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Text File | 1994-01-31 | 266KB | 5,113 lines

┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │ GS-ADRESSEN Adressen- und Textverwaltung │ │ │ │ Version 2.20 │ └─────────────────────────────────────────────────────┘ Anwenderhandbuch Gandke & Schubert - Computerprogramme Postfach 200 429 D-41204 Mönchengladbach Telefon: (0 21 66) 94 80-0 9.00 bis 17.00 Uhr (freitags bis 16.00 Uhr) Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 94 80-50 BTX GS# (c) 1989 - 1994 Stand: 20.01.1994 Autor: Wolfram Schubert GS-Adressen wird als Shareware vertrieben. Was ist das eigentlich - SHAREWARE? Der Begriff kommt, wie könnte es anders sein, aus den USA und bedeutet sinngemäß "Verteilsoftware". Dies heißt keinesfalls, daß Shareware-Programme kostenlos sind. Es handelt sich nicht um Public-Domain oder Freeware, sondern lediglich um einen besonderen Vertriebsweg für "ganz normale" Software! Zugrunde liegt dem ganzen das Prinzip "Fairneß gegen Fairneß": Sie erhalten mit den Shareware-Versionen unserer Programme voll funktionstüchtige Software, die Sie ausgiebig testen können, ohne sie dazu kaufen zu müssen. Im Gegenzug vertrauen wir darauf, daß Sie sich bei uns als Anwender registrieren lassen, wenn Sie vorhaben, weiter mit dem Programm zu arbeiten. Die Shareware-Versionen (natürlich nicht die registrierten Versionen) unserer Programme dürfen Sie beliebig kopieren und weitergeben. HINWEIS: Bei der Shareware-Version von GS-Adressen erscheint bei Programmstart und -ende sowie ab und zu innerhalb des Programmes eine Aufforderung, die Vollversion zu kaufen. Der Umfang des Ortsverzeichnisses ist reduziert. ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 2 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen - AT 386 - MS-DOS 5.0 - mindestens 550 kB freier Arbeitsspeicher - zusätzlich 1 MB EMS-Speicher - mindestens 2,5 MB Speicher auf der Festplatte verfügbar (Version mit großem Ortsverzeichnis ca. 12 MB) - Drucker, wenn Sie drucken wollen 1.2 Einträge in der Datei CONFIG.SYS Da das Programm eine größere Anzahl von Dateien gleichzeitig verwendet, ist es unter Umständen nötig, die Datei CONFIG.SYS anzupassen, die dem Betriebssystem entsprechende Anweisungen gibt. Folgende Zeile muß darin auf jeden Fall enthalten sein: files=49 (oder ein höherer Wert) Denken Sie daran, daß die CONFIG.SYS sich im Stammverzeichnis Ihrer Festplatte C: befinden muß! 1.3 Einträge in der Datei AUTOEXEC.BAT GS-Adressen speichert Daten auf Festplatte zwischen (sogenannte temporäre Dateien). Wenn Sie eine Umgebungsvariable TMP oder TEMP definiert haben, wird das dort angegebene Verzeichnis dafür verwendet. Fügen Sie z. B. folgende Zeile in der Datei AUTOEXEC.BAT ein: SET TEMP=e:\ Handelt es sich bei Laufwerk E: um eine RAM-Disk, wird dadurch die Ausführungsgeschwindigkeit des Programmes erhöht. ACHTUNG: Bei Einsatz einer RAM-Disk für temporäre Dateien sollten Sie darauf achten, daß diese ausreichend groß ist (> 1 MB)! Nach Änderungen an der CONFIG.SYS oder AUTOEXEC.BAT müssen Sie Ihren Rechner erneut starten, damit diese wirksam werden! HINWEIS: Informationen über die Konfiguration Ihres Rechners, u. a. über die Dateien CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT finden Sie in Ihrem DOS-Handbuch. Damit Änderungen in CONFIG.SYS oder AUTOEXEC.BAT wirksam werden, müssen Sie Ihren Rechner neu starten! ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 3 1.4 Einsatz des Programmes mit MS-DOS 6.0 bzw. 6.2 DATENSICHERUNG -------------- Wenn Sie MS-DOS 6.0 einsetzen, sollten Sie sich unbedingt das Update auf Version 6.2 besorgen. Dieses ist bei Microsoft erhältlich! Bei MS-DOS 6.x gibt es keinen BACKUP-Befehl mehr. Das neue Programm MSBACKUP ist nicht mehr kompatibel zum bei älteren DOS-Versionen vorhandenen BACKUP. Folge davon ist, daß die von uns mitgelieferte Batchdatei SICHERN.BAT, die das BACKUP-Programm aufruft, die Datensicherung nicht mehr ausführt. Es gibt allerdings die Möglichkeit, das Backup-Programm von MS-DOS 5.0 auch unter MS-DOS 6.x zu nutzen. Hierzu installieren Sie zuerst den SETVER-Treiber in der CONFIG.SYS: DEVICE=C:\DOS\SETVER.EXE Kopieren Sie dann die alte BACKUP.EXE in Ihr Verzeichnis C:\DOS. Anschließend geben Sie im Verzeichnis C:\DOS folgenden Befehl ein: SETVER BACKUP.EXE 5.00 Nach erneutem Booten Ihres Computers kann BACKUP.EXE aufgerufen werden. Wenn Sie MS-DOS 5.0 nicht besitzen, wenden Sie sich bitte an den MS-DOS-Support von Microsoft oder führen die Datensicherung auf eine andere Art (z. B. mit einem Streamer) durch! ------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 4 2. INSTALLATION Abhängig vom Diskettenformat und der Größe des mitgelieferten Ortsverzeichnisses wird GS-Adressen auf einer, zwei, drei oder vier Disketten ausgeliefert. Legen Sie die erste Diskette (Beschriftung "Diskette 1 von x") in Ihr Diskettenlaufwerk ein und rufen das Installationsprogramm INSTALL.EXE auf. Weitere Informationen zur Installation finden Sie in der Datei INSTALL.TXT. Diese können Sie durch Aufruf der Datei START.BAT ansehen: C:\GSADR> start Zu GS-Adressen mit Ortsverzeichnis ist das deutsche Straßenverzeichnis zur Ermittlung der Postleitzahlen und Postfächer in größeren Orten separat erhältlich und kann im Anschluß an die Installation des eigentlichen Programmes unter dem Menüpunkt "Dienste - Straßenverzeichnis installieren" eingerichtet werden. Sie benötigen dafür ca. 35 MB zusätzlichen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte! ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 5 3. INHALTSVERZEICHNIS 1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 2 1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen 2 1.2 Einträge in der Datei CONFIG.SYS 2 1.3 Einträge in der Datei AUTOEXEC.BAT 2 1.4 Einsatz des Programmes mit MS-DOS 6.0 bzw. 6.2 3 2. INSTALLATION 4 3. INHALTSVERZEICHNIS 5 4. ALLGEMEINE INFORMATION 8 4.1 Überblick 8 4.2 Aufruf des Programmes 10 4.3 Parameter beim Aufruf 10 5. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG 13 5.1 Listen 13 5.2 Menüs 15 5.3 Masken 16 5.4 Das Hilfssystem 18 5.5 Abfragefenster (Requester) 19 6. DIE AUSWAHLPUNKTE DES HAUPTMENÜS 20 6.1 Menüpunkt "Adressen" 20 6.1.1 Adressen Ansehen/Ändern 20 6.1.1.1 Anreden hinzufügen/editieren 21 6.1.1.2 Titel hinzufügen/editieren 21 6.1.1.3 Briefanreden hinzufügen/editieren 22 6.1.1.4 Das Menü der Adreßmaske 25 6.1.2 Suchen 26 6.1.3 Bemerkungsfeld 26 6.1.4 Adreßarten 26 6.1.5 Verbindungen zwischen Adressen 27 6.1.6 Adressen neu anlegen 30 6.1.7 Adressen kopieren 30 6.1.8 Adressen löschen 30 6.1.9 Sortieren nach ... 30 6.1.10 Markierungen ... 31 6.1.11 Adreßdatei wählen 31 6.1.12 Standardmakro/Anderes Makro ausführen 32 6.2 Menüpunkt "Texte" 32 6.2.1 Untermenü "Text" 32 6.2.2 Untermenü "Drucken" 34 6.2.3 Untermenü "Stammdaten" 35 6.2.4 Untermenü "Format" 35 6.2.5 Untermenü "Filter" 35 6.2.6 Untermenü "Suchen" 36 6.2.7 Untermenü "ASCII schreiben" 37 6.3 Menüpunkt "Etiketten" 37 6.3.1 Etiketten drucken 37 6.3.2 Etiketten gestalten 38 6.4 Menüpunkt "Listen" 40 6.4.1 Listen drucken 40 6.4.2 Listen gestalten 40 6.5 Menüpunkt "Selektion" 43 6.5.1 Die Selektionsliste 43 6.5.2 Gespeicherte Selektion einlesen 44 6.5.3 Suchen nach Buchstabenfolge 44 6.5.4 Suchen nach freier Bedingung 45 6.5.5 Alle Selektionen aktualisieren 48 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 6 6.5.6 Eine Selektion aktualisieren 48 6.5.7 Doppelte suchen 48 6.5.8 Adreßselektion löschen 49 6.5.9 Letzte Selektion aufrufen 49 6.5.10 Letzte Optimierung Infopost 49 6.6 Menüpunkt "Dienste" 49 6.6.1 Der Maskeneditor 49 6.6.2 Einstellungen 52 6.6.2.1 Einstellungen allgemein 1 52 6.6.2.2 Einstellungen Allgemein 2 53 6.6.2.3 Druckvorgaben 55 6.6.2.4 Textvorgaben 56 6.6.2.5 Automatische Anwahl 58 6.6.2.6 Datensicherung 59 6.6.2.7 Hotkey zum Aufruf 60 6.6.2.8 Makros für residenten Aufruf / Windows-Zwischenablage 61 6.6.2.9 Inhalt Bildschirmlisten 64 6.6.2.10 Vorgaben Adreßmaske 65 6.6.2.11 Drucksteuerung anpassen 66 6.6.2.12 Einstellungen Fax 66 6.6.2.13 Aktivieren der Faxoption 66 6.6.2.14 Batchdatei u. Tastaturmakro 67 6.6.3 Indexaufbau 69 6.6.4 Datenübernahme aus GS-Adressen 1.x 69 6.6.5 Daten sichern / Daten rücksichern 71 6.6.6 Dateien ausdrucken 71 6.6.7 Straßenverzeichnis installieren 71 6.7 Menüpunkt "Sonstiges" 71 6.7.1 Ortsverzeichnis 71 6.7.2 Adreßarten insgesamt 74 6.7.3 Adreßverbindungen insgesamt 74 6.7.4 Adreßarten zuordnen 74 6.7.5 Adreßarten löschen 74 6.7.6 Bemerkungsfeld ergänzen 74 6.7.7 Letzten Kontakt setzen 75 6.7.8 Rechenfeld-Berechnung 75 6.7.9 Adressen exportieren <F4> 75 6.7.9.1 Vordefiniertes Format 76 6.7.9.2 GS-Adressen 2.x 76 6.7.9.3 Standard-ASCII 76 6.7.9.4 Anderes ASCII-Format 77 6.7.9.5 MS-Word/Winword 79 6.7.9.6 Word-Perfect 5.1 79 6.7.10 Adressen importieren 79 6.7.10.1 Vordefiniertes Format 79 6.7.10.2 GS-Adressen 2.x 79 6.7.10.3 dBASE 80 6.7.10.4 ASCII 80 6.7.11 Ex-/Importdefinition löschen 81 6.8 Wählen 81 7. DER TEXTEDITOR 82 7.1 Texteingabe 82 7.2 Tastenbelegung 82 7.3 Punktbefehle 83 7.4 Das Menü des Texteditors 84 8. DRUCKVARIABLEN und -STEUERZEICHEN 87 8.1 Druckvariablen 87 8.2 Druckfunktionen 88 ---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 7 8.3 Drucksteuerzeichen 90 8.4 Erstellen/Ändern von Druckertreibern 91 9. PORTOOPTIMIERUNG Infopost 95 9.1 Postalische Grundlagen (ohne Gewähr ...) 95 9.2 Aufbau der Sortierung 96 9.3 Einstellungen Infopost 96 9.4 Statistik Infopost 97 9.5 Etiketten-/Textdruck für Infopost-Sendungen 97 9.5.1 Druckvariablen bei Druckausgabe für Infopost-Sendungen 97 9.6 Exportieren 98 10. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSADR 99 ------------------------------------------------ Allgemeine Information 8 4. ALLGEMEINE INFORMATION GS-Adressen ist eigentlich "selbsterklärend", d. h. es wurde bei der Gestaltung großer Wert darauf gelegt, daß auch ein ungeübter Anwender keine lange Einarbeitung benötigt, um erfolgreich mit dem Programm arbeiten zu können. Die Datei KURZDOK.TXT enthält einen Text mit dem Titel "Schnellstart". Dort werden die Grundzüge des Programmes anhand von Beispielen kurz vorgestellt. Diesen Text sollten Sie sich beim ersten Programmstart ausdrucken lassen, wenn Sie danach gefragt werden. Durch Drücken der Taste <F1> rufen Sie das Hilfssystem von GS- Adressen auf, das Ihnen überall im Programm Informationen zum gerade aktuellen Programmteil gibt. Zum Beenden eines Programmteiles bzw. des Programmes an sich drücken Sie die <ESC>-Taste. 4.1 Überblick Mit GS-Adressen haben Sie die Möglichkeit, Adressen und Texte gemeinsam zu verwalten. Das bietet gegenüber herkömmlichen Adreßdateien und Textverarbeitungen den Vorteil, daß Serienbriefe, Listen, Etiketten ... unmittelbar unter Verwendung der Adreßdaten erzeugt werden können, ohne daß umfangreiche Vorarbeiten erforderlich sind. Durch die Möglichkeit des speicherresidenten Programmaufrufes und die Export-Funktionen von GS-Adressen können Sie Texte auch mit Ihrer Textverarbeitung (z. B. MS-Word) schreiben und die benötigten Adreßdaten problemlos aus GS-Adressen übernehmen. Selbstdefinierbare Makros ermöglichen direkte Datenübernahme in beliebige Textverarbeitungen unter DOS. - Sie werden einfach an der Cursorposition im Text eingefügt. Zusätzlich zu den normalen Adreßdaten wie "Suchbegriff", "Anrede", "Postanschrift" ... stehen Ihnen drei Zusatzmasken zur Verfügung, die Sie frei an Ihre Erfordernisse anpassen können. Jede Adresse hat ein Bemerkungsfeld, das bis zu 40 kB Text aufnehmen kann. Ist in Zusatzmasken oder Bemerkungsfeld ein Eintrag vorhanden, wird die entsprechende Funktionstaste auf einer der unteren Bildschirmzeilen farblich hervorgehoben. Unterteilung der Adressen in Gruppen wird durch Zuordnung von "Adreßarten" ermöglicht. Diese sind in beliebiger Anzahl frei definierbar, z. B. "privat", "Kunde", "Lieferant" ... Beliebig viele voneinander unabhängige Adreßdateien sind möglich. Zusammengehörige Adressen, wie verschiedene Abteilungen einer Firma, Verwandte, Freunde ..., werden durch die Vergabe von "Adreßverbindungen" als solche gekennzeichnet. Wie die Adreßarten sind auch Adreßverbindungen frei in beliebiger Anzahl definierbar. ------------------------------------------------ Allgemeine Information 9 Adreßselektionen sind nach (fast) beliebigen Kriterien möglich. Diese können gespeichert und jederzeit wieder angezeigt, aktualisiert oder zum Ausdruck von Briefen, Etiketten oder Listen verwendet werden. Auch innerhalb der Texte gibt es umfangreiche Selektionsmöglichkeiten. Sie können nach den Stammdaten ("Textname", "Autor", "Datum" und "Betreff") oder nach bestimmten Worten innerhalb des Textes selbst suchen. Standardtexte können vor versehentlicher Änderung geschützt werden. Die Postanschrift für die Serienbrieffunktion ist von Ihren sonstigen Adreßdaten unabhängig. Sie können also die Anschrift den Erfordernissen anpassen, ohne daß die Stammdaten dadurch verfälscht werden. Dies macht nicht einmal zusätzliche Tipparbeit erforderlich: Das Programm schlägt aufgrund der vorhandenen Adreßdaten automatisch eine Postanschrift vor, die in den meisten Fällen schon ausreichen dürfte. Wenn Ihr Rechner über ein Faxmodem sowie ein Programm, um dieses anzusprechen, verfügt, können Texte direkt aus GS-Adressen heraus gefaxt werden. Das Ortsverzeichnis enthält in der "Vollversion mit Orten" über 40 000 deutsche, österreichische, schweizer, liechtensteiner und belgische Orte und Ortsteile sowie mehr als 30 000 Vorwahlen dazu. Diese Daten stehen Ihnen auch beim Anlegen von Adressen zur Verfügung. Wissen Sie nur die Postleitzahl, werden Ihnen alle entsprechenden Orte vorgeschlagen. Geben Sie einen Teil des Ortsnamens ein, erscheint ein Fenster mit allen passenden Orten incl. Postleitzahl. Ihre Auswahl wird sofort in die Adreßmaske übertragen. Entsprechendes gilt auch für die Telefon-Vorwahl. Straßen-PLZ und Postfach-PLZ werden in getrennten Feldern verwaltet. Sollte ein Ort nicht vorhanden sein, können Sie ihn zusätzlich ins Verzeichnis aufnehmen. Dies ist auch direkt aus der Adreßmaske heraus möglich. Größere Orte haben in der Regel mehrere Postleitzahlen. Um diese aus GS-Adressen heraus ermitteln zu können, benötigen Sie zusätzlich zum Programm das ebenfalls bei Gandke & Schubert erhältliche "deutsche Straßenverzeichnis", das anhand der eingegebenen Straße bzw. Postfachnummer die Suche nach der passenden PLZ ermöglicht. (Das Straßenverzeichnis ist nur zusammen mit dem Programm mit großem Ortsverzeichnis einsetzbar!) ------------------------------------------------ Allgemeine Information 10 4.2 Aufruf des Programmes Nach der Installation befinden Sie sich in dem Verzeichnis Ihrer Festplatte, in das GS-Adressen installiert wurde. Starten Sie das Programm durch Eingabe von C:\GS\ADR> gsadr (Das Verzeichnis C:\GS\ADR wird bei der Installation vorgeschlagen, ist aber nicht zwingend.) Beim ersten Aufruf nach der Installation wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, den Text KURZDOK.TXT auszudrucken, der eine kurze Einführung in GS-Adressen enthält. Wenn Sie die Version 2.x des Programmes noch nicht kennen, sollten Sie an dieser Stelle Ihren Drucker einschalten und einige Seiten Papier einlegen. Vor dem Ausdruck werden Sie gefragt, ob beim Seitenwechsel eine Pause gemacht werden soll. Antworten Sie hier mit "<J>a", werden Sie am Ende jeder Seite aufgefordert, ein neues Blatt einzulegen. Ebenfalls beim ersten Start werden die Indexdateien aufgebaut. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht "gewaltsam", z. B. durch einen Warmstart des Rechners, unterbrochen werden! 4.3 Parameter beim Aufruf Mit verschiedenen Parametern wird GS-Adressen angewiesen, auf bestimmte Art zu starten. Mögliche Parameter sind: Suchbegriff, /sw, /r, /i, /oi, /reorg, /vollreorg /seleneu, /termin und /braille Starten Sie das Programm z. B. folgendermaßen: C:\GS\ADR> gsadr Gandke /sw GS-Adressen startet im Schwarz-Weiß-Modus und sucht sofort nach "Gandke". Suchbegriff übergeben - GSADR Suchbegriff: Ein Parameter ohne Schrägstrich am Anfang wird als Suchbegriff interpretiert. GS-Adressen springt beim Start sofort zum passenden Datensatz. Erzwingen von Schwarzweiß-Darstellung - /sw: Wenn Sie eine farbfähige Grafikkarte einsetzen, aber einen monochromen Bildschirm verwenden, z. B. bei Laptop-Rechnern mit LCD-Bildschirm, sind die Farben oft nicht einwandfrei auseinanderzuhalten. Schwarz-weiße Darstellung löst dieses Problem! ------------------------------------------------ Allgemeine Information 11 Alle Auswahlbalken rot darstellen - /braille: Programme, die den Bildschirminhalt in Braille-Schrift (Blindenschrift) übersetzen, reagieren in der Regel besonders auf die Farbe rot. Auf diese Art wird das Erkennen der wichtigsten Zeile erleichtert. Speicherresidenter Aufruf /r: Das Programm wird zwar geladen, tritt aber solange nicht in Erscheinung, bis Sie es benötigen. Jederzeit, auch während der Arbeit mit anderen Programmen, können Sie die Adreßverwaltung durch Drücken einer Tastenkombination ("Hotkey" genannt) aufrufen. Nach der Installation ist dies das gemeinsame Betätigen der Tasten <Alt>+<A>. Wünschen Sie andere Tasten für den residenten Aufruf, können Sie dies im Menüpunkt "Dienste - Einstellungen - Hotkey beim Aufruf" ändern. Residenter Aufruf ist nicht aus Windows heraus möglich. Natürlich kann GS-Adressen unter Windows parallel zu anderen Programmen gestartet werden. Indexaufbau, Reorganisation - /i, /oi, /reorg, /vollreorg /nurreorg: Durch ungünstige Umstände, z. B. Stromausfall oder einen Fehler auf der Festplatte, kann es passieren, daß die Indexdateien, die GS-Adressen zum Sortieren von Daten benötigt, defekt werden. Normalerweise reicht es in diesem Fall aus, den Menüpunkt "Dienste - Indexaufbau" aufzurufen. Kann das Programm jedoch die Adreßliste nicht mehr sortieren, die sich ständig auf dem Bildschirm befindet, ist dieser Punkt nicht aufrufbar. Verwenden Sie den Parameter "/i", zum Aufbau der normalen Indexdateien und "/oi" wenn Probleme mit dem Ortsverzeichnis auftreten. "/reorg" überprüft sämtliche Dateien (außer Orte, Straßen, Postfächer und Vorwahlen) und führt zusätzlich einen Indexaufbau durch. "/nurreorg" macht das gleiche, verläßt das Programm aber anschließend wieder. In ganz extremen Fällen, d. h. wenn die Daten an sich beschädigt sind, steht noch der Parameter "/vollreorg" zur Verfügung. Dadurch werden defekte Datensätze gelöscht. ACHTUNG: Machen Sie vorher unbedingt eine Datensicherung! Neuaufbau der Selektionen - /seleneu: Um sämtliche vorhandenen Adreßselektionen neu aufzubauen, können Sie aus dem Programm heraus den Menüpunkt "Selektion - Alle Selektionen aktualisieren" aufrufen. Dies kann unter Umständen recht lange dauern. Rufen Sie GS-Adressen, z. B. nachts, mit diesem Parameter auf, wird der Selektionsaufbau sofort bei Programmstart durchgeführt und die Adreßverwaltung anschließend wieder verlassen. ------------------------------------------------ Allgemeine Information 12 Sortierung der Adreßliste nach dem Terminfeld - /termin: Die Adreßliste wird nicht nach Suchbegriff sondern nach dem Feld "Termin" aus der Adreßmaske sortiert. Bei Programmstart werden Sie gefragt, ob das aktuelle Datum gesucht werden soll. Eine Liste der möglichen Aufrufparameter erhalten Sie durch die Eingabe von: C:\GSADR> gsadr /? -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 13 5. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG Die eingegebenen Daten (Adressen, Texte, Orte, Vorwahlen ...) werden von GS-Adressen in übersichtlicher Listenform dargestellt. Innerhalb dieser Listen können Sie sich hin- und herbewegen, suchen, neue Datensätze (z. B. Adressen) einfügen, löschen ... Achten Sie auf die unteren beiden Zeilen des Bildschirmes. Dort werden ständig Hinweise und Statusinformationen angezeigt, z. B. wieviele Adressen vorhanden sind, mit welchen Tasten die Adreßdaten angesehen oder geändert werden können ... Die Funktionstasten <F5>, <F6> und <F7> rufen die frei definierbaren Zusatzmasken auf, <F8> das Bemerkungsfeld. Sind Zusatzdaten eingegeben oder Daten im Bemerkungsfeld vorhanden, wird die entsprechende Funktionstaste farblich hervorgehoben. GS-Adressen kann vollständig ohne Maus nur über die Tastatur bedient werden, was erfahrungsgemäß bei guter Programmkenntnis der schnellste Weg ist. Es geht natürlich auch mit Maus! 5.1 Listen Tastenbelegung bei Adreß- oder Textliste: <Return> Ansehen und Ändern des aktuellen Daten- satzes, der durch den Auswahlbalken hervor- gehoben wird. <Einfg> Anlegen einer neuen Adresse oder eines neuen Textes. <Strg>+<Einfg> Kopieren des aktuellen Datensatzes. <Entf> Löschen des aktuellen Datensatzes. <Pfeil hoch> der Auswahlbalken wandert einen Datensatz (eine Zeile) nach oben. <Pfeil runter> der Auswahlbalken wandert einen Datensatz nach unten. <Bild hoch> Es wird eine Seite nach oben geblättert. <Bild runter> Es wird eine Seite nach unten geblättert. <Strg>+<Bild hoch> Die Liste springt zum ersten Datensatz. <Strg>+<Bild runter> Sprung zum letzten Datensatz. <Leertaste> Der aktuelle Datensatz wird markiert oder, wenn er bereits markiert ist, wieder ent- markiert (nur bei der Adreßliste). <Esc> Ende des aktuellen Programmteiles bzw. des Programmes. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 14 Innerhalb der Adreß- oder Textliste können Sie suchen, indem Sie einfach den Suchbegriff eingeben und mit <Return> bestätigen. Gesucht wird immer das Feld, nach dem die Liste sortiert ist. Bei den Adressen können dies "Suchbegriff 1", "Suchbegriff 2", "Land+PLZ" oder "Termin" sein, bei den Texten der "Textname". Entsprechendes gilt für die Orte. Und so geht's mit der Maus: Ansehen oder Ändern der aktuellen Adresse bzw. des aktuellen Textes: Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Auswahlbalken und drücken die linke Maustaste. Auswahl eines anderen sichtbaren Datensatzes: Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den gewünschten Satz und klicken ihn an. - Der Auswahlbalken springt an die gewünschte Stelle. Nochmaliges Anklicken bedeutet dann "Auswahl zum Ansehen/Ändern". Andere Möglichkeit: Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen beliebigen Datensatz, auf dem sich der Auswahlbalken nicht befindet, drücken eine Maustaste und ziehen den Balken mit gedrückter Maustaste. Wenn Sie die Maus loslassen, wird der Datensatz ausgewählt, auf dem sich der Balken jetzt befindet. Blättern von Seite zu Seite: Am rechten Rand der Listen sehen Sie zwei Pfeile. Klicken Sie den nach unten zeigenden an, wird eine Seite vor (nach unten), bei dem anderen eine Seite zurück (nach oben) gesprungen. Auch die Hinweise zur Tastaturbelegung auf der unteren Zeile haben bei Mausbedienung einen Sinn: Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der Tastennamen, die in eckigen Klammern stehen, und klicken diesen an, wird die entsprechende Aktion durchgeführt. In der oberen linken Ecke des Bildschirmes und der meisten Fenster befindet sich ein kleines Viereck. Klicken auf dieses "Schließ-Icon" hat überall die gleiche Wirkung wie Betätigen der <ESC>-Taste. Das gleiche erreichen Sie durch Drücken der rechten Maustaste. