home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / s / sbadv64b.zip / F247.SBE < prev    next >
Text File  |  1992-12-01  |  10KB  |  241 lines

  1. @144 CHAP 5
  2.  
  3.           ┌───────────────────────────────────────────┐
  4.           │         WITHHOLDING OF INCOME TAXES       │
  5.           └───────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7.          "If you want a picture of the future, imagine
  8.           a boot stamping on a human face forever."
  9.            -- George Orwell (in an eerily prescient
  10.               reference to IRS SWAT teams of today)
  11.  
  12. Once you go into business and become an employer, the gov-
  13. ernment automatically appoints you as an agent to collect
  14. federal taxes from your employees, by withholding taxes
  15. from their wages.  You don't get paid for doing this; in
  16. fact, you will be hit with heavy penalties if you DON'T
  17. properly calculate, withhold from your employees' wages,
  18. and pay over federal income and FICA taxes.  One of the
  19. very first things you should do when starting a new busi-
  20. ness, unless you will be a sole proprietor with no em-
  21. ployees, is to file a Form SS-4 with the I.R.S., request-
  22. ing an "Employer Identification Number" and a set of pre-
  23. printed Federal Tax Deposit forms.  You will need these
  24. coupons to pay over the withheld taxes and the employer
  25. portion of the FICA (Social Security) tax to a depository
  26. bank.  Note that you can't generally make these payments
  27. directly to the I.R.S. -- you must instead deposit them
  28. with a bank that is an authorized tax depository, along
  29. with the pre-coded tax deposit coupon.
  30.  
  31. As a general rule, the more withheld income tax and FICA
  32. taxes you have to deposit, the more promptly you have to
  33. deposit the taxes.  The rules for when you must make fed-
  34. eral tax deposits can be briefly summarized as follows:
  35.  
  36. ____________________________________________________________
  37.  
  38. AMOUNT OF UNDEPOSITED TAXES           DEPOSIT WITH BANK BY
  39. ____________________________________________________________
  40.  
  41. Less than $500 at the end of       Last day of the following
  42. a calendar quarter                 month (or can mail in the
  43.                                    payment with Form 941 re-
  44.                                    turn)
  45.  
  46. $500 or more, but less than        15th day of the following
  47. $3,000 undeposited at end of       month
  48. any eighth-monthly period (a
  49. period ending on the 3rd, 7th,
  50. 11th, 15th, 19th, 22nd, 25th,
  51. or last day of any month)
  52.  
  53. $3,000 or more undeposited at      3rd banking day after the
  54. the end of an eighth-monthly       end of the eighth-monthly
  55. period                             period in which undepos-
  56.                                    ited taxes reach $3,000
  57.  
  58. $100,000 undeposited (any time)    1st banking day following
  59. ____________________________________________________________
  60.  
  61. At least 95% of the tax due must be deposited when required
  62. each month, for an employer making eighth-monthly deposits,
  63. to avoid penalty.  For a more detailed explanation of feder-
  64. al tax deposits, obtain a copy of IRS's "Notice 109."
  65.  
  66. Penalties may be imposed by the IRS on late deposits at the
  67. rates of:
  68.  
  69.  .  2% for deposits less than 5 days late;
  70.  
  71.  .  5% for deposits 5 to 15 days late;
  72.  
  73.  .  10% for over 15 days
  74.  
  75.  .  15% in case of failure to correct under-deposit
  76.     within 10 days after date of first delinquency
  77.     notice.
  78.  
  79. By the end of the month following each calendar quarter,
  80. you must also file a payroll tax return, reconciling all
  81. the tax deposits you made during the quarter with wages
  82. paid, and paying up if you made an underpayment.  Most
  83. employers file Form 941 for this purpose.
  84.  
  85. When a new employee is hired, you must furnish to the em-
  86. ployee a federal Form W-4 which he or she must complete
  87. (filling in Social Security number and the number of "with-
  88. holding exemptions" claimed) and return it to you.  You
  89. retain the W-4 in your files, and use it to determine how
  90. much income tax to withhold, based on the employee's in-
  91. come and number of withholding exemptions claimed.
  92.  
  93. By the end of January af the end of each year, you must
  94. furnish each employee with a copy of Form W-2, Annual Wage
  95. and Tax Statement, which shows the amount of compensation
  96. you paid the employee for the year and the amount of vari-
  97. ous taxes (including state income tax, if any) that was
  98. withheld from wages.  By the last day of February, you must
  99. file an original of the W-2's and a summary Form W-3 with
  100. the IRS.  Note that if you file 250 or more W-2's and other
  101. information returns, they MUST be filed with the IRS in
  102. proper format on "magnetic media," rather than filing the
  103. paper forms.
  104.  
  105. @CODE: CA HI LS
  106. @CODE:NF
  107.  
  108.                @STATE WITHHOLDING REQUIREMENTS
  109.  
  110. @STATE has withholding requirements fairly similar
  111. to the federal rules for federal income and FICA taxes.
  112. @CODE:OF
  113. @CODE: CA
  114. The California rules apply to withheld California person-
  115. al income tax and SDI (State Disability Insurance) with-
  116. held from employees' wages.  Employers in California are
  117. required to register with the Employment Development
  118. Department (on Form DE 1, a copy of which is included in
  119. "STARTING & OPERATING A BUSINESS IN CALIFORNIA," if you
  120. have the book) in order to obtain a state employer ident-
  121. ification number or account number that must appear on
  122. your state payroll tax returns.
