home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / h / homedt20.zip / MANUAL.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-12-10  |  46KB  |  991 lines

  1.                             HomeData
  2.  
  3.                         Table of Contents
  4.  
  5.      Introduction                                               1
  6.  
  7.      HomeData Requirement                                       2
  8.  
  9.      Installing HomeData                                        2
  10.                Starting HomeData for the First Time             3
  11.  
  12.      Menus                                                      4
  13.  
  14.      HELP                                                       5
  15.  
  16.      Adding Data                                                5
  17.                Inventory Module                                 5
  18.                Health Module                                    6
  19.                Address Book Module                              7
  20.                Vehicle Maintenance Module                       8
  21.                Investment Module                                8
  22.                Christmas Card Module                           10
  23.                Collection Module                               11
  24.  
  25.      Changing Information                                      13
  26.                Inventory Module                                13
  27.                Health Module                                   14
  28.                Address Book Module                             14
  29.                Vehicle Maintenance Module                      14
  30.                Investment Module                               15
  31.                Christmas Card Module                           15
  32.                Collection Module                               16
  33.  
  34.      Reports                                                   16
  35.                Inventory Module                                16
  36.                Health Module                                   16
  37.                Address Book Module                             16
  38.                Vehicle Maintenance Module                      17
  39.                Investment Module                               17
  40.                Christmas Card Module                           17
  41.                Collection Module                               18
  42.  
  43.      Inquiry                                                   18
  44.                Address Book Module                             18
  45.  
  46.      File Maintenance                                          18
  47.                Index All Files                                 18
  48.                Backup of Data Files                            18
  49.                Restore from Backup                             19
  50.                Change Colors                                   19
  51.                             HomeData
  52. Introduction
  53.  
  54. HomeData is a useful database application for all families.  All
  55. families collect information to some degree about their home,
  56. property, or other family records.  Some store copies of their
  57. documents or slips with notes in the cubby hole of a desk.  Others
  58. put receipts in a accordion files, usually stuffed full.  Still
  59. others keep their records in shoe boxes in the closet.  The
  60. information stored this way is not easily to located when needed. 
  61. HomeData's menus quickly lead the home owner to the right
  62. information.  HomeData's reports and inquiries can also be a help
  63. in many situations - fires, thefts, medical emergencies, tax
  64. reviews or filing taxes.  
  65.  
  66. Seven database applications are available in HomeData.  The menus,
  67. with prompts on every screen and clear descriptions as well as an
  68. on-line Help, make HomeData easy to learn and use.  Anyone can
  69. learn to use HomeData in less than an hour.
  70.  
  71. HomeData Requirement
  72.  
  73. HomeData can be installed on any IBM compatible computer with:
  74.      MS-DOS or PC-DOS, 2.0 or greater
  75.      A 5.25" or 3.5" floppy disk drive
  76.      A hard disk of any size
  77.      640K RAM memory
  78.      A printer capable of printing 132 columns of compressed print
  79.  
  80. Installing HomeData
  81.  
  82. To install HomeData:
  83.  
  84.      1. Create a separate directory on your hard disk to hold the
  85.      HomeData program and data files.  This directory should be
  86.      named "HOME".  This directory is created by typing at a DOS
  87.      prompt: MD\HOME  and pressing the Enter key (the Enter key has
  88.      a arrow to the left and is above the right shift key).
  89.  
  90.      2. Once this has been done, make this your default directory. 
  91.      This is done by typing at a DOS prompt:  CD\HOME and pressing
  92.      the Enter key.
  93.  
  94.      3. Copy all files from the program disk to this directory.  At
  95.      a DOS prompt type:  COPY A:*.* and pressing the Enter key.
  96.   
  97.  
  98. Starting HomeData for the First Time
  99.  
  100. You should always start HomeData from within the HOME directory. 
  101. This directory contains the help files, data files and indexes
  102. which are needed by HomeData.  Starting anywhere other than in the
  103. HOME directory will not enable HomeData to locate the files it
  104. needs.
  105.  
  106. Start HomeData at a DOS prompt by typing:  HOME and pressing the
  107. Enter key.
  108.  
  109. The first time HomeData is started several things will happen. 
  110. First if you have a color monitor you will be asked to set the
  111. desired colors.  Press "PgDn" to accept these.  You can change
  112. these later by selecting the "Maintenance of Files" menu option. 
  113. Then a message "Setting Up Files" will appear.  HomeData is
  114. creating all the data and index files at this time.  Once these
  115. files have been completed HomeData's setup screen will appear. 
  116. HomeData needs to know your family name, address and other items
  117. you will be using like certain printer and drive defaults.  The
  118. family name and address will appear on certain reports.
  119.  
  120. +-----------------------------------------------------------------+
  121. |                        HomeData Setup                          |
  122. | Family Name     :_____________________________________________ |
  123. | Street Address  :_____________________________________________ |
  124. | City            :______________________ State:___  Zip:_______ |
  125. |                                                                |
  126. | Default Drive - where backup floppy will be        : __        |
  127. | Capacity of this drive, 360, 720, 1.2, 1.4         :______     |
  128. +----------------------------------------------------------------+
  129.                       HomeData Setup Screen
  130.  
