home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / m / metzphon.zip / PHONES.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-08-02  |  23KB  |  434 lines

  1.                            METZ Phones
  2.  
  3.   METZ Software, Inc.                  Support       (206)-641-4525
  4.   P.O. Box 6699                        Sales         1-800-447-1712
  5.   Bellevue, Wa., 98008-0699, U.S.A.    International (206) 641-4525
  6.                                        Fax           (206) 644-6026
  7.  
  8.   CompuServe: [75300,1627]
  9.  
  10.      METZ Software is pleased to announce our support forum on
  11. CompuServe.  Type GO WINAPC, choose 3 - Libraries, then
  12. 7 - METZ Software to visit our forum.  Drop us a note anytime!
  13.  
  14.                              Overview
  15.  
  16.      METZ Phones is a personal/customer information manager for Microsoft
  17. Windows.  With Phones you can maintain lists of names, addresses, phone
  18. numbers, and notes.  If you have a Hayes compatible modem, Phones can
  19. automatically dial your phone.  Several print options are included as well.
  20.  
  21.                         Non-registered users
  22.      This release is a demonstration version and as such is not to be
  23. sold.  Phones may only be distributed for free (or at cost) as the
  24. following group of files: PHONES.EXE, PHONES.TXT, PHDIAL.XLM, PHDIAL.TXT
  25. ADVANCED.XLM, ADVANCED.TXT, WINWORD.TXT, METZ.ORD, METZPROD.TXT.  These
  26. files may not be modified in any way.
  27.      Use for purposes other than evaluation requires payment of the
  28. registration fee.  Once you register and receive a license number you are
  29. automatically allowed to upgrade to future releases.  It is important
  30. that you register this application to help insure continued support and
  31. development.  Our intention is to provide useful, user-friendly
  32. applications at a low cost, and your support helps make that possible.
  33.      All available functionality is enabled in this version to provide
  34. you the ability to effectively evaluate this application.
  35.      Ordering information is included in the file METZ.ORD or available
  36. by contacting METZ Software.  All orders will receive a disk containing
  37. the latest versions of our products.
  38.  
  39.                             Using Phones
  40.      If you have trouble dialing a number, make sure that your configuration
  41. is correctly set.  Phone numbers are not validated and are assumed to be in
  42. a Hayes compatable format.  Please do not set the dialing prefix to
  43. ATDT or ATDP as this prefix is automatically set by Phones when dialing
  44. a number.  The dialing prefix is meant to allow you to issue Hayes
  45. commands prior to dialing such as speaker control, etc.  See your
  46. modem reference manual for the Hayes commands available.
  47.      The filesize of a phone list is limited to about 50-60K (check the
  48. dos filesize) which should be sufficient for average usage.  But, you
  49. can create as many separate Phones files as you want, and my find your
  50. phone lists more manageable this way.  For example, you could break
  51. your list into files alphabetically or categorically.
  52.  
  53.      We have tried to be as consistent with Microsoft Windows interface
  54. specifications as possible.  Please see the Microsoft Windows User's Guide
  55. for more information regarding the Windows interface.
  56.  
  57.      Your comments and suggestions are always welcome, and help make
  58. this application a better product.
  59.  
  60.      Information in this document is subject to change without notice
  61. and does not represent any commitment on the part of METZ Software.  No
  62. warranties of any kind are associated with this product.
  63.  
  64. Thank you for your support.
  65.  
  66.                         File Descriptions
  67.  
  68. PH.EXE or PHONES.ZIP - Archive file containing the following files:
  69. PHONES.EXE   -  The METZ Phones program.             (required)
  70. PHONES.TXT   -  This file.
  71. WINWORD.TXT  -  Text of a WinWord macro for DDE Dialing.
  72. METZ.ORD     -  METZ Software order form.
  73. METZPROD.TXT -  METZ Software product descriptions.
  74. COMM.TXT     -  Text from Microsoft regarding the use of COM3 & COM4.
  75. PHEXCEL.ZIP  -  DDE macros for Microsoft Excel
  76.    PHDIAL.XLM   -  Sample Excel macro for DDE Dialing.
  77.    PHDIAL.TXT   -  Text of a Excel macro for DDE Dialing.
  78.    ADVANCED.XLM -  Sample Excel macro for Advanced DDE Dialing.
  79.    ADVANCED.TXT -  Text of a Excel macro for Advanced DDE Dialing.
  80.  
  81.    Also included with METZ Dialer are more advanced macros for Word
  82. for Windows and Lotus 123 for Windows which can easily be modified
  83. to work with METZ Phones.  Simply change the references of Dialer.exe
  84. to reference Phones.exe.
