home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ftp.barnyard.co.uk / 2015.02.ftp.barnyard.co.uk.tar / ftp.barnyard.co.uk / cpm / walnut-creek-CDROM / CPM / DATABASE / PCFILE.ARK / PCFILE.DOC < prev    next >
Text File  |  1986-10-05  |  39KB  |  876 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                              (tm)
  7.                       PC-FILE
  8.  
  9.  
  10.              A Database Manager Program
  11.               For the Osborne Computer
  12.  
  13.           Copyright(c) 1983 by Jim Button
  14.                     Version 8.4
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.         Jim Button
  43.         P.O. Box 5786, Dept.OZ
  44.         Bellevue, WA 98006
  45.  
  46.         Source:     CL2925
  47.         Compuserve: 71435,2012
  48. .pa
  49.  
  50.                       PC-FILE
  51.                  Table of Contents
  52.  
  53.  
  54. General Information...............................3
  55. Getting started...................................3
  56. Use of the "Esc" key..............................4
  57. Defining your file................................4
  58. The Master Menu screen............................5
  59. Adding Records to your Database...................6
  60. Modifying a Record................................6
  61. Deleting a Record.................................7
  62. Displaying a Record (by using the 'key')..........7
  63. Finding a Record..................................8
  64. Listing the Records...............................8
  65. Cloning (outputting a new database)..............11
  66. Sorting the Database Index.......................12
  67. Seeing the Record Layout.........................13
  68. Altering a Field Name............................13
  69. Ending the program / changing to a new database..13
  70. Backing up the Database..........................13
  71. Using PC-File Data with Mailmerge................13
  72. Using PC-File Data With Other Programs...........14
  73. Importing Other Files into PC-File...............14
  74. Some Maximums and Minimums.......................15
  75. Calculating the Size of Database Disk Storage....15
  76. Disclaimer.......................................16
  77. The User Supported concept.......................16
  78. .pa
  79.  
  80. GENERAL INFORMATION:
  81.      PC-File   is  a  general  purpose  "Data   Base
  82. Manager" program. It was written with one overriding
  83. goal in mind:  Ease of use.  With PC-File, it's very
  84. easy for the casual or professional  user  to create
  85. and   maintain data files on the computer,   and  to
  86. create simple printed reports based on that data.
  87.      You can use PC-File for all kinds of tasks:
  88.         Maintain mailing lists and print labels,
  89.         Maintain price lists,
  90.         Maintain telephone directories,
  91.         Keep various types of inventory records,
  92.         Build personnel files,
  93.         Keep customer lists,
  94.         Build and maintain files to be used by other
  95.             programs, like Mailmerge,
  96.         and many  other  tasks  which  only  you can 
  97.         dream up.
  98.  
  99.      PC-File   will   allow  you to sort  your  data
  100. into almost  any  sequence.   It allows rapid access
  101. to  any  record in the file,  with  a  sophisticated
  102. search technique allowing comparison searches on any
  103. field  in the record.  For example,  you can display
  104. all employees over a certain age,  or all clients in
  105. a  certain  state,  or all items that are not  in  a
  106. certain  category.  You can print out  reports  from
  107. your  database,  listing all or some of the  fields,
  108. from  all or some of the records,  in many different
  109. sequences,   with  totals  on  the  numeric  fields.
  110. Reports  can be sent directly to your video  screen,
  111. to a printers,  or they can also be sent to disk for
  112. later use with your word processing programs.
  113.      You  can  create  entire  new  databases   from
  114. existing  databases.  The new database  can be in  a
  115. different  format,  and  can  be  a  subset  of  the
  116. database from which it was "cloned".
  117.      You can export your database files for use with
  118. "MailMerge" files.
  119.      But  above  all else,  PC-File  is  EASY!  Most
  120. people  can use it with no training or instructions.
  121. You need read the documentation only to pick up some
  122. extra 'fine points' of the program.  The author  has
  123. steadfastly  refused  to make any additions to   PC-
  124. File  which  would  make  it  harder  to  use.   Any
  125. suggestions  which  you  have  for  improving   this
  126. program will be greatly appreciated.
  127.  
  128. GETTING STARTED.
  129.      To  start the program,  put the PC-File disk in
  130. the "A:" drive and press the "Reset" button.
  131.      When   prompted with the question "Which  drive
  132. (A   or  B)  for  the  Data:",   enter  the   letter
  133. corresponding  to  the disk drive where  your  files
  134. will  be stored.
  135.  
  136. USE OF THE "Esc" KEY.
  137.      Sometimes  you  will  get into a  part  of  the
  138. program  which you have decided you wish you weren't
  139. in! (You may have pushed the wrong function key, for
  140. example). At these times, you may push the "Esc" key
  141. to  get back to the master menu screen.  You  should
  142. not  in  general rely heavily on  the   "Esc"   key,
  143. because  overuse of it will gradually nibble away at
  144. your available main memory.  Use this key only  when
  145. you  can  figure  no other convenient way out  of  a
  146. situation.
