home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / s / smate312.zip / INSTRUCT < prev    next >
Text File  |  1992-12-26  |  125KB  |  3,565 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                 SCOUTMATE Version 3.12
  26.  
  27.                                           by
  28.  
  29.  
  30.                                     Kevin Coleman
  31.  
  32.  
  33.  
  34.                      Copyrighted(c) by Kevin Coleman, 1990, 1992
  35.                                  All Rights Reserved
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.                                   Table of Contents
  72.  
  73.  
  74.         General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  75.  
  76.         Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  77.  
  78.         Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  79.              Add Scout  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  80.              Add Adult Leader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  81.              Modify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  82.              Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  83.              Query Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  84.              Print  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    15
  85.                   Advancement Progress Report . . . . . . . . . . . . .    15
  86.                   Individual Progress Report  . . . . . . . . . . . . .    16
  87.                   Unawarded Badges Report . . . . . . . . . . . . . . .    16
  88.                   Envelope/Label Printing . . . . . . . . . . . . . . .    16
  89.                   Roster  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  90.                   Phone List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  91.                   Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  92.                   Printing of Records . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  93.                   Select Pages Menu   . . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  94.                   Printer Status Screen . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  95.                   Select Names Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  96.              Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  97.                   Customized Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  98.              Troop Inventory Module . . . . . . . . . . . . . . . . . .    26
  99.              Merit Badge Book Inventory Module  . . . . . . . . . . . .    30
  100.              Merit Badge Counselor Module . . . . . . . . . . . . . . .    33
  101.              Financial Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    35
  102.              Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    37
  103.              Notes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  104.              Utilities  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  105.                   Pack Records  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  106.                   Undelete Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  107.                   Export/Import Records . . . . . . . . . . . . . . . .    41
  108.                   Backup Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    42
  109.                   Defaults/Updates  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    43
  110.                   Delete Rank Files . . . . . . . . . . . . . . . . . .    45
  111.  
  112.  
  113.         Appendices
  114.  
  115.              Appendix A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    46
  116.              Appendix B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    50
  117.              Appendix C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    51
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                                  General Information
  138.         UPDATED INFORMATION
  139.         There may  be a file  included on the  SCOUTMATE disk  called readme.        Print out this  file by typing copy readme prn:  and hitting enter or
  140.         read the file  by typing type  readme and hitting  enter.  This  file        contains any updated information not in the SCOUTMATE manual.
  141.                                                                                      _____________________________________________________________________
  142.                                  LICENSING AGREEMENT
  143.         TROOP COPIES
  144.         This package  is licensed to  the entire troop.   Copies may  be made        only  for people  who  are part  of the  troop.   If this  package is
  145.         transferred to  another  troop,  all  copies  in  possession  of  the        previous troop must be erased.
  146.         BACKUP COPIES
  147.         Backup copies may be made as seen fit.  However, registered copies of
  148.         SCOUTMATE may not be copied for distribution to other persons without        the express  written consent of  Kevin Coleman  except as  stipulated
  149.         under Troop Copies.
  150.         LIMITED WARRANTY
  151.         This software is warranted to the original purchaser of  this product        that the software programs will be free from defects in materials and
  152.         workmanship  for ninety  days from the  date of  purchase.  Defective        media  that have  not been  subjected to  misuse, excessive  wear, or
  153.         damage due  to carelessness may  be returned  during that  ninety-day        period and replaced without charge.
  154.         Following the ninety-day period, defective media will be replaced for        a fee of $10.
  155.         I specifically disclaim all  other warranties, expressed or  implied,
  156.         including but  not limited to  implied warranties of  merchantability        and fitness for a particular  purpose.  In no event shall I be liable
  157.         for any loss of profit or any other  damage including but not limited        to special, incidental, consequential or other damages.
  158.         This  agreement shall be  construed, interpreted and  governed by the
  159.         laws of the state of New York.
  160.         Use of this  program indicates that  you have  accepted the terms  of        this agreement.
  161.                                                                                      _____________________________________________________________________
  162.         TECHNICAL SERVICE
  163.         All correspondence should be mailed to: 
  164.                                  Kevin Coleman
  165.                                  P.O. Box 210574                                 Bushwick Finance Station
  166.                                  Brooklyn, N.Y. 11221-0010
  167.         For phone support, call  (718) 919-2082 24 hours a day/7 days a week,        Eastern  Standard Time.   If an answering  machine picks up,  leave a
  168.         brief message with  your name, number  and registration number  and I        will get back to you as soon as possible.
  169.         I can  also be reached  via Prodigy   (ID #: HRTD86A)  and Compuserve
  170.         (ID #: 76270,1115).
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.                                         - 1 -
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.                                      Installation
  204.         In  order  to use  SCOUTMATE,  you must  first  run  the installation
  205.  
  206.         program.  The installation program will copy and make the appropriate
  207.         files on  your disk  as well  as making  a  configuration file  which
  208.  
  209.         contains the necessary information  to run SCOUTMATE.   SCOUTMATE can
  210.         be run from both  floppy and hard drives, however running from a hard
  211.  
  212.         drive  (if  you   have  one)  is   strongly  recommended.     To  run
  213.         installation, first put your SCOUTMATE disk in your floppy  drive and
  214.  
  215.         type INSTALL (make sure the active drive is the floppy drive).
  216.         This  program will create your  configuration and all files necessary
  217.  
  218.         to run SCOUTMATE.  It is a very simple seven step process.
  219.         Step 1: Choose the  drive that you are installing from (the drive the
  220.  
  221.         SCOUTMATE disk is in).  SCOUTMATE will automatically pick the current
  222.         default  path.  If the SCOUTMATE disk  is in a different drive, erase
  223.  
  224.         the current line and type in the correct drive and path.
  225.         Step  2: You  will be  asked to  input the  path where  the SCOUTMATE
  226.  
  227.         master files should  be copied to.   This will  be the program  path.
  228.         This will be where  you will be running SCOUTMATE from (never use the
  229.  
  230.         original disk).  Put  the drive letter and the path (ex. c:\scoutmate
  231.         or e:\troop\scout\files).   Make sure that you  do not leave out  the
  232.  
  233.         drive letter and colon.   If you leave these out, the directories may
  234.         be improperly  created.  If these directories do not exist, they will
  235.  
  236.         automatically be created.  Note that you cannot install  SCOUTMATE to
  237.         the same  directory that the master  files are in.  Note  that if you
  238.  
  239.         are using a floppy disk(s), the disk(s) MUST be formatted.
  240.         Step 3:   You will be asked if you wish  Scoutmate to be installed on
  241.  
  242.         two separate floppy disks.  This is for floppy disk drive users only.
  243.         The default  is No.   Y  and N  (yes and  no, respectively)  are your
  244.  
  245.         choices for  this option.   This will put  the executable file  (only
  246.         needed in the beginning)  on one disk, and  the rest of the  files on
  247.  
  248.         another.
  249.         Step 4: You will be prompted for  the printer port.  The choices  are
  250.  
  251.         LPT1:,  LPT2:, COM1:,  COM2: and No  Printer.   If you do  not have a
  252.         printer then select No Printer otherwise select the appropriate port.
  253.  
  254.         If you  select No Printer, then you  will only be able  to print to a
  255.         file.
  256.  
  257.         Step 5: The next question is how many lines per page your printer is.
  258.  
  259.  
  260.                                         - 2 -
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.         Enter a number from 1 to 99 lines.  The default is 54.
  270.         Step 6: You will now be  asked whether you wish to keep a  history of
  271.  
  272.         the Troop Inventory Module.   The history will keep track of the item
  273.         number, who the item  was lent to, the  date lent, date due  and date
  274.  
  275.         returned and also any comments which were put in.  The history can be
  276.         viewed  from  the  Troop  Inventory  menu.    See  page     for  more
  277.  
  278.         information.  Y and N (yes and no, respectively) are your choices for
  279.         this option.
  280.  
  281.         Step 7:  You will now be asked whether you wish to  keep a history of
  282.         the Merit Badge Inventory Module.  The history will keep track of the
  283.  
  284.         item number,  who the item was  lent to, the date lent,  date due and
  285.         date  returned and also any comments which  were put in.  The history
  286.  
  287.         can be  viewed from the Merit  Badge Inventory menu.   See page   for
  288.         more information.    Y and  N  (yes and  no,  respectively) are  your
  289.  
  290.         choices for this option.
  291.         That's it.   SCOUTMATE will  now be  installed.  The  necessary files
  292.  
  293.         will be created or copied from the main disk to your destination path
  294.         (or floppy disk(s)).
  295.  
  296.         After this, a message confirming the success of the installation will
  297.         be shown  and you will be returned to the  dos prompt.  If there were
  298.  
  299.         any  errors, they  will  be shown.   Refer  to Appendix  A  for error
  300.         messages/solutions.
  301.  
  302.         When the  installation is complete, you will  automatically be put in
  303.         your SCOUTMATE  directory.   Type  in SCOUTMATE.   You  will then  be
  304.  
  305.         brought to the title screen.  Hit return for the main menu.
  306.         Changing   installation  information:      To   change  the   current
  307.  
  308.         installation  settings or  copy  the  program  files to  a  different
  309.         directory,  run the  installation program  again.   For  program disk
  310.  
  311.         path, erase the information in that field and hit return.  When asked
  312.         for the  destination where the SCOUTMATE files  should be put, choose
  313.  
  314.         the directory  that the  SCOUTMATE files  are currently residing  in.
  315.         For  the  next  four  items  (Printer  Port,  lines  per  page, Troop
  316.  
  317.         Inventory  History  and  Merit   Badge  Book  History),  choose   the
  318.         appropriate selections (you  can change them  if you desire  (i.e. if
  319.  
  320.         your  printer port  changed from  COM1: to  LPT1:, choose  LPT1: when
  321.         asked  for the  printer port selection).   After  your selections are
  322.  
  323.         complete, SCOUTMATE  will  notify  you that  the  configuration  file
  324.  
  325.  
  326.                                         - 3 -
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.         exists and will bring up a menu.
  336.         The menu options are as follows:
  337.  
  338.         [1] Move files to  a different directory:  this option allows you  to
  339.         move the SCOUTMATE files from the current directory to a new one.  If
  340.  
  341.         you select this  option, you will be prompted to  enter the directory
  342.         that files should be transferred to.  After selecting  the directory,
  343.  
  344.         all of the files will be copied from the old directory to the new one
  345.         and the  configuration file will be updated  with the new information
  346.  
  347.         (including the new directory).  After this is done, the new directory
  348.         will be  verified for  any errors.   If there  are any errors,  check
  349.  
  350.         Appendix A.
  351.         NOTES: The old directory will not be deleted.
  352.  
  353.         [2]  Update   configuration  file:  this   option  will  update   the
  354.         configuration file with the new information you supplied.
  355.  
  356.         [3]  Abort  Installation: this  option  will  exit  the  installation
  357.         without updating any files.
  358.  
  359.                                         Index
  360.         There is a purpose why the main data base  file is indexed. The index
  361.  
  362.         is loaded into memory  at the start of the program and manipulated in
  363.         memory, and  upon termination of the program,  the index is rewritten
  364.  
  365.         to disk.  If no index is found  at the time the program  is run a new
  366.         one will be created.  This will take only a few moments (depending on
  367.  
  368.         how large the database is).  When a record is being searched for, the
  369.         index is  used.  This results in much greater speed.  Also, the index
  370.  
  371.         is  the file that is  sorted, not the  actual record file.   The main
  372.         reason the  index is used is  to lessen the  chance of the  main data
  373.  
  374.         file being corrupted.  The  more the main data file is used, the more
  375.         the chance  it will  be corrupted.   This is  unlikely though it  can
  376.  
  377.         happen.   Imagine reading, sorting, and re-writing  a large number of
  378.         records with  large amounts  of  information many  times during  each
  379.  
  380.         session.  This is  asking for trouble.  The index contains the record
  381.         number and name of  each record and is sorted by the  name.  Not only
  382.  
  383.         is this a convenience because of faster program performance, but also
  384.         because  it saves wear and tear on  your hard drive from deleting and
  385.  
  386.         re-writing large files (info.dat)  many times and also  helps prevent
  387.         file corruption.
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.                                         - 4 -
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.                                        Overlays
  402.         SCOUTMATE uses  overlays in  order  to require  the least  amount  of
  403.  
  404.         system memory  possible.   The  overlay file  keeps portions  of  the
  405.         program on disk until that part of the program is needed, and then it
  406.  
  407.         is  loaded into memory.  All of  the printer routines (print and mail
  408.         merge) and  modules  (troop inventory,  merit  badge book  inventory,
  409.  
  410.         honor court preparation, merit badge counselor, finance and calendar)
  411.         are kept  in  the  overlay.    If you  have  enough  EXPANDED  memory
  412.  
  413.         (approximately 210K), then the entire overlay file (containing all of
  414.         the  overlays) will  automatically be loaded  into it  and instead of
  415.  
  416.         loading an overlay from  disk when it is needed, it will be retrieved
  417.         from the expanded memory which results in faster performance.
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.                                         - 5 -
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.                                        Start Up
  468.         Anytime  you  wish to  start  using SCOUTMATE,  first  change  to the
  469.  
  470.         SCOUTMATE directory and type SCOUTMAT.  After a few seconds, you will
  471.         be taken to the title screen.  The title screen contains the software
  472.  
  473.         copyright information.  To advance to the main menu, hit any key.  If
  474.         you  are using two floppy disks, switch  to your second disk and then
  475.  
  476.         hit a key.
  477.                                       Main Menu
  478.  
  479.         The  main  menu  contains  the  various  things  you  can  do  within
  480.         SCOUTMATE.   A menu item can be chosen by pressing the letter next to
  481.  
  482.         the item or moving  the cursor to the  appropriate item using the  Up
  483.         and Down arrow keys and pressing the Enter key.
  484.  
  485.                                     [A] Add Scout
  486.         The Add  command allows  you to enter  the information  for a  scout.
  487.  
  488.         There are six main sections of Add.   To go between the sections, use
  489.         the [Page Up]  and [Page Down]  keys; to save  the record, press  the
  490.  
  491.         [F10] key and to  abort (not save) the  record, press the [ESC]  key.
  492.         Each field is delimited by brackets (< and >).   You can move between
  493.  
  494.         fields  using the  Up and  Down cursor  keys and  have  full featured
  495.         editing features.  When entering/changing information you can use the
  496.  
  497.         left and  right cursor keys, insert and  delete keys, etc. to perform
  498.         their appropriate functions.
  499.  
  500.         Also,  for  certain sections  (Rank, Eagle  Palms, Service  Stars and
  501.         Merit Badges), you can mark  whether the badge has been awarded  yet.
  502.  
  503.         This is useful  for knowing how many badges to buy for the next honor
  504.         court, etc.  To  do this, move the cursor to the appropriate item and
  505.  
  506.         hit [ALT-G].  This will put a NA (Not Awarded) mark next to the badge
  507.         to signify that it hasn't been awarded yet.  To remove the NA, simply
  508.  
  509.         hit [ALT-G] again.
  510.  
  511.  
  512.         The first section  deals with the  scout's personal information.   In
  513.         this first section,  there are three  parts.  The  first part is  the
  514.  