  131.  
  132. The printer defaults are needed for report preparation.  Enter the
  133. compressed print code, for Epson and IBM printers this code is
  134. entered as "chr(15)" without the quotes.  Check your printer manual
  135. for the compressed and bold codes for your printer.  For IBM and
  136. Epson printers; Bold On is "chr(27)+'E'", Bold Off is "chr27)+'F'",
  137. and cancel compressed print code is "chr(18)" .
  138.  
  139. Once the setup screen has been completed HomeData's logo will
  140. appear.  The logo will normally be the first screen seen when
  141. HomeData is activated each time.  This screen will appear for five
  142. seconds.  Pressing any key will bypass this built-in delay.
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147. Menus
  148.  
  149. Each of HomeData's seven applications have similar menus.  Each may
  150. be selected from the Main Menu.  The menu options may be selected
  151. either by highlighting the option by using the up- or down-arrow. 
  152. Once the desired option is highlighted press the "Enter" key to
  153. activate the option.  As you highlight the menu options you will
  154. notice a line at the bottom of the monitor describe the menu
  155. option.  
  156.  
  157. Another way to use HomeData's menus is to press the first letter of
  158. the menu option.  This is the fastest way to move from option to
  159. option.  
  160.  
  161. +-----------------------------------------------------------------+
  162. |                          HOME  DATA                            |
  163. |                      M A I N     M E N U                       |
  164. |                                                                |
  165. |                     Inventory                                  |
  166. |                     Family Health                              |
  167. |                     Address Book                               |
  168. |                     Vehicle Maintenance                        |
  169. |                     Your Investments                           |
  170. |                     Christmas Cards                            |
  171. |                     Personal Collection                        |
  172. |                     Maintenance of Files                       |
  173. |                                                                |
  174. |                     QUIT   HOMEDATA                            |
  175. |                                                                |
  176. |       << MESSAGE LINE - explains highlighted option  >>        |
  177. |   F1 HELP                                                      |
  178. +----------------------------------------------------------------+
  179.                    HomeData's Main Menu
  180.  
  181.  
  182. For each of the seven application modules HomeData has three menus. 
  183. An application menu - similar to HomeData's main menu.  The
  184. application menu is the main menu for the application.  The other
  185. menus are the change or edit menu and the report menu.
  186.  
  187. The application menu will usually offer three choices - Add,
  188. Change, or Reports.  The first menu option will always activate the
  189. data entry screens.  The second menu option will activate the
  190. change (or edit menu).  The third menu option from the application
  191. menu will activate the report menu.
  192.  
  193. The change or edit menu will usually offer three menu options for
  194. how you want to select data records to change.  The first option
  195. allows you to select a single item to change.  The second allows
  196. you to do so alphabetically.  In some cases a third option if
  197. available.
  198.  
  199. The report menu list the various reports available.  Again
  200. highlight the options and view the message line for a description
  201. of the report.
  202.  
  203. HELP
  204.  
  205. The second message at the bottom of your screen notifies you that
  206. a on-line HELP (F1) is available.  Pressing F1 at any point in
  207. HomeData and will cause a window with a short Help message to
  208. appear.  This Help message will provide instructions what you are
  209. expected to do at the particular point when the F1 key was pressed. 
  210. Once the Help message has been read you must either press a key (if
  211. the entire Help message is visible) or press ESC if the message is
  212. larger than the popup window.
  213.  
  214. Adding Data
  215.  
  216. Okay we are ready to enter data into one of HomeData's seven
  217. modules.  Highlight the module name on the Main Menu and press the
  218. Enter key OR press the letter of the desired application.  Remember
  219. the first item in the sub-menu is the add data option.  Press the
  220. Enter key with the "Add __________" will activate the data entry
  221. screen.
  222.  
  223. Exiting from the data entry screen.  Before we add something, let's
  224. tell you how to exit the data entry screen.  You will see a message
  225. displayed under the first data element or field of the data entry
  226. screen.  This message indicates that leaving the first data element
  227. blank and pressing the Enter key will return you to the application
  228. menu.  
  229.  
  230. Inventory Module
  231.  
  232. The inventory module contains information about your personal
  233. possessions.  The information in entered with two major breakdowns
  234. - category and room location.  See the descriptions below.
  235.  
  236. Highlight "Inventory" if it isn't and press the Enter key.  Select
  237. Add Item by pressing the Enter key with Add Item highlighted.  The
  238. Inventory add screen will be displayed.
  239.  
  240.  
  241. +-----------------------------------------------------------------+
  242. |                  HOME INVENTORY DATA ENTRY                     |
  243. | Item:__________________________  Category:__ Press F10 for list|
  244. | Leave Item blank to EXIT                                       |
  245. |                                                                |
  246. |                                                                |
  247. | Description:_________________________________________________  |
  248. | Condition:  ______        Room:  ________                      |
  249. | Date Acquired: __________ Cost:  ________  Current Value: ____ |
  250. +----------------------------------------------------------------+
  251.                        Inventory Add Screen
  252.  
  253. Item.  Enter the name of the item, i.e. Desk, Walnut Table, Bed,
  254. etc.
  255.  