  147.  
  148. DEFINING YOUR FILE.
  149.      PC-File will show you a screen with the message
  150. "These  files are already defined:",  and will  then
  151. ask "FILE NAME:". If this is the first time you have
  152. run  the  program,  there  will  be  no  file  names
  153. displayed.   Type  in the name of the file you  will
  154. want  to  define.  This  should be a  one  to  eight
  155. character name, starting with the characters A to Z.
  156. The  only other characters allowed in the  name  are
  157. the numerals 0 to 9, but do not include a numeral as
  158. the first character in the file name. Do not include
  159. a  file  suffix  (a period followed  by  three  more
  160. characters),  because  PC-File will supply  standard
  161. suffixes for your files.
  162.      Your  next  prompt will be "KEY  FIELD  NAME:".
  163. The  first data field in your record is known as the
  164. "Key" field.  This is the  data  which most uniquely
  165. defines  the  data  contained  in  the  record.  For
  166. example,  'employee number' in an employee file,  or
  167. 'part number' in an inventory.   It is not necessary
  168. for  each  key in your file to be unique.  The  only
  169. significance of this field is that, by specifying it
  170. correctly,  you  will  be allowed  somewhat  quicker
  171. access to the data records in your file.   You  will
  172. still  be able to get at all the data in the file if
  173. you specify this incorrectly, so don't fret too much
  174. about it.
  175.      In choosing a field name,  any valid  character
  176. can be used. However, you will find it convenient to
  177. choose  relatively short names,  just long enough so
  178. you understand and can remember what the name stands
  179. for  each time you see it.  It is best to  choose  a
  180. name that's not longer than the number of characters
  181. actually in the field itself,  because the name will
  182. be truncated to the data length when printing titles
  183. for the printed reports. For example, if an employee
  184. number  is  six digits long and you name  the  field
  185. "EMPLOYEE",  the title for that field on your output
  186. reports  will  be "EMPLOY".  Sometimes you  have  to
  187. choose  longer names,  so let your own judgment  and
  188. taste be your guide. Just be careful not to use this
  189. same name for any other field in the record.
  190.      If the field will contain numeric data, such as
  191. price,  or quantity, give the name a "#" at the end.
  192. Example:  "PRICE#".  This will cause PC-File to keep
  193. totals for that data when printing reports, and will
  194. also cause the data to be printed  "right-justified"
  195. on the output reports.
  196.      Don't worry if you select an inappropriate name
  197. for  a  field.  You  will be allowed to  change  the
  198. field  names  any time you wish after the  file  has
  199. been completely defined.
  200.      You'll be prompted for "FIELD LENGTH:".   Enter
  201. the  number  of  characters which  are  required  to
  202. contain  the  data  for that  field.  Field  lengths
  203. should  be 99 characters or less.  If your  database
  204. has more than 19 fields, then field length should be
  205. kept  to 25 characters or less if it is one  of  the
  206. first 19 fields.
  207.      You  will  continue to be prompted  for  "FIELD
  208. NAME:",  followed  each  time  by  "FIELD  LENGTH:".
  209. Continue  to supply the data until you have  defined
  210. all  the  fields in your  data  record.  Then,  when
  211. prompted again with "FIELD NAME:",  simply press the
  212. (enter) key. Since no data was entered, PC-File will
  213. know that you have finished with record definition.
  214.      The  maximum number of fields which you will be
  215. allowed  to define is 37.  The minimum is  one.  The
  216. total of all field lengths may not exceed 254.
  217.      After you have finished with record definition,
  218. PC-File will take you to the Master Menu screen.
  219.  
  220.  
  221. THE MASTER MENU SCREEN.
  222.  
  223.      It looks like this:
  224.  
  225.  
  226. FILE:xxxxxxx
  227.  
  228.         (1)  ADD a record
  229.         (2)  MODify a record
  230.         (3)  DELete a record
  231.         (4)  DISplay a record
  232.         (5)  FINd a record
  233.         (6)  LISt or clone
  234.         (7)  SORt the index
  235.         (8)  see the record LAYout
  236.         (9)  alter a field NAMe
  237.         (0)  END or change database
  238.  
  239. Your Command:___
  240.  
  241.  
  242.  
  243.      You  may  perform any of the functions  on  the
  244. master menu screen by pushing the appropriate number
  245. key at the top of the keyboard.  You can  accomplish
  246. the   same  thing  by  typing  the   three-character
  247. function  code  (indicated by the three  capitalized
  248. letters  in each command).  For example,  to alter a
  249. field name,  you could either push (9),or you  could
  250. type  NAM followed by the (return) key.  Some people
  251. like  number  keys,  some  learn the  names  of  the
  252. commands more easily and so prefer to type the three
  253. characters. PC-file lets you suit yourself!