  515.         scout's personal information.  This includes Name, Address (2 lines),
  516.         City, State,  Zip Code, Phone Number, School,  Date of Birth, Height,
  517.  
  518.         Weight and Comments (three lines available for Comments).  The second
  519.         and  third parts  of this  section deal  with Parent/Guardian  #1 and
  520.  
  521.         Parent/Guardian #2's  information.   The fields  for these two  parts
  522.  
  523.  
  524.                                         - 6 -
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.         include  the  Parent/Guardians'  Name,  Business  Address  and  Phone
  534.         Number.
  535.  
  536.         NOTES: Whenever entering  a date (i.e. birth date  or later on, dates
  537.         badges were earned, etc.)  the format is MM/DD/YY (M for month, D for
  538.  
  539.         day  and Y for year).  You do  not have to enter the slashes (i.e. if
  540.         the birth date is September 5, 1972, you can enter 090572).  Entering
  541.  
  542.         a date in an  improper format will cause  an error message to  occur,
  543.         the proper  format of date entry will be shown  on the screen and you
  544.  
  545.         will be prompted to re-enter the date.
  546.  
  547.  
  548.         The second section deals  with advancement and consists  of Positions
  549.         held, Dates the ranks were earned, the requirements completed for all
  550.  
  551.         rank, Eagle Palms and Service Stars.
  552.         Positions held is the first part of this section.  The positions held
  553.  
  554.         allows up to  nine positions to  be entered along  with the date  the
  555.         position was started and the date the position was terminated.  Enter
  556.  
  557.         the number of the Position  held or hit [F2] to list  all positions. 
  558.         Pressing  [Page Down]  will move the  cursor to  the rank subsection.
  559.  
  560.         When  entering a rank, if incomplete, put  the date the rank was last
  561.         updated (a new requirement  was earned) or if complete, put  the date
  562.  
  563.         the rank was earned.  After that, you are prompted to put in a C or I
  564.         for  Complete or  Incomplete.  The  initial setting for  each rank is
  565.  
  566.         Incomplete.  If the rank is incomplete, a window will appear with the
  567.         requirements of  the badge.   Move the  cursor with  the up and  down
  568.  
  569.         cursor keys.  If  the requirement is complete, type Y when the cursor
  570.         is next to  the completed requirement.   A Y  will appear to  signify
  571.  
  572.         that  the requirement  was  completed.    If the  requirement  wasn't
  573.         completed  yet, a - will be next to  the requirement.  If you want to
  574.  
  575.         change a requirement marked complete to not complete move  the cursor
  576.         to the requirement  and type N.   If the  requirements go beyond  one
  577.  
  578.         screen, then a down cursor will appear in the  right line of the box.
  579.         Simply  use the  down cursor  (and up  cursor to  go to  the previous
  580.  
  581.         requirements - an up cursor will appear in the right line  of the box
  582.         signifying there are previous requirements) to go through the list of
  583.  
  584.         requirements.  After selecting all of the completed requirements, hit
  585.         [F10] to  remove the  window and update  the rank  information.   Hit
  586.  
  587.         [ESC] to  remove the  window without  updating the rank  information.
  588.  
  589.  
  590.                                         - 7 -
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.         You  can select  any rank that  you wish (i.e.  even if a  scout is a
  600.         Tenderfoot, if he completes requirements for First Class, you  can go
  601.  
  602.         to  the First  Class  field and  enter a  date, leave  the  status as
  603.         Incomplete  and hit  return.  The  rank requirements  will appear for
  604.  
  605.         First Class).
  606.         NOTES:  When you are in the detailed rank requirement screen, you can
  607.  
  608.         cycle through the different rank requirements by using the [CTRL-Page
  609.         Up]  and [CTRL-Page  Down] keys.   You  cannot view  a  detailed rank
  610.  
  611.         requirement screen for  a rank that  was already  completed.  When  a
  612.         badge is changed  from incomplete to  completed, SCOUTMATE checks  to
  613.  
  614.         see if the time requirement  was met.  If not, an error  message will
  615.         occur and  the status of the  badge will automatically be  changed to
  616.  
  617.         incomplete.  For Star, Life  and Eagle, SCOUTMATE will check to  make
  618.         sure the  appropriate merit  badges were earned.   If  not, an  error
  619.  
  620.         message will occur  and the status of the badge will automatically be
  621.         changed to incomplete.
  622.  
  623.         If  the  Eagle badge  was  earned, then  when  the Page  Down  key is
  624.         pressed,  a window will appear  asking for the  dates that palms were
  625.  
  626.         earned.   There is one field for  each palm (Bronze, Silver and Gold)
  627.         available.  There  are also three more  fields and they are  labelled
  628.  
  629.         Palm #4, Palm #5 and Palm #6.
  630.         The  last subsection  is the service  star window.   The service star
  631.  
  632.         window allows up to  ten entries.  For  each service star, a  comment
  633.         and the date when it was earned can be entered.
  634.  
  635.  
  636.         The   third   section   consists   of   Patrol,   Other  Awards   and
  637.  
  638.         Group/Projects.  Use the up and down cursor keys to cycle through the
  639.         fields.  When on the patrol field, enter the number of the patrol the
  640.  
  641.         scout is currently in or hit [F2]  to show a list of patrols for  you
  642.         to pick from.  Enter  0 if the scout  does not belong to any  patrol.
  643.  
  644.         When on the Other Awards fields, you can enter  the up to ten awards.
  645.         Enter  the name  and  date of  each award.   The  final part  of this
  646.  
  647.         section is the Groups/Projects that this scout is involved in.  Enter
  648.         the code of the Group/Project and  the position that the scout holds.
  649.  
  650.         To bring up a list of Group/Projects that you currently have defined,
  651.         hit [F2].
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.                                         - 8 -
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.         The fourth section is  the merit badge section.  This section has two
  666.         pages which are  accessed independently (using  the Page Up  and Page
  667.  
  668.         Down  keys).   There is  room for  up to  eighty merit  badges to  be
  669.         entered.  Each merit  badge entry consists of the number of the merit
  670.  
  671.         badge, the status of the merit badge, a comment if the merit badge is
  672.         incomplete and the date earned/last updated.  To enter a merit badge,
  673.  
  674.         you have  to  enter  the appropriate  number.   The  numbers  are  in
  675.         Appendix B.   Also, by pressing  [F2], the merit  badge list will  be
  676.  
  677.         shown (and can  be scanned using the Page Up, Page  Down, Up and Down
  678.         Cursor keys, or hitting the first letter of the merit badge).  If you
  679.  
  680.         do not  wish to choose a  merit badge after selecting to  look at the
  681.         list, then go  to the bottom of the list by pressing [END] and choose
  682.  
  683.         NONE.  If you press escape when a merit badge is highlighted, it will
  684.         still be  chosen.  If a merit  badge is not on the  list (i.e. it was
  685.  
  686.         just added  by the  BSA), you can  add it  in the Utilities  section,
  687.         subsection Defaults/Updates (see page ).  Note that you  cannot enter
  688.  
  689.         a merit badge  after the  date that it  was DELISTED.   If the  merit
  690.         badge was earned before  its delisted date, it can be entered.  After
  691.  
  692.         entering the number and  pressing ENTER, you will be prompted for the
  693.         merit badge status.  You  can enter only an I (for incomplete) or a C
  694.  
  695.         (for Complete).  If you attempt to enter another character,  you will
  696.         not  be able to advance to the next  field.  If you enter C, you will
  697.  
  698.         be prompted for the Date Earned and after entry of the date, you will
  699.         move  to the next  number.  If  you enter I,  you will be  allowed to
  700.  
  701.         enter a comment for that merit badge.  This comment usually  consists
  702.         of the requirements  which still need  to be completed  or vice-versa
  703.  
  704.         (the requirements which WERE completed).  Of course, this is entirely
  705.         up to you.  After entering a comment, you will be prompted for a date
  706.  
  707.         and afterwards will  proceed to the  next number.   If an attempt  to
  708.         enter the same merit badge twice is made,  a buzzer will sound and an
  709.  
  710.         error message will appear.
  711.         NOTES:  To traverse the merit badge lists, [F5] and [F6] will move to
  712.  
  713.         the  left and  right fields respectively.   This is  done because the
  714.         left and right cursor  keys are already used  to do the editing  when
  715.  
  716.         entering information.  The Up and Down Cursor  keys will traverse the
  717.         numbers on  that page.   The  Page Up and  Page Down  keys will  move
  718.  
  719.         between merit badge  page #1 (numbers 1  through 40) and  merit badge
  720.  
  721.  
  722.                                         - 9 -
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.         page  #2 (numbers 41 through 80).   Also, when entering the date, you
  732.         must end  input with  either [ESC] or  [RETURN].   If you attempt  to
  733.  
  734.         press a different key, a buzzer will sound.
  735.  
  736.  
  737.         This fifth section is the Dues screen.  There can be up to 54 entries
  738.         on this  screen.  Each entry allows a date  and the amount paid to be
  739.  
  740.         entered.  Near the top of the screen, the sum of all of the dues paid
  741.         is shown.   Again, the [F5] and [F6] keys will move the cursor to the
  742.  
  743.         left and right columns respectively.
  744.         If you hit  [F1] on this screen,  you can delete  a column.  This  is
  745.  
  746.         very useful when all  of the 54  entry spaces are  full.  Instead  of
  747.         manually deleting  each entry in  a column,  hitting [F1] will  do it
  748.  
  749.         automatically.   Simply hit  [F1] and  enter the  column you  wish to
  750.         delete.    Hit Y  to  confirm the  deletion  and the  column  will be
  751.  
  752.         deleted.   If  you do not  wish to delete  the column, hit  N and the
  753.         column deletion will be aborted.
  754.  
  755.  
  756.         The sixth section is the scout note pad.  Each scout record will have
  757.  
  758.         it's own note  pad.  The text editor is loaded  and then notes can be
  759.         added, deleted, printed, etc.  For information on how to use the text
  760.  
  761.         editor consult page .  To exit from the note pad, if you wish to save
  762.         the notes,  hit [F7] and hit enter.   If you do not  wish to save the
  763.  
  764.         note pad changes, hit [F1] and type Y.
  765.         After exiting the record notes, an option screen  will appear.  [ESC]
  766.  
  767.         will return you  to the main  menu without adding  the record to  the
  768.         database,  [Page Up] will take you back  to the Dues Screen and [F10]
  769.  
  770.         will save the record.
  771.         There is a maximum of 150 scout records.
  772.  
  773.                                  [B] Add Adult Leader
  774.         This  option allows you to enter information  for adult leaders.  The
  775.  
  776.         adult leader record consists of three pages of information.
  777.         The  following  fields on  the  first page  are  in the  adult leader
  778.  
  779.         record: name, home address (2 lines), home city, home state, home zip
  780.         code, home phone number, business address (2 lines), city (business),
  781.  
  782.         state (business), zip code and phone number (business), positions (up
  783.         to four), and 2 lines for comments.  When on the position fields, you
  784.  
  785.         can hit [F2] to list all adult positions.
  786.  
  787.  
  788.                                         - 10 -
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.         NOTES:  In the  upper left  hand corner,  the record  number will  be
  798.         shown.  
  799.  
  800.         The  second page  contains training information.   You  can enter the
  801.         training date, name, and hours.  There is room for 20 entries.
  802.  
  803.  
  804.         The third page consists of Other Awards and Group/Projects.
  805.  
  806.         The  first part of this section is the  Other Awards fields.  You can
  807.         enter up  to fifteen awards.  Enter the name  and date of each award.
  808.  
  809.         The final part of this section is the Groups/Projects that this adult
  810.         is involved in.  Enter the code of the Group/Project and the position
  811.  
  812.         that the  adult holds.  To bring up a list of Group/Projects that you
  813.         currently  have  defined,  hit  [F2].    After  entering  all  of the
  814.  
  815.         information, hit [F10].  To get back to the main menu, hit [ESC].
  816.         There is a maximum of 100 adult/leader records.
  817.  
  818.         NOTES: When  you hit  [ESC] to abort  to the main  menu, you  will be
  819.         asked if you are sure that  you wish to abort.  Hit Y if  you wish to
  820.  
  821.         go to the main menu or N to continue adding a scout.
  822.                                       [C] Modify
  823.  
  824.         The Modify option allows you to change an existing record.  Under the
  825.         modify option, you can change actual  record information, perform the
  826.  
  827.         Global Update or Erase Unawarded Badges Marks.
  828.         When selecting this option, a  menu will appear.  Choose  whether you
  829.  
  830.         wish  to modify a scout or an  adult leader's record.  After choosing
  831.         the appropriate selection, a second  menu will appear.  If you  chose
  832.  
  833.         to  modify a scout's  record, five options  will appear on  the menu.
  834.         The first three options allow you to choose the way in which you wish
  835.  
  836.         to select the record which is to be modified.  You can either type in
  837.         the name, type in the record number or see a list of the names in the
  838.  
  839.         database.  If  you choose to select  a record by name,  case does not
  840.         matter.   Also, you  do not have  to enter  in the entire  name.  For
  841.  
  842.         example, if you wish to choose a record for scout Johnson, Kevin, you
  843.         could enter in  jo and SCOUTMATE  will choose that  name.   SCOUTMATE
  844.  
  845.         will choose  the first  record  matching the  specification that  you
  846.         enter, so  if you had two or more scouts  with the last name Johnson,
  847.  
  848.         you would have to enter in more characters to ensure that the correct
  849.         record is selected.   If you enter an invalid name (a name not in the
  850.  
  851.         database) or invalid  record number, an error will occur and you will
  852.  
  853.  
  854.                                         - 11 -
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.         be returned to the  menu.  After choosing the record, the record will
  864.         be retrieved and changes can be made.  The keys for scrolling through
  865.  
  866.         the windows and fields are  the same as the ADD option.   To save the
  867.         changes, hit [F10] and to abort the changes hit [ESC]. 
  868.  
  869.         NOTES: If a record is marked for deletion, a message will be shown on
  870.         the last line of the first page.
  871.  
  872.         The Global Update allows  you to do "batch" updates  on the database.
  873.         By choosing  this option (#4), you can  enter perform "batch" updates
  874.  
  875.         for Activity Badges and Dues.
  876.         For the Activity Badges,  you will first be asked whether you wish to
  877.  
  878.         update  all  or  selected  scouts.     After  choosing  your  desired
  879.         selection, you will  be asked to choose the badge that you wish to be
  880.  
  881.         added to the selected  records.  Next, you  will be asked to enter  a
  882.         comment for that badge.   This comment will  be added to the  scout's
  883.  
  884.         record.    Lastly, you  will  be asked  to  enter the  date  that the
  885.         requirements were completed.  If a  scout being updated already has a
  886.  
  887.         comment for the  badge, the record  will be brought  up and you  will
  888.         have to enter a comment  for the scout.   If not, the activity  badge
  889.  
  890.         will be added.   If a  scout already earned  the activity badge,  the
  891.         record will not be affected.  The dues update remains the same.
  892.  
  893.         For the Global Dues Update, you will be asked to enter the date to be
  894.         inserted  in  each record.    If the  date  is invalid,  you  will be
  895.  
  896.         notified and asked to enter a valid date.  Each record (starting with
  897.         number one) will  then be loaded  into memory and  you will be  taken
  898.  
