home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / World_Of_Computer_Software-02-385-Vol-1of3.iso / d / ddfil603.zip / MANUAL < prev    next >
Text File  |  1992-07-02  |  170KB  |  3,436 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                  _____________________
  16.                /                       \
  17.               /     DDFile              \______________________________
  18.              |                                                         |
  19.              |_________________________________________________________|
  20.              |                                                         |
  21.              |                                                         |
  22.              |               DOCTOR DATA File (TM) v6.03               |
  23.              |                                                         |
  24.              |                    Released July 1992                   |
  25.              |                                                         |
  26.              |                 (C) Copyright 1987-1992                 |
  27.              |                                                         |
  28.              |                   All Rights Reserved                   |
  29.              |                                                         |
  30.              |                                                         |
  31.              |                                                         |
  32.              |                  DOCTOR DATA SOFTWARE                   |
  33.              |                                                         |
  34.              |                     P.O. Box 11368                      |
  35.              |                                                         |
  36.              |                 Phoenix, AZ 85061-1368                  |
  37.              |                                                         |
  38.              |                     (602) 246-8907                      |
  39.              |                                                         |
  40.              |_________________________________________________________|
  41.  
  42.  
  43.                                  TABLE OF CONTENTS
  44.                                                   
  45.  
  46.  
  47.              CHAPTER 1 Introduction .............................  4
  48.                  Some of DOCTOR DATA File's Features ............  5
  49.                  Order Form .....................................  7
  50.                  Disclaimer .....................................  8
  51.                  System Requirements ............................  8
  52.                  Running DOCTOR DATA File .......................  8
  53.  
  54.              CHAPTER 2 Getting Started .......................... 10
  55.                  Select or Close a Database ..................... 10
  56.  
  57.              CHAPTER 3 Editing and Adding Records ............... 12
  58.                  Add a New Record to Database ................... 14
  59.                  GoTo Specified Record(s) ....................... 15
  60.                  Mark Specified Record(s) ....................... 16
  61.                  Unmark Specified Record(s) ..................... 17
  62.                  Delete All Marked Records ...................... 17
  63.                  Seek/Search Field Data ......................... 17
  64.                  Dial Phone Number on Modem ..................... 18
  65.                  View Records in Browse Mode .................... 18
  66.                  Carry-Over from Prior Record ................... 19
  67.                  Print Letters/Labels/Lists ..................... 19
  68.                  Edit Memo Fields ............................... 19
  69.                  Notepad ........................................ 20
  70.                  US Abbreviations ............................... 21
  71.                  Zippy  : ON/OFF/NOT PRESENT .................... 21
  72.                  Filter : ON/OFF/NOT PRESENT .................... 21
  73.                  Index  : # ..................................... 21
  74.                  Marked : ON/OFF / xxx .......................... 22
  75.                  Return to Edit/Add Records ..................... 22
  76.  
  77.              CHAPTER 4 Creating a Filter ........................ 23
  78.  
  79.              CHAPTER 5 Creating and Selecting Index Files ....... 27
  80.  
  81.              CHAPTER 6 Printing ................................. 30
  82.                  Printing Labels, Letters and Lists ............. 30
  83.                      Template : Template Name ................... 30
  84.                      Edit/Add/Delete Templates .................. 30
  85.                      Select Template Type ....................... 31
  86.                      Select Printer ............................. 31
  87.                      Labels across .............................. 31
  88.                      Spaces between labels ...................... 32
  89.                      Label width in spaces ...................... 32
  90.                      Lines per label ............................ 32
  91.                      Lines per record ........................... 33
  92.  
  93.  
  94.  
  95.                                  TABLE OF CONTENTS
  96.  
  97.  
  98.  
  99.                      Sheet Feeder? .............................. 33
  100.                      Skip lines top of page ..................... 33
  101.                      Labels per page ............................ 33
  102.                      Records per page ........................... 33
  103.                      1 or X for each record ..................... 34
  104.                      Print Labels/Letters/Lists ................. 34
  105.                      Print Multiples of Template ................ 34
  106.                      Start Printing ............................. 34
  107.                      Go to top? ................................. 35
  108.                      Print every Nth record ..................... 35
  109.                      Pause every Nth record ..................... 35
  110.                      Print job X times .......................... 35
  111.                      Display count? ............................. 35
  112.                      Set Printer ................................ 36
  113.                      Bar Code Printer Emulation ................. 36
  114.                      Zip Bulk Labels ............................ 36
  115.                      Zip+4 Bulk Labels .......................... 37
  116.                      Carrier Route Bulk Labels .................. 37
  117.                  Printing Reports ............................... 45
  118.  
  119.              CHAPTER 7 Searching for Duplicates ................. 47
  120.  
  121.              CHAPTER 8 Importing and Exporting .................. 48
  122.  
  123.              CHAPTER 9 File Management .......................... 55
  124.  
  125.              CHAPTER 10 Miscellaneous Utilities ................. 57
  126.  
  127.              CHAPTER 11 Creating or Modifying a Database ........ 61
  128.  
  129.              CHAPTER 12 Designing the Screen .................... 64
  130.  
  131.              CHAPTER 13 General Setup ........................... 67
  132.  
  133.              APPENDIX ........................................... 70
  134.  
  135.              GLOSSARY ........................................... 71
  136.  
  137.  
  138.                                                                     Page  4
  139.  
  140.  
  141.         -------------------------------------------------------------------
  142.         ----------            CHAPTER 1  Introduction            ----------
  143.         -------------------------------------------------------------------
  144.  
  145.         Welcome to DOCTOR DATA File, a comprehensive, professional and
  146.         user-friendly data manager for mailing lists, sales management,
  147.         hobbies, or anything else.  Up to 1 BILLION records can be stored
  148.         in a single database file up to the capacity of your drive.
  149.  
  150.         We encourage and welcome you to evaluate this program to see if it
  151.         will meet your database management needs.  This version of DOCTOR
  152.         DATA File is Shareware, meaning that you may share copies with
  153.         others for their evaluation.  However, this program is NOT FREE
  154.         SOFTWARE! If you paid a Shareware distributor for this program you
  155.         paid for the cost of distribution - not for the program itself. As
  156.         you find this program useful we ask that you register by completing
  157.         and returning the order form in this manual or call (602) 246-8907.
  158.  
  159.         Since August of 1987 we've been developing DOCTOR DATA Label
  160.         (DDLabel), a highly rated mailing list manager. Through the years
  161.         we have been praised for the mailing list management features in
  162.         DDLabel but have often been asked if the database can be modified
  163.         to include another phone number field, date field, etc.. The answer
  164.         sadly was always no... until now!
  165.  
  166.         DOCTOR DATA File (DDFile) is an update from DDLabel and is now MUCH
  167.         more than just a mailing list manager. With the introduction of
  168.         DDFile, mailing list management has been greatly enhanced PLUS you
  169.         have complete control in creating and modifying dBASE III files
  170.         with user-friendly menu selections.
  171.  
  172.         No matter what your database management need may be, from a
  173.         Christmas list to mass mailings, from recipes to coin or stamp
  174.         collections, DDFile can handle the job.
  175.  
  176.         If you have questions as to whether something can be done with
  177.         DDFile, or if you have any suggestions on the program or this
  178.         manual, we want to hear from you. We ask that you call instead of
  179.         write, if possible, so that we may better understand your needs.
  180.  
  181.         Thank you
  182.  
  183.  
  184.                                                                     Page  5
  185.  
  186.  
  187.         -------------------------------------------------------------------
  188.         Some of DOCTOR DATA File's Features
  189.         -------------------------------------------------------------------
  190.  
  191.         * Perhaps the one most important feature in a database manager is
  192.           the ability to easily edit, add, delete, and locate records. This
  193.           is one of DDFile's most powerful features carried over from
  194.           DDLabel.
  195.  