  123.  
  124. The state provides withholding tables for regular wage
  125. withholding.  Employers are required to withhold a flat
  126. 6% of bonuses or other supplemental wages.
  127.  
  128. California withholding tax requirements, which were
  129. considerably more complex than the federal rules until
  130. recently, have been simplified for 1992 and subsequent
  131. years.  The new requirements are summarized as follows:
  132.  
  133. ____________________________________________________________
  134.  
  135.    PAYMENT RULE                        WHEN PAYMENT IS DUE
  136. ____________________________________________________________
  137.  
  138.     EIGHTH-MONTHLY PAYMENTS
  139.          (FORM DE 88)
  140.  
  141. Notwithstanding the rules listed      If the amount of state
  142. below, all withheld state income      tax withheld exceeds
  143. tax (SIT) and SDI must be paid        $75, the deposit must
  144. over at the same time as any re-      must be remitted in the
  145. quired federal tax deposit by an      same time as required
  146. employer making eighth-monthly        for the federal tax de-
  147. deposits of federal withholding       posit (generally three
  148. and FICA taxes.                       banking days).
  149.  
  150.     MONTHLY PAYMENTS (FORM DE 88*)
  151.  
  152. If the employer is required to make   Make payment within the
  153. a monthly deposit of federal taxes    same number of days as
  154. (income tax and FICA) and the SIT     is required for federal
  155. withheld is more than $75.            purposes.
  156.  
  157. If not required to make federal       Make payment by the 15th
  158. monthly deposits, monthly deposits    day of the next month.
  159. are still required with EDD if
  160. SIT withheld in a month, or the
  161. cumulative total of two or more
  162. months in a quarter, exceeds $75.
  163. (Remit any withheld SDI along with
  164. SIT.)
  165.  
  166.  
  167.     QUARTERLY PAYMENTS (FORM DE 3DP)
  168.  
  169. Remit all undeposited taxes           File and make payment
  170. with your quarterly report.           on or before the last
  171.                                       day of the month fol-
  172.                                       lowing the close of
  173.                                       the calendar quarter.
  174.  
  175. ____________________________________________________________
  176.  
  177.   * NOTE:  Newly registered employers subject to monthly
  178.     and/or eighth-monthly deposits will be mailed a coupon
  179.     book with 26 of the DE88 payment coupons.  It is your
  180.     responsibility to re-order additional coupons before
  181.     your run out of them.
  182. ____________________________________________________________
  183.  
  184. Payments of California employment taxes go directly to the
  185. Employment Development Department and, unlike federal pay-
  186. roll taxes, are not made via bank deposits.  Payment is
  187. considered made when it is placed in the U.S. mail in a
  188. properly addressed envelope. [Cal. Unemp. Ins. Code Section
  189. 13021(h)]  An annual "Reconciliation of Income Tax Withheld"
  190. (Form DE 43) is due by February 28, after the end of each
  191. year, along with copies of W-2 forms for all employees.
  192.  
  193. CALIFORNIA PARTNERSHIPS.  In addition to wage withholding,
  194. partnerships doing business in California are now generally
  195. required to withhold state income tax, at a rate of 7%, on
  196. distributions made to partners who are not California resi-
  197. dents, which started in 1990.  THIS IS A NEW REQUIREMENT,
  198. WITH HEAVY PENALTIES FOR FAILURE TO WITHHOLD!
  199.  
  200. @CODE:OF
  201. @CODE: HI
  202. The Hawaii state income tax withholding is computed in ac-
  203. cordance with tables and schedules provided by the state
  204. Department of Taxation, in "Booklet A, Employer's Tax
  205. Guide."
  206.  
  207. Employers who are subject to withholding tax requirements
  208. must register with the Department of Taxation by filing
  209. Form GEW-TA-3 (which also serves as registration for the
  210. General Excise Tax and the Transient Accommodations Tax).
  211. A state withholding tax ID number is assigned upon filing
  212. such registration.
  213.  
  214. Withheld taxes are generally paid to the state monthly, on
  215. the 15th day of the month following the month being re-
  216. ported.  An employer may file on a quarterly basis if total
  217. tax withheld does not exceed $1,000 a year.  Income tax
  218. withholding is reported on a quarterly/monthly reporting
  219. form, Form HW-14.  Employers should obtain a filled out
  220. Form HW-4 (similar to federal W-4) from each employee on
  221. or before the date employment commences.
  222.  
  223. At the end of each calendar year, on or before January 31,
  224. an employer must give each employee a Form HW-2 (similar to
  225. federal Form W-2, which can be given in lieu of the HW-2,
  226. if desired), showing the amount of state income tax with-
  227. held and the total compensation paid the employee for the
  228. preceding year.  By the last day of February, the employer
  229. must file Form HW-3, Annual Reconciliation Report, together
  230. with copies of all Forms HW-2 (or federal Forms W-2) plus a
  231. list or adding machine tape of the tax withheld as shown by
  232. the withholding statements.
  233.  
  234. @CODE:OF
  235.  
  236. @CODE: LS
  237. In @STATE, employers who fail to pay over withheld
  238. wages are likely to receive suspended sentences -- from a
  239. gibbet.
  240.  
  241. @CODE:OF