  899.         right to the Dues Screen.  The new date will be inserted in the first
  900.         available spot.   If no spot  is available, the  first field will  be
  901.  
  902.         highlighted, but  the new date will NOT be  inserted.  If you wish to
  903.         make an entry,  enter the information and  hit [F10].  If  you do not
  904.  
  905.         want to make any changes, erase the inserted date and then hit [F10].
  906.         If you want to abort the Global Dues Update, hit the [ESC] key.
  907.  
  908.         If you  choose Erase  Unawarded  Badges Marks  (#5), all  badges  and
  909.         awards marked as Unawarded will be marked as Awarded in  ALL records,
  910.  
  911.         so make sure you print out a list before you select this option.
  912.         If  you chose to modify an adult  leader's record, all of the options
  913.  
  914.         above,  except  the Global  Dues  Update and  Erase  Unawarded Badges
  915.         Marks, will appear.  After modifying the record, hit [F10] to  update
  916.  
  917.         the record or [ESC] to abort to the main menu.
  918.  
  919.  
  920.                                         - 12 -
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.                                       [E] Delete
  930.         This option allows  you to delete a  record in the database.   If you
  931.  
  932.         wish to erase a record then this is the option to select.
  933.         A menu will appear  allowing you to select whether you wish to delete
  934.  
  935.         a  scout's record or an adult leader's  record.  Once you select your
  936.         choice, a second menu will appear allowing you to choose how you wish
  937.  
  938.         to  select the record you wish to delete.   You can enter the desired
  939.         record by name, record number or select from a list.
  940.  
  941.         If you choose to see the database list, you can select more than  one
  942.         scout.  Mark each  scout that you wish to delete with  the space bar.
  943.  
  944.         Hit [ENTER] when you are finished marking scouts.
  945.         If  you choose  to select  a record  by name,  case does  not matter.
  946.  
  947.         Also, you  do not have to enter in the  entire name.  For example, if
  948.         you wish to choose a record for scout Johnson, Kevin, you could enter
  949.  
  950.         in jo and SCOUTMATE will choose that name.  SCOUTMATE will choose the
  951.         first record matching the specification that you enter, so if you had
  952.  
  953.         two or  more scouts  with the last  name Johnson,  you would have  to
  954.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  955.  
  956.         selected.  If an invalid name or invalid record number is entered, an
  957.         error message  will appear and you will  return to the menu.   If the
  958.  
  959.         record is found, confirmation of the deletion is necessary.   Enter Y
  960.         to  mark the  record for  deletion or N  to abort  to the  main menu.
  961.  
  962.         Notice that the record  is marked for deletion.   In case you  change
  963.         your mind later, you can undelete the record.  By choosing Y, you are
  964.  
  965.         marking the record for  deletion so that  when you pack the  records,
  966.         the record will  be deleted permanently.  Until you pack the records,
  967.  
  968.         however,  the  record will  still  be  in  the  database and  can  be
  969.         modified, printed, etc.  After the deletion occurs, the  program will
  970.  
  971.         return to the main menu.
  972.         NOTES:  Packing and undeleting are covered in the Utilities Section.
  973.  
  974.                                   [F] Query Database
  975.         Querying the Database  is certainly a  feature that couldn't  be left
  976.  
  977.         out  of SCOUTMATE.   This  feature allows  you to  see (on  screen or
  978.         printer) records which meet certain criteria.
  979.  
  980.         After choosing this option  on the main menu, a new menu will appear.
  981.         This menu is for  choosing which field you wish to query.   There are
  982.  
  983.         six fields which  can be queried.   They are  the Merit Badge,  Rank,
  984.  
  985.  
  986.                                         - 13 -
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.         Dues Date, Position Held, Patrol and Group/Project fields.
  996.         Merit Badge: Enter the merit badge number that you wish to query for.
  997.  
  998.         If  you wish to see the list of merit badges, hit [F2] and choose the
  999.         merit badge from the list.
  1000.  
  1001.         Rank: Use the left/right cursor keys to choose which rank you wish to
  1002.         query for.
  1003.  
  1004.         Dues Date: Enter the dues date that you wish to query for.
  1005.         Position Held:  Enter  a Position Held (i.e. Senior Patrol Leader) to
  1006.  
  1007.         query for.
  1008.         Patrol: Enter number of  patrol to query for.   To list patrols,  hit
  1009.  
  1010.         [F2].
  1011.         Group/Project: Enter Group code to query for.  To  list Group/Project
  1012.  
  1013.         codes, hit [F2].
  1014.         After choosing the query field, a menu will then appear allowing  you
  1015.  
  1016.         to choose whether  the query should  be TRUE or  FALSE.  By  choosing
  1017.         TRUE, a query will be made  and all records meeting the specification
  1018.  
  1019.         will be printed.   By choosing  FALSE, a query will  be made and  all
  1020.         records  not meeting the specification will be printed.  This is what
  1021.  
  1022.         makes the query function so useful.  An example would be to query the
  1023.         database for all scouts not having First Aid merit badge.  Select the
  1024.  
  1025.         query function and  choose merit badge.   Enter the number  for First
  1026.         Aid (or hit [F2] and choose First Aid) and choose FALSE.  All  scouts
  1027.  
  1028.         not having  first aid  merit badge would  be displayed.   To see  all
  1029.         scouts  that did have  First Aid merit badge,  follow the above steps
  1030.  
  1031.         except you would choose  TRUE.  After choosing the truth value of the
  1032.         query, a "Output to Printer [Y/N]? " message will appear.  Enter Y or
  1033.  
  1034.         N.   After selecting that, the  query search will be  displayed (i.e.
  1035.         Query =  NOT First Aid  for a query for  all scouts that  didn't have
  1036.  
  1037.         First Aid) and to start the query, simply hit a key.  After the query
  1038.         is done, a completion  message will be displayed, hit a key to return
  1039.  
  1040.         to the main menu.
  1041.         NOTES: When querying  for rank, you  can choose to query  for scout's
  1042.  
  1043.         that are currently that rank, or for ALL scouts that have earned that
  1044.         rank   (i.e. that rank or higher).   If you wish to query for a scout
  1045.  
  1046.         that is  currently a rank, choose the appropriate rank, and then type
  1047.         Y  for the  next question.  If  you wish to query for all scouts that
  1048.  
  1049.         have earned  
  1050.  
  1051.  
  1052.                                         - 14 -
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.         that rank (and may hold higher ranks), choose N.  The default is N.  
  1062.                                       [G] Print
  1063.  
  1064.         Selection  of this  option allows  you  to print  the records  in the
  1065.         database,   the  Advancement  Progress  Report,  Individual  Progress
  1066.  
  1067.         Report, all Unawarded  Badges, Roster, Phone  List, the note  pad and
  1068.         envelopes/labels.
  1069.  
  1070.         If there  are no records in the  data base, you will  be notified and
  1071.         returned to the main menu.
  1072.  
  1073.         The  first menu appearing will be whether  you wish to print adult or
  1074.         scout records.
  1075.  
  1076.         The adult leader's menu has  three choices on it.  You can  print All
  1077.         Records, Selected  Records  or Envelopes/Labels.    All Records  will
  1078.  
  1079.         print all of the adult records in the database, Selected Records will
  1080.         print  records which you select to be  printed (see page ).  Choosing
  1081.  
  1082.         envelopes/labels will bring you to another menu.  The  envelope/label
  1083.         printing option for  adult leaders is the same thing  as printing for
  1084.  
  1085.         scouts except the Select Recipient option is replaced with the Select
  1086.         Home/Business option.   This option (#3) lets  you choose whether the
  1087.  
  1088.         label/envelope is  to be  addressed  to the  adult leader's  home  or
  1089.         business address (see page ).  At the top of the screen, it will show
  1090.  
  1091.         you which address will be printed on the envelope/label.
  1092.         After you finish selecting what you wish to print, the printer status
  1093.  
  1094.         screen will appear.   Hit a key to print the information.   After the
  1095.         printing is complete, the main menu will reappear. 
  1096.  
  1097.         The  scout print  menu has  many more  options to  choose from.   The
  1098.         choices (in order) are: 1) Advancement Progress Report, 2) Individual
  1099.  
  1100.         Progress  Reports,  3)  Unawarded  Badges,  4)  Envelopes/Labels,  5)
  1101.         Roster, 6) Phone  List, 7) Note  Pad, the eight  and ninth deal  with
  1102.  
  1103.         printing the actual records (All records or Selected Records).
  1104.         Advancement Progress Report
  1105.  
  1106.         The  Advancement Progress  Report will  print out  the  detailed rank
  1107.         requirement screen of each scout.
  1108.  
  1109.         A menu will appear  asking you to choose whether you want selected or
  1110.         all records.   If you  choose select  records, the select  names menu
  1111.  
  1112.         will appear (see  page ).   After selecting the  records you wish  to
  1113.         have printed (or  selecting all records),  a menu will  appear asking
  1114.  
  1115.         you to  choose whether you wish to print just the rank that the scout
  1116.  
  1117.  
  1118.                                         - 15 -
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.         is  currently  working on  or  all  ranks  for  which the  scout  has
  1128.         completed at least one  requirement.  After choosing  the appropriate
  1129.  
  1130.         selection,  the printer status  screen will appear.   Hit a  key when
  1131.         your  printer is  online.  After  the Advancement  Progress Report is
  1132.  
  1133.         finished,  you will  return to  the main  menu.   If a  printer error
  1134.         occurs while printing out the advancement progress report, reload and
  1135.  
  1136.         reset  the printer and hit C.  The entire advancement progress report
  1137.         for  the  scout currently  being  printed will  be  reprinted  in its
  1138.  
  1139.         entirety.
  1140.         Individual Progress Report
  1141.  
  1142.         The  Individual  Progress Report  will  print out  a  progress report
  1143.         comparable to the Individual Progress Report that you hand in to your
  1144.  
  1145.         district  office.   This report  prints out  a scout's  name, patrol,
  1146.         current  position,  date  effective, current  rank  and  date it  was
  1147.  
  1148.         earned.  It also prints out ranks and the dates that they were earned
  1149.         and merit badges and dates they were earned.
  1150.  
  1151.         Unawarded Badges Report
  1152.         The Unawarded  Badges Report  will  print out  all of  the  unawarded
  1153.  
  1154.         badges in the database.
  1155.         After choosing this  option, the printer  status screen will  appear.
  1156.  
  1157.         Hit a key when  your printer is online.   After the Unawarded  Badges
  1158.         Report is finished, you will return to the main menu.
  1159.  
  1160.                                Envelope/Label Printing
  1161.                                                                              
  1162.                                                                              
  1163.            Printing  : Labels                                                
  1164.            Records   : All                                                   
  1165.            Recipient : Scout at Home Address                                 
  1166.            Feed      : Continuous                                            
  1167.                                                                              
  1168.                                                                              
  1169.                                Labels/Envelope Print Menu (SCOUT)            
  1170.                                                                              
  1171.                                1  Print Labels                               
  1172.                                2  Print Envelopes                            
  1173.                                3  Single/Continuous Envelopes                
  1174.                                4  All Records                                
  1175.                                5  Select Records                             
  1176.                                6  Select Recipient                           
  1177.                                7  Done                                       
  1178.                                                                              
  1179.                                                                              
  1180.  
  1181.         This option allows you to print envelopes and labels.  
  1182.  
  1183.  
  1184.                                         - 16 -
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.         In the upper right  hand corner will be  the status of your  options.
  1194.  
  1195.         Next  to Printing:,  it  will have  the item  which you  are printing
  1196.  
  1197.         (Labels or Envelopes) and next  to Records:, it will have  either All
  1198.  
  1199.         or  Selected.   Next to  Recipient: shows  who the  recipient of  the
  1200.  
  1201.         envelope/label is and which address it is going to.   Choosing option
  1202.  
  1203.         one sets the printing status to Labels.  Choosing option two sets the
  1204.  
  1205.         printing status  to Envelopes.  When printing  envelopes, you can put
  1206.  
  1207.         up to  five lines to  printed in  the upper left  hand corner of  the
  1208.  
  1209.         envelope (a header).   If  you would like,  you can  center or  right
  1210.  
  1211.         justify the  heading by putting in the  appropriate number of spaces.
  1212.  
  1213.         Move between the lines  with the up and down cursor keys.   Hit [F10]
  1214.  
  1215.         when done  typing in the  header.  Selection  3 allows you  to select
  1216.  
  1217.         either continuous or single envelopes.  When you select  this option,
  1218.  
  1219.         it asks whether you want to enter Y  if the envelopes are continuous,
  1220.  
  1221.         otherwise enter  N for single envelopes.   Labels must be continuous.
  1222.  
  1223.         When you get  to the printer  status screen, if  you selected  single
  1224.  
  1225.         envelopes, it will ask you to put an envelope in your printer and hit
  1226.  
  1227.         a key.  After  an envelope is printed, you will  be prompted again to
  1228.  
  1229.         load an envelope  into your printer and hit a key.  This process will
  1230.  
  1231.         continue  until  all of  the envelopes  have  been printed.    If you
  1232.  
  1233.         selected continuous envelopes, put  the continuous envelopes in  your
  1234.  
  1235.         printer and hit a  key.  Selection 4 will set  the Records: option to
  1236.  
  1237.         ALL and selection 5 will allow you to select records that you wish to
  1238.  
  1239.         print.   Selection  6  allows you  to  choose  the recipient  of  the
  1240.  
  1241.         envelope/label.  You can choose either the scout, parent/guardian  #1
  1242.  
  1243.         or parent/guardian #2.  If you choose either of the parent/guardians,
  1244.  
  1245.         you will then have to choose which address to make the envelope/label
  1246.  
  1247.         out to.   You can choose  either the home  address or the  respective
  1248.  
  1249.  
  1250.                                         - 17 -
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.         parent/guardian's  business address.  If,  for example, you choose to
  1260.  
  1261.         send  the envelope/label to  Parent/Guardian #1 at  the home address,
  1262.  
  1263.         next to  Recipient: will be Parent/Guardian #1 at Home Address.  When
  1264.  
  1265.         you are  complete, select  number  7 (Done)  and the  printer  status
  1266.  
  1267.         screen  will appear  and after checking  your printer,  hit a  key to
  1268.  
  1269.         start.  When the  printing is complete, you  will return to the  main
  1270.  
  1271.         menu.
  1272.  
  1273.         NOTES:  The label size  supported by SCOUTMATE  are 15x16" X  3 1/2".
  1274.  
  1275.         This is a very common size.   You will have to experiment with lining
  1276.  
  1277.         up the labels and  envelopes to get the  best position.  For  labels,
  1278.  
  1279.         the optimum position should be  to cut the last hole of  the previous
  1280.  
  1281.         label in  half with  the  printer bar.   Also  do the  same with  the
  1282.  
  1283.         continuous  envelopes.   However,  some  printers  are  different  so
  1284.  
  1285.         experiment to find the appropriate starting position.
  1286.  
  1287.         Roster
  1288.  
  1289.         Selection four from  the main print  menu will print  a roster.   The
  1290.  
  1291.         roster will print  the names, positions,  patrol and phone  number of
  1292.  
  1293.         all or  selected scouts.   You can also  choose whether you  want the
  1294.  
  1295.         Roster to be printed in alphabetical or patrol order.  The default is
  1296.  
