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/ NetNews Usenet Archive 1992 #26 / NN_1992_26.iso / spool / bit / listserv / cwisl / 1114 < prev    next >
Encoding:
Internet Message Format  |  1992-11-11  |  2.5 KB
  1. Path: sparky!uunet!stanford.edu!bu.edu!wupost!zaphod.mps.ohio-state.edu!darwin.sura.net!paladin.american.edu!auvm!SIUCVMB.BITNET!GE0515
  2. From: GE0515@SIUCVMB.BITNET (Terry D. Mathias (618) 453-7419)
  3. Newsgroups: bit.listserv.cwis-l
  4. Subject: Justification for CWIS - Information Providers
  5. Message-ID: <CWIS-L%92111109460708@WUVMD.WUSTL.EDU>
  6. Date: 11 Nov 92 15:28:32 GMT
  7. Sender: "Campus-Wide Information Systems" <CWIS-L@WUVMD.BITNET>
  8. Lines: 33
  9. Comments: Gated by NETNEWS@AUVM.AMERICAN.EDU
  10.  
  11. A follow-up on Colin Work's thoughts and T. J. Loftus's response . . .
  12. when we began the "University Calendar" here in 1987, we pondered this
  13. question.  One of the most significant elements in finding an answer was
  14. the overall state of readiness for use of on-line information systems.
  15. Although our Computing Affairs staff and a few other offices were
  16. accustomed to working on-line, this mode was still quite novel to most
  17. others.  We figured (correctly, it turns out) that information providers
  18. would provide some material, but they would not be devoted to keying the
  19. information into the database.  So we took information in any format,
  20. boiled it down to the basics, and only this office entered the items.
  21.  
  22. Over the next 1-2 years, we invited several offices which were providing
  23. very timely material to do the entry themselves, thereby eliminating the
  24. delay of sending it via campus mail.  A good example:  student work vacancies.
  25. The Financial Aid Office (FAO) occasionally received complaints that the jobs
  26. were taken by the time a student saw the availability notice on line and
  27. came to the FAO.  The elapsed time from FAO receiving a notice, sending it
  28. to us (2 mail pickups per day), and our posting it was usually 24-30 hours.
  29. After minimal training about using the system, FAO now posts those entries
  30. themselves, reducing elapsed time to as short as a few minutes and rarely
  31. any longer than the same day.  Since then, several other offices, which
  32. together provide the bulk of the information used, have opted to do their
  33. own entry.
  34.  
  35. Two points:
  36. 1.  Your decision about who enters the information must take into
  37.     account both readiness and willingness to handle the task.
  38. 2.  Eventually, others will come around, especially if timeliness
  39.     is an important aspect of the information to be posted.
  40. ~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~.~~~
  41. Terry Mathias, Office of University Relations       Phone: 618/453-7419
  42. Southern Illinois University at Carbondale       BITNET: GE0515@SIUCVMB
  43. Carbondale, Illinois  62901            INTERNET: GE0515@SIUCVMB.SIU.EDU
  44.