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Text File  |  1993-04-28  |  10KB  |  238 lines
  1.  
  2.  
  3. Tech Note #                         093-020
  4. Updated:                            04-28-93
  5. Subject:                            Suggested maintenance for tape drives
  6.  
  7. Keywords:
  8. Network Archivist Version:          All
  9.  
  10.  
  11.              PREVENTIVE MAINTENANCE FOR TAPE DRIVES
  12.  
  13. Your tape transport, whether it is from Palindrome or another
  14. manufacturer, requires proper care and maintenance to function reliably
  15. over the lifetime of the unit.  The procedures and suggestions in this
  16. section apply to ALL tape transports.
  17.  
  18. Failure to perform these simple preventive maintenance procedures
  19. results in excessive wear-and-tear on the unit, possibly causing
  20. failures during archiving or restoration.
  21.  
  22.  
  23.      NOTE:  Failure to follow the prescribed cleaning practices, or meet
  24.             the recommended environmental specifications, may result in
  25.             your warranty becoming void.
  26.  
  27. Operating Environment
  28.  
  29. Usually common sense is all that's needed to ensure the proper operating
  30. environment (e.g., keep all liquids away from your transport and tapes),
  31. although Palindrome recommends a quick review of the recommended
  32. environmental specifications.
  33.  
  34. Temperature and Humidity
  35.  
  36. Maintain a temperature range of +40 to +100 Fahrenheit and a relative
  37. humidity of 20 to 80%.  Most offices will meet these criteria.  A bigger
  38. concern is the difference in temperature between the tapes and the tape
  39. drive.  Both should be at the same relative temperature.
  40.  
  41.  
  42.      TIP:  If a tape sat out in your car overnight and the outside
  43.            temperature was lower than 60 degrees Fahrenheit, don't use
  44.            the tape until it has reached room temperature.
  45.  
  46.  
  47. Electromagnetic Interference (EMI)
  48.  
  49. Tape transports tolerate moderate levels of EMI.  To minimize this
  50. interference, keep external transports a safe distance away from
  51. equipment that is known to generate excess amounts of EMI.
  52.  
  53. Electrostatic Discharge (ESD)
  54.  
  55. Most computer equipment is susceptible to ESD, including tape cartridges
  56. and tape transports.  Make sure that you discharge any static that you
  57. may have accumulated prior to contacting a tape unit or its tapes.
  58.  
  59. Shock and Vibration
  60.  
  61. Like computer hard disks, tape transports are adversely affected by
  62. sudden jolts and excessive vibration.  To minimize vibration, mount the
  63. tape transport on a stable surface, free from excessive vibration.
  64.  
  65. Air Flow Requirements
  66.  
  67. The tape transport requires adequate air flow through its vents to
  68. dissipate excess heat.  Do not obstruct the unit's vents, and allow
  69. sufficient space around the unit to guarantee free air flow.  Do not
  70. operate your transport with its cover removed -- this may interfere with
  71. proper cooling of the unit and will increase contamination from dust and
  72. debris.  Avoid excessively dirty environments, such as a warehouse.
  73. Keep the unit away from paper dust generated from office equipment such
  74. as printers and photo copiers.  Do not mount a tape transport where it
  75. may pick up carpet or other fabric fibers.  The tape transport's fan
  76. will draw dust into the unit, contaminating it and the tapes that you
  77. used.  In those dirty environments, clean the tape transport more
  78. thoroughly and more frequently.
  79.  
  80. Power Protection
  81.  
  82. Most computer equipment is susceptible to power fluctuations.  Your
  83. Network Archivist system is no exception -- it can be vulnerable unless
  84. it receives clean, uninterrupted power.  While LAN managers usually
  85. protect their file servers with uninterruptable power supplies (UPS),
  86. the archiving systems power supply is often left unprotected, or only
  87. protected with a simple surge protector.
  88.  
  89. Studies show that power spikes account for a minority of electrical
  90. disturbances.  Most often, blackouts, brownouts, voltage sags, or line
  91. noise cause the bigger problems.  An inexpensive surge suppressor is not
  92. the answer.  It may not trap power spikes quickly enough, and it does
  93. not address the other electrical disturbances mentioned above.
  94.  
  95. Palindrome highly recommends connecting the tape transport and
  96. workstation running the Network Archivist to a UPS.  Power disturbances
  97. can damage the tape transport and the Network Archivist workstation, and
  98. will create problems that are unpredictable and difficult to trace.
  99.  
  100. Periodic Maintenance
  101.  
  102. Tape transports require regular maintenance.  If magnetic dust or debris
  103. collects at one or more of the tape heads or in the tape path, magnetic
  104. media may become unreadable or unwriteable.  To reduce the possibility
  105. of hardware or media errors, establish a regular cleaning schedule.
  106.  
  107.  
  108.      NOTE:  Failure to maintain your drive properly will void your
  109.             warranty.
  110.  
  111. Palindrome provides a list of the recommended cleaning practices for
  112. each tape transport below.  Use only manufacturer-approved cleaning
  113. cartridges available from Palindrome or your authorized dealer.
  114. Palindrome specifies use of its cleaning cartridges because some
  115. cleaning cartridges are very abrasive and may damage the tape heads and
  116. void your warranty.
  117.  