  254.      Now  that you have defined your  database,  the
  255. first  thing  that you will want to do is  put  some
  256. data into it.
  257.  
  258. ADDING RECORDS TO YOUR DATABASE.
  259.      To  add records to your file,  push (1) or type
  260. ADD when viewing the master menu screen.
  261.      PC-file  will then find an empty spot for  your
  262. new  record to go into.  If there has been a  record
  263. deleted previously from the file, that location will
  264. be  reused  for the added record.  If there  are  no
  265. deleted records in the file,  the new record will be
  266. added to the end of the file.  In either  case,  PC-
  267. File  will  tell you at the top of the screen  which
  268. location it has found for adding your record.
  269.      You  will then be prompted to enter your  data,
  270. one field at a time. PC-File will print out the name
  271. of  the  field  and will prompt you to fill  in  the
  272. data.  On data entry, if you enter a single quote or
  273. a single apostrophe, PC-File will duplicate the data
  274. from the previously added record into this field.
  275.      After  you  have entered all the data  for  one
  276. record,  it will be added to the file.  PC-File will
  277. then prompt you to add another record.  If there are
  278. no further records to add at this time,  just  press
  279. (return) when asked for the data for the first field
  280. of  the record.  You will be returned to the  master
  281. menu screen.
  282.      There  is a maximum of 1500 records allowed  in
  283. this version of PC-File.  Depending on the layout of
  284. the  record you've defined,  you may not be able  to
  285. sort the entire maximum number of records.  You will
  286. be  able to enter as many records as can fit on  one
  287. diskette  (even  exceeding the 1500 limit),  and  to
  288. print  reports  and  do  all  the  other   functions
  289. provided by PC-File;  but the number of records that
  290. can be sorted is dependent on main memory available,
  291. and  cannot  exceed  1500.  See the  section  titled
  292. "Sorting The Database" for more information on  this
  293. topic.
  294.  
  295. MODIFYING A RECORD.
  296.      To  modify a record in your file,  push (2)  or
  297. type  "MOD"  while viewing the master  menu  screen.
  298. You will be asked "KEY or #n,*,+,-,\ ".  If you know
  299. the  key (the data in the first field) of the record
  300. to be modified, enter it at this time.
  301.      Alternatively,  you can enter the record number
  302. of  the  record in the file.  The  first  record  is
  303. number  1,  the second is 2,  and so on.  To  modify
  304. record number 120, you would enter "#120".
  305.      Entering  an  "*" will allow you to modify  the
  306. most recently retrieved record.  This is handy  when
  307. you  have just used "FINd" to locate a  record,  and
  308. now you are using "MODify" to change it.  Instead of
  309. having  to enter the record # of the  found  record,
  310. just  enter  an  "*".  It's also  handy  for  making
  311. another  modification  to the same record  that  you
  312. just finished modifying.
  313.      A  fourth  way  to  specify the  record  to  be
  314. modified is to enter "+", meaning to modify the next
  315. record  after the one which you just  modified.  You
  316. can also enter a "-",  meaning to modify the  record
  317. just prior to the one you just modified.
  318.      If you enter a "\",  you will be presented with
  319. the last record in the file and allowed to modify it.
  320.      PC-File will retrieve the record to be modified
  321. and ask you which field to modify.  Enter as much of
  322. the  field name as required to uniquely identify the
  323. field.  You  will then be prompted to enter the  new
  324. data.
  325.      After you have modified the record, you will be
  326. prompted  to enter the KEY value for another  record
  327. to be modified.  If you have no other  modifications
  328. to  make at this time,  just press (enter)  and  you
  329. will be returned to the master menu screen.
  330.  
  331. DELETING A RECORD.
  332.      To  delete  a record,  press (3) or type  "DEL"
  333. while  viewing the master menu screen.  You will  be
  334. asked  "KEY or #n,*,+,-,\ ".  You should then  enter
  335. the Key value of the first field in the record to be
  336. modified, or the record number in the file (preceded
  337. by  a  #),  or an "*" to delete  the  most  recently
  338. retrieved record, or a "+" to delete the next record
  339. in sequence, or a "-" to delete  the previous record
  340. in  sequence,  or a "\" to delete the last record in
  341. the  file.  (Read  the above  section  "Modifying  A
  342. Record" for a longer explanation of this prompt.)
  343.      PC-File will retrieve the record and display it
  344. for you and then ask you to "Type 'DELETE', or press
  345. (enter)".  If  you decide that you really do wish to
  346. delete the record, type "DELETE" and press (return).
  347. If you decide not to delete this record,  just press
  348. (return).  You  will  then be prompted for the  next
  349. record KEY to be deleted.
  350.      When you have finished with all your deletions,
  351. just  press (return) when asked for the next  record
  352. KEY. You will be returned to the master menu.
  353.  
