home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Piper's Pit BBS/FTP: ibm 0000 - 0009 / ibm0000-0009 / ibm0003.tar / ibm0003 / HTPM-2.ZIP / HTPM.T11 < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1987-03-11  |  8.8 KB  |  241 lines
  1. <CMD><*1203
  2. ┌────────────────────────────────────────────────┐
  3. │         Lesson 11:  Project monitoring         │
  4. └────────────────────────────────────────────────┘
  5.  
  6.      In this lesson you'll:
  7.  
  8.      ■  set a baseline to record original
  9.         project dates, resource work, and
  10.         costs
  11.  
  12.      ■  change the duration of a task and see
  13.         its effect on the Gantt chart
  14.  
  15.      ■  enter some ~actual~2 information
  16.  
  17. ──────────────────────────────────────────────────
  18.                   Press Spacebar><CMD>
  19. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1203
  20.  
  21.      The HiTech project is under way now.  As
  22.      with any project, there have been
  23.      changes--even a slip in a milestone.
  24.  
  25.      You've been monitoring the progress of
  26.      the various parts of the project, and
  27.      you're ready to edit the plan to make
  28.      sure it's accurate and up-to-date.
  29.  
  30. ──────────────────────────────────────────────────
  31.                   Press Spacebar><CMD>
  32. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1203
  33.      Planning the booth is taking longer than
  34.      anticipated.  In fact, it's going to take
  35.      15 days rather than the planned 10 days.
  36.  
  37.      So that you can make this change to the
  38.      project plan, I'll get the HiTech project
  39.      for you.
  40.  
  41.      Just sit back for a moment and wait for
  42.      the next Tutorial window.
  43.  
  44. ──────────────────────────────────────────────────
  45.                   Press Spacebar><CMD>
  46. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF>
  47. 5<F2><ENTER>HITECH1 <F10><CHOME><CMD><*1412
  48. This is the PERT chart for HiTech1.  Before we
  49. change the duration of any task, we'll set a
  50. ~baseline~2 for the project.
  51. ──────────────────────────────────────────────────
  52.                   Press Spacebar><CMD>
  53. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  54. When you set a baseline, HTPM records task and
  55. project information, such as start and finish
  56. dates, resource work, and costs.
  57. ──────────────────────────────────────────────────
  58.                   Press Spacebar><CMD>
  59. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  60. Later, you can display both the baseline and the
  61. updated plan on the Gantt chart to compare the
  62. original plan (baseline) with the revised plan.
  63. ──────────────────────────────────────────────────
  64.                   Press Spacebar><CMD>
  65. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  66. A baseline is so useful for analyzing planned and
  67. revised project information, that you'll probably
  68. set a baseline as soon as you've created your
  69. project plan.
  70. ──────────────────────────────────────────────────
  71.                   Press Spacebar><CMD>
  72. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  73. But, we'll set the baseline now -- before making
  74. any additional project changes.  Begin by pulling
  75. down the Global menu and selecting ~Set baseline~2.
  76. ──────────────────────────────────────────────────
  77.                Press F6 and type ~2~1><CMD>
  78. <XFLD><F6>2<XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  79. Because a baseline should be set only once for a
  80. project, HTPM displays this warning.  It will set
  81. all baseline dates to the dates that are now in
  82. the project.  Just give HTPM your confirmation.
  83. ──────────────────────────────────────────────────
  84.                     Press F10><CMD>
  85. <XFLD><F10><XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  86. Let's change the task form for ~PlnBooth~2 to reflect
  87. the duration you now anticipate for the task.
  88. ──────────────────────────────────────────────────
  89.                   Press Spacebar><CMD>
  90. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  91. I'll get the task form for ~PlnBooth~2.   Just
  92. wait a moment for the next Tutorial window.
  93. ──────────────────────────────────────────────────
  94.                   Press Spacebar><CMD>
  95. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF>
  96. <RGT><DN><RGT><F3>4<HOME><CMD><*1414
  97. I'll put in a new duration of 15 working days.
  98. ──────────────────────────────────────────────────
  99.                   Press Spacebar><CMD>
  100. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF>
  101. <TAB><TAB>15<CMD><*1414
  102. Now confirm that the task form is complete.
  103. ──────────────────────────────────────────────────
  104.                     Press F10><CMD>
  105. <XFLD><F10><XFLD><CMD><*1412
  106. Let's take a look at the Gantt chart for this
  107. project.  Then we'll see how the baseline can be
  108. used to show changes to a project plan.
  109.  
  110. Use a speed key to display the Gantt chart.
  111. ──────────────────────────────────────────────────
  112.                    Press Ctrl-G><CMD>
  113. <XFLD><CtrlG><XFLD><CHOME><DN><DN><CMD><*1414
  114. To display baseline dates, pull down the Format
  115. menu and select ~Timescale display~2.
  116. ──────────────────────────────────────────────────
  117.                Press F5 and type ~4~1><CMD>
  118. <XFLD><F5>4<XFLD><HOME><CMD><*1117
  119. Move the cursor to the current setting of ~Display~2
  120. ~baseline dates in Gantt Chart~2.