  85.  
  86.  
  87.         ------------ METZ Phones version history ------------------
  88.  
  89.                               Hints
  90. *  Place the name of your Phones file in your WIN.INI 'Load' line,
  91.    i.e.  load C:\WINDOWS\PHONES.PHO.  This will automatically icon Phones
  92.    with that file.  Plus, the file is not actually loaded by Phones
  93.    until the icon is opened, saving time and memory.
  94. *  If you use Com ports 3 or 4, please read the contents of the file
  95.    COMM.TXT.
  96.  
  97.                         Version 3.49B
  98. *  Maintenance release.
  99.  
  100.                         Version 3.49
  101. *  The DDE HANGUP no longer closes Phones.
  102. *  Phones now will read CardFile files over 64K in size.  Since Phones
  103.    is limited to a file size of 64K, you will be given the opportunity
  104.    to create a new file for each 64K of data read from the CardFile file.
  105. *  Phones now will read METZ Dialer files.  Dialer saves its information
  106.    as a file called DIALER.DPN.  Simply open the DIALER.DPN file from
  107.    Phones to load it.
  108. *  A problem loading Cardfile data in low memory conditions has been
  109.    fixed.
  110. *  Pressing Alt F S (File Save) no longer jumps the current phone
  111.    selection to the S's.
  112.  
  113.                         Version 3.48
  114. *  Phones will now read in Cardfile files!  Simply open the desired
  115.    file from the File Open menu and Phones will do the rest.
  116.    Phones will parse each card and place the index in the Phones
  117.    name field.  Phones will also parse the index for a valid phone
  118.    number, and place it in the first phone number field.  You will
  119.    also be asked whether the cardfile data should be placed in the
  120.    Phones address fields.  Responding NO will result in the data
  121.    being placed in the notes fields.  Data that won't fit in the
  122.    address field will be placed in the Notes.
  123.    Phones will do it's best to parse the cardfile data, you may need
  124.    to 'touch up' some entries once they have been processed.  The
  125.    cut and paste menu items should make this task quite easy.
  126.    Phones ignores any bitmaps contained in the cardfile file.
  127. *  Advanced DDE commands have been added.  The included Excel macro
  128.    ADVANCED.XLM (ADVANCED.TXT) demonstrates the new DDE commands.
  129.    [DIAL(phone#)]  - dials the phone# without displaying the "Pickup
  130.                      the phone" message.
  131.    [HANGUP]        - Hangs up the modem/phone.
  132.    [CLOSE]         - Closes Phones.
  133.    The brackets and parenthesis are required, and spaces are only
  134.    allowed within the phone #.
  135. *  WINWORD.TXT is the text from a WinWord macro to dial selected
  136.    phone numbers from Word.
  137.  
  138.                           Version 3.47
  139. *  Phones will check the screen coordinates contained in the .PHO
  140.    file and alter them if they are off of the screen.  This was
  141.    a potential problem if you copied the file to another machine with
  142.    a lower screen resolution.
  143. *  Pressing Alt+S when adding or modifying a name would cause
  144.    a newline in the address or notes fields if the cursor was
  145.    there.  This has been fixed.
  146. *  Phones now has true CSV (Comma Separated Value) file support.
  147.    CSV files can contain quote marks around fields and Phones
  148.    will parse them correctly.
  149.  
  150.                           Version 3.46
  151. *  The Speed Dial option inadvertantly selected the last number
  152.    available instead of the first available number.
  153. *  On some printers, the last line of a printed page was getting
  154.    chopped off.  To prevent this, one less line per page is printed.
  155.  
  156.                           Version 3.45
  157. *  A Speed Dial option has been added to the Dial menu.  Speed Dial
  158.    simply dials the first number available for a selected Phones
  159.    entry.  No statistics are kept when speed dialing.  The Function
  160.    key F3 will cause Phones to Speed Dial a selection.
  161. *  3 additional Norwegian characters are added to the Phones character
  162.    buttons if your country is set to Norway from the CONTROL.EXE.
  163.  
  164.                           Version 3.44
  165. *  Version 3.43 had a bug which caused an error when saving a file
  166.    under Windows 3.0.  This has been fixed.
  167.  