  256. Category.  A list of the categories can be seen by pressing F1 i.e.
  257. Furniture, Electronics, Appliances, etc.
  258.  
  259. +-----------------------------------------------------------------+
  260. |                  HOME INVENTORY DATA ENTRY                     |
  261. | Item:__________________________  Category:__ Press F10 for list|
  262. | Manufacture: _______________________________________________   |
  263. | Model:______________________  Serial No.____________________   |
  264. | Description:_________________________________________________  |
  265. | Condition:  ______        Room:  ________                      |
  266. | Date Acquired: __________ Cost:  ________  Current Value: ____ |
  267. +----------------------------------------------------------------+
  268.               Inventory Add Screen with additional info
  269.  
  270.  
  271. The Add Make, Model, Ser.No. question will appear.  If you are
  272. adding something such as an appliance or anything that you know the
  273. Make and Model answer this with "Y".  Doing so will cause three
  274. additional questions to be displayed asking you to enter the
  275. Manufacture, Model and Serial Number of the item entered.
  276.  
  277. Condition.  Enter "GOOD", "FAIR", or "POOR"
  278.  
  279. Description.  Enter comments which will describe the item, such as
  280. the items color, size, quantity, etc.
  281.  
  282. Room.  Establish abbreviations for the rooms in your house, i.e.
  283. LivRm, Bed1, BedM.
  284.  
  285. Date Acquired.  Self explanatory.
  286.  
  287. Cost.  Self explanatory.
  288.  
  289. Current value.  This is important for antiques, paintings, etc.
  290.  
  291. Health Module
  292.  
  293. The health module will contain the health records of your family
  294. members.  Information collected includes immunizations, disease,
  295. hospitalization, and other (eye, dental, drug prescriptions, etc).
  296.  
  297. Highlight "Family Health" on the Main Menu and press the enter key
  298. to activate the application menu with three options, 1) Add
  299. Medical, 2) Change Info, 3) Reports.
  300.  
  301. Highlighting the Add Medical option and pressing the Enter key will
  302. cause the data entry screen to be displayed.
  303.  
  304. By leaving the name blank on the data entry screen and pressing the
  305. Enter key HomeData will exit the data entry screen and return you
  306. to the Main Menu.
  307.  
  308. Name:  Enter the first name of the family member for which the data
  309. is being entered.
  310.  
  311.  
  312. +-----------------------------------------------------------------+
  313. |                     ADD TO FAMILY HEALTH RECORD                |
  314. | Name:_______________________________________                   |
  315. |      Leave name blank to EXIT                                  |
  316. | Medical Information - shots, surgery, illness                  |
  317. |         Date                 _____________                     |
  318. |         Shots                __________________________        |
  319. |         Disease              __________________________        |
  320. |         Surgery              __________________________        |
  321. |         Other                __________________________        |
  322. |         Medical facility or doctor  ___________________        |
  323. |         Remarks _______________________________________        |
  324. +----------------------------------------------------------------+
  325.                 Family Health Add Screen
  326.  
  327. Date:  Enter the date the situation occurred.
  328.  
  329. Shots: If the family member received an immunization enter the name
  330. of the immunization.  Leave this blank if not applicable.
  331.  
  332. Disease: If the situation is a disease enter the name of the
  333. disease.  Leave this blank if not applicable.
  334.  
  335. Surgery: If the situation is surgery enter the name of the surgery. 
  336. Leave this blank if not applicable.
  337.  
  338. Hospitalized:  If the member is hospitalized enter the reason. 
  339. Leave this blank if not applicable.
  340.  
  341. Other:  Enter other health related items, i.e. eye check up, dental
  342. activities, prescriptions (be sure to enter instructions in
  343. remarks).
  344.  
  345. Medical Facility or Doctor:  Enter the doctors name.  If unknown
  346. enter where the hospital or medical facility treatment was
  347. received.
  348.  
  349. Remarks:  Expand on the situation, where or how it happened.  
  350.  
  351.  
  352. Address Book Module
  353.  
  354. After highlighting the "Address Book" on the Main Menu the
  355. application menu will appear.  Enter data by highlighting the Add
  356. New Family option and press the Enter key.  The data entry screen
  357. will be displayed.
  358.  
  359. After adding the last and first name HomeData will check to see if
  360. the person has previously been entered.  If so, a message will
  361. appear indicating that this person "exists in database", otherwise
  362. it will allow you to proceed.
  363.  
  364. All items collected in this module are self explanatory except the
  365.  
  366. +-----------------------------------------------------------------+
  367. |                   ADDRESS BOOK - DATA ENTRY                    |
  368. |                                                                |
  369. | Last Name:_____________________ First:______________ Init:__   |
  370. |           Leave last name blank to EXIT                        |
  371. | Street   :____________________________ City:________________   |
  372. | State    :___        Zip Code: ________                        |
  373. |                                                                |
  374. | Telephone - Home:___________  Work:____________  Fax:_________ |
  375. | Relative?: ___ Remarks :_____________________________________  |
  376. +----------------------------------------------------------------+
  377.                   Address Book Add Data Screen
  378.  