  354. DISPLAYING A RECORD (by using the 'KEY').
  355.      To  display a record,  press (4) or type  "DIS"
  356. while  viewing the master menu screen.  You will  be
  357. asked "KEY,  or #n,+,-,\  ".  You should then  enter
  358. the Key value of the first field in the record to be
  359. displayed,   or   the  record  number  in  the  file
  360. (preceded  by  a #),  or a "+" to display  the  next
  361. record in sequence, or a "-" to display the previous
  362. record  in sequence,  or a "\" to display  the  last
  363. record  in  the  file.  PC-File  will  retrieve  and
  364. display the record for you,  and then prompt you for
  365. the  next  record  to be displayed.   When  you  are
  366. through displaying records,  just press (return) and
  367. you will be returned to the master menu screen.
  368.  
  369. FINDING A RECORD.
  370.      To find a record, press (5) or type "FIN" while
  371. viewing the master menu screen.  You will be shown a
  372. list  of  all the field names in the  database,  and
  373. asked "FIELD TO SEARCH". You should type in the name
  374. of the field which you wish to search on.  (You only
  375. need to enter as much of the field name as  required
  376. to  uniquely identify the field.  PC-File will  next
  377. prompt you with:
  378.      '>xxx' scans full field. (slow)
  379.      Look for:__________
  380. You should now type in the data which you would like
  381. to  search for.  If you precede the data with a  ">"
  382. character,  PC-File  will look for an occurrence  of
  383. that data anywhere in the  field.  For  example,  if
  384. you type ">mit", records will be returned which have
  385. "Smith", or "transmit", or "miter", etc. If you type
  386. "mit"  (without  the ">" in front) records  will  be
  387. retrieved  which start out "mit" in the field,  such
  388. as "miter", "mitten", etc.
  389.      The  second  type of search will  proceed  much
  390. faster  than the first type,  because to do a  "full
  391. field  scan",  PC-File must look at every record  in
  392. the file.  To do the second type of search,  PC-File
  393. can take advantage of its index file for very  rapid
  394. retrieval.
  395.      Note  that the search is fully "generic":  that
  396. is,  all  records  will be retrieved when  the  data
  397. field "begins with" the search data.  You  can,  for
  398. example, find all records with last names that start
  399. with  "S",  or  find  all  records  with  zip  codes
  400. starting with "980".
  401.      Each  record  found  will be displayed  in  its
  402. entirety,  followed by this prompt:  "S to stop,  or
  403. press  (enter)".  If you want to find  more  records
  404. which  match  this  search  criterion,   just  press
  405. (return).   The   next  record  will  be  found  and
  406. displayed.  If  you wish to stop searching for  this
  407. data, type "S" and then push (return).
  408.  
  409. LISTING THE RECORDS.
  410.      The  listing capabilities of PC-File  are  very
  411. powerful  indeed.  You will be allowed to search for
  412. data based on "equal", "unequal", "greater than", or
  413. "less than" relationships. The data can be displayed
  414. in  any format which you specify.  And you can  list
  415. the  report on your printer,  on your screen,  or to
  416. disk.
  417.      To  list the records,  press (6) or type  "LIS"
  418. while viewing the master menu. You will be shown the
  419. names  of  all  the report formats  which  you  have
  420. previously defined and asked "Which format, or press
  421. (enter)".
  422.      If  this is the first time you've ever  created
  423. this particular report format,  just press (return).
  424. You  will  be shown all of the field names  in  this
  425. database,  and prompted with:  "Column=0.  Field  to
  426. List:".  You  should  type in the name of the  field
  427. which you would like to see first on your report (at
  428. the far left).  You don't need to type in the  whole
  429. field name; only enough so that PC-File can uniquely
  430. identify  it.  As  you  continue to be  prompted  to
  431. enter  field names,  PC-File will keep you informed,
  432. at  the bottom of the screen,   about the number  of
  433. print  columns which you have used up. If the report
  434. will  go  to your screen,  you should not  let  this
  435. number  go beyond 132. If the report will go to your
  436. printer, you should not let the number go beyond the
  437. maximum width of a print line.
  438.      PC-File  will list your fields side by side  on
  439. the output report,  with one space inserted  between
  440. each  field.  If you would like some extra spaces to
  441. print  between each field,  you can specify this  by
  442. responding  ">nn" (where nn is the number of  spaces
  443. to be inserted) when asked for the "Field to  list".
  444. For  example,  to cause a field five blanks wide  to
  445. appear in the output list, reply: >5 .  This is also
  446. handy  for  creating new (empty)  fields  in  cloned
  447. databases.   See   the  section  entitled   "Cloning
  448. (outputting a new database)".
  449.      If  you would like to have a backspace printed,
  450. which  will  result  in printing  the  two  adjacent
  451. fields side by side with no space between,  enter  a
  452. "<" when asked for the field to list. Note that some
  453. printers can't handle the backspace character.
  454.      If you are defining a "Mailing Labels" list you
  455. should enter a  "/"  instead of a field name at  the
  456. times  when you would  want  a  carriage-return/line
  457. feed  to  occur.   In this case,  you must cause  at
  458. least   one blank line to appear between each  label
  459. (a "/" as the only field defined on the last line of
  460. the report).