  1297.         Alphabetical.   If you choose by Patrol,  then you can choose whether
  1298.  
  1299.         you  want to print each patrol  on a separate page  (option #3).  The
  1300.  
  1301.         default is All Patrols  on the Same Page.   Your current choices  are
  1302.  
  1303.         shown at the top of the screen.
  1304.  
  1305.         In order for  the Roster Printout to print the  current position of a
  1306.  
  1307.         scout, it is going to go backwards through the scout's positions held
  1308.  
  1309.         list, and  after finding one taken,  it is going  to see if it  has a
  1310.  
  1311.         Date From entered, but no Date To entered.  For example, if a scout's
  1312.  
  1313.         positions held  fields were  filled up to  eight (the scout  has held
  1314.  
  1315.  
  1316.                                         - 18 -
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.         eight positions), Scoutmate will look at  number eight and see if the
  1326.  
  1327.         Date To  field had a date.   If it doesn't, then  that is the scout's
  1328.  
  1329.         current position.   If it  does have a  date entered, then  the scout
  1330.  
  1331.         does not have a  position at the present time, and nothing is printed
  1332.  
  1333.         for position.
  1334.  
  1335.         Phone List
  1336.  
  1337.         Selection five from the main print menu will print a phone list.  The
  1338.  
  1339.         phone list  will print  the names and  addresses of  all or  selected
  1340.  
  1341.         scouts and their parent/guardian's first names.  You can  also choose
  1342.  
  1343.         whether  you want the  Phone List  to be  printed in  alphabetical or
  1344.  
  1345.         patrol order.  The default is Alphabetical.  If you choose by Patrol,
  1346.  
  1347.         then you  can choose  whether you  want  to print  each patrol  on  a
  1348.  
  1349.         separate page (option #3).   The default is  All Patrols on the  Same
  1350.  
  1351.         Page.  Your current choices are shown at the top of the screen.
  1352.  
  1353.         Notes
  1354.  
  1355.         Selection six from the main print menu will print the  SCOUTMATE note
  1356.  
  1357.         pad.  If the note pad doesn't exist, a message will be printed on the
  1358.  
  1359.         screen and  the program will  return to the main  menu.  If  the file
  1360.  
  1361.         exists, the printer  status screen will appear and  the note pad will
  1362.  
  1363.         be printed.
  1364.  
  1365.         Printing of Records
  1366.  
  1367.         Options  seven and eight on the main  print menu deal with the actual
  1368.  
  1369.         printing of  records in the  database.   Option 7 (All  Records) will
  1370.  
  1371.         print  all records.    Option 8  (Select records)  will allow  you to
  1372.  
  1373.         select which records to be printed.
  1374.  
  1375.         After choosing the appropriate option, the pages menu will appear and
  1376.  
  1377.         it  is time to choose whether  all of the pages or  some of the pages
  1378.  
  1379.         are to be printed.  If you choose select pages, the select pages menu
  1380.  
  1381.  
  1382.                                         - 19 -
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.         will appear.
  1392.          
  1393.                                                                              
  1394.                                                                              
  1395.                                                                              
  1396.                                      Select Pages Menu                       
  1397.                                                                              
  1398.                                 1  Select Page                               
  1399.                                 2  Unselect Page                             
  1400.                                 3  Load Default Page Selections              
  1401.                                 4  Save Default Page Selections              
  1402.                                 5  Clear ALL Page Selections                 
  1403.                                 6  Done                                      
  1404.                                                                              
  1405.                                                                              
  1406.                                                                              
  1407.                                                                              
  1408.                                                                              
  1409.         Selection one and two will  bring up a list of pages.  Pages that are
  1410.         selected will have  an * next to  them.  Select  or Unselect them  by
  1411.  
  1412.         hitting the number of the page.
  1413.         Selection three will load the default page selection.
  1414.  
  1415.         Selection  four will  save your page  selections in  the default page
  1416.         file.   This is useful if you  regularly print out certain pages, but
  1417.  
  1418.         not all.   You will be asked to confirm that  you wish save your page
  1419.         selections.  Enter Y (yes) or N (no).
  1420.  
  1421.         Selection five will clear  all page selections.  You will be asked to
  1422.         confirm that you wish  to clear all selections.   Enter Y (yes) or  N
  1423.  
  1424.         (no).
  1425.         After choosing  the pages, select Done and  the printer status screen
  1426.  
  1427.         will appear.  Line up your paper and hit a key to start printing.
  1428.         NOTES: if no pages are chosen, a message will appear stating that you
  1429.  
  1430.         chose no pages and  you will be  taken back to the  main menu.   Also
  1431.         note  that when printing,  the detailed  rank requirement information
  1432.  
  1433.         for the scouts  will not be  printed.  This  is what the  Advancement
  1434.         Progress  Report is  for.  Lastly,  badges that  weren't awarded will
  1435.  
  1436.         contain a NA message next to them.
  1437.                                 Printer Status Screen
  1438.  
  1439.         The  Printer Status  Screen is  the screen  which appears  whenever a
  1440.         report is  being printed.  This  screens shows the current  status of
  1441.  
  1442.         the printer.  There are five codes that can be returned.
  1443.            Printing        - The data is being printed.
  1444.            Out of Paper    - The printer is out of paper.
  1445.            Printer Offline - The printer is either off or offline.
  1446.  
  1447.  
  1448.                                         - 20 -
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.            Printer Busy    - The printer is printing something else.  The
  1458.                              program will wait its turn to print.
  1459.            Unknown Problem - Something else is wrong with your printer.
  1460.         If an error occurs (with the exception of Printer Busy), the  printer
  1461.  
  1462.         will reprint the ENTIRE current page.  If you wish to abort printing,
  1463.  
  1464.         type A and hit return otherwise reset the printer paper to the top of
  1465.  
  1466.         the page and type C and then hit return to print.
  1467.  
  1468.         This screen also allows you to choose how many copies of a report you
  1469.  
  1470.         would like to print as well as whether the report is to be printed to
  1471.  
  1472.         a file.
  1473.  
  1474.         If  you  hit  [ALT-F],  you  will   be  prompted  for  a  file  name.
  1475.  
  1476.         SCOUTMATE will then check to  see if that file  exists.  If it  does,
  1477.  
  1478.         you will  be  asked  to confirm  whether  you  want the  file  to  be
  1479.  
  1480.         overwritten or  not.   Hit Y  to overwrite  the file or  N to  select
  1481.  
  1482.         another file name.  To abort to the main menu, hit [ESC].
  1483.  
  1484.         If you hit  [ALT-C], then you  will prompted to  enter the number  of
  1485.  
  1486.         copies that you want printed.  Enter a number from 1 to 99.
  1487.  
  1488.         The printer status  screen also shows  the current copy  SCOUTMATE is
  1489.  
  1490.         printing as well as how many copies were requested.
  1491.  
  1492.         If  you selected  NO PRINTER in  the installation  program, a message
  1493.  
  1494.         will appear on the top of the screen  notifying you that you can only
  1495.  
  1496.         print to a file.  Regardless of what key you hit (except for [ESC] or
  1497.  
  1498.         [ALT-C] for copies), you will be prompted for a file name.
  1499.  
  1500.         NOTES: There has been some problems with SCOUTMATE and  printers when
  1501.  
  1502.         they run out  of paper (or  another problem  occurs) and the  printer
  1503.  
  1504.         status screen still  says PRINTING.   If this problem  occurs, simply
  1505.  
  1506.         turn  the printer off and  back on.   Leave the problem  intact.  For
  1507.  
  1508.         example, if you run out of paper and the program does not acknowledge
  1509.  
  1510.         this, turn off your printer  and then back on with the  PRINTER STILL
  1511.  
  1512.         OUT OF PAPER.  SCOUTMATE will then recognize the problem and then you
  1513.  
  1514.                                         - 21 -
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.         can  correct  it.   Reload  the  paper to  the  top of  the  page and
  1524.  
  1525.         SCOUTMATE will continue printing starting with the  entire page where
  1526.  
  1527.         the error occurred.
  1528.  
  1529.                                   Select Names Menu
  1530.  
  1531.         The Select  Names Menu  allows  you to  select certain  names in  the
  1532.  
  1533.         database to be printed.
  1534.  
  1535.                         What the Select Names menu looks like:
  1536.  
  1537.                                                                  
  1538.                                                                  
  1539.                               Select Names Menu                  
  1540.                                                                  
  1541.                               1 - Record Number                  
  1542.                               2 - Name                           
  1543.                               3 - List Names in Database         
  1544.                               4 - List Selected Names            
  1545.                               5 - Unselect Name                  
  1546.                               6 - Select Groups                  
  1547.                               7 - Select Patrols                 
  1548.                               8 - Done                           
  1549.                                                                  
  1550.                               Names Selected: 0                  
  1551.                                                                  
  1552.                                                                  
  1553.                                                                  
  1554.  
  1555.  
  1556.         Option  1 allows you to  enter the record number of  the record to be
  1557.  
  1558.         added  to the selected  names list.   If an invalid  record number is
  1559.  
  1560.         entered, an error message will appear.  Option 2 allows you to  enter
  1561.  
  1562.         the  name of the scout  to be added to  the selected names list. Note
  1563.  
  1564.         that you do not  have to enter in the  entire name.  For  example, if
  1565.  
  1566.         you wish to choose a record for scout Johnson, Kevin, you could enter
  1567.  
  1568.         in jo and SCOUTMATE will choose that name.  SCOUTMATE will choose the
  1569.  
  1570.         first record matching the specification that you enter, so if you had
  1571.  
  1572.         two or more  scouts with  the last name  Johnson, you  would have  to
  1573.  
  1574.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  1575.  
  1576.         selected.  If an  invalid name (not in  the database) is entered,  an
  1577.  
  1578.         error message will  appear.  Option 3  will list all of  the names in
  1579.  
  1580.                                         - 22 -
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.         the database.  To choose one name, go to the name and  hit ENTER.  To
  1590.  
  1591.         choose more than one name,  use the space bar to mark each  name that
  1592.  
  1593.         you want to select, and  then hit ENTER.  Choose NONE if no names are
  1594.  
  1595.         desired.  Option 4 lists all of the names  selected.  Browse the list
  1596.  
  1597.         using the Up, Down, Page Down and  Page Up keys.  Choose DONE (at the
  1598.  
  1599.         bottom of the list) when finished browsing the list.  Option 5 allows
  1600.  
  1601.         you  to unselect  a name  which was  selected.   Choose NONE  (at the
  1602.  
  1603.         bottom of  the list) if  no names  are to  be unselected.   Option  6
  1604.  
  1605.         allows  you  to  select all  of  the  scouts  or  adults  in  certain
  1606.  
  1607.         Group/Projects.     When  you   select  this   option,  all  of   the
  1608.  
  1609.         Group/Project codes  will appear.   Select the group  you want to  be
  1610.  
  1611.         included in the report.  Option  7 allows you to select scouts/adults
  1612.  
  1613.         in  certain patrols.  When you select  this option, all of the Patrol
  1614.  
  1615.         names will appear.  Select  the patrol you want to be included in the
  1616.  
  1617.         report, and option 8  (DONE) goes to  the next menu.   Next to  Names
  1618.  
  1619.         Selected: will appear the number of names selected.
  1620.  
  1621.                                     [H] Mail Merge
  1622.  
  1623.         The purpose of the Mail Merge option is to greatly simplify the  task
  1624.  
  1625.         of mass mailings.   Well, they don't really have to be mass mailings,
  1626.  
  1627.         but the mail merge  function will save a  lot of time and  headaches.
  1628.  
  1629.         Remember the days when you had to  load a letter, type in a  person's
  1630.  
  1631.         name and  address, print  it out,  then  the next  person's name  and
  1632.  
  1633.         address,  print it out  and so  on.   The Mail Merge  fully automates
  1634.  
  1635.         printing letters for you.  Whether you are mailing a letter to one or
  1636.  
  1637.         fifty scouts,  mail merge is a convenience that just couldn't be left
  1638.  
  1639.         out.
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.                                         - 23 -
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.                          What the mail merge menu looks like:
  1656.  
  1657.                                                                              
  1658.                                                                              
  1659.           Header: OFF                                                        
  1660.           Scout Records: ALL                                                 
  1661.           Adult Records: ALL                                                 
  1662.                                                                              
  1663.                                                                              
  1664.                                Mail Merge Menu                               
  1665.                                                                              
  1666.                                1  Type Letter                                
  1667.                                2  Select Scout Records                       
  1668.                                3  All/No Scout Records                       
  1669.                                4  Select Adult Records                       
  1670.                                5  All/No Adult Records                       
  1671.                                6  Header ON/OFF                              
  1672.                                7  Print Letters                              
  1673.                                8  Exit                                       
  1674.                                                                              
  1675.                                                                              
  1676.                                                                              
  1677.  
  1678.         Option number one will allow you to create  (or edit) the letter that
  1679.  
  1680.         will  be  used in  the mail  merge.   Select  a name  for  the letter
  1681.  
  1682.         (maximum  of eight characters).  If the  you wish to modify a letter,
  1683.  
  1684.         simply type  the name of  the letter and it  will be retrieved.   The
  1685.  
  1686.         text  editor will be invoked  and you can  then make whatever changes
  1687.  
  1688.         need  to be made.   After typing the  letter, hit [F7]  and type Y to
  1689.  
  1690.         confirm  that you wish to save the letter.   The letter will be saved
  1691.  
  1692.         and the program will return to the Mail Merge Menu.
  1693.  
  1694.         Option number two will allow you to select scout records.  The select
  1695.  
  1696.         records  menu will appear  and you will  be able to  choose the scout
  1697.  
  1698.         records which you wish to have included in the mail merge.  See above
  1699.  
  1700.         for information on the select records menu (see page ).
  1701.  
  1702.         Option number three is for  including all or no scout records  in the
  1703.  
  1704.         mail merge.   This is useful if  you wish to have letters  printed to
  1705.  
  1706.         only the adult leaders.  Choosing this option will switch between ALL
  1707.  
  1708.         and  NONE or if you previously chose selected records, it will switch
  1709.  
  1710.         to ALL.   The Scout Records: message on the top  of cept for [ESC] or
  1711.  
  1712.                                         - 24 -
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.         [ALT-C] for copies), you will be prompted for a file name.
  1722.  
  1723.         NOTES: There has been some problems with SCOUTMATE and  printers when
  1724.  
  1725.         they  run out  of paper (or  another problem occurs)  and the printer
  1726.  
  1727.         status screen still  says PRINTING.   If this problem  occurs, simply
  1728.  
  1729.         turn the  printer off and  back on.  Leave  the problem intact.   For
  1730.  
  1731.         example, if you run out of paper and the program does not acknowledge
  1732.  
  1733.         this,  turn off your printer and then  back on with the PRINTER STILL
  1734.  
  1735.         OUT OF PAPER.  SCOUTMAT the lines  with the up and down cursor  keys.
  1736.  
  1737.         Hit [F10] when done typing in the  header.  Selection 3 allows you to
  1738.  
  1739.         select either  continuous or single envelopes.   When you select this
  1740.  
  1741.         option,  it asks whether  you want  to enter  Y if the  envelopes are
  1742.  
