home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-387-Vol-3of3.iso / p / pcfl202a.zip / PCFLOW.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-03-14  |  83KB  |  2,110 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                                 P C - F l o w
  15.  
  16.                               Personal Cash Flow
  17.                            Forecasting & Budgeting
  18.  
  19.                                   Version 2
  20.  
  21.                                  User's Guide
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                             DanlWare Systems Corp.
  43.                         603-1320 Richmond Road,Ottawa
  44.                             Ontario K2B 8L3 Canada
  45.  
  46.                           Voice & Fax:  613/726-9474
  47.                           CompuServe:  [70451,2312]
  48.                       InterNet:  dan.comeau@synapse.org
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.                  Copyright (c) 1987-1993 DanlWare Systems Corp.
  54.                              All Rights Reserved
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.    GENERAL INFORMATION
  62.  
  63.    For information not included in this manual, such as last minute
  64.    changes, read the README.TXT file. View this file by typing the DOS
  65.    command TYPE README.TXT and pressing <Enter> to execute it.
  66.  
  67.    The CHANGES.TXT file contains information about PC-Flow version changes.
  68.  
  69.  
  70.    Please note the following trademarks in this manual:
  71.  
  72.    ■ CA-Clipper and Clipper are trademarks of Computer Associates
  73.      International, Inc.
  74.    ■ CompuServe is a registered trademark of CompuServe, Inc.
  75.    ■ HP and LaserJet are registered trademarks of Hewlett-Packard Company.
  76.    ■ IBM PC is a registered trademark of International Business Machines,
  77.      Inc.
  78.    ■ MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation.
  79.    ■ WordPerfect is a registered trademark of WordPerfect Corporation.
  80.  
  81.  
  82.    WARRANTY
  83.  
  84.    THIS PROGRAM IS PROVIDED "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS
  85.    OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, ANY WARRANTIES OF MERCHAN-
  86.    TABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.
  87.     
  88.    IN NO EVENT WILL DANLWARE SYSTEMS CORP. BE LIABLE TO YOU FOR ANY DAMAGES
  89.    (INCLUDING ANY LOST PROFITS, LOST SAVINGS OR OTHER INCIDENTAL OR
  90.    CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF YOUR USE OR INABILITY TO USE THE
  91.    PROGRAM) OR FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY. 
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  112.    PC-Flow User's Guide               ii
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.                                    Contents
  118.                        ════════════════════════════════
  119.  
  120.  
  121.  
  122.    GENERAL INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   ii
  123.  
  124.    WARRANTY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   ii
  125.  
  126.    Contents  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  iii
  127.  
  128.    Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    v
  129.      Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    v
  130.      System Requirements   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    v
  131.      Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    v
  132.         Installing PC-Flow on a Hard Disk  . . . . . . . . . . . . . .    v
  133.         Installing PC-Flow on a Diskette . . . . . . . . . . . . . . .   vi
  134.         Updating Your Data When You Upgrade Versions . . . . . . . . .   vi
  135.      Shareware: Supporting and Distributing PC-Flow  . . . . . . . . .   vi
  136.  
  137.    Quick Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  138.  
  139.    PC-Flow Basics  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  140.      Setting the Starting Date   . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  141.      Adding Accounts   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  142.      Adding Transaction Definitions  . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  143.      Running the Analysis Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  144.      Getting Help  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  145.      After the First Time -- Updating Your Forecast  . . . . . . . . .   11
  146.      Using Transaction Classifications   . . . . . . . . . . . . . . .   11
  147.  
  148.    Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  149.      Daily Cash Flow Forecast Report   . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  150.      Net Cash Flow Forecast Report   . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  151.      Classification Breakdown Forecast Report  . . . . . . . . . . . .   16
  152.      Accounts & Balances Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  153.      Transaction Definitions Report  . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  154.      Expired Transactions Report   . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  155.  
  156.    Tips and Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  157.      Using the Pop-up Calendar   . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  158.      Deciding a Date Range for the Analysis  . . . . . . . . . . . . .   20
  159.      Recurring Estimates -- Example: Regular Credit Card Use   . . . .   21
  160.      Planning for a Big Expense  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  161.      Reducing the Data File Disk Storage Requirements  . . . . . . . .   22
  162.  
  163.    Utilities & User Preferences  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  164.      Utility Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  165.         Redirect Output  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  166.         Expired Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  167.  
  168.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  169.                                      iii               PC-Flow User's Guide
  170.  
  171.  
  172.  
  173.    Contents
  174.  
  175.  
  176.         Index Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  177.         Delete All Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  178.      Preferences Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  179.         Printer Selection  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  180.         Output Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  181.         System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  182.         Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  183.  
  184.    Technical Things & Troubleshooting  . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  185.      Using a Monochrome Monitor With a Color Card  . . . . . . . . . .   28
  186.      PC-Flow Execution Errors  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  187.      Technical Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  188.      Technical Support   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  189.  
  190.    Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  226.    PC-Flow User's Guide               iv
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.                                  Introduction
  232.                        ════════════════════════════════
  233.  
  234.  
  235.    Overview
  236.  
  237.    PC-Flow, the Personal Cash Flow Forecasting & Budgeting System, lets you
  238.    forecast and analyze your budget's cash flow. You define a proposed
  239.    budget based on a series of transaction definitions that define your
  240.    upcoming income and expense transactions. The analysis reports show
  241.    projected cash flow in as much detail as you want; that is, by day,
  242.    week, month, or year. In addition, breakdowns by budget classifications
  243.    can be produced. You are in control: your cash flow forecast and
  244.    analysis can be as simple or as complex as you want.
  245.  
  246.    PC-Flow is not only easy to use, you can quickly set up your cash flow
  247.    forecast. That's because you don't have to use PC-Flow's advanced
  248.    features until you want to. And, if you need help, all PC-Flow
  249.    facilities and entry fields have detailed help available. 
  250.  
  251.  
  252.    System Requirements
  253.  
  254.    PC-Flow requires an IBM PC or compatible running MS-DOS 3.1 or higher
  255.    with:
  256.  
  257.      ■  a minimum of 512 RAM
  258.      ■  a hard disk (recommended) or a high density 3 " (1.44MB) or 5 "
  259.         (1.2MB) floppy disk drive
  260.  
  261.  
  262.    Installation
  263.  
  264.    Your computer's CONFIG.SYS file is used to set various operating param-
  265.    eters and drivers. Two of these parameters are FILES and BUFFERS. Set
  266.    the FILES to at least 45 and BUFFERS to at least 8 for optimum use. That
  267.    is, your CONFIG.SYS should have a couple of lines that look like this:
  268.  
  269.         FILES=45
  270.         BUFFERS=8
  271.  
  272.    Other software packages may require the FILES option to be set to a
  273.    higher value. Refer to your DOS manual for more information about the
  274.    use of the CONFIG.SYS file and how to edit it.
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  283.                                       v                PC-Flow User's Guide
  284.  
  285.  
  286.  
  287.    Introduction
  288.  
  289.  
  290.         Installing PC-Flow on a Hard Disk
  291.  
  292.         Make a directory on your hard drive to store the PC-Flow files.
  293.         Then, copy all PC-Flow files to this directory. For example, to
  294.         make a directory called PCFLOW and to copy all files from drive A:
  295.         (use B for drive B:), use these two DOS commands:
  296.  
  297.              MD C:\PCFLOW
  298.              COPY A:*.* C:\PCFLOW
  299.  
  300.         Installing PC-Flow on a Diskette
  301.  
  302.         All PC-Flow files will fit on a 3.5" (720KB or 1.44MB) diskette or
  303.         on a high density (1.2MB) 5.25" diskette. To install PC-Flow on one
  304.         of these diskettes, copy all PC-Flow files to a formatted diskette.
  305.  
  306.         Updating Your Data When You Upgrade Versions
  307.  
  308.         When upgrading to a newer version of PC-Flow, copy the PCFLOW.EXE
  309.         and PCF.BAT files to your existing PC-Flow directory. PC-Flow will
  310.         automatically handle the upgrade for the new version the next time
  311.         you execute it. Have a copy of the new version available on a
  312.         diskette since the upgrading process will request it.
  313.  
  314.         Before you start, backup your files in case there is a problem with
  315.         the data conversion.
  316.  
  317.  
  318.    Shareware: Supporting and Distributing PC-Flow
  319.  
  320.    PC-Flow may be copied and distributed to others. However, PC-Flow is not
  321.    a free program; it is shareware. As shareware, you are expected to
  322.    support this product if you find it useful after an initial trial period
  323.    not exceeding 30 days.
  324.  
  325.    When you register PC-Flow, you will receive the latest version and a
  326.    printed manual. Use the order form in the ORDERFRM.TXT file to register.
  327.    The registration fee is $40US. As a registered user, you will be
  328.    notified of all major program updates.
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  340.    PC-Flow User's Guide               vi
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.                                  Quick Start
  346.                        ════════════════════════════════
  347.  
  348.  
  349.    The basic steps to forecasting and analyzing your cash flow with PC-Flow
  350.    are:
  351.  
  352.       1. Run PC-Flow from the DOS prompt using the PCF command.
  353.  
  354.       2. Set the Starting Date (usually today's date) for your analysis
  355.          using the Modify Starting Date facility. Type in the date or use
  356.          the <F2> (Choice) key to pop-up a calendar to help you choose a
  357.          date.
  358.  
  359.       3. Enter how much money you have available at the start of the
  360.          forecast. Use the Modify Accounts & Balances facility to do this.