  379. Code.  You may use this code to personalize your address book even
  380. further.  Example "F" for friends, "C" Church, "B" business
  381. associates or any other code you create.  Establish a code from
  382. club members.  Up to 5 single letters may be used at any one time
  383. for this code.  However, do not use the same code for more than one
  384. type.  An example:  Entering the following code - TCF may represent
  385. T for Train Club, C for Church and F for friend, but C could not be
  386. used for both Church and Community.
  387.  
  388.  
  389.  
  390. Vehicle Maintenance Module
  391.  
  392. The vehicle maintenance module contains the information about each
  393. vehicle you own.  It also contains the maintenance information for
  394. each vehicles.  Selecting the "Add Vehicle" option will activate a
  395. submenu from which you can decide whether to add basic information
  396. about each vehicle - date acquired, year of vehicle, cost, make and
  397. model or vehicle maintenance.  
  398.  
  399. When you add the basic information about a new vehicle the first
  400. thing is to assign it a vehicle number.  This number is important. 
  401. During this option HomeData checks to see if the number has been
  402. already entered.  If it has, you are informed to use the edit
  403. (change info) to access a vehicle with that number, otherwise
  404. select this option again and use a different number.  Leaving the
  405. number blank will return you to the application menu.
  406.  
  407. The second menu option "Vehicle Maint." is where the vehicle
  408. maintenance information is entered.  First enter the vehicle
  409. number.  If the number entered doesn't exist a message will direct
  410. you to enter the vehicle first.  Leaving the vehicle number blank
  411. will exit the data entry screen.  The data entry screen for
  412. maintenance is self explanatory - repair date, cost of repairs and
  413. a narrative field to discuss the type of repairs made.  
  414.  
  415. Investment Module
  416. +-----------------------------------------------------------------+
  417. |                      ADD AUTOMOBILE HISTORY                    |
  418. |                                                                |
  419. | Automobile No.:   ___                 Date Acquired:__________ |
  420. |    Leave auto. no. blank to EXIT                               |
  421. | Year of Vehicle:  _____                        cost:________   |
  422. | Make:             ____________________        Model:__________ |
  423. +----------------------------------------------------------------+
  424.                     Automobile History Add Screen
  425.  
  426. +----------------------------------------------------------------+
  427. |                      ADD VEHICLE MAINTENANCE                   |
  428. |                                                                |
  429. | Auto Number:     _____                                         |
  430. |    Leave auto number blank to EXIT                             |
  431. | Repair Date:  ________________     Cost Repairs:_____________  |
  432. | Repairs    : ________________________________________________  |
  433. +----------------------------------------------------------------+
  434.                      Vehicle Maintenance Add Screen
  435.  
  436.  
  437. Press the Enter key when the "Add Investment" is highlighted to
  438. bring up the data entry screen.  Leaving the Investment Name blank
  439. and pressing the Enter key will exit you from the data entry
  440. screen.
  441.  
  442. +-----------------------------------------------------------------+
  443. |                   ADD TO INVESTMENT RECORDS                    |
  444. |                                                                |
  445. | Type of Investment         : ____   Press F10 for list of types|
  446. |                            Leave type blank to EXIT            |
  447. | Investment Name            :____________________________       |
  448. | Account Number             :____________________________       |
  449. | Date of Transaction        :______________                     |
  450. | Acquired/Sold?             :___    Y for Acquired, N for Sold  |
  451. | Type Acquisition                                               |
  452. |      Dividend              :___           Capital Gains: ___   |
  453. | Number in transaction      :________       Total Cost  : _____ |
  454. +----------------------------------------------------------------+
  455.                        Investment Add Data Screen
  456.  
  457. Investment Type.  Pressing F10 will display a list of the
  458. investment types.  Typical of these types are MF for mutual fund,
  459. ST for stock, RE for real estate.  If none of the types listed fit
  460. your particular need you can add one.  HomeData will check your
  461. entry against existing investment types.  If it does not find a
  462. match it will ask if you want to add it.  An affirmative answer
  463. will add it to the list.
  464.  
  465. Investment Name.  This is the name of the stock, mutual fund or
  466. other investment types.  Examples:  Energy Fund, IBM stock, 123
  467. Main St.(a real estate investment), Winter Oil by Rembrandt (a
  468. painting).
  469.  
  470. Account Number.  If an account number has been assigned enter it
  471. here otherwise leave this empty by just pressing the Enter key.
  472.  
  473. Date of transaction.  Enter the date of the purchase or sale of
  474. this item.
  475.  
  476. Acquired/Sold.  If the investment was purchased enter a "Y" for
  477. yes.  If, however, it was sold enter a "N" for no.
  478.  
  479. Type Acquisition - Dividend.  If the purchase was by reinvesting
  480. dividends and capital gains, two records must be entered - one for
  481. dividend and the other for capital gain.  Enter a "T" for one or
  482. the other but not both.  If a "T" (for true) is entered the capital
  483. gains is bypassed.  Enter a "F" (for false) for dividend to be able
  484. to enter capital gains.
  485.  
  486. Number in transaction.  Enter the number bought or sold in this
  487. transaction.  Up to three decimals places may be entered.
  488.  
  489. Total Cost.  This is the total price paid or received for this
  490. transaction.
  491.  
  492.  
  493. Christmas Card Module
  494.  
