home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-387-Vol-3of3.iso / f / fs_rmv30.zip / RMEXEZIP.EXE / RMANUAL1.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-05-31  |  11KB  |  397 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                            RECIPE MANAGEMENT SOFTWARE
  19.                                   Version 3.0
  20.  
  21.                                    including
  22.  
  23.                     Recipe File, Yield Adjustment & Costing
  24.                     
  25.                                      from
  26.                                    
  27.  
  28.                              First Step Software
  29.                          
  30.  
  31.                     Copyright (c) 1992 All rights reserved.
  32.                     
  33.                                    member
  34.                                 
  35.                    Association of Shareware Professionals
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.     USE YOUR BRAIN:
  73.  
  74.     The software performs costings and yield adjustments by set formulas and
  75.     uses data that you input .... if a cost or yield doesn't look right ...
  76.     check it out .... chances are a factor or measurement is wrong.
  77.       
  78.  
  79.     MUST DO LIST - prior to full operation of software.
  80.  
  81.     1. Open the SETUP FILE and select #1 to enter name of your organization
  82.        and the "PATH" of the Inventory data files. See help screen.
  83.     2. Select #2 in SETUP FILE and view option #1 (how resource file is
  84.        numbered). View #2 and print the list of recipe categories and number
  85.        ranges. You will have to edit this file to suit your own Recipe File.
  86.     3. Select the "Resource File" and view the data. You will use this data
  87.        while entering recipes. Print out the file so that you can use it in 
  88.        the next step.
  89.     4. Select "Inventory File" (this is the same file that you are now using
  90.        in the Inventory Software). Enter the Resource code for those 
  91.        Inventory items that are also in the resource file.  See help screen.
  92.        While in the Inventory File add a new item under Beverage and call it
  93.        "WATER", it has no value but it needs a recipe measure ie. QT.
  94.        Many recipes call for this ingredient.
  95.        
  96.        
  97.     CURSOR MOVEMENTS: for full screen edit of data files and recipes.
  98.     UP & DN arrow ..............move one line same column
  99.     LEFT & RIGHT arrow ..........one column left or right
  100.     Ctrl-LEFT & RIGHT arrow ........pan screen one column
  101.     HOME .................Left most current screen column
  102.     END  ................Right most current screen column
  103.     Ctrl-HOME ...........................Left most column
  104.     Ctrl-END  ..........................Right most column
  105.     PgUp ................................ Previous screen
  106.     PgDn .................................... Next screen
  107.     Ctrl-PgUp & -PgDn....First or last row current column
  108.     Esc & Enter ............ Terminates add/edit function
  109.  
  110.     FIND/SEEK RECORDS :
  111.     SELECT <F3> to change controlling index key (lower left screen). 
  112.     Determine if index is numeric or alpha.
  113.     ENTER code number if numeric / name if alpha.
  114.     SEEK is Incremental - after each character is entered a seek is performed
  115.     if this character is not found an error message appears (press any key to
  116.     continue).
  117.     Add characters until you find the record. 
  118.     IF you add too many characters press <BACKSPACE> to erase character and
  119.     the seek will continue on remaining characters.
  120.  
  121.     EDIT/CHANGE DATA IN RECORD :
  122.     Move cursor to record and field you wish to edit.
  123.     Press <ENTER> to start edit.
  124.     Type changes to field data.
  125.     Press <ENTER> to save changes.
  126.  
  127.                                  Page 2
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.     To provide you with more speed in the location process, you can use the 
  139.     SEEK option just by typing the alpha or numeric character. 
  140.  
  141.     Example 1. While in Title Sort you would type "C" THEN "O" to find the 
  142.     salad called "COLE SLAW".
  143.     Example 2. While in Category Sort you would type "S" THEN "A" to find the 
  144.     category "SALAD".
  145.     Example 3. While in the Numeric Sort you would type "1" THEN "1" THEN "1" 
  146.     to find the number "111".
  147.  
  148.     Once the Recipe Heading has been found you will want to view all the
  149.     information contained in the heading. Lock the name column by pressing
  150.     "<F2>". Much of the data can only be seen if you pan right. 
  151.     To learn other ways of moving around these files PRESS <F1> for cursor
  152.     help.
  153.  
  154.  
  155.     ADDING A NEW RECIPE TO THE FILE: is completed in steps; the first of 
  156.     which is PRESSING <F5>. This brings up a window which prompts the user to 
  157.     choose the Category s/he wants the recipe to reside and then displays 
  158.     another window that allows completion of the header information.
  159.  
  160.     Step two shows the completed Recipe Header and prompts the user to select
  161.     an ingredient from a window showing all the inventory products. This
  162.     selection process uses SEEK to locate the product and then you select it 
  163.     by pressing <ENTER>.
  164.  
  165.     Product name and the Recipe unit of measure designated in the inventory
  166.     file appears on the screen. 
  167.     You enter the unit of measure called for in the recipe and the AMOUNT 
  168.     required in the recipe.
  169.  
  170.     The last part of ingredient entry takes a little explanation:
  171.     IF the unit of measure called for in the Recipe is the same as the
  172.     unit of measure noted in the inventory file THEN the COST FACTOR is the
  173.     same and the software automatically enters a factor of 1.
  174.  
  175.     IF the units of measure are not the same THEN the software asks you to 
  176.     help in finding the factor. Because the products used in food service
  177.     are seldom packaged or measured in the same manner, we have to give
  178.     the computer HELP with the numbers to compute. 