  361.          To keep things simple, for now, you can enter account entries
  362.          with just a description and a starting balance.
  363.  
  364.                ╔════════════════════════════════════════╗
  365.                ║ Description      : Checking Account    ║
  366.                ║ Starting Balance :    1000.00          ║
  367.                ║ Minimum Balance  :       0.00          ║
  368.                ║ In Group 1?      : No                  ║
  369.                ║ In Group 2?      : No                  ║
  370.                ║ In Group 3?      : No                  ║
  371.                ║ In Group 4?      : No                  ║
  372.                ║ In Group 5?      : No                  ║
  373.                ╚════════════════════════════════════════╝
  374.  
  375.          Later, for more advanced use, you can enter values for the
  376.          minimum balance and account group fields
  377.  
  378.          After you have completed your entry, it will be displayed in a
  379.          list, which will show all your entries. To modify an entry in the
  380.          list, use the arrow keys to select (highlight) the entry and
  381.          press <Enter>. Other available commands are: <Ins> to add another
  382.          entry and <Del> to delete an entry. All PC-Flow lists use these
  383.          commands.
  384.  
  385.       4. Define your budget transactions using the Modify Transaction
  386.          Definitions facility. Some transaction definitions will repeat;
  387.          others will occur once.
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  397.                                       1                PC-Flow User's Guide
  398.  
  399.  
  400.  
  401.    Quick Start
  402.  
  403.  
  404.          For example, to enter a repeating expense transaction such as
  405.          paying your rent:
  406.  
  407.                ╔══════════════════════════════════════════════════════╗
  408.                ║ Description    : Rent For Apartment                  ║
  409.                ║ When           : ( ) Once (■) Every   1              ║
  410.                ║ Repeat Period  : ( ) Day(s) ( ) Week(s) (■) Month(s) ║
  411.                ║ Starting Date  : 1994.01.01                          ║
  412.                ║ Ending Date    :     .  .                            ║
  413.                ║ Amount         :     678.00                          ║
  414.                ║ Classification : Expense -- General                  ║
  415.                ║ Change Source? : No  (Checking Account)              ║
  416.                ║ Change Target? : No  ()                              ║
  417.                ║ Percent Change :   0.0000 Every    1 Period(s)       ║
  418.                ║ Estimate ?     : No                                  ║
  419.                ╚══════════════════════════════════════════════════════╝
  420.  
  421.          For now, keep things simple by setting the Classification field
  422.          as either an expense (which is a cash Outflow) or an income
  423.          (which is a cash Inflow). Use the <F2> key to pop-up a list of
  424.          choices; or, type in the first three letters of a Classification.
  425.          (You can change the list of budget classifications using the
  426.          Modify Classifications facility.) Remember, you can press the
  427.          <F1> (Help) key to get detailed help about any field.
  428.  
  429.          The choice of Classification type (example: Outflow) controls
  430.          whether the transaction has a source and a target account. Note
  431.          that the source and target accounts are accounts that you entered
  432.          in the Modify Accounts & Balances facility.
  433.  
  434.          After you have completed your entry, it will be displayed in a
  435.          list, which will show all your entries.
  436.  
  437.       5. Run the Daily Cash Flow Forecast Report with your choice of an
  438.          ending date. This report shows your forecasted cash flow using,
  439.          as the starting point: the Accounts & Balances entries and the
  440.          Starting Date. When you run this report, your transaction
  441.          definitions are transformed into forecast transactions. Each
  442.          forecast transaction is shown -- ordered by date -- in the Daily
  443.          Cash Flow Forecast Report.
  444.  
  445.          You can output any report to the screen, printer, or to a file.
  446.          The format for each output destination will vary slightly.
  447.  
  448.       6. Run other reports for further analysis.
  449.  
  450.       7. Repeat these steps as needed.
  451.  
  452.  
  453.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  454.    PC-Flow User's Guide               2
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.                                 PC-Flow Basics
  460.                        ════════════════════════════════
  461.  
  462.  
  463.    Using PC-Flow to forecast your cash flow consists of: 
  464.  
  465.      ■  setting the starting date, 
  466.      ■  adding accounts and balances, 
  467.      ■  adding transaction definitions, and 
  468.      ■  running the Daily Cash Flow Forecast report. 
  469.  
  470.    You then refine the details of the transaction definitions to adjust
  471.    your budget's cash flow forecast. Also, other reports are available for
  472.    analyzing your budget. These reports let you analyze and view your
  473.    projected budget's cash flow in different ways.
  474.  
  475.  
  476.    Setting the Starting Date
  477.  
  478.    A starting date is required to forecast your cash flow. Use the Starting
  479.    Date menu item on the Modify pulldown menu to set the Starting Date.
  480.    Type in a date or press the <F2> (choice) key to use a pop-up calendar
  481.    to help you choose a date. 
  482.  
  483.                   ╔═══════════════════════════╗
  484.                   ║       August  1994        ║
  485.                   ╟───┬───┬───┬───┬───┬───┬───╢
  486.                   ║Sun│Mon│Tue│Wed│Thu│Fri│Sat║
  487.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  488.                   ║   │  1│  2│  3│  4│  5│  6║
  489.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  490.                   ║  7│  8│  9│ 10│ 11│ 12│ 13║
  491.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  492.                   ║ 14│ 15│ 16│ 17│ 18│ 19│ 20║
  493.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  494.                   ║ 21│ 22│ 23│ 24│ 25│ 26│ 27║
  495.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  496.                   ║ 28│ 29│ 30│ 31│   │   │   ║
  497.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  498.                   ║   │   │   │   │   │   │   ║
  499.                   ╚═══╧═══╧═══╧═══╧═══╧═══╧═══╝
  500.  
  501.    The default date format is MM/DD/YY. Example: 31 December 1994 is
  502.    entered as 31/12/94. Refer to System Preferences facility (on the
  503.    Preferences menu) for the current date format.
  504.  
  505.    The Starting Date may correspond to the date of your last bank book
  506.    update. Or, you can use the current date as the beginning of the
  507.    analysis. All transaction definitions that are set to execute on or
  508.  
  509.  
  510.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  511.                                       3                PC-Flow User's Guide
  512.  
  513.  
  514.  
  515.    PC-Flow Basics
  516.  
  517.  
  518.    after this date are used in the cash flow forecast. Later, you can
  519.    easily change the Starting Date to redo your forecast.
  520.  
  521.  
  522.    Adding Accounts
  523.  
  524.    PC-Flow needs to know how much money you have available at the start of
  525.    the forecast. To do this, use the Modify Accounts & Balances facility.
  526.  
  527.    All your PC-Flow account entries are displayed in a list. When you first
  528.    use PC-Flow, there will be no items in the list of accounts. In that
  529.    unique situation, PC-Flow will automatically bring up the entry screen
  530.    to let you add a new entry. 
  531.  
  532.    Available commands in any PC-Flow list of entries are:
  533.  
  534.           <UpArrow>   move one entry up the list
  535.           <DnArrow>   move one entry down the list
  536.              <PgUp>   move one screen-full up the list
  537.              <PgDn>   move one screen-full down the list
  538.             <Enter>   to modify an entry
  539.               <Ins>   to add another entry;
  540.               <Del>   to delete an entry;
  541.                <F2>   to search for an entry;
  542.                <F9>   to copy an entry; and,
  543.               <Esc>   to exit the list and return to the previous menu.
  544.  
  545.    For example, to modify an entry, use the arrow keys to select
  546.    (highlight) the entry and then press <Enter>.
  547.  
  548.         ╔════════════════════════════════════════╗
  549.         ║ Description      : Checking Account    ║
  550.         ║ Starting Balance :    1000.00          ║
  551.         ║ Minimum Balance  :       0.00          ║
  552.         ║ In Group 1?      : No                  ║
  553.         ║ In Group 2?      : No                  ║
  554.         ║ In Group 3?      : No                  ║
  555.         ║ In Group 4?      : No                  ║
  556.         ║ In Group 5?      : No                  ║
  557.         ╚════════════════════════════════════════╝
  558.  
  559.    To keep things simple, there is no need to enter values for the Minimum
  560.    Balance and the five account group fields. You can use these fields
  561.    later to set up various cash flow scenarios.
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  568.    PC-Flow User's Guide               4
  569.  
  570.  
  571.  
  572.                                                              PC-Flow Basics
  573.  
  574.  
  575.    The data entry fields in the Modify Accounts & Balances facility are:
  576.  
  577.         DESCRIPTION
  578.         A unique name describing an account. Some examples are: "Checking
  579.         Account #2", "Cash on Hand", and "Savings."
  580.  
  581.         STARTING BALANCE
  582.         The monetary amount for this account corresponding to the Starting
  583.         Date of the analysis. Set the Starting Date in the Modify Starting
  584.         Date facility.
  585.  
  586.         MINIMUM BALANCE
  587.         Enter the minimum amount that this account should have. Leave the
  588.         value of this field at zero or enter a value that you would not
  589.         normally like this account's balance to go below.
  590.  
  591.         The minimum balance is used in the forecast analysis to point out
  592.         periods of low cash flow. For instance, on the Daily Cash Flow
  593.         Forecast Report, any balance below this amount is output with an
  594.         asterisk ("*") character to the right.
  595.  
  596.         IN GROUP 1 TO 5?
  597.         Indicate if this account is to be included in one of the five
  598.         account groups. Enter "Y" for yes or "N" for no.
  599.  