  495. Selecting the Add New Family option will bring up the ADD TO
  496. CHRISTMAS CARD LIST screen.  Leaving the last name blank will exit
  497. you from this data entry screen.  All data elements are self
  498. explanatory.
  499.  
  500. +----------------------------------------------------------------+
  501. |                   ADD TO CHRISTMAS CARD LIST                   |
  502. |                                                                |
  503. | Last Name: ______________________  First: ___________________  |
  504. |           Leave Last Name blank to EXIT                        |
  505. | Street   : _________________________________________           |
  506. | City     : ___________________________ State: __ Zipcode: _____|
  507. | Year: _______  Received from: ____  Sent to: ____              |
  508. +----------------------------------------------------------------+
  509.                     Christmas Card Add Screen
  510.  
  511. When entering a new family HomeData assigns a code.  This code
  512. allows you the ability to check through several years of data so
  513. you may want to record it but it is not necessary.
  514.  
  515.  
  516. Collection Module
  517.  
  518. When selecting the Add to Collect. for the first time the
  519. Collection - Set Up screen will appear asking for the type of your
  520. collection (i.e. book collection, slide collection, stamp
  521. collection, etc).  You will then be offered the opportunity to
  522. customize four fields specific to your particular collection.  In
  523. addition to these four customized fields HomeData has four standard
  524. fields.  You should not include the four standard fields in the
  525. four you will customize.  The four standard fields are - date
  526. acquired, cost, condition, and description.
  527.  
  528. +----------------------------------------------------------------+
  529. |                      COLLECTION - SET UP                       |
  530. |  Type of Collection: (example train, stamp, coin) _________    |
  531. +----------------------------------------------------------------+
  532.               Collection - Set Up Screen
  533.  
  534.  
  535. The first and second customized fields are important.  HomeData
  536. will use these for indexing or keeping your collection in a
  537. particular order.  The indexes are used to access the right data
  538. when editing or reporting.  These two fields should contain the
  539. most important attributes of your collection.  Example:  A book
  540. collection would have Title and Author; a baseball card index might
  541. have Player and Team, a stamp collection might have Value and
  542. Country.
  543.  
  544. +----------------------------------------------------------------+
  545. |       You may set up 4 variables for your collection           |
  546. |       Example item, category, publisher, artist                |
  547. |       Variable 1   *:_______________________________________   |
  548. |       Variable 2   *:________________________                  |
  549. |       Variable 3    :________________________                  |
  550. |       Variable 4    :________________________                  |
  551. |       * Indexes on these two variables                         |
  552. +----------------------------------------------------------------+
  553.                   Customizing Collection Data Fields
  554.  
  555. In selecting the attributes of your collection note that the first
  556. field is 25 characters long.  The other three are 15 characters
  557. long.  So plan to use the first field for the longest attribute. 
  558. The following is an example of the Collection data entry screen for
  559. a book collection.
  560.  
  561. It is recommended that after customizing your collection you enter
  562. several records.  Then use the edit or the report menu to retrieve
  563. the data to see if you liked the way you customized your
  564. collection.  If you don't like what you did it is possible to
  565. change it.  This is done by erasing file which HomeData creates
  566. with your customization.  Because this erases what has been done
  567.  
  568. +----------------------------------------------------------------+
  569. |                ADDING to Your ___Book___ COLLECTION            |
  570. | Title: ______________________________________                  |
  571. | Author:__________________  Subject: ___________________________|
  572. | Publisher:__________________                                   |
  573. | Date Acquired: __________  Cost: _________  Condition: ______  |
  574. | Description:_________________________________________________  |
  575. +----------------------------------------------------------------+
  576.                Collection Add Screen (for book collection)
  577.  
  578. you don't want to loose more than a few records.  If you added
  579. several hundred and then decided to change you would have to enter
  580. all the information for each record over again.  Use the DOS
  581. erase/delete command and erase the file named "COLLECT.MEM".  This
  582. can be done as follows:  
  583.  
  584.      1.  Exit HomeData
  585.      2.  While at a DOS prompt (C:>) change directory to the Home
  586.      directory.  Type--->CD\HOME
  587.      3.  Check to see if you are in right directory.  Type--->DIR
  588.      COLLECT.MEM
  589.      4.  If COLLECT.MEM is listed by this directory request:
  590.      type--->DEL COLLECT.MEM
  591.      5.  If COLLECT.MEM was not listed in the directory request
  592.      repeat step 2 and 3 above.  If it still is not listed,
  593.      possibly you copied HomeData into a directory other than Home. 
  594.      If so substitute the name you used in place of HOME in step 2.
  595.  
  596. Changing Information
  597.  
  598. Inventory Module
  599.  
  600. This option can be used to correct previously entered items.  You
  601. have moved an item from one room to another or recognized you
  602. entered the wrong information.  This option can also be used as a
  603. simple inquiry to check on a single item without running a report. 
  604.  
  605. After selecting the Change Info option from the application menu,
  606. a second menu is displayed.  This menu provides three editing
  607. options - 1)Single item, 2) Alphabetical editing, or 3) editing of
  608. Categories.  
  609.  