  118. Do not exceed the recommended maximum number of cleaning passes with a
  119. single cartridge.  Refer to the documentation supplied with the cleaning
  120. cartridge for specific instructions on cleaning procedures. FAST 2200
  121. (2.2GB) Tape Transport
  122.  
  123. Palindrome's FAST 2200 2.2GB tape transport (or any 2.2GB tape transport
  124. on the market) requires cleaning of the tape head/path once a month or
  125. after thirty hours of data transfer, whichever comes first. Cleaning as
  126. often as once a week may be necessary.  Video machine cleaning tapes
  127. should NOT be used.  They often consist of only plastic tape, which can
  128. abrade tape heads.  Use only a Palindrome-approved, dry cloth cleaning
  129. cartridge, available from Palindrome or your authorized dealer.
  130.  
  131.  
  132.      NOTE:  Run the cleaning tape immediately after a new blank tape is
  133.             placed into service.
  134.  
  135.  
  136. FAST 2000 Tape Transport
  137.  
  138. Clean the tape head/path of Palindrome's FAST 2000, 2.0GB tape transport
  139. after each initial pass with a new tape cartridge, as well as every
  140. thirty gigabytes or fifty hours of data transfer, whichever comes first.
  141. Whenever the Cassette In Place Status LED flashes (the green light at
  142. the front of the drive), you should clean the drive heads with a
  143. Palindrome-approved cleaning cassette (do not use cleaning cartridges
  144. designed for audio DAT machines).
  145.  
  146.  
  147.      Note: The slowly flashing green LED may refer to a damaged tape or
  148.            a tape nearing the end of its life.  If cleaning the head
  149.            does not correct the flashing LED condition, replace the
  150.            cassette. The slowly flashing LED does not indicate a loss of
  151.            data, nor does it affect operation.
  152.  
  153.  
  154. FAST 250 or FAST 525 Tape Transport
  155.  
  156. Palindrome recommends cleaning the recording head after each initial
  157. pass with a new tape cartridge, in addition to cleaning after every
  158. eight hours of read, write or erase activity.  Clean the sensor openings
  159. and tape cartridge cavity whenever you can see dust or debris inside the
  160. cartridge cavity.
  161.  
  162.  
  163.      NOTE:  Do not over clean the drive.  Excessive cleaning will reduce
  164.             tape head life.
  165.  
  166.  
  167. Tape Handling
  168.  
  169. Tapes are very sensitive to environmental conditions.  Exercise great
  170. care in storing and using them.  Physical damage to the tape is often
  171. the root behind unsuccessful recovery of archived data.  This damage can
  172. be caused by equipment, environment or mishandling.
  173.  
  174. The second most probable cause of tape failure is contamination.
  175. Contamination can pre-exist, originate, or be created during every phase
  176. of the storage process.
  177.  
  178. If you take care of your tape transport and store the tapes according to
  179. recommended procedures below, you can successfully recover data from
  180. archived media that is over ten years old! Palindrome recommends the
  181. following procedures to enhance the shelf life of your company's
  182. precious data.
  183.  
  184. Use only data-certified tapes.
  185.  
  186. Palindrome recommends using high quality tapes and cleaning the tape
  187. transport after the initial pass of a new tape cartridge.
  188.  
  189.      NOTE:  Use only Palindrome-approved tape cartridges!  Do NOT use
  190.             video or analog grade tapes, no matter how economically
  191.             appealing they may be.  They are generally of a lesser
  192.             quality, and are not approved for use with the tape
  193.             transport.
  194.  
  195. Palindrome customers have experienced a greater number of media errors
  196. with unapproved media.  Additionally, use of unapproved tapes can
  197. ultimately cause approved tapes to become contaminated.
  198.  
  199. Cleanliness.
  200.  
  201. Dirty tape transport heads and media account for the second most
  202. probable reason for recovery failure.  The cleaner the better; both in
  203. the operation and the storage areas.  Do not permit smoking, eating or
  204. drinking in the area where you perform backups.  Keep everything clean.
  205.  
  206. Recording.
  207.  
  208. The tape transport used for recording archive data must be exceptionally
  209. clean and must be operating within electrical and mechanical
  210. specifications.
  211.  
  212.      NOTE:  The Network Archivist performs frequent start and stop
  213.             operations on the tape, so Palindrome advises tape
  214.             retensioning, but only for Palindrome FAST 250 and 525
  215.             drives.
  216.  
  217. Retension your 250MB and 525MB tapes after every other use of the tape,
  218. regardless of the operation you perform.
  219.  
  220.  
  221. Storage.
  222.  
  223. Store the tapes on edge.  Do not stack them horizontally. Store your
  224. cartridges in their protective box, away from heat sources and
  225. electromagnetic fields when it is not mounted in the tape transport.  Do
  226. not place cartridges on the computer, monitor, or any other peripheral
  227. device.
  228.  
  229.  
  230.      TIP:  Do not locate a tape transport unit near a printer or a
  231.            copier, or any other sources of stray magnetic fields or
  232.            paper dust.
  233.  
  234.  
  235. Follow the guidelines presented above and you will be well on your way
  236. to ensuring reliable, worry-free archiving and restoral.  A little
  237. preventive maintenance now can ensure reliable restoral of data later,
  238. when you need it most.