  168.                           Version 3.43
  169. *  This version has some changes and options addressing the dialing
  170.    speed and modem compatibilities:
  171.    Phones now performs modem initialization the first time a number
  172.    is dialed.  Subsequent attempts to dial a number will skip the
  173.    initialization process.  Should Phones have trouble dialing
  174.    an number more than once, please add the following line to
  175.    your WIN.INI file:
  176.       [METZ Phones]  -- find this header
  177.       hayes=0        -- add this line
  178.    If you have a truly Hayes compatible modem, try adding the
  179.    following line to the Phones section of your WIN.INI file:
  180.       [METZ Phones]  -- find this header
  181.       hayes=1        -- add this line
  182.    Remove this line if Phones has trouble dialing or disconnecting.
  183. *  An obscure bug when printing single columns has been fixed.
  184.  
  185.                           Version 3.42
  186. *  The Dialing prefix was inadvertantly appended a second time when
  187.    dialing from the Dial screen.  A number that appeared as 9,555-5555
  188.    wound up being dialed as 9,9,555-5555.  This has been fixed and only
  189.    affects users of the dialing prefix.
  190.  
  191.                           Version 3.41
  192. *  The Control-User dialog was improperly handling the button selections
  193.    for the Double Click and Enter defaults.
  194.  
  195.                            Version 3.4
  196. *  You can now use the Enter key within the Address and Notes fields
  197.    in the various Phones dialog boxes.  Ctrl Enter works as well.
  198.    While the Common User Access specification defined CTRL ENTER as
  199.    the mechanism within which you are to add a newline to a multiline
  200.    field, it is not obvious or intuitive, because of this, we have
  201.    decided to support the enter key within these fields.
  202. *  Pulldown menus have been added to the following dialogs:
  203.       Add Entry
  204.       Modify Entry
  205.       Dial
  206.    The pulldown menu contains Undo and Clipboard functions.
  207. *  Phones now abbreviates it's title bar while iconic.  This should
  208.    improve the icon appearance under Windows 3.0.
  209. *  Phones will now detect if there is no dialtone when dialing.
  210. *  The Control-User dialog now allows you to specify the default
  211.    action to perform when you double click on an entry with the mouse.
  212. *  The Dial Pad now supports alpha-numeric phone numbers.
  213. *  If you make changes to a phone number on the Dialing dialog,
  214.    Phones will ask you if you want to save those changes when you
  215.    select exit.
  216. *  Phones did not work with some older or non-standard Hayes
  217.    compatible modems.  This version now should work on a wider
  218.    variety of Hayes "compatible" modems.  The performance of the
  219.    dialing process has been improved as well.
  220. *  An option to display various area codes and country codes has been
  221.    added to the File menu.  The values can be sorted numerically or
  222.    alphabetically.
  223. *  Printer Setup and Exit have been added to the File menu.
  224. *  The configuration dialog will ignore the preliminary modem command
  225.    if it is set to ATDT or ATDP as this is already automatically
  226.    generated by the dialing process.
  227. *  It was possible to encounter a system error using a large Phones
  228.    file (about 64K) under Windows 3.0.  Phones will now display
  229.    a message stating that the maximum number of entries has been
  230.    reached instead of failing.  One other system error problem was
  231.    fixed as well.
  232.  
  233.                            Version 3.31
  234. *  The Merge option was resizing Phones to the screen position of
  235.    the file being merged (if a Phones 3.3 file).  Merge now does
  236.    not affect the current screen position.
  237. *  The width of the main listbox has been made slightly narrower
  238.    when running under Windows 3.0 to prevent display of extranious
  239.    characters.
  240.  
  241.                             Version 3.3
  242. *  This version is compatible with Windows 2.x and 3.0.
  243. *  Phones now can dial a number via DDE.  A sample macro for Excel
  244.    is included (PHDIAL.XLM). Be sure that you have configured your
  245.    modem with Phones.
  246.    When using Microsoft Excel, load PHDIAL.XLM, then, to dial a number,
  247.    select a cell in your spreadsheet which contains a phone number and
  248.    press CTRL+D (Control D).  Phones will then begin the process of
  249.    dialing the number.  A dialog box will appear asking you to pickup
  250.    the phone.  Press OK after the number has been dialed and your
  251.    phone is off hook.
  252. *  A preliminary modem command has been added to the Control Modem
  253.    dialog.  This field can be set to a modem command you wish to
  254.    have sent just before Phones dials a number.  For example, some
  255.    users need to turn the speaker on, so they would place ATM1 in
  256.    this field, and Phones will issue an ATM1 to the modem before
  257.    dialing.  Other possible uses would be for volume control.
  258.    See your modem reference manual for the command options and
  259.    syntax.  Note, only certain commands are useful for this option.