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 15 5.2 Menüs Die obere Bildschirmzeile enthält die Auswahlpunkte des im momentanen Programmteil aktiven Menüs. Über solche Menüs kann der Ablauf des ganzen Programmes gesteuert werden. Menüaufruf per Tastatur (Beispiel: Hauptmenü aus der Adreßliste heraus): Drücken Sie die <Alt>-Taste und lassen Sie sie wieder los. Der Menüpunkt "Adressen" wird mit einem Balken farbig unterlegt, woran Sie das aktivierte Menü immer erkennen können. Mit den Tasten <Pfeil rechts> und <Pfeil links> bewegen Sie sich von einem Punkt des Hauptmenüs zum nächsten, also z. B. von "Adressen" zu "Texte". Mit <Pfeil runter> oder <Return> öffnen Sie das zum jeweiligen Hauptmenüpunkt gehörende Untermenü. Dieses öffnet sich von selbst, wenn Sie von einem Hauptmenüpunkt zum anderen wandern. Innerhalb der Untermenüpunkte bewegen Sie sich mit den Tasten <Pfeil runter> bzw. <Pfeil hoch>. Wählen Sie den Untermenüpunkt, auf dem sich der Menübalken befindet, mit der <Return>-Taste, z. B. "Adressen - Ansehen/Ändern": Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Daten der aktuellen Adresse angezeigt werden. Schließen Sie dieses wieder, indem Sie <Esc> oder die rechte Maustaste drücken. Hinter dem Namen einiger Menüpunkte sehen Sie einen Pfeil. Dies bedeutet, daß sich hier ein weiteres Menü "verbirgt". Wählen Sie z. B. "Listen - Drucken", erhalten Sie noch die Menüauswahl, für welche Adressen Sie drucken wollen. Menüpunkte, hinter deren Bezeichnung der Name einer Funktionstaste steht, können alternativ auch durch Drücken dieser Taste aufgerufen werden. Beispiel: "Adressen - Bemerkungsfeld <F8>". Drücken Sie die Taste <F8> innerhalb der Adreßliste, wird ein Fenster mit dem Bemerkungsfeld der aktuellen Adresse geöffnet. Die farbig hervorgehobenen Buchstaben der Menüpunkte werden Hotkeys, (direkt übersetzt: "Heiße Tasten") genannt. Über diese ist eine schnelle, direkte Anwahl von Menüpunkten möglich: Wenn Sie sich im Menü befinden, schließen Sie es zunächst mit der <Esc>-Taste. Halten Sie die <Alt>-Taste gedrückt und betätigen gleichzeitig die Taste "O". Das Menü "Sonstiges" öffnet sich, weil sein Hotkey der Buchstabe "O" ist. Halten Sie die <Alt>- Taste weiter fest und betätigen noch einmal "O". Der Untermenüpunkt "Orte" wird angewählt und der Programmteil "Ortsverzeichnis" aufgerufen. Mit <Esc> verlassen Sie die Orte wieder. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 16 Und so geht's mit der Maus: Bewegen Sie den Mauszeiger auf den gewünschten Menüpunkt und klicken ihn an. Bei vorhandenem Untermenü wird dieses geöffnet, und Sie können auf die gleiche Art die weitere Auswahl vornehmen. Schließen Sie das Menü, indem Sie einen Punkt außerhalb des Menübereiches anklicken oder das kleine Viereck in der oberen linken Ecke des Bildschirmes. Am einfachsten ist natürlich, die rechte Maustaste zu drücken, was das gleiche bewirkt. 5.3 Masken Die Eingabe von Daten (abgesehen von Fließtexten wie Bemerkungen oder Texten) erfolgt in sogenannte Masken. Drücken Sie in der Adreßliste die Taste <Einfg>. Eine neue Adresse wird angelegt, und es öffnet sich ein Fenster mit einer Adreßmaske, die noch keine Daten enthält. Bewegen Sie sich innerhalb dieser Maske mit folgenden Tasten: <Return> Das nächste Feld wird angewählt <Pfeil runter> " " " " " <Pfeil hoch> Das vorherige Feld wird angewählt <Bild runter> Sprung zum nächsten Block zusammengehöriger Daten, also z. B. vom Suchbegriff zur Anrede. <Bild hoch> Sprung zum vorherigen Block. <Strg>+<Bild runter> Sprung zum letzten Feld <Strg>+<Bild hoch> Sprung zum ersten Feld <Esc> Verlassen der Maske mit Speichern der Eingaben Wenn Sie sich auf dem letzten Feld einer Maske befinden und <Return> drücken, wird diese ebenfalls verlassen. BITTE BEACHTEN: Um unnötige Tastendrücke zu sparen, wurde in der aktuellen Version von GS-Adressen an den meisten Stellen auf die Sicherheitsabfrage "... sichern J/N" verzichtet. Bei einigen Feldern, z. B. "Anrede" oder "Titel" erscheint auf der unteren Zeile rechts der Schriftzug "TAB". Dies bedeutet, daß durch Drücken der Tabulator-Taste eine Auswahlliste geöffnet werden kann. Beim Feld "Anrede" schlägt das Programm Ihnen z. B. "Herr" oder "Frau" vor. Bewegen Sie den Balken innerhalb der Liste auf die gewünschte Anrede und drücken <Return>, wird der entsprechende Eintrag automatisch übernommen. Mit <Esc> schließen Sie die Auswahl, ohne Datenübernahme. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 17 Eine von Ihrer Eingabe abhängige Auswahlliste erscheint, wenn Sie sich auf dem Feld "Ort" befinden. Geben Sie dort einen Ortsnamen ganz oder teilweise ein, und drücken <TAB>, wird ein Fenster mit den passenden Orten und zugehörigen Postleitzahlen angezeigt. Bei installiertem Straßenverzeichnis wird bei größeren Orten zusätzlich nach der für die zur Adresse gehörenden Straße passenden Postleitzahl gesucht. Kennen Sie nur die Postleitzahl, können Sie auch diese eingeben, und der dazu passende Ort wird herausgesucht. Aus der Orts-PLZ-Liste treffen Sie mit den Pfeiltasten eine Auswahl und übernehmen die gewünschten Daten mit <RETURN>. Ist zusätzlich zur Straße das Feld "Postfach" ausgefüllt, wird gleichzeitig die dazu passende Postfach-PLZ gesucht. Auch in anderen Masken gibt es Felder, bei denen eine Auswahl mit <TAB> möglich ist. Achten Sie einfach auf den Schriftzug "TAB" unten rechts. Besondere Tasten innerhalb der Eingabefelder: <Einfg> Umschalten vom Einfüge- zum Überschreiben- Modus. In welchem Modus Sie sich gerade befinden, erkennen Sie an der Größe des Cursors. Dieser erscheint als Unterstrich, wenn Einfügen gewählt ist und beim Über- schreiben als Viereck. <Pfeil rechts> Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach rechts. <Pfeil links> Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach links <Entf> Das Zeichen, auf dem sich der Cursor gera- de befindet, wird gelöscht. <Backspace> Das Zeichen links vom Cursor wird gelöscht. <Strg>+<Y> Der Feldinhalt rechts vom Cursor wird ge- gelöscht (incl. dem Zeichen, auf dem der Cursor gerade steht). <Strg>+<T> Das Wort rechts vom Cursor wird gelöscht. <Ende> Der Cursor springt zum Feldende. <Pos1> Der Cursor springt zum Feldanfang. <Strg>+<Pfeil re> Der Cursor springt zum nächsten Wort- anfang. <Strg>+<Pfeil li> Der Cursor springt zum vorherigen Wort- anfang. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 18 5.4 Das Hilfssystem Überall im Programm steht Ihnen das Hilfssystem von GS-Adressen zur Verfügung. Drücken Sie einfach die Taste <F1>. Abhängig vom Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden, wird der jeweils passende Hilfstext aufgerufen. Diese Hilfstexte können Sie selbst ändern und erweitern, wenn Sie unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein 2" angegeben haben, daß die Hilfstexte vom Anwender editiert werden dürfen. Haben Sie Änderungen an einem Hilfstext vorgenommen, werden Sie vor dem Verlassen der Hilfe oder bei Anwahl eines anderen Hilfstextes gefragt, ob dieser gesichert werden sollen. Es erscheint ein Abfragefenster (auch "Requester" genannt) mit den Möglichkeiten "Ja", "Nein" und "Abbruch". Abbruch bewirkt, daß Sie zurück zum gerade bearbeiteten Hilfstext gelangen. Gleichbedeutend ist das Drücken der <ESC>-Taste oder der rechten Maustaste. Geben Sie "J" oder "N" ein, je nachdem, ob Sie den Text speichern wollen oder nicht. ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, daß bei einem Programm-Update, d. h. beim Aufspielen einer neuen Version von GS- Adressen, Änderungen in der Hilfe nicht erhalten bleiben! Das Hilfsfenster hat ein eigenes Menü. Genau wie das Hauptmenü kann es durch Drücken der <ALT>-Taste oder Anklicken mit der Maus aktiviert werden. Die Menüpunkte im einzelnen: Index: Es erscheint eine Auswahlliste mit allen vorhandenen Hilfstexten in alphabetischer Reihenfolge. Drücken Sie eine Buchstabentaste, springt die Liste auf den ersten damit beginnenden Text. (Ist kein passender Text vorhanden, passiert gar nichts.) Allgemein: Der Text "Allgemeine Hilfe" wird aufgerufen. Zur Hilfe: Die Möglichkeiten und Funktionen des Hilfe-Systems von GS-Adressen werden erläutert. Suchen: Sie können nach beliebigen Worten innerhalb aller Hilfstexte suchen. Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie den gewünschten Suchbegriff oder einen Teil davon eingeben, z. B. "adr". Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Return>. Wird der Begriff gefunden, zeigt das Hilfesystem den zugehörigen Hilfstext. Bei nochmaliger Suche wird der gleiche Suchbegriff vorgeschlagen, den Sie bestätigen oder ändern können. Wird nichts passendes gefunden, öffnet sich ein Abfragefenster, das Ihnen den Sachverhalt mitteilt und als einzige Auswahlmöglichkeit "OK" anbietet. Bestätigen Sie mit <Return> oder klicken Sie die Abfragefläche mit der Maus an. Produktinformation: Der Hilfstext "Produktinformation" mit Informationen über Gandke & Schubert, den Shareware-Vertriebsweg ... wird angezeigt. -------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 19 5.5 Abfragefenster (Requester) Wenn das Programm Ihnen eine Frage stellt, z. B. "Eingaben sichern?", wird ein Abfragefenster geöffnet. Befinden Sie sich in der Haupt-Adreßliste und drücken <ESC>, fragt GS-Adressen "Programm wirklich verlassen?" (sofern Sie es nicht speicherresident geladen haben). Unterhalb der Frage sehen Sie zwei Kästen mit den Schriftzügen "Ja" und "Nein". Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten: - Drücken Sie den Buchstaben der gewünschten Auswahl, der farbig hervorgehoben ist (Hotkey), also "J" für "Ja" oder "N" für "Nein". Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Groß- oder Kleinbuchstabe eingegeben wird. - Eine der möglichen Antworten ist aktiv. Sie erkennen das an dem doppelten Rahmen des Kastens. Betätigen Sie die <Return>- Taste, bestätigen Sie diese Option. Mit den Tasten <Pfeil re>, <Pfeil li> bzw. <Tab> und <Umschalten>+<Tab> bewegen Sie den doppelten Kasten von einer Auswahl zur nächsten und können dann mit <Return> auswählen. - Klicken Sie einen der Kästen mit der Maus an. Requester können bis zu drei Antwortmöglichkeiten haben. Als dritte Auswahl kommt "Abbruch" hinzu, z. B. wenn Sie gefragt werden, ob Änderungen an einem Text gespeichert werden sollen. Wählen Sie diese Option, wird das Öffnen des Abfragefensters rückgängig gemacht, Sie gelangen in diesem Beispiel also wieder zurück zum Text. Genauso gibt es Requester mit nur einer Abfrage. Sie haben dort keine große Auswahl sondern müssen die Vorgabe, in der Regel "OK", bestätigen. Dies ist z. B. bei der Meldung "Kein entsprechender Datensatz gefunden" der Fall. Diese Abfragefenster haben rein informativen Charakter. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 20 6. DIE AUSWAHLPUNKTE DES HAUPTMENÜS Dieser Abschnitt stellt der Reihe nach die im Hauptmenü verfügbaren Auswahlpunkte vor. Ins Menü gelangen Sie durch Drücken der <Alt>-Taste oder Anklicken des gewünschten Punktes mit der Maus. 6.1 Menüpunkt "Adressen" Hier finden Sie (fast) alles, was mit der direkten Eingabe von Adreßdaten zu tun hat, wie Ansehen/Ändern (Editieren), Löschen, Kopieren, Markieren von Datensätzen ... 6.1.1 Adressen Ansehen/Ändern Das Fenster mit der Adreßmaske wird geöffnet, und Sie können die Daten der aktuellen Adresse editieren. Hinter einigen der Eingabefelder verbergen sich spezielle Funktionen: - Suchbegriff: Geben Sie als Suchbegriff Name und Vorname getrennt mit einem Komma ein, z. B. "Schmitz, Fritz", sieht das Programm nach, ob die Felder "Name" und "Vorname" (bzw. Name 2) bereits Daten enthalten. Ist dies nicht der Fall, wird der Suchbegriff dort als Vorschlag eingetragen. Enthält der Suchbegriff kein Komma, erfolgt der Eintrag nur ins Feld "Name". Beginnt der Suchbegriff mit einer Zahl, geht GS- Adressen davon aus, daß es sich um eine Kundennummer handelt und schlägt keinen Namen vor. In GS-Adressen 2.x dürfen Suchbegriffe mehrfach vorhanden sein, obwohl dies für die Übersichtlichkeit der Daten nicht unbedingt ratsam ist. Geben Sie doppelte Suchbegriff ein, erscheint ein entsprechender Hinweis, den Sie mit "OK" bestätigen müssen. - Anrede: Befinden Sie sich auf diesem Feld, erscheint rechts auf der unteren Zeile der Schriftzug <Tab>. Drücken Sie die Tabulator-Taste, wird eine Liste mit Vorschlägen für die Anrede geöffnet. Aus dieser können Sie die gewünschte mit den Pfeiltasten auswählen und mit <Return> übernehmen oder mit der Maus anklicken. <Esc>, die rechte Maustaste, bzw. Anklicken des kleinen Vierecks oben links schließt die Liste ohne Datenübernahme. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 21 6.1.1.1 Anreden hinzufügen/editieren Vermissen Sie eine oder mehrere Anreden in der Liste der Vorschläge? - Kein Problem! Die dem Programm bekannten Anreden können aus jeder Adreßmaske heraus geändert werden. - Hinzufügen einer Anrede: Drücken Sie die Taste <Einfg> oder wählen den Menüpunkt "Neu anlegen". In der Anredenliste erscheint ein Eingabefeld, in das Sie die neue Anrede eintragen. Bestätigen Sie mit <Return>, steht diese Anrede ab sofort überall zur Verfügung, <Esc> bricht den Vorgang ab. - Löschen einer Anrede: Mit der Taste <Entf> oder bei Auswahl von "Löschen" aus dem Menü wird die aktuelle Anrede, auf der sich der Balken befindet, gelöscht. - Ändern einer Anrede: Wählen Sie den Menüpunkt "Ändern" und tragen die neue Bezeichnung für diese Anrede ein. Auch hier bestätigen Sie mit <Return> oder brechen mit <Esc> ab. - Titel: Auch hinter dem Feld "Titel" verbirgt sich eine Liste mit Vorschlägen, die durch Drücken von <Tab> angezeigt und mit <Return> ins Feld übernommen werden können. 6.1.1.2 Titel hinzufügen/editieren In der Titelliste haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei den Anreden. Mit <Einfg> legen Sie einen neuen Titel an, <Entf> löscht den aktuellen Titel und bei Anwahl des Menüpunktes "Ändern" kann die Bezeichnung des aktuellen Titels geändert werden. - Briefanrede: Betätigen Sie die <Tab>-Taste, schlägt GS-Adressen Ihnen Briefanreden vor, die Sie mit <Return> ins Feld übernehmen können. In GS-Adressen 2.x befindet sich im Feld "Briefanrede" die komplette Anrede, also "Sehr geehrte Damen und Herren", "Liebe(r) abc", "Hallo xyz". Die Briefanrede kann beim Ausdrucken von Texten automatisch eingefügt werden. Dies verleiht sogar Serienbriefen einen individuellen Charakter! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 22 6.1.1.3 Briefanreden hinzufügen/editieren Die vorgeschlagenen Briefanreden sind abhängig von den anderen eingegebenen Adreßdaten. Wählen Sie zum Ausprobieren möglichst eine Adresse, bei der die Felder "Anrede", "Titel", "Vorname" und "Name" Daten enthalten oder tragen Sie dort in der aktuellen Adresse etwas ein. Drücken Sie auf dem Feld Briefanrede die <Tab>-Taste. Wie bei Anreden- und Titelliste können Sie aus der Liste heraus mit <Einfg> neue Briefanreden anlegen, mit <Entf> löschen, und Anwahl des Menüpunktes "Ändern" ändert die gerade angewählte Briefanrede. Natürlich kann eine im Programm als Vorschlag gespeicherte Briefanrede den Namen der anzusprechenden Person nicht im Klartext enthalten, da sonst jede mögliche Anrede für jeden denkbaren Namen gespeichert werden müßte. Bewegen Sie den Auswahlbalken auf die Briefanrede "Sehr geehrter Herr/Frau xyz". (Bei Ihnen steht dort der Name natürlich im vollen Wortlaut.) Bei Anwahl des Menüpunktes "Ändern" erscheint an Stelle des Balkens ein Eingabefeld mit dem Inhalt Sehr geehrte$anrede $name Die Worte mit "$"-Zeichen am Anfang werden Variablen genannt. "$name" bedeutet "Inhalt des Datenfeldes 'Name'", "$anrede" steht für den im Feld "Anrede" eingetragenen Text. Bei einer Adresse mit Anrede "Herr" und Name "Meier" sehen Sie in der Liste den Vorschlag Sehr geehrter Herr Meier Woher weiß das Programm, daß an den Text "Sehr geehrte" noch die männliche Endung "r" angehängt werden muß? - Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, warum vor der Variable "$Anrede" im Beispiel kein Leerzeichen gelassen wurde. Probieren Sie es einfach eimal mit Leerzeichen aus. Ergebnis ist dann: Sehr geehrte Herr Meier Das Programm erkennt eine geforderte Endung daran, daß zwischen dem Wort, an das die Endung angehängt werden soll und der folgenden Variablen kein Abstand gelassen wird. Noch ein Beispiel: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 23 Liebe$vorname wird bei einer Person, die den Vornamen "Nikolaus" hat zu Lieber Nikolaus, während Hallo $vorname als Hallo Nikolaus interpretiert wird. Als Variablen für die Briefanrede stehen folgende Feldinhalte zur Verfügung: $anrede - Inhalt des Feldes "Anrede" $titel - Inhalt des Feldes "Titel" $vorname - Inhalt des Feldes "Vorname" $name - Inhalt des Feldes "Name" Wenn Sie bei einer Adresse einen Eintrag ins Feld "Kontaktperson" vorgenommen haben, wird beim Vorschlag der Briefanrede auf diese Daten statt auf die Felder "Anrede", "Name" ... zugegriffen. - Land: Hier wird beim Anlegen neuer Adressen automatisch das unter "Einstellungen" angegebene eigene Land vorgeschlagen. GS- Adressen geht zunächst davon aus, daß Sie in Deutschland wohnen und trägt deshalb "D" als Landeskennzeichen ein. - Ort: Auch beim Feld Ort erhalten Sie mit <Tab> eine Auswahlliste. Geben Sie hier einen Ortsnamen oder den Anfang davon ein, z. B. "Mönchen", erscheint eine Liste mit den passenden Orten und zugehörigen Postleitzahlen, aus der Sie mit <Return> oder durch Anklicken mit der Maus den gewünschten Ort übernehmen können. Ist das deutsche Straßenverzeichnis installiert, wird für die Ermittlung der in der Liste vorgeschlagenen Postleitzahl auch der Eintrag im Feld "Straße" verwendet. Haben Sie ein Postfach angegeben, wird gleichzeitig die passende Postfach-PLZ ermittelt. Bei straßenabhängigen Postleitzahlen werden "kleinere" Schreibfehler im Straßennamen korrigiert. Die gefundene Straße erscheint hinter dem Ortsnamen in Klammern. Da es relativ viele Orte mit gleichem Namen gibt, wird (wenn vorhanden) zusätzlich die Vorwahl in der Ortsauswahlliste angezeigt, um ein eindeutiges "Identifizieren" zu ermöglichen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 24 WICHTIG: Ohne Straßenverzeichnis kann bei Orten, die mehrere PLZ haben, kein automatischer Vorschlag gemacht werden! Unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein 2" können Sie auch angeben, daß die Suche automatisch durchgeführt werden soll, wenn Sie das Feld "Ort" mit <Return> bestätigen. Diese automatische Suche wird allerdings nur dann durchgeführt, wenn der Eintrag in den Postleitzahl-Feldern leer ist. - PLZ: Die zur Adresse gehörende Straßen-Postleitzahl. Genau wie beim Feld "Ort" kann auch hier mit <TAB> eine Auswahlliste aufgerufen werden. - Pf.-PLZ: Die zur Adresse gehörende Postfach-Postleitzahl. Je nachdem, ob im Feld "Postfach" ein Eintrag vorhanden ist, wird für die automatische Erstellung der Postanschrift die Straßen- oder Postfach-Postleitzahl verwendet. Auch hier gibt es mit <TAB> einen Vorschlag. - Telefon 1, Telefon 2 und Telefax: Befindet sich die Adresse im Ausland, wird automtisch die passende Landesvorwahl vorgeschlagen, wenn noch keine Telefon- oder Telefaxnummer eingetragen ist. Beispiel: Ist Ihr eigenes Land Deutschland, also "D, und haben Sie als Landeskennzeichen "CH" für die Schweiz angegeben, schlägt GS-Adressen "0041-" vor, sobald Sie den Balken auf ein leeres Telefon- oder Telefaxfeld bewegen. Drücken Sie die <Tab>-Taste, werden Ihnen, abhängig vom eingegebenen Ort, eine oder mehrere Vorwahlen vorgeschlagen. - Erster Kontakt/letzter Kontakt: Beim Anlegen einer Adresse werden diese Felder automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt. Diese Vorschläge können Sie natürlich beliebig ändern. Unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein 2" befindet sich die Einstellung "letzten Kontakt automatisch setzen". Haben Sie hier "J" eingetragen, wird das Datum des letzten Kontaktes vom Programm aktualisiert, wenn Sie Änderungen an den Daten einer Adresse vornehmen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 25 6.1.1.4 Das Menü der Adreßmaske Die Adreßmaske hat ein eigenes Menü. Einige der Auswahlmöglichkeiten sind auch im Hauptmenü vorhanden und werden dort näher erläutert. Die speziellen Adreßmasken- Menüpunkte sind - Postanschrift: Die Daten der Postanschrift werden getrennt von den sonstigen Adreßdaten verwaltet. Wählen Sie den entsprechenden Menüpunkt aus: Es erscheint ein Fenster mit sieben Eingabefeldern, in die Sie die Postanschriftsdaten eingeben können. Ist noch keine Postanschrift vorhanden, macht GS-Adressen einen Vorschlag, wobei das Programm als Grundlage dafür die sonstigen Adreßdaten nimmt. Ist die Postanschrift beim Verlassen einer Adreßmaske leer, z. B. wenn eine Adresse neu angelegt wurde, werden die entsprechenden Daten automatisch generiert und abgespeichert. So wird gewährleistet, daß jede vorhandene Adresse eine Postanschrift besitzt, auch wenn Sie vergessen haben, diese einzugeben. Normalerweise sollte die von GS-Adressen vorgeschlagene Postanschrift bereits ausreichend sein, aber Sie können natürlich auch von Hand Änderungen vornehmen. Um dies zu erleichtern, sind die Tasten <F3> und <F4> mit dem Löschen bzw. Einfügen von Zeilen belegt. Die anderen Felder "rutschen" entsprechend nach. Mit <F2> oder <Tab> rufen Sie die Postanschrifts-Automatik auf. GS-Adressen merkt sich, ob Sie Änderungen an einer Postanschrift gegenüber dem automatischen Vorschlag vorgenommen haben. Ist dies nicht der Fall, werden Änderungen der Adreßdaten automatisch in die Postanschrift übernommen. <Esc>, die rechte Maustaste oder das Anklicken des Vierecks oben links schließt das Postanschrifts-Fenster. - Zusatzdaten: Die Datenfelder der Hauptmaske reichen manchmal nicht aus, um alle wissenswerten Daten einer Adresse aufzunehmen. Aus diesem Grund stehen Ihnen drei zusätzliche Adreßmasken zur Verfügung, deren Inhalt Sie mit einem Maskeneditor frei gestalten können. (Den Maskeneditor finden Sie im Menü "Dienste".) Aus der Adreßmaske heraus rufen Sie diese Zusatzmasken mit den Tasten <F5>, <F6> und <F7> auf. Sie können jeweils mit <ESC> oder durch nochmaliges Drücken der Tasten <F5>, <F6> oder <F7> wieder geschlossen werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 26 - Wählen: Wenn an Ihren Rechner ein Modem oder Teleint-Modul angeschlossen ist, kann GS-Adressen für Sie das Wählen von Telefonnummern übernehmen. Im Menü stehen "Telefon 1", "Telefon 2", "Telefax" und "freie Nummer" zur Auswahl. Die ersten drei werden aus der Adreßmaske genommen, wobei die Anwahl der Telefax-Nummer nur dann sinnvoll ist, wenn Sie das Feld "zweckentfremdet" und dort z. B. die private Telefonnummer eingetragen haben. Beliebige Telefonnummern können Sie eingeben, wenn Sie "freie Nummer" auswählen. 6.1.2 Suchen In der Adreßliste wird eine Suche nach dem Feld durchgeführt, nach dem die Liste momentan sortiert ist. Ein Eingabefenster öffnet sich, in das Sie den gewünschten Suchbegriff eingeben und diesen mit <Return> bestätigen. Suchen ist auch ohne Anwahl dieses Menüpunktes möglich: Wenn Sie den Suchbegriff direkt aus der Liste heraus eingeben, öffnet sich das Suchfenster von selbst! Innerhalb von Adreßselektionen kann nur gesucht werden, wenn diese nach einer der von uns vorgegebenen Reihenfolgen oder "Suchbegriff 1" sortiert ist. 6.1.3 Bemerkungsfeld Zu jeder Adresse gehört ein "Bemerkungsfeld", in das Sie beliebigen Fließtext eingeben können. Drücken Sie <F8> oder wählen den entsprechenden Menüpunkt, wird aus Adreßliste oder - maske heraus ein Textfenster geöffnet. Die Tastenkombination <Alt>+<S> ist mit dem aktuellen Datum belegt. Das Bemerkungsfeld wird durch nochmaliges Drücken von <F8> oder <ESC> wieder geschlossen. (Mit der Maus klicken Sie das Viereck oben links an oder drücken die rechte Taste.) 