  461.      When  you  have entered all of  the  fields  to
  462. appear on the listing,  just push (return). You will
  463. be  asked "Save this report format?".  Reply "Y"  if
  464. you  will ever want to print this report  again,  or
  465. "N"  if  this  is a one-time-only  report.   If  you
  466. replied "Y",  you will then be asked "Name for  this
  467. format:".  Just  type in a 1 to 8 character name  by
  468. which you would like to remember this report format.
  469.      You  will  next  be asked:  "List  on  Printer,
  470. Screen,  or disk(P,S,D)".  Type "P" to get a printed
  471. list,  or  "S"  to  get the listing  on  your  video
  472. screen.   If  you  are  "cloning"  (creating  a  new
  473. database) or printing to disk,  reply "D".  See  the
  474. section on Cloning a new database.
  475.      If this is not a mailing labels list,  you will
  476. be asked "Title  of Report:".  Enter any title up to
  477. 99 characters long.
  478.      You  will  then be asked "List All  records  or
  479. Selected records (A  or S):". If you want to see all
  480. the records in your report, answer "A".
  481.      If  you only want to list some of the  records,
  482. answer "S".  In this case,  you will be shown all of
  483. the field names and asked "Field to Select on:". PC-
  484. File  wants  to  know  which  field  will  determine
  485. whether  or  not the record will be  printed.  Enter
  486. enough  of  the field name to uniquely  identify  it
  487. (watching  out for upper and lower case).  You  will
  488. then be asked "Compare how?  >,<,=,<> ".   The field
  489. which  you  have selected will later be compared  to
  490. some value which you will also later enter.  PC-File
  491. is  asking  how it should compare the field  to  the
  492. value. If you will want them to be equal, enter "=".
  493. If you will want to see records which have the field
  494. less  than  some value,  enter "<".  For a  "greater
  495. than" comparison,  enter ">".  For "unequal",  enter
  496. "<>". Now you will be asked for the value which your
  497. field    will   be  compared  to.    PC-File   asks:
  498. "Compared  to value:".  Enter the value. Example: To
  499. list all records with zip codes greater than  "980",
  500. you would respond as follows:
  501.      "Field to select on:"    ZIPCODE
  502.      "Compare how?       "    >
  503.      "Compared to value: "    980
  504.      If you are using a printer for output,  PC-File
  505. will now pause with a message to allow you to set up
  506. the printer.
  507.      Now  is  when PC-File really goes to  work  for
  508. you.  Here's  a  peek at what's going on behind  the
  509. scene:  PC-File  will select or reject  each  record
  510. based   on   your  selection   criteria.   It   will
  511. automatically  print your titles,  column  headings,
  512. and  page  numbers for a report,  or omit  them  for
  513. labels.  It  will  automatically format your  output
  514. list,  sending it to the screen or printer,  pausing
  515. the  screen at the right  moments.  For  labels,  it
  516. automatically  compresses the output lines and  data
  517. to  make nice looking labels.  It accumulates  final
  518. totals for all field names ending with a "#".
  519.      To stop the listing and abort it early, you may
  520. press (Esc) at any point in time.
  521.  
  522. CLONING: (OUTPUTTING A NEW DATABASE).
  523.      You can create an entirely new database from an
  524. existing database. You may want to do this to create
  525. a   subset  of  the  original  database  (with  less
  526. records),  or  to change the way your  database  was
  527. defined (with fewer fields, or with the fields in  a
  528. different  order,  or  with extra fields which  will
  529. later have data added to them.)
  530.      To  do  this,  press (6) or  type  "LIS"  while
  531. viewing  the master menu.  You will be asked  "Which
  532. format, or press (enter)".  Press (return). You will
  533. be  shown  all the field names in your database  and
  534. asked  "Field  to list:".  Specify the name  of  the
  535. first  field for your new database.  You can specify
  536. these  field names in any sequence you  desire,  and
  537. you  do  not have to specify all of  them.  In  this
  538. manner,  you  can  create  a new database  with  the
  539. fields in a different order from their original, and
  540. possibly  leave  some  of the data out  of  the  new
  541. database.  You can also insert blank fields in  your
  542. new database by replying ">nn" (where nn is the size
  543. of  the blank field which you would like to insert).
  544. This  is  like specifying an output  report  format,
  545. except  that  PC-File will not put a  blank  between
  546. each  column  as  it  would if it  were  printing  a
  547. report. See the section on "Listing The Records".
  548.      When  asked:  "List on  Printer,Screen,or  Disk
  549. (P,D,S):",  reply "D". When asked "Clone or Report",
  550. reply "C".