  179.     WE have provided the user with some tools to make this job easier.
  180.     First (if this ingredient is in the conversion data file) the 
  181.     equivalent measures are listed for you.
  182.     Secondly you need only tell the software if the Recipe unit is 
  183.     Smaller or Larger than the inventory unit of measure.
  184.  
  185.     The process above is repeated for each ingredient. You can continue on 
  186.     to enter the METHOD INSTRUCTIONS or return to the main menu and write 
  187.     instructions at a later time.
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                  Page 4
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.     The COSTING PROCESS accesses the CURRENT cost data of each product in 
  205.     the recipe from the Master Expense data file (Inventory Software) and 
  206.     then using the COST FACTOR (entered during Add Recipe) computes the 
  207.     new cost for each ingredient and divides the total cost by the Standard 
  208.     Yield to generate a COST PER SERVING.
  209.  
  210.  
  211.  
  212.     YIELD ADJUSTMENT:
  213.  
  214.     A Recipe's YIELD (expressed in servings) can be ADJUSTED to an amount 
  215.     greater or lessor THAN the standard yield. This process is performed 
  216.     with two steps FIRST selection of the recipe is made from a window that 
  217.     lists all Recipe Titles, THEN the NEW YIELD is entered by the operator.
  218.  
  219.     LIMITATIONS:
  220.     Any unit of measure used by the operator that is other THAN 
  221.     the following:
  222.  
  223.     LB, OZ, G, QT, PT, C, T, t.
  224.  
  225.     will be treated as if the unit of measure was EACH.  If the software 
  226.     can not recognize the symbol then the software would multiply the AMOUNT 
  227.     by 2 if the new yield was double that of the standard yield and the 
  228.     AMOUNT will be expressed as a decimal.  If one of the symbols listed 
  229.     above is used THEN the software will CONVERT the new yield to like units 
  230.     of measure.
  231.  
  232.     EXAMPLE:                      Std. Yield = 10     New Yield = 20
  233.                        Ingredient A          1 ea                 2 ea
  234.                        Ingredient B          1 PT                 1 QT
  235.                        Ingredient C          1.5 t                1 T
  236.                        Ingredient D          1 cup                2 cup
  237.                        Ingredient E          1 C                  1 PT
  238.            NOTE: software recognizes "C" for cup NOT "cup".
  239.  
  240.  
  241.  
  242.     SUPPLEMENTAL FILES - Setup, Resource & Inventory
  243.     
  244.     MASTER FILE SETUP:
  245.  
  246.     Before entering your recipes you must tell the software how you you want 
  247.     it to number your recipes and also where it can find the Inventory data 
  248.     files.
  249.  
  250.     Under the main menu heading of DATA FILES select MASTER SETUP FILE.
  251.  
  252.     Select # 1.    Two items of information are requested:
  253.     1. Name of your Company or Institution.
  254.     2. What is the PATH for finding the Inventory files.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                                  Page 6
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.     The data is displayed and managed in the same way other files in this 
  271.     software is handled. You as an operator need to know that you can add 
  272.     products, edit product information or delete products and you can print 
  273.     a Hard Copy of the file.
  274.    
  275.  
  276.     EXPENSE ITEM FILE:
  277.    
  278.     You are already familiar with the Expense Item File from the Inventory
  279.     program. 
  280.    
  281.     You have complete access to this file from the Recipe Management software.
  282.    
  283.     WARNING: Before you make changes in the item file for reasons that are 
  284.     necessary for the Recipe software think about what effect the changes 
  285.     will have on the Inventory software.
  286.       
  287.                         ERROR MESSAGES AND PROBLEM SOLVING
  288.  
  289.  
  290.    STOP THE PROGRAM !!!!!!         
  291.      "You pressed the wrong key and now the program is doing a long report
  292.      and you have hit every key on the board and it won't stop!"
  293.      
  294.                             ALT + C
  295.       Press and hold down the Alt key then press the C key.
  296.       This will shut down the program with out harm to the data and 
  297.       return you to the DOS prompt. Start the program again.
  298.  
  299.  
  300.     HUNG UP !!!!
  301.       For some reason the program will not go forward or backward it just 
  302.       sits there and blinks.
  303.       
  304.                              ALT + C
  305.                              
  306.       The above problem can be caused by many things; pressing the wrong
  307.       combination of keystrokes, a programming error etc. If Alt + C does
  308.       not work you will have to REBOOT; press and hold down the CTL key 
  309.       plus the ALT key then press the DEL key.
  310.  
  311.  
  312.       ERROR MESSAGES
  313.  
  314.       THE PROGRAM STOPS BY ITSELF and at the top of the screen a message is 
  315.       displayed.
  316.       
  317.       There are two things you must do:
  318.        1. Try and discover the problem so that you or I can solve it. We 
  319.        discuss this later on.
  320.        2. Press "Q" to quit and return to the DOS prompt.
  321.        
  322.  
  323.  
  324.  
  325.                                  Page 8
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.        If one of the DBF OR DBT files are missing call us for help, if one 
  337.        or more of the NTX files are missing try reindexing.
  338.        
  339.  
  340.       INTERNAL ERROR:  Bad index file ... try reindexing.
  341.       
  342.       DISK FULL:  You have filled up your hard disk.
  343.          Solution;  Do some house keeping on the disk and delete any old 
  344.          files no longer needed. Also go to the Sort & Index section and
  345.          select "Clean up Invoice file" and delete old data.
  346.          
  347.       ANY ERRORS NOT MENTIONED:    CALL US FOR HELP.
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.                                   Page 10
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.