  196.         * Use one of the database files provided or custom design one to
  197.           fit your particular needs. You are not required to use any fields
  198.           you don't want.
  199.  
  200.         * Choose from over 430 printers from our master printer driver file
  201.           for custom printouts (available with registration).
  202.  
  203.         * For all you sales people, our Tickler feature allows you to
  204.           easily locate records of customers who need to be contacted.
  205.  
  206.         * Easily imports and exports most other lists. (dBASE III, ASCII
  207.           Delimited, or ASCII SDF).
  208.  
  209.         * Any label you have will work with DDFile, even if a completely
  210.           new one were to come out tomorrow. You can fully customize the
  211.           data to print on any size labels (up to 9 across), postcards,
  212.           Rolodex cards, any size forms, stationary or anything else that
  213.           will go through your printer.
  214.  
  215.         * Save 20% to 27% on postage costs using zip + 4 POSTNET bar codes.
  216.           Requires HP Laserjet II, HP Deskjet, Epson (9 or 24 pin), IBM
  217.           Proprinter (9 or 24 pin), Toshiba (24 pin), Okidata Microline
  218.           Standard or any other printer that will emulate any of these.
  219.  
  220.         * DDFile can print bulk and carrier route reports to accompany your
  221.           mailings.
  222.  
  223.         * Use our built-in editor to create form letters and master
  224.           lists/reports or easily import your own.
  225.  
  226.         * Duplicate records can be looked for either before or after they
  227.           are entered or imported. The search is quickly done on up to 5
  228.           fields at a time.
  229.  
  230.         * Duplicate records can either be automatically or manually
  231.           deleted.
  232.  
  233.         * Filter a file to create a sub-set of records based on field
  234.           content such as all Smith's in zip code 12345 or individually
  235.           select them as needed.
  236.  
  237.  
  238.                                                                     Page  6
  239.  
  240.  
  241.         * Create up to 15 index files per database to sort your records any
  242.           way you like. These files are updated and selected automatically
  243.           each time you select a database.
  244.  
  245.         * DDFile uses dBASE III compatible files which means they may be
  246.           accessed by dBASE III and the many dBASE III utilities on the
  247.           market.
  248.  
  249.         * DDFile can automatically enter the city, state and area code into
  250.           your records for you using Zippy(TM), our optional 49,000+ record
  251.           database. Simply enter the zip code and the rest is done for you.
  252.           If you enter a zip code with more than one city name, you will be
  253.           allowed to select the city name to use. If you enter a zip code
  254.           that belongs exclusively to a Post Office Box, "P.O. Box" will
  255.           automatically be inserted into the street address field that you
  256.           assign. Zippy saves about 25 keystrokes per record; paying for
  257.           itself in time saved. You can also cross-reference Zippy to look
  258.           up data on an area code, city or state. Requires 2.8 to 5 MB hard
  259.           disk space. Zippy is available upon registration.
  260.  
  261.         It doesn't end here. You're going to find many more features and
  262.         benefits in DDFile that will be hard to find in any other program.
  263.         Through research, you will find that you will need to spend many
  264.         times the price of DDFile to find a comparable program. This is our
  265.         goal and ambition. Thank you for your interest in DDFile.
  266.  
  267.  
  268.                          DOCTOR DATA File v6.03 ORDER FORM
  269.  
  270.           DOCTOR DATA SOFTWARE / P.O. Box 11368 / Phoenix, AZ  85061-1368
  271.  
  272.                       Phone orders please call (602) 246-8907.
  273.  
  274.         ( ) DOCTOR DATA File Registration includes:  1) the cur-
  275.             rent registered version (w/o registration reminders)
  276.             2) the registered users manual, 3) 1 year FREE phone
  277.             support, 4) over 430 printer drivers, and 5) future
  278.             updates at discount ..................... $49 x ____ = $ ______
  279.  
  280.         ( ) Zippy, a 49,000+ record database saves approximately
  281.             25 keystrokes per record. Upon entering the zip code
  282.             Zippy automatically inserts the city, state and area
  283.             code. Zippy can pay for itself in time saved and as-
  284.             sures correct spelling. You can also cross reference
  285.             to look up zip codes, area codes, etc. Requires hard
  286.             drive with 2.8 to 5 MB free disk space.  Zippy is a-
  287.             vailable only with above registration ... $25 x ____ = $ ______
  288.  
  289.                             Arizona residents add 6.7% sales tax   $ ______
  290.  
  291.                        UPS or US Mail ground Shipping & Handling   $   3.00
  292.  
  293.                        UPS 2nd DAY AIR in U.S. (lower 48) add $3   $ ______
  294.  
  295.                       Foreign orders add $10 Shipping & Handling   $ ______
  296.  
  297.                              Total U.S. funds drawn on U.S. bank   $ ______
  298.  
  299.         Payment by:  ( ) Check   ( ) M.O.   ( ) Master Card   ( ) Visa
  300.  
  301.         Credit Card # ____________________________  Expiration Date ___/___
  302.  
  303.         Signature of Card Holder __________________________________________
  304.  
  305.         Ship to:   Name ___________________________________________________
  306.  
  307.                    Company ________________________________________________
  308.  
  309.                    Address ________________________________________________
  310.  
  311.                    City, St, Zip __________________________________________
  312.  
  313.         Disk format: ( ) 5 1/4 or ( ) 3 1/2   A/C & Phone (___) ____-______
  314.  
  315.         Computer type: PC/XT  AT  386  486   Hard drive?  Y  N  Size: ___MB
  316.  
  317.         Floppy drive: (qty)  ___360Kb   ___720Kb   ___1.2MB   ___1.44MB
  318.  
  319.         Printer(s): 1 _______________  2 _______________  3 _______________
  320.  
  321.         IMPORTANT: This registration is for use on only one (1) computer at
  322.         a time.  If purchasing more than one registration, photocopy this
  323.         form.  The registered version of DOCTOR DATA File and Zippy are not
  324.         shareware and therefore may not be copied and distributed freely.
  325.  
  326.  
  327.                                                                     Page  8
  328.  
  329.  
  330.         -------------------------------------------------------------------
  331.         Disclaimer
  332.         -------------------------------------------------------------------
  333.         DOCTOR DATA SOFTWARE has taken great care in the writing of this
  334.         manual and DOCTOR DATA File. In no event whatsoever will DOCTOR
  335.         DATA SOFTWARE be liable for damages of any kind, incidental or
  336.         consequential, in regard to or arising out of the performance or
  337.         form of the material in this manual and in DOCTOR DATA File.
  338.         DOCTOR DATA SOFTWARE makes NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, BY
  339.         STATUTE OR OTHERWISE, REGARDING THE DISKS AND RELATED MATERIALS,
  340.         THEIR FITNESS FOR ANY PURPOSE, THEIR QUALITY, THEIR MERCHANTABIL-
  341.         ITY, OR OTHERWISE.
  342.  
  343.         -------------------------------------------------------------------
  344.         System Requirements
  345.         -------------------------------------------------------------------
  346.         DOCTOR DATA File v6.0 requires an IBM PC\XT\AT (286\386\486) or
  347.         compatible computer with at least 512K RAM and DOS v2.1 or later
  348.         and two floppy drives.  A hard drive is not needed (except for
  349.         Zippy) however, is recommended because of it's higher speed and
  350.         larger capacity. DOS version 3.30 or higher is also recommended.
  351.  
  352.         -------------------------------------------------------------------
  353.         Running DOCTOR DATA File
  354.         -------------------------------------------------------------------
  355.         The following files are distributed with DDFile. The only one
  356.         needed to run DDFile is DDFILE.EXE. The other DDFILE files are
  357.         created if not already existing.