  600.         Your cash flow can be calculated for either all your accounts or
  601.         one account group. These fields are optional: you do not need to
  602.         choose groups for your accounts. The default settings will
  603.         calculate your cash flow for the combination of all your accounts.
  604.         In other words, you can leave all the group selections set to "No."
  605.         Then, when you are forecasting your cash flow, enter a blank value
  606.         for the account group option.
  607.  
  608.  
  609.    Adding Transaction Definitions
  610.  
  611.    Your budget is defined using a series of transaction definitions. Some
  612.    transactions repeat while others occur once. There are four types of
  613.    transactions: Inflows (income), Outflows (expenses), Transfers (between
  614.    accounts), and Comments (non-monetary transactions). The Modify
  615.    Transaction Definitions facility is used to enter this information.
  616.  
  617.    Like your account entries, all your transaction definitions are
  618.    displayed in a list. When you first use PC-Flow, there will be no items
  619.    in the list of transaction definitions. In that unique situation,
  620.    PC-Flow will automatically bring up the entry screen to let you add a
  621.    new entry. 
  622.  
  623.  
  624.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  625.                                       5                PC-Flow User's Guide
  626.  
  627.  
  628.  
  629.    PC-Flow Basics
  630.  
  631.  
  632.    Available commands in any PC-Flow list of entries are: 
  633.  
  634.           <UpArrow>   move one entry up the list
  635.           <DnArrow>   move one entry down the list
  636.              <PgUp>   move one screen-full up the list
  637.              <PgDn>   move one screen-full down the list
  638.             <Enter>   to modify an entry
  639.               <Ins>   to add another entry;
  640.               <Del>   to delete an entry;
  641.                <F2>   to search for an entry;
  642.                <F9>   to copy an entry; and,
  643.               <Esc>   to exit the list and return to the previous menu.
  644.  
  645.    For example, to modify an entry, use the arrow keys to select
  646.    (highlight) the entry and press <Enter>.
  647.  
  648.    The data entry fields in the Modify Transaction Definitions facility
  649.    are:
  650.  
  651.         DESCRIPTION
  652.         The description for the transaction. All descriptions must be
  653.         unique. Any alphanumeric (A to Z, 0 to 9) characters may be used to
  654.         describe the transaction.
  655.  
  656.         WHEN: ONCE OR EVERY
  657.         Chose one of the two options -- Once or Every -- to describe when
  658.         the transaction occurs. For example: select the Once option for a
  659.         transaction that occurs only once like a one-time expense. Select
  660.         the Every option for a repeating transaction such as your weekly
  661.         groceries.
  662.  
  663.         Use the space bar or the left and right arrow keys to move between
  664.         the options. Use the up and down arrow keys or the Enter key to go
  665.         to another field.
  666.  
  667.         (WHEN) EVERY
  668.         Enter a number to set how often a repeating transaction occurs. For
  669.         example: you would set this value to 2 to define a transaction that
  670.         repeats every two weeks. This value is not used for non-repeating
  671.         transactions.
  672.  
  673.         REPEAT PERIOD
  674.         Chose one of the options to describe the period that the
  675.         transaction repeats. For example, your grocery expense might repeat
  676.         weekly.
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  682.    PC-Flow User's Guide               6
  683.  
  684.  
  685.  
  686.                                                              PC-Flow Basics
  687.  
  688.  
  689.         Use the space bar or the left and right arrow keys to move between
  690.         the options. Use the up and down arrow keys or the <Enter> key to
  691.         go to another field. 
  692.  
  693.         STARTING DATE
  694.         This is the date that the transaction begins. It must be filled
  695.         using the proper date format. The default date format is MM/DD/YY.
  696.         Example: 31 December 1994 is entered as 31/12/94.
  697.  
  698.         For non-repeating transactions, this is the date that the
  699.         transaction occurs. For repeating transactions, the starting date
  700.         is used as the "anchor" to determine all the subsequent execution
  701.         dates. A weekly transaction will always execute on the day of the
  702.         week that the starting date falls on. There is one exception to
  703.         this: monthly transactions that have execution dates near the end
  704.         of the month may be executed on the last day of the month if a
  705.         later month has fewer days in it. This ensures that all monthly
  706.         transactions are executed for the planned months.
  707.  
  708.         Press the <F2> (choice) key to use a pop-up calendar to choose a
  709.         date.
  710.  
  711.         ENDING DATE
  712.         This is the date that a repeating transaction ends. It may be left
  713.         blank if the repeating transaction does not end. The proper date
  714.         format must be used -- the default format is MM/DD/YY. Refer to
  715.         System Preferences facility (on the Preferences menu) for the
  716.         current date format.
  717.  
  718.         The transaction ending date is only relevant for repeating transac-
  719.         tions. It is used to determine the last time that the transaction
  720.         will be executed. The ending date of any transaction may be left
  721.         blank if it is not needed.
  722.  
  723.         Press <F2> (choice) to use a pop-up calendar to choose a date.
  724.  
  725.         AMOUNT
  726.         Enter a number for the transaction's monetary amount in this field.
  727.  
  728.         The transaction's Classification Type determines whether the
  729.         transaction monetary amount is treated as an Outflow or Inflow item
  730.         or ignored as a Comment item. Outflow items decrease your cash flow
  731.         while Inflow items increase it.
  732.  
  733.         Inflow items are displayed with "In" after the monetary amount on
  734.         some reports.
  735.  
  736.  
  737.  
  738.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  739.                                       7                PC-Flow User's Guide
  740.  
  741.  
  742.  
  743.    PC-Flow Basics
  744.  
  745.  
  746.         Comment type classifications are useful in documenting your
  747.         forecast. For example, you can use them to output reminder notes in
  748.         the Daily Cash Flow Forecast Report.
  749.  
  750.         CLASSIFICATION
  751.         You must classify each transaction. When starting to define your
  752.         planned budget, you can simply classify transactions as either
  753.         "Expense (General)" for a cash Outflow transaction or "Income
  754.         (General)" for a cash Inflow transaction. More detailed
  755.         classification choices can be set later, but are not necessary to
  756.         forecast your cash flow.
  757.  
  758.         Enter the first three letters of each classification category as
  759.         its abbreviation. Or, use the F2-choice option (press the <F2> key
  760.         with the cursor on the classification field) to display a bar menu
  761.         and choose a valid classification. Select a classification with the
  762.         appropriate type; that is, choose either an Outflow, Inflow, or
  763.         Comment-type classification.
  764.  
  765.         The transaction definition's classification type determines whether
  766.         the transaction dollar amount is treated as an Outflow or Inflow
  767.         item. Alternatively, a Comment-type classification means that the
  768.         (optional) dollar amount of the defined transaction is not used in
  769.         the forecast.
  770.  
  771.         Comment-type transactions are useful in documenting your forecast.
  772.         For example, you can use them to output reminder notes in the Daily
  773.         Cash Flow Forecast Report.
  774.  
  775.         Use the Modify Classifications facility to add, change, and
  776.         classifications.
  777.  
  778.         CHANGE SOURCE?
  779.         Enter "Y" (for Yes) or press the <F2> key to change the source
  780.         account for a transaction definition. A list of previously defined
  781.         accounts will then pop-up for you to choose one.
  782.  
  783.         Source accounts are used for transactions with an Outflow or
  784.         Transfer classification type. Transfer type transactions allow
  785.         transferring funds from a source to a target account.
  786.  
  787.         Transactions classified as Inflows require only a target account.
  788.         Transfer type transactions require a source and a target account.
  789.  
  790.         CHANGE TARGET?
  791.         Enter "Y" (for Yes) or press the <F2> key to change the target
  792.         account for a transaction definition. A list of previously defined
  793.         accounts will then pop-up for you to choose one.
  794.  
  795.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  796.    PC-Flow User's Guide               8
  797.  
  798.  
  799.  
  800.                                                              PC-Flow Basics
  801.  
  802.  
  803.         Target accounts are used for transactions with an Inflow or
  804.         Transfer classification type. Transactions classified as Outflows
  805.         require only a source account.
  806.  
  807.         PERCENTAGE CHANGE
  808.         Enter the percent that the transaction amount will increase or
  809.         decrease. Use a positive number to represent an increase, and a
  810.         negative number for a decrease. This field is ignored for
  811.         non-repeating transactions.
  812.  
  813.         For example, to have the transaction amount increase by 5%, enter
  814.         5.
  815.  
  816.         To help identify transactions that have a Percent change, a "%"
  817.         symbol is displayed after the transaction amount in the reports and
  818.         on the transaction selection menu.
  819.  
  820.         Percentage Change Period
  821.         Enter how often the Percent Change is calculated. For example,
  822.         enter 12 to have the Percent Change calculated every 12 months for
  823.         a transaction that repeats once a month. This field is ignored for
  824.         non-repeating transactions.
  825.  
  826.         ESTIMATE?
  827.         This field records whether the transaction dollar amount is an
  828.         exact or estimated amount. Estimated amounts are output on the
  829.         reports with a "?" to the right of the amount to distinguish them
  830.         from known amounts.
  831.  
  832.         Fixed transactions such as mortgage payment or salary are unlikely
  833.         to change appreciably. Once these are set up in PC-Flow, they won't
  834.         need to be modified often. Other expenditures such as groceries and
  835.         spending money will vary. To plan for these items to be included in
  836.         the cash flow analysis, it is best to estimate an amount. When the
  837.         actual amount becomes known, this item can be modified to reflect
  838.         the true amount.