  1743.         continuous, otherwise  enter N for single envelopes.   Labels must be
  1744.  
  1745.         continuous.   When  you  get to  the  printer status  screen, if  you
  1746.  
  1747.         selected single envelopes, it will ask you to put an envelope in your
  1748.  
  1749.         printer and hit a  key.  After  an envelope is  printed, you will  be
  1750.  
  1751.         prompted  again to load an envelope into  your printer and hit a key.
  1752.  
  1753.         This process  will continue  until  all of  the envelopes  have  been
  1754.  
  1755.         printed.   If you selected  continuous envelopes, put  the continuous
  1756.  
  1757.         envelopes in your  printer and hit a  key.  Selection 4 will  set the
  1758.  
  1759.         Records:  option to  ALL and  selection 5  will allow  you  to select
  1760.  
  1761.         records that you wish to print.  Selection 6 allows you to choose the
  1762.  
  1763.         recipient  this screen, if you are sending letters to any scouts, you
  1764.  
  1765.         now would select  the recipient of the letter.   Choose either Scout,
  1766.  
  1767.         Parent/Guardian   #1   or  Parent/Guardian   #2.     If   you  choose
  1768.  
  1769.         Parent/Guardian #1 or Parent/Guardian #2, a menu will appear allowing
  1770.  
  1771.         you to choose what address to send the  letter to.  Select either the
  1772.  
  1773.         home  address  or the  respective  Parent/Guardian  business address.
  1774.  
  1775.         After selecting the  appropriate choice the  program will proceed  to
  1776.  
  1777.  
  1778.                                         - 25 -
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.         the printer status  screen.  After  making sure the  paper is in  the
  1788.  
  1789.         printer and properly loaded, hit a key to start printing.
  1790.  
  1791.         If you didn't select any  records, you will be informed  and returned
  1792.  
  1793.         to the main menu.  If you choose Select  Scout Records (option #2) or
  1794.  
  1795.         Select Adult Records (option #4) on the mail merge menu and return to
  1796.  
  1797.         the mail  merge menu without  selecting any records,  the appropriate
  1798.  
  1799.         category (either Scout or Adult Records) will be set to NONE.  Option
  1800.  
  1801.         eight will return you to the main menu.
  1802.  
  1803.         NOTES: What mail merge  does is make a  letter for each chosen  scout
  1804.  
  1805.         and/or adult.  It  will print a header if desired and then Dear [name
  1806.  
  1807.         of scout or adult]: and then print the body of the letter.
  1808.  
  1809.                                   Customized Reports
  1810.  
  1811.         Even though this is contained in the mail merge menu, it's importance
  1812.  
  1813.         requires a major heading.
  1814.  
  1815.         You can created Customized Reports with SCOUTMATE.  Even  though some
  1816.  
  1817.         of the variables  aren't supported, many  are supported and  creating
  1818.  
  1819.         customized forms is very easy.
  1820.  
  1821.         All you have to  do is use a word  processor (or TED - see  page ) to
  1822.  
  1823.         create  the report.   When  you wish  to include  a field,  enter the
  1824.  
  1825.         desired field name  in the report.  All of the  variables, as well as
  1826.  
  1827.         examples, are covered in Appendix C.
  1828.  
  1829.                               [I] Troop Inventory Module
  1830.  
  1831.         Option  I on  the main  menu will  bring you  to the  Troop Inventory
  1832.  
  1833.         Module menu.  After choosing this option, if the  file "TROOPINV.DAT"
  1834.  
  1835.         (the inventory file) is not  in the directory, an error  message will
  1836.  
  1837.         appear and a  new file  will be created.   Here is  what each  option
  1838.  
  1839.         does:
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.                                         - 26 -
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.         Add Items
  1854.  
  1855.         This option allows you to add items to the  Troop Inventory database.
  1856.  
  1857.         There are fields for the  Item name, value, condition, the  person to
  1858.  
  1859.         whom the item was lent to, the date lent, date due, date returned and
  1860.  
  1861.         two lines  for comments.   In  the top of  the box  will be  the item
  1862.  
  1863.         number.  Hit [F10] to save or [ESC] to abort to the main menu.
  1864.  
  1865.         View Items
  1866.  
  1867.         This  option allows  you  to view/modify/delete  items  in the  Troop
  1868.  
  1869.         Inventory  database.   When  choosing this  item,  the database  will
  1870.  
  1871.         display  record number one.   You can browse  through the fields with
  1872.  
  1873.         the  up and down arrow keys.  You can also change information such as
  1874.  
  1875.         the  person to whom the item was lent  to, condition, etc.  To browse
  1876.  
  1877.         through  the different  items in  the database,  use the  [PG/UP] and
  1878.  
  1879.         [PG/DN] keys.   If  an attempt  is made  to go  beyond or before  the
  1880.  
  1881.         database,  an error  beep  will sound.   There  are  also some  other
  1882.  
  1883.         functions.  To  mark or unmark  the item for deletion,  hit [CTRL-D].
  1884.  
  1885.         If an item is  marked for deletion when  the database is packed,  the
  1886.  
  1887.         item will be permanently  erased.  To go  to a specific item  number,
  1888.  
  1889.         hit [CTRL-G].   A prompt will be  made for the item number  to go to.
  1890.  
  1891.         Enter the item number and hit return.  If the item number is invalid,
  1892.  
  1893.         an error beep will sound.  After modifying an item, hit [F10] to save
  1894.  
  1895.         the  updated information  or [ESC] to  return to  the Troop Inventory
  1896.  
  1897.         menu.   If you hit [F10],  a message will  be briefly printed  on the
  1898.  
  1899.         screen confirming the update.
  1900.  
  1901.         If the item was  lent out and the  borrower returned the item,  enter
  1902.  
  1903.         the date  it was  returned.   After entering  the date  returned, hit
  1904.  
  1905.         [F10].   If a troop inventory history  is being kept, the information
  1906.  
  1907.         will  be saved  in the  troop history  file, otherwise the  item will
  1908.  
  1909.  
  1910.                                         - 27 -
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.         return to the unborrowed  state (the lent to, date lent, date due and
  1920.  
  1921.         returned fields will be erased).
  1922.  
  1923.         Overdue/Lent Out Items
  1924.  
  1925.         This option will show either which items were lent out or which items
  1926.  
  1927.         are overdue (depending on the selection).
  1928.  
  1929.         After selecting this option, another menu  will appear.  You will  be
  1930.  
  1931.         prompted to choose  either to view  the items which  are lent out  or
  1932.  
  1933.         which items are overdue.  After selecting the appropriate choice, you
  1934.  
  1935.         will  be prompted  if the output  is to  go to  the printer.   If you
  1936.  
  1937.         select no the screen  will clear and will  show which items meet  the
  1938.  
  1939.         condition which was selected.   If the list is more than  one screen,
  1940.  
  1941.         when the screen is full, a message will appear prompting you to hit a
  1942.  
  1943.         key  to  go to  the  next screen.    If  you selected  to  output the
  1944.  
  1945.         information  to the printer,  the printer status  screen will appear.
  1946.  
  1947.         Hit return  to start printing.   If  an error occurs  while printing,
  1948.  
  1949.         reset  the printer to  the top of  the page.   It will start printing
  1950.  
  1951.         from the item where error occurred.
  1952.  
  1953.         When checking  for overdue items,  SCOUTMATE will  compare the  "Date
  1954.  
  1955.         Due" field of the record with the system date.  If the system date is
  1956.  
  1957.         wrong, then the Overdue option will not print accurate results.  Make
  1958.  
  1959.         sure that your system date is correct.
  1960.  
  1961.         After all  of the  items meeting  the  condition are  printed out,  a
  1962.  
  1963.         message confirming this will  be shown.  Hit  a key to return to  the
  1964.  
  1965.         troop inventory menu.
  1966.  
  1967.         View History
  1968.  
  1969.         If  this  option  was  selected  in  the  installation,  it  will  be
  1970.  
  1971.         available,  otherwise a  message stating  that you  chose not  keep a
  1972.  
  1973.         troop history  will appear  and you  will be  returned  to the  troop
  1974.  
  1975.  
  1976.                                         - 28 -
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.         inventory menu.
  1986.  
  1987.         After choosing  to view the  history, you will  be asked  whether the
  1988.  
  1989.         output should go to a  printer.  If you answer no, the output will be
  1990.  
  1991.         displayed  on the screen.  If the  contents are more than one screen,
  1992.  
  1993.         after the screen is full a message will appear prompting you to hit a
  1994.  
  1995.         key to view the next screen.   If you chose to print the  information
  1996.  
  1997.         on a printer, the  printer status screen will appear.   Hit a key  to
  1998.  
  1999.         print.
  2000.  
  2001.         About the Troop History File: After a borrower returns the item (data
  2002.  
  2003.         is entered for the "Date  Returned" field of the specific item),  the
  2004.  
  2005.         information  will be stored  in the  troop history  file.  Here  is a
  2006.  
  2007.         sample of an entry in the troop history file:
  2008.  
  2009.                                Troop Inventory History
  2010.                                -----------------------
  2011.         Item: Four Man Tent
  2012.         Lent to: Joe Scout
  2013.         Date Lent: 12/12/90  Date Due: 12/20/90  Date Returned: 12/19/90
  2014.         The tent was returned in great condition.
  2015.  
  2016.         The data file name is "TRHIS.HST" so if it gets too large or you wish
  2017.  
  2018.         to delete it, simply delete it from dos or copy it somewhere else (if
  2019.  
  2020.         you wish  to keep it)  and SCOUTMATE will automatically  create a new
  2021.  
  2022.         history file.
  2023.  
  2024.         Print Items
  2025.  
  2026.         This option will allow  you to print your  troop inventory file or  a
  2027.  
  2028.         troop inventory checklist.
  2029.  
  2030.         When  you select this option, another menu  will appear.  You will be
  2031.  
  2032.         prompted  to choose  either a Full  Inventory Printout  (#1) or Troop
  2033.  
  2034.         Inventory Checklist (#2).
  2035.  
  2036.         The  Full Inventory  Printout will print  out the  entire contents in
  2037.  
  2038.         your Troop Inventory file.  If the item is lent  out, the person whom
  2039.  
  2040.         it was lent to, the date lent and date due will be printed underneath
  2041.  
  2042.                                         - 29 -
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.         the item.   If the item is not lent out, the item name, condition and
  2052.  
  2053.         value will  be printed out.   The Inventory  Checklist consists  of a
  2054.  
  2055.         short line and next  to it the  name of the item.   The checklist  is
  2056.  
  2057.         useful  for doing  inventory checks,  while not  taking up  a lot  of
  2058.  
  2059.         paper.  If an item is lent out, there will be an & next to it (in the
  2060.  
  2061.         left margin). 
  2062.  
  2063.         The printer status screen will appear.  Hit a key to print.
  2064.  
  2065.                         [J] Merit Badge Book Inventory Module
  2066.  
  2067.         Option J  on the  main menu will  bring you to  the Merit  Badge Book
  2068.  
  2069.         Inventory Module  menu.   After  choosing this  option, if  the  file
  2070.  
  2071.         "MBINV.DAT"  (the merit badge book inventory data file) is not in the
  2072.  
  2073.         directory,  an error  message  will appear  and a  new  file will  be
  2074.  
  2075.         created.  Here is what each option does:
  2076.  
  2077.         Add Books
  2078.  
  2079.         This option allows you to add items to the Merit Badge Book Inventory
  2080.  
  2081.         database.   There are  fields  for the  Merit Badge  Book title,  the
  2082.  
  2083.         person to whom the book  was lent to, the  date lent, date due,  date
  2084.  
  2085.         returned and two  lines for comments.  In the top  of the box will be
  2086.  
  2087.         the book  number.  Hit [F10]  to save or  [ESC] to abort to  the main
  2088.  
  2089.         menu.
  2090.  
  2091.         View Books
  2092.  
  2093.         This option allows you to view/modify/delete items in the Merit Badge
  2094.  
  2095.         Book Inventory  database.   When choosing this  option, the  database
  2096.  
  2097.         will display  record number one.   You can browse  through the fields
  2098.  
  2099.         with the up  and down arrow  keys.  You  can also change  information
  2100.  
  2101.         such as  the person to  whom the  item was lent  to, title, etc.   To
  2102.  
  2103.         browse through  the different books in the  database, use the [PG/UP]
  2104.  
  2105.         and [PG/DN] keys.  If an  attempt is made to go beyond or  before the
  2106.  
  2107.  
  2108.                                         - 30 -
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.         database,  an error  beep  will sound.   There  are  also some  other
  2118.  
  2119.         functions.   To mark or  unmark the book for  deletion, hit [CTRL-D].
  2120.  
  2121.         If a  book is marked  for deletion when  the database is  packed, the
  2122.  
  2123.         book will be permanently  erased.  To go  to a specific book  number,
  2124.  
  2125.         hit [CTRL-G].   A prompt will be  made for the book number  to go to.
  2126.  
  2127.         Enter the book number and hit return.  If the book number is invalid,
  2128.  
  2129.         an error beep will sound.  After modifying a book, hit [F10] to  save
  2130.  
  2131.         the updated information or  [ESC] to return  to the Merit Badge  Book
  2132.  
  2133.         Inventory menu.  If  you hit [F10], a message will  be printed on the
  2134.  
  2135.         screen briefly confirming the update.
  2136.  
  2137.         If the book was  lent out and the  borrower returned the book,  enter
  2138.  
  2139.         the date  it was  returned.   After entering  the date  returned, hit
  2140.  
  2141.         [F10].  If a  merit badge book inventory  history is being kept,  the
  2142.  
  2143.         information will  be saved  in  the merit  badge book  history  file,
  2144.  
  2145.         otherwise the book will return to  the unborrowed state (the lent to,
  2146.  
  2147.         date lent, date due and returned fields will be erased).
  2148.  
  2149.         Overdue/Lent Out Books
  2150.  
  2151.         This option will show either which books were lent out or which books
  2152.  
  2153.         are overdue (depending on the selection).
  2154.  
  2155.         After  selecting this option, another menu will  appear.  You will be
  2156.  
  2157.         prompted to  choose either to  view the books  which are lent  out or
  2158.  
  2159.         which books are overdue.  After selecting the appropriate choice, you
  2160.  
  2161.         will  be prompted  if the output  is to  go to  the printer.   If you
  2162.  
  2163.         select no the screen  will clear and will  show which books meet  the
  2164.  
  2165.         condition  which was selected.  If the  list is more than one screen,
  2166.  
  2167.         when the screen is full, a message will appear prompting you to hit a
  2168.  
  2169.         key  to  go to  the  next  screen.   If  you selected  to  output the
  2170.  
  2171.         information to the  printer, the printer  status screen will  appear.
  2172.  
  2173.  
  2174.                                         - 31 -
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.         Hit return  to start printing.   If  an error occurs  while printing,
  2184.  
  2185.         reset the printer to  the top of  the page.   It will start  printing
  2186.  
  2187.         from the book where error occurred.
  2188.  
  2189.         When checking for  overdue items,  SCOUTMATE will  compare the  "Date
  2190.  
  2191.         Due" field of the record with the system date.  If the system date is
  2192.  
  2193.         wrong, then the Overdue option will not print accurate results.  Make
  2194.  
  2195.         sure that your system date is correct.