  551.      At  this time,  you will be allowed to  specify
  552. which  disk  drive  will contain the  newly  created
  553. database. You can put it onto a different drive than
  554. the one you are currently using for data,  or on the
  555. same  drive.  You will also be asked to specify  the
  556. name for the new database. Be careful not to give it
  557. the  same name as some other database already on the
  558. output drive. If you do the old one will be deleted.
  559.      When  asked:  "List  All  records  or  Selected
  560. records", reply appropriately. If you reply "A", the
  561. new database will contain the same number of records
  562. as  the original from which it was  cloned.  If  you
  563. reply "S",  you'll be allowed to specify a selection
  564. sequence which will give you a subset of the records
  565. in the original database.
  566.      After  your new database has been created,  you
  567. will be reminded that it must still be sorted before
  568. you  do anything else with it.  This is so  that  an
  569. index can be created for it.
  570.      You will be returned to the master menu screen,
  571. still  working with your original database.  If  you
  572. wish  to  change  over to the new database  at  this
  573. time,  see the section entitled: "Ending The Program
  574. / Changing to a new Database".  Don't forget to sort
  575. the new database as your first activity with it.
  576.  
  577. SORTING THE DATABASE INDEX.
  578.      You  can cause your records to be placed  in  a
  579. different sequence by using the sort feature.
  580.      To  sort the records,  press (7) or type  "SOR"
  581. while viewing the master menu screen.   PC-File will
  582. load  a  special  sort program  into  the  computer,
  583. print out all the field names,  and ask: "Sort field
  584. #1:".   You   should  enter  the name of  the  field
  585. which  you would  like  to use to sequence the file.
  586. (Just enter enough of the name to uniquely  identify
  587. it.).  If  the  sequence  will depend   on  multiple
  588. fields,   you  should  give  the name  of  the  most
  589. primary  field in the sort sequence.   You  will  be
  590. allowed  to enter up to ten field names in the  sort
  591. sequence.
  592.      After  each field name,  you will be shown  the
  593. length  of the field and asked "Length?".  Sometimes
  594. you  don't  have to sort on the full length  of  the
  595. field,  and  the sort would run more efficiently  in
  596. these cases.   For example,  to sort on a  last-name
  597. field  that  is  15  characters  long,   it  may  be
  598. sufficient  to sort on only the first 6  characters.
  599. You  be the judge.   Enter  any number from 1 to the
  600. full length of the field.  If you enter nothing,  it
  601. will default to the number shown.
  602.      When  you  have finished  identifying  all  the
  603. sequence fields, just push (return).
  604.      You will then be asked "Ascending or Descending
  605. (A or D):".  This is your chance to tell whether you
  606. want  the  file  to  be  sorted  into  ascending  or
  607. descending  sequence  based on the sort fields  that
  608. you specified.
  609.      The sort will now proceed and keep you informed
  610. of its status as it progresses.
  611.      During the main part of the sort,  you will see
  612. the  message  "Sorting  xxx Records"  and  a  number
  613. appearing  centered under  that  line.   The  number
  614. will decrease by 1 each time it changes.  This is an
  615. attempt  to give you a feeling for how long the sort
  616. will take.   When the number reaches zero,  the sort
  617. phase is complete.
  618.      During  the index rebuild,  the countdown to  1
  619. may appear several times,  because the rebuild phase
  620. reinvokes the sort routine once for each 350 records
  621. in the file.
  622.      The sort is quite fast,  sorting the full  1500
  623. records  in  under one minute.  However,  the  index
  624. rebuild  phase  is much slower.  You can plan  on  a
  625. total  sort/rebuild time of 200 records per  minute,
  626. average.  When the sort is finished,  it will reload
  627. the  main  program and take you back to the starting
  628. point of PC-File.
  629.      A technical note for those who are so inclined:
  630. The sort is a "Shell" sort and takes place  entirely
  631. in main memory.  The data file itself is not sorted.
  632. The Index file,  which contains pointers to the data
  633. records, is sorted. This permits very large files to
  634. be sorted at high speed.  The sort program has  been
  635. defined with a maximum of 1500 records to be sorted.
  636. This number is somewhat arbitrary and may be changed
  637. in future releases of PC-File as more experience  is
  638. gained.  If  you  ever run out of memory during  the
  639. sort,  try sorting with a smaller number and size of
  640. sort fields.
  641.  
  642. SEEING THE RECORD LAYOUT.
  643.      To  see the record layout as it was  originally
  644. defined,  press (8) or type "LAY" while viewing  the
  645. master  menu.  You  will be shown a list of all  the
  646. field names defined for the record, along  with  the
  647. corresponding length defined for each field.
  648.      Pressing (return) will return you to the menu.
  649.  
  650. ALTERING A FIELD NAME.
  651.      You can change the name of any field defined in
  652. your  database.  You  might want  to  do  this,  for
  653. example,   to   change  a  field  from  numeric   to
  654. character,  or to shorten the field  name. Press (9)
  655. or type "NAM" while viewing the master menu screen.