  358.  
  359.         DDFILE.EXE - This is the DOCTOR DATA File program.
  360.         DDFILE.DBF - Template Database used for printing labels, letters
  361.                      and lists.
  362.         DDFILE.DBT - Part of DDFILE.DBF (memo field).
  363.         DDFILE.DEF - Default definition file.
  364.         MANUAL     - Shareware Documentation.
  365.         STATES.TXT - State name and abbreviation file used by DDFILE.EXE.
  366.  
  367.         The SAMPLE files consist of the four types of files created each
  368.         time you create a database. The DBT file will be created and needed
  369.         only if the database contains a memo field. The following four
  370.         files are important if you are new to computers or simply want to
  371.         be able to start using DDFile without first creating and setting up
  372.         a database of your own.
  373.  
  374.         SAMPLE.DBF - Sample database (same as DOCTOR DATA Label v5.1
  375.                      database)
  376.         SAMPLE.DBT - Part of SAMPLE.DBF (memo field).
  377.         SAMPLE.DF1 - Definition file for SAMPLE.DBF database.
  378.         SAMPLE.DF2 - Definition database file for field placement for
  379.                      SAMPLE.DBF database.
  380.  
  381.  
  382.                                                                     Page  9
  383.  
  384.  
  385.         Installing DOCTOR DATA File ---------------------------------------
  386.  
  387.         To install, simply insert disk into a floppy drive and make that
  388.         drive the default by typing the drive letter, a colon (:) and then
  389.         <Enter>. At this time your system prompt should say "A:\>" or
  390.         "B:\>".  Next, insert the DDFile disk, type GO and press <Enter>.
  391.         Instructions are then given on the screen for installation.
  392.  
  393.  
  394.         Using a Dual Floppy System ----------------------------------------
  395.  
  396.         After installation, your "Program" disk will contain the DDFile
  397.         program. Your "Data" (work) disk is where your database and index
  398.         files will be created and maintained.
  399.  
  400.         IMPORTANT: After selecting a database with the "Select/Close
  401.         Database File" command be sure not to remove the data disk from the
  402.         data disk drive until you either close the file or quit the
  403.         program.  Removing the disk before it has been properly closed may
  404.         cause unpredictable errors on your "Data" disk.
  405.  
  406.  
  407.         Using a Single 720k or Larger Floppy Disk -------------------------
  408.  
  409.         DOCTOR DATA File can run on a single 720 KB or larger floppy disk.
  410.         The program and data are both stored on one disk.  If you receive
  411.         the disk from us, there will be no installation to do.
  412.  
  413.  
  414.         Using a Hard Drive System -----------------------------------------
  415.  
  416.         A hard drive is recommended for running DOCTOR DATA File because of
  417.         its increased speed and capacity.
  418.  
  419.  
  420.  
  421.                                                                     Page 10
  422.  
  423.         -------------------------------------------------------------------
  424.         ----------          CHAPTER 2  Getting Started           ----------
  425.         -------------------------------------------------------------------
  426.  
  427.         Throughout this program you will be prompted to make a selection in
  428.         either a menu of commands or a directory of files. In either case a
  429.         window will open allowing a selection to take place. This is done
  430.         by highlighting the command or file with the up and down arrow keys
  431.         and after highlighting the command or file you want to select,
  432.         press the <Enter> key.
  433.  
  434.         Commands and files may also be selected by pressing the first
  435.         letter or number of the command or file. To save space and
  436.         redundancy in this manual, these instructions will not be given
  437.         each time a selection is to be made. This will simply be referred
  438.         to as making a "selection".
  439.  
  440.         Also, be sure your "brightness" and "contrast" controls on your
  441.         monitor are set so that you will be able to differentiate between
  442.         high and low intensity. This is important for some commands. See
  443.         the "Select Screen Colors" command in "General Setup" (chapter 13).
  444.  
  445.         The main menu consists of 13 commands. Selecting any of these may
  446.         open other windows containing other commands. Pressing <Esc> from
  447.         the main menu will prompt you with "Are you sure you want to Quit?"
  448.         for quitting DDFile.
  449.  
  450.  
  451.         -------------------------------------------------------------------
  452.         Select or Close a Database
  453.         -------------------------------------------------------------------
  454.         The first command you will most always want to select upon entering
  455.         DDFile is the "Select/Close Database File" command. Therefore, this
  456.         command is executed automatically upon entering the program.
  457.  
  458.         If your CONFIG.SYS file can not be found or the FILES statement
  459.         (located in the CONFIG.SYS file) isn't set to 20 or greater, you
  460.         will not be able to select a database. You can edit the CONFIG.SYS
  461.         file from within DDFile using the "Copy/Rename/Delete/Edit Files"
  462.         command from the main menu. See the Appendix for more on the
  463.         CONFIG.SYS file and the FILES statement.
  464.  
  465.         Before selecting a database you are asked to enter the drive and
  466.         directory in which to look for a database file. The current drive
  467.         and directory will display by default. Pressing <Enter> will
  468.         display any database (DBF) files found.
  469.  
  470.         If there are no files available you will be so informed and will
  471.         need to first create a database file or specify another drive
  472.         and/or directory. To create a database, see "Creating or Modifying
  473.         a Database" (chapter 11).
  474.  
  475.  
  476.  
  477.                                                                     Page 11
  478.  
  479.  
  480.         After selecting a database file, any index files that were in use
  481.         when the database was last used will be re-selected automatically
  482.         unless either the index file(s) or the database file has been
  483.         modified in any way since its last usage in DDFile. For more on
  484.         index files see "Creating and Selecting Index Files" (chapter 5).
  485.  
  486.         If you're a sales person who needs to make call-backs, DDFile will
  487.         allow you to check your call-back records upon database selection.
  488.         If you assigned a Tickler field, you will be asked if you want to
  489.         want run the Tickler. If so, you will be asked to enter a "Plus or
  490.         Minus" number. A "Plus or Minus" number of 2, for example, will
  491.         locate all records with a Tickler date of 2 days prior to the
  492.         current date to 2 days following the current date. A "Plus or
  493.         Minus" number of 0 will locate only records with a Tickler date
  494.         matching the current date.
  495.  
  496.         After entering a "Plus or Minus" number, the search is made. If any
  497.         records are found, you be asked if you want to tally them. Whether
  498.         you tally the records or not, the record pointer will be positioned
  499.         to the first record that meets the Tickler date. Upon entering the
  500.         "Edid/Add Records" command, you will see the first record meeting
  501.         the Tickler date. To go to any other records meeting the Tickler
  502.         date, press <F3> then No. This may be repeated until there are no
  503.         more records meeting the Tickler date. To view them again, press
  504.         <F3> then "F" to go to the First record in the database then start
  505.         over with <F3> then No. See the GoTo command in the "Edit and Add
  506.         Records" section later in this chapter.
  507.  
  508.  
  509.                                                                     Page 12
  510.  
  511.  
  512.         -------------------------------------------------------------------
  513.         ----------     CHAPTER 3  Editing and Adding Records     ----------
  514.         -------------------------------------------------------------------
  515.  
  516.         Before you can edit and/or add records to a database you must:
  517.  
  518.             1) Select a database if one has not already been selected. See
  519.                "Select or Close a Database" (chapter 2).
  520.  
  521.             2) Design the field input screen if it has not already been
  522.                designed. See "Designing the Screen" (chapter 12).
  523.  
  524.         Once a database has been selected and the field input screen has
  525.         been designed, you may edit and/or add records to the database with
  526.         the "Edit/Add Records" command. This is the first command in the
  527.         main menu. This is also where you will probably spend most of your
  528.         time in DDFile. If you do not first design the field input screen,
  529.         you will automatically go into "Browse" mode. You can not edit or
  530.         add records in browse mode . Browse will be discussed later in this
  531.         chapter.