  610. Single item.  If you choose to edit a single item, you will be
  611. asked to enter the specific item to locate.  It is important to
  612. enter the item spelled exactly as first entered.  Otherwise you
  613. will get a message that the item was not found.  If the item is in
  614. your database a screen nearly identical to the data entry screen
  615. will be displayed.  A edit menu will be displayed under the data
  616. entry screen.
  617.  
  618. +----------------------------------------------------------------+
  619. |        (E)dit     (D)elete    (N)ext    (P)rior    (Q)uit      |
  620. +----------------------------------------------------------------+
  621.                            Edit Menu
  622.  
  623. This edit menu will occur in most modules.  Press one of the five
  624. letters depending on what you want to do.  Pressing an "E" will
  625. allow you to change the information on the item displayed above the
  626. menu.  To delete the displayed item press "D".  If there are more
  627. than one item press "N" to advance to the next one or "P" to return
  628. to a previous item.  To quit the edit and return to the main menu
  629. press "Q".
  630.  
  631. If you choose to delete a record a message will be displayed before
  632. going back to the main menu indicating that the records have been
  633. deleted.
  634.  
  635. Alphabetical editing.  It is hard to remember exactly how you
  636. entered each and every item.  Did you enter the item "Table, wood"
  637. or "Table" or "Table with 6 chairs"?  Selecting the alphabetical
  638. option and the letter "T" would get all these plus any other item
  639. beginning with "T".  The edit menu described and displayed above
  640. allows selective editing, deletion, or movement in the database.
  641.  
  642. Editing the inventory categories.  Select the third edit option to
  643. edit the categories displayed by the F10 key.  It may not be
  644. necessary to use this unless you misspelled the entry or have
  645. decided to change it for some reason.
  646. Health Module
  647.  
  648. This option can be used to correct the medical information
  649. previously entered.  It may also be used as a simple inquiry to
  650. check on a single person without running a report.  
  651.  
  652. After selecting the Change Info option, a second menu is displayed. 
  653. This menu provides two editing options - 1) Single Person, and 2)
  654. Alphabetical editing.  
  655.  
  656. Single Person.  If you choose to edit a single person, you will be
  657. asked to enter the person's name.  It is important to enter the
  658. name spelled exactly as first entered.  Otherwise you will get a
  659. message that the person was not found in the database.  If the
  660. person is found in your database a screen nearly identical to the
  661. data entry screen will be displayed.  A edit menu will be displayed
  662. under the data entry screen.
  663.  
  664. Alphabetical editing.  Selecting this option will allow you go
  665. examine all records of persons with names beginning with the same
  666. letter.  Enter the first letter, example pressing an "H" will get
  667. all records for Harry, Harold, etc.
  668.  
  669.  
  670. Address Book Module
  671.  
  672. Choose the single person change option if you know the person name
  673. as previously entered.  This option can be used to correct data
  674. about a person previously entered.  It may also be used as a simple
  675. inquiry to check on a single person without running a report.  If
  676. the name provided is not located a "does not exist in database"
  677. message will appear.  If you know the person is in the database you
  678. either misspelled it or it was entered differently.  
  679.  
  680. Use the edit menu to perform the desired action - edit, delete,
  681. review the next record, review the prior record or quit.
  682.  
  683. Choose the alphabetical option and indicate the beginning letter of
  684. the last name.  An alternative to this is to start at the beginning
  685. of the file and look at each record.  This could take some time
  686. especially if you have entered hundreds of persons.  The edit menu
  687. works exactly as discussed previously.
  688.  
  689.  
  690. Vehicle Maintenance Module
  691.  
  692. The first edit option will change the basic information about a
  693. single vehicle.  This would only be necessary if the information
  694. was entered incorrectly.  It may, however, be used as a inquiry
  695. about the vehicle without running a report.  
  696.  
  697. The second edit option will allow review and editing of the
  698. vehicle's maintenance records.  Begin by entering the vehicle
  699. number.  From the edit menu select what you want to do - edit,
  700. delete, examine the next record, move to an earlier record or quit. 
  701. The edit screen is exactly like the data entry screen.
  702.  
  703. Investment Module
  704.  
  705. Investments may be edited one of three ways.  First is by editing
  706. a single investment.  Enter a investment name.  If you entered a
  707. valid investment name the edit screen will be brought up with
  708. information displayed.  This screen is just like the original data
  709. entry screen.  At the bottom is the Edit Menu as discussed earlier. 
  710. You may (E)dit, (D)elete, view the (N)ext record, view the (P)rior
  711. record or quit.  See Adding Data to understand the data element
  712. requirements.  If the investment is not found select the next
  713. method of editing, alphabetical.  Entering the first letter of the
  714. investment will bring up all investments beginning with that
  715. letter.  The third way is to edit by investment types, i.e. all
  716. mutual funds.
  717.  
  718. The Changing Information menu also permits the editing of
  719. investment types.  This is necessary only if you want to change one
  720. or delete one from list.  Entering the investment type code allows
  721. the description to be edited.  A edit menu is present with same
  722. choices as in other editing.
  723.  
  724.  
  725. Christmas Card Module
  726.  
  727. As with the other modules there are several ways to edit and change
  728. information.  The first way in the Christmas Card module is to edit
  729. via the individual code assigned by HomeData.  Don't despair though
  730. if you have forgotten this number.  If the number is not known then
  731. just enter the person's name.