  656. You  will  be shown a list  of all  the  field names
  657. and asked "Which Name to Change:".  Type the name of
  658. the field you wish to change. You will then be asked
  659. to  "Enter  the New Name:".  Type the name that  you
  660. would  like  to use for the new name of  the  field.
  661. You  will  then  be allowed to change  the  name  of
  662. another field,  or just press (return) to return  to
  663. the master menu screen.
  664.  
  665. ENDING THE PROGRAM / CHANGING TO A NEW DATABASE.
  666.      To  end  the  program  and return  to  the  CPM
  667. operating  system,  or  to  change  to  a  different
  668. database,  press (0) or type "END" while viewing the
  669. master  menu.  PC-File will ask: "Quit, Change file,
  670. or Resume?(Q,C,R)". Answer "Q" if you have completed
  671. processing  with PC-File.  Answer "C" if  you  would
  672. like  to keep using PC-File,  but wish to process  a
  673. different database.  Answer "R" if you didn't really
  674. mean  to push (0),  in which case you'll be returned
  675. to the master menu screen.
  676.  
  677. BACKING UP THE DATABASE.
  678.      From time to time,  it's a good idea to make  a
  679. backup  copy of an important database.  In order  to
  680. back  up  your  PC-File  database,  use  the  "COPY"
  681. program provided on your CPM disk.
  682.  
  683. USING PC-FILE DATA WITH MAILMERGE.
  684.      You  can export your files into a format  which
  685. can  be  used  with  Mailmerge  or  other  types  of
  686. programs  which require your fields to be  separated
  687. by  commas.  This  is  handy for keeping  a  mailing
  688. labels database and then printing customized letters
  689. to each person on your mailing list. To do this, you
  690. must  run (from CPM) the program "PCEXPORT".  Answer
  691. the  questions about the input and output drive  and
  692. the  database name.   When the program is  finished,
  693. your new file will have the name "filename.WS".
  694.  
  695. USING PC-FILE DATA WITH OTHER PROGRAMS.
  696.      PC-File  makes an excellent "Front End" program
  697. for other systems  which you might develop.  You can
  698. use PC-File to handle the file maintenance functions
  699. and  concentrate  your efforts on the  rest  of  the
  700. system.
  701.      The  file  "filename.DTA" (where "filename"  is
  702. the  name you gave the database),  is the data  file
  703. which  you  will want to use.  The file is laid  out
  704. with  each  field of the record being  fixed  length
  705. (the  length that you defined for it) and padded  on
  706. the right if necessary with blanks.  The fields  are
  707. in the record in the same order in which you defined
  708. them.  Deleted  records which have not been  re-used
  709. will   be  totally  filled  with  the  "/"   (slash)
  710. character.   There  is  a carriage return  character
  711. (HEX 0D) added to the end of each record. The end of
  712. the file is marked with a "\" (backslash) in the far
  713. left position (Byte 1). All records in the file will
  714. be the same length.  The sequence of the records  in
  715. the  file  is the same sequence in which  they  were
  716. originally  entered  (ADDed),   except that  deleted
  717. records are  re-used  when  another ADD takes place.
  718. The  sort  program  does  not  resequence  the  data
  719. portion of the database, only the index.
  720.      You   might  also  consider  using PCEXPORT  to
  721. output your database into Wordstar format before you
  722. try  to use it.  This way,  it will be in  the  most
  723. recent sort sequence.
  724.  
  725. IMPORTING OTHER FILES INTO PC-FILE.
  726.      This section is not for the novice. Please skip
  727. it if you don't think of yourself as a programmer.
  728.      It  is  possible to use files created by  other
  729. systems,  defining  them  to  PC-File  as  your  own
  730. database.  To do  this:
  731. 1.  Start  up PC-File and define the file as  a  new
  732.     file on your system,  so that the "filename.HDR"
  733.     file will be established.  If your file contains
  734.     more  than just a carriage-return at the end  of
  735.     each  record,  you must either remove the  extra
  736.     characters,  or  account  for them in your  file
  737.     definition.   Example:   text  editor   programs
  738.     commonly  put a line-feed and a carriage  return
  739.     after  each  record.  You can account  for  this
  740.     extra character by giving it a name and a length
  741.     of 1.
  742. 2. Erase "filename.DTA" from your PC-File data disk
  743.    (it should be empty anyway at this point.)
  744. 3. Copy the file to be converted, onto your PC-File
  745.    data disk, giving it the name "filename.DTA".
  746. 4. Your file must be in fixed-length record format,
  747.    and  contain  a  "\" (backslash)  as  the  first
  748.    character  in the last record of the  file.  You
  749.    may have to use a special program,  or an editor
  750.    program to get your file into this format.
  751. 5. Now  you  have  everything that you  need  except
  752.      "filename.INX". Create an  empty file for this,
  753.      with a "\" as the only record.
  754.  