  532.  
  533.         If the database is new, you will be notified that the database is
  534.         empty. Pressing any key will add a blank record to the database.
  535.  
  536.         At the top right of your screen you will see "Ins" displayed. This
  537.         means that your Insert key is turned ON and that anything typed
  538.         will push over any text that is to the right of the cursor. To turn
  539.         it OFF, press the <Ins> key. When the Insert key is OFF, anything
  540.         typed will write over any text to the right of the cursor.
  541.  
  542.         On the 4th line from the top of the screen is:
  543.  
  544.         F1=Commands   Record Unmarked: xxxx of yyyy   Database: nnnnnn.dbf
  545.  
  546.         Pressing <F1> will display the commands available while in this
  547.         screen. "Unmarked" may be "Marked" depending on whether the current
  548.         record is marked or not. Marked records will be explained later in
  549.         this section. The xxxx represents the current record number. The
  550.         yyyy represents the total number of records in the database file.
  551.         The nnnnnn.dbf represents the name of the selected database file.
  552.  
  553.         Field Editing Keys
  554.  
  555.         The following commands are used for editing text in all fields
  556.         except the Notes field which will be explained later. The ^
  557.         is the <Ctrl> key.
  558.  
  559.  
  560.                                                                     Page 13
  561.  
  562.  
  563.                   Up arrow or ^E = Move up one field
  564.                 Down arrow or ^X = Move down one field
  565.                 Left arrow or ^S = Move left one character
  566.                Right arrow or ^D = Move right one character
  567.                               ^A = Move left one word
  568.               ^right arrow or ^F = Move right one word
  569.              ^left arrow or HOME = Beginning of current field
  570.                              END = End of text in current field
  571.                            ^HOME = Beginning of the record
  572.                             ^END = End of the record
  573.                             PgUp = Previous record
  574.                             PgDn = Next record
  575.                               ^Y = Delete the current line
  576.                               ^T = Delete word right
  577.                              Ins = Toggle insert/replace on/off
  578.                              Esc = Exit to sub-menu
  579.  
  580.         Commands
  581.  
  582.         The commands available from this screen are listed below. They are
  583.         executed by pressing the function key or key sequence in parenthesis
  584.         following the command. They may also be executed by pressing <F1>
  585.         then pressing <A> through <P> or highlighting the command and
  586.         pressing <Enter>. Pressing a key command in parenthesis while
  587.         displaying this menu will not execute the command. You must first
  588.         exit the menu to use the commands in parenthesis.
  589.  
  590.                     A) Add a New Record to Database   (F2)
  591.                     B) GoTo Specified Record(s)       (F3)
  592.                     C) Mark Specified Record(s)       (F4)
  593.                     D) Unmark Specified Record(s)     (F5)
  594.                     E) Delete All Marked Records      (F6)
  595.                     F) Seek/Search Field Data         (F7)
  596.                     G) Dial Phone Number on Modem     (F8)
  597.                     H) View Records in Browse Mode    (F9)
  598.                     I) Carry-Over from Prior Record  (F10)
  599.                     K) Print Letters/Labels/Lists  (Alt-P)
  600.                     K) Edit Memo Fields            (Alt-E)
  601.                     L) Notepad                     (Alt-N)
  602.                     M) US Abbreviations            (Alt-U)
  603.                     N) Zippy  : ON/OFF/NOT PRESENT (Alt-Z)
  604.                     O) Filter : ON/OFF/NOT PRESENT (Alt-F)
  605.                     P) Index  : #                  (Alt-I)
  606.                     Q) Marked : ON/OFF / xxx       (Alt-M)
  607.                     R) Return to Edit/Add Records
  608.  
  609.  
  610.                                                                     Page 14
  611.  
  612.  
  613.         These commands will now be explained from A) to R).
  614.  
  615.  
  616.         A) Add a New Record to Database   (F2)
  617.         -------------------------------------------------------------------
  618.         This command adds a new record to the database. New records are
  619.         always added to the end of a database and are saved automatically.
  620.         A "hard" save will be performed after every 10 records are added or
  621.         upon returning to the main menu. This is not done each time a record
  622.         is added because of the 1 to 2 seconds it takes to perform.
  623.  
  624.         Duplicate Checking on Record Entry --------------------------------
  625.  
  626.         If an index file is active you will be prompted to enter the field
  627.         data on which the database was indexed. See "Creating and Selecting
  628.         Index Files" (chapter 5) for instruction on indexing. Upon
  629.         completion you will be informed of how many, if any, possible
  630.         duplicate records were found and asked if you want to see them.
  631.         Answering Yes will take you to the first record that appeared to be
  632.         a duplicate. Pressing <PgDn> will display any others. Answering No
  633.         will add a blank record to the database and allow you to complete
  634.         the added record.
  635.  
  636.         Duplicate record checking on record entry prevents duplicate
  637.         records from being entered into the database. Duplicate records can
  638.         also be checked for after they have been added. See "Searching for
  639.         Duplicates" (chapter 7).
  640.  
  641.         Zippy -------------------------------------------------------------
  642.  
  643.         Zippy is an optional city, state, area code, and zip code database
  644.         that automatically inserts the city, state, and area code into your
  645.         records for you saving approximately 25 to 30 keystrokes per
  646.         record.
  647.  
  648.         Upon registering DDFile, you will be given the opportunity to
  649.         purchase Zippy for an additional cost. A hard drive with at least
  650.         2.8 MB of free disk space is needed. Zippy automatically inserts
  651.         the city, state and area code for you based upon the zip code you
  652.         enter into the record. If you enter a zip code that belongs
  653.         exclusively to a post office, "P.O. Box" or any other string you
  654.         define, will also be inserted into the street address field.
  655.  
  656.         If there is more than one city for the zip code entered, a window
  657.         will open allowing you to select the city name of choice to insert
  658.         into the city field.  The first city in the list is the Main Post
  659.         Office city name.  The cities following will be the Branch Post
  660.         Office city name, Community Post Office city name, or the Place
  661.         Name in that order.
  662.  
  663.  
  664.                                                                     Page 15
  665.  
  666.  
  667.         For Zippy to work, you must have assigned fields to the street
  668.         address, city, state, area code, and zip code. See "General Setup"
  669.         (chapter 13) for instruction on field assignment. You will also have
  670.         to turn Zippy ON. This is done by pressing <Alt-Z>.
  671.  
  672.         After installing Zippy and entering DDFile, a message will display
  673.         "Creating zippy database..." then "Indexing zippy database...".
  674.         This will happen only once after installing Zippy.
  675.  
  676.  
  677.         B) GoTo Specified Record(s)       (F3)
  678.         -------------------------------------------------------------------
  679.         This command will position the record pointer to the "First"
  680.         record, "Last" record, "Record#", "Next" record specified in a
  681.         Search, "Prior" record, the next "Marked" record, or to "Skip" a
  682.         given number of records. To do this, press <F3> then the first
  683.         letter of the command to execute. The following are descriptions of
  684.         these commands, their usage, and examples:
  685.  
  686.             Pressing "F" will position the record pointer to the First
  687.             record in the database. If the database is not indexed this
  688.             will be record #1. If an index is active the first record could
  689.             be any record because the records are in order of the index
  690.             file. See "Creating and Selecting Index Files" (chapter 5).
  691.  
  692.             Pressing "L" will position the record pointer to the last
  693.             record in the database. Like the above explanation, the last
  694.             record will vary depending on whether or not an index file is
  695.             active.
  696.  
  697.             Pressing "R" will prompt you for the record number to go to.
  698.             After entering the record number, press <Enter> to position the
  699.             record pointer to the number entered.
  700.  
