home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ HomeWare 14 / HOMEWARE14.bin / database / ddf606a.arj / HELPDOC.EXE / MISCUTIL.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-03-05  |  5KB  |  95 lines
  1.       ╒═══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  2.       │                     Miscellaneous Utilities                       │
  3.       ╘═══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  4.  
  5.       There are currently four utilities available under "Miscellaneous
  6.       Utilities" in the main menu. More will be added as needed. They will
  7.       allow you to: a) search and replace data in your fields, b) convert
  8.       data in fields to all upper or upper/lower case, c) modify the field
  9.       order of a database, and d) query the zippy database which requires
  10.       the optional Zippy database.
  11.       
  12.                           A) Search and Replace
  13.                           B) Convert UPPER/lower Case
  14.                           C) Modify Field Order
  15.                           D) Search Zippy Database
  16.  
  17.  
  18.       A) Search and Replace
  19.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  20.       This selection will search for specific data in a field and then
  21.       replace it with the new data that you specify.
  22.  
  23.       This will work on all the records in the database file. Simply select
  24.       the field you want to search for data in. Then, enter the field
  25.       content you want DDFile to look for and replace. Then, enter the new
  26.       data to replace the old.
  27.  
  28.       If a character or memo field is selected and old data is specified,
  29.       you will be asked if you want to search within the field and replace
  30.       only the data specified.
  31.  
  32.       When finished, the total number of records with the new field content
  33.       is displayed.
  34.  
  35.  
  36.       B) Convert UPPER/lower Case
  37.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  38.       This selection will convert data in a field to all upper case or
  39.       upper/lower (upper case first character of each word and lower case
  40.       the rest). This will work on all the records in the database file.
  41.       Select the field you want to convert data in and select either
  42.       "UPPER/lower" or "All UPPER" from the sub-menu.
  43.  
  44.  
  45.       C) Modify Field Order
  46.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  47.       This selection will allow you modify the field arrangement of the
  48.       currently selected database. The changes will not take place in the
  49.       current file.  It is only used as a model to create a new file with
  50.       the new field order.
  51.  
  52.       The records in the currently selected database can be put into the
  53.       new database field order using the following 2-step process:
  54.  
  55.           1) When finished with this procedure, select the newly created
  56.              database with the new field order.
  57.  
  58.           2) Import the records from the prior database into the new
  59.              database using "Import/Export dB3/ASCII Files" in the main
  60.              menu. Import in dBASE III format. See "Importing & Exporting"
  61.              in the on-line documentation.
  62.  
  63.       This will also create a database definition file for the new field
  64.       order, eliminating the need to place the fields on the screen after
  65.       modifying the field order.
  66.  
  67.       All fields must be selected. After a field is selected, the order
  68.       number of that field is placed to the right of it. The fields may be
  69.       selected in any order you wish. When all fields have been selected, a
  70.       new empty database will be created with the new order.
  71.  
  72.       If you do not want to include some of the fields in the new database,
  73.       select them for now but before importing the old records into it,
  74.       modify it with "Modify an Existing Database" and delete the unwanted
  75.       fields. See "Creating/Modifying a Database" in the on-line
  76.       documentation.
  77.  
  78.  
  79.       D) Search Zippy Database
  80.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  81.       Zippy is an optional database of all the cities, states, area codes
  82.       and zip codes in the United States. Zippy is available for an
  83.       additional cost. You will need a hard drive with at least 2.5 MB of
  84.       free disk space.
  85.  
  86.       Once you have zippy installed you will be able to make this
  87.       selection. A sub-menu will open allowing you to search for a City,
  88.       State, Zip Code, or Area Code. To look up a zip code for a particular
  89.       city, for example, select City and then enter the city name. Next,
  90.       all the cities in the United States by that name will appear in a
  91.       scrollable window with their corresponding state, area code, and zip
  92.       code. This database can be cross-referenced to look up any data on
  93.       any of the four selections.
  94.  
  95.