  839.  
  840.    You can print the transaction definitions to confirm them. Use the
  841.    Report Transaction Definitions facility to do this. Any report can be
  842.    output to the screen, a file, or your printer.
  843.  
  844.  
  845.    Running the Analysis Reports
  846.  
  847.    To see a detailed cash flow forecast, run the Daily Cash Flow Forecast
  848.    Report. Its format is similar to a checking account statement. The
  849.    following report output is an example of PC-Flow's screen output.
  850.  
  851.  
  852.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  853.                                       9                PC-Flow User's Guide
  854.  
  855.  
  856.  
  857.    PC-Flow Basics
  858.  
  859.  
  860.                           Daily Cash Flow Forecast Report
  861.                    From 01-Jan-94 To 12-Jan-94 For All Accounts
  862.  
  863.         Transaction      InFlows/OutFlows    Date       Balance    Analysis
  864.     -------------------- ---------------- ---------- ------------- --------
  865.     Starting Balance                                      1,000.00         
  866.     Rent for Apartment          678.00     1-Jan-94         322.00         
  867.     Food                        100.00     5-Jan-94         222.00     LOW 
  868.     Food                        100.00                                     
  869.     Pay Check                 1,000.00 In 12-Jan-94       1,122.00     HIGH
  870.  
  871.  
  872.    As you can see, the Daily Cash Flow Forecast Report shows the variations
  873.    of your cash flow forecast. You can then change your budget's
  874.    transaction definitions to adapt to extremes in your cash flow. One
  875.    method for doing that is to move some flexible transactions forward or
  876.    backward in time so that the cash flow situation is changed.
  877.  
  878.    To document your budget forecast analysis after it has been completed,
  879.    you can print the following reports:
  880.  
  881.      ■  Accounts & Balances
  882.      ■  Transaction Definitions (sorted by frequency)
  883.      ■  Daily Cash Flow Forecast
  884.  
  885.    You can use these reports to decide when to re-analyze your budget. For
  886.    further analysis, you can also retain a hardcopy of these:
  887.  
  888.      ■  Net Cash Flow Forecast
  889.      ■  Classification Breakdown Forecast
  890.  
  891.  
  892.    Getting Help
  893.  
  894.    PC-Flow has several ways to help you find out more about itself. First,
  895.    on the bottom of the screen, is a line of text about each facility.
  896.    Above this line is a list of available commands. These two lines change
  897.    as you change facilities.
  898.  
  899.    For detailed information about the current facility or entry field,
  900.    press the <F1> (Help) key. In addition, you can also press the <F1> key
  901.    twice to get general help about PC-Flow.
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  910.    PC-Flow User's Guide               10
  911.  
  912.  
  913.  
  914.                                                              PC-Flow Basics
  915.  
  916.  
  917.    After the First Time -- Updating Your Forecast
  918.  
  919.    At some future date you will want to redo your cash flow forecast with
  920.    more up-to-date information. The steps needed to update your data, to
  921.    redo your analysis are similar to the Quick Start steps:
  922.  
  923.      ■  select a new starting date in the Modify Starting Date facility;
  924.      ■  modify the Accounts & Balances entries so that they reflect how
  925.         much money you have on the new starting date; and,
  926.      ■  modify the Transaction Definition entries that need to be changed.
  927.  
  928.    Use the Expired Definitions Report to identify transaction definitions
  929.    that are out of date; that is, their ending date is before the new
  930.    starting date.
  931.  
  932.    Note that modifying the forecast's starting date and the corresponding
  933.    account balances automatically takes care of the past. Deviations from
  934.    the planned transactions are of no consequence to PC-Flow since the
  935.    result is reflected in the updated account balances. 
  936.  
  937.  
  938.    Using Transaction Classifications
  939.  
  940.    A transaction is either an Outflow (expense), Inflow (income), a
  941.    Transfer between accounts, or a Comment (used to add reminder notes in
  942.    the Daily Cash Flow Forecast Report or to exclude a group of
  943.    transactions from a forecast). Classifications are a way of grouping
  944.    transaction types. This lets you see the combined expenditures of
  945.    related transactions using the Classification Breakdown Forecast Report.
  946.  
  947.    Use the Modify Classification facility to change the classification
  948.    list. There are ten predefined classification categories in PC-Flow.
  949.    Each classification has a transaction type assigned to it:
  950.  
  951.         ■ Car & Transportation     Outflow
  952.         ■ Comment                  Comment
  953.         ■ Expense (General)        Outflow
  954.         ■ Food                     Outflow
  955.         ■ Home Operation           Outflow
  956.         ■ Housing                  Outflow
  957.         ■ Income (General)         Inflow
  958.         ■ Pay Check                Inflow
  959.         ■ Savings                  Outflow
  960.         ■ Transfer                 Transfer
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  967.                                       11               PC-Flow User's Guide
  968.  
  969.  
  970.  
  971.    PC-Flow Basics
  972.  
  973.  
  974.    The data entry fields in the Modify Transaction Definitions facility
  975.    are:
  976.  
  977.         TYPE
  978.         This data field stores a one letter abbreviation (the first letter)
  979.         of the transaction type -- Inflow, Outflow, Transfer, or Comment.
  980.         You may type in the entry or press the <F2> key to get a pop-up
  981.         menu of the available choices. Also, typing an incorrect entry will
  982.         invoke the choices menu.
  983.  
  984.         A transaction's classification type determines whether its monetary
  985.         amount is treated as an Outflow (decrease in cash flow) or Inflow
  986.         (increase in cash flow) item. Transfer-type classifications are
  987.         used to classify transactions that transfer funds between accounts.
  988.         Alternatively, a Comment-type classification is used to document
  989.         your forecast. For example, you can use them to output reminder
  990.         notes in the Daily Cash Flow Forecast Report.
  991.  
  992.         Modifications to classifications will be automatically reflected in
  993.         the transaction definitions. For example, changing a classification
  994.         from an Outflow to an Inflow will also change any transaction
  995.         definition that uses the classification. This can also be used to
  996.         exclude a particular classification group from a cash flow forecast
  997.         by changing its type to Comment.
  998.  
  999.         DESCRIPTION
  1000.         This field is for the name of the classification. The first three
  1001.         letters of the name must be unique for all classifications. It is
  1002.         the first three letters that will be used as the abbreviation for
  1003.         this classification when editing transaction definitions.
  1004.  
  1005.         Modifications to classifications will be automatically reflected in
  1006.         any transaction definition that uses it.
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1024.    PC-Flow User's Guide               12
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.                                    Reports
  1030.                        ════════════════════════════════
  1031.  
  1032.  
  1033.    All PC-Flow reports may be output to a printer, the screen, or to a
  1034.    file. The report format for each output destination will vary. Use the
  1035.    Redirect Output option on the Utility menu to change the destination of
  1036.    the report output.
  1037.  
  1038.  
  1039.    Daily Cash Flow Forecast Report
  1040.  
  1041.    The Daily Cash Flow Forecast Report shows your day-to-day cash flow
  1042.    forecast. That is, this report displays your cash flow balance on each
  1043.    transaction date for your transaction definition and account balance
  1044.    entries. With this information, you can forecast your cash situation on
  1045.    any given future date. 
  1046.  
  1047.    PC-Flow displays a warning whenever your cash flow is low -- that is,
  1048.    below your minimum balance --  by highlighting low daily balances with
  1049.    an asterisk. If you haven't set the minimum balance, PC-Flow will use
  1050.    zero as your minimum balance. This makes it easy to scan the Daily Cash
  1051.    Flow Forecast Report and spot periods of low cash flow.
  1052.  
  1053.    Only ending day balances are shown on the report. This has been done to
  1054.    present only meaningful data -- all intermediate daily balances are not
  1055.    shown.
  1056.     
  1057.    Estimated transaction amounts appear on this report with a question mark
  1058.    to the right of the amount.
  1059.  
  1060.    The following report output is an example of PC-Flow's screen output.
  1061.    For a less condensed version of this report, set the output to your
  1062.    printer or to the wide screen format. The resulting output has separate
  1063.    Inflow and Outflow columns.
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1081.                                       13               PC-Flow User's Guide
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.    Reports
  1086.  
  1087.  
  1088.                           Daily Cash Flow Forecast Report
  1089.                    From 01-Jan-94 To 12-Jan-94 For All Accounts
  1090.  
  1091.         Transaction      InFlows/OutFlows    Date       Balance    Analysis
  1092.     -------------------- ---------------- ---------- ------------- --------
  1093.     Starting Balance                                      1,000.00         
  1094.     Rent for Apartment          678.00     1-Jan-94         322.00*        
  1095.     Food                        100.00?    5-Jan-94         222.00*    LOW 
  1096.     Food                        100.00?                                    
  1097.     Pay Check                 1,000.00 In 12-Jan-94       1,122.00     HIGH
  1098.  
  1099.     ANALYSIS NOTES:
  1100.     high -- highest balance for each forecast month
  1101.     low  -- lowest balance for each forecast month
  1102.     HIGH -- highest balance for the forecast period (and month)
  1103.     LOW  -- lowest balance for the forecast period (and month)
  1104.  
  1105.     *  Amount is below the set minimum balance of $750.00
  1106.  
  1107.     SUMMARY:
  1108.     The lowest daily balance is $528.00 below the set minimum balance.
  1109.     The highest daily balance is $372.00 above the set minimum balance.
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.    The Daily Cash Flow Forecast Report has the following options:
  1114.  
