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/ OS/2 Shareware BBS: 36 Tips / 36-Tips.zip / DBINST.FAX < prev    next >
Text File  |  1995-01-09  |  5KB  |  146 lines
  1. OSOTDBASE - USING THE DATABASE
  2. 10/10/94
  3.  
  4. ================================================================
  5.                        DATABASE
  6. ================================================================
  7.  
  8. Please Read Entire Document For Full Explanation of Procedures
  9. ----------------------------------------------------------------
  10.  
  11. The Database is a general-purpose flat file database program.
  12. It consists of a group of one or more records with each record
  13. containing eight lines (fields) with 30 characters in each field.
  14. A Database file can contain up to 5000 records.
  15.  
  16.  
  17. Limitations:
  18. APAR PJ04796:  Selecting File, Print, then selecting All
  19. Records and selecting  File, then Print List Format
  20. only prints as many records that fit on one page -- not the
  21. entire database.  This fix is included in ServicePack XR06200
  22. as of 3/1/94.
  23.  
  24.  
  25. Example:
  26.  
  27. Creating a computer-based Rolodex.
  28.  
  29. To open the Database mini app:
  30.  
  31. 1.  Open OS/2 System.
  32. 2.  Open Productivity.
  33. 3.  Open Database.
  34.  
  35. Creating a new database:
  36.  
  37. 1. Select File; then select New.
  38. 2. Type headings for your database fields:
  39.     a) Select Edit; then select Edit line headings.
  40.     b) Type the following headings, pressing
  41.        Enter after each:
  42.  
  43.        Company     Contact    Address
  44.        City        State      Zip
  45.        Phone       Fax
  46.  
  47.     c) Select File and Save to save the files.
  48. 3. Enter records:
  49.     a) Select Edit, Add a new record.
  50.     b) Type information into each field accordingly:
  51.         Company   :  ABC Company
  52.         Contact   :  Your Name
  53.         Address   :  Your Address
  54.         City      :  Your City
  55.         State     :  Your State
  56.         Zip       :  Your Zip Code
  57.         Phone     :  Your Telephone Number
  58.         Fax       :  Your Fax Number
  59.  
  60. 4. After completing each field, select File then Save to save
  61.    the information.
  62.    * Notice that the field view area of the database now shows
  63.      ABC Company.  After additional records are added, other
  64.      company names appear.
  65. 5. Repeat steps 3 and 4 for each record.
  66. 6. After the records are in the database, select File and
  67.    Save As.  Type the name you want to use for the database file.
  68.    The names of the companies are automatically sorted by company
  69.    name.
  70. 7. After saving the database file, exit Database by closing the
  71.    window.
  72.  
  73.  
  74. Viewing and Sorting an Existing Database:
  75.  
  76. 1. Open OS/2 System.
  77. 2. Open Productivity.
  78. 3. Open Database.
  79. 4. Select File, then Open.
  80. 5. Select the filename you want and select Open.
  81.  
  82. The records can be sorted by any of the headings using the
  83. the View pull-down menu.  This also changes the field that
  84. appears in the field view.
  85.  
  86.  
  87. Using the Search key field: (You can search on any of the
  88. database headings.)
  89.  
  90. 1. Move your cursor to the Search key field.
  91. 2. Begin typing in your search word.  You will notice that upon
  92. entering the first letter, the cursor
  93.    in the field view will move to the corresponding record.  The
  94. list gets narrowed down with each
  95.    letter you type in.  The record view also changes as you
  96. narrow the list, giving you positive
  97.    feedback on your searches.
  98.  
  99.  
  100. Editing a database file:
  101.  
  102. 1. Select a record from the Search Key list.  The file
  103.    appears in the Database Edit window.
  104. 2. Select Edit.
  105. 3. Modify the the record.
  106. 4. Select File, then Save to save the changes or Exit to exit
  107.    without saving the changes.
  108.  
  109. Printing the database file:
  110.  
  111. 1. Select File, then Print.
  112.    Select Current Record Only or All Records.
  113. 2. Select File then Print List Format for a table-style printout
  114.    of the information.
  115.  
  116.    Depending on the width of your printer, you can show one to
  117.    eight fields on your report.
  118.  
  119. Using the Auto Dial Feature:
  120.  
  121. This feature is only available if you have a modem.
  122.  
  123. 1. Select Customize, then Dial setup.
  124. 2. Select the com port to be used.
  125. 3. Type the Dialing Control Text.  If you have a
  126.    Hayes-compatible modem enter ATDT.
  127. 4. Type the HangUp Control Text.  Enter +++ATH0 (0 is the number
  128.    zero) for all Hayes- compatible modems.
  129.    NOTE:  If you have a special asynchronous or non-Hayes
  130.           compatible modem, refer to the user's manual
  131.           for the correct strings.
  132. 5. Select the Set push button to set the dialing functions.
  133. 6. To use the auto dialer, locate the record on the database
  134.    file and select File and Dialing Function.  A menu appears
  135.    showing all numbers in the record. Study the numbers
  136.    carefully-- no line headings tell you which number is the
  137.    telephone number..
  138. 7. Select the telephone number by clicking on the button next to
  139.    it with your mouse.
  140. 8. When you click on Select, the database automatically dials
  141.    the number for you.  Make certain to have a hand set ready
  142.    to listen for the phone to ring.  Whenr you have verified
  143.    the phone is ringing, press Enter.
  144.  
  145. Please refer to the on-line help for further information.
  146.