6.1.4 Adreßarten Jeder Adresse können Adreßarten zugewiesen werden, z. B. "privat", "Kunde", "Lieferant" ... Diese sind in beliebiger Anzahl frei definierbar. Drücken Sie <F9> oder wählen "Adreßarten" aus dem Menü. Ein Fenster mit den bereits zugeordneten Adreßarten geht auf. Hat die aktuelle Adresse noch keine Adreßart, werden Sie gefragt, ob Sie eine Zuordnung vornehmen wollen. Gehen Sie in diesem Fall genau wie beim Neu-Zuordnen einer Adreßart vor. Innerhalb der Liste der Adreßarten, die der aktuellen Adresse zugeordnet sind, haben Sie folgende Möglichkeiten: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 27 - Zuordnen einer weiteren Adreßart: Drücken Sie die <Einfg>-Taste oder wählen den Menüpunkt "Neu zuordnen". Ein Fenster mit den insgesamt im Programm vorhandenen Adreßarten wird geöffnet. Wählen Sie die neue Adreßart und bestätigen mit <Return> oder klicken sie mit der Maus an. Mit <Esc> kann das zweite Fenster ohne Übernehmen einer Adreßart geschlossen werden. - Löschen einer Zuordnung: Drücken Sie <Entf> oder wählen "Zuordnung löschen". - Bearbeiten der insgesamt im Programm vorhandenen Adreßarten: Wenn Sie feststellen, daß eine Adreßart, die Sie zuordnen wollen, dem Programm noch nicht bekannt ist, können Sie diese aus der Liste der insgesamt vorhandenen Adreßarten heraus anlegen: Drücken Sie <Einfg> oder wählen aus dem Menü "Neu anlegen". In der Liste erscheint ein Eingabefeld, in das Sie die Bezeichnung für die neue Adreßart eintragen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Return>. Genauso ist es möglich, in den "Adreßarten insgesamt" zu löschen (<Entf>-Taste) oder Adreßarten umzubenennen (Menüpunkt "Ändern"). BITTE BEACHTEN SIE: Das Löschen einer Adreßart aus der Liste der insgesamt vorhandenen Adreßarten hat zur Folge, daß diese Adreßartzuordnung bei allen Adressen aufgehoben wird. Nennen Sie eine Adreßart um, wird die neue Bezeichnung bei allen Adressen eingetragen, denen diese Adreßart zugewiesen ist. 6.1.5 Verbindungen zwischen Adressen Häufig stehen Adressen in einer bestimmten Beziehung zueinander: Größere Firmen haben oft verschiedene Abteilungen mit jeweils anderen Ansprechpartnern und Telefonnummern, sodaß es zweckmäßig ist, diese als separate Adressen zu erfassen. Im privaten Bereich gilt das gleiche für Familien. Zwischen solchen zusammengehörigen Adressen können Sie Verbindungen herstellen und auch problemlos zwischen den miteinander verbundenen Adressen hin- und herspringen. Arten der Adreßverbindung sind, genau wie Adreßarten, in beliebiger Zahl frei definierbar. Eine Adreßverbindung kann immer aus zwei Richtungen betrachtet werden. Beispiel: - Willi ist Vater von Werner. Daraus folgt, daß Werner Sohn von Willi ist. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 28 - Ist X Angestellter der Firma Y, ist gleichzeitig Firma Y Arbeitgeber von X. GS-Adressen stellt dies in der Liste der insgesamt vorhandenen Adreßarten durch einen in beide Richtungen weisenden Pfeil dar: Vater <-> Sohn. Soviel zur "Theorie". Aus der Adreßliste oder -maske gelangen Sie mit der Taste <F10> oder übers Menü in die Adreßverbindungen der aktuellen Adresse. Besteht noch keine Verbindung, werden Sie gefragt, ob Sie Adreßverbindungen zuordnen wollen. Sind Verbindungen vorhanden, werden diese zusammen mit dem Suchbegriff der anderen Adresse angezeigt. Sie haben in dieser Liste folgende Möglichkeiten: - Zuordnen einer neuen Adreßverbindung: Drücken Sie die <Einfg>-Taste oder wählen aus dem Menü "Neu zuordnen". Ein weiteres Fenster mit allen dem Programm bekannten Adreßverbindungen geht auf. Wenn Sie sich die Verbindungen genauer ansehen, wird Ihnen auffallen, daß jede Verbindung doppelt vorhanden ist. Neben der Verbindung "Vater <-> Sohn" finden Sie auch die andere Richtung "Sohn <-> Vater". Wenn Sie Verbindungen zuordnen, bezieht sich der dort als erstes stehende Begriff auf die aktuelle Adresse, der rechte auf die andere, zu der die Verbindung hergestellt werden soll. Wählen Sie mit den Tasten <Pfeil runter> bzw. <Pfeil hoch> die gewünschte Verbindung und bestätigen mit <Return>. (Bei der Maus reicht, wie immer, das Anklicken.) Gleichzeitig mit der Liste aller vorhandenen Adreßverbindungen wird unten ein weiteres Fenster geöffnet. Nach Auswahl der Adreßverbindung sehen Sie dort z. B. "Willi ist VATER von". Es folgt ein Eingabefeld. Geben Sie dort den Suchbegriff der Adresse ein, zu der die Verbindung hergestellt werden soll (oder die ersten Buchstaben davon) und bestätigen mit <Return>. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit allen passenden Adressen, aus der Sie den "Partner" aussuchen können. Die neue Verbindung erscheint jetzt in der Verbindungsliste. Natürlich wurde die Verbindung ebenfalls in umgekehrter Richtung aufgebaut. Wählen Sie einfach die andere Adresse an und drücken dort <F10>. - Entfernen einer Adreßverbindung: Mit der Taste <Entf> oder durch Auswahl des Menüpunktes "Zuordnung löschen" wird die aktuelle Verbindung gelöscht. Das gleiche passiert bei der zugeordneten Adresse. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 29 - Sprung von einer Adresse zur anderen: Aus der Liste der zugeordneten Adreßverbindungen gelangen Sie mit <Return> oder durch Anklicken unmittelbar zur anderen Adresse. Befinden Sie sich in der Adreßliste, springt der Balken auf den anderen Datensatz. Bei Anwahl aus der Adreßmaske heraus werden die zugehörigen Adreßdaten angezeigt. Wenn Sie bei dieser Adresse <F10> drücken, sehen Sie die Verbindung zur vorherigen Adresse und können, wenn gewünscht, sofort wieder zurück zum ursprünglichen Datensatz. - Bearbeiten der insgesamt im Programm vorhandenen Adreßverbindungen: Befinden Sie sich in der Gesamtliste der Adreßverbindungen, besteht die Möglichkeit, dem Programm bisher nicht vorhandene Arten der Verbindung mitzuteilen. Drücken Sie <Einfg> oder wählen "Neu anlegen" aus dem Menü, erscheinen in der Verbindungsliste zwei Eingabefelder, zwischen denen das Symbol "<->" steht. Tragen Sie z. B. in das erste Feld "Mutter" und in das zweite "Tochter" ein und bestätigen die Eingaben jeweils mit <Return>. Die neue Adreßverbindung erscheint jetzt in der Liste und kann zugeordnet werden. Mit der Taste <Entf> oder durch Anwahl von "Löschen" wird die aktuelle Verbindung komplett aus dem Programm entfernt. Der Menüpunkt "Ändern" gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Adreßverbindung umzubenennen. BITTE BEACHTEN SIE: Das Löschen einer Adreßverbindung aus der "Gesamtliste der Adreßverbindungen" hat zur Folge, daß die Zuordnung dieser Adreßverbindung bei allen Adressen aufgehoben wird, was nicht rückgängig gemacht werden kann. Nennen Sie eine Adreßverbindung um, erscheint die geänderte Bezeichnung bei allen Adressen, die diese Art Beziehung zueinander haben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 30 6.1.6 Adressen neu anlegen Ein neuer Datensatz wird angelegt, ein Fenster mit der leeren Adreßmaske angezeigt, und Sie können die Daten der neuen Adresse eingeben. Die Felder "Erster Kontakt" und "Letzter Kontakt" werden automatisch mit dem aktuellen Sytemdatum gefüllt, das Land mit dem in den Einstellungen angegebenen "eigenen Land". 6.1.7 Adressen kopieren Der neue Datensatz wird mit den Daten der in der Adreßliste aktuellen Adresse gefüllt (abgesehen vom Suchbegriff, der neu vergeben werden muß), bevor er zum Editieren angezeigt wird. 6.1.8 Adressen löschen Hinter diesem Menüpunkt verbirgt sich ein weiteres Menü. Sie haben die Möglichkeit, die aktuelle Adresse zu löschen, was das gleiche bewirkt wie die Taste <Entf> aus der Adreßliste heraus. Löschen mehrerer Adressen gleichzeitig wird durch "Markierte" bzw. "Alle Adressen" erreicht. (Zur Erinnerung: Sie können Adressen in der Liste mit der <Leertaste> markieren und auch wieder entmarkieren.) Seien Sie bitte vorsichtig beim Löschen, da es nicht rückgängig gemacht werden kann! ACHTUNG: Wenn Sie andere Programme der neuen GS-Serie einsetzen, z. B. GS-Auftrag oder GS-Fibu, beachten Sie bitte, daß Adressen, die ebenfalls in einem dieser Programme verwendet werden, nicht gelöscht werden dürfen. Beim Löschen aller oder der markierten Adressen werden solche Adressen nicht mitgelöscht, beim Löschen einzelner Adressen erscheint ein Warnhinweis, den Sie unbedingt ernst nehmen sollten! 6.1.9 Sortieren nach ... Die Haupt-Adreßliste kann in vier Sortierreihenfolgen dargestellt werden: Vorgabe bei Programmstart ist Sortierung nach dem ersten Suchbegriff. Zusätzlich ist als Reihenfolge "Suchbegriff 2", "Land + PLZ" sowie Termin (Datum + Uhrzeit) möglich. Tragen Sie als "Suchbegriff 1" Ihrer Adressen den Namen und als "Suchbegriff 2" die Kundennummer ein, können Sie jederzeit nach beiden Kriterien suchen. Die Sortierung nach Terminfeld ermöglicht den Einsatz von GS- Adressen zur Terminverfolgung. Bei Anwahl dieser Reihenfolge werden Sie gefragt, ob nach dem heutigen Datum gesucht werden soll. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 31 Die direkte Adreßsuche durch einfaches Eintippen des Suchbegriffes oder Anwahl des Menüpunktes "Suchen" wird immer nach dem Feld durchgeführt, nach dem die Liste sortiert ist. 6.1.10 Markierungen ... Wenn Sie eine große Anzahl von Adressen verwalten, kann das Markieren von Datensätzen mit der <Leertaste> recht lange dauern. Dieser Menüpunkt erleichtert das Handhaben von Markierungen erheblich. Sie können - alle Markierungen löschen. - die Markierungen umkehren, d. h. alle Adressen, die bisher markiert waren, werden entmarkiert und stattdessen die nicht markierten Datensätze markiert. - alle Adressen der Liste markieren. 6.1.11 Adreßdatei wählen Sie können mehrere völlig voneinander unabhängige Adreßdateien verwalten. GS-Adressen hat eine "Hauptdatei", die vorhanden sein muß. Auf diese Datei greifen auch die anderen GS-Programme, z. B. GS-Auftrag, zu und legen dort ihre Adressen ab. Die "Unterdateien" werden davon getrennt verwaltet, können also auch nur von GS-Adressen aus angesprochen werden. Links unten wird Ihnen fast überall im Programm angezeigt, welche Adreßdatei jeweils gewählt ist. - Adreßdatei auswählen: Aus der Liste der vorhandenen Adreßdateien wählen Sie mit den Pfeiltasten + <Return> oder der Maus die gewünschte aus. - Neue Adreßdatei anlegen: Drücken Sie die <Einfg>-Taste oder wählen den entsprechenden Menüpunkt und geben der Datei eine Bezeichnung (z. B. "Private Adressen"). Nach Bestätigung mit <Return> werden die erforderlichen Dateien angelegt. Damit die Liste nicht ganz leer ist, wird automatisch ein Datensatz "Gandke & Schubert" erzeugt, den Sie natürlich löschen können ... -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 32 - Adreßdatei löschen: Zum Löschen einer Adreßdatei drücken Sie die <Entf>-Taste oder wählen den Menüpunkt "Löschen". Die Hauptdatei kann nicht gelöscht werden. ACHTUNG: Die Daten werden komplett von der Festplatte entfernt, können also nicht wiederherge- stellt werden! - Bezeichnung ändern: Tragen Sie einen neuen Namen für die jeweilige Adreßdatei ein und bestätigen diesen mit <Return>. 6.1.12 Standardmakro/Anderes Makro ausführen Diese beiden Menüpunkte sind nur bei speicherresidentem Aufruf von GS-Adressen verfügbar und werden unter "Dienste - Einstellungen - Makros für residenten Aufruf" erläutert. 6.2 Menüpunkt "Texte" Durch Anwahl dieses Menüpunktes gelangen Sie in die Textverwaltung. Die mit dem integrierten Texteditor erstellten Texte können damit "komfortabel" abgelegt werden, d. h. so, daß Sie diese bei Bedarf auch wiederfinden. In einem Fenster erscheint eine Liste aller im Programm vorhandenen Texte. Wie bei der Adreßliste sehen Sie unter der Liste die Stammdaten des gerade aktiven Textes. Die Texte sind nach Textnamen alphabetisch sortiert. Die Tastenbelegung zum Bewegen innerhalb dieser Liste entspricht der in der Adreßliste. Durch Eingeben des Textnamens, während Sie sich in der Liste befinden, wird die Suchfunktion aufgerufen. 6.2.1 Untermenü "Text" Hier finden Sie Funktionen, die auch auf Tastendruck aus der Liste heraus verfügbar sind. Die jeweilige Taste bzw. Tastenkombination steht hinter jedem dieser Menüpunkt. - Ansehen/Ändern (<Return>): Der aktuelle Text wird in den Texteditor geladen, und Sie können ihn bearbeiten. Die Bedienung des Texteditors ist im Kapitel "Texteditor" beschrieben. - Suchen: Ein Eingabefenster wird geöffnet, in das Sie den Namen des gesuchten Textes eingeben und mit <Return> bestätigen. Diese Funktion entspricht der direkten Eingabe des Suchbegriffes aus der Adreßliste heraus. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 33 HINWEIS: Die Punkte "Anlegen", "Kopieren" und "Löschen" sind nur bei nicht gesetztem Filter und ohne Selektionsbedingung verfügbar! - Anlegen (<Einfg>): Sie werden aufgefordert, die Text-Stammdaten "Textname", "Autor", "Datum", "Betreff" und "Geschützt" einzugeben. Jeder Text muß einen Namen haben, um vom Programm angenommen zu werden. Die anderen Angaben können Sie leer lassen. Wenn Sie eine große Zahl von Texten verwalten, sollten Sie hier allerdings Eintragungen vornehmen, da Texte auch nach diesen Feldern selektiert werden können. Das Feld "Betreff" kann außerdem automatisch beim Ausdruck in Ihre Texte eingefügt werden. Tragen Sie bei "Geschützt" "J" ein, kann der Text nicht geändert werden. Dies ist sinnvoll, um Standardtexte, die nur kopiert werden sollen, vor versehentlichen Änderungen zu schützen. Natürlich sind solche Texte nicht für alle Zeiten unveränderlich: Wenn Sie "Geschützt" auf "N" ändern, können Sie den Text wieder bearbeiten. - Kopieren (<Strg>+<Einfg>): Der aktuelle Text wird kopiert. Sie gelangen sofort in den Texteditor und können die Kopie bearbeiten. Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn Sie eine Reihe von Standardbriefen haben, an denen jeweils nur geringe Änderungen vorgenommen werden müssen. Beim Kopieren von Texten geben Sie erst im Anschluß an die Textbearbeitung (siehe Kapitel "Texteditor") die Stammdaten ein. Nur wenn diese vorhanden sind, wird der neue Text gespeichert. Auf diese Art ist es möglich, einen Standardbrief nach dem Kopieren zu bearbeiten, aus dem Texteditor heraus auszudrucken und dann ohne Eingabe der Stammdaten und ohne Speichern wieder zu verlassen. - Löschen (<Entf>): Der aktuelle Text wird gelöscht. ACHTUNG: Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 34 6.2.2 Untermenü "Drucken" Sie werden gefragt, für welche Adresse der Text gedruckt werden soll. - Aktuelle Adresse - ... Der Ausdruck erfolgt für die Adresse, auf der sich in der Adreßliste der Balken befindet. "Ausdruck für eine Adresse" heißt, daß Variablen (Platzhalter), die anstelle von Adreßdaten im Text eingegeben wurden ent- sprechend ausgetauscht werden. (Eine solche Variable ist z. B. $branrede, die beim Ausdruck durch die in der Adreßmaske eingegebene Briefanrede ersetzt wird.) Zum Ausdrucken eines Textes, der keine Variablen enthält, können Sie eine beliebige Adresse wählen. - Andere Adresse ... Eine Liste aller Adressen erscheint, in der Sie sich mit den Pfeiltasten (bzw. der Maus) oder durch Eingeben des Suchbegriffs (+ <Return>) bewegen können. Haben Sie die gewünschte Adresse gefunden, bestätigen Sie die Auswahl mit <Return> oder durch Anklicken. - Markierte Adressen/Alle Adressen Ein Serienbrief wird für alle entsprechenden Adressen der Adreßliste gedruckt. - Ohne Variablenaustausch Der Text wird so ausgedruckt, wie Sie Ihn eingegeben haben, ohne daß Adreßdaten eingesetzt werden. Im Anschluß an die Wahl der für den Ausdruck zu wählende(n) Adresse(n) werden Sie gefragt, wohin der Ausdruck gehen soll. "Erste Wahl" ist hier der Drucker, alternativ kann die Ausgabe auf den Bildschirm oder in eine beliebige Datei oder Schnittstelle erfolgen. Als Schnittstellen sind LPT1, LPT2, LPT3, COM1 und COM2 zulässig. Geben Sie einen anderen Namen an, wird automatisch eine entsprechende Datei angelegt. Existiert diese bereits, wird ein Warnhinweis ausgegeben. Haben Sie unter "Dienste - Einstellungen - Fax" die Faxoption aktiviert und verfügen über ein Faxmodem, wird hier beim Drucken des Textes für eine einzelne Adresse zusätzlich "Faxen" angeboten. Ist zusätzlich die Option "Serienfaxe" eingeschaltet, steht die Ausgabe an ein Faxgerät auch beim Drucken für die markierten oder alle Adressen zur Verfügung. Bei Ausdruck auf den Drucker oder in Datei/Schnittstelle, werden Sie zusätzlich gefragt, wieviele Ausdrucke Sie pro Adresse benötigen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 35 - Druckvorgaben Dieser Punkt entspricht exakt dem Menüpunkt "Dienste - Einstellungen - Druckvorgaben". Auf diese Art können sie schnell zwischen verschiedenen Druckerschnittstellen und -treibern umschalten. 6.2.3 Untermenü "Stammdaten" Die Stammdaten des aktuellen Textes, also z. B. "Textname", "Autor" ... können geändert werden. 6.2.4 Untermenü "Format" Hier teilen Sie dem Programm Angaben für die Gestaltung und den Ausdruck Ihres Textes mit. Damit Sie diese nicht bei jedem Text neu eingeben müssen, können Sie unter dem Menüpunkt "Dienste - Einstellungen - Textvorgaben" Standardwerte festlegen, die bei jedem neuen Text automatisch eingetragen werden. Ein "J" im Eingabefeld "Standardformatierung verwenden?" weist GS-Adressen an, auf diese Werte zurückzugreifen. Die anderen Felder der Format-Maske können nur ausgefüllt werden, wenn keine Standardformatierung gewünscht ist. ACHTUNG: Haben Sie für einen Text individuelle Formatangaben vorgenommen, werden diese durch die Standardvorgaben ersetzt, wenn Sie hier statt "N" wieder "J" eintragen! Die anderen Angaben zum Textformat sind im Abschnitt "Dienste - Einstellungen" näher erläutert. 6.2.5 Untermenü "Filter" Haben Sie viele Texte gespeichert, kann dies leicht unübersichtlich werden. Die Anzahl der in der Liste angezeigten Texte wird durch Verwendung eines "Filters" reduziert. Dieser filtert alle Texte heraus, die nicht den von Ihnen gewünschten Vorgaben entsprechen: Tragen Sie in die Maske "Filterbedingung:" ein, welche Texte erscheinen sollen. Beispiel: Arbeiten mehrere Personen mit GS-Adressen, z. B. im einem Netzwerk, und wollen Sie nur Ihre eigenen Texte sehen, tragen Sie bei "Autor" Ihren eigenen Namen oder Ihr Kürzel ein, je nachdem, wie es in den Textstammdaten steht. Bestätigen Sie alle Felder mit <Return> oder drücken einfach <Esc>. Genauso verhält es sich mit den anderen Daten. Je mehr Angaben Sie machen, desto weniger Texte werden in der Liste gezeigt. Die Angabe "von Datum - bis Datum" zeigt alle Texte, deren Datum im gewünschten Zeitraum liegt. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 36 Eine Besonderheit gibt es bei der Suche nach "Betreff": Geben Sie bei der Filterbedingung ein Wort ein, das dort vorkommen soll, werden alle Texte angezeigt, deren Betreff dies Wort enthält, egal ob es sich am Anfang des Betreffs oder in der Mitte der Zeile befindet. Beispiel: Suche nach "Adresse" findet auch den Betreff "Vorschläge zu GS-Adressen". Haben Sie eine Filterbedingung eingegeben, sehen Sie links unten auf Ihrem Bildschirm den Schriftzug "FILTER". Ohne Filterbedingung (bzw. Selektion) steht dort "ALLE TEXTE". Löschen der Filterbedingung: Wählen Sie erneut den Menüpunkt "Filter" und ersetzen die Bedingung durch leere Felder. Das gleiche erreichen Sie durch Wahl des Menüpunktes "Suche - Alle Texte zeigen". 6.2.6 Untermenü "Suchen" Ähnlich wie bei der Filterbedingung kann das Anzeigen von Datensätzen in der Textliste auch davon abhängig gemacht werden, ob sich bestimmte Worte im Text selbst befinden (Suche nach Buchstabenfolge). Tragen Sie in die Eingabefelder Worte ein, die in den gesuchten Texten vorkommen sollen. Die Suche wird begonnen, wenn Sie alle Felder mit <Return> bestätigt haben oder <F2> bzw. <Tab> drücken. Nicht benötigte Felder lassen Sie einfach leer. Ist die Textliste durch eine solche Suchbedingung nach Worten innerhalb der Texte eingeschränkt, erscheint unten links auf Ihrem Bildschirm "SELEKTION". Selektion und Filterbedingung können miteinander kombiniert werden. Durch Anwahl von "Alle Texte zeigen", werden sowohl Filter als auch Selektion aufgehoben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 37 6.2.7 Untermenü "ASCII schreiben" Der aktuelle Text wird als ASCII-Datei abgespeichert. Dieses Datei-Format kann von so gut wie allen Textverarbeitungen eingelesen werden. Geben Sie den gewünschten Namen für die Datei an und bestätigen mit <Return>. Ist die Datei bereits vorhanden, werden Sie darauf hingewiesen. 6.3 Menüpunkt "Etiketten" Die Adreßdaten können als Etiketten (z. B. für Briefumschläge) ausgedruckt werden. Die Anordnung der Etiketten, also der Abstand neben- und untereinander, die Größe und der Etiketteninhalt sind frei definierbar. Die Reihenfolge der ausgegebenen Etiketten richtet sich nach der Sortierung der Liste, aus der heraus der Ausdruck erfolgt. Einige Etikettendefinitionen werden von uns als Beispiel mitgeliefert. 6.3.1 Etiketten drucken In einem Untermenü werden Sie gefragt, ob Sie Etiketten für die aktuelle, die markierten oder alle Adressen drucken wollen. Eine Liste mit allen vorhandenen Etikettendefinitionen wird geöffnet. Nach Wahl der Etikettenart fragt das Programm Sie, wohin gedruckt werden soll. Zur Auswahl stehen "Drucker" und "Datei/Schnittstelle". Haben Sie den Drucker gewählt, werden Sie gefragt, wieviele Ausdrucke pro Adresse gemacht werden sollen. Bei Einzelblattetiketten werden Sie zusätzlich gefragt, ab dem wievielten Etikett der Seite mit dem Druck begonnen werden soll. Dadurch können auch Blätter, auf denen bereits einige Etiketten ausgedruckt wurden, benutzt werden. Auswahl von "Datei/Schnittstelle" öffnet ein Eingabefenster, in das Sie, genau wie beim Drucken von Texten, den Dateinamen angeben können. Ist der Name "LPT1", "LPT2", "LPT3", "LPT4", "COM1" oder "COM2" werden die Etiketten zur entsprechenden Schnittstelle geschickt. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 38 6.3.2 Etiketten gestalten Hier definieren Sie Aussehen und Anordnung der Etiketten. Sämtliche bereits vorhandenen Etikettendefinitionen erscheinen in einer Auswahlliste. Bewegen Sie den Auswahlbalken auf das Etikett "Postanschrift Einzelblatt", das von uns als Beispiel mit geliefert wird. Unterschieden wird bei der Gestaltung von Etiketten zwischen Etiketteninhalt und -Format. - Etiketteninhalt: Drücken Sie <Return> oder wählen den Menüpunkt "Inhalt". Ein Textfenster wird geöffnet, in das Sie eingeben können, was auf dem Etikett erscheinen soll. Hier ist normaler Text genauso möglich wie Adreßvariablen und Drucksteuerzeichen. Nähere Eräuterungen zu Variablen und Steuerzeichen finden Sie im Kapitel "Texteditor". Das Etikett "Postanschrift Einzelblatt" sieht folgendermaßen aus: ^prop$post1 $post1 $post3 $post4 $post5 $post6 $post7 Das Drucksteuerzeichen "^prop" schaltet den Drucker auf Proportionalschrift. Dies bedeutet, daß die Buchstaben unterschiedlich breit dargestellt werden, was professioneller aussieht: Ein "i" ist in Proportionalschrift nicht so breit wie ein "m". Die Variablen $post1 ... $post7 stehen als Platzhalter für die sieben Zeilen der Postanschrift, die Sie in jeder Adresse eingeben können. Beim Ausdruck des Etiketts werden diese durch die entsprechenden Adreßdaten ausgetauscht. Eine Liste aller verfügbaren Variablen erhalten Sie durch Drücken von <F2>. Wählen Sie eine Variable aus, und bestätigen sie mit <Return> (oder Anklicken), wird sie an der Cursorposition in das Eingabefenster eingefügt. Natürlich können Sie die Variablen auch von Hand eingeben. Mit <F3> erhalten Sie eine Liste der Steuerzeichen, die beim gewählten Drucker zur Verfügung stehen. - Etikettenformat: Wählen Sie zur Definition des Formates den entsprechenden Menüpunkt. Eine Eingabemaske geht auf, in die Sie die Angaben für das aktuelle Etikett eintragen können: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 39 Name/Beschreibung des Etiketts: Diese Daten erscheinen in der Etiketten-Auswahlliste, sollten also das Etikett möglichst treffend kennzeichnen, damit Sie immer das richtige auswählen. Breite/Höhe des Etiketts: Geben Sie die Breite bzw. Höhe eines Etikettes an. Einfachste Methode zur Ermittlung des korrekten Wertes ist das Lineal. Wenn zwischen den Etiketten ein Abstand ist, z. B. bei Endlosetiketten, muß dieser mit zur Höhe oder Breite gerechnet werden. Ist die hier eingegebene Höhe nicht ausreichend um die beim Etiketteninhalt definierte Zeilenzahl auszudrucken, werden Zeilen am Ende weggelassen. Höhe auf ganze Zeilen abrunden: Endlosetiketten sind normalerweise eine gerade Anzahl Zeilen lang, damit von Etikett zu Etikett kein Verschieben des Ausdruckes erfolgt. Tragen Sie hier "J" ein, wird die Etikettenhöhe auf ganze Zeilen abgerundet, damit sich der Ausdruck von Etikett zu Etikett nicht verschiebt. In diesem Fall sollten Sie die Millimeterzahl der Höhe etwas größer angeben, da beim Abrunden sonst möglicherweise die letzte Zeile verschwindet! Linker Rand: Vor dem Ausdruck des linken Etiketts (bei einbahnigen Etiketten also vor jedem) wird der angegebene Rand gesetzt. Anzahl der Etiketten nebeneinander: Tragen Sie bei mehrbahnigen Etiketten die passende Zahl ein. Schacht für Papiereinzug: Besitzt Ihr Drucker mehrere Papierschächte, können Sie einen davon für den Etikettendruck auswählen. Möglich sind als Eingabe "Schacht 1" und "Schacht 2". Voraussetzung ist natürlich, daß Ihr Drucker mindestens zwei Schächte hat ... Querformat: Der Ausdruck erfolgt im Querformat, vorausgesetzt, diese wird von Ihrem Drucker unterstützt. - Haben Sie "J" bei der Angabe "Einzelblatt-Etikett" eingetragen, sind zwei weitere Daten auszufüllen: Der oberere Rand, der bei jeder Seite gemacht werden soll und die Anzahl Etiketten, die untereinander auf eine Seite passen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 40 - Etikett Neu anlegen/Kopieren/Löschen Individuell gestaltete Etiketten können in beliebiger Anzahl frei von Ihnen definiert werden. Etikett - Neu anlegen <Einfg>: Eine leere Etikettendefinition wird angelegt. Inhalt und Format müssen Sie, wie oben beschrieben, selbst eintragen. Etikett Kopieren <Strg>+<Einfg>: Das aktuelle Etikett wird kopiert und kann von Ihnen beliebig geändert werden. (Dies spart normalerweise einiges an Aufwand gegenüber der Neuanlage.) Etikett Löschen <Entf>: Die gewählte Etikettendefinition wird gelöscht. Vor dem Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage. 6.4 Menüpunkt "Listen" Die Adreßdaten können als Liste ausgegeben werden. Ausdruck und Gestaltung werden ähnlich wie bei den Etiketten vorgenommen. 6.4.1 Listen drucken Geben Sie an, für welche Adressen die Liste ausgegeben werden soll. Anschließend erscheint eine Auswahlliste der vorhandenen Listendefinitionen. Sobald Sie die gewünschte ausgewählt haben, beginnt der Ausdruck. 6.4.2 Listen gestalten Wie bei den Etiketten wird auch bei Listen zwischen Inhalt und Format unterschieden. Listeninhalt: Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Listenwahl auf die gewünschte Listendefinitionen. Drücken Sie <Return>, klicken mit der Maus auf den Datensatz oder wählen den Menüpunkt "Inhalt", erscheint ein Textfenster zur Eingabe des Listeninhaltes. Sehen Sie sich den Inhalt der von uns mitgelieferten "Standardliste" an: ^5$name ^27$left(vorname,15) ^40$plz ^45$ort ^60$telefon1 Alle mit $-Zeichen beginnenden Worte sind Variablen (Platzhalter), die beim Ausdruck durch die in der Adreßmaske im entsprechenden Feld eingegebenen Daten ersetzt werden. Auffällig ist die zweite Variable "$left(vorname,15)". Hierbei handelt es sich um eine "Druckfunktion" (Im gleichnamigen Kapitel finden Sie mehr darüber). -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 41 Durch diese Funktion werden nur die ersten 15 Zeichen des Feldes "Vorname" ausgegeben, wenn Sie als Zahl nach dem Komma eine 15 eingeben. Natürlich sind hier auch andere Zahlen möglich, die dann den Feldinhalt auf die entsprechende andere Länge abschneiden. Durch das Kürzen der Feldlänge wird verhindert, daß Daten übereinander gedruckt werden. Genau wie bei den Etiketten öffnet <F2> eine Liste aller vorhandenen Druckvariablen. Auswahl einer dieser Variablen fügt diese an der Cursorposition in die Liste ein. Mit <F3> werden Ihnen alle Drucksteuerzeichen angezeigt, die beim aktuellen Drucker zur Verfügung stehen. Bei den meisten Adressen ist die Anzahl der Buchstaben, die sich im jeweils gleichen Feld befinden, unterschiedlich. Dadurch werden die gleichen Felder einer Liste nicht untereinander ausgedruckt, wenn Sie die Variablen einfach hintereinandersetzen. Korrekte Positionierung wird durch Eingabe von "^Zahl" erreicht. "^5" setzt die aktuelle Druckposition auf die fünfte Spalte. In unserem Beispiel wird anschließend der Name ausgedruckt. Vor Ausgabe des Vornamens geht der Drucker durch "^27" auf Position 27, usw. Zum Verschieben von Spalten in der Liste müssen Sie lediglich die Zahl hinter dem Häkchen ändern. Ausgabe von Bemerkungsfeld und Adreßarten innerhalb einer Liste: Wählen Sie die "Bemerkungsliste" und rufen den "Inhalt" auf. Zunächst fällt auf, daß sie aus mehreren Zeilen besteht. Pro ausgegebenem Datensatz erscheinen in der Liste alle Zeilen der Inhaltsdefinition. Das Bemerkungsfeld der jeweiligen Adresse wird ausgegeben, wenn Sie ".b" eingeben, eine Auflistung aller zugeordneten Adreßarten erhalten Sie mit ".adrart". Da diese Anweisungen mit einem Punkt beginnen, werden sie auch "Punktbefehle" genannt. Der Punkt muß als erstes nicht-leere Zeichen einer Zeile stehen. Wollen Sie das Bemerkungsfeld oder die Adreßarten etwas einrücken, teilen Sie GS-Adressen dies mit, indem Sie Leerzeichen davorsetzen (siehe "Bemerkungsliste"). Listenformat: Auswahl des Menüpunktes "Format" öffnet ein Fenster mit zusätzlich erforderlichen Angaben über die Listengestaltung. Name/Beschreibung: Diese Felder dienen nur Ihrer eigenen Information und werden in der Listenauswahl angezeigt. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 42 Oberer/Unterer Rand 1./folgende Seiten: Tragen Sie hier ein, wieviele Leerzeilen am Anfang bzw. am Ende jeder Seite gemacht werden sollen. Leerzeilen zwischen Kopf und Listeninhalt: Ist für die Liste ein Kopftext eingegeben, wird die hier angegebene Zeilenzahl nach Ausdruck der Köpfe ausgegeben, bevor die eigentliche Liste beginnt. Leerzeilen zwischen Listeninhalt und Fuß: Ist ein Fußtext vorhanden, wird vor ihm die entsprechende Anzahl Leerzeilen gemacht. Leerzeilen zwischen den einzelnen Adressen: Geben Sie hier den Abstand an, der beim Wechsel von einer Adresse zur anderen gelassen werden soll. Schacht 1./folgende Seite(n): Besitzt Ihr Drucker mehrere Papierschächte, können Sie für die erste und die folgenden Seiten des Ausdrucks wählen, aus welchem Schacht jeweils Papier eingezogen werden soll. Möglich sind als Eingabe "Schacht 1" und "Schacht 2". Voraussetzung ist natürlich, daß Ihr Drucker mindestens zwei Schächte hat ... Querformat: Der Ausdruck erfolgt im Querformat, vorausgesetzt, diese wird von Ihrem Drucker unterstützt. Beachten Sie dabei, daß die Seitenlänge dadurch natürlich kleiner wird. Dies muß unter "Druckvorgaben" eingestellt werden. Kopf- und Fußtexte: Am Anfang bzw. am Ende der Seiten kann jeweils ein bestimmter Text ausgegeben werden. Unterschieden wird dabei zwischen der ersten und den folgenden Seiten. In der "Standardliste" ist beim "Kopf 1. Seite" die Überschrift "Adreßliste" und darunter die Spalteneinteilung der Liste eingegeben. Der Kopf der 2. Seite enthält nur die Spalteneinteilung. Bei der Positionierung der Spaltenüberschriften sollten Sie darauf achten, daß sie den Angaben in der Listendefinition entsprechen, damit alles bündig wird. Auch bei der Eingabe der Kopf- und Fußtexte können Sie Druckvariablen und -steuerzeichen verwenden, die hier ebenfalls auf <F2> bzw. <F3> angezeigt werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 43 Kopieren: Um doppelte Eingaben zu vermeiden, können Sie über den Menüpunkt "Kopieren" den Inhalt von "Kopftext 1" in "Kopftext 2" einlesen und umgekehrt. Das gleiche gilt für die Fußtexte. 6.5 Menüpunkt "Selektion" Die insgesamt vorhandenen Adressen können in Gruppen zusammengefaßt werden, wobei eine Adresse auch zu mehreren dieser Gruppen gehören kann. Dazu werden die Adressen nach bestimmten Kriterien, z. B. Adreßarten, Land, Ort oder einfach einer Buchstabenfolge innerhalb der Datenfelder selektiert. Welche Adressen jeweils zu einer Gruppe (Selektion) gehören, können Sie abspeichern und die entsprechende Adreßliste jederzeit wieder aufrufen. Bitte bedenken Sie immer, daß eine Selektion keine Duplikate der Originaladressen sondern nur Verweise auf diese enthält. Wenn Sie z. B. eine Adresse in der Selektion löschen, wird diese komplett aus dem System entfernt, Änderungen der Adreßdaten wirken sich auch in der Hauptliste und anderen Selektionen aus! Speichern Sie eine Selektion, bezieht diese sich auf den momentanen Stand der Daten, d. h. wenn Sie eine Adresse so ändern, daß sie nicht mehr mit den Selektionskriterien übereinstimmt, wird sie nicht automatisch aus der Selektion entfernt. Das gleiche gilt für neue Adressen, die nicht automatisch in die passenden Selektionen eingefügt werden. Dazu ist eine Aktualisierung der Selektionen erforderlich, die auch automatisch durchgeführt werden kann. 6.5.1 Die Selektionsliste Genau wie bei der Hauptliste erscheinen die Adressen einer Selektion in Listenform, und Sie haben hier auch fast die gleichen Möglichkeiten. Zusätzlich gibt es den Menüpunkt "Sortieren" sowie im Untermenü "Adressen" den Punkt "Aktuelle Selektion neu aufbauen". Vordefinierte Sortierreihenfolgen sind "Alphabetisch", "Land, Postleitzahl und Ort", "Land, Postleitzahl und Name", "Alter" und "Geburtstag". Zusätzlich kann die Liste auch frei sortiert werden. Eine Liste der Felder erscheint, nach denen Sortierung möglich ist. Wählen Sie die gewünschten der Reihe nach aus. Das zuerst gewählte Feld hat dabei Priorität. Eine Sortierung nach "Postleitzahl+Vorname" wird zunächst nach Postleitzahl und innerhalb der einzelnen Postleitzahlen wieder nach dem Vornamen sortiert. Zum Starten des Sortiervorganges drücken Sie nach Eingabe des Sortierkriteriums <F2> oder <Tab>. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 44 Bei der "Portooptimierung Infopost" werden die Adressen der aktuellen Selektion nach der Postleitzahl sortiert, die sich in der Postanschrift befindet. Die Adreßliste erscheint anschließend in "postgelb". Im Menü finden Sie dort zusätzlich Einstellungen und Funktionen, die helfen, das Porto für "Infopost-Sendungen" (früher: Massendrucksachen) möglichst gering zu halten. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel "Portooptimierung Infopost". 6.5.2 Gespeicherte Selektion einlesen Bevor Sie diesen Menüpunkt aufrufen können, müssen Sie zunächst eine oder mehrere Selektionen nach Buchstabenfolge oder freier Bedingung durchführen und beim Verlassen der Selektionsliste die Frage, ob sie gespeichert werden soll, mit "Ja" beantworten. Wählen Sie aus der Liste der gespeicherten Selektionen die gewünschte aus, erscheint die dazugehörende Selektionsliste. 6.5.3 Suchen nach Buchstabenfolge Die Selektion wird nach bestimmten Worten oder Zeichenfolgen durchgeführt, die innerhalb der Adressen vorkommen. Suchen Sie z. B. nach "429", finden Sie "Gandke & Schubert", da diese Zeichenkombination im Postfach vorkommt. Genauso erscheinen aber auch Adressen, in deren Postleitzahl oder Telefonnummer sich "429" befindet. Natürlich sind bei weitem sinnvollere Suchkriterien möglich. - Wenn Sie z. B. den Namen einer Person wissen, aber sich nicht sicher sind, in welches Feld der Adreßmaske sie ihn eingetragen haben, finden Sie die Adresse auf diese Art problemlos heraus. In das Fenster zur Eingabe des Suchkriteriums können bis zu fünf Begriffe eingegeben werden, die alle in einer Adresse vorkommen müssen, damit sie als gefunden gilt. ACHTUNG: Je mehr Kriterien Sie zur Suche eingeben, desto schneller wird diese druchgeführt. Suchen Sie also statt nach "429" zusätzlich auch nach den Buchstabenfolgen "Gandke" und "Schubert", indem Sie diese als zusätzliche Suchkriterien eintragen, wird die Adresse bedeutend schneller gefunden. Zum Starten der Suche bestätigen Sie entweder alle Eingabefelder mit <Return> oder drücken <F2> oder <Tab>. Haben Sie kein Suchkriterium eingegeben, also alle Eingabefelder leer gelassen, werden alle Adressen herausgesucht. Mit <ESC> kann die Suche abgebrochen werden, durch Drücken der <Leertaste> wird das Suchen beendet, aber die bisher gefundenen Adressen erscheinen (im Gegensatz zum Abbruch mit <ESC>) in der Selektionsliste. Dies ist z. B. praktisch, wenn Sie sicher sind, daß die eingegebenen Kriterien nur auf eine einzige Adresse zutreffen, und das Programm meldet, daß bisher eine Adresse gefunden wurde ... -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 45 Die Suche nach Buchstabenfolge findet entweder nur innerhalb der Felder der Haupt-Adreßmaske, der Haupt-Adreßmaske und des Bemerkungsfeldes oder auch noch in den Zusatzmasken statt. Wie umfangreich die Suche ist, können Sie unter "Dienste - Einstellungen - Allgemein 1" angeben. Abhängig von dieser Einstellung ist natürlich auch die Zeit, die für die Suche benötigt wird. 6.5.4 Suchen nach freier Bedingung Adressen werden nach (fast) beliebigen Kriterien herausgesucht. Auf dem Bildschirm erscheint ein Eingabefenster mit der "Überschrift": ( FELD OP WERT ) VERKNÜPFUNG Bitte erschrecken Sie davor nicht, sondern drücken zunächst einfach <F2>. Es wird eine Selektion durchgeführt, die alle Adressen enthält. Genau wie bei der Suche nach Buchstabenfolge gilt hier also: Eine leere Suchbedingung selektiert alle Adressen. Verlassen Sie die Selektionliste wieder mit <ESC> und rufen diesen Menüpunkt erneut auf. Angenommen, Sie wollen alle Adressen im Postleitzahlbereich "4" heraussuchen. Der Eingabebalken befindet sich am Anfang unter dem Schriftzug "FELD". In dieser Spalte werden jeweils die Feldbezeichnungen eingetragen. Einfachster Weg dazu: Drücken Sie einfach <Return>. Eine Liste mit allen Feldern, nach denen selektiert werden kann, erscheint. Wählen Sie daraus "Postleitzahl", am einfachsten, indem Sie "Po" eintippen und mit <Return> bestätigen. Der Eingabebalken wandert nach rechts zur Spalte "OP", was für Operator steht. Wählen Sie aus der Auswahlliste "=" aus. In der Spalte "WERT" ist Ihre Eingabe nötig. Geben Sie dort "4" ein und bestätigen mit <Return>. Auf dem Bildschirm sollte jetzt stehen: Postleitzahl = 4 Drücken Sie <F2>, startet das Programm die Suche, und anschließend erscheint wieder die Selektionsliste. Das gleiche Selektionskriterium läßt sich auch anders definieren. Geben Sie ein: Postleitzahl >= 4000 UND Postleitzahl < 5000 Es werden genau die gleichen Adressen gefunden. Die verfügbaren Operatoren haben folgende Bedeutung: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 46 = gleich <> ungleich < kleiner <= kleiner oder gleich > größer >= größer oder gleich Bei einigen Feldern, z. B. bei "Adreßart" sind nur "=" und "<>" verfügbar, da eine Adreßart kaum kleiner als eine andere sein kann. Das Eingabefeld wandert nach Bestätigen einer Auswahl mit <Return> immer so, daß eine "normale" Selektionsbedingung problemlos eingegeben werden kann. In einigen Fällen kann es jedoch erforderlich sein, ein anderes Feld anzuwählen. Drücken Sie dazu einfach <ESC> oder die Tasten <Pfeil hoch> oder <Pfeil runter>, wandern zum gewünschten Feld, z. B. wenn Sie sich versehen haben, und nehmen dort die gewünschte Eingabe vor. In diesem "Wandermodus" haben Sie auch die Möglichkeit, mit der <Einfg>-Taste eine Zeile in die Selektionsbedingung einzufügen oder mit <Entf> eine Zeile zu löschen. Mit der Maus wählen Sie ein anderes Feld einfach durch Anklicken aus. Zusätzlich zu den Eingabefeldern stehen noch die Klammern "(" und ")" zur Verfügung. Mit diesen kann angegeben werden, in welcher Reihenfolge eine Bedingung ausgewertet werden soll. Vorgabe ist, daß die Verknüpfung "UND" Vorrang vor "ODER" hat. Mit Klammern können Sie dies beliebig ändern. Zum Setzen einer Klammer wandern Sie mit dem Eingabebalken auf das kleine Klammer-Auf- oder Klammer-Zu-Feld und drücken dort die <Leertaste> oder die mit der gewünschten Klammer belegte Taste. Auf die gleiche Art kann die Klammer auch wieder entfernt werden. Um zwei aufeinanderfolgende Klammern zu setzen, fügen Sie eine Leerzeile ein und tragen in diese nur die Klammer ein, z. B. ( ( Postleitzahl = 4 ODER Postleitzahl = 5 ) UND Adreßart = KUNDE ) ODER Adreßart = KUNDE UND Adreßart = VIEL UMSATZ Das Programm sucht alle Adressen im Postleitzahlgebiet 4 und 5 heraus, die die Adreßart "KUNDE" haben, zusätzlich aber auch alle KUNDEN mit Adreßart "VIEL UMSATZ"... -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 47 Aus eigener Erfahrung sind solch komplizierte Selektionsbedingungen nur selten erforderlich, um die gewünschten Adressen zu finden. Probieren Sie einfach eine Reihe von Selektionsbedingungen aus, Sie werden sehen, daß es gar nicht so schwer ist. Fehleingaben, also nicht logisch interpretierbare Selektionsbedingungen, werden vom Programm bemerkt und können anschließend korrigiert oder die Selektion abgebrochen werden. Wenn Sie eine bereits gespeicherte Selektionsbedingung erweitern oder ändern wollen, müssen Sie diese nicht komplett neu eingeben, sondern können sie mit <F3> in das Eingabefenster holen. Besonderheiten: Bei einigen Selektionsfeldern wird auf besondere Art gesucht: ADRESSART: Legen Sie eine Adreßart an, die "NICHT VORHANDEN" heißt, werden bei der Selektion Adreßart = NICHT VORHANDEN alle Adressen gefunden, denen bisher keine Adreßart zugeordnet wurde. IRGENDWO: Ähnlich wie bei der Suche nach Buchstabenfolge gilt eine Adresse als gefunden, wenn der gesuchte Wert irgendwo innerhalb der Felder vorkommt. BEMERKUNGSFELD: Wie "Irgendwo", nur daß die Suche hier ausschließlich im Bemerkungsfeld durchgeführt wird. MONAT GEBURTSTAG: Beispiel: MONAT GEBURTSTAG = 09 findet alle Adressen, deren Geburtstagsfeld ein ein Datum im September enthält. TAG GEBURTSTAG: Wie "MONAT GEBURTSTAG", entsprechend für den Tag. JAHR GEBURTSTAG: Wie "MONAT GEBURTSTAG", entsprechend für das Jahr. Suche nach leeren Feldern ist über einen "Trick" möglich. Wenn Sie z. B. alle Adressen heraussuchen wollen, deren 2. Suchbegriff leer ist, geben Sie ein: Suchbegriff 2 < ! Das "!" ist in der ASCII-Tabelle an niedrigerer Stelle als alle anderen Zeichen aber höher als das Leerzeichen (Blank) zu finden. Deshalb werden nur Adressen gefunden, die in dem entsprechenden Feld keinen Eintrag haben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 48 6.5.5 Alle Selektionen aktualisieren Jede Selektion ist nur eine "Momentaufnahme" des gegewärtigen Adreßbestandes. Änderungen der Daten verändern nicht automatisch die Zuordnung der Adressen zu den Selektionen. Um die Selektionen auf dem neuesten Stand zu halten, sollten Sie diesen Menüpunkt regelmäßig aufrufen. Sämtliche gespeicherten Selektionen werden neu aufgebaut. Dies kann einige Zeit dauern, Sie sollten also einen geeigneten Zeitpunkt dafür wählen. Ideal ist, wenn Sie die Möglichkeit haben, bestimmte Programme zu einer vordefinierten Uhrzeit zu starten. Der Aufruf von GS-Adressen mit dem Parameter /SELENEU hat den Neuaufbau aller Selektion direkt bei Programmstart mit anschließendem Programmende zur Folge. 6.5.6 Eine Selektion aktualisieren Eine einzelne Selektion wird neu aufgebaut. Wählen Sie die gewünschte aus der Liste aller vorhandenen Selektionen aus. 6.5.7 Doppelte suchen Nicht immer läßt es sich vermeiden, daß Adressen doppelt erfaßt werden. Diese Funktion vergleicht Land, Postleitzahl, Name und Straße aller Adressen miteinander und zeigt diejenigen, bei denen sie übereinstimmen in einer Selektionsliste an. Diese kann wie bei jeder anderen Selektion bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, daß bei zwei übereinstimmenden Adressen beide in der Liste erscheinen, Sie also nicht einfach alle gefundenen Adressen löschen sollten! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 49 6.5.8 Adreßselektion löschen Wenn Sie häufig Selektionen vornehmen und diese speichern, kann auf die Dauer die Übersicht verlorengehen. Aus diesem Grund, und auch um Platz auf Ihrer Festplatte zu sparen, sollten Sie ab und zu nicht mehr benötigte Selektionen löschen. Wählen Sie aus der Liste aller vorhandenen Selektionen, genau wie beim Einlesen einer Selektion, die gewünschte aus und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit "Ja". 6.5.9 Letzte Selektion aufrufen Wenn Sie eine Selektion speichern oder eine gespeicherte Selektion aufrufen, merkt sich GS-Adressen dies, und Sie können sich die zuletzt gewählte Selektion erneut anzeigen lassen. Dabei springt die Adreßliste automatisch zu dem Datensatz, der beim Verlassen der Selektion gewählt war. 6.5.10 Letzte Optimierung Infopost Haben Sie eine Adreßselektion für Infopost-Sendungen sortiert und optimiert, wird diese Selektion ebenfalls automatisch gespeichert und kann erneut aufgerufen werden. 6.6 Menüpunkt "Dienste" 6.6.1 Der Maskeneditor Die Felder der drei Masken mit Zusatzdaten, die Sie aus der Adreßmaske heraus mit <F5>, <F6> und <F7> aufrufen können, sind mit dem Maskeneditor entsprechend Ihrer Erfordernisse änderbar. Die Maskendefinition wird wie normaler Text eingegeben. Rufen Sie den Maskeneditor auf, sehen Sie sofort die Texte und Feldbezeichnungen, die in der Zusatzmaske erscheinen. Zur Dateneingabe stehen Ihnen in jeder der Masken bis zu 20 Felder zur Verfügung. Im Maskeneditor werden diese Felder als Variablen (Platzhalter) mit einem "$"-Zeichen am Anfang eingegeben. Der Variablenname setzt sich aus einem Kennzeichen für die Maskennummer "M1", "M2" bzw. "M3" und der Feldnummer innerhalb der jeweiligen Maske zusammen. Die Nummer wird in eckigen Klammern angegeben. Das erste Feld der ersten Maske erscheint im Maskeneditor somit als $M1[1], das zweite als $M1[2] ... $M1[20]. Entsprechend heißen die Felder der anderen Masken $M2[1] - $M2[20] und $M3[1] - $M3[20]. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 50 Ein Bindestrich "-" am Anfang einer Zeile bewirkt in der Maske einen horizontalen Trennstrich. Eine Zwischenüberschrift wird angezeigt, wenn Sie diese dahinter eingeben, z. B. "- Test". Dies klingt alles recht theoretisch. Damit die Resultate der von Ihnen gemachten Änderungen nicht so vage bleiben, rufen Sie einfach den Menüpunkt "Probemaske" auf. Die Maske erscheint so, wie sie auch aus der Adresse heraus aussehen würde. Die Länge der Felder beträgt jeweils 40 Zeichen. In vielen Fällen, z. B. bei der Postleitzahl in der Maske der "alternativen Adresse" (Zusatzmaske 1), werden diese nicht benötigt. Gehen Sie mit dem Auswahlbalken in der Probemaske der 1. Zusatzmaske auf das Feld PLZ und rufen dort den Menüpunkt "Variablendefinition" auf: Ein Eingabefenster wird geöffnet, das zwei Felder, "Blockanfang" und "Format" enthält. Blockanfang: Bewegen Sie sich innerhalb der Maske mit den Tasten <Bild hoch> und <Bild runter>, springt der Auswahlbalken immer von einem Blockanfang zum anderen. Das erste und letzte Feld sind automatisch als Blockanfang definiert. Tragen Sie zum Ausprobieren beim Feld PLZ ein "J" ein und testen das Verhalten der Maske! Format: Hier können umfangreiche Angaben gemacht werden, wie das Feld in der Maske erscheinen soll. Bei der PLZ steht hier als Vorgabe "@S6". Dies heißt, daß das Feld 6 Zeichen breit erscheinen soll und bei darüberhinausgehender Eingabe nach links oder rechts scrollt. Das Zeichen "@" bedeutet soviel wie "Funktion", d. h. die folgende Angabe bezieht sich auf das ganze Eingabefeld. Neben den Funktionen sind auch Angaben möglich, die nur jeweils einen einzelnen Buchstaben betreffen. - Mögliche Funktionen: @Sxx Das Eingabefeld wird xx Zeichen breit dargestellt und scrollt nach links und rechts, wenn der Text länger ist. @! Die Eingabe wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 51 @A Es sind nur alphabetische Zeichen erlaubt. @D Die Eingabe erfolgt im Datums-Format. - Angaben zu einzelnen Buchstaben: A Zeigt nur alphabetische Zeichen an. N Zeigt nur alphanumerische Zeichen an. X Zeigt jedes Zeichen an. 9 Zeigt nur Zahlen an. ! Wandelt das entsprechende Zeichen in Großbuchstaben um. Mehrere Funktionen können mit einem einzigen "@"-Zeichen am Anfang kombiniert werden. Beispiel: @S20! zeigt das Feld 20 Zeichen breit an, und alle Angaben werden in Großbuchstaben umgewandelt. @S10D Es erfolgt eine Datumseingabe, die (wie jedes Datum) 10 Zeichen breit ist. Zwischen Funktionen und den Angaben zu einzelnen Buchstaben muß ein Leerzeichen stehen. In der Regel reicht jedoch die Verwendung entweder der Funktionen oder der Einzeldefinition aus, da die Länge der Feldeingabe automatisch auf die Anzahl der einzeln definierten Zeichen begrenzt wird: Beispiel: !XXXXX Zeigt das Feld 6 Zeichen breit an, wobei der erste Buchstabe in Großbuchstaben umgewandelt wird und die anderen beliebig eingegeben werden können. Auch bei der Felddefinition gilt: "Probieren geht über Studieren". Wenn Sie bereits Daten eingegeben haben, bedenken Sie bitte, daß die in den einzelnen Feldern gespeicherten Daten sich durch Änderung der Felddefinition nicht ändern. Wandeln Sie z. B. bei der alternativen Adresse das Feld $M1[7], das den Ortsnamen enthält, ins Datumsformat um, wird kein sinnvolles Ergebnis herauskommen, wenn schon Orte eingegeben sind. Genauso ändert das Umstellen und Umbennen von Feldern nichts am Feldinhalt. Das Feld $M1[7] bleibt immer das Feld $M1[7], auch wenn dort nicht "Ortsname" sondern z. B. "Bemerkung" als Feldbezeichnung steht. Auf die Variablen der Zusatzmasken kann auch in Serienbriefen, Listen oder Etiketten zugegriffen werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 52 6.6.2 Einstellungen Geben Sie hier Vorgaben an, wie das Programm sich in gewissen Punkten verhalten soll. Einige der Einstellungen arbeiten wie Schalter (mit "J" bzw. "N" einzugeben), andere, z. B. die Bezeichnung, die gewisse Felder tragen sollen, werden als Klartext eingegeben. Die "Einstellungen - Allgemein 1/2" und "... - Hotkey" gelten im Netzwerk für alle Arbeitsplätze, die anderen können für jeden Platz individuell geändert werden. Ausnahme: Der Bildschirmschoner kann für jeden Arbeitsplatz separat aktiviert und eingestellt werden. 6.6.2.1 Einstellungen allgemein 1 Sie können die Bezeichnung einiger Felder, wie sie in der Adreßmaske erscheint, ändern. - 2. Suchbegriff: Geben Sie an, welche Bezeichnung beim 2. Suchbegriff erscheinen soll (z. B. Kundennummer). Es ist sinnvoll, in dieses Feld charakteristische Daten einzugeben, da die Adreßliste nach diesem Suchbegriff sortiert werden kann. - 2. Name: Vorgabe ist "Vorname", was bei gewerblichem Einsatz von GS- Adessen nicht unbedingt sinnvoll sein muß. Tragen Sie hier z. B. Name 2 ein. - Notiz 1 / Notiz2 / Rechenfeld 1 / Rechenfeld 2: Diese Felder haben standardmäßig die ganz "neutralen" Bezeichnungen "Notiz 1/2" bzw. "Rechenfeld 1/2". Verwalten Sie mit GS-Adressen z. B. Vereinsmitglieder, könnten Sie die Rechenfelder "Guthaben" und "Monatsbeitrag" nennen. Die Eingabe sollten Sie jeweils mit Punkten auffüllen, da der Text in der Adreßmaske angezeigt wird und ohne die Punkte unschön wirkt. Weitere Einstellungen: - Eigenes Land Geben Sie Ihr Landeskennzeichen ein. Vorgabe ist "D" für "Deutschland". Wohnen Sie in Österreich, tragen Sie "A" ein. (Entsprechend natürlich auch "CH", "B" ...) -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 53 GS-Adressen verwendet das Landeskennzeichen, um festzustellen, ob eine eingegebene Adresse im Ausland liegt bzw. vor der Postleitzahl ein Kennzeichen erforderlich macht. Das eingegebene Land wir auch zur Ermittlung der Auslandsvorwahl bei der Adreßeingabe verwendet. GS-Adressen hat die Auslandsvorwahlen vieler Länder in viele Länder gespeichert. Probieren Sie es einfach aus, indem Sie z. B. als eigenes Land "F" angeben und dann eine deutsche oder englische Adresse anlegen ... - Suche nach Buchstabenfolge Diese Suche kann unterschiedlich weit ausgedehnt werden. Tragen Sie "1" ein, wird nur in der Hauptadreßmaske, bei "2" auch im Bemerkungsfeld, bei "3" auch in den Zusatzmasken gesucht. Bedenken Sie dabei, daß umfangreichere Suche länger dauert. Haben Sie diesen Eintrag geändert, müssen Sie die Indexdateien neu aufbauen, da auch die Buchstabenfolgensuche über Indices vorgenommen wird. - Kopieren von Adreßdaten Geben Sie an, wie umfangreich das Kopieren von Adressen vorgenommen werden soll. "1" - Nur die Hauptmaske, "2" - auch das Bemerkungsfeld, "3" - ebenfalls die Zusatzmasken. 6.6.2.2 Einstellungen Allgemein 2 - Hilfstexte vom Anwender änderbar Wollen Sie zu gewissen Programmpunkten selbst Anmerkungen in der Hilfe eingeben, tragen Sie hier "J" ein. Im Hilfsfenster erscheint dann ein Eingabecursor, und die Daten können beliebig geändert werden. Bitte beachten Sie, daß bei einem Update auf eine neue Programmversion diese Änderungen nicht übernommen werden! - Nur sinnvolle Briefanreden vorschlagen In der Liste der vorgeschlagenen Briefanreden können, je nachdem, welche Felder der Adresse leer gelassen werden, sinnlose Daten erscheinen. Beispiel: Lassen Sie das Feld "Vorname" leer, bringt es wenig, die Anrede "Liebe(r) xyz" zu verwenden. GS-Adressen filtert solche in der Vorschlagsliste überflüssigen Anreden heraus, wenn Sie bei dieser Einstellung "J" eintragen. - Letzten Kontakt automatisch setzen "J" hat zur Folge, daß das Feld "letzter Kontakt" jedesmal mit dem aktuellen Datum gefüllt wird, wenn Sie Änderungen an den Daten einer Adresse vornehmen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 54 - Vorwahl in Telefon 2, Telefax ... übernehmen Beim Neuanlegen von Adressen wird die im Feld "Telefon 1" eingetragene Vorwahl automatisch als Vorschlag in "Telefon 2", "Telefax", und "DFÜ" eingesetzt, wenn Sie hier "J" eingeben. - Ortsvorschlag automatisch "J" bewirkt, daß bei Bestätigung des Ortsnamens in der Adreßmaske mit <RETURN> automatisch nach der Postleitzahl gesucht wird, wenn die Felder "Postleitzahl" und "Postfach-PLZ" leer sind. Tragen Sie hier "N" ein, erhalten Sie diesen Vorschlag nur mit <F2> oder <TAB>. - Bildschirmschoner einschalten nach ... Sekunden Damit der Monitor nicht "einbrennt", kann hier angegeben werden, nach welcher Zeit ohne Tastendruck der Bildschirmschoner aktiviert werden soll. Sie sehen dann einen "Wurm", der langsam über den Monitor "kriecht". Durch Drücken einer beliebigen Taste kehren Sie ins Programm zurück. Geben Sie hier "0" Sekunden ein, ist der Bildschirmschoner ausgeschaltet. - Sicherheitsabfrage bei Datenänderung: Um unnötige Tastendrücke zu sparen, werden Änderungen an den Adreßdaten automatisch, d. h. ohne Abfrage, gespeichert, wenn Sie die Adreßmasken oder das Bemerkungsfeld mit ESC verlassen. Wenn Sie das nicht wollen, also vor dem Speichern der Daten eine Abfrage wünschen, tragen Sie hier "J" ein. Einstellungen zur automatischen Erstellung der Postanschrift. - Straßen-PLZ hat Vorrang vor Postfach-PLZ Als Vorgabe ist hier "N" eingetragen, d. h. wenn sowohl Straßen- als auch Postfach-PLZ angegeben sind, wird das Postfach in die Postanschrift gesetzt. "J" bewirkt, daß die Straße genommen wird, auch wenn zusätzlich ein Postfach angegeben ist. - Bezeichnung für "zu Händen" Die hier vorgenommene Eingabe wird in der Postanschrift vor die Kontaktperson gesetzt. Normal ist "z. H.", Sie können natürlich auch "z. Hd." schreiben oder das Feld leer lassen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 55 - Soll der Vorname (Name 2) hinter den Namen gesetzt werden Normalerweise wird die Namenszeile aus "Vorname + Name" zusammengesetzt. Vor allem, wenn Sie die Bezeichnung für den 2. Namen geändert haben, z. B. in "Name 2", kann es sinnvoll sein, diese Reihenfolge in "Name + Vorname" zu ändern, indem Sie hier "J" eintragen. 6.6.2.3 Druckvorgaben Für den Ausdruck von Texten, Etiketten und Listen können unterschiedliche Schnittstellen, Druckertreiber und Seitenlängen gewählt werden. Wenn Sie nur einen Drucker an Ihren Rechner angeschlossen haben, geben Sie bei allen dreien identische Vorgaben ein. Druckerschnittstelle: Die meisten Drucker werden an der parallelen Schnittstelle "LPT1" betrieben. Dies ist nach der Programminstalltion Vorgabe. Wenn GS-Adressen in der Lage ist, "irgendetwas" zum Drucker zu schicken, d. h. auch ein unschönes Druckbild macht in diesem Fall nichts aus, sollten Sie die Schnittstelle nicht ändern. Mögliche Werte sind außerdem LPT2, LPT3 und die seriellen Schnittstellen COM1 und COM2. Druckertyp: Geben Sie hier den von Ihrem Drucker benötigten Druckertreiber an. Mit <Tab> oder <F2> erhalten Sie eine Liste aller vorhandenen Treiber, aus der Sie mit den Pfeiltasten und <Return> auswählen können. Ist Ihr Drucker nicht dabei, wählen Sie einen, der zu Ihrem "kompatibel" ist. Nähere Angaben dazu finden Sie in Ihrem Druckerhandbuch. Als Faustregel kann gelten: Nadeldrucker sind normalerweise kompatibel zu "Epson ", "IBM-Graphik" oder "IBM-Proprinter". Vielfach kann sogar zwischen verschiedenen Kompatibilitäten per Dipschalter oder Menü am Drucker umgeschaltet werden. Laserdrucker verstehen sich meistens mit dem "HP-Laserjet" gut, Tintenstrahldrucker mit dem "HP- Deskjet". Der Drucker "LEER" wird normalerweise für "Ausdruck" auf den Bildschirm verwendet. Natürlich können Sie ihn auch auswählen, um z. B. in Datei einen Ausdruck ohne Drucksteuerzeichen zu erhalten. Zeilenzahl pro Seite: Geben Sie an, wie lang eine Druckseite ist. Für Endlospapier sind dies normalerweise 72 Zeilen, bei Einzelblatteinzug ca. 66 Zeilen. Für den Etikettendruck ist diese Angabe nicht erforderlich, da bei Endlosetiketten die Seitenlänge keine Rolle spielt und die Länge einer Seite bei Einzelblattetiketten durch die Etikettengröße und die Anzahl untereinander auf einer Seite bestimmt wird. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 56 Warten vor neuer Seite: Je nach verwendetem Drucker kann es erforderlich sein, vor dem Ausdruck jeder Seite ein neues Blatt Papier von Hand einzulegen. (Dies ist z. B. bei Typenraddruckern der Fall.) Tragen Sie hier "J" ein, wartet das Programm nach jeder ausgedruckten Seite, bis Sie Papier eingespannt haben. 6.6.2.4 Textvorgaben Diese Einstellungen entsprechen weitestgehend denen, die bei jedem Text einzeln beim Menüpunkt "Format" vorgenommen werden können. Sie gelten für alle Texte, bei denen bei "Standardformatierung verwenden" ein "J" steht, also auch für jeden neu angelegten Text. Blocksatz: "J" bewirkt, daß bei Texteingabe über den rechten Rand hinaus, also bei Eingabe von Fließtext, ein Randausgleich vorgenommen wird. Der Text erscheint links und rechts bündig. Wollen Sie Ihre Texte in Proportionalschrift ausdrucken, bleibt dieser bündige rechte Rand nicht erhalten, da die einzelnen Zeichen unterschiedlich breit sind. In diesem Fall ist Blocksatz nicht empfehlenswert. Linker Rand: Anzahl der Leerzeichen, die vor Beginn jeder Zeile gemacht werden sollen. Die Größe dieser Zeichen bezieht sich immer auf die Schriftgröße 10 cpi. - Das ist die Schrift, bei der 80 Zeichen nebeneinander in eine Zeile DIN A4 oder normales Endlospapier passen. (GS-Adressen schickt keine eigentlichen Leerzeichen sondern positioniert per Drucksequenz.) Rechter Rand: Bei dieser Position im Texteditor erfolgt der automatische Zeilenumbruch. Der rechte Rand muß mindestens 2 Zeichen größer als der linke sein. Sie können allerdings auch "0" eintragen. Dann ist die Zeile erst dann zuende, wenn Sie sie mit <Return> beenden. Verwenden Sie Blocksatz, muß ein rechter Rand gesetzt werden. Oberer Rand 1./folgende Seite(n): Anzahl der Leerzeilen, die vor Beginn des Ausdrucks am Anfang jeder Seite gemacht werden sollen. Dieser kann bei der ersten und den folgenden Seiten unterschiedlich angegeben werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 57 Unterer Rand 1./folgende Seite(n): Anzahl der Leerzeilen, die vor dem Seitenende gemacht werden sollen. Leerzeilen nach Kopf: Ist ein Kopftext gewählt, wird die angegebene Zeilenzahl nach dem Kopf vor dem Beginn des eigentlichen Textes ausgegeben. Leerzeilen vor Fuß: Entsprechend den "Leerzeilen nach Kopf" die Anzahl leerer Zeilen, die vor dem Fuß gemacht werden sollen. Kopftext 1./folgende Seite(n): Text, der als Kopf ausgegeben werden soll, z. B. Ihr Briefkopf. Sie können jeden beliebigen Text aus GS-Adressen als Kopf einer Seite definieren. Geben Sie den Anfang des Textnamens in das entsprechende Feld ein und Drücken <Tab> oder <F2>. Aus der erscheinenden Auswahlliste wählen Sie den gewünschten aus. Fußtext 1./folgende Seite(n): Genau wie der Kopftext kann der Fußtext frei definiert werden. Wählen Sie z. B. einen Text mit Ihrer Bankverbindung ... Schacht 1./folgende Seite(n): Besitzt Ihr Drucker mehrere Papierschächte, können Sie für die erste und die folgenden Seiten des Ausdrucks wählen, aus welchem Schacht jeweils Papier eingezogen werden soll. Möglich sind als Eingabe "Schacht 1" und "Schacht 2". Voraussetzung ist natürlich, daß Ihr Drucker mindestens zwei Schächte hat ... Querformat: Der Ausdruck erfolgt im Querformat, vorausgesetzt, diese wird von Ihrem Drucker unterstützt. Beachten Sie dabei, daß die Seitenlänge dadurch natürlich kleiner wird. Dies muß unter "Druckvorgaben" eingestellt werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 58 6.6.2.5 Automatische Anwahl Ist Ihr Rechner an ein Modem oder TeleInt-Modul angeschlossen, können Sie aus dem Programm heraus Telefonnummern anwählen. Tragen Sie dazu folgende Angaben ein: Eigene Vorwahl: Die Vorwahl Ihres Ortsnetzes. Wählen Sie eine Nummer mit der gleichen Vorwahl an, wird diese weggelassen. Amtsvorwahl: Bei Nebenstellenanlagen z. B. die "0". Wahlbefehl: ATDP ist Vorgabe und bedeutet "Pulswahl". Dies ist das in Deutschland (noch) am weitesten verbreitete Verfahren. Bei Tonwahl tragen Sie hier ATDT ein. Manche Telefonanlagen benötigen einige Zeit, bis nach der Amtsvorwahl das Freizeichen zu hören ist. Ergänzen Sie in diesem Fall den Wahlbefehl zu ATDP0W. Das Feld "Amtsvorwahl" muß dann leergelassen werden, da sie bereits beim eigentlichen Wahlbefehl zum Modem geschickt wird. Anwahl mit Modem oder Teleint: Tragen Sie "M" für Modem oder "T" für TeleInt ein. Schnittstelle: Bei Modemwahl stehen Ihnen COM1 - COM4 zur Auswahl. Schnittstelle initialisieren: Nach dem Einschalten des Rechners sind serielle Schnittstellen normalerweise auf 9600 Baud voreingestellt. Normalerweise muß daran nichts geändert werden, d. h. Sie können hier "N" eintragen. Langsame Modems können unter Umständen diese "hohe" Baudrate nicht verarbeiten. Ändern Sie die Vorgabe auf "J", wird die Schnittstelle neu mit 1200 Baud initialisiert, was allerdings etwas Zeit kostet. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 59 Modem-Initialisierung: Um beim Modem vor der Anwahl bestimmte Einstellungen vorzunehmen, können Sie eine Initialisierung angeben. Die meisten Modems werden durch "ATZ" in den Zustand versetzt, den Sie beim Einschalten haben. Zusätzlich sind Angaben, wie Abschalten des Lautsprechers, möglich. Was dafür einzugeben ist, hängt vom Modemtyp ab und kann im Modemhandbuch nachgesehen werden. Nach dem Senden von "ATZ" benötigen die meisten Modems eine kurze Pause. Wenn die bei "Wartezeit" eingetragene Zeit nicht ausreicht, geben Sie im Initialisierungs-Befehl Tilden "~" an, die jeweils 0,1 Sekunden Warten bewirken. Beispiel: ATZ~~~M0. "ATM0" schaltet bei den meisten Modems den internen Modemlautsprecher ab. Wenn Sie aus einer Nebenstellenanlage anrufen, bei der eine Amtsvorwahl erforderlich ist, sollten Sie bei der Initialisierung auch den Befehl "X0" mit angeben, der bei den meisten Modems bewirkt, daß unabhängig davon gewählt wird, ob ein Amtssignal anliegt oder nicht. Beispiel: ATZX0 Wartezeit: Zwischen den einzelnen Befehlen, die zum Modem geschickt werden, wird die angegebene Zeit gewartet. Sollte es Probleme bei der Anwahl geben, kann die Ursache sein, daß diese Zeitspanne zu niedrig eingestellt ist. Geben Sie hier einen möglichst niedrigen Wert ein, damit der Wahlvorgang so schnell wie möglich vor sich geht. 6.6.2.6 Datensicherung Geben Sie an, wie Datensicherung und -rücksicherung aufgerufen werden sollen. Vorgeschlagen werden nach der Installation die von uns mitgelieferten Batchdateien SICHERN.BAT und RSICHERN.BAT. Diese greifen auf die bis MS-DOS 5.0 zum Betriebssystem gehörenden Programme BACKUP und RESTORE zurück. Der Datei SICHERN wird als 1. Parameter das Laufwerk, von dem gesichert werden soll und als 2. Parameter das Diskettenlaufwerk übergeben, auf das die Sicherung erfolgen soll. Bei RSICHERN werde die Parameter genau umgekehrt angegeben. In der Datei SICHERN.BAT werden vor der eigentlichen Datensicherung alle zu sichernden Dateien (s. u.) so umbenannt, daß die Dateiendung mit einem "X" beginnt, d. h. aus *.DBF wird *.XBF, aus *.LTX *.XTX. Dies geschieht durch Aufruf des Programmes DBFREN mit dem Parameter "1". DBFREN mit "2" als Parameter macht diese Umbenennungen wieder rückgängig. Auf diese Art kann die Dateimaske *.X?? beim Aufruf von BACKUP angegeben werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 60 Natürlich könenn Sie in der SICHERN.BAT oder RSICHERN.BAT auch jeden anderen Programmaufruf eintragen, z. B. zum Starten eines Streamers oder des Programmes MSBACKUP, das ab MS-DOS 6.0 das BACKUP.EXE ersetzt. Bitte beachten Sie dabei, daß die Parameter beim Aufruf verschiedener Datensicherungsprogramme unterschiedlich sein können. So müssen Sie z. B. bei MSBACKUP eine Konfigurationsdatei anlegen, die Informationen darüber enthält, auf was für ein "Medium" Sie sichern wollen, welche Dateien berücksichtigt werden ... WICHTIG: Gesichert werden müssen alle Dateien *.DBF, *.DBT und *.LTX, die sich in Unterverzeichnissen von C:\GS befinden (Standardinstallation vorausgesetzt, ansonsten gilt das entsprechende Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses, in das Sie installiert haben.) Ist nicht nur GS-Adressen, sondern auch andere Programme von Gandke & Schubert installiert, die gemeinsam auf die Adreßdaten zugreifen, werden deren Daten durch diese Vorgehensweise ebenfalls gesichert. Dies ist unbedingt erforderlich, da die Dateien eng miteinander "verzahnt" sind und bei unvollständigem Hin- und Herspielen von Daten der Datenbestand empfindlich beschädigt wird! Um Platz und Zeit zu sparen, werden die Dateien des Orts- und Straßenverzeichnisses nicht mitgesichert. Haben Sie Änderungen am Ortsverzeichnis vorgenommen, sollten Sie die Orte natürlich mitsichern. Bei Einsatz der Datei SICHERN.BAT für die Datensicherung müssen Sie dazu die Zeilen auskommentieren, die diese Dateien umbenennen. Diese Zeilen sind leicht zu finden, da vor ihnen eine entsprechende Bemerkung steht! ACHTUNG: Bei MS-DOS 6.x wurde leider der BACKUP-Befehl durch den ganz anders aufzurufenden MSBACKUP ersetzt. Allerdings besteht die Möglichkeit, das BACKUP von MS-DOS 5.0 weiterhin einzusetzen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter "Einsatz des Programmes unter MS-DOS 6.0 und 6.2". 6.6.2.7 Hotkey zum Aufruf Wenn Sie GS-Adressen speicherresident starten (ACHTUNG: Dies ist nicht aus Windows heraus möglich!), können Sie das Programm durch Drücken einer bestimmten Tastenkombination jederzeit aktivieren. Diese Tasten werden hier festgelegt. Vorbelegung nach der Installation ist <Alt>+<A>. Es erscheint eine Liste der verfügbaren Hotkeys: Die Funktionstasten <F1> ... <F10> in Kombination mit einer der Tasten <Alt>, <Strg> oder <Shift> (Umschalten). Wählen Sie die gewünschte Tastenkombination mit den Pfeiltasten und <Return> oder der Maus aus. Gültig ist die Einstellung ab dem nächsten Programmstart. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 61 6.6.2.8 Makros für residenten Aufruf / Windows-Zwischenablage Bei speicherresidentem Aufruf von GS-Adressen haben Sie die Möglichkeit, Adreßdaten an ein anderes DOS-Programm direkt zu übergeben. Unter Windows erfolgt diese Datenübergabe an die Zwischenablage, von der dann z. B. Anschriften direkt in eine Textverarbeitung kopiert werden können. Beispiel (DOS): Sie arbeiten mit Ihrer Textverarbeitung und rufen von dort aus GS-Adressen auf, das sich die ganze Zeit im Hintergrund befindet. Drücken Sie in GS-Adressen jetzt die Taste <F12>, wird das von Ihnen definierte Standardmakro ausgeführt, d. h. die dort festgelegten Daten werden in der Textverarbeitung ab der dort aktuellen Cursorposition eingefügt. <F11> zeigt eine Liste aller vorhandenen Makros, aus der Sie das auszuführende wählen und mit <Return> bestätigen. Beispiel (WINDOWS): Sie arbeiten, z. B. mit Winword, und haben GS-Adressen im Hintergrund. Mit ALT+TAB wechseln Sie zu GS-Adressen, suchen die gewünschte Adresse und kopieren die Daten mit <F11> oder <F12> in die Zwischenablage. Wechseln Sie dann wieder zur Textverarbeitung und fügen den Inhalt der Zwischenablage an der gewünschten Stelle mit <Umsch>+<Einfg> in den Text ein. Welche Daten jeweils übergeben werden, ist frei als "Makro" definierbar: Die Makrodefinition wird ähnlich wie Etiketten- oder Listendefinition vorgenommen. Die Liste der vorhandenen Makros enthält den Makronamen und bei einem einzigen Datensätzen zusätzlich einen Stern (*). Durch diesen wird das Standardmakro markiert, das bei Drücken von <F12> sofort ausgeführt wird. Sie haben in der Makroliste folgende Möglichkeiten: Drücken Sie die Taste <Einfg> oder wählen den Menüpunkt "Makro - Neu anlegen". Ein Eingabefenster wird geöffnet. Tragen Sie dort ein, welchen Namen das neue Makro haben soll, und ob es sich um das Standardmakro handelt, das besonders schnell verfügbar ist. Nur ein einziges Makro kann als Standardmakro verwendet werden. Tragen Sie hier "J" ein, wird dieses Feld bei allen anderen Makros automatisch auf "N" gesetzt. Kopieren des aktuellen Makros: Drücken Sie die Tasten <Strg>+<Einfg> oder wählen den Menüpunkt "Makro - Kopieren". Der Inhalt des aktuellen Makros wird kopiert und kann wie beim Neuanlegen bearbeitet werden. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 62 Löschen des aktuellen Makros: Dies Taste <Entf> oder der Menüpunkt "Makro - Löschen" löscht das aktuelle Makro. Menüpunkt "Daten": Die "Stammdaten" des Makros, also Name und die Angabe, ob es sich um das Standardmakro handelt, können geändert werden. Definition was ausgeführt werden soll: Drücken Sie <Return> oder wählen den Menüpunkt "Inhalt". Ein Textfenster mit dem Makroinhalt wird geöffnet. Hier stehen Ihnen die gleichen Adreßvariablen wie bei der Etikettendefinition zur Verfügung. Sehen Sie sich am besten einmal die von uns mitgelieferten Beispielmakros "Postanschrift" und "Postanschrift mit Briefanrede" an. Bei der Datenübergabe an Windows wird der in der Makrodefinition eingegebene Text 1 zu 1 übernommen. Beispiel: $post1 $post2 $post3 $post4 $post5 $post6 $post7 Mönchengladbach, den $sysdatum $branrede, Für die Datenübergabe an DOS sind einige zusätzliche Dinge zu beachten: GS-Adressen schickt die Daten aus dem Hintergrund in den "Tastaturpuffer". Einige Programme reagieren unberechenbar, wenn das zu schnell geschieht. Dies Verhalten können Sie in den ersten beiden Zeilen der Makrodefinition einstellen. In der ersten Zeile geben Sie eine Zahl an, die für die Geschwindigkeit steht: 0 - maximale Geschwindigkeit 1 - kurz warten zwischen den einzelnen Buchstaben des Makros. ... 10 - lange warten zwischen den einzelnen Buchstaben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 63 Normalerweise ist "1" ein guter Wert. Sicherheithalber haben wir im zu GS-Adressen gehörenden Beispiel eine "2" eingetragen. Genauso wie bei zu hoher Geschwindigkeit der Buchstabenfolge reagieren manche Programme falsch, wenn das Makro zu schnell nach dem Verlassen von GS-Adressen ausgeführt wird. Deshalb steht in der 2. Zeile: (Warte-2) Dies bedeutet, daß vor der Ausführung ca. 2/18 Sekunde gewartet wird. Entsprechend bedeutet (Warte-18) etwa eine Sekunde Pause. Wie (Warte-x) werden alle Befehle und Funktionstasten in Klammern geschrieben. Zu den Befehlen gehört auch der Zeilenvorschub. Unabhängig davon, aus wievielen Zeilen Ihre Makrodefinition besteht, werden Zeilenvorschübe nur durchgeführt, wenn Sie (Return) im Text stehen haben. Beispiel für ein Makro, das die Postanschrift einer Adresse incl. Briefanrede usw. erzeugt: 2 (Warte-2) $post1(Return) $post2(Return) $post3(Return) $post4(Return) $post5(Return) $post6(Return) $post7(Return) (Return 10) Mönchengladbach, den $sysdatum (Return 2) $branrede,(Return 2) Wird hinter den Text "Return" eine Zahl gesetzt, bedeutet dies, daß diese Funktion mehrfach ausgeführt wird. (Return 10) heißt also "10 Zeilenvorschübe". Verfügbare Befehle (Funktionen), die Tastendrücke simulieren, sind: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 64 (F1) ... (F10) (Strg-F1) ... (Strg-F10) (Alt-F1) ... (Alt-F10) (Shift-F1) ... (Shift-F10) (Strg-A) ... (Strg-Z) (Alt-A) ... (Alt-Z) (Alt-0) ... (Alt-9) (Return) (Strg-Return) (Bksp) - Backspace (Strg-Bksp) (Pos1) (Strg-Pos1) (Alt-Pos1) (Ende) (Strg-Ende) (Links) - Pfeil links (Strg-Links) (Rechts) - Pfeil rechts (Strg-Rechts) (BildHoch) (Strg-BildHoch) (BildRunter) (Strg-BildRunter) (Hoch) - Pfeil hoch (Runter) - Pfeil runter (Einfg) (Entf) (Tab) (Shift-Tab) (Esc) 6.6.2.9 Inhalt Bildschirmlisten Der Inhalt der auf dem Bildschirm angezeigten Adreßliste kann weitestgehend frei definiert werden. Für die verschiedenen möglichen Sortierreihenfolgen und die Selektionsliste können unterschiedliche Inhalte angegeben werden. Das linke Feld der Liste ist jeweils fest vorgegeben. Bei den Hauptlisten ist dies das Feld, nach dem sortiert ist, bei der Selektionsliste der Suchbegriff. Jede dieser Listendefinitionen besteht aus zwei Zeilen: Der Überschrift und dem Listeninhalt. Wie in Texten, Etiketten und Drucklisten wird der Listeninhalt durch Variablen angegeben, die mit einem $-Zeichen beginnen. Geben Sie z. B. $geburt ein, erscheint in der Liste an der entsprechenden Stelle der im Feld Geburtstag jeder Adresse eingetragene Wert. BESONDERHEIT: Da die Variable "$land" länger als der Feldinhalt ist, was in der Liste unnötige Leerzeichen zur Folge hätte, wird stattdessen die Abkürzung "$la" verwendet. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 65 Die senkrechten Linien in den Feldern sind ASCII-Zeichen 179. Sie können es eingeben, indem Sie die ALT-Taste gedrückt halten, auf dem Ziffernblock (rechts auf der Tastatur) die Zahl 179 eintippen und dann die ALT-Taste wieder loslassen. Beispiel (Liste mit Feld Geburtstag): fest vorgegeben: │ frei definierbar: Suchbegriff │ Land+PLZ │ Ort │ Geburtstag $match │ $la $plz │ $ort │ $geburt In der oberen Hälfte der Eingabemaske befinden sich der Reihe nach die Einstellungen für - Sortierung nach 1. Suchbegriff - Sortierung nach Land + PLZ - Sortierung nach 2. Suchbegriff - Sortierung nach Termin Unten finden Sie die Definition des Inhalts der Liste von Adreßselektionen. Eine komplette Liste der Variablen finden Sie im Kapitel "Druckvariablen und Steuerzeichen". 6.6.2.10 Vorgaben Adreßmaske Wenn Sie viele Adressen in einem Ort erfassen oder in die Bemerkungsfelder bzw. Zusatzmasken standardmäßig bestimmte Daten eintragen wollen, könne Sie hier Daten angeben, die automatisch beim Anlegen einer neuen Adresse in die Adreßmaske eingesetzt werden. Als Menüpunkte stehen "Bemerkungsfeld", "Zusatzdaten" und "Vorgabe übernehmen" zur Verfügung. Das Übernehmen von Vorgaben ist nur aufrufbar, wenn das Programm netzwerkfähig ist und bereits für andere Anwender Adreßmasken-Vorgaben definiert sind. Die zwei ersten Menüpunkte sind wohl "selbsterklärend": Tragen Sie hier die für Bemerkungsfeld bzw. die Zusatzmasken gewünschten Vorgaben ein. Bei "Vorgaben übernehmen" wählen Sie aus der Liste der anderen Anwender, für die Vorgaben definiert sind, den gewünschten aus. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 66 6.6.2.11 Drucksteuerung anpassen Wählen Sie diesen Menüpunkt, wenn Sie Druckertreiber ändern wollen (oder einfach nur neugierig sind ...). Es erscheint eine Auswahlliste mit allen Druckern, für die Treiber existieren. Wählen Sie den gewünschten mit den <Pfeiltasten>+<Return> oder der Maus aus, um das Editierfenster zu öffnen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Erstellen/Ändern von Druckertreibern". 6.6.2.12 Einstellungen Fax VORBEMERKUNG: Zu so gut wie jedem Faxmodem gehört ein Programm, das Dateien direkt faxen kann. Bei vielen Modems wird z.B. "Bitfax" mitgeliefert; mit der "Satisfaxtion- Karte" von Intel erhalten Sie das Programm "Fax", das eine komplette Benutzeroberfläche zur Faxverwaltung nach dem CAS-Standard besitzt. Um möglichst alle Faxmodems ansprechen zu können, wählt GS-Adressen den Umweg über ein solches Programm, wenn ein Fax geschickt wird. Dazu wird das Faxprogramm über eine Batchdatei aufgerufen, und gleichzeitig kann ein Tastaturmakro gestartet wrden, das innerhalb des Faxprogrammes bestimmte Tastendrücke automatisch ausführt. Bei Programmen, denen Faxnummer und -datei auf der Kommandozeile übergeben werden, reicht die Batchdatei zum Aufruf aus. HINWEIS: Residente Faxprogramme, die eine Drucker- schnittstelle "abfangen", sind nur eingeschränkt verwendbar, da diese die von GS-Adressen geschickten Tastaturmakros "abwürgen", d. h. die Faxnummer muß dort von Hand eingegeben werden. 6.6.2.13 Aktivieren der Faxoption Wollen Sie die Faxoption nutzen, tragen Sie bei "Faxen aktiviert" "J" ein. Ist Ihr Faxprogramm bzw. das Faxmodem in der Lage, geschickte Faxe selbständig zu verwalten - dies ist z. B. bei der schon angesprochenen "Satisfaxtion-Karte" von Intel der Fall - ist es auch möglich, Serienfaxe zu schicken. Damit die entsprechende Auswahl in GS-Adressen angeboten wird, tragen Sie bei "Serienfaxe möglich" "J" ein. Aus den vorhandenen Faxdefinitionen, in denen jeweils angegeben ist, welche Batchdatei und welches Tastaturmakro ausgeführt werden soll, können Sie die gewünschte auswählen, indem Sie auf dem Feld "Gewählte Faxdefinition" <TAB> oder <F2> drücken. Wie auch im Fenster "Einstellungen Fax" beschrieben, handelt es sich bei den von uns mitgelieferten Faxdefinitionen nur um Beispiele, wie Sie Ihre eigene Faxsoftware ansprechen können. (siehe "Batchdatei u. Tastaturmakro") -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 67 Wählen Sie den Druckertreiber, den Ihr Faxprogramm unterstützt. Wenn nur reine ASCII-Texte gesendet werden können, suchen Sie den Treiber LEER.PRN aus. Da einige Faxprogramme spezielle Befehle für Seitenvorschub und Faxende benötigen, können diese ebenfalls angegeben werden. Geben Sie das gewünschte ASCII-Zeichen als dreistellige Zahl an, die durch einen "Backslash" eingeleitet wird, z. B. \012 für ASCII-Zeichen 12 (Standard-Zeichen für Seitenvorschub). Sie können auch mehrere Zeichen eingeben, indem Sie diese einfach hintereinandersetzen, also z. B. \012\010\013 ... Die meisten externen Faxprogramme bieten die Möglichkeit, Grafikdateien, die z. B. eine Unterschrift enthalten, einzubinden. In der Regel ist es dafür erforderlich, daß der entsprechende Befehl ohne linken Rand am Anfang einer Zeile steht. Dies erreichen Sie am leichtesten, indem Sie sich einen separaten Text anlegen, der diesen Befehl enthält und diesen Text dann mit ".T0" einlesen. 6.6.2.14 Batchdatei u. Tastaturmakro Innerhalb der Liste zur Auswahl von Faxdefinitionen haben Sie gleichzeitig die Möglichkeit, die Definitionen zu bearbeiten: Drücken Sie <Einfg>, wird ein Datensatz neu angelegt, mit <Entf> der aktuelle gelöscht und mit <Strg>+<Einfg> der aktuelle kopiert. Die gleichen Punkte stehen Ihnen im linken Menü "Faxdefinition" zur Verfügung. Haben Sie einen neuen Datensatz angelegt, vergeben Sie zunächst einen Namen dafür, z. B. den Ihres Faxprogrammes oder einfach "Mein Fax". Diesen Namen können Sie ändern, indem Sie den rechten Menüpunkt "Bezeichnung ändern" anwählen. Der Menüpunkt "Batchdatei": Hier wird festgelegt, wie das externe Faxprogramm aufgerufen wird. Alle Eingaben, die Sie hier vornehmen, werden als ganz normale Batchdatei ausgeführt. Sehen Sie sich einfach einmal den Eintrag dort bei der von uns mitgelieferten Definition für "Bitfax" an: @c: @cd \bitfax @bitfax -F$faxdatei -P$faxnummer @del $faxdatei -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 68 Der "Klammeraffe" (@) bewirkt in einer Batchdatei, daß der entsprechende Befehl bei der Ausführung nicht angezeigt wird. Die Variable "$faxdatei" enthält den Namen der von GS-Adressen angelegten Datei, die gesendet werden soll, "$faxnummer" die Telefaxnummer. Außerdem stehen hier alle sonstigen Variablen aus der Adreßmaske zur Verfügung. Da Faxnummer und -datei auf der Kommandozeile übergeben werden, ist die Definition eines Tastaturmakros nicht erforderlich. - Nach dem Senden des Faxes wird Bitfax automatisch beendet und GS-Adressen übernimmt wieder die Kontrolle. ACHTUNG: Die zu faxende Datei wird nicht automatisch gelöscht, da Programme, die im Hintergrund faxen, diese auch später noch benötigen. Der Menüpunkt "Tastaturmakro": Gleichzeitig mit dem Start der Batchdatei werden die hier angegebenen Tastendrücke in den Tastaturpuffer geschickt. Dies geschieht auf die gleiche Art wie bei der Übergabe von Adreßdaten aus dem residenten GS-Adressen an ein anderes Programm, z. B. eine Textverarbeitung. Rufen Sie bei der Definition für die "Intel Satisfaxtion"- Karte den Menüpunkt "Tastaturmakro" auf: 20 (Warte-10) x (Return) T $match(Return) 0$faxnummer (F10) N (F10) V $faxdatei(Return) (End) (Return) (F10) S B In Zeile 1 steht eine Zahl, die angibt, wie schnell das Makro ausgeführt werden soll. Je höher diese ist, desto länger wird zwischen den einzelnen Tastendrücken gewartet. Bei zu schneller Ausführung des Makros kann es passieren, daß das Fax-Programm "verwirrt" wird. Zeile 2 bewirkt eine kurze Pause, bis das Fax-Programm geladen ist. Anschließend wird das Fax-Programm komplett "ferngesteuert" bedient und dann wieder verlassen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 69 Die Definition der Makros wird wie unter "Dienste - Einstellungen - Makros für residenten Aufruf" beschrieben vorgenommen. 6.6.3 Indexaufbau GS-Adressen verwendet Indexdateien, um unterschiedliche Sortierreihenfolgen, schnelle Suche, aber auch Suche nach Buchstabenfolge und Zuordnung von Adreßarten und -verbindungen zu ermöglichen. Wurden viele Daten eingegeben, geändert oder gelöscht, funktionieren diese Indexdateien zwar noch, sind aber nicht mehr optimal organisiert, was die Geschwindigkeit des Programmes verringern kann. Sie sollten deshalb in regelmäßigen Abständen den "Indexaufbau" durchführen lassen. Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht unterbrochen werden! Unter gewissen Umständen kann es passieren, daß Indexdateien nicht mehr intakt sind, z. B. bei Stromausfall, einem Festplattenfehler, aber auch durch Ausschalten des Rechners, ohne GS-Adressen vorher zu verlassen. Lassen sich einzelne Programmteile aufgrund eines solchen Fehlers nicht mehr starten, rufen Sie ebenfalls diesen Punkt auf. (Das Ortsverzeichnis ist hier ausgenommen, da seine Indexdateien dort mit einem eigenen Menüpunkt aufgebaut werden.) Bricht GS-Adressen schon beim Starten ab, rufen Sie das Programm mit den Parametern "/i" oder "/reorg" auf. (siehe auch Abschnitt "4.3 Parameter beim Aufruf". 6.6.4 Datenübernahme aus GS-Adressen 1.x Haben Sie bisher mit GS-Adressen 1.x gearbeitet, wollen Sie sicher Ihre alten Daten weiterverwenden. Diese werden bei Aufruf dieses Menüpunktes übernommen und ins neue Format konvertiert. Nach dem Hinweis, daß die Sache einige Zeit dauern kann, erscheint ein Warnhinweis, daß bei mehrfacher Datenübernahme Duplikate entstehen können. Haben Sie die Anfangsfragen bei der Datenübernahme beantwortet, geben Sie den Pfad zum alten Programm ein. In der Regel dürfte dies "C:\GSADR" sein. Sie können alle Daten gleichzeitig, genauso aber auch nur die Adressen, nur die Texte, Etiketten- oder Listendefinitionen alleine übernehmen. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 70 GS-Adressen stellt Ihnen eine Reihe von Fragen: - Sollen die Adressen übernommen werden? - Wurde die letzte Frage mit "Ja" beantwortet, folgt die Frage, ob die alternative Adresse übernommen werden soll. Diese wird in der ersten Zusatzmaske gespeichert. Haben Sie die alternative Adresse in der alten Adreßverwaltung nicht verwendet, sollten Sie die Frage mit "Nein" beantworten, da Sie dadurch Platz auf Ihrer Festplatte sparen und die Datenübernahme außerdem schneller vor sich geht. - Sollen die bisher vorhandenen Adressen, soweit möglich, gelöscht werden? Die in GS-Adressen 2.x bisher eingegebenen Adressen werden vor der Übernahme gelöscht. Dies ist allerdings nur bei Adressen möglich, die nicht gleichzeitig von anderen Programmen der neuen GS-Serie verwendet werden. - Sollen die Texte übernommen werden? - Sollen die bisher vorhandenen Texte gelöscht werden? - Sollen die Etikettendefinitionen übernommen werden? - Sollen die bisher vorhandenen Etikettendefinitionen gelöscht werden? - Sollen die Listendefinitionen gelöscht werden? - Sollen die bisher vorhandenen Listendefinitionen gelöscht werden? ACHTUNG: Aufgrund der komplett unterschiedlichen Struktur von Etiketten- und Listendefinitionen in GS-Adressen 1.x und Version 2.x sollten Sie die übernommenen Daten überprüfen, da unter Umständen noch kleiner Korrekturen von Hand vorgenommen werden müssen! Eine Übernahme der Adreßselektionen aus GS-Adressen 1.x ist wegen der komplett geänderten internen Struktur nicht möglich. Sie können sich helfen, indem Sie in GS-Adressen 1.x den Menüpunkt "Selektionen/... - Neue Adreßselektion" aufrufen und die vorhandenen Selektionen ausdrucken, indem Sie sie der Reihe nach mit <F3> einlesen und eine Bildschirmausdruck machen. Die Selektionen können dann entsprechend der ausgedruckten Vorlage in GS-Adressen 2.x neu erstellt werden. Bedingt durch die neuen deutschen Postleitzahlen ist die Übernahme von Orten und Vorwahlen aus GS-Adressen 1.x nicht möglich! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 71 6.6.5 Daten sichern / Daten rücksichern Das unter "Dienste - Einstellungen - Datensicherung" angegebene externe Programme zur Datensicherung / -rücksicherung wird aufgerufen. 6.6.6 Dateien ausdrucken Die zum Programm gehörenden Textdateien können auf den Drucker ausgegeben werden. Dies sind z. B. die Dateien DOK.TXT (Dokumentation - dieser Text), AENDER.TXT (die wichtigsten Änderungen seit Version x.yz), PROBLEME.TXT (Schwierigkeiten die auftreten können und was dagegen zu machen ist) ... 6.6.7 Straßenverzeichnis installieren Rufen Sie diesen Menüpunkt zur Installation des deutschen Straßenverzeichnisses auf. Dieses wird benötigt, um in größeren Orten, die mehrere Postleitzahlen haben, die jeweils gültige zu finden. Zum Straßenverzeichnis gehört ebenfalls die Zuordnung der Postfach-Postleitzahlen in Orten, die mehrere Postleitzahlen für unterschiedliche Postfächer haben. Bitte beachten Sie, daß das Straßenverzeichnis ca. 30 MB zusätzlichen Speicherplatz auf Ihrer Festplatte belegt! 6.7 Menüpunkt "Sonstiges" 6.7.1 Ortsverzeichnis Das Ortsverzeichnis kann auch aus dem Menü der Adreßmaske heraus aufgerufen werden. Die vorhandenen Orte erscheinen in einer alphabetisch sortierten Liste. Neben Postleitzahl (PLZ), Postfach-Postleitzahl (PF-PLZ) und Ortsnamen wird die Vorwahl angezeigt bzw. die Vorwahlen, wenn bei einem Ort mehrere Vorwahlen möglich sind. Bei Aufruf des Ortsverzeichnisses aus der Adreßmaske heraus wird automatisch nach den dort eingegebenen Daten gesucht. Haben Sie z. B. als Ort "Mönchengladbach" eingegeben und im Feld Straße "Daalener Str.", wird aufgrund eines Schreibfehlers mit <TAB> kein Vorschlag gemacht. In einem solchen Fall rufen Sie aus dem Menü das Ortsverzeichnis auf, in dem jetzt sofort "Mönchengladbach" angewählt ist. Drücken Sie <Return>, erscheint die Straßenliste, aus der Sie mit <Return> einen Datensatz auswählen können, der dann in die Adreßdaten übernommen wird. GS-Adressen enthält in der "Version mit Ortsverzeichnis" mehr als 40 000 Orte und Ortsteile sowie über 30 000 Vorwahlen (Deutschland, Österreich, Schweiz, Liechtenstein und Belgien). Ohne Ortsverzeichnis und bei der Shareware-Version wird nur eine kleine Zahl von Orten (quasi als Beispiel) mitgeliefert. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 72 Wir bemühen uns, die Daten auf einem möglichst aktuellen Stand zu halten und sind für Hinweise auf Unstimmigkeiten bzw. Änderungen dankbar! - Selbstverständlich können wir nicht für Korrektheit und Vollständigkeit der Ortsdateien haften! Bei Orten, die mehrere Postleitzahlen haben, erscheint statt der Zahl z. B. "4....", wenn das Straßenverzeichnis installiert ist, bzw. ".....", wenn mangels Straßenverzeichnisses auch die erste Stelle der PLZ nicht ermittelt werden kann. Sortierung der Liste: Die Ortsliste kann nach Ortsname, Postleitzahl oder Vorwahl sortiert angezeigt werden. Wählen Sie zum Ändern der Reihenfolge den entsprechenden Menüpunkt. Suche in den Ortsdaten: Wählen Sie den Menüpunkt "Suchen" und, je nach gewünschter Art der Suche den Untermenüpunkt "Ortsname", "Postleitzahl" oder "Vorwahl" und geben in das erscheinde Eingabefenster den Suchbegriff ein. Es geht aber noch leichter: Tippen Sie einfach den Suchbegriff ein (genau wie beim Suchen in der Adreßliste). Möglich sind Ortsname, Postleitzahl oder Vorwahl. Da bei den 5-stelligen Postleitzahlen auch eine "0" an erster Stelle möglich ist, wird bei Eingabe von "0" eine zusätzliche Abfrage durchgeführt. Das Programm schlägt eine Suche innerhalb des Landes vor, in dem der Ort liegt, auf dem sich gerade der Auswahlbalken befindet. Ein anderes Land können Sie eingeben, indem Sie die Taste <Pfeil hoch> drücken oder das entsprechende Feld mit der Maus anklicken. Bestätigen Sie Ihren Suchbegriff mit <Return>. Die Liste erscheint anschließend in der Sortierreihenfolge, die dem Suchbegriff entspricht. Neu anlegen - entspricht der Taste <Eing>: Wählen Sie, ob Sie einen neuen Ort, einen Ortsteil oder eine Vorwahl anlegen wollen. Ein Eingabefenster wird geöffnet. Ihre Eingabe bestätigen Sie mit <Return>. Löschen - entspricht der Taste <Entf>: Je nach Sortierreihenfolge werden Sie gefragt, was Sie löschen wollen. Bestätigen Sie mit <Return>. Pflege: Wie Adressen und Texte können auch die Orte reorganisiert werden, d. h. die Indexdateien werden neu aufgebaut. Dies nimmt einige Zeit in Anspruch und ist nur dann ratsam, wenn Sie umfangreiche Änderungen an den Daten der Ortsdatenbank vorgenommen haben. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 73 Bereiche löschen: Nicht jeder benötigt die Ortsdatenbank in vollem Umfang. Von den zu löschenden Ortsbereichen geben Sie "Land" und "von welcher Postleitzahl bis zu welcher" ein. Wollen Sie z. B. alle belgischen Orte löschen, ist das Land "B" und es geht von Postleitzahl "0000" bis Postleitzahl "9999". Starten Sie den Löschvorgang mit <F2>. Ist die Liste nach Postleitzahl oder Ortsnamen sortiert, haben Sie folgende Möglichkeiten: Drücken Sie die Taste <Pfeil rechts>, wird die Liste der zum aktuellen Ort gehörenden Vorwahlen die aktive Liste. Dort können Sie mit den Tasten <Einfg> oder <Entf> Vorwahlen anlegen oder löschen. Zurück zur Ortsliste kommen Sie mit <Pfeil links> oder <ESC>. Bei Orten mit Ortsteilen werden diese durch Drücken von <F2> angezeigt. Genau wie in den Vorwahlen können Sie mit <Einfg> und <Entf> Datensätze anlegen oder löschen. <F3> ruft bei Orten, die im Straßenverzeichnis enthalten sind, eine Straßenliste auf, <F4> die Postfachliste bei mehreren Postfach-Postleitzahlen innerhalb eines Ortes. Wenn auf der unteren Bildschirmzeile "<F5>=Ändern" angezeigt wird, kann der aktuelle Datensatz der jeweils aktuellen Liste geändert werden, d. h. in der Ortsliste der Ortsname (bei Orten, die nur eine PLZ haben, auch diese), in der Vorwahlliste die Vorwahl ... -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 74 6.7.2 Adreßarten insgesamt Die in GS-Adressen bisher definierten Adreßarten werden angezeigt und können editiert werden. Dieser Programmteil entspricht dem Bearbeiten der insgesamt vorhandenen Adreßarten aus der Adreßmaske heraus. 6.7.3 Adreßverbindungen insgesamt Die in GS-Adressen bisher definierten Adreßverbindungen werden angezeigt und können editiert werden. Dieser Programmteil entspricht dem Bearbeiten der insgesamt vorhandenen Adreßverbindungen aus der Adreßmaske heraus. 6.7.4 Adreßarten zuordnen Mehreren Adressen (den markierten oder allen) wird eine bestimmte Adreßart zugeordnet. Wählen Sie die gewünschte Adreßart aus der Liste der insgesamt vorhandenen Adreßarten aus. Da eine Adreßart einer Adresse nur jeweils einmal zugeordnet werden kann, wird nichts gemacht, wenn eine Adresse die Adreßart bereits besitzt. 6.7.5 Adreßarten löschen Die Zuordnung einer bestimmten Adreßart zu den markierten oder allen Adressen wird aufgehoben. Hat eine der gewählten Adressen diese Adreßart nicht, wird dort natürlich nichts gemacht. 