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/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / t / tech91.zip / TI685.ASC < prev    next >
Text File  |  1991-08-26  |  3KB  |  67 lines
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  8.   PRODUCT  :  Paradox                                NUMBER  :  685
  9.   VERSION  :  2.0 & up
  10.        OS  :  DOS
  11.      DATE  :  August 26, 1991                          PAGE  :  1/1
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  13.     TITLE  :  Output a Paradox Report on only Part of a Table
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  18.   To print a subset of records in a table, first extract the
  19.   desired records into a separate new Answer table and then copy
  20.   the report specification from the queried table to the Answer
  21.   table.  The following example is based on the Customer table
  22.   which is part of the optional installation of Sample tables.
  23.  
  24.   Suppose you want to output a predesigned report on only those in
  25.   the Customer table whose name begins with the letter M.  The
  26.   first step is to do a query on the Customer table.  From the main
  27.   menu select {Ask} and then give the name of the table.  Next,
  28.   place selection criteria in the appropriate field(s) and use the
  29.   <F6> key to Checkmark all fields.  All fields must be Checkmarked
  30.   or the Customer and Answer tables will not have the same
  31.   structure.  In this example, type M.. in the Last Name field.
  32.   Since .. is the Paradox wild-card symbol, typing M.. in the Last
  33.   Name field will give you all of the records with values in the
  34.   Last Name field that start with the letter M.
  35.  
  36.   Press the <F2> key to perform the query.  An Answer table will
  37.   result.  Answer tables are temporary tables and will be
  38.   overwritten when another Answer table is created, when the
  39.   directory is changed or when you exit Paradox.  If you want to
  40.   save an Answer table it must be renamed using {Tools}{Rename}
  41.   where the table's current name will be Answer and the new name
  42.   should be a name not currently being used.
  43.  
  44.   The next step is to copy the report from the queried table to the
  45.   Answer table.  Choose {Tools}{Copy}{Report}{DifferentTable}.
  46.   Paradox will prompt you for the name of the source table that
  47.   contains the report and the number and name of the report you
  48.   want to copy.  In our example, the source table will be the
  49.   Customer table and the report will be 2, Mailing Label Report.
  50.   The target table will be Answer and the target report will be 2.
  51.   Be sure the structures of the two tables are identical or the
  52.   error message will appear "SourceTable and TargetTable do not
  53.   have the same Field Names and Field Types."  After the report has
  54.   been copied from Customer to Answer, using {Report} {Output}
  55.   {Printer} on Answer will print only the selected customers.
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