  260.    The ATDP or ATDT commands are automatically added to a
  261.    phone numbers when dialing, and are not intended to be placed
  262.    in this field.
  263.    Is there a need for a post dialing modem command option?
  264. *  Several modifications have been made to improve the dialing process
  265.    and modem compatibilities.
  266. *  Phones now saves it's screen position with each of your files.
  267.    After sizing or positioning Phones to your liking, select
  268.    Save to have Phones store the screen position with the current file
  269.    being used.
  270.    Previous versions of Phones saved only one position regardless of
  271.    the number of files in use.
  272. *  The size of the notes has been increased from 300 characters to a
  273.    maximum of 600.
  274. *  Phones will now dial phone numbers containing characters.  Each
  275.    character is translated to the corresponding number on a normal
  276.    phone dial pad before dialing.  (i.e.  555-SNOW will be dialed
  277.    as 555-7669)  The characters can be upper or lower case.
  278. *  A 'Print 4 Columns' button has been added to the Print dialog.
  279.    Selecting this button will cause Phones to print a condensed
  280.    4 column listing of each name and with the three phone numbers.
  281. *  DialPad has been added to the Dial Menu.  The Dial Pad is useful
  282.    for speed dialing temporary numbers.
  283. *  The Print dialog now lets you specify extra blank lines, this
  284.    is useful when you are formatting output for labels, or want
  285.    extra lines between each persons information.
  286. *  The Print dialog now has a selection for printing Notes.
  287. *  The Dial dialog now has Save and Cancel buttons.  Use Save to
  288.    save the information on the screen (some of the information is
  289.    changed automatically when you dial a number), and Cancel to
  290.    discard those changes.  While dialing a number, the Cancel button
  291.    will disconnect the modem, rather than cancelling the dialog.
  292.    If you make changes to any of the first three phone numbers, Phones
  293.    will ask if you want to save those changes as well when Save is
  294.    selected.  This is useful when you dial a number that has been
  295.    changed and you wish to update that information immediately.
  296. *  A 'Merge...' option has been added to the file menu. This option
  297.    allows you to combine data from another file with the currently
  298.    loaded file.
  299. *  A 'SideKick file...' option has been added to the file menu. This
  300.    option will create an output file that is compatible with the DOS
  301.    Sidekick application.
  302. *  When you select one of the buttons containing the letters of the
  303.    alphabet or press letters A thru Z, Phones will now scroll the first
  304.    selection found to the top of the listbox (if the selection was not
  305.    already visible).
  306. *  The Dial dialog will now dial a number when the focus is on a button
  307.    or phone number field and the enter key is pressed.
  308. *  The Dial dialog now has automated dialing.  Depending on your modem,
  309.    the busy signal will be detected or Phones will disconnect from the
  310.    modem after 10-160 seconds of ringing.  You can now pick up your phone
  311.    at any time before or during the dialing process.
  312. *  The dialog screens for add/update/delete of names have been resized
  313.    to fit on CGA screens.
  314. *  Phones will now parse a file containing comma separated values.
  315.    Use a file extension of .CSV so that Phones will know that the file
  316.    is of this type.  (This is also a convention used by Microsoft Excel.)
  317.    Records are terminated by a Carriage Return, and each comma causes
  318.    Phones to skip to the next field.  The address is broken up into 4
  319.    separate fields so that Phones can parse it correctly.
  320. Examples:
  321. name,home,work,other,address,address,address,address,notes,date,time,calls
  322. name,home,work,,address,address,address,,notes
  323.    Phones will also output a file of this format if the filename you
  324.    save to has an extension of ".CSV".  The output process replaces
  325.    existing comma's, line feeds, and carriage returns with spaces before
  326.    placing comma's between the fields.
  327. *  The dial dialog now displays the notes and allows you to update them
  328.    while you are making a call.
  329. *  The Paste option was not setting an internal modification flag which
  330.    in some instances would not ask if you wanted to save the changes to
  331.    your file.
  332.  
  333.                             Version 3.22
  334. *  Auto-Save now allows you to exit gracefully if the file is blank.
  335.  
  336.                             Version 3.21
  337. *  Print to a file was missing the linefeed when the phone number is
  338.    blank.
  339.  
  340.                             Version 3.2
  341. *  Versions 3.0 & 3.1 contain a minor bug where the time and number of
  342.    calls are not saved correctly.  That problem is now fixed.
  343. *  The Control/User selection now has an 'Auto-Save file' checkbox.
  344.    When this is checked, Phones will automatically save your file instead
  345.    of asking you if you want to save the changes.  Uncheck it when you
  346.    don't want to save changes.
