME and COMPANY sequence.
  142.  #(Press Esc to exit Help) 
  143.  NOTES: This is where you save miscellaneous information
  144.  about the names on your file. Each name can have as many
  145.  note records as you wish. The MONTH, DAY, and YEAR are
  146.  automatically entered (use the UP arrow if you want to
  147.  change this date). A DESCRIPTION and 8 lines of text can
  148.  be typed on each note record.
  149.  DATES: Dates are similar to "notes," but they should be
  150.  used to remind you of important events (for example,
  151.  birthdays, anniversarys, etc.). For each date record, the  
  152.  MONTH and DAY of the event are required, and the YEAR is
  153.  optional. The DESCRIPTION is required, and prints on wall  
  154.  calendars (as 2 lines) and other reports (as 1 line).
  155.  Put 'Y' in MASS DELETE for "temporary" entries (meetings), 
  156.  and 'N' for "permanent" events (birthdays). The UTILITIES  
  157.  section can be used to delete "temporary" entries.
  158.  The YEAR is used to calculate the AGE for an event such as 
  159.  a birthday (AGE is based on the current date). UTILITIES
  160.  "Add Dates" is available for recurring dates, for example  
  161.  monthly meetings (3rd Monday of every month, etc).
  162.  #(Press Esc to exit Help) 
  163. Key in each type of information that applies to the name
  164.  you are adding (for example, First Name, Last Name, etc.), and 
  165.  press the ENTER key (
  166. ). If you want to skip something, press 
  167.  just the ENTER key. When you have keyed all the data that
  168.  applies to a given name, then press SHIFT<ENTER> to update the 
  169.  entire record (hold down the SHIFT key, then press <ENTER>).
  170. Use the ESC(ape) key to go back to the start of a field
  171.  (like Last Name), and "undo" the keying you did in that field. 
  172.  Press <ESC> at the start of a field to move to the prior field 
  173.  (from Last Name back to First Name). Finally, press SHIFT<ESC> 
  174.  (hold SHIFT, press ESC) from anywhere to "undo" all the keying 
  175.  you have done, and QUIT the screen. SHIFT<ESC> will "quit" so  
  176.  so that the data is not put on the file (if in "add" mode), or 
  177.  revisions are not kept (if in "change" mode).
  178. Press the F4 key to "skip" quickly down the screen. Use the 
  179.  F7 key to see how your name and address data will appear when  
  180.  printed on a label or envelope. If you have a modem, you can
  181.  use the F10 key to automatically dial phone numbers.
  182.  '(Press Esc to exit Help) 
  183. This menu performs Utility functions. Use F2, F3, F5,
  184.  and F9 to further select which records to process.
  185. The MAIL MERGE function creates an ASCII file with the  
  186.  name MERGE.FIL. Each name will have 5 lines of address
  187.  data (some may be blank). A sixth line for "salutation" is 
  188.  created if requested in the SETUP area.
  189. The EXPORT function creates a "comma" separated ASCII
  190.  file (also called DIF) with the name EXPORT.FIL. This file 
  191.  contains all the data from each selected name record.
  192. The IMPORT function loads a file called IMPORT.FIL. If  
  193.  a category is selected with F9, all names are put in that  
  194.  category. EXPORT and IMPORT files have the same format.
  195. Use CHANGE CATEGORYS to revise the category assignments 
  196.  in selected records.
  197. Use NAME DELETES to permanently remove from your file
  198.  all the names in a single Category.
  199. The ADD DATES function adds recurring date records, for 
  200.  example, meetings on the third Tuesday of each month.
  201. The DATE DELETES function will delete dates, but only
  202.  dates coded with "Y" in the MASS DELETE field. Use F9 to
  203.  choose the MONTH, YEAR and CATEGORY of the dates to be
  204.  dropped. Use F5 to "tie" to a single name.
  205.  #(Press Esc to exit Help) 
  206. Views
  207. This menu lets you see a Category "view" of your files. 
  208.  Use F9 SELECTION to change the category. Then choose NAMES 
  209.  to see only the names tagged with the selected Category.
  210. Names are put into categories by placing the category
  211.  code into the "categories" area of each name record (along 
  212.  with the address, phone numbers, etc). DATES and NOTES are 
  213.  in the same categories as the name they are "tied" to. If  
  214.  a Date is not tied to a name, then it is not in any
  215.  categories. Add Dates and Notes when you are on the Names  
  216.  list screens, to tie them to a particular name.
  217. Select ANALYZE to see all your Categories displayed
  218.  with name counts, percents, and bar graphs. Use CALENDAR
  219.  to see a calendar for any month, which shows all the Date  
  220.  records for the month (regardless of category).
  221. Choose SCAN NAMES to "search" name records for certain  
  222.  phrases (like State=NY, etc), or to enter a LAST CHANGED
  223.  date to find names recently added or revised.
  224.  #(Press Esc to exit Help) 
  225. MENU    
  226. RPT_MENU2
  227. SETUP   Q
  228. SET_CAT 
  229. SH_CAL  
  230. SH_CATS 
  231. SH_DATES
  232. SH_DTE  
  233. SH_NAMES
  234. UP_DATES{
  235. UP_NAME ^$
  236. UTL_MENU_)
  237. VW_MENU 
  238.