  2196.  
  2197.         After  all of  the books  meeting  the condition  are printed  out, a
  2198.  
  2199.         message confirming this  will be shown.   Hit a key to  return to the
  2200.  
  2201.         merit badge book inventory menu.
  2202.  
  2203.         View History
  2204.  
  2205.         If  this  option  was  selected  in  the  installation,  it  will  be
  2206.  
  2207.         available,  otherwise a  message stating  that you  chose not  keep a
  2208.  
  2209.         merit badge book history will appear and you  will be returned to the
  2210.  
  2211.         merit badge book inventory menu.
  2212.  
  2213.         After choosing to  view the history,  you will be  asked whether  the
  2214.  
  2215.         output should go to a  printer.  If you answer no, the output will be
  2216.  
  2217.         displayed on the  screen.  If the contents are  more than one screen,
  2218.  
  2219.         after the screen is full a message will appear prompting you to hit a
  2220.  
  2221.         key to view  the next screen.  If you chose  to print the information
  2222.  
  2223.         on  a printer, the printer status  screen will appear.   Hit a key to
  2224.  
  2225.         print.
  2226.  
  2227.         About the Merit Badge Book History File: After a borrower returns the
  2228.  
  2229.         book  (data is entered for the  "Date Returned" field of the specific
  2230.  
  2231.         book), the information will be stored in the merit badge book history
  2232.  
  2233.         file.  Here is  a sample of an entry in the  merit badge book history
  2234.  
  2235.         file:
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.                                         - 32 -
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.                           Merit Badge Book Inventory History
  2250.                           ----------------------------------
  2251.         Book: Basketry Merit Badge Book
  2252.         Lent to: Joe Scout
  2253.         Date Lent: 12/12/90  Date Due: 12/20/90  Date Returned: 12/19/90
  2254.         The book was returned in great condition.
  2255.  
  2256.         The data file name is "MBHIS.HST" so if it gets too large or you wish
  2257.  
  2258.         to delete it, simply delete it from dos or copy it somewhere else (if
  2259.  
  2260.         you wish  to keep  it) and  SCOUTMATE will  automatically make  a new
  2261.  
  2262.         file.
  2263.  
  2264.         Print Books
  2265.  
  2266.         This option will  allow you to print your merit  badge book inventory
  2267.  
  2268.         file or a merit badge book inventory checklist.
  2269.  
  2270.         When  you select this option, another menu  will appear.  You will be
  2271.  
  2272.         prompted  to choose  either a Full  Inventory Printout  (#1) or Merit
  2273.  
  2274.         Badge Book Inventory Checklist (#2).
  2275.  
  2276.         The  Full Inventory  Printout will print  out the  entire contents in
  2277.  
  2278.         your Merit Badge Book  Inventory file.  If the item  is lent out, the
  2279.  
  2280.         person whom  it was  lent to,  the date  lent and  date  due will  be
  2281.  
  2282.         printed underneath the item.   If the item is not lent  out, the item
  2283.  
  2284.         name,  condition and  value  will  be  printed out.    The  Inventory
  2285.  
  2286.         Checklist consists of  a short line  and next to it  the name of  the
  2287.  
  2288.         item.  The checklist is useful  for doing inventory checks, while not
  2289.  
  2290.         taking up a lot of paper.  If an item is lent out, there will be an &
  2291.  
  2292.         next to it (in the left margin). 
  2293.  
  2294.         The printer status screen will appear.  Hit a key to print.
  2295.  
  2296.                            [K] Merit Badge Counselor Module
  2297.  
  2298.         Option  K on the main menu invokes  the Merit Badge Counselor Module.
  2299.  
  2300.         The  menu  consists of  Adding,  Modifying and  Printing  Merit Badge
  2301.  
  2302.         Counselors and Querying the Merit Badge Counselor database.
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.                                         - 33 -
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.         Add
  2316.  
  2317.         This option brings up the entry page.   It consists of name, address,
  2318.  
  2319.         city, state, zip  code, phone number and two comment  lines.  It also
  2320.  
  2321.         allows  up to 3 merit badge certifications  as well as days and times
  2322.  
  2323.         that the counselor is available.  Use  the up and down arrows to move
  2324.  
  2325.         between fields.  When on the Merit Badge Certification  fields, enter
  2326.  
  2327.         the number of the merit badge or hit [F2] to bring up the merit badge
  2328.  
  2329.         list.  When on the Day fields, enter the number  of the day (1-Sunday
  2330.  
  2331.         to 7-Saturday).  When  entering the times, you must use military time
  2332.  
  2333.         (i.e. 1900 is 7:00 PM) in order for the query feature to work.
  2334.  
  2335.         Hit [F10] to save the record and [ESC] to abort to the menu.
  2336.  
  2337.         Modify
  2338.  
  2339.         This  option allows  you to  modify a  Merit Badge  Counselor record.
  2340.  
  2341.         Choose the record you want by entering the name, the record number or
  2342.  
  2343.         choose  option  number three  to  bring  up  a  list of  merit  badge
  2344.  
  2345.         counselors.    After selecting  the  appropriate record,  it  will be
  2346.  
  2347.         brought up on the screen.   Use [Alt-D] to mark or unmark  the record
  2348.  
  2349.         for deletion.  If a record is  marked for deletion, a message will be
  2350.  
  2351.         shown on the screen.  When the database is packed, all records marked
  2352.  
  2353.         for deletion will be permanently deleted.  Otherwise, follow the same
  2354.  
  2355.         instructions as stated above under ADD.
  2356.  
  2357.         Query
  2358.  
  2359.         This option  allows you to query the  Merit Badge Counselor database.
  2360.  
  2361.         You will then be  prompted to enter the  merit badge number to  query
  2362.  
  2363.         for.  Enter the number or hit [F2] to bring up the merit  badge list.
  2364.  
  2365.         After you enter the  merit badge, you will  be prompted to enter  the
  2366.  
  2367.         date and time  from and time to  to query for.   For example, if  you
  2368.  
  2369.         would like to list the Merit Badge Counselors available for First Aid
  2370.  
  2371.  
  2372.                                         - 34 -
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.         Merit Badge between 10 AM and 3 PM on Saturday, you would enter Merit
  2382.  
  2383.         badge #7, number 6 (for Saturday), 10:00 (for  10 am (time from)) and
  2384.  
  2385.         15:00  (for  3  pm  (time  to)).    After  entering  the  appropriate
  2386.  
  2387.         information, choose  whether you would like  the output to go  to the
  2388.  
  2389.         screen or printer.
  2390.  
  2391.         Print
  2392.  
  2393.         Selecting this option  will bring up  the Print menu.   You have  the
  2394.  
  2395.         option of printing all or select records.  If you select records, the
  2396.  
  2397.         select names menu will come up.  After you choose the desired option,
  2398.  
  2399.         the printer status screen will appear.  Hit a key to start printing.
  2400.  
  2401.         There is a maximum of 250 merit badge counselor records.
  2402.  
  2403.                                  [L] Financial Module
  2404.  
  2405.         The Financial  Module tracks troop bank accounts.   The menu consists
  2406.  
  2407.         of Adding, Modifying and Printing Financial transactions and Querying
  2408.  
  2409.         the Financial database.   You can also do a  Dues Report which totals
  2410.  
  2411.         the amount of dues collected between certain (or all) dates.  You can
  2412.  
  2413.         track up to five different accounts.
  2414.  
  2415.         Add
  2416.  
  2417.         This option brings up the entry page.  This consists of check number,
  2418.  
  2419.         date, payee, amount and memo.  To enter a withdrawal OR a check, just
  2420.  
  2421.         enter a negative  amount (such as -65.00).  To  enter a deposit, just
  2422.  
  2423.         enter the  amount (such as  65.00).  You  should use consistent  memo
  2424.  
  2425.         categories, so that when you do a query, you can do a reliable search
  2426.  
  2427.         using memo categories.
  2428.  
  2429.         Hit [F10] to save the record or [ESC] to abort to the menu.
  2430.  
  2431.         Modify
  2432.  
  2433.         This option allows you to modify financial transactions.  You will be
  2434.  
  2435.         placed at  the first record.   Use [Page Up] and [Page  Down] to move
  2436.  
  2437.  
  2438.                                         - 35 -
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.         between  records.   Use  [Alt-G] to  go to  a specific  record.   Use
  2448.  
  2449.         [Alt-D]   to mark or unmark the record  for deletion.  If a record is
  2450.  
  2451.         marked for deletion, a message will be shown on the screen.  When the
  2452.  
  2453.         financial database is packed, all records marked for deletion will be
  2454.  
  2455.         permanently erased.    Otherwise,  follow the  same  instructions  as
  2456.  
  2457.         stated above under ADD.
  2458.  
  2459.         Query
  2460.  
  2461.         This option allows you to query the financial transaction database by
  2462.  
  2463.         Check Number, Payee, Memo or Amount.  You will first be asked whether
  2464.  
  2465.         all accounts are  to be included  in the query.   After choosing  the
  2466.  
  2467.         desired  query field, you  will then  be asked  to enter a  string to
  2468.  
  2469.         search for.  You  will then be asked  if the output  is to go to  the
  2470.  
  2471.         printer  or screen.  The output  will consist of record numbers which
  2472.  
  2473.         meet the query condition.
  2474.  
  2475.         Print
  2476.  
  2477.         Selecting  this option will bring up the  Print menu.  You will first
  2478.  
  2479.         be asked  whether all  accounts are to  be included in  the printout.
  2480.  
  2481.         You  have  the option  print out  Transaction or  Dues Reports.   The
  2482.  
  2483.         Transaction Report  consists  of  records entered  in  the  Financial
  2484.  
  2485.         database.   The Dues  Report consists  of dues  paid by your  scouts.
  2486.  
  2487.         After you choose  the desired report,  SCOUTMATE will ask  whether to
  2488.  
  2489.         use all dates or  records between certain dates.  For example, if you
  2490.  
  2491.         would like to see the  dues paid between 1/1/92 and 2/1/92  you would
  2492.  
  2493.         choose  the Dues  Report, selected  dates and  then enter  1/1/92 and
  2494.  
  2495.         2/1/92.  If you wanted to see the dues paid on a particular date, say
  2496.  
  2497.         2/5/92,  then you  would choose selected  dates and  enter 2/5/92 for
  2498.  
  2499.         both Date from and Date to.  After entering the  desired information,
  2500.  
  2501.         the printer status screen will appear.  Hit return to start printing.
  2502.  
  2503.  
  2504.                                         - 36 -
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.         Select Account
  2514.  
  2515.         This option allows you to select, add and delete accounts.
  2516.  
  2517.              Select Account
  2518.  
  2519.              This  option will  bring  up a  list of  all  of your  accounts.
  2520.  
  2521.              Highlight  the  account that  you  wish  to  activate and  press
  2522.  
  2523.              [ENTER].
  2524.  
  2525.              Add New Account
  2526.  
  2527.              This option allows you add new accounts.   Enter the name of the
  2528.  
  2529.              account  that you wish to add.  The  account name can be up to 8
  2530.  
  2531.              characters  long.  If  you enter an invalid  file name (one that
  2532.  
  2533.              contains spaces or no characters),  an error message will  occur
  2534.  
  2535.              and  you will  be asked to  reenter the  file name.   There is a
  2536.  
  2537.              maximum of 5 accounts.
  2538.  
  2539.              Delete Account
  2540.  
  2541.              This option  allows you to delete accounts.   Select the account
  2542.  
  2543.              that you wish to delete.  Confirm whether you wish to delete the
  2544.  
  2545.              selected account (Y or N).
  2546.  
  2547.         Pack Records
  2548.  
  2549.         This option will delete all financial records marked for deletion.
  2550.  
  2551.         NOTES: All of the  actions you take will  be performed on the  active
  2552.  
  2553.         account only.   The active  account will be  displayed on the  top of
  2554.  
  2555.         each screen. 
  2556.  
  2557.                                      [M] Calendar
  2558.  
  2559.         The calendar is capable of holding up to thirty entries.  There  will
  2560.  
  2561.         be fifteen entries displayed on the screen at any one time.  To enter
  2562.  
  2563.         an entry move the  cursor to a blank  entry and start typing.   First
  2564.  
  2565.         enter the date.  Hit  RETURN and enter the time the event is supposed
  2566.  
  2567.         to take place.  The next field allows you to enter either  a P for PM
  2568.  
  2569.  
  2570.                                         - 37 -
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.         or A for  AM.  After entering that, you will proceed to the data box.
  2580.  
  2581.         This box allows up to 4 lines of seventy-two characters each line. To
  2582.  
  2583.         save the event, hit  [F10].  To move  between entries, use the  [PAGE
  2584.  
  2585.         UP] and  [PAGE DOWN] keys.   To abort  the event (not  save it  as an
  2586.  
  2587.         entry), hit [ESC] or another one of the keys in the box except [F10].
  2588.  
  2589.         If  you wish to delete  an entry, go  to the entry  and hit [CTRL-D].
  2590.  
  2591.         When done using the calendar, hit the [ESC] key to return to the main
  2592.  
  2593.         menu.  To print the calendar, hit [F5]  and the printer status screen
  2594.  
  2595.         will appear.   Make sure paper  is in the  printer and  hit a key  to
  2596.  
  2597.         print the calendar.  When you abort to the main menu, the calendar is
  2598.  
  2599.         resorted and saved.  While you are in calendar mode, you can sort the
  2600.  
  2601.         calendar if  you wish by  hitting [CTRL-S].   Entries that are  on or
  2602.  
  2603.         before the current system date will be marked with an *.
  2604.  
  2605.         When you boot up CUBMATE, it checks to see if there is an event on or
  2606.  
  2607.         before today's  date.  If there  is an event today or  any day before
  2608.  
  2609.         today, an  alarm will sound and a  message will appear notifying you.
  2610.  
  2611.         Also, if you are using CUBMATE when the  day changes, it will recheck
  2612.  
  2613.         the calendar to  see if  there are any  events occurring  on the  new
  2614.  
  2615.         date.  The alarm for an event will only go off once, and then it will
  2616.  
  2617.         be disabled.
  2618.  
  2619.         NOTES: if  the system date is incorrect,  the calendar alarm function
  2620.  
  2621.         will be inaccurate.  Make sure your system date is set correctly.
  2622.  
  2623.                                       [N] Notes
  2624.  
  2625.         The Note  pad (selection N  on the main  menu) invokes  the mini-word
  2626.  
  2627.         processor.  The word processor was not built into this program but is
  2628.  
  2629.         a generic separate file.  It is called  TED and is copyrighted (c) by
  2630.  
  2631.         Ziff Communications.  TED is a Bannerware program (free distribution,
  2632.  
  2633.         but still  copyrighted by the author), but  has many useful functions
  2634.  
  2635.  
  2636.                                         - 38 -
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.         built into a very  small program.  If another text editor is desired,
  2646.  
  2647.         then the main file has to be renamed to TED and  put in the SCOUTMATE
  2648.  
  2649.         directory.  If it doesn't take up a large amount of memory  it should
  2650.  
  2651.         work fine.  Don't forget to rename it to TED.  Briefly, here  are the
  2652.  
  2653.         options available.
  2654.  
  2655.              F1 : Abort will return you to the main menu without saving any
  2656.                   changed information.