  732.  
  733. +----------------------------------------------------------------+
  734. | To Edit: either enter individual code, if known, or name       |
  735. | Code:____ Last Name: ___________________ First:________________|
  736. +----------------------------------------------------------------+
  737.                     Christmas Edit Request
  738.  
  739. A second way to edit is to select the alphabetical option and enter
  740. the first letter of the last name to be edited.  The first person
  741. with this letter is displayed with the edit menu below the data
  742. screen.  Press "N" (next) until the person you want to edit
  743. appears.
  744.  
  745. The Update Sent/Rcd option allows a way to enter your entire list
  746. for a specific year without having to bring up each person/family
  747. record and make the change.  Select this option and enter the code,
  748. if known, or the person's name and answer the questions - year,
  749. received from, or sent to.  This option will save several key
  750. strokes for changing each person.  As with other data entry,
  751. leaving the code and last name blank will exit this edit screen.
  752. Collection Module
  753.  
  754. If you try to edit your collection prior to customizing your
  755. collection an error message will occur "Use Add item FIRST".
  756.  
  757. The edit options will be displayed with your first two field names
  758. displayed.  The first option allows you to change information for
  759. a single item using the first variable defined.  Remember this was
  760. the longest field and the search item must be entered exactly as
  761. first entered.  This will be hard to duplicate.  Don't despair as
  762. you can use the third option to edit by giving the first letter of
  763. the item.
  764.  
  765. The second editing option will search for an item based on your
  766. second variable.
  767.  
  768.  
  769. Reports
  770.  
  771. Inventory Module
  772.  
  773. There are four reports available in the inventory module.  Your
  774. inventory can be summarized by room, by category or a alphabetical
  775. listing.  Be sure your printer is on.  Highlight the type of report
  776. desired and press the Enter key.  
  777.  
  778. A copy of each of these reports should be kept in your safe deposit
  779. box should a fire or theft occur.  These reports can be used to
  780. verify your ownership with your insurance company.  Data, such as
  781. make, model, and serial number, will be helpful to the police if a
  782. theft has occurred.
  783.  
  784.  
  785. Health Module
  786.  
  787. Two reports are available in the Health Module.  First is a summary
  788. report for a single person.  After designating the person all
  789. health situations recorded in the database will be grouped by
  790. immunization, surgery, disease, etc.  The second report is a Shot
  791. (immunization) Record for a family member.  Be sure your printer is
  792. on before activating the report menu.
  793.  
  794.  
  795. Address Book Module
  796.  
  797. Two reports and two label options are available.  The first option
  798. is for a complete alphabetical listing of all persons entered in
  799. the database.  Option two allows you to print address labels for
  800. each person in the address book.  You may use three different types
  801. of address labels:
  802.                One label across    - 3 1/2" x 15/16"
  803.                Two labels across   - 3 1/2" x 15/16"
  804.                Three labels across - 2 1/2" x 15/16"
  805. When printing address labels be sure your printer is on and the
  806. labels aligned.  HomeData will print two lines of test labels to be
  807. sure your labels are aligned.  The printer will pause while you
  808. adjust them.  After adjusting them press any key to have the labels
  809. printed.
  810.  
  811. The second report is a listing of persons by your personalized
  812. code.  If you have a code "C" for Church, entering a "C" when asked
  813. for the "Code for List?".  This will list everyone in your database
  814. that has a "C" in this code.  Run this report again for other
  815. codes.
  816.  
  817. The second address label will print address labels for a specific
  818. code.  Again enter your personalized code.  If "C" was entered
  819. address labels for everyone person in the database with a "C" in
  820. the code will appear on an address label.
  821.  
  822.  
  823. Vehicle Maintenance Module
  824.  
  825. There are two reports in this module.  The first is a complete
  826. summary for a particular vehicle.  Enter the vehicle number and a
  827. report summarizing the basic information and maintenance records
  828. will be printed.  The second report is a similar report but for all
  829. vehicles.
  830.  
  831.  
  832. Investment Module
  833.  
  834. There are four reports available in this module.  The first is a
  835. complete summary for one specific investment.  After entering the
  836. investment a account number will be displayed.  If it is correct,
  837. confirm it, otherwise enter the account number so HomeData can
  838. summarize the investment in a single account.  
  839.  
  840. The second report is a summary by investment type, i.e. all mutual
  841. funds, all stock, all real estate.  The third report is a annual
  842. summary for all investment for a single year.  And the last report
  843. is a summary of all data entered in HomeData.
  844.  
  845.  
  846. Christmas Card Module
  847.  
  848. There are three report/label options available for the Christmas
  849. Card Module.  First is a list of persons you sent cards to, while
  850. the second report is a list of those persons you received cards
  851. from.  The last option is the printing of labels for those persons
  852. you will be sending cards to.
  853.  
  854. After selecting either of the two lists, reports one and two, you
  855. must enter the year the report is to cover.  This allows you to
  856. check back several years.  Be sure your printer is on.  
  857.  
  858. Labels will be printed either 1, 2, or 3 across.  Select the label
  859. type and have your printer on with labels aligned.  HomeData will
  860. test print two lines after which you can readjust the labels.