6.7.6 Bemerkungsfeld ergänzen An das Bemerkungsfeld der markierten oder aller Adressen wird ein bestimmter Text angehängt. Es öffnet sich ein Textfenster, in das Sie diesen eingeben. Verlassen Sie diese Texteingabe mit <ESC> oder <F8>, werden Sie noch gefragt, ob die Bemerkungsfelder wirklich ergänzt werden sollen. Mit automatischer Ergänzung von Bemerkungsfeldern sollte vorsichtig umgegangen werden, da einerseits durch Zuordnung längerer Texte große Datenmengen erzeugt werden können und andererseits ein Entfernen dieser Text nur von Hand, also bei jeder Adresse separat, möglich ist! -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 75 6.7.7 Letzten Kontakt setzen Das Datum des letzten Kontaktes kann bei den markierten oder allen Adressen umgesetzt werden. Vorgeschlagen wird das aktuelle Datum, das Sie natürlich editieren können. Diese Funktion ist z. B. sinnvoll, wenn Sie einen Serienbrief versenden und diesen als "Kontakt" ansehen wollen. 6.7.8 Rechenfeld-Berechnung Den beiden Rechenfeldern der Adreßmaske können global neue Werte zugewiesen werden, z. B. ist es möglich, zum Feld "Rechen1" bei allen markierten Adressen "5" zu addieren. Dazu geben Sie z. B. ein: "Rechen1 = Rechen1 + 5" Beide Rechenfelder können aufeinander zugreifen. Beispiel: "Rechen2 = Rechen2 - Rechen1" Auf diese Art können Sie z. B. Mitgliedsbeiträge verwalten. Geben Sie in Rechenfeld 1 den Monatsbeitrag einer Persion ein, kann dieser automatisch vom "Beitragskonto", das in Rechenfeld 2 geführt wird, abgebucht werden. 6.7.9 Adressen exportieren <F4> Durch diese Funktion können Adreßdaten anderen Programmen zugänglich gemacht werden. Wenn Sie Briefe mit Ihrer Textverarbeitung erstellen wollen, stellt GS-Adressen die gewünschten Adressen im benötigten Format zur Verfügung. Direkt unterstützt werden MS-Word und Word-Perfect 5.1, jedoch dürfte es durch die freie Definierbarkeit der Exportdatei auch bei anderen Textverarbeitungen kaum Probleme geben. Im freien Format kann auch das Bemerkungsfeld exportiert werden. Die darin normalerweise enthaltenen Zeilenvorschübe könnten zu Problemen führen, wenn als Satzendezeichen ein Zeilenvorschub angegeben wird. Deshalb werden dort alle Zeilenvorschübe durch "weiche" Zeilentrennungen (ASCII-Zeichen 141) ausgetauscht. Aus der Adreßliste heraus gelangen Sie durch Drücken von <F4> sofort ins Export-Menü. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 76 6.7.9.1 Vordefiniertes Format Bei Export in frei definierbarem Format (Standard-ASCII/Anderes ASCII-Format) haben Sie die Möglichkeit, die von Ihnen gemachten Angaben zu speichern. Diese gesicherten Exportdefinitionen werden hier als Auswahl angeboten, damit Sie nicht jedesmal alle Eingaben wiederholen müssen. 6.7.9.2 GS-Adressen 2.x Daten werden im Format von GS-Adressen exportiert, z. B. zum Einlesen in ein auf einem anderen Rechner installiertes GS- Adressen. Geben Sie an, ob Sie die aktuelle, die markierte oder alle Adressen exportieren wollen und geben Sie den gewünschten Namen für die Exportdatei ein. Zusätzlich zur eigentlichen Adreß-Exportdatei, der zweckmäßigerweise die Endung .DBF gegeben werden sollte, werden zwei weitere Dateien mit der Endung .LTX und .ART angelegt. Der Dateiname vor dem Punkt ist jeweils gleich. Die Datei mit der Endung .LTX enthält Bemerkungsfelder und Zusatzmasken der Adressen, die Datei mit der Endung .ART die Adreßarten. Der Export von Adreßverbindungen ist nicht möglich. ACHTUNG: Adreßübergabe von einem Rechner zum anderen ist nur auf diese Art, keinesfalls jedoch durch Kopieren der Adreßdateien oder mit einer externen Dateiverwaltung wie dBASE vorzunehmen, da alle Datendateien von GS-Adressen eng miteinander verbunden sind! 6.7.9.3 Standard-ASCII Der Datenexport erfolgt im ASCII-Format mit Anführungszeichen als Feldbegrenzer und Kommata als Feldtrenner ("Name","Vorname", ...). Das Datensatzende wird jeweils mit einem Zeilenvorschub markiert. Nach der Auswahl, welche Adressen exportiert werden sollen (die aktuelle, die markierten, alle) und der Eingabe des ASCII-Dateinamens geben Sie an, welche Felder exportiert werden sollen und welche Reihenfolge sie in der ASCII-Datei haben sollen. Links auf dem Bildschirm erscheint eine Auswahlliste der zur Verfügung stehenden Felder. Auf der rechten Seite wird angezeigt, wie weit der Aufbau der ASCII-Datei bereits definiert ist. Wählen Sie die einzelnen Felder mit den Pfeiltasten und bestätigen mit <Return> oder durch Anklicken mit der Maus. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 77 Haben Sie alle gewünschten Felder angegeben, drücken Sie <F2>, und die Adreßdaten werden in der ASCII-Datei abgelegt. Nach dem Exportieren werden Sie gefragt, ob Sie die soeben eingegebene Exportdefinition speichern wollen, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. (Einlesen einer vordefinierten Definition) 6.7.9.4 Anderes ASCII-Format Nach der Auswahl, welche Adressen exportiert werden sollen, erscheint ein Fenster zur Eingabe der Export-Vorgaben. Feldbegrenzung: Das oder die Zeichen, die am Anfang oder Ende jedes exportierten Feldes stehen sollen. Feldtrennung: Das oder die Zeichen, die zwischen den einzelnen Feldern stehen sollen. Datensatzende: Das oder die Zeichen, die das Ende eines Datensatzes markieren. Trennzeichen und Datensatzende können als normaler Text eingegeben oder durch Voranstellen eines "\"-Zeichens (Backslash) mit folgender dreistelliger Dezimalzahl als ASCII-Wert angegeben werden. Beispiel: " (Anführungszeichen) entspricht \034 ein normaler Zeilenvorschub entspricht \013\010 Felddefinition in erster Zeile: Geben Sie hier "J" ein, wird am Anfang der Datei ein zusätzlicher Datensatz angelegt, der die Feldnamen enthält. Von MS-Word aus kann so direkt auf die Feldnamen zugegriffen werden. Windows-Format: Windows-Programme verwenden nicht den "normalen" ASCII-Zeichensatz. Dies hat zur Folge, daß z. B. Umlaute nicht korrekt erscheinen, wenn Daten aus DOS-Programmen übernommen werden. Tragen Sie hier "J" ein, werden die Daten automatisch für Windows konvertiert. Geben Sie anschließend den Namen der ASCII-Datei und die Feldreihenfolge ein: -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 78 Links auf dem Bildschirm erscheint eine Auswahlliste der zur Verfügung stehenden Felder. Auf der rechten Seite wird angezeigt, wie weit der Aufbau der ASCII-Datei bereits definiert ist. Wählen Sie die einzelnen Felder mit den Pfeiltasten und bestätigen mit <Return>. Mit <F2> starten Sie den Export. Nach dem Exportieren werden Sie gefragt, ob Sie die soeben eingegebene Exportdefinition speichern wollen, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. (Einlesen einer vordefinierten Definition) -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 79 6.7.9.5 MS-Word/Winword Nach der Auswahl, welche Adressen exportiert werden sollen, werden Sie gefragt, ob Sie DOS- oder Windows-Format benötigen und wie die Exportdatei heißen soll. Exportiert werden automatisch alle Felder der Haupt-Adreßmaske und die Postanschrift. Die Feldnamen stehen, wie bei Word üblich, in der ersten Zeile der Exportdatei. 6.7.9.6 Word-Perfect 5.1 Die Daten werden als Sekundärdatei für Word-Perfect abgelegt. Vor der Eingabe des gewünschten Dateinamens werden Sie gefragt, ob die Adressen im DOS- oder Windows-Format exportiert werden sollen, da Windows einen anderen Zeichensatz verwendet. 6.7.10 Adressen importieren Adressen können aus GS-Adressen, dBASE, oder im ASCII-Format übernommen werden. 6.7.10.1 Vordefiniertes Format Nach einem Export im dBASE- oder ASCII-Format können Sie dieses speichern, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. Wählen Sie aus den gespeicherten Formaten das gewünschte aus. ACHTUNG: Stimmen zu importierende Datei und gewähltes Importformat nicht überein, kann es zu "chaotischer" Feldzuordnung kommen! 6.7.10.2 GS-Adressen 2.x Daten werden im Format von GS-Adressen importiert, z. B. zum Einlesen von Adressen, die sich auf einem anderen Rechner befinden und entsprechend exportiert wurden. Wählen Sie aus der erscheinenden Dateiauswahlliste die gewünschte Datei mit der Endung "DBF". Der komplette Pfad der aktuellen Datei wird in der vorletzten Bildschirmzeile angezeigt. Zum Wechsel in andere Verzeichnisse oder Laufwerke gehen Sie ans Ende der Auswahlliste und wählen dort. ACHTUNG: Neben der Adreßdatei mit der Endung ".DBF" müssen auch die dazugehörenden Dateien mit Endung ".LTX" und ".ART" im gleichen Verzeichnis verfügbar sein. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 80 6.7.10.3 dBASE Daten, die im dBASE-III-Format vorliegen, werden eingelsen. Wählen Sie aus der erscheinenden Dateiauswahlliste die gewünschte Datei mit der Endung "DBF". Der komplette Pfad wird in der vorletzten Zeile angezeigt. Andere Verzeichnisse und Laufwerke finden Sie am Ende der Auswahlliste. Es erscheint eine Liste mit allen Feldern, die in GS-Adressen belegt werden können. Rechts wird das nächste zu vergebende Feld der Import-Datei angezeigt. Wählen Sie dazu jeweils das passende Feld in GS-Adressen. Bei Wahl des "Leerfeldes" wird das zugeordnete Feld ignoriert. Der Import beginnt durch Drücken von <F2> oder <Tab>. 6.7.10.4 ASCII Tragen Sie die in der ASCII-Datei vorhandene Feldbegrenzung, Feldtrennung und das Datensatzende-Zeichen ein Feldbegrenzung: Das oder die Zeichen, die am Anfang oder Ende jedes exportierten Feldes stehen sollen. Feldtrennung: Das oder die Zeichen, die zwischen den einzelnen Feldern stehen sollen. Datensatzende: Das oder die Zeichen, die das Ende eines Datensatzes markieren. Trennzeichen und Datensatzende können als normaler Text eingegeben oder durch Voranstellen eines "\"-Zeichens (Backslash) mit folgender dreistelliger Dezimalzahl als ASCII-Wert angegeben werden. Beispiel: " (Anführungszeichen) entspricht \034 ein normaler Zeilenvorschub entspricht \013\010 Felddefinition in erster Zeile: Geben Sie hier "J" ein, wenn der erste Datensatz keine Daten sondern die Feldnamen enthält. Dies ist z. B. bei von MS-Word verwendeten ASCII- Dateien der Fall. -------------------------------------- Die Auswahlpunkte des Hauptmenüs 81 Windows-Format: Windows-Programme verwenden nicht den "normalen" ASCII-Zeichensatz. Dies hat zur Folge, daß z. B. Umlaute nicht korrekt erscheinen, wenn Daten aus DOS- Programmen übernommen werden. Tragen Sie hier "J" ein, werden die Daten automatisch für Windows konvertiert. Wählen Sie aus der Dateliste die gewünschte ASCII-Datei aus. Andere Verzeichnisse und Laufwerke finden Sie jeweils am Ende dieser Liste. Auf der vorletzten Bildschirmzeile wird der komplette Pfad der jeweiligen Datei angezeigt. Geben Sie an, welches Feld der ASCII-Datei in welches Feld von GS-Adressen eingesetzt werden soll. Oben rechts wird das nächste zu vergebende Feld angezeigt. Wenn die ASCII-Datei in der ersten Zeile die Felddefinition enthält (MS-Word-Datei), erscheint der Feldname, ansonsten der Feldinhalt des ersten Datensatzes. Wählen Sie das in GS-Adressen jeweils dazu passende Feld. Mit <F2> oder <Tab> starten Sie den Import. Anschließend werden Sie gefragt, ob die soeben eingegebene Ex-/Importdefinition gespeichert werden soll, um den Vorgang in Zukunft zu vereinfachen. 6.7.11 Ex-/Importdefinition löschen Wenn Sie eine Exportdefinition nicht mehr benötigen, können Sie diese löschen. Wählen Sie aus der Liste der insgesamt vorhandenen Definitionen die gewünschte aus und bestätigen mit <RETURN>. Die anschließende Sicherheitsabfrage beantworten Sie mit "J". 6.8 Wählen Wenn Sie ein Modem oder Teleint-Modul angeschlossen haben, wird durch Anwahl dieses Menüpunktes die Telefonnummer gewählt. Nähere Informationen dazu finden Sie bei der Beschreibung des Adreßmasken-Menüs. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 82 7. DER TEXTEDITOR Der Texteditor von GS-Adressen ermöglicht das Schreiben von Briefen unter Verwendung der im Programm gespeicherten Adreßdaten. Sie haben umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten, wie frei definierbare Kopf- und Fußtexte, Drucksteuerzeichen (z. B. zum Umschalten zwischen verschiedenen Schriftarten), Blocksatz ... Aus der Textliste gelangen Sie in den Texteditor, indem Sie auf dem gewünschten Text <Return> drücken oder ihn mit der Maus anklicken (Bearbeiten eines bestehenden Textes). Mit <Einfg> wird ein neuer Text anglegt. Geben Sie die Stammdaten ein und wählen anschließend den neuen Text mit <Return> aus. 7.1 Texteingabe Auf den unteren beiden Bildschirmzeilen wird die aktuelle Position innerhalb des Textes (Seite, Zeile und Spalte) sowie der Textname angezeigt. Oberhalb des Textes befindet sich eine Leiste, die die horizontale Cursorposition zeigt. Bei der Texteingabe ist eigentlich nichts besonderes zu beachten: Tippen Sie einfach los, genau wie auch im Bemerkungsfeld der Adressen. Ist ein rechter Rand gesetzt, wird er durch eine senkrechte Linie angedeutet. Wenn Sie bei der Texteingabe dorthin gelangen, erfolgt ein automatischer Zeilenumbruch. Geben Sie mehr als eine Seite Text ein, wird durch eine invers angezeigte gepunktete Linie der Beginn der neuen Seite angezeigt. Der Seitenumbruch erfolgt automatisch und entspricht der Seitenaufteilung beim Ausdruck. Außer dem automatischen Seitenumbruch können Sie an jeder beliebigen Stelle mit dem Punktbefehl ".SV" einen Seitenvorschub veranlassen. 7.2 Tastenbelegung <Pfeil rechts/links> Der Cursor wird ein Zeichen nach rechts bzw. links bewegt. <Pfeil hoch/runter> Der Cursor wird eine Zeile nach oben bzw. nach unten bewegt. <Bild hoch/runter> Der Cursor springt eine Seite nach oben bzw. nach unten. <Strg>+<Bild hoch/runter> Sprung zum Textanfang/Textende <Pos1/Ende> Sprung zum Anfang/Ende der aktuellen Zeile <Einfg> Umschalten vom Einfügen in den Überschreiben-Modus und umgekehrt. Im Überschreiben- Modus erscheint der Cursor als Viereck, ansonsten als Strich. <Entf> Das Zeichen, das sich auf dem Cursor befindet, wird gelöscht. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 83 <Backspace> Das Zeichen links vom Cursor wird gelöscht. <Strg>+<Pfeil rechts/links> Sprung zum nächsten/vorherigen Wort. <Strg>+<Y> Die aktuelle Zeile wird gelöscht. <Strg>+<T> Das folgende Wort wird gelöscht. Tabulatorpositionen: Drücken Sie die <Tab>-Taste, springt der Cursor zur nächsten Tabulator-Position. Mit <Shift>+<Tab> erfolgt ein Sprung zur vorherigen Tabulator-Position. GS-Adressen vergibt die Tabulator-Positionen automatisch. Befinden Sie sich unterhalb einer Zeile, die Text enthält, ist ein Tab-Stopp dort gesetzt, wo in dieser Zeile ein Wort beginnt. Gibt es keine Textzeile oberhalb der Cursorposition, wie dies am Textanfang der Fall ist oder befinden Sie sich so weit rechts in der Zeile, daß kein Text mehr darübersteht, ist jedes achte Zeichen ein Tab-Stopp. 7.3 Punktbefehle Gewisse Anweisungen werden dem Programm über in den Text eingefügte Befehle mitgeteilt. Diese werden "Punktbefehle" genannt, da sie mit einem Punkt beginnen. Ein Punktbefehl muß alleine in einer Zeile stehen. Mögliche Punktbefehle: .SV Unbedingter Seitenvorschub. An dieser Stelle wird beim Ausdruck immer ein Seitenvorschub gemacht. .B Das Bemerkungsfeld der aktuellen Adresse wird eingelesen. .ADRART Eine Liste der bei der aktuellen Adresse vorhandenen Adreßarten wird ausgegeben. .T Textname Der hinter .T angegebene Text wird eingelesen. .T0 Textname Wie .T, ohne daß ein linker Rand gemacht wird. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn Sie Grafiken (Unterschrift ...) in Faxe einbinden wollen. Viele externe Faxprogramme, die ja von GS-Adressen aus aufgerufen werden können, erwarten, daß die entsprechende Befehlszeile ganz links beginnt. Bitte beachten Sie, daß durch die Punktbefehle .B, .ADRART und .T der automatische Seitenumbruch ungültig wird, da GS-Adressen natürlich nicht im voraus wissen kann, wie lang das Bemerkungsfeld, die Adreßartliste oder der andere Text werden. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 84 Der linke Rand dieser mit Punktbefehlen eingelesenen Texte entspricht dem linken Rand des gedruckten Textes. Setzen Sie den Punktbefehl nicht an den Anfang der Zeile, sondern an Spalte x, wird für den eingelesenen Text ein um die Zeichenzahl "x - 1" größerer Rand gemacht. Beispiel: Der "." von ".B" steht an Spalte 5. Beträgt der eigentliche Textrand 10 Zeichen, wird beim Ausdruck des Bemerkungsfeldes ein Rand von 14 Zeichen gemacht. (Zeichenbreite entsprechend einer Schrift von 10 cpi.) Der Befehl .T ist eigentlich nur aus Gründen der Kompatibilität zu älteren Programmversionen implementiert. Normalerweise ist der bessere Weg das Einlesen eines Textes über den Menüpunkt "Baustein". Ausnahme, wie oben beschrieben: .T0 zum Einlesen ohne linken Rand. 7.4 Das Menü des Texteditors Die im Texteditor verfügbaren Menüpunkte sind teilweise identisch mit den Auswahlmöglichkeiten in der Textliste. Drucken: Der aktuelle Text wird auf den Drucker (bzw. auf Schnittstelle oder Bildschirm) ausgegeben. Dieser Punkt entspricht exakt dem Ausdruck eines Textes aus der Textliste heraus. Haben Sie Eingaben im Editor vorgenommen, wird der Text vor dem Ausdruck gespeichert. Der Unterpunkt "Druckvorgaben" entspricht exakt dem Menüpunkt "Dienste - Einstellungen - Druckvorgaben". Auf diese Art können sie schnell zwischen verschiedenen Druckerschnittstellen und -treibern umschalten. Rand re(chts): Linker und rechter Rand eines Textes sind eigentlich in den Angaben zum Format festgelegt. Häufig ist es jedoch erforderlich, den rechten Rand auf einen anderen Wert zu setzen, z. B. wenn Sie innerhalb eines Textes einen Abschnitt anders formatieren wollen als den Rest. Tragen Sie im Eingabefenster ein, auf welche Spalte der rechte Rand vorübergehend gesetzt werden soll. Dies Umsetzen des Randes gilt nur, bis Sie den Text wieder verlassen, wird also nicht bei "Format" abgespeichert. Format: Wenn Sie nicht die unter "Dienste - Einstellungen" gemachten Textvorgaben verwenden wollen, tragen Sie hier die gewünschte Textformatierung ein. Dieser Menüpunkt entspricht dem gleichnamigen, der in der Textliste verfügbar ist. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 85 Block - Absatz formatieren <Strg>+<F>: Der Text des aktuellen Absatzes wird so "umgebrochen", daß er möglichst genau zwischen die horizontale Cursorposition und den rechten Rand paßt. Als Absatz gelten alle Textzeilen, die bis zur nächsten Leerzeile folgen. Einrücken eines ganzen Absatzes gestaltet sich auf diese Art denkbar einfach: Setzen Sie den Cursor auf die Spalte, an der der Text beginnen soll und drücken <Strg>+<F>. Ist unter "Format" die Option "Blocksatz" gewählt, erfolgt rechts ein Randausgleich, sodaß alle Zeilen, abgesehen von der letzten des Absatzes, rechtsbündig erscheinen. Block - Blockanfang <Strg>+<K><B>: Die aktuelle Zeile erhält die Blockanfangsmarkierung. Ist nur ein Blockanfang, aber kein -ende angegeben worden, wird die Blockendemarkierung ebenfalls auf diese Zeile gesetzt, d. h. der Block umfaßt nur eine Zeile. Block - Blockende <Strg>+<K><K>: Die aktuelle Zeile erhält die Blockendemarkierung. Ist nur ein Blockende, aber kein -anfang angegeben worden, wird die Blockanfangsmarkierung ebenfalls auf diese Zeile gesetzt. Der Textbereich zwischen Blockanfang und -ende wird invers dargestellt. Die folgenden Menüpunkte sind nur verfügbar, wenn ein Block markiert ist: Block - Block kopieren <Strg>+<K><C>: Der markierte Text wird an die aktuelle Cursorposition kopiert. Dies ist natürlich nur möglich, wenn der Cursor sich nicht innerhalb des Blockbereichs befindet. Block - Block verschieben <Strg>+<K><V>: Der markierte Text wird zur aktuellen Cursorposition verschoben, d. h. im Gegensatz zum Kopieren wird der ursprüngliche Blocktext dabei entfernt. Block - Block löschen <Strg>+<K><Y>: Der als Block markierte Text wird gelöscht. Block - Markierung löschen <Strg>+<K><H>: Die Blockmarkierung wird aufgehoben und der dazugehörende Text erscheint wieder in normaler Farbe. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 86 Baustein: Ein Textbaustein wird an der Cursorposition eingelesen. Als Baustein kann jeder in GS-Adressen gespeicherte Text dienen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Sie die Namen der als Baustein gedachten Texte mit einer besonderen Zeichenkombination beginnen lassen, z. B. "B_". Alle in GS-Adressen vorhandenen Texte erscheinen in einer Auswahlliste, aus der Sie den gewünschten auswählen, der dann in den aktuellen Text eingefügt wird. Variablen <F2>: Eine Liste der in GS-Adressen verfügbaren Adreßvariablen wird angezeigt. Bei Auswahl wird die entsprechende Variable an der Cursorposition in den Text eingefügt. Zusätzlich zu den in der Liste gezeigten Variablen sind die Felder der drei Zusatzmasken als $M1[1] ... $M1[20], $M2[1] ... $M2[20] und $M3[3] ... $M3[3] verfügbar. Diese müssen allerdings von Hand eingegeben werden. Eine genaue Beschreibung der "Druckvariablen und -steuerzeichen" finden Sie in dem gleichnamigen Kapitel. Steuerzeichen <F3>: Die beim gewählten Drucker verfügbaren Steuerzeichen werden angezeigt. Verlassen Sie das Fenster wieder mit <ESC>. ASCII - Lesen: Ein als ASCII-Datei vorhandener Text wird eingelesen und ersetzt den aktuellen Text. Geben Sie den Namen der ASCII-Datei, ggf. mit Laufwerks- und Pfadangabe ein. Ist der angegebene Dateiname eindeutig und die Datei vorhanden, wird sofort eingegeben. Ist die Datei nicht vorhanden oder haben Sie Jokerzeichen ("*" und "?") verwendet, erscheint eine Auswahl der passenden Dateien. An deren Ende finden Sie andere mögliche Verzeichnisse und Laufwerke. Der komplette Pfad zur aktuellen Datei, auf der sich der Auswahlbalken befindet, wird in der vorletzten Bildschirmzeile angezeigt. ASCII - Schreiben: Der aktuelle Text wird als ASCII-Datei abgelegt. Geben Sie den Dateinamen, ggf. mit Pfad und Laufwerk, an. ACHTUNG: Ist eine gleichnamige Datei bereits vorhanden, wird diese überschrieben! Text zwischenspeichern <F9>: Dieser Punkt ist nur über die Taste <F9> und nicht übers Menü verfügbar. Der aktuelle Texte wird abgespeichert, ohne den Texteditor zu verlassen. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 87 8. DRUCKVARIABLEN und -STEUERZEICHEN 8.1 Druckvariablen Beim Ausdruck von Texten, Etiketten und Listen kann direkt auf Adreßdaten zugegriffen werden. Dies geschieht durch Einsetzen von "Variablen" in den Text. Diese Variablen sind Platzhalter, die beim Ausdruck durch den Inhalt des entsprechenden Feldes der Adresse ausgetauscht werden. Damit GS-Adressen Druckvariablen von Text unterscheiden kann, beginnen sie immer mit einem "$"- Zeichen. Folgt auf das "$"-Zeichen kein gültiger Variablenname, wird beides als normaler Text ausgegeben. Im Texteditor und bei der Definition von Listen- und Etiketteninhalt wird mit <F2> eine Liste der verfügbaren Variablen angezeigt. Bei Auswahl mit <Return> wird die jeweilige Variable an der Cursorposition in den Text eingesetzt. Verfügbare Variablen: $Match Suchbegriff $Match2 2. Suchbegriff Die Feldbezeichnung des zweiten Suchbegriffes ist frei definierbar, kann also auch anders heißen. Zugriff auf den Feldinhalt erfolgt, unabhängig von der Bezeichnung über $Match2. $anrede Anrede $name Name $vorname Vorname Die Feldbezeichnung des Vornamens ist frei definierbar, kann also auch anders, z. B. "Name 2" heißen. Zugriff auf den Feldinhalt erfolgt, unabhängig von der Bezeichnung über $vorname. $zusatz Zusatzfeld zum Namen $branrede Briefanrede $strasse Straße $postfach Postfach $land Land $plz Postleitzahl $ort Ort $telefon1 Telefon 1 $telefon2 Telefon 2 $telefax Telefax $ekontakt Datum des ersten Kontakts $lkontakt Datum des letzten Kontakts $geburt Geburtstag $kontakt Kontaktperson $titel Titel $dfue DFÜ-Nummer (Datenfernübertragung) $telex Telex-Nummer -------------------------------------------------------- Der Texteditor 88 $post1 Die sieben Zeilen der Postanschrift ... $post7 $termin Inhalt des Termin-Feldes $termzeit Uhrzeit des Termins $notiz1 Notiz 1 $notiz2 Notiz 2 $rechen1 Rechenfeld 1 $rechen2 Rechenfeld 2 $sysdatum Systemdatum (aktuelles Rechnerdatum) $syszeit Systemzeit (aktuelle Rechnerzeit) Bei Ausdruck von Texten sind zusätzlich vorhanden: $txtbetreff Feld "Betreff" aus den Textstammdaten $txtdatum Textdatum $snr Seitennummer beim Ausdruck. (Sollte nur in Kopf- und Fußtext verwendet werden.) $ende Bei der Ausgabe von Kopf- und Fußtexten werden Leerzeilen am Ende ignoriert. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie beim Kopf der ersten Seite eine andere Zahl leere Zeilen vor dem eigentlichen Textbeginn haben wollen als beim Kopf der folgenden Seiten. Definieren Sie in diesem Fall einen "Kopf 2" mit der gewünschten Anzahl Leerzeilen am Ende, und beenden Sie diesen Text mit der Variable $ende. Diese dient nur als Markierung und wird gegen ein Leerzeichen ausgetauscht. $m1[1] ... $m1[20] Die Feldinhalte der Zusatzmasken. Diese $m2[1] ... $m2[20] haben die gleichen Bezeichnungen wie bei $m3[1] ... $m3[20] der Definition der Zusatzmasken im Masken- editor. 8.2 Druckfunktionen Der Inhalt von Druckvariablen läßt sich beim Ausdruck zusätzlich durch Einsatz von Funktionen formatieren und ändern. Die Funktion $LEFT(): Wie der Name der Funktion schon sagt, wird der Feldinhalt auf eine bestimmte Anzahl Zeichen von links gekürzt. $left(post1, 10) Bringt die ersten zehn Zeichen des Feldes "Post1" zur Anzeige. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 89 Entsprechend ist dies auch mit anderen Variablen möglich. Vor allem in Listen und Etiketten kann es passieren, daß der Anfang eines Feldes sich mit dem Ende des vorherigen überschneidet. Kürzen Sie das erste dieser Felder einfach mit $left() auf die passende Länge. Hier noch ein etwas komplizierteres Beispiel einer Etikettendefinition. Das Etikett ist statt aus den Variablen $post1 ... $post7 aus einzelnen Variablen zusammengesetzt: $Anrede $(ltrim(trim(titel)+" ")+ltrim(trim(vorname)+" ")+trim(name)) $strasse $(land)-$plz $ort Die Funktion "trim()" schneidet Leerzeichen auf der rechten Seite der übergebenen Variablen ab, "ltrim()" Leerzeichen auf der linken. Wird eine Variable in Klammern gesetzt, z. B. $(land), kann direkt darauf der Bindestrich folgen, es ist also kein Leerzeichen erforderlich, um das Ende der Variablen anzuzeigen. Die numerischen Variablen, also die beiden Felder "Rechen1" und "Rechen2" können Sie auf mehrere Arten formatieren: Die Funktion "str()" ermöglicht, die Stellenzahl, die ausgegeben wird, zu beeinflussen. Beispiel: $str(rechen1, 6, 2) Der Inhalt des Feldes "Rechen1" wird auf 6 Zeichen Länge gekürzt, wovon 2 Zeichen Nachkommastellen sind. Da bei der Länge auch der "Dezimalpunkt" mitgezählt wird, bleiben also 3 Vorkommastellen übrig. Wollen Sie statt des Punktes ein Komma als Dezimaltrenner ausgeben - wir sind schließlich nicht in Amerika -, verwenden Sie die Funktion "strtran()". Beispiel: $strtran(str(rechen1), ".", ",") Dadurch werden in der entsprechenden Zeichenfolge alle Punkte gegen Kommata ausgetauscht. Erforderlich ist, daß das numerische Feld RECHEN1 mit der oben beschriebenen Funktion "str()" in eine Zeichenfolge umgewandelt wird. Geben Sie keine Längenangaben bei "str()" an, bleibt die Anzahl der Vor- und Nachkommastellen erhalten. Beim Ausdruck in Proportionalschrift ergibt sich das Problem, daß die Breite der einzelnen Zeichen unterschiedlich ist. Zum Beispiel wird die Zahl "1" schmaler dargestellt als die "9". Folge davon ist bei Listendruck ein "Flatterrand". Um dies zu verhindern, steht Ihnen die Funktion "rb()" - der Name steht für "rechtsbündig" - zur Verfügung. Beispiel: -------------------------------------------------------- Der Texteditor 90 $rb(rechen1, 50) Hierdurch wird der Wert des Rechenfeldes so ausgegeben, daß er rechtsbündig auf Position 50 erscheint. Um dahinter eine Währungsbezeichnung zu setzen, geben Sie ein: $rb(str(rechen1) + " DM", 50) Damit das numersiche Feld "rechen1" mit dem Text " DM" verknüpft werden kann, muß es mit der str()-Funktion erst in ein Zeichenfeld umgewandelt werden. Natürlich kann auch in diesem Fall der Dezimalpunkt durch ein Komma ersetzt werden: $rb(strtran(str(rechen1), ".", ",") + " DM", 50) Prinzipiell sind alle im Clipper-Compiler integrierten Funktionen einsetzbar. Eine komplette Erläuterung würde allerdings den Rahmen dieser Dokumentation sprengen ... 8.3 Drucksteuerzeichen Abhängig vom gewählten Druckertreiber stehen Drucksteuerzeichen zur Verfügung, mit denen z. B. die für den Ausdruck verwendete Schriftart umgeschaltet werden kann. Im Texteditor und der Etiketten- bzw. Listendefinition wird Ihnen mit <F3> eine Liste der beim aktuellen Drucker verfügbaren Steuerzeichen angezeigt. Drucksteuerzeichen beginnen immer mit einem "^"-Zeichen. Bei den mitgelieferten Druckern sind in der Regel folgende Steuersequenzen verfügbar: ^standard Es wird auf Normalschrift (10 cpi) geschaltet. ^elite Elite-Schrift (12 cpi) - Nicht bei allen Druckern verfügbar! ^pica Pica-Schrift (10 cpi) ^fett/^lfett Ein-/Ausschalten von Fettschrift ^schmal/^lschmal Ein-/Ausschalten von Schmalschrift ^breit/^lbreit Ein-/Ausschalten von Breitschrift ^klein/^lklein Ein-/Ausschalten von Kleinschrift ^prop/^lprop Ein-/Ausschalten von Proportionalschrift. (Bei Proportionalschrift werden die Buchstaben entsprechend Ihres Aussehens breiter oder schmaler dargestellt. Ein "i" ist schmaler als ein "m".) -------------------------------------------------------- Der Texteditor 91 ^kursiv/^lkursiv Ein-/Ausschalten von Kursivschrift. ^ust/^lust Unterstreichen ein/aus. ^draft Schnelldruck (Entwurfsmodus) ein. ^lq Letter-Quality (Schönschrift) ein. Die meisten der Schriftarten können miteinander kombiniert werden. Die Möglichkeiten dabei hängen allerdings vom verwendeten Drucker ab. So geht bei einigen Druckertypen z. B. die Kombination von Schmalschrift und Schnelldruck nicht. Absolute horizontale Positionierung: Ein besonderes Drucksteuerzeichen ist das Häkchen "^" mit einer folgenden Zahl. Dadurch wird die Druckposition auf die als Zahl angegebene Spalte gesetzt. Bei der Ermittlung dieser Position wird eine Schriftbreite von 10 cpi als Grundlage genommen. (10 cpi entspricht einer Schriftgröße, bei der 80 Zeichen nebeneinander auf ein Blatt DIN A4 oder normales Endlospapier passen.) Damit z. B. in Listen Name, Ort, Straße ... untereinander ausgegeben werden, positionieren Sie die entsprechenden Variablen einfach fest: ^5$name ^30$ort ^50$strasse Unabhängig davon, wie lang jetzt der Name ist, bewegt sich der Druckkopf vor der Ausgabe des Ortsnamens immer auf Spalte 30. Dies funktioniert auch in Proportionalschrift. Am besten sehen Sie sich die von uns mitgelieferten Beispiellisten einmal daraufhin an. Natürlich können Sie die "absolute horizontale Positionierung" auch in Texten, z. B. in Briefkopf oder -fuß einsetzen. ACHTUNG: Bei mehrbahnigen Etiketten werden zweite bzw. dritte Etikettenbahn nicht mehr korrekt ausgegeben, wenn Sie mit "^" positionieren! 8.4 Erstellen/Ändern von Druckertreibern Normalerweise dürften die mit GS-Adressen gelieferten Druckertreiber ausreichen. Für besondere Schriftarten oder bei Druckern, die weniger verbreitet sind, kann es jedoch erforderlich sein, Anpassungen vorzunehmen. Die von GS-Adressen verwendeten Druckertreiber sind als normale ASCII-Datei abgelegt und befinden sich im Verzeichnis "\GS\DRUCKER". Diese Dateien können entweder mit einem normalen ASCII-Editor oder direkt aus GS-Adressen heraus editiert werden. -------------------------------------------------------- Der Texteditor 92 Wählen Sie den Menüpunkt "Dienste - Einstellungen - Drucksteuerung anpassen" an, erscheint eine Liste der insgesamt vorhandenen Drucker. Der Auswahlbalken steht als Vorgabe auf dem von Ihnen gewählten Drucker für Texte. Wollen Sie diesen ansehen oder ändern, drücken Sie einfach <Return> oder wählen vorher mit den <Pfeiltasten> einen anderen Drucker aus. Zum Anlegen eines ganz neuen Druckertreibers müssen Sie GS-Adressen verlassen und ins Verzeichnis "\GS\DRUCKER" (bei Installation ins Standardverzeichnis "\GS") wechseln. Kopieren Sie dann einen der vorhandenen Druckertreiber, am besten den, der dem von Ihnen verwendeten Drucker am ähnlichsten ist, in eine neue Datei, z. B. durch "COPY DESKJET.PRN MEIN.PRN". Anschließend bearbeiten Sie MEIN.PRN und können diesen dann genau wie die mitgelieferten Druckertreiber verwenden. Zur Erklärung der Druckersteuerung nehmen wir als Beispiel den Druckertreiber STANDARD.PRN. Wählen Sie diesen bitte zum Ändern an. Er entspricht dem Treiber für den Epson-Drucker, zu dem die meisten Nadeldrucker kompatibel sind. Kommentare beginnen mit einem Semikolon. Diese Kommentare sind normalerweise rein informativ, werden also von GS-Adressen nicht ausgewertet, erscheinen aber teilweise auch innerhalb des Programmes als Information zu Druckern bzw. Drucksteuerzeichen. In der ersten Zeile steht als Kommentar der Name des Druckers, für den der jeweilige Druckertreiber gedacht ist. Dieser Text wird bei der Druckerwahl zusätzlich zum Namen des Druckertreibers angezeigt. Es folgen einige Zeilen mit Erläuterungen zur Sequenz "Initialisierung_Anfang:", die alle mit einem Semikolon beginnen und rein informativen Charakter haben. Innerhalb des Druckertreibers wird der Beginn einer neuen Sequenz durch ein "#"-Zeichen gekennzeichnet. Es folgt der Name der Sequenz, wie sie in Texten aufgerufen wird und nach einem Leerzeichen die Sequenz, wie sie zum Drucker geschickt wird. Auch in Zeilen mit Drucksequenzen sind Kommentare möglich. Diese werden als Beschreibung angezeigt, wenn Sie sich mit <F3> die Liste der Drucksteuerzeichen ansehen. Die eigentliche Drucksequenz kann entweder als Klartext oder als ASCII-Wert eingegeben werden. Fettschrift wird beim Standard- Druckertreiber mit "\027G" eingeschaltet. "\027" steht für ASCII-Zeichen 27, also ESC, das normalerweise Drucksequenzen einleitet. Anstelle des Buchstabens "G" (ASCII- Zeichen 71) könnte genausogut \071 geschrieben werden, also statt "\0127G" "\027\071". -------------------------------------------------------- Der Texteditor 93 HINWEIS: Der ASCII-Wert muß immer dreistellig, ggf. mit führenden Nullen, angegeben werden. Die Zeichen "#" und ";" dürfen in den Drucksequenzen nicht vorkommen, da sie von GS-Adressen als Beginn einer Drucksequenz bzw. Beginn eines Kommentares interpretiert würden. Verwenden Sie stattdessen \035 und \059. Für die Positionierung und das Setzen der Seitenlänge sind fünf spezielle Sequenzen vorhanden, die GS-Adressen intern verwendet: Punkte_X_Pro_Inch: Punkte_Y_Pro_Inch: Hiermit wird GS-Adressen mitgeteilt, wieviele "Punkte pro Inch" beim aktuellen Drucker als Grundlage für die Positionierung in horizontaler und vertikaler Richtung dienen. Posi_X_Absolut: Dies ist die Sequenz, mit der eine absolute horizontale Positionierung vorgenommen wird. Sie enthält eine oder zwei Variablen, die je nach gewünschter Position unterschiedliche Werte annehmen können. Es werden ein oder zwei Byte (vor allem bei Nadeldruckern) oder eine bis zu vierstellige Zahl übergeben (letzteres vor allem bei Laser- und Tintenstrahldruckern). GS-Adressen setzt beim Positionieren in diese Sequenz ein, auf den wievielten Punkt der Drucker gehen soll. Als Grundlage für diese Berechnung dienen die Angaben bei "Punkte_X_Pro_Inch:" und "Punkte_Y_Pro_Inch". Als Variable innerhalb der Sequenz dienen "\mmm" und "\nnn" bei Übergabe der Position als Bytes sowie "xxxx", wenn die Position dem Drucker als normale Zahl mitgeteilt wird. Posi_Y_Rel_Plus: Genau wie die absolute horizontale Positionierung wird die Sequenz für die relative vertikale Positionierung definiert. (Relativ heißt hier: Änderung der Position in Punkten ausgehend von der momentanen Position.) Setzte_Seiten_Laenge: Drucksequenz zum Einstellen der Zeilenzahl pro Seite. Diese ist nur bei Endlospapier erforderlich. Übergabe des Parameters erfolgt wie bei der Positionierung über "\mmm". -------------------------------------------------------- Der Texteditor 94 ACHTUNG: Änderungen an Druckertreibern sollten Sie nur vornehmen, wenn Sie sich mit der Ansteuerung von Druckern auskennen. Beim Ändern von Druckertreibern aus GS-Adressen heraus (bei den meisten Texteditoren ebenfalls) wird die ursprüngliche Drucksteuerungsdatei als *.BAK-Datei (z. B. STANDARD.BAK) abgelegt, sodaß deren Inhalt nicht verloren ist. Wollen Sie den Original-Druckertreiber wiederherstellen, wechseln Sie im DOS ins Verzeichnis C:\GS\DRUCKER und geben dort z. B. ein: C:\GS\DRUCKER> copy standard.bak standard.prn --------------------------------------------- Portooptimierung Infopost 95 9. PORTOOPTIMIERUNG Infopost 9.1 Postalische Grundlagen (ohne Gewähr ...) Die Detusche Bundespost hat die Versendungsart "Massendrucksache" abgeschafft und stattdessen die "Infopost" eingeführt. Selbstverständlich führte diese Namensänderung auch zu einer saftigen Gebührenerhöhung ... Voraussetzung für eine Sendung als "Infopost" ist die Sortierung nach "Leitbereich", "Zustellpostamt" oder "PLZ" und Einlieferung jeweils als "Bund". Die Mindestgröße eines Bundes ist abhängig von der Gesamtzahl der Sendungen pro Sortierungsart. Liefern Sie weniger als 1000 Sendungen ein, sind pro Bund 50 Sendungen erforderlich, bei größeren Mengen reichen 10. WICHTIG: Diese "magische" Zahl 1000 bezieht sich nicht auf die Summe aller zusammengehörender Sendungen sondern auf die jeweilige Art der Sortierung. Sie benötigen also 1000 Sendungen, die nach PLZ sortiert sind, 1000 nach Zustellpostamt und 1000 nach Leitbereich! Bitte fragen Sie uns nicht, warum das so ist ... Angenommen, Sie schicken mehr als 1000 Sendungen nach Leitbereich sortiert und haben für einen Leitbereich 8 Sendungen, können Sie diese trotzdem als Infopost versenden, indem Sie für 10 Briefe bezahlen. Eine solche "Überzahlung" ist günstiger als eine normale Briefsendung. Bis zu welcher Sendungszahl es sich lohnt, rechnet GS-Adressen beim Optimieren selbst aus. Genau wie bei Briefen gibt es die Standard-, Kompakt-, Groß- und Maxi-Infopost. Der Preis ist - außer bei der Standard-Infopost - grammweise abgestuft. Bei "Feinsortierung", d. h. Sortierung nach Zustellpostämtern oder Postleitzahl, wird ein zusätzlicher Rabatt gewährt. Bei speziellen Fragen zur Versendungsart "Infopost" wenden Sie sich bitte an die Geschäftskundenberatung Ihres Postamtes. --------------------------------------------- Portooptimierung Infopost 96 9.2 Aufbau der Sortierung Rufen Sie aus einer Adreßselektion heraus den Menüpunkt "Sortieren - Portooptimierung Infopost" auf, werden die selektierten Adressen nach der Postleitzahl, die in der Postanschrift steht, sortiert. Dies kann bei einer größeren Zahl von Adressen einige Zeit dauern! Dabei werden ausländische Adressen ignoriert, d. h. sie erscheinen nicht in der gelben Infopost-Liste. Auch in der Liste selbst wird die PLZ der Postanschrift angezeigt. Es kann also sein, daß diese von dem Eintrag in der unten mitlaufenden Maske abweicht. Starten Sie die Portooptimierung durch Aufruf des Menüpunktes "Infopost - Portooptimierung durchführen". GS-Adressen legt daraufhin vier zusätzliche Listen an, die jeweils die Datensätze enthalten, bei denen eine Sortierung nach Leitbereich, Zustellpostamt bzw. Postleitzahl am günstigsten ist sowie eine Datei mit Sendungen, die als normaler Brief geschickt werden müssen, da die Anzahl pro Bund nicht ausreicht. Diese Listen können Sie unter "Infopost - Liste Leitbereiche", "... Zustellpostämter", "... Postleitzahlen" und "... Sendung als Brief" aufrufen und dann für die sortieren Adressen Texte bzw. Etiketten drucken. Bei den nach Leitbereichen, Zustellpostämtern und Postleitzahlen sortierten Listen wird jeweils angezeigt, wieviele Sendungen das folgende Bund umfaßt. Wenn Sie den Punkt "Portooptimierung Infopost" verlassen, werden die aufgebauten Dateien zwischengespeichert und können aus der Haupt-Adreßliste heraus unter dem Menüpunkt "Selektion - Letzte Optimierung für Infopost" wieder aufgerufen werden. ACHTUNG: Ändern Sie Adreßdaten, die die Sortierung der Infopost-Listen betreffen (also in erster Linie die PLZ in Postanschriften), müssen Sie den Menüpunkt "Portooptimierung" erneut aufrufen, damit diese Änderungen berücksichtigt werden! 9.3 Einstellungen Infopost Da der Preis für größere/schwerere Infopostsendungen sehr unterschiedlich sein kann und außerdem noch zusätzliche Rabatte möglich sind, benötigt GS-Adressen Preisinformationen als Grundlage für die Optimierungs-Routinen. Zusätzlich können Sie angeben, ob nach Zustellpostämtern und Postleitzahlen sortiert werden soll, sowie welche Sendungszahl mindestens pro Bund erforderlich ist. ACHTUNG: Änderungen in den Einstellungen wirken sich auf die Sortierung erst aus, wenn Sie eine neue Portooptimierung durchführen! --------------------------------------------- Portooptimierung Infopost 97 9.4 Statistik Infopost Sie erhalten eine Übersicht, wie weit optimiert werden konnte, d. h. wieviele Sendungen nach Leitbereich, Zustellpostamt oder PLZ sortiert werden konnten und wieviele normale Briefsendungen übrigbleiben. Zusätzlich wird die Ersparnis gegenüber der Sendung als Brief errechnet. 9.5 Etiketten-/Textdruck für Infopost-Sendungen Die Menüpunkte "Texte" und "Etiketten" entsprechen weitestgehend denen in einer normalen Adreßliste. Bei der Ausgabe auf den Drucker entfällt die Option "Markierte Adressen", da das Markieren in den Infopost-Listen nicht vorgesehen ist. Vor dem Ausdruck werden Sie gefragt, von welcher PLZ bis zu welcher jeweils gedruckt werden soll. 9.5.1 Druckvariablen bei Druckausgabe für Infopost-Sendungen Normalerweise wird beim Druck von Adreßetiketten auf die Postanschrift zugegriffen. Damit die Sortierung der Sendungen deutlich erkennbar ist, wird - abhängig davon, welche Liste gedruckt wird - vor jedem Leitbereich bzw. Zustellpostamt oder vor jeder PLZ ein zusätzliches Etikett ausgegeben. Beim Druck dieses Etikettes enthalten die Variablen $POST1 - $POST7 nicht eine Postanschrift sondern z. B. den Text 8 Sendungen für Leitbereich 41000 Es folgen 8 Etiketten für Leitbereich 41000. Sie können also Ihre normalen Etiketten ohne Änderung für Infopost-Sendungen verwenden. Beim Textdruck wird genauso verfahren. Probieren Sie die Sache einfach einmal aus ... Zusätzlich zu den normalen Druckvariablen stehen bei der Infopost-Sortierung vier weitere zur Verfügung: $POSTLEITZAHL $ZUSTELLPOSTAMT und $LEITBEREICH $ADRESSE Die Variable ADRESSE hat den Wert WAHR oder FALSCH, je nachdem, ob gerade ein Etikett für eine Adresse gedruckt wird oder es sich um den Beginn eines Bundes handelt. In letzterem Fall enthält ADRESSE "logisch falsch", und auf dem Etikett erscheint z. B. "xy Sendungen für Postleitzahl 12345". --------------------------------------------- Portooptimierung Infopost 98 Unter gewissen Umständen (siehe "Postvorschriften") muß als erste Zeile der Anschrift eine "Infopost-Zeile" ausgegeben werden, die z. B. das Zustellpostamt - begrenzt von Sternchen - enthält, Beispiel: "*41061/1*". Diese Ausgabe erreichen Sie durch Einsatz obiger Variablen: *$Zustellpostamt* $post1 $post2 ... Entsprechendes gilt natürlich auch für POSTLEITZAHL und LEITBEREICH. 9.6 Exportieren Die Adressen der Infopost-Selektion können sortiert exportiert werden, um diese mit einem anderen Programm weiterzuverarbeiten. ------------------------------------------- Die Umgebungsvariable GSADR 99 10. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSADR Um mit den 640 kB Hauptspeicher auszukommen, die unter MS-DOS zur Verfügung stehen, werden die meisten Programmteile als Overlays aufgerufen. Dies bedeutet, daß nur der Teil von GS-Adressen sich im Hauptspeicher befindet, der gerade aktiv ist. Der für diese Overlays reservierte Speicherbereich ist standardmäßig 64 kB groß, wenn Sie einen EMS-Treiber geladen haben, und befindet sich dann im Pageframe-Bereich. Ansonsten wird er in den normalen DOS-Speicher gelegt und 35 kB groß gemacht. Im EMS- und XMS-Speicher werden außerdem momentan nicht benötigte Programmteile abgelegt, damit nicht ständig von Festplatte nachgeladen werden muß. Diese Voreinstellung von GS-Adressen läuft auf "normal" konfigurierten Rechnern mit 386er Prozessor (oder höher) problemlos. Setzen Sie GS-Adressen auf einem Rechner ohne EMS oder XMS ein, findet das Auslagern von Programmteilen auf Festplatte statt. Dadurch wird die Ausführungsgeschwindigkeit natürlich verringert. Ein einfacher Test, ob das bei Ihnen der Fall ist: Rufen Sie den Texteditor auf und geben einen Text ein. Wenn bei jedem Tastendruck Ihre Festplattenanzeige aufleuchtet, sind weder EMS noch XMS verfügbar. Um das Speicherverhalten von GS-Adressen zu beeinflussen, kann die Umgebungsvariable GSADR gesetzt werden. Diese wird bei Programmstart ausgewertet. Arbeiten Sie ohne XMS und EMS, können Sie den für die Overlays reservierten Speicherbereich vergrößern. Dies geschieht durch Eingeben von z. B. SET GSADR=/OP0/OO100 /OP0 schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes aus. Dies ist zur Änderung der Overlaygröße erforderlich, da sonst die maximale Overlaygröße nur 64 kB beträgt. (Die Voreinstellung ohne die Umgebungsvariable GSADR ist /OP1, was die Verwendung des Pageframes ermöglicht.) Mit /OOxxx wird die Größe des Overlaybereichs festgelegt. Diese kann zwischen 33 kB und 120 kB liegen, in obigem Beispiel sind es 100 kB. Bei dieser Overlay-Größe erhöht sich die Geschwindigkeit der Programmausführung. Nachteil dabei ist natürlich, daß mehr Hauptspeicher benötigt wird. ------------------------------------------- Die Umgebungsvariable GSADR 100 Um das Setzen dieser Umgebungsvariablen zu vereinfachen, liefern wir die Batchdatei SETADR.BAT mit. Zusätzlich zum Ändern der Größe des Overlay-Bereichs haben Sie die Möglichkeit, die Verwendung von EMS und XMS komplett abzuschalten. Dies ist normalerweise nur erforderlich, wenn sich speicherresidente Programme im Hintergrund befinden, die auf diese Speicherbereiche "unsauber" zugreifen. Mögliche Parameter der Datei SETADR.BAT: SETADR BEREICH xxx Legt die Größe des Overlaybereiches auf xxx kB fest. SETADR KEINEMS Schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes für den Overlay- bereich ab. SETADR KEINUMB Schaltet die Verwendung von UMB- Speicher für den Overlay-Bereich ab. SETADR KEINCACHE Nicht benötigte Programmteile werden ausschließlich auf Festplatte ausgelagert. SETADR AUTO Schaltet die Standardvorgaben ein. (Aufruf nur erforderlich, wenn vorher mit SETADR Einstellungen vorgenommen wurden, die rückgängig gemacht werden sollen.) Mehrfacher Aufruf dieser Batchdatei hat zur Folge, daß mehrere der Optionen gewählt werden.