  1115.         STARTING DATE FOR REPORT
  1116.         This date is set in the Starting Date facility.
  1117.  
  1118.         ENDING DATE FOR REPORT
  1119.         This is the ending date for this report. Its default value is the
  1120.         last one entered. The forecast transactions are recalculated before
  1121.         the report is output if either the Transaction Definitions, the
  1122.         Starting Date of the forecast, or the Accounts & Balances
  1123.         information has been modified to affect the calculated forecast
  1124.         transactions in the report's date range.
  1125.  
  1126.         If the prompted date is changed to an earlier date, a subset of the
  1127.         calculated transactions will be output. If the prompted date is
  1128.         changed to a later date, the forecast transactions will be
  1129.         recalculated.
  1130.  
  1131.         Press <F2> (choice) to use a pop-up calendar to choose a date.
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1138.    PC-Flow User's Guide               14
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.                                                                     Reports
  1143.  
  1144.  
  1145.         ACCOUNT GROUP
  1146.         Enter an account group number to run this report for only accounts
  1147.         within that account group. Leave this field blank to run the report
  1148.         for all accounts.
  1149.  
  1150.         Account groupings are set in the Modify Accounts & Balances
  1151.         facility.
  1152.  
  1153.         OUTPUT NET BALANCE?
  1154.         Answer "Y" (yes) to output net daily balances; answer "N" (no) to
  1155.         output the total daily balance. The net balance is derived by
  1156.         subtracting the minimum balance from the total daily balance. This
  1157.         enables you to see your cash flow with only available cash
  1158.         resources shown. The minimum balance is defined within the Accounts
  1159.         & Balances facility.
  1160.  
  1161.  
  1162.    Net Cash Flow Forecast Report
  1163.  
  1164.    In the Net Cash Flow Forecast Report, the forecast budget transactions
  1165.    are summarized to show the beginning balance, cash Inflow total, cash
  1166.    Outflow total, and the ending balance across a period of days, weeks,
  1167.    months, or years.
  1168.  
  1169.                                Net Cash Flow Forecast Report
  1170.                         From 1-Jan-94 To 31-Mar-94 For All Accounts
  1171.  
  1172.      Month            :     Jan, 1994     Feb, 1994     Mar, 1994
  1173.      Starting Balance :      1,000.00      1,109.90        979.94
  1174.      InFlow Total     :      2,500.00      2,000.00      2,500.00
  1175.      OutFlow Total    :      2,390.10      2,129.96      2,301.61
  1176.      Net Change       :        109.90       -129.96        198.39
  1177.      Ending Balance   :      1,109.90        979.94      1,178.33
  1178.  
  1179.      The set minimum balance (for all accounts) is $750.00
  1180.  
  1181.    Whenever the output is by week, the date shown on the report will be the
  1182.    Sunday beginning the week. The only exception to that is with the first
  1183.    period, which will be set to the Starting Date.
  1184.  
  1185.    The Net Cash Flow Forecast Report has the following options:
  1186.  
  1187.         STARTING DATE FOR REPORT
  1188.         This date is set in the Starting Date facility.
  1189.  
  1190.         ENDING DATE FOR REPORT
  1191.         This is the ending date for this report. Its default value is the
  1192.         last one entered. The forecast transactions are recalculated before
  1193.  
  1194.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1195.                                       15               PC-Flow User's Guide
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.    Reports
  1200.  
  1201.  
  1202.         the report is output if either the Transaction Definitions, the
  1203.         Starting Date of the forecast, or the Accounts & Balances
  1204.         information has been modified to affect the calculated forecast
  1205.         transactions in the report's date range.
  1206.  
  1207.         If the prompted date is changed to an earlier date, a subset of the
  1208.         calculated transactions will be output. If the prompted date is
  1209.         changed to a later date, the forecast transactions will be
  1210.         recalculated.
  1211.  
  1212.         Press <F2> (choice) to use a pop-up calendar to choose a date.
  1213.  
  1214.         ACCOUNT GROUP
  1215.         Enter an account group number to run this report for only accounts
  1216.         within that account group. Leave this field blank to run the report
  1217.         for all accounts.
  1218.  
  1219.         Account groupings are set in the Modify Accounts & Balances
  1220.         facility.
  1221.  
  1222.         (ACROSS THE) TIME PERIOD
  1223.         The Net Cash Flow may be reported across one of several time
  1224.         periods. The choice of time period may be daily, weekly, monthly,
  1225.         or yearly. Enter the first letter of the time period as an
  1226.         abbreviation.
  1227.  
  1228.         Use the <F2> (choice) key to display a bar menu and choose a valid
  1229.         time period.
  1230.  
  1231.         OUTPUT TIME PERIODS WITH NO TRANSACTIONS?
  1232.         By default, a column for all time periods is output in this report.
  1233.         This option can exclude time periods with no transactions from
  1234.         being output. This is used to reduce the amount of clutter in the
  1235.         report.
  1236.  
  1237.  
  1238.    Classification Breakdown Forecast Report
  1239.  
  1240.    Use this report to forecast amounts and percentages for each transaction
  1241.    classification in a time period of days, weeks, months, or years. This
  1242.    report shows, for example, how much is planned for the "Food"
  1243.    classification each month.
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1252.    PC-Flow User's Guide               16
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.                                                                     Reports
  1257.  
  1258.  
  1259.                          Classification Breakdown Forecast Report
  1260.                         From 1-Aug-94 To 31-Aug-94 For All Accounts
  1261.  
  1262.                                               Total Amount    Percentage
  1263.                                               ------------    ----------
  1264.      August, 1994
  1265.           InFlow:                             ------------    ----------
  1266.                     Income -- General             5,000.00       100.00%
  1267.                                               ------------    ----------
  1268.                     Total For InFlow Items            0.00       100.00%
  1269.  
  1270.           OutFlow:  Expense -- General            5,010.00        82.27%
  1271.                     Food                          1,000.00        16.42%
  1272.                     Home Operation                   80.00         1.31%
  1273.                                               ------------    ----------
  1274.                     Total For OutFlow Items       6,090.00       100.00%
  1275.  
  1276.                                               ------------
  1277.           Net Total                              -1,090.00
  1278.                                               ------------
  1279.  
  1280.    The Classification Breakdown Forecast Report has the following options:
  1281.  
  1282.         STARTING DATE FOR REPORT
  1283.         This date is set in the Starting Date facility.
  1284.  
  1285.         ENDING DATE FOR REPORT
  1286.         This is the ending date for this report. Its default value is the
  1287.         last one entered. The forecast transactions are recalculated before
  1288.         the report is output if either the Transaction Definitions, the
  1289.         Starting Date of the forecast, or the Accounts & Balances
  1290.         information has been modified to affect the calculated forecast
  1291.         transactions in the report's date range.
  1292.  
  1293.         If the prompted date is changed to an earlier date, a subset of the
  1294.         calculated transactions will be output. If the prompted date is
  1295.         changed to a later date, the forecast transactions will be
  1296.         recalculated.
  1297.  
  1298.         Press <F2> (choice) to use a pop-up calendar to choose a date.
  1299.  
  1300.         ACCOUNT GROUP
  1301.         Enter an account group number to run this report for only accounts
  1302.         within that account group. Leave this field blank to run the report
  1303.         for all accounts.
  1304.  
  1305.         Account groupings are set in the Modify Accounts & Balances
  1306.         facility.
  1307.  
  1308.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1309.                                       17               PC-Flow User's Guide
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.    Reports
  1314.  
  1315.  
  1316.         TIME PERIOD (WITH PERIOD DIVISIONS OF)
  1317.         The Classification Breakdown of your budget forecast may be
  1318.         reported across one of several time periods. The choice of time
  1319.         period may be daily, weekly, monthly, or yearly. Enter the first
  1320.         letter of the time period as an abbreviation.
  1321.  
  1322.         When the cursor is on this field, use the <F2> (choice) key to
  1323.         display a bar menu and choose a valid time period.
  1324.  
  1325.         OUTPUT CLASSIFICATIONS WITH ZERO TOTAL AMOUNTS?
  1326.         By default, all the classifications are output. This option
  1327.         excludes any classification total with a zero amount from being
  1328.         output.
  1329.  
  1330.         IS EACH PERIOD TO APPEAR ON A NEW PAGE?
  1331.         This option allows each time period and the grand total to appear
  1332.         on a new page. Note that this option does not apply when the output
  1333.         is to the screen.
  1334.  
  1335.  
  1336.    Accounts & Balances Report
  1337.  
  1338.    This report outputs the Account & Balances entries. It shows the
  1339.    current, minimum, and net balances. The net balance is calculated by
  1340.    subtracting the minimum from the starting balance.
  1341.  
  1342.                               Accounts & Balances Report
  1343.  
  1344.    The date for the Starting Balance is 21-Mar-93.
  1345.  
  1346.                          In Account Groups    Starting    Minimum       Net
  1347.    Account               1   2   3   4   5    Balance     Balance     Balance
  1348.    -------------------- --- --- --- --- --- ----------- ----------- -----------
  1349.    Checking Account     Yes  -  Yes  -   -      1000.00      750.00      250.00
  1350.    Cash on Hand          -   -   -   -   -       241.00        0.00      241.00
  1351.    Savings Account       -  Yes Yes  -   -     12300.00        0.00    12300.00
  1352.                                             ----------- ----------- -----------
  1353.    TOTAL                                       13541.00      750.00    12791.00
  1354.                                             ----------- ----------- -----------
  1355.  