  121. ──────────────────────────────────────────────────
  122.               Press Tab three times><CMD>
  123. <XFLD><TAB><TAB><TAB><XFLD><ENDDEF><CMD><*1115
  124. Change the setting to ~Yes~2.
  125. ──────────────────────────────────────────────────
  126.              Press the left arrow key><CMD>
  127. <XFLD><LFT><XFLD><ENDDEF><CMD><*1115
  128. And confirm that the fill-in is complete.
  129. ──────────────────────────────────────────────────
  130.                     Press F10><CMD>
  131. <XFLD><F10><XFLD><CMD><*1903
  132. Now let's examine the tasks ~PlnBooth~2 and
  133. ~BldBooth~2.  To see them on the screen at the
  134. same time, move the cursor down to BldBooth.
  135. ─────────────────────────────────────────────────
  136.        Press Down arrow three times><CMD>
  137. <XFLD><DN><XFLD><ENDDEF><XFLD><DN><DN><XFLD><CMD><*5006
  138. The baseline
  139. extends from
  140. the lower left
  141. edge of the
  142. bar to the new
  143. planned start.
  144. ───────────────
  145. Press Spacebar><CMD>
  146. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*5005
  147. Besides
  148. monitoring
  149. changes to
  150. your plan, you
  151. enter ~actual~2
  152. data as you
  153. learn it.
  154. ────────────────
  155. Press Spacebar><CMD>
  156. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1407
  157. Enter actual information about:
  158.  
  159.  ■ cost
  160.  ■ start and finish dates
  161.  ■ work
  162.  ■ durations
  163. ────────────────────────────────────────────────
  164.              Press Spacebar><CMD>
  165. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1404
  166. The task form is a good place to begin.  Move
  167. the cursor back to the first task, ~PlnBooth~2.
  168. ───────────────────────────────────────────────
  169. Press Up arrow three times.><CMD>
  170. <XFLD><UP><XFLD><ENDDEF><XFLD><UP><UP><XFLD><CMD><*1413
  171. You can use a speed key to display the task
  172. form for PlnBooth.
  173. ──────────────────────────────────────────────
  174.              Press Ctrl-T><CMD>
  175. <XFLD><CtrlT><XFLD><CMD><*1414
  176. This task got off to a late start because
  177. of some staff vacations.  Now move the cursor
  178. to the Actual start field.
  179. ──────────────────────────────────────────────
  180.         Press Down arrow twice><CMD>
  181. <XFLD><DN><DN><XFLD><ENDDEF><CMD><*1414
  182. Next enter the task's ~actual start~2 date.
  183. ─────────────────────────────────────────────
  184.          Type ~25-Jan-1986~1><CMD>
  185. <XFLD>25-Jan-1986<XFLD><ENDDEF><CMD><*1414
  186. When you finish the task, you'll enter the
  187. task's ~actual finish~  date.
  188. ──────────────────────────────────────────────
  189.             Press Spacebar><CMD>
  190. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1414
  191. Before you finish--while the task is partly
  192. complete--track progress by filling in the
  193. ~% Complete~1 field.  HTPM uses percent
  194. complete for many calculations including
  195. ~earned value~2.
  196. ─────────────────────────────────────────────
  197.            Press Spacebar><CMD>
  198. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1412
  199. To track actual costs, use these project
  200. windows:
  201.  
  202.      ■ ~other~2 task form, task list
  203.      ■ ~resource~2 allocations list
  204.      ■ ~overhead~2 project form
  205. ───────────────────────────────────────────
  206.           Press Spacebar><CMD>
  207. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1414
  208. To monitor the actual ~work~1 the resources
  209. are doing, return to the Gantt chart and
  210. then display the allocations list.
  211. ────────────────────────────────────────────
  212.             Press Esc><CMD>
  213. <XFLD><ESC><XFLD><CMD><*1414
  214. To display the allocations for PlnBooth,
  215. use the speed key.
  216. ─────────────────────────────────────────────
  217.        Press Ctrl-R><CMD>
  218. <XFLD><CtrlR><XFLD><CMD><*1414
  219. Enter the amount of work a resource has
  220. done in the ~Actual work~2 column.
  221. ──────────────────────────────────────────────
  222.          Press Spacebar><CMD>
  223. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1414
  224. HTPM uses actual work for project
  225. calculations (such as resource costs).
  226. ──────────────────────────────────────────────
  227.           Press Spacebar><CMD>
  228. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF><CMD><*1408
  229.             ~In summary ...~1
  230.  
  231.    ■ Set a baseline to keep track of
  232.      revisions to your original project plans.
  233.  
  234.    ■ Enter actual dates, costs, and work
  235.      as you learn them.
  236.  
  237.    ■ Keep track of percent complete of tasks.
  238. ───────────────────────────────────────────────
  239.            Press Spacebar><CMD>
  240. <XFLD><Ctrl5><XFLD><ENDDEF>
  241.