  2657.  
  2658.              F2 : This will undo information just changed.
  2659.  
  2660.              F3 : Print will send marked text to the printer.
  2661.  
  2662.              F4 : Mark will highlight desired text.  This option is used to
  2663.                   Cut and Paste and for printing.
  2664.  
  2665.              F5 : Cut will cut (remove) marked text and store it in memory.
  2666.  
  2667.              F6 : Paste will take the text that was cut (now in memory) and
  2668.                   put it where the cursor is located.
  2669.  
  2670.              F7 : Exit allows you to save the note pad.  After hitting
  2671.                   F7, simply hit return.  The note pad will be saved and
  2672.                   the program will return to the main menu.
  2673.  
  2674.              F8 : This option will delete everything to the right of the
  2675.                   cursor.
  2676.  
  2677.              F9 : This option will delete the line the cursor is on.
  2678.  
  2679.              F10: This will undelete a line that was just deleted.
  2680.  
  2681.         Don't forget that you can print the note pad from the Print (Option G
  2682.  
  2683.         from the  main menu)  Function.   If  you wish  to send  text to  the
  2684.  
  2685.         printer while you are in the note  pad, you must first mark the  text
  2686.  
  2687.         that you wish to print, and then send it to the printer.
  2688.  
  2689.         The note pad will be stored as NOTES.TXT in the SCOUTMATE directory.
  2690.  
  2691.                                     [O] Utilities
  2692.  
  2693.         The  utilities option  (main menu  letter O)  will  bring you  to the
  2694.  
  2695.         utilities menu.
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.                                         - 39 -
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.                                                                 
  2712.                                                                 
  2713.                                    Utilities Menu               
  2714.                                                                 
  2715.                                  1 - Pack Records               
  2716.                                  2 - Undelete Records           
  2717.                                  3 - Export/Import Records      
  2718.                                  4 - Backup Files               
  2719.                                  5 - Defaults/Updates           
  2720.                                  6 - Delete Rank Files          
  2721.                                  7 - Exit                       
  2722.                                                                 
  2723.                                                                 
  2724.  
  2725.         Pack Records - To Pack Records means to permanently erase the records
  2726.  
  2727.         marked for  deletion and squeeze  the remaining  records together  to
  2728.  
  2729.         take up the least amount of space.  This includes permanently erasing
  2730.  
  2731.         any  Troop and  Merit Badge  Book Inventory, as  well as  Merit Badge
  2732.  
  2733.         Counselor  records marked  for deletion.   Invoking this  option will
  2734.  
  2735.         back  up  the  info.dat  (calling  it info.bak)  and  the  adinfo.dat
  2736.  
  2737.         (calling  it adinfo.bak)  files.  It  will also  update each record's
  2738.  
  2739.         Merit Badge  comment file (#.dat).   Afterwards, a new index  will be
  2740.  
  2741.         generated and the program will return to the main menu.  If  there is
  2742.  
  2743.         not  enough space on  your disk  to pack  records, a message  will be
  2744.  
  2745.         printed on the screen and you will be returned to the main menu.   On
  2746.  
  2747.         the screen will  be shown the current progress of the pack.  When the
  2748.  
  2749.         pack is working on  anything other than the scout database, a message
  2750.  
  2751.         will be shown that the pack is currently working on all miscellaneous
  2752.  
  2753.         files.   When the  scout database begins  to be  packed, you will  be
  2754.  
  2755.         shown how many records  are to be packed and the progress of the pack
  2756.  
  2757.         (how  many records  were  packed and  how many  were deleted).   This
  2758.  
  2759.         information  will  be  constantly   updated  throughout  the  packing
  2760.  
  2761.         process.   When the  packing is  done, a  message will appear  on the
  2762.  
  2763.         screen and you will be returned to the main menu.
  2764.  
  2765.         Undelete Record - Undeleting a record  will UNMARK a record which  is
  2766.  
  2767.  
  2768.                                         - 40 -
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.         marked for deletion. 
  2778.  
  2779.         A menu will appear asking whether the record  you wish to undelete is
  2780.  
  2781.         a scout or an  adult record.  After  selecting your choice, a  second
  2782.  
  2783.         menu will  appear allowing you  different ways  to select the  way of
  2784.  
  2785.         undeleting the record(s).  Select the record you wish to  undelete by
  2786.  
  2787.         entering the record number, the name of the scout or adult marked for
  2788.  
  2789.         deletion or by listing the records which are marked for deletion.  If
  2790.  
  2791.         you choose to select a record by  name, case does not matter.   Also,
  2792.  
  2793.         you do not  have to enter  in the entire name.   For example,  if you
  2794.  
  2795.         wish to undelete a record  for scout Johnson, Kevin, you could  enter
  2796.  
  2797.         in jo and SCOUTMATE will choose that name.  SCOUTMATE will choose the
  2798.  
  2799.         first record matching the specification that you enter, so if you had
  2800.  
  2801.         two or  more scouts  with the last  name Johnson,  you would have  to
  2802.  
  2803.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  2804.  
  2805.         selected.  If an invalid record is entered (such as a record which is
  2806.  
  2807.         not marked for deletion  or a record not  in the database), an  error
  2808.  
  2809.         message will be  shown.  If successfully undeleted, a message will be
  2810.  
  2811.         shown to inform you of the success.
  2812.  
  2813.         Export/Import Records - This option allows the export and importation
  2814.  
  2815.         of records  from/to  your SCOUTMATE  database.   After choosing  this
  2816.  
  2817.         option, a menu  will appear asking you whether you  wish to import or
  2818.  
  2819.         export a file from the database.
  2820.  
  2821.              Import - Choosing  Import will import records to  your database.
  2822.  
  2823.              You  will be  prompted  to enter  the name  of the  import file.
  2824.  
  2825.              SCOUTMATE will then check to make sure that the import file is a
  2826.  
  2827.              valid  import   file  (was   exported  from   another  SCOUTMATE
  2828.  
  2829.              database).  If the import file is invalid, an error message will
  2830.  
  2831.              appear  and you will be allowed to  enter a different name.  Hit
  2832.  
  2833.  
  2834.                                         - 41 -
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.              [ESC] to abort to  the Utilities menu.   You will then be  shown
  2844.  
  2845.              the number  of records to be imported  and the current progress.
  2846.  
  2847.              After the importation is complete, a message will appear and you
  2848.  
  2849.              will be returned to the Utilities menu.
  2850.  
  2851.              Export - Choosing Export will export records from your database.
  2852.  
  2853.              You  will first  be asked  to choose  which records you  wish to
  2854.  
  2855.              export.   If  you  wish to  export all  of the  records  in your
  2856.  
  2857.              database, hit 6 otherwise choose the records you wish to export.
  2858.  
  2859.              If you exit without choosing any names, you will be informed and
  2860.  
  2861.              returned to the Utilities menu.  After choosing the  records you
  2862.  
  2863.              wish to export, you will  then be prompted to enter the  name of
  2864.  
  2865.              the export file.   Make sure that you do  not enter an extension
  2866.  
  2867.              for the file.   SCOUTMATE will then check  to make sure that  no
  2868.  
  2869.              file with  that name exists and  isn't restricted.   If the file
  2870.  
  2871.              exists, you  will be asked  to confirm  that the file  should be
  2872.  
  2873.              overwritten.   If you  choose  no, you  will be  prompted for  a
  2874.  
  2875.              different file name.   Hit [ESC] to abort to the Utilities menu.
  2876.  
  2877.              If you choose  yes, the file  will be  overwritten with the  new
  2878.  
  2879.              information.   The  screen  will display  how  many  files  were
  2880.  
  2881.              selected to be exported and the progress.  After the exportation
  2882.  
  2883.              is  done, you  will be  notified and  returned to  the Utilities
  2884.  
  2885.              Menu.
  2886.  
  2887.              NOTES:  The file  extension for  the export  file will  be .dat.
  2888.  
  2889.              There will also be a file created with the extension .fil.  This
  2890.  
  2891.              file  will contain  all  of  the  exported records'  data  files
  2892.  
  2893.              (notepad, rank, and merit badge information).
  2894.  
  2895.         Backup  Files -  Backing up  files is  an essential  part of  using a
  2896.  
  2897.         computer.  One power surge or mistake can ruin days or weeks of work.
  2898.  
  2899.  
  2900.                                         - 42 -
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.         BACKING UP FILES REGULARLY IS STRONGLY  RECOMMENDED.  To do this will
  2910.  
  2911.         take only a few seconds and can save days of work.  Simply select the
  2912.  
  2913.         path to back up the files to (i.e, a: or c:\scoutmate\backup) and hit
  2914.  
  2915.         return.  Make sure  the backup disk is  in the appropriate drive  and
  2916.  
  2917.         that  the  path specified  exists.    The  info.dat (scout  records),
  2918.  
  2919.         adinfo.dat (adult leader records) and config.cfg (configuration file)
  2920.  
  2921.         will be copied to the backup disk.  A message will be shown informing
  2922.  
  2923.         you of the success or non-success of the backup.  If an error message
  2924.  
  2925.         appears, check Appendix A for what the message means and solutions to
  2926.  
  2927.         solve the problem.
  2928.  
  2929.         Defaults/Updates  - this  option allows you  to change  the color and
  2930.  
  2931.         return address defaults as well as update the merit badge list, troop
  2932.  
  2933.         positions and Group/Project Names.
  2934.  
  2935.         Troop Positions
  2936.  
  2937.         You can enter up to 30 troop positions.
  2938.  
  2939.         Adult Positions
  2940.  
  2941.         You can enter up to 30 adult positions.
  2942.  
  2943.         Return Address
  2944.  
  2945.         You can enter up to five lines of seventy eight characters each for a
  2946.  
  2947.         default return address.   This return address will be the default for
  2948.  
  2949.         envelopes as well as mail merge.
  2950.  
  2951.         City, State, Zip Code and Area Code
  2952.  
  2953.         You  can enter defaults  for the  above four  items.  Every  time you
  2954.  
  2955.         enter a  new adult, scout  or merit badge  counselor, the  fields for
  2956.  
  2957.         which you  have default values will be  automatically inserted in the
  2958.  
  2959.         new record.
  2960.  
  2961.         Group/Project Names
  2962.  
  2963.         You can  enter up to 9  Group/Project names.  You must  first enter a
  2964.  
  2965.  
  2966.                                         - 43 -
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.         code by which to identify each Group/Project.  This code will be used
  2976.  
  2977.         when entering group codes in individual scout and adult records.  You
  2978.  
  2979.         will then enter the Group/Project name of up to 30 characters.   Note
  2980.  
  2981.         that o is a different code than O.
  2982.  
  2983.         Merit Badge Update
  2984.  
  2985.         This option allows  you to modify the  Merit Badge List  very easily.
  2986.  
  2987.         You can add a  merit badge, delist or undelist merit badges and print
  2988.  
  2989.         the merit badge list.
  2990.  
  2991.              ADD
  2992.  
  2993.              You will be prompted  for the merit badge name.  After you enter
  2994.  
  2995.              the name, you will  be asked to confirm the add.   If you choose
  2996.  
  2997.              Y, then the merit badge will be added to the end of the list.
  2998.  
  2999.              DELIST
  3000.  
  3001.              This will DELIST a merit  badge.  Choose the merit  badge number
  3002.  
  3003.              to delist or hit  [F2] to bring  up the merit  badge list.   You
  3004.  
  3005.              will then be  asked for the  date the merit badge  was delisted.
  3006.  
  3007.              No scout will be able to earn this  merit badge after the delist
  3008.  
  3009.              date.  You will then be asked  to confirm the DELIST, and if you
  3010.  
  3011.              choose Y, it will be delisted.
  3012.  
  3013.              UNDELISTED
  3014.  
  3015.              This will UNDELIST a merit badge.  You will be prompted for  the
  3016.  
  3017.              merit badge to  undelist.  You can  hit [F2] to list  all of the
  3018.  
  3019.              merit  badges  that   are  DELISTED.    After  you   choose  the
  3020.  
  3021.              appropriate  merit  badge, you  will  be  asked to  confirm  the
  3022.  
  3023.              UNDELIST, and if you choose Y, it will be UNDELISTED.
  3024.  
  3025.              Print Merit Badge List
  3026.  
  3027.              You can  choose to print either an  Official Numbers list, which
  3028.  
  3029.              is the  list in Official Number order,  or an Alphabetical list,
  3030.  
  3031.  
  3032.                                         - 44 -
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.              which will print the list in Alphabetical order.
  3042.  
  3043.         Colors
  3044.  
  3045.         You  can choose  the default  colors for the  background, foreground,
  3046.  
  3047.         highlighted  message foreground  and highlighted  message background.
  3048.  
  3049.         As you enter  different numbers, the  colors will change to  show you
  3050.  
  3051.         what your selections would look like.
  3052.  
  3053.         For all of the above (except Merit Badge List), hit [F10] to save the
  3054.  
  3055.         defaults/updates or [ESC] to abort without saving.
  3056.  
  3057.         Delete Rank Files - this option is used when you manually change  the
  3058.  
  3059.         rank requirements for  a certain rank.   Enter the  rank you wish  to
  3060.  
  3061.         have deleted (the rank you changed) and hit return.  After confirming
  3062.  
  3063.         that  the deletion  is to  occur, SCOUTMATE  will delete  all of  the
  3064.  
  3065.         appropriate rank files.  After the deletion is complete,  you will be
  3066.  
  3067.         shown how many rank files were deleted and then returned to the menu.
  3068.  
  3069.                                        [P] Quit
  3070.  
  3071.         This will end the SCOUTMATE session.  The index will be saved and the
  3072.  
  3073.         program will terminate returning to DOS.
  3074.  
  3075.  
  3076.  
  3077.  
  3078.  
  3079.  
  3080.  
  3081.  
  3082.  
  3083.  
  3084.  
  3085.  
  3086.  
  3087.  
  3088.  
  3089.  
  3090.  
  3091.  
  3092.  
  3093.  
  3094.  
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098.                                         - 45 -
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.                                       Appendix A
  3108.  
  3109.                                     Error Messages
  3110.  
  3111.         When backing up files, the following (error) messages can occur:
  3112.  
  3113.              Copy Successful - the backup was successfully performed.
  3114.  
  3115.              Source  and Target  are  the  Same -  you entered  the SCOUTMATE
  3116.  
  3117.              directory as the backup path.  Change the backup path.
  3118.  
  3119.              Source file not found  - for some reason, the program  could not
  3120.              find the info.dat  file.  Did you erase it?   If so, you have to
  3121.              run install again or  copy it to  the SCOUTMATE directory if  it
  3122.              was previously backed up.
  3123.  
  3124.              Unable  to create target  file -   the target file  could not be
  3125.              created.  This means  that an invalid path was entered.  Enter a
  3126.              correct  path.   If  you need  to  create another  subdirectory,
  3127.              simply go to DOS  and use the md (make dir) command  to make the
  3128.              desired subdirectory.
  3129.  
  3130.              Data Copy Failed - An undetermined error  occurred.  Maybe a bad
  3131.              floppy disk is the cause.
  3132.  
  3133.  
  3134.  
  3135.                                  Installation Errors
  3136.  
  3137.         When installing SCOUTMATE, errors can occur.  If you get an Unable to
  3138.  