  701.             Pressing "N" will position the record pointer to the Next
  702.             record meeting a Search requirement or Tickler date.
  703.  
  704.                 A Search is done with the <F7> command. The index order
  705.                 must be set to 0 for this to work, otherwise a Seek will
  706.                 take place. See "Creating and Selecting Index Files"
  707.                 (chapter 5) and the <F7> command later in this chapter.
  708.  
  709.                 A Tickler Date is a date that you enter into a date field.
  710.                 The date field used must be assigned as the Tickler Date
  711.                 field. See "General Setup" (chapter 13) for instruction on
  712.                 field assignment. After a Tickler field is setup, upon
  713.                 selecting a database, you be asked if you want to run
  714.                 Tickler. See "Select or Close a Database" (chapter 2) for
  715.                 instruction on running Tickler.
  716.  
  717.  
  718.  
  719.                                                                     Page 16
  720.  
  721.  
  722.                 Pressing <F3> then "N" will position the record pointer to
  723.                 the Next record meeting the Search requirement or Tickler
  724.                 date. This can be done repeatedly until there are no more
  725.                 records meeting the Search requirement or Tickler date. To
  726.                 review again, press <F3>, then "F" to go to the First
  727.                 record then start over using the "Next" command.
  728.  
  729.             Pressing "P" will position the record pointer to the record
  730.             displayed prior to the current record.  For example, if you are
  731.             at record #100 and you press <F3> then "R" then enter 200 and
  732.             press <Enter> the prior record is #100. If you now press <F3>
  733.             then "P" you will go back to record #100.
  734.  
  735.             Pressing "M" will position the record pointer to the next
  736.             Marked record in the database. This command will NOT work if
  737.             Marked records are turned OFF. This can be checked at the
  738.             bottom of the commands menu.
  739.  
  740.             Pressing "S" will allow you to skip through the database the
  741.             number of records specified. When prompted to enter a number,
  742.             you may specify a positive number to skip forward or a negative
  743.             number to skip backwards. A negative number is entered using
  744.             the minus (-) sign i.e. -30 will skip back 30 records.
  745.  
  746.  
  747.         C) Mark Specified Record(s)       (F4)
  748.         -------------------------------------------------------------------
  749.         This command will Mark all records "Prior" to the current record,
  750.         the "Current" record, the "Rest" of the records, "All" of the
  751.         records, or individual records other than the currently displayed
  752.         record. To do this press the first letter of the command to
  753.         execute. The following are descriptions of these commands and their
  754.         usage:
  755.  
  756.             Pressing "P" will Mark all records Prior to the current record
  757.             displayed on the screen.
  758.  
  759.             Pressing "C" will Mark the Current record displayed on the
  760.             screen.
  761.  
  762.             Pressing "R" will Mark the Rest of the records in the database
  763.             or all records after the current record displayed on the
  764.             screen.
  765.  
  766.             Pressing "A" will Mark All the records in the database.
  767.  
  768.             Pressing "Alt-R" will prompt you for a record number and then
  769.             upon pressing <Enter> will go to the record number entered and
  770.             Mark it.
  771.  
  772.  
  773.                                                                     Page 17
  774.  
  775.  
  776.         When using the Prior or Rest commands on an indexed database it is
  777.         important to remember that the database is NOT in natural order and
  778.         that any records Marked will be those according to the index.
  779.  
  780.         If a database is filtered and the filter is turned ON, only the
  781.         records in the filter are marked.
  782.  
  783.         There can be several reasons for marking records. The most common
  784.         of which is to remove records permanently from the database. This
  785.         is done using the <F6> command. The <F6> command is explained
  786.         later in this chapter.
  787.  
  788.         Another use for marking records is if you wanted to single out
  789.         selected records for any particular purpose by Marking them and
  790.         then setting a Filter to Marked records. See "Creating a Filter"
  791.         (chapter 4) for more on filtering.
  792.  
  793.  
  794.         D) Unmark Specified Record(s)     (F5)
  795.         -------------------------------------------------------------------
  796.         This command will Unmark records. To do this press the first letter
  797.         of the command to execute. This command has the same options as the
  798.         Mark command. This command will not work if Marked records are
  799.         turned OFF.
  800.  
  801.  
  802.         E) Delete All Marked Records      (F6)
  803.         -------------------------------------------------------------------
  804.         This command will permanently remove all Marked records from the
  805.         database. If there are any Marked records in the database, pressing
  806.         <F6> will prompt you with "Are you sure you want to PERMANENTLY
  807.         REMOVE xxx RECORDS from the database (Y/N)?" where xxx is the
  808.         number of Marked records in the database.  If you answer Yes, all
  809.         Marked records will be permanently removed.
  810.  
  811.         IMPORTANT: It is always good practice to keep a backup of your
  812.         database files in case of corruption or accidental deletion of
  813.         records.
  814.  
  815.  
  816.         F) Seek/Search Field Data         (F7)
  817.         -------------------------------------------------------------------
  818.         If an index is active, this command will first prompt you for the
  819.         index file to use for the seek. After selecting the index, you will
  820.         be prompted, in the key index field, for the data to seek. If, for
  821.         example, the selected index file is indexed on the zip code and
  822.         last name, you will be prompted for the zip code to seek since that
  823.         is the primary index field. After entering the field content to
  824.         seek and pressing <Enter> the record position will be moved to the
  825.  
  826.  
  827.                                                                     Page 18
  828.  
  829.  
  830.         first record meeting the requirement unless no records could be
  831.         found. Pressing <PgDn> will display any subsequent records with the
  832.         same key index field content.
  833.  
  834.         If an index is not active, this command will open a scrollable
  835.         window, containing the fields in the database, allowing you to
  836.         select one in which to Search. Upon selecting a field, another
  837.         sub-menu will appear allowing you to Search for data...
  838.  
  839.             1) from beginning of field ------------------------------------
  840.  
  841.             This selection will cause the search to be performed starting
  842.             from the beginning of the field.
  843.  
  844.             2) from within the field --------------------------------------
  845.  
  846.             This selection will cause the search to be performed from
  847.             anywhere within the field.  This could, for example, be used
  848.             for locating all records that have an address on "Elm" street.
  849.             This command is available for use only on "character" fields.
  850.  
  851.  
  852.         G) Dial Phone Number on Modem     (F8)
  853.         -------------------------------------------------------------------
  854.         See "General Setup" (chapter 13) to set up the modem and assign
  855.         fields to the area code and phone number before using this command.
  856.  
  857.         This command can dial the area code and phone number in the current
  858.         record displayed on the screen. You have a choice of one of two
  859.         prefix's plus the a/c and phone, 1 plus the a/c and phone or just
  860.         phone, or the phone number only. Pressing 1 through 4 will select
  861.         and then dial the number on your modem. After the modem dials the
  862.         number, pick up the receiver and press any key on the keyboard to
  863.         disconnect the modem.
  864.  
  865.         H) View Records in Browse Mode   (F9)
  866.         -------------------------------------------------------------------
  867.         This command will automatically be executed upon entering the
  868.         "Edit/Add Records" command if the fields have not yet been placed
  869.         on the screen for data entry. See "Designing the Screen" (chapter
  870.         12).
  871.  
  872.         You can not edit or add records from this command. You can only
  873.         browse through them. This allows you to view several records at a
  874.         time but not always the whole record, depending on the size of the
  875.         record. The following are the keys used to navigate through the
  876.         records and fields:
  877.  
  878.  
  879.                                                                     Page 19
  880.  
  881.  
