home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ftp.cs.arizona.edu / ftp.cs.arizona.edu.tar / ftp.cs.arizona.edu / sigmodpods94 / pcchair.milestones.94 < prev    next >
Text File  |  1994-06-06  |  4KB  |  163 lines
  1.            SIGMOD-94 Program Committee Chair Milestones
  2.  
  3. (This is in addition to the conference milestones.)
  4.  
  5. SD = submission deadline
  6. PCM = PC meeting
  7. C = Conference
  8.  
  9. Meet with current chairs and previous year's chairs
  10.     [C - 1 year]
  11.  
  12. Send detailed explanation of procedures to each chair, so that everyone is
  13.         pulling together; ask for input on any special aspects
  14.     [SD - 6 months]
  15.  
  16. Ask PC members for their topic preferences
  17.     [SD - 3 months]
  18.  
  19. Ask PC members for their coordinates (email, FAX, fed ex address,
  20.             phone for fed ex)
  21.     [SD - 3 months]
  22.  
  23. Get commitments for local staff for week following SD and week preceding PCM
  24.     [SD - 3 months]
  25.  
  26. Arrange details of the PC meeting (room, hotel, special rates)
  27.     [SD - 3 months]
  28.  
  29. Ask PC members for their preference of PC meeting date
  30.         (my experience is that they prefer Saturday)
  31.     [SD - 1 month]
  32.  
  33. Complete software
  34.     [SD - 2 weeks]
  35.  
  36. Test out software and procedures thoroughly before the onslaught
  37.     [SD - 2 weeks]
  38.  
  39. Warn PC members that packets are coming, and indicate deadline
  40.     [SD - 1 week]
  41.  
  42. Send acknowledgements via email
  43.     [SD + epsilon]
  44.  
  45. Enter papers into database
  46.     [SD + epsilon]
  47.  
  48. Assign papers to reviewers; add assignments to DB; check to ensure that
  49.         each paper has exactly 3 reviewers (except perhaps for PC
  50.         papers, which may need an extra review or two)
  51.     [SD + delta]
  52.  
  53. Send packets to PC via federal express
  54.     [SD + 5 days]
  55.  
  56. Send acknowledgements via post
  57.     [SD + 1 week]
  58.  
  59. Send submitted materials to other chairs (e.g., videos, panel proposals)
  60.         coordinate acknowledgements
  61.     [SD + 1 week]
  62.  
  63. Ask PC members for low confidence papers, to reassign (this will be an on-going
  64.         process)
  65.     [SD + 1 week]
  66.  
  67. Take a short vacation; you'll need it!
  68.     [SD + 2 weeks]
  69.  
  70. Remind PC members of deadline for reviews
  71.     [SD + 1 month]
  72.  
  73. Ask for initial impressions from other chairs, to start ranking submissions
  74.     [SD + 1 month]
  75.  
  76. Remind PC members to register to get special rate
  77.     [PCM - 1 month]
  78.  
  79. Decide on other portions of the technical program (tutorials, panels, etc.)
  80.         so that the exact number of papers to accept is known;
  81.         coordinate notification (for after the PCM)
  82.     [PCM - 2 weeks]
  83.  
  84. Remind PC members of deadline
  85.     [PCM - 2 weeks]
  86.  
  87. Receive reviews via email, ack reviews
  88.     [PCM - 1 week]
  89.  
  90. Process reviews into database; check for missing reviews; let PC members know
  91.         which reviews are still needed
  92.     [PCM - 1 week] 
  93.  
  94. Identify reviewers for missing reviews (you'll probably have to review a
  95.         few yourself)
  96.     [PCM - 5 days]
  97.  
  98. Identify controversial papers; send reviews of such papers to reviewers
  99.         for discussion via email
  100.     [PCM - 5 days]
  101.  
  102. Identify papers will two or more low confidence reviews (there shouldn't
  103.         be any at this point, but if there are, find another reviewer)
  104.     [PCM - 5 days]
  105.  
  106. Discuss controversial PC papers via email; decide on acceptance/rejection
  107.     [PCM - 5 days]
  108.  
  109. Prepare sanitized copies of reviews (just the portions to be seen by authors)
  110.     [PCM - 3 days]
  111.  
  112. Prepare summaries of reviews (one listing just reviews by that reviewer,
  113.         one ordered by paper number, one ordered by overall score)
  114.     [PCM - 2 days]
  115.  
  116. Print reviews for PC meeting
  117.     [PCM - 2 days]
  118.  
  119. Print email discussion of controversial papers, for reference at PC meeting
  120.     [PCM - 1 day]
  121.  
  122. Send acceptances and rejections by email, with sanitized reviews
  123.     [PCM + 1 day]
  124.  
  125. Send summary to PC of accepted papers, remainder of technical program
  126.     [PCM + 2 days]
  127.  
  128. Send notifications by post, with hard copy of sanitized reviews
  129.     [PCM + 1 week]
  130.  
  131. Decide on best paper nominations; send papers to best paper chair(s)
  132.     [PCM + 2 weeks]
  133.  
  134. Take another short vacation
  135.     [PCM + 2 weeks]
  136.  
  137. Request addresses of external reviewers; send them thank you letters
  138.     [PCM + 1 month]
  139.  
  140. Send certificates and thank you letters to the PC
  141.     [PCM + 1 month]
  142.  
  143. Prepare best paper certificates; get signed by best paper chairs
  144.     [C - 1 month]
  145.  
  146. Prepare summary to present at the conference
  147.     [C - 1 week]
  148.  
  149. Coordinate conference introduction with general chair
  150.     [C - 1 week]
  151.  
  152. Check to make sure proceedings have arrived at conference site
  153.     [C - 5 days]
  154.  
  155. Send certificates and thank you letters to the chairs
  156.     [C + 1 week]
  157.  
  158. Hand baton to next year's PC chair
  159.     [C + 1 week]
  160.  
  161. Take another vacation, this one a long one!
  162.     [C + 2 weeks]
  163.