  1356.  
  1357.    Transaction Definitions Report
  1358.  
  1359.    This report outputs the transaction definitions. They may be sorted in
  1360.    five ways:
  1361.  
  1362.      ■  by Description (the transaction definition's name); 
  1363.      ■  by Frequency (how often it repeats); 
  1364.  
  1365.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1366.    PC-Flow User's Guide               18
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.                                                                     Reports
  1371.  
  1372.  
  1373.      ■  by Expiration Date (the date that the transaction expires); 
  1374.      ■  by Classification (grouping of Inflow, Outflow, Transfer, and
  1375.         Comment types); and,
  1376.      ■  by Source and Target Account names.
  1377.  
  1378.                                  Transaction Definitions Report
  1379.                                 Sorted By Transaction Description
  1380.  
  1381.             Transaction         Frequency    Start Date  End Date     Amount
  1382.         -------------------- --------------- ---------- ---------- -----------
  1383.         A bit of fun         Every 4 Days    06-Mar-95      -           75.00?
  1384.         Car -- oil change    4 Mos, Day 8    08-Oct-94      -           24.00?
  1385.         Food                 1 Wk, on Fri    07-Jan-94      -          100.00
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.    Expired Transactions Report
  1390.  
  1391.    This report is used to identify transaction definitions that can be
  1392.    deleted. Use the Expired Transactions facility under the Utility menu to
  1393.    delete expired transactions.
  1394.  
  1395.                                 Expired Transactions Report
  1396.                                     (Before 1-Mar-93)
  1397.  
  1398.       End Date  Start Date     Transaction         Frequency       Amount
  1399.      ---------- ---------- -------------------- --------------- -----------
  1400.      28-Aug-92  28-Aug-92  Mini vacation        Single Time        1,440.12?
  1401.      01-Oct-92  01-Aug-91  Rent For Apt         1 Mo, Day 1          720.00
  1402.  
  1403.  
  1404.    There is one option for this report:
  1405.  
  1406.      DATE
  1407.      By default, this date is the Starting Date for the forecast.
  1408.      Normally, this is the date to be used to find expired transaction
  1409.      definitions.
  1410.  
  1411.      Press <F2> (choice) to use a pop-up calendar to choose another date.
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.  
  1416.  
  1417.  
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1423.                                       19               PC-Flow User's Guide
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.                              Tips and Techniques
  1429.                        ════════════════════════════════
  1430.  
  1431.  
  1432.    Using the Pop-up Calendar
  1433.  
  1434.    The easiest way to enter a date is to press the <F2> (choice) key to
  1435.    pop-up a calendar. The calendar will only pop-up if the cursor is on a
  1436.    date entry field.
  1437.  
  1438.                   ╔═══════════════════════════╗
  1439.                   ║       August  1994        ║
  1440.                   ╟───┬───┬───┬───┬───┬───┬───╢
  1441.                   ║Sun│Mon│Tue│Wed│Thu│Fri│Sat║
  1442.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  1443.                   ║   │  1│  2│  3│  4│  5│  6║
  1444.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  1445.                   ║  7│  8│  9│ 10│ 11│ 12│ 13║
  1446.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  1447.                   ║ 14│ 15│ 16│ 17│ 18│ 19│ 20║
  1448.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  1449.                   ║ 21│ 22│ 23│ 24│ 25│ 26│ 27║
  1450.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  1451.                   ║ 28│ 29│ 30│ 31│   │   │   ║
  1452.                   ╟───┼───┼───┼───┼───┼───┼───╢
  1453.                   ║   │   │   │   │   │   │   ║
  1454.                   ╚═══╧═══╧═══╧═══╧═══╧═══╧═══╝
  1455.  
  1456.    Use the following keys to select a date on the pop-up calendar.
  1457.  
  1458.          Arrow Keys   Move one square in the arrow's direction.
  1459.              <PgUp>   Move back one month.
  1460.              <PgDn>   Move ahead one month.
  1461.         <Ctrl-PgUp>   Move back one year.
  1462.         <Ctrl-PgDn>   Move ahead one year.
  1463.              <Home>   Return to the original date.
  1464.             <Enter>   Select the current highlighted date.
  1465.               <Esc>   Exit the calendar without choosing a date.
  1466.  
  1467.  
  1468.    Deciding a Date Range for the Analysis
  1469.  
  1470.    PC-Flow's date range for a budget analysis is defined by a starting and
  1471.    an ending date. The starting date for the analysis is set in the Modify
  1472.    Starting Date facility. Usually, the current date is used as the
  1473.    starting date. The ending date is chosen on the individual analysis
  1474.    report menus. It must be the same as or later than the starting date.
  1475.  
  1476.    Short- term and long-term cash flow analysis may be done by choosing an
  1477.    appropriate ending date. Any date range for your forecast may be chosen:
  1478.  
  1479.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1480.    PC-Flow User's Guide               20
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.                                                         Tips And Techniques
  1485.  
  1486.  
  1487.    from one day to many years. Use the <F2> (choice) key to use a pop-up
  1488.    calendar to enter dates.
  1489.  
  1490.    PC-Flow's transaction definitions are transformed into forecast
  1491.    transactions -- as they appear for the analysis reports. This
  1492.    transformation is done automatically by PC-Flow whenever the budget data
  1493.    has changed or the date range is greater than the currently transformed
  1494.    date range. The transformed transactions are kept in a separate data
  1495.    file (CFCALC.DBF) and are saved from one PC-Flow session to the next.
  1496.    Whenever the transformed transactions are up-to-date, the date range is
  1497.    shown in an outlined box in the middle of the analysis menu screens.
  1498.  
  1499.  
  1500.    Recurring Estimates -- Example: Regular Credit Card Use
  1501.  
  1502.    A repeating transaction with a varying amount, such as the monthly bill
  1503.    for a credit card, is best set up with an estimated transaction amount.
  1504.    A workable amount should be used that is close to the actual amount.
  1505.    Whenever a notable discrepancy occurs between the estimated and actual
  1506.    amount, a supplemental one time transaction can be input to take care of
  1507.    the difference. When the actual amount is known, it may already be in
  1508.    the past. There, the discrepancy may be ignored since the forecast
  1509.    Starting Date can be updated accordingly. To track the cash flow more
  1510.    accurately, you can update the estimated transaction amount to reflect
  1511.    changes in spending or saving habits.
  1512.  
  1513.    There is another method for handling deviations from the estimated
  1514.    transactions. Alter the Starting Date of the estimated transaction to
  1515.    begin on its next expected execution date. Then, enter (or use the <F9>
  1516.    copy key to make) a single transaction with the originally scheduled
  1517.    date for the total amount of the deviated transaction. This saves you
  1518.    from entering a transaction amount for the difference between the two
  1519.    amounts and keeps the number of transactions output on the analysis
  1520.    reports to a minimum.
  1521.  
  1522.  
  1523.    Planning for a Big Expense
  1524.  
  1525.    There is more than one way to use PC-Flow to plan for a big expense. The
  1526.    two methods presented here are suggestions how to do such planning. It
  1527.    is up to you to use a method that you will be most comfortable with. 
  1528.  
  1529.    One method is to define a transaction to save a bit of money at regular
  1530.    intervals, such as every month. This is done by adding a special savings
  1531.    account in PC-Flow and using a Transfer-type transaction to transfer
  1532.    funds into that account. This method's main disadvantage is the need to
  1533.    calculate and plan how much and how often to save.
  1534.  
  1535.  
  1536.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1537.                                       21               PC-Flow User's Guide
  1538.  
  1539.  
  1540.  
  1541.    Tips And Techniques
  1542.  
  1543.  
  1544.    Another method is to enter the major expense as a one time transaction.
  1545.    The Daily Cash Flow Forecast Report can then be used to make sure that
  1546.    you have enough cash to handle the expenditure. With this method, you no
  1547.    longer need to be concerned about saving money regularly. That is
  1548.    because PC-Flow can be used to plan your budget to make sure that you
  1549.    will have adequate cash flow when the expense is scheduled to occur.
  1550.  
  1551.    When using any method that will affect cash flow, make sure that the
  1552.    date range extends past the major expense until the cash flow
  1553.    stabilizes. That way any resulting cash flow problems after the expense
  1554.    may be observed and planned for. A period of two or three months past
  1555.    the major expense may be enough for this.
  1556.  
  1557.  
  1558.    Reducing the Data File Disk Storage Requirements
  1559.  
  1560.    PC-Flow's data files will expand and use more disk space to store the
  1561.    data as more transactions are input. Over time, some transactions are no
  1562.    longer needed. The ending date for each transaction can be used to
  1563.    determine if the transaction has expired. Purging these old transac-
  1564.    tions, using the Expired Transactions facility on the Utility menu, will
  1565.    free up some disk space and will also unclutter the system. PC-Flow may
  1566.    run noticeably faster after doing this.
  1567.  
  1568.    Running a long-term analysis -- that is, over a very long period -- will
  1569.    temporarily generate a large data file (CFCALC.DBF) to keep track of the
  1570.    forecast transactions in the analysis date range. Reducing the length of
  1571.    the time period will also reduce the disk storage requirements.
  1572.  
  1573.    If you are executing PC-Flow from a diskette, the User's Guide file
  1574.    (PCFLOW.DOC) and all text files (with the TXT file extension) may be
  1575.    moved to another diskette to free up some room on your work diskette.
  1576.  