  882.                           Up arrow = Up one row
  883.                         Down arrow = Down one row
  884.                         Left arrow = Column left
  885.                        Right arrow = Column right
  886.                    Ctrl-Left arrow = Pan left one column
  887.                   Ctrl-Right arrow = Pan right one column
  888.                               Home = Left most current screen column
  889.                                End = Right most current screen column
  890.                          Ctrl-Home = Left most column
  891.                           Ctrl-End = Right most column
  892.                               PgUp = Previous screen
  893.                               PgDn = Next screen
  894.                          Ctrl-PgUp = First row of current column
  895.                          Ctrl-PgDn = Last row of current column
  896.                                Esc = Exit
  897.  
  898.  
  899.         I) Carry-Over from Prior Record  (F10)
  900.         -------------------------------------------------------------------
  901.         This command carries over data from the corresponding field in the
  902.         prior record after adding a new record to the database. This
  903.         eliminates the need to enter repetitious data from one record to
  904.         the next.
  905.  
  906.  
  907.         J) Print Letters/Labels/Lists  (Alt-P)
  908.         -------------------------------------------------------------------
  909.         See "Printing Labels, Letters and Lists" (chapter 6) for
  910.         instruction in using this command.
  911.  
  912.  
  913.         K) Edit Memo Fields            (Alt-E)
  914.         -------------------------------------------------------------------
  915.         If you have any memo fields in your database, executing this
  916.         command will allow you to edit them. If you have more than one memo
  917.         field, a window will open allowing you to select the memo field you
  918.         wish to edit. The key commands below are used for editing memo
  919.         fields. Up to 64,000 characters of any kind may be stored in a memo
  920.         field. The actual data that is entered into a memo field is not
  921.         stored in the DBF file itself but is instead stored in an
  922.         accompanying DBT file by the same name. If the name of the database
  923.         is SAMPLE.DBF, the .DBT file is named SAMPLE.DBT.
  924.  
  925.         Many times you may want to copy data from any of the regular fields
  926.         into the memo field. This is done very easily by pressing <Alt-F>
  927.         while editing a memo field. This will open a scrollable window of
  928.         fields names from which you may select. The data will be copied to
  929.         the location the cursor was at the time you pressed <Alt-F>.
  930.  
  931.  
  932.                                                                     Page 20
  933.  
  934.  
  935.         Memo Field Editing Keys
  936.  
  937.         The ^ equals the <Ctrl> key.
  938.  
  939.                   Up arrow or ^E = Move up one line
  940.                 Down arrow or ^X = Move down one line
  941.                 Left arrow or ^S = Move left one character
  942.                Right arrow or ^D = Move right one character
  943.                ^left arrow or ^A = Move left one word
  944.               ^right arrow or ^F = Move right one word
  945.                             HOME = Beginning of current line
  946.                              END = End of current line
  947.                            ^HOME = Beginning of the memo
  948.                             ^END = End of the memo
  949.                             PgUp = Next edit window up
  950.                             PgDn = Next edit window down
  951.                            ^PgUp = Beginning of current window
  952.                            ^PgDn = End of current window
  953.                               ^W = Save and exit
  954.                               ^Y = Delete the current line
  955.                               ^T = Delete word right
  956.                               ^B = Reformat memo in edit window
  957.                     Ins or Alt-I = Toggle insert/replace on/off
  958.                            Alt-W = Word Wrap
  959.                            Alt-S = Scroll
  960.                            Alt-L = Specify Line Length
  961.                     Alt-X or Esc = Exit
  962.  
  963.         The status line at the bottom of the screen will display from left
  964.         to right: the name of the notes field, "Insert" if insert is ON,
  965.         "Scroll" if scroll is ON, "Wrap" if wrap is ON, the cursor line
  966.         number and the cursor column number.
  967.  
  968.         The <Alt-L> command listed above will prompt you for a number to
  969.         use for the line length. In order for a line length change to take
  970.         affect you must exit the memo field and then re-enter. At that time
  971.         the current data will be re-formatted to the line length.
  972.  
  973.         To exit a memo field press <Esc> or <Alt-X>. If the record has been
  974.         modified you will be asked at the bottom of the screen if you want
  975.         to abort. Press "Y" to abort, "N" to not abort or "S" to save and
  976.         exit.
  977.  
  978.  
  979.         L) Notepad                     (Alt-N)
  980.         -------------------------------------------------------------------
  981.         This command will allow you to edit the Notepad. The Notepad is for
  982.         the purpose of being able to keep on hand miscellaneous information
  983.  
  984.  
  985.                                                                     Page 21
  986.  
  987.  
  988.         such as codes, dates of mailings, etc.. The editing commands are
  989.         the same as for memo fields. However, the Notepad is not a memo
  990.         field and is not part of the database. It is a text file on disk
  991.         called NOTEPAD.TXT. The file capacity is 64K (64,000 characters).
  992.  
  993.  
  994.         M) State Abbreviations         (Alt-S)
  995.         -------------------------------------------------------------------
  996.         This command displays all 50 states and their abbreviations from a
  997.         text file on disk called STATES.TXT.
  998.  
  999.  
  1000.         N) Zippy  : ON/OFF/NOT PRESENT (Alt-Z)
  1001.         -------------------------------------------------------------------
  1002.         See "General Setup" (chapter 13) to assign fields to the street
  1003.         address, city, state, zip code and area code before using this
  1004.         command.
  1005.  
  1006.         This command will toggle Zippy ON or OFF if present. See Zippy
  1007.         under "Add a New Record to Database" (earlier in this chapter) for
  1008.         a description of Zippy.
  1009.  
  1010.         The city, state and area code can be inserted into the appropriate
  1011.         fields of an already existing database by pressing <Ctrl-Z>,
  1012.         entering the zip code and then pressing <Enter>.
  1013.  
  1014.  
  1015.         O) Filter : ON/OFF/NOT PRESENT (Alt-F)
  1016.         -------------------------------------------------------------------
  1017.         This command will allow you to create or set a filter the same as
  1018.         if executed from the "Filter Create/Select" command in the main
  1019.         menu. The Filter Status (located at the bottom of the commands
  1020.         menu) will display one of the following:
  1021.  
  1022.         1) If no filter has been created the display will be "NOT PRESENT".
  1023.         2) If a filter has been created and is OFF, the display will be
  1024.            "OFF".
  1025.         3) If a filter has been created and is ON, the display will be "ON"
  1026.            followed by the number of records in the Filter.
  1027.  
  1028.         See "Creating a Filter" (chapter 4) for complete instruction on
  1029.         creating and setting a Filter.
  1030.  
  1031.  
  1032.         P) Index  : #                  (Alt-I)
  1033.         -------------------------------------------------------------------
  1034.         This command will allow you to create or select index files the
  1035.         same as the "Index Create/Select" command in the main menu. This
  1036.         command is available from both locations as is printing and
  1037.         filtering to make them all more convenient to use.
  1038.  
  1039.  
  1040.                                                                     Page 22
  1041.  
  1042.  
  1043.         The # (hash or pound) sign represents the index order. The index
  1044.         order is the number of the currently active (controlling) index
  1045.         file. If, for example, you selected three index files to use with
  1046.         the database and if the second one was selected as the controlling
  1047.         index, then the index order would be 2. If no index file is
  1048.         activated or selected, the Index order would be 0 which is natural
  1049.         record order. Natural order is the order in which the records were
  1050.         entered into the database i.e. 1, 2, 3, 4, etc.. See "Creating and
  1051.         Selecting Index Files" (chapter 5).
  1052.  
  1053.  
  1054.         Q) Marked : ON/OFF : xxx       (Alt-M)
  1055.         -------------------------------------------------------------------
  1056.         This command will toggle marked records ON or OFF. If marked
  1057.         records are ON, they can be displayed. If marked records are OFF,
  1058.         they can not be displayed and will be hidden from printouts,
  1059.         reports, etc. See the <F4> and <F5> commands (earlier in this
  1060.         chapter) for more on marking and unmarking records. The xxx
  1061.         represents the number of marked records in the database.