  755.      Start   up  PC-File  again,   specifying   your     
  756. filename as the file you'll be working with.  Select
  757. the  "SORT" option,  and sort your file in  whatever
  758. sequence  you desire.  Since the sort program builds
  759. a fresh index from scratch,  you'll have a  complete
  760. database going for you after you finish the sort.
  761.  
  762. SOME MAXIMUMS AND MINIMUMS.
  763.      Minimum RAM Memory required.................64K
  764.      Minimum Disk Drives required..................1
  765.      Maximum Disk Drives supported.................2
  766.         (Drives A through B, but all the programs
  767.          must be on one drive, and all the data
  768.          must be on one drive.)
  769.      Maximum Field length.........................99
  770.         (25 if greater than 18 fields in the record)
  771.      Minimum Field length..........................1
  772.      Maximum Field Name length....................12
  773.      Minimum Field Name length.....................1
  774.      Maximum Fields per Database..................37
  775.      Maximum Records per Database...............1500
  776.         (More, if you don't need to sort.)
  777.      Maximum Number of Sort Control Fields........10
  778.  
  779. CALCULATING THE SIZE OF DATABASE DISK STORAGE.
  780.      You can calculate the amount of disk space your
  781. database  will  consume.  The filename.HDR file  for
  782. each database takes 2K.  For the filename.INX  file,
  783. take  the number of fields defined and multiply this
  784. by  2.  To that answer,  add 4.  The answer  is  the
  785. number  of characters in an index  record.  Multiply
  786. this by the number of records in the file, and round
  787. up to the nearest 2048 bytes.  For the  filename.DTA
  788. file, add together the length of each field defined.
  789. To  that  answer,  add 1.  This gives the number  of
  790. characters  in a data record.  Multiply this by  the
  791. number  of  records in the file and round up to  the
  792. nearest   2048  bytes.   For  each  ".RPT"   (report
  793. specification)  file,  use 2048  bytes.  Adding  all
  794. these  numbers  together gives the total disk  space
  795. required for your database.
  796.  
  797. .cp 7
  798. DISCLAIMER.
  799.      In  no  event will the Author be liable to  you
  800. for any damages,  including any lost  profits,  lost
  801. savings or other incidental or consequential damages
  802. arising  out of the use of or inability to use these
  803. programs, even if the Author has been advised of the
  804. possibility of such damages, or for any claim by any
  805. other party.
  806.  
  807. THE USER-SUPPORTED CONCEPT.
  808.  
  809.              "User-Supported Software"
  810.      If you are using this program and find it
  811.          to be of value, your contribution
  812.       ($25 is suggested) will be appreciated.
  813.  
  814.                 Jim Button
  815.                 P.O. Box 5786, Dept.OZ
  816.                 Bellevue, WA  98006
  817.  
  818.    Regardless of whether you make a contribution,
  819.   you are encouraged to copy & share this program.
  820.  
  821. Clubs and other non-profit organizations are granted
  822. permission by the author to freely copy this program
  823. and share it with their members, so long as:
  824. 1.   No  price  is  charged  for  the  software   or
  825. documentation.  However,  a distribution cost may be
  826. charged for the cost of the diskette,  so long as it
  827. is not more than $5 total.
  828. 2.  Club  members are informed of the user-supported
  829. concept  and  encouraged to support  it  with  their
  830. donations.
  831. 3. The program and documentation are not modified in
  832. any way, and are distributed together.
  833.  
  834. User-supported   software   is  an   experiment   in
  835. distributing  computer  programs,   based  on  three
  836. beliefs:
  837.  
  838. 1.  That the quality and utility of software is best
  839. assessed by the user on his/her own system.
  840.  
  841. 2.  That  the creation of personal computer software
  842. can  and  should  be  supported  by  the   computing
  843. community.
  844.  
  845. 3.  That  copying  of programs should be  encouraged
  846. rather than restricted.
  847.  
  848. Anyone  may  request  a  copy  of  a  user-supported
  849. program  by sending a blank,  formatted disk to  the
  850. author of the program.  An  addressed,  postage-paid
  851. return   mailer   must   accompany  the   disk   (no
  852. exceptions, please).
  853.  
  854. A copy of the program,  with documentation,  will be
  855. sent by return mail. The program will carry a notice
  856. suggesting  a contribution to the program's  author.
  857. Making a contribution is completely voluntary on the
  858. part of the user.
  859.  
  860. Free distribution of software and voluntary  payment
  861. for  its  use would eliminate advertising costs  and
  862. copy protection schemes.  Users could obtain quality
  863. software  at  reduced cost.  And the  best  programs
  864. would  survive,  based purely on their  quality  and
  865. usefulness.
  866.  
  867. The entire computing community is indebted to Andrew
  868. Fluegelman of The Headlands Press,  Inc. for initial
  869. development of the user-supported concept.
  870.  
  871. Please join the experiment.  If you believe in these
  872. ideals  your contribution is solicited to help  make
  873. them work.
  874.  
  875.  
  876.