  1577.    The free space available on your disk can be checked using the DOS com-
  1578.    mand DIR or CHKDSK.
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1594.    PC-Flow User's Guide               22
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.                          Utilities & User Preferences
  1600.                        ════════════════════════════════
  1601.  
  1602.  
  1603.    Utility Menu
  1604.  
  1605.      Redirect Output
  1606.  
  1607.      This facility gives you the ability to redirect all subsequent report
  1608.      output to the printer, screen, or a file. The output destination will
  1609.      be retained from one PC-Flow session to the next. 
  1610.  
  1611.      There are two formats for screen output. Reports that are output with
  1612.      the Screen format will be specially formatted so that they fit within
  1613.      the 80 characters of the display. The Wide Screen format is the same
  1614.      format as the normal printer format. You can use the left and right
  1615.      arrow keys to pan across the report output to view it.
  1616.  
  1617.      There are also two format types for output to a file. The first type
  1618.      includes all the printer control codes in the file just as if the
  1619.      output destination was to the printer. The second file format type
  1620.      does not have any of the printer control codes included and is an
  1621.      ideal format for a word processor.
  1622.  
  1623.      All file output will be appended to the specified file until you
  1624.      either exit PC-Flow or select another filename for the output
  1625.      destination. If no filename extension is supplied, the default "PRN"
  1626.      is used. If the file you select already exists, you will overwrite it
  1627.      and lose its previous contents.
  1628.  
  1629.  
  1630.      Expired Transactions
  1631.  
  1632.      As a housekeeping procedure, transaction definitions that have
  1633.      expired as of the analysis' starting date may be deleted. Only
  1634.      transaction definitions with an ending date are affected. To view
  1635.      these transactions before you delete them, use the Expired
  1636.      Transactions Report.
  1637.  
  1638.      If you just want to delete certain transactions without reference to
  1639.      dates, the delete command (using the <Del> key) in the Modify
  1640.      Transaction Definitions facility can be used.
  1641.  
  1642.  
  1643.      Index Data
  1644.  
  1645.      In unusual circumstances, the data files may have their index files
  1646.      corrupted. Index files keep the sort order of the data. You may run
  1647.      this utility if you feel that PC-Flow is not correctly using all the
  1648.  
  1649.  
  1650.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1651.                                       23               PC-Flow User's Guide
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.    Utilities & User Preferences
  1656.  
  1657.  
  1658.      data. There is no harm in running this utility. In fact, PC-Flow may
  1659.      run faster after reindexing.
  1660.  
  1661.      The index files may need to be updated if or when:
  1662.  
  1663.              ■ the computer is shut off when PC-Flow is processing data,
  1664.  
  1665.              ■ a backup version of a data file is copied over the existing
  1666.                one without the corresponding index file, or
  1667.  
  1668.              ■ another program is used to edit the data files without
  1669.                updating the corresponding index files.
  1670.  
  1671.  
  1672.         Delete All Data
  1673.  
  1674.         This facility is used to delete all personal financial data; that
  1675.         is, all your Accounts & Balances entries and all your Transaction
  1676.         Definition entries. This will enable you to restart defining your
  1677.         planned budget again. The Classification definitions are not
  1678.         deleted.
  1679.  
  1680.         A word of warning: this is not the normal way to redo your
  1681.         analysis. Instead, you should follow the steps outlined in the
  1682.         section After The First Time -- Updating Your Forecast on page 11.
  1683.  
  1684.  
  1685.    Preferences Menu
  1686.  
  1687.         Printer Selection
  1688.  
  1689.         Select a printer for the report output. Use the Output Options
  1690.         facility to change the printer's settings.
  1691.  
  1692.         If you don't see your printer in the list, try using either Generic
  1693.         Dot Matrix Printer (if you have a dot matrix printer) or HP
  1694.         LaserJet II (if you have a laser printer).
  1695.  
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1708.    PC-Flow User's Guide               24
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.                                                Utilities & User Preferences
  1713.  
  1714.  
  1715.         Output Options
  1716.  
  1717.         This facility allows you to change the selected printer's settings
  1718.         such as margins and lines per page. The options available in this
  1719.         facility are:
  1720.  
  1721.              LINES PER INCH
  1722.              Select the number of printed lines per inch. 6 lines per inch
  1723.              is the normal setting. 8 lines per inch looks good with small
  1724.              print.
  1725.  
  1726.              Use the space bar or the left and right arrow keys to move
  1727.              between the options. Use the up and down arrow keys or the
  1728.              <Enter> key to go to another field.
  1729.  
  1730.              CHARACTERS PER INCH
  1731.              Select the number of characters per inch to print. This is
  1732.              known as the pitch.
  1733.  
  1734.              Use the space bar or the left and right arrow keys to move
  1735.              between the options. Use the up and down arrow keys or the
  1736.              <Enter> key to go to another field.
  1737.  
  1738.              TOP MARGIN
  1739.              Set the number of lines for the margin at the top of each
  1740.              printed page. This is used when the report output is to the
  1741.              printer.
  1742.  
  1743.              The printable page length must be at least 10 lines greater
  1744.              than the top plus the bottom margin. For example, if the
  1745.              printable page length is 66 lines (11" with 6 lines per inch),
  1746.              then the top margin plus the bottom margin must be 56 lines or
  1747.              less.
  1748.  
  1749.              BOTTOM MARGIN
  1750.              Set the number of lines for the margin at the bottom of each
  1751.              printed page. This is used when the report output is to the
  1752.              printer.
  1753.  
  1754.              The printable page length must be at least 10 lines greater
  1755.              than the top plus the bottom margin. For example, if the
  1756.              printable page length is 66 lines (11" with 6 lines per inch),
  1757.              then the top margin plus the bottom margin must be 56 lines or
  1758.              less.
  1759.  
  1760.              LEFT MARGIN
  1761.              Set the number of columns to indent the output on each printed
  1762.              page. This is used when the report output is to the printer. 
  1763.  
  1764.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1765.                                       25               PC-Flow User's Guide
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.    Utilities & User Preferences
  1770.  
  1771.  
  1772.              RIGHT MARGIN
  1773.              Set the number of columns to indent the output on the right
  1774.              side of each printed page. This is used when the report output
  1775.              is to the printer. 
  1776.  
  1777.              ORIENTATION
  1778.              Select the page orientation for the currently selected printer
  1779.              -- either portrait or landscape.
  1780.  
  1781.              Use the space bar or the up and down arrow keys to move
  1782.              between the  options. Use the <Enter> key to go to the next
  1783.              field. 
  1784.  
  1785.              PAGE SIZE
  1786.              Select the page size for the paper in your printer. 8  x 11"
  1787.              is a common paper size. Legal paper is 8  x 14".
  1788.  
  1789.              Use the space bar or the up and down arrow keys to move
  1790.              between the  options. Use the <Enter> key to go to the next
  1791.              field.
  1792.  
  1793.              PAUSE AFTER EACH OUTPUT PAGE?
  1794.              Set this option to Yes to make the program pause the printer
  1795.              output between each page.
  1796.  
  1797.  
  1798.         System
  1799.  
  1800.         Set various system parameters with this facility. They will remain
  1801.         in effect until changed. The options available in this facility
  1802.         are:
  1803.  
  1804.              EXPAND TRANSACTION SELECTION?
  1805.              This option effects the format of the Transaction Definition
  1806.              list in the Modify Transaction Definitions facility. The
  1807.              expanded list (when this option is set to Yes) shows the
  1808.              Transaction (description), Classification, Type, and Amount
  1809.              values. The unexpanded list (when this option is set to No)
  1810.              shows only the Transaction (description) and Amount values.
  1811.  
  1812.              SCREEN DATE FORMAT
  1813.              The Screen Date Format is used for displaying the date on the
  1814.              screen and for data entry. To choose a date format from the
  1815.              list, use the arrow keys to highlight a choice then press
  1816.              <Enter>.
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1822.    PC-Flow User's Guide               26
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.                                                Utilities & User Preferences
  1827.  
  1828.  
  1829.              The symbols of the date format are:
  1830.  
  1831.                     MM   --   Month, e.g. 06 for July
  1832.                     DD   --   Day,   e.g. 01 for the 1st
  1833.                     YY   --   Year,  e.g. 90 for 1990
  1834.                    MMM   --   Month, e.g. Jul for July
  1835.                   YYYY   --   Year,  e.g. 1994
  1836.  
  1837.              REPORT DATE FORMAT
  1838.              The Report Date Format is used by the reports. To choose a
  1839.              date format from the list, use the arrow keys to highlight a
  1840.              choice then press <Enter>.
  1841.  
  1842.              The symbols of the date format are the same as the Screen Date
  1843.              Format.
  1844.  
  1845.              SHOW SHADOW UNDER WINDOWS?
  1846.              Window shadows are shown is this option is set to Yes.
  1847.  
  1848.  
  1849.         Colors
  1850.  
  1851.         Use the Colors facility to change the various color combinations
  1852.         used in PC-Flow. Choose a screen section to change its color. Each
  1853.         section represents a part of PC-Flow's menu and data entry system.
  1854.  
  1855.         Screen sections will blink as you use the <Up> and <Down> arrow
  1856.         keys. To change the color of the blinking section, press <Enter>.
  1857.         This will display a color grid on the right side of the screen. Use
  1858.         the color grid to choose a foreground and background color
  1859.         combination for the screen section.
  1860.  