  1062.  
  1063.  
  1064.         R) Return to Edit/Add Records
  1065.         -------------------------------------------------------------------
  1066.         This command or <Esc> will exit the command menu.
  1067.  
  1068.  
  1069.                                                                     Page 23
  1070.  
  1071.  
  1072.         -------------------------------------------------------------------
  1073.         ----------         CHAPTER 4  Creating a Filter          ----------
  1074.         -------------------------------------------------------------------
  1075.  
  1076.         The filter sub-menu can be accessed from either the "Filter
  1077.         Create/Select" command in the main menu or while editing records by
  1078.         pressing <Alt-F>. Either way, the filter sub-menu is the same.
  1079.  
  1080.         The purpose of a filter is to "hide" all records not meeting the
  1081.         requirements that you specify for a given field. This will allow
  1082.         you to edit, view or print only the sub-set of records you select.
  1083.  
  1084.         If the message; "Field to be used with Filter has not been
  1085.         assigned." appears:
  1086.  
  1087.             1) You will first need to assign a logical field to the Filter.
  1088.                This is done with the "Field Assignment" command. See
  1089.                "General Setup" (chapter 13).
  1090.  
  1091.             2) If you do not have any logical fields in your database, you
  1092.                will need to modify the database to include one. To do this,
  1093.                you will first need to close the database, then modify it
  1094.                with the "Create/Modify Database Files" command. See
  1095.                "Creating or Modifying a Database" (chapter 11).
  1096.  
  1097.         If the message; "Index set to natural record order to create
  1098.         filter." appears, it is because an index file was active and is now
  1099.         inactivated. This is done to speed up the filtering process.
  1100.  
  1101.         The Filter sub-menu contains the following commands:
  1102.  
  1103.         A) Create New Filter
  1104.         -------------------------------------------------------------------
  1105.         This command will allow you to create a new filter for the current
  1106.         database.
  1107.  
  1108.         "Use previously set filter?" will display if a filter existed upon
  1109.         the last use of the database file. If you answer Yes, the last
  1110.         filter will be set and you will exit. Otherwise a sub-menu will
  1111.         open containing the following commands:
  1112.  
  1113.             A) Marked Records ---------------------------------------------
  1114.  
  1115.             Selecting this command will set a Filter to Marked records. If
  1116.             Marked records are turned off, they will be turned back on.
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.                                                                     Page 24
  1121.  
  1122.  
  1123.             B) Field Data -------------------------------------------------
  1124.  
  1125.             Selecting this command will allow you to specify requirements
  1126.             on selected fields for which a filter will be set. There are
  1127.             three steps for each requirement you want to specify in the
  1128.             filter. In the first step you will need to select a field from
  1129.             the scrollable box.
  1130.  
  1131.             Next, you will need to select a method of search. There are
  1132.             nine methods of search available for character, memo and
  1133.             numeric fields, six for date fields and three for logical
  1134.             fields.
  1135.  
  1136.             The following are the available operators.
  1137.  
  1138.             "1) Search from BEGINNING of field only on CURRENTLY selected
  1139.             records." This method of search will set a Filter to the
  1140.             records that equal the requirement you are about to specify for
  1141.             the field. Each time this method of search is selected, the
  1142.             requirement is searched for within the records meeting the last
  1143.             requirement specified. This will narrow down the number of
  1144.             records in the Filter.
  1145.  
  1146.             "2) Search from BEGINNING of field looking at ALL records in
  1147.             database." This method of search will allow two or more EQUAL
  1148.             requirements to be specified for any one field. Each time this
  1149.             method of search is selected, the requirement is searched for
  1150.             throughout the entire database and any records meeting the
  1151.             specified requirement are then added to the Filter.
  1152.  
  1153.             "3) Search from BEGINNING of field EXCLUDING those meeting
  1154.             specification." This method of search will exclude all records
  1155.             from the Filter or database that do not meet the specified
  1156.             requirement.
  1157.  
  1158.             "4) Search for RANGE in field only on CURRENTLY selected
  1159.             records." This method of search will set a Filter to the
  1160.             records that meet the specified MINIMUM and MAXIMUM range.
  1161.  
  1162.             "5) Search for RANGE in field looking at All records in
  1163.             database." This method of search will allow two or more RANGE
  1164.             requirements to be specified for any one field. Each
  1165.             time this is done, all records in the database meeting the
  1166.             range requirements will be included in the Filter.
  1167.  
  1168.             "6) Search for RANGE in field EXCLUDING those meeting
  1169.             specification." This method of search will exclude all records
  1170.             from the Filter or database that do not meet the specified
  1171.             requirement.
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.                                                                     Page 25
  1176.  
  1177.  
  1178.             "7) Search from WITHIN field only on CURRENTLY selected
  1179.             records." This method of search will set a filter to all
  1180.             records that contain the requirement anywhere WITHIN the
  1181.             selected field. For example, you could set a Filter to all
  1182.             records that have a Street Address name of Elm which would be
  1183.             WITHIN the Street Address field.
  1184.  
  1185.             "8) Search from WITHIN field looking at All records in
  1186.             database." This method of search will allow two or more WITHIN
  1187.             requirements to be specified for any one field. Each time this
  1188.             method of search is chosen, the entire database is searched for
  1189.             the specified requirement WITHIN the selected field. All
  1190.             records meeting the requirement will be included in the filter.
  1191.  
  1192.             "9) Search from WITHIN field EXCLUDING those meeting
  1193.             specification." This method of search will exclude all records
  1194.             from the Filter or database that do not meet the specified
  1195.             requirement.
  1196.  
  1197.         "Ignore case structure?" After selecting a method of search, you
  1198.         will be asked if you want to ignore the case structure. If you
  1199.         answer Yes, upper and lower case letters will be recognized as the
  1200.         same.
  1201.  
  1202.         If there are no records in the database that meet the
  1203.         specifications entered, no Filter will be set and a message will
  1204.         appear saying there are no records available matching the
  1205.         requirements specified.
  1206.  
  1207.         "Tally Records in filter?" After each requirement is specified you
  1208.         will be prompted to tally the records in the filter up to that
  1209.         point. The tally is optional because of the time it takes to count.
  1210.         A non-optional tally is made once the filter is completed.
  1211.  
  1212.         "Select another field?" Next, you will be asked if you want to
  1213.         select another field. If so, this three step process will be
  1214.         repeated.
  1215.  
  1216.         In using the first three methods of search, note that the field
  1217.         content specified does not have to match, in length, the actual
  1218.         content of the field. For example, if "We" were specified in the
  1219.         "Last Name" field, the search would include all records with a Last
  1220.         name field content that start with "We" which would include
  1221.         "Webber", "Webster", "Wealler", and so on.
  1222.  
  1223.         Blank fields may be checked by using the first method of search and
  1224.         pressing <Enter>, not specifying a requirement for the field.
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.                                                                     Page 26
  1229.  
  1230.  
  1231.         Example Filter: To set a filter to all records in the states of
  1232.         Arizona (AZ), California (CA), Nevada (NV), and Utah (UT): First,
  1233.         select the "State" field. Next, select the second method of search.
  1234.         Then specify "AZ" for the field content. Do the same for the other
  1235.         three states. Each time the filter will increase in size assuming
  1236.         you have records from those states.
  1237.  
  1238.         To continue the above example Filter, include only the records from
  1239.         those states who have a last name in the RANGE of "A" to "L".
  1240.         First, select the "Last name" field. Next, select the fourth method
  1241.         of search. Do not select the fifth since we do not want to search
  1242.         the entire database. Enter "A" for the START OF RANGE then "L" for
  1243.         the END OF RANGE.
  1244.  