  347. *  The Dial dialog has been modified so that the available phone numbers
  348.    appear in edit fields, and the buttons which dial the numbers appear
  349.    to their left.  This was done so that laptop users can remove an area
  350.    code before dialing a number when they are within that area code.
  351.    Changes made to the phone numbers on this screen are not saved.
  352. *  The phone numbers on the Dial dialog now appear with the dialing
  353.    prefix attached.
  354. *  If no filename is passed to Phones via the command line, Phones will
  355.    look for a file named "PHONES.PHO" in the current path and display
  356.    it if found.
  357. *  If you select 'use Find criteria' on the Print dialog, the Find
  358.    dialog will appear if not present.
  359.  
  360.                             Version 3.1
  361. *  A Print with find option allows you to print only names which meet
  362.    the current Find criteria.  You can place a keyword in the notes
  363.    and then use that keyword to print only those names.  This option is
  364.    part of the Print selection and requires that Find dialog be active
  365.    so that Print can obtain the current Find criteria.
  366. *  The clipboard is now supported.  You can transfer complete records
  367.    between instances of Phones, or paste the name and address into
  368.    another Windows application, such as Write.
  369. *  The clipboard can be used to move/copy values between edit fields in
  370.    dialog boxes.  Use Shift Delete to cut, Shift Insert to paste.
  371. *  Phones will now remember it's last position and size for it's first
  372.    instance, unless it is Zoomed or Iconed.  Subsequent instances use
  373.    the default position provided by Windows.
  374. *  Dialing prefix - several users requested this feature.  Useful when
  375.    you have a telephone line that always requires a prefix.  (i.e. '9,')
  376.    This value can be set via the Control - Modem pulldown.
  377. *  Several users have requested font support within Phones.  By printing
  378.    to a file and loading that file into your word processor, the font
  379.    possibilities are endless!
  380.  
  381.                            Version 3.0
  382. *  The file format has been changed so that more information can be
  383.    maintained with each entry.  Phones will automatically convert your
  384.    old file to this new format.  (When you save the file it will
  385.    assume the new format.)
  386. *  Each name may now have:
  387.    - Up to three phone numbers.
  388.    - Up to 300 characters of notes (including carriage returns).
  389. *  The date and time of the last call is now logged with each name.
  390. *  The address information is now in one single edit field.
  391. *  The address and notes fields allow carriage returns.
  392. *  The Find option allows two search strings.  You may specify that
  393.    both fields must be found in a record.  The entire record is searched,
  394.    including notes.
  395. *  Menu items which require a selection are greyed when no record is
  396.    selected.
  397. *  The Control menu now has a User selection.  You may specify the
  398.    titles to be used with each of the three phone numbers allowed,
  399.    and specify the default action for the enter key.
  400. *  When Dial is selected, a dialog box now appears.  Each phone number
  401.    available for the name is displayed as a pushbutton.  Simply select
  402.    the button containing the number you wish to dial.  You may enter
  403.    an optional number in the edit next to the 'Dial->' push button.
  404.    Press the 'Dial->' button to dial that number.
  405. *  A Status option has been added to the File menu.  Status will
  406.    display the number of entries you have in your current phone
  407.    list and the number of characters currently used.
  408. *  The print routine is fairly flexible, but your input regarding
  409.    desired output would be appreciated.  The notes are not printed
  410.    by this version.  Any suggestions on a format?
  411.  
  412.                            Version 2.2
  413. * We have added a licensing interface which will allow registered
  414.   users to obtain free updates.  Once you register and receive a
  415.   license number you are automatically allowed to upgrade to future
  416.   releases.  It is now important that you register this application
  417.   to help insure continued support and development.  Our intention is
  418.   to provide useful, user-friendly applications at a low cost, and your
  419.   support helps make that possible.
  420. * The Help menu has been set up to contain the following:
  421.   Licensing Info - information regarding the application license.
  422.   Enter License Number - method with which you enter a license number.
  423.   About - copyright info.
  424. * The Find option now is modeless.  That is, you can keep it active
  425.   while you are using Phones, which makes it easy to switch between
  426.   Find and normal activity.
  427. * The listbox now has a maximum width of the combined name and phone number.
  428. * The Page Setup menu item has been combined with the Print menu item.
  429.   You can now additionally specify the number of copies and/or reroute the
  430.   output to a file.  The output file can then be pulled into your word
  431.   processor where you can manipulate it (fonts, etc) into a customized
  432.   format.
  433.  
  434.