  861.  
  862. Collection Module
  863.  
  864. There are two reports for this module.  The first report is an
  865. alphabetical listing by the first variable, while the second report
  866. is an alphabetical listing by the second variable.  If you were
  867. customizing a book collection and choose Title for variable 1 and
  868. Author for variable 2.  The first report would be a listing of
  869. titles in alphabetical order.  The second report would be a listing
  870. of authors in alphabetical order.
  871.  
  872.  
  873.  
  874. Inquiry
  875.  
  876. Address Book Module
  877.  
  878. A special inquiry is available in the Address Module.  Often a
  879. person only wants to know someone's telephone number.  Selecting
  880. this option and entering their name will display their home and
  881. work telephone numbers.
  882.  
  883.  
  884.  
  885. File Maintenance
  886.  
  887. Index All Files
  888.  
  889. There may be times when are wanting to edit an item.  However
  890. something different is displayed.  Or you get an error message that
  891. the item was not found and you are positive it has been entered. 
  892. Or you print a report but only a few items are printed.  Or the
  893. report is completely blank except for the headings.  In these
  894. incidents the index may have become corrupted.  Should this occur
  895. you should reindex the files.  The indexing option of the File
  896. Maintenance menu has several options.  You can index All
  897. Applications at one time or you can select the particular modules
  898. you are having problems with.  It this doesn't correct your problem
  899. the actual data may have become corrupt.  See Backup and Restore
  900. sections immediately following.
  901.  
  902. If the on-line HELP become corrupted the only way to index HELP is
  903. to select All Applications.
  904.  
  905.  
  906. Backup of Data Files
  907.  
  908. It is highly recommended that you backup your data files on regular
  909. basis.  You should backup data after every data entry session.  If
  910. the situations explained above in the index all files section
  911. occurs and the reindexing doesn't correct your problem it is quite
  912. possible that the data itself has become corrupted.  You are saved
  913. from having to reenter your entire data file if you have a backup
  914. file. 
  915.  
  916. Highlight Backup and press the Enter key.  HomeData will display a
  917. list of all modules and All Applications.  Select the module (or
  918. all modules) and press the Enter key.  Be sure you have your Backup
  919. Disk in your default (primary) drive.  HomeData will prompt you to
  920. place your disk in the drive.  It is recommended you have a backup
  921. disk for each module.  A message will be displayed indicating that
  922. the backup is taking place.
  923.  
  924.  
  925. Restore from Backup
  926.  
  927. Restoring data is just the opposite of backing the data up. 
  928. Restore takes data from your backup disk and restores in on your
  929. hard drive in the Home directory.  As with indexing and Backup you
  930. will be given the option to restore all files or those from a
  931. single module.  After highlighting the module you will be asked
  932. "Are you Sure?  Data on Drive C" will be replace data here! (Y?N)". 
  933. If your data on your hard drive has become corrupted you want to do
  934. this so answer "Y".  If, however, you selected this by mistake,
  935. press "N" to return to the File Maintenance menu.
  936.  
  937. If you restore data you must reindex the files, otherwise you are
  938. using the old indexes.
  939.  
  940.  
  941. Change Colors
  942.  
  943. Select this option off the File Maintenance menu to change the
  944. color.  The codes you entered when you originally setup HomeData
  945. can be changed.
  946.  
  947. +----------------------------------------------------------------+
  948. |                        SET  COLORS                             |
  949. |                                                                |
  950. |                                     TEXT     BACKGROUND        |
  951. | Menu                              current 1   current  4       |
  952. | Data Inputs                       current 2   current  5       |
  953. | Display Old Data                  current 0   current  2       |
  954. | All Message Prompts               current 9   current  1       |
  955. | To accept these press PgDn. You can change these later         |
  956. |                                                                |
  957. |                       COLORS AVAILABLE                         |
  958. | 1.  Blue       blue         6. Red               red           |
  959. | 2.  White      white        7. Magenta           magenta       |
  960. | 3.  Green      green        8. Black             black         |
  961. | 4.  Cyan       cyan         9. Yellow            yellow        |
  962. | 5.  Brown      brown        0. Gray              gray          |
  963. +----------------------------------------------------------------+
  964.                      Change Color Screen
  965.  
  966. The default colors are displayed in the change color screen.  The
  967. current color selection is displayed for Text and Background.  You
  968. may change to any of the colors displayed in the lower half of the
  969. screen.  The changes will take place upon completing the last
  970. color.
  971.  
  972. You may modify four colors - menu colors, the data input colors,
  973. the display of old data and message prompts.  If you don't like the
  974. colors you changed then change again.  If you would like to have
  975. the defaults redisplayed erase the "COLORS.MEM" file and HomeData
  976. will replace the defaults.
  977.  
  978.  
  979.  
  980. ==================================================================
  981.  
  982. While most of this program and manual are self explanatory, should
  983. you have questions or need additional support call Advanced Data
  984. Solutions at (703) 743-4910 for support.  Advanced Data Solutions
  985. is available to customize HomeData to meet your needs.
  986.  
  987.                         Advanced Data Solutions
  988.                         15 Springcrest Drive
  989.                         Luray, Va. 22835
  990.  
  991.