  1861.         Unless the color changes are saved before you leave this facility,
  1862.         no changes will be kept. To save the color combinations, use the
  1863.         <F10> key. Note that a warning is displayed if you make color
  1864.         changes and try to exit without saving them.
  1865.  
  1866.         To restore the default PC-Flow color (or monochrome) combinations,
  1867.         use the <F9> key. Press <F10> to save your new color combinations.
  1868.  
  1869.  
  1870.  
  1871.  
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1879.                                       27               PC-Flow User's Guide
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.                       Technical Things & Troubleshooting
  1885.                        ════════════════════════════════
  1886.  
  1887.  
  1888.    Using a Monochrome Monitor With a Color Card
  1889.  
  1890.    PC-Flow checks to see if you are using a monochrome or color display
  1891.    card. The default colors are then set accordingly. The results may be
  1892.    less than satisfactory with a monochrome display and a color graphics
  1893.    card. To fix this, use the command "PCF MONO" to run PC-Flow. PCF is a
  1894.    DOS batch file. You may modify it to always call PC-Flow with the MONO
  1895.    parameter.
  1896.  
  1897.    Screen color (or monochrome) combinations may be changed within PC-Flow
  1898.    with the Colors facility on the Preferences menu.
  1899.  
  1900.  
  1901.    PC-Flow Execution Errors
  1902.  
  1903.    No software package is without bugs. The cause of some runtime errors,
  1904.    though, may be external to the PC-Flow program. These are called DOS
  1905.    errors. DOS errors may occur because of a missing file or insufficient
  1906.    memory to run PC-Flow. Usually, the cause of the error may be corrected
  1907.    in DOS.
  1908.  
  1909.     Check the installation instructions on page v to make sure PC-Flow
  1910.      has been installed correctly.
  1911.  
  1912.    This is a list of common MS-DOS runtime error codes:
  1913.  
  1914.         DOS Error 2 File not found
  1915.         DOS Error 3 Path not found
  1916.         DOS Error 4 Too many open files (no handles left)
  1917.         DOS Error 6 Invalid handle        DOS Error 8 Insufficient memory
  1918.         DOS Error 15   Invalid Drive was specified
  1919.         DOS Error 18   No more files
  1920.         DOS Error 19   Attempt to write on write-protected diskette
  1921.         DOS Error 21   Drive not ready        DOS Error 25   Seek error
  1922.         DOS Error 26   Unknown media type
  1923.         DOS Error 27   Sector not found
  1924.         DOS Error 28   Printer out of paper
  1925.         DOS Error 29   Write fault        DOS Error 30   Read fault
  1926.         DOS Error 31   General failure
  1927.         DOS Error 32   Sharing violation
  1928.  
  1929.  
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.  
  1934.  
  1935.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1936.    PC-Flow User's Guide               28
  1937.  
  1938.  
  1939.  
  1940.                                          Technical Things & Troubleshooting
  1941.  
  1942.  
  1943.    Technical Specifications
  1944.  
  1945.    PC-Flow was designed and developed by Dan Comeau using CA-Clipper 5.01a.
  1946.    This manual was written by Dan Comeau using WordPerfect for Windows 5.2.
  1947.  
  1948.    PC-Flow has the following technical specifications:
  1949.  
  1950.      ■  Up to 1 billion accounts & balances entries
  1951.      ■  Up to 1 billion transaction definition entries
  1952.      ■  Up to 1 billion classification entries
  1953.      ■  Up to 1 billion forecast transactions
  1954.      ■  Date range from 1 Jan 100 to 31 Dec 2999
  1955.  
  1956.  
  1957.    Technical Support
  1958.  
  1959.    Technical support for PC-Flow is available to all registered users. If
  1960.    you are not a registered user, we will provide assistance to help you
  1961.    install PC-Flow and become sufficiently proficient for proper
  1962.    evaluation.
  1963.  
  1964.    If you have any questions, problems, comments, or suggestions, please
  1965.    contact Dan Comeau:
  1966.  
  1967.         Mail:     DanlWare Systems Corp.
  1968.                   603-1320 Richmond Road
  1969.                   Ottawa, Ontario, K2B 8L3
  1970.                   Canada
  1971.  
  1972.         Voice:    613/726-9474  (5pm to 10pm ET is the best time)
  1973.  
  1974.         Fax:      613/726-9474
  1975.  
  1976.         CompuServe:    [70451,2312]
  1977.  
  1978.         InterNet:      dan.comeau@synapse.org
  1979.  
  1980.    If you are having a problem running PC-Flow, before you call, print a
  1981.    copy of your CONFIG.SYS, AUTOEXEC.BAT, and the ERROR.LOG file (in your
  1982.    PC-Flow directory). If the file ERROR.LOG is very big, print the last
  1983.    part of it. Alternatively, you can fax a description of your problem
  1984.    with these files.
  1985.  
  1986.  
  1987.  
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1993.                                       29               PC-Flow User's Guide
  1994.  
  1995.  
  1996.  
  1997.  
  1998.                                     Index
  1999.                        ════════════════════════════════
  2000.  
  2001.  
  2002.    Account Groups  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 4, 5, 15-18
  2003.    Accounts & Balances Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  2004.      Example   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  2005.    AUTOEXEC.BAT File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2006.    BUFFERS, CONFIG.SYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v
  2007.    Calendar  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 3, 7, 14, 16, 17, 19-21
  2008.    CFCALC.DBF File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  2009.    CHANGES.TXT file  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
  2010.    Classification Breakdown Forecast Report  . . . . . . . . . . 11, 16, 17
  2011.      Example   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  2012.    Classifications . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v, 2, 8, 11, 12, 18
  2013.    Cleaning Expired Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  2014.    Colors
  2015.      Changing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  2016.      Monochrome Monitor  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  2017.    CompuServe, Technical Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2018.    CONFIG.SYS file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v, 29
  2019.    Daily Cash Flow Forecast Report . . . . . . . . . . .  2, 3, 5, 8-14, 22
  2020.      Example   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10, 14
  2021.    DOS errors  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  2022.    ERROR.LOG file  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2023.    Estimates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  2024.    Expired Transactions Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19, 23
  2025.      Example   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  2026.    Fax, Technical Support  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2027.    FILES, CONFIG.SYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v
  2028.    Forecasting Daily Cash Flow . . . . . . . . . . . . .  2, 3, 5, 8-14, 22
  2029.    Getting Help  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  2030.    Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  2031.    Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v
  2032.    InterNet, Technical Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2033.    Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2034.    Mailing Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2035.    Minimum Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 4, 5, 13-15
  2036.    Modify
  2037.      Accounts & Balances   . . . . . . . . . . . . . . .  1, 2, 4, 5, 15-17
  2038.      Starting Date   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1, 5, 11, 20
  2039.      Transaction Definitions   . . . . . . . . . . . .  1, 5, 6, 12, 23, 26
  2040.    Monochrome Monitor  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  2041.    Net Cash Flow Forecast Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2042.      Example   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2043.    Optimizing PC-Flow  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22, 23
  2044.    ORDERFRM.TXT file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vi
  2045.    Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v
  2046.    Phone Number for Technical Support  . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2047.    Pop-up Calendar . . . . . . . . . . . . . . . .  3, 7, 14, 16, 17, 19-21
  2048.  
  2049.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2050.    PC-Flow User's Guide               30
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.                                                                       Index
  2055.  
  2056.  
  2057.    Printers  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  2058.      Output Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  2059.    Program Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2060.    Quick Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  2061.    README.TXT file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
  2062.    Registration Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vi
  2063.    Reports
  2064.      Accounts & Balances   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  2065.      Classification Breakdown Forecast   . . . . . . . . . . . . 11, 16, 17
  2066.      Classification Breakdown Forecast Report Example  . . . . . . . . . 17
  2067.      Daily Cash Flow Forecast  . . . . . . . . . . . . .  2, 3, 5, 8-14, 22
  2068.      Daily Cash Flow Forecast Example  . . . . . . . . . . . . . . . 10, 14
  2069.      Expired Transactions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19, 23
  2070.      Expired Transactions Report Example   . . . . . . . . . . . . . . . 19
  2071.      Net Cash Flow Forecast  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  2072.      Net Cash Flow Forecast Report Example   . . . . . . . . . . . . . . 15
  2073.      Output Redirection to printer, screen, or file  . . . . . . . . . . 23
  2074.      Transaction Definitions   . . . . . . . . .  2, 3, 5, 8-14, 18, 19, 22
  2075.      Transaction Definitions Report Example  . . . . . . . . . . . . . . 19
  2076.    Running PC-Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  2077.    Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v
  2078.    Shareware, Supporting PC-Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vi
  2079.    Starting Balance  . . . . . . . . . . . . . . .  1, 4, 5, 10, 14, 15, 18
  2080.    Starting Date . . . . . . . . . . . . . . . 1-5, 7, 11, 14-17, 19-21, 23
  2081.    Starting Over Again
  2082.      Delete All Your Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  2083.      Updating Your Forecast  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  2084.    System Parameters, changing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  2085.    System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  v
  2086.    Technical Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2087.    Technical Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  2088.    Transaction Definitions . . .  v, 1-3, 5, 6, 9-12, 14, 16-19, 21, 23, 26
  2089.    Transaction Definitions Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . 18, 19
  2090.      Example   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  2091.    Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  2092.    Updating Your Forecast  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  2093.    Version Changes (CHANGES.TXT file)  . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
  2094.    Warranty  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.    ════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2107.                                       31               PC-Flow User's Guide
  2108.  
  2109.  
  2110.