  3139.         Create Directory, you most likely forgot to put  in a colon (:) after
  3140.  
  3141.         the drive  letter.  Make  sure you put  the destination path  in this
  3142.  
  3143.         format: DRIVE:PATH.  Here are two examples of directories:
  3144.  
  3145.         c:\scoutmate and e:\troop\scoutmat\files.
  3146.  
  3147.         Here  are  the  specific   list  of  errors  that  the   installation
  3148.  
  3149.         verification procedure looks for:
  3150.  
  3151.  
  3152.  
  3153.  
  3154.  
  3155.  
  3156.  
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.  
  3163.  
  3164.                                         - 46 -
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.         Error #1 - MB.DAT file is missing   
  3174.         Error #2 - SCOUTMATE.EXE file is missing   
  3175.         Error #3 - SCOUTMATE.OVR file is missing   
  3176.         Error #4 - INFO.DAT file is missing   
  3177.         Error #5 - INFO.IDX file is missing   
  3178.         Error #6 - ADINFO.DAT file is missing   
  3179.         Error #7 - ADINFO.IDX file is missing   
  3180.         Error #8 - CAL.DAT file is missing   
  3181.         Error #9 - TED.COM file is missing   
  3182.         Error #10 - CONFIG.CFG file is missing   
  3183.         Error #11 - RANKINFO.DAT is missing   
  3184.         Error #12 - TROOPINV.DAT file is missing   
  3185.         Error #13 - MBINV.DAT file is missing   
  3186.         Error #14 - MBC.DAT file is missing   
  3187.         Error #15 - MMFIELD.DAT file is missing   
  3188.         Error #16 - MMFIELD2.DAT file is missing   
  3189.         Error #17 - TROOPPOS.DAT file is missing   
  3190.         Error #18 - TRHIS.HST file is missing   
  3191.         Error #19 - MBHIS.HST file is missing 
  3192.  
  3193.         For  errors #1-3, #9,  #11, and  #15 - #17,  the files  may have been
  3194.  
  3195.         improperly  copied.    To  rectify  the  error,  you  can   copy  the
  3196.  
  3197.         appropriate file from the master disk to the destination path.  After
  3198.  
  3199.         copying the  appropriate file,  run the installation  again with  the
  3200.  
  3201.         same  destination path  and  it will  verify  the installation  again
  3202.  
  3203.         without copying all of the files again and without creating the files
  3204.  
  3205.         again.  For the other errors, it is necessary to run the installation
  3206.  
  3207.         again.
  3208.  
  3209.         If a  general copying  error occurs, make  sure that  you put in  the
  3210.  
  3211.         correct path that the SCOUTMATE files reside in.
  3212.  
  3213.         The best thing to do if any error occurs  is to erase any files which
  3214.  
  3215.         may have been created or copied to the destination path and reinstall
  3216.  
  3217.         SCOUTMATE.
  3218.  
  3219.                                     Overlay Errors
  3220.  
  3221.         SCOUTMATE.OVR is the overlay file used.  After loading SCOUTMATE, the
  3222.  
  3223.         overlay file  will be checked  for errors  (system or overlay).   The
  3224.  
  3225.         following errors can occur:
  3226.  
  3227.         Overlay  Error #1 - Overlay system error.   Reboot the system and try
  3228.         again.   If  the error persists,  copy SCOUTMATE.OVR  from the master
  3229.  
  3230.                                         - 47 -
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.         disk.
  3240.  
  3241.         Overlay Error  #2 - Overlay  not found.  Copy  SCOUTMATE.OVR from the
  3242.         master disk.
  3243.  
  3244.         Overlay Error #3 - Not enough memory.  Your system must have at least
  3245.         384K to run SCOUTMATE.
  3246.  
  3247.         Overlay Error  #4  - I/O  error reading  overlay.   The  file may  be
  3248.         corrupted.  Copy SCOUTMATE.OVR from the master disk.
  3249.  
  3250.                                Other possible problems
  3251.  
  3252.         There has been a elusive problem with index corruption, even with the
  3253.  
  3254.         protection methods programmed  into Scoutmate.   If  your index  ever
  3255.  
  3256.         becomes corrupted  (you'll know  when this happens  - garbage  begins
  3257.  
  3258.         appearing when you list names  -- or you may  even get an error  when
  3259.  
  3260.         printing  records), exit  out of Scoutmate,  type del  *.idx and then
  3261.  
  3262.         rerun Scoutmate.   This will fix  the problem.   This problem  should
  3263.  
  3264.         occur rarely, if at all.
  3265.  
  3266.         If  SCOUTMATE ever aborts with an error  or hangs the system for some
  3267.  
  3268.         reason, please note what steps you did prior  to the hang and contact
  3269.  
  3270.         me via phone or mail.   If there was any kind of  error message (i.e.
  3271.  
  3272.         Runtime Error #######-###), write that down also.  SCOUTMATE has been
  3273.  
  3274.         thoroughly tested,  but there may be some  obscure bugs which weren't
  3275.  
  3276.         caught.  If SCOUTMATE does abort, none of your data files should have
  3277.  
  3278.         been corrupted  (a routine  was put in  so that  if it aborts  during
  3279.  
  3280.         program execution the index will be recreated the next time SCOUTMATE
  3281.  
  3282.         is  executed, therefore  eluding  all errors  that may  have occurred
  3283.  
  3284.         during the unexpected  abort of the  program), so just  run SCOUTMATE
  3285.  
  3286.         again.
  3287.  
  3288.         Notepad Errors: If you ever try to use the Deluxe Notepad or  Scout's
  3289.  
  3290.         notepad (the last page of their record), and a message flashes on the
  3291.  
  3292.         screen and the program automatically returns you to the  last screen,
  3293.  
  3294.         then you must  free up more memory  in your computer in  order to use
  3295.  
  3296.                                         - 48 -
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.         them.   Eliminate some TSR's  (or other  programs loaded at  the time
  3306.  
  3307.         your using Scoutmate) from memory.
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.  
  3312.  
  3313.  
  3314.  
  3315.  
  3316.  
  3317.  
  3318.  
  3319.  
  3320.  
  3321.  
  3322.  
  3323.  
  3324.  
  3325.  
  3326.  
  3327.  
  3328.  
  3329.  
  3330.  
  3331.  
  3332.  
  3333.  
  3334.  
  3335.  
  3336.  
  3337.  
  3338.  
  3339.  
  3340.  
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.  
  3345.  
  3346.  
  3347.  
  3348.  
  3349.  
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.                                         - 49 -
  3363.  
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.                                       Appendix B
  3369.  
  3370.                                    Merit Badge List
  3371.  
  3372.         1.Camping                44.Electronics          92.Rabbit Raising
  3373.         2.Citizenship in         45.Energy               93.Radio
  3374.           the Community          46.Engineering          94.Railroading
  3375.         3.Citizenship in         47.Farm and Ranch       95.Reading
  3376.           the Nation                Management #         96.Reptile Study
  3377.         4.Citizenship in         48.Farm Mechanics       97.Rifle and        
  3378.           the World              49.Fingerprinting          Shotgun
  3379.         5.Communications         50.Firemanship             Shooting #
  3380.         6.Emergency              51.Fish and             98.Rowing
  3381.           Preparedness              Wildlife             99.Salesmanship
  3382.         7.Environmental             Management           100.Scholarship
  3383.           Science                52.Fishing              101.Sculpture
  3384.         8.First Aid              53.Food Systems #       102.Signaling *
  3385.         9.Lifesaving             54.Forestry             103.Skating
  3386.         10.Personal              55.Gardening            104.Skiing
  3387.            Fitness               56.Genealogy            105.Small-Boat
  3388.         11.Personal              57.General Science          Sailing
  3389.            Management            58.Geology              106.Soil and Water
  3390.         12.Safety                59.Golf                     Conservation
  3391.         13.Sports                60.Handicap             107.Space
  3392.         14.Swimming                 Awareness                Exploration
  3393.         15.American              61.Hiking               1 0 8 . S t a m p
  3394.            Business              62.Home Repairs         Collecting
  3395.         16.American              63.Horsemanship         109.Surveying
  3396.            Cultures              64.Indian Lore          110.Textile
  3397.         17.American              65.Insect Study         111.Theater
  3398.            Heritage              66.Journalism           112.Traffic Safety
  3399.         18.Animal Science        67.Landscape            113.Truck
  3400.         19.Archery                  Architecture             Transportation
  3401.         20.Architecture          68.Law                  114.Veterinary
  3402.         21.Art                   69.Leatherwork              Science
  3403.         22.Astronomy             70.Machinery            115.Water Skiing
  3404.         23.Athletics             71.Mammal Study         116.Weather
  3405.         24.Atomic Energy         72.Masonry              117.Wilderness
  3406.         25.Aviation              73.Metals                   Survival
  3407.         26.Backpacking              Engineering          118.Wood Carving
  3408.         27.Basketry              74.Metalwork            119.Woodwork
  3409.         28.Beekeeping            75.Model Design and     120.Agribusiness
  3410.         29.Bird Study               Building             121.American Labor
  3411.         30.Bookbinding           76.Motorboating         122.Graphic Arts
  3412.         31.Botany #              77.Music                123.Rifle Shooting
  3413.         32.Bugling               78.Nature               124.Shotgun         
  3414.         33.Canoeing              79.Oceanography             Shooting
  3415.         34.Chemistry             80.Orienteering         125.Whitewater
  3416.         35.Coin                  81.Painting             126.Cinematography
  3417.            Collecting            82.Pets                 127.Auto Mechanic
  3418.         36.Computers             83.Photography          128.Collections
  3419.         37.Consumer              84.Pioneering           129.Family Life
  3420.             Buying               85.Plant Science        130.Medicine
  3421.         38.Cooking               86.Plumbing
  3422.         39.Cycling               87.Pottery              #  - indicates merit
  3423.         40.Dentistry             88.Printing and         badge  was  delisted
  3424.         41.Dog Care                 Communications #     on 08/31/87
  3425.         42.Drafting              89.Public Health        *  - indicates merit
  3426.         43.Electricity           90.Public Speaking      badge  was  delisted
  3427.                                  91.Pulp and Paper       on 01/01/92
  3428.  
  3429.  
  3430.                                         - 50 -
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.                                  
  3435.                                       Appendix C
  3436.  
  3437.                                   Customized Reports
  3438.  
  3439.         Scout Variables
  3440.         ^sfname - First Name
  3441.         ^slname - Last Name
  3442.         ^saddress1 - Address Line #1
  3443.         ^saddress2 - Address Line #2
  3444.         ^scity - City
  3445.         ^sstate - State
  3446.         ^szip - Zip Code
  3447.         ^sphone - Phone Number
  3448.         ^sheight - Height
  3449.         ^sweight - Weight
  3450.         ^sdob - Date of Birth
  3451.         ^sschool - School
  3452.         ^1pgnname - First Parent/Guardian's Name
  3453.         ^1pgnad1 - First Parent/Guardian's Address Line #1
  3454.         ^1pgnad2 - First Parent/Guardian's Address Line #1
  3455.         ^1pgncity - First Parent/Guardian's City
  3456.         ^1pgnstate - First Parent/Guardian's State
  3457.         ^1pgnzip - First Parent/Guardian's Zip Code
  3458.         ^1pgnhphone - First Parent/Guardian's Home Phone
  3459.         ^1pgnwphone - First Parent/Guardian's Business Phone
  3460.         ^2pgnname - Second Parent/Guardian's Name
  3461.         ^2pgnad1 - Second Parent/Guardian's Address Line #1
  3462.         ^2pgnad2 - Second Parent/Guardian's Address Line #1
  3463.         ^2pgncity - Second Parent/Guardian's City
  3464.         ^2pgnstate - Second Parent/Guardian's State
  3465.         ^2pgnzip - Second Parent/Guardian's Zip Code
  3466.         ^2pgnhphone - Second Parent/Guardian's Home Phone
  3467.         ^2pgnwphone - Second Parent/Guardian's Business Phone
  3468.  
  3469.         Adult Variables
  3470.         ^afname - First Name 
  3471.         ^alname - Last Name 
  3472.         ^ahaddress1 - Home Address Line #1 
  3473.         ^ahaddress2 - Home Address Line #2 
  3474.         ^ahcity - Home City 
  3475.         ^ahstate - Home State 
  3476.         ^ahzip - Home Zip Code 
  3477.         ^ahphone - Home Phone Number 
  3478.         ^abaddress1 - Business Address #1 
  3479.         ^abaddress2 - Business Address #1 
  3480.         ^abcity - Business City 
  3481.         ^abstate - Business State 
  3482.         ^abzip - Business Phone 
  3483.         ^abphone - Business Phone 
  3484.         ^aposition - Position in troop 
  3485.  
  3486.         Other Variables
  3487.         leg(field,"[char]")
  3488.         This  variable takes  the length  of the  specified field  and prints
  3489.         [char] that many times.
  3490.  
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.                                         - 51 -
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.         no ff
  3501.         This will tell  SCOUTMATE not to form feed after  each record (but it
  3502.         will still form feed  at the end of page).   To do this, on  the very
  3503.         first line  of your report, type "no  ff".  Don't forget,  it must on
  3504.         the very first line AND by itself in order for this to work.
  3505.  
  3506.                                       Example 1
  3507.  
  3508.         leg(^sfname,"-")-leg(^slname,"-")
  3509.         |^sfname ^slname|
  3510.         ---------------------------------------------------------------------
  3511.         |                                                                   |
  3512.         ---------------------------------------------------------------------
  3513.  
  3514.         Say the scout currently being read is Ken Johnson, this will print:
  3515.  
  3516.         -------------
  3517.         |Ken Johnson|
  3518.         ---------------------------------------------------------------------
  3519.         |                                                                   |
  3520.         ---------------------------------------------------------------------
  3521.  
  3522.         This example is on your  master disk (disk #2 if using 5  1/4" disks)
  3523.         under the  name sample.frm.   This is known  as a  general worksheet.
  3524.         There are two other sample forms on the master disk called testa.frm,
  3525.         which is  a sample of ALL  of the possible leg  (length) and variable
  3526.         functions for  adults, and testb.frm, which is a sample of ALL of the
  3527.         possible leg (length) and variable functions for scouts.
  3528.  
  3529.         Note that there  was an  extra - in  the first  line.  It  has to  be
  3530.         included  to account for the  black space between  the first and last
  3531.         name.
  3532.  
  3533.                                       Example 2
  3534.  
  3535.         Dear ^1pgnname:
  3536.  
  3537.         Your son, ^sfname, has not been actively participating in the troop.
  3538.  
  3539.         Please contact us so that we may set up an arrangement.
  3540.  
  3541.         Scoutmaster Reilly
  3542.  
  3543.  
  3544.         If the first parent's name was Joe Johnson, it would print:
  3545.  
  3546.  
  3547.         Dear Joe Johnson:
  3548.  
  3549.         Your son, Ken, has not been actively participating in the troop.
  3550.  
  3551.         Please contact us so that we may set up an arrangement.
  3552.  
  3553.         Scoutmaster Reilly
  3554.  
  3555.  
  3556.  
  3557.  
  3558.  
  3559.  
  3560.  
  3561.  
  3562.                                         - 52 -
  3563.  
  3564.  
  3565.