  1245.         At this time if the steps above were followed correctly your
  1246.         filter includes all records that have a Last name field initial
  1247.         in the range of "A" to "L" and are from the states AZ, CA, NV,
  1248.         and UT.
  1249.  
  1250.  
  1251.         B) Set Filter ON/OFF
  1252.         -------------------------------------------------------------------
  1253.         This command will not appear unless a filter has already been
  1254.         created. This command will toggle the Filter ON or OFF. When the
  1255.         filter is turned ON, ONLY the records within the Filter may be
  1256.         edited, viewed, and printed. In order to edit, view, or print all
  1257.         records in the database the Filter must be turned OFF.
  1258.  
  1259.  
  1260.         C) Continue Filter
  1261.         -------------------------------------------------------------------
  1262.         This command will not appear unless a filter has already been
  1263.         created on any fields in the database. This will allow you to
  1264.         continue the filter by specifying more requirements on field
  1265.         content without creating a new filter. Selecting this command will
  1266.         display the same screen as when creating a new filter.
  1267.  
  1268.  
  1269.                                                                     Page 27
  1270.  
  1271.  
  1272.         -------------------------------------------------------------------
  1273.         ---------- CHAPTER 5  Creating and Selecting Index Files ----------
  1274.         -------------------------------------------------------------------
  1275.  
  1276.         The index sub-menu can be accessed from either the "Index
  1277.         Create/Select" command in the main menu or while editing records by
  1278.         pressing <Alt-I>. Either way, the index sub-menu is the same.
  1279.  
  1280.         When an index file is active it causes records in the database to
  1281.         appear in the order in which they were indexed. The key index field
  1282.         is the first field selected when creating an index file.
  1283.  
  1284.         Records with a blank key index field appear first, numbers are
  1285.         second, then lower case and upper case characters. This order may
  1286.         be seen when paging up and down through the database from the
  1287.         "Edit/Add Records" command or when printing labels, letters or a
  1288.         master list.
  1289.  
  1290.         For example, if you created an index on the zip code field, records
  1291.         with a blank zip code field will appear first, U.S. zip codes would
  1292.         appear second (starting on the east coast and working west) and
  1293.         Canadian zip codes would appear last.
  1294.  
  1295.         An index is most often used for printing labels in zip code order
  1296.         by selecting the zip code as your key (1st) index field. DDFile
  1297.         also uses index files for duplicate record searching and seeking.
  1298.  
  1299.         If an index is active when exporting records, the records will be
  1300.         copied to the new database in index order. This is commonly known
  1301.         as a sort. The index order of the old (current) database is the
  1302.         natural order of the new (exported) database. See "Importing and
  1303.         Exporting" (chapter 8).
  1304.  
  1305.  
  1306.         A) Create New Index
  1307.         -------------------------------------------------------------------
  1308.         This command will allow you to create an index file for the current
  1309.         database. Up to 15 index files are allowed per database. Index
  1310.         files have a .NTX filename extention.
  1311.  
  1312.         Index files cause the records in a database to appear in the index
  1313.         order of the field(s) the index was created on. If the key index
  1314.         field is a date field, the index order would be chronological. If
  1315.         the key index field is a character field, the index order would be
  1316.         alphabetical. This index order is only active when the index file
  1317.         is selected as the controlling index. The controlling index is
  1318.         selected with the next command in this sub-menu.
  1319.  
  1320.  
  1321.                                                                     Page 28
  1322.  
  1323.  
  1324.         If 15 index files already exist for the selected database, you will
  1325.         have to inactivate one or more of the active index files in order
  1326.         to create others. To inactivate an index, select the "Select Index
  1327.         Files" command in this sub-menu. Then, select only the index files
  1328.         that you want to use. The unwanted index files may then be deleted
  1329.         with the "File Management (Copy/Rename/Delete/Edit)" command. See
  1330.         "File Management" (chapter 9).
  1331.  
  1332.         If less than 15 index files currently exist for the selected
  1333.         database, the fields in the database will be displayed in a
  1334.         scrollable window. You can select up to five fields to index on.
  1335.  
  1336.         If you select a character field, you will be prompted to specify
  1337.         how many characters of the field to include in the index. If, for
  1338.         example, you are creating an index on the zip code and the zip code
  1339.         field is 10 characters long (zip+4) you would only want to index on
  1340.         the first 5 characters, especially if your secondary index field is
  1341.         the carrier route sort field.
  1342.  
  1343.         NOTE: Logical and memo fields can not be indexed.
  1344.  
  1345.         After selecting the fields to index on, you are asked to enter a
  1346.         name to call the database. Type a name up to 8 characters long and
  1347.         press <Enter>. The index file will then be created. The new index
  1348.         file is automatically added on to the end of the list of selected
  1349.         index files as long as there are less than 15 index files active.
  1350.  
  1351.  
  1352.         B) Set Controlling Index
  1353.         -------------------------------------------------------------------
  1354.         This command will allow you to select the controlling index file.
  1355.         This can only be done if one or more index files have been selected
  1356.         with the "Select Index Files" command. From within this command you
  1357.         may select one of the current index files or press <Esc> to select
  1358.         natural record order.
  1359.  
  1360.         Upon selecting an index file, the list of index fields will be
  1361.         displayed in a box followed by a description of the field in
  1362.         parenthesis. The description will be either C, N or D representing
  1363.         Character, Numeric or Date field respectively. If the field is a
  1364.         character field and the index was created on a portion of the field
  1365.         the "C" will be followed by the number of characters that were
  1366.         included in the index such as (C-10).
  1367.  
  1368.  
  1369.                                                                     Page 29
  1370.  
  1371.  
  1372.         C) Select Index Files
  1373.         -------------------------------------------------------------------
  1374.         This command will allow you to select the index files you wish to
  1375.         use with the selected database. If you select an index that was
  1376.         created for another database where the field names or types do not
  1377.         match the currently selected database you will be informed so and
  1378.         will not be able to select it. Once you have selected the index
  1379.         files you may execute the prior command; "Set Index Order" to
  1380.         select the active (controlling) index file.
  1381.  
  1382.         Index files selected with this command will be updated to insure
  1383.         record integrity. These index files will be re-selected
  1384.         automatically upon re-selecting the database as long as they have
  1385.         not been used by any other database.
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.                                                                     Page 30
  1390.  
  1391.  
  1392.         -------------------------------------------------------------------
  1393.         ----------              CHAPTER 6  Printing              ----------
  1394.         -------------------------------------------------------------------
  1395.  
  1396.         Printing Labels, Letters, and Lists
  1397.         -------------------------------------------------------------------
  1398.         In order to print, you must first have selected a database. See
  1399.         "Select or Close a Database" (chapter 2). You may also want to set
  1400.         a Filter and/or Index. See "Creating a Filter" (chapter 4) and
  1401.         "Creating and Selecting Index Files" (chapter 5) .
  1402.  
  1403.         To start, select the "Print Labels/Letters/Lists" command from the
  1404.         main menu. A sub-menu will then appear with selections A through N.
  1405.         Some selections are not always available and will be blank.
  1406.  
  1407.  
  1408.         A) Template : Template Name        X/X
  1409.         -------------------------------------------------------------------
  1410.         This command will allow you to edit the name of the template. The
  1411.         first X in X/X represents the current template number. The second X
  1412.         represents the total number of templates. To move from one template
  1413.         to another press <PgUp>, <PgDn> or <Alt-L>.
  1414.  
  1415.         What's a Template?
  1416.  
  1417.         Templates allow you to custom design your printout. Field macros
  1418.         are placed in templates to represent field data when printing. A
  1419.         template can contain your own text such as "See inside for special
  1420.         offer!", macros such as {LAST} for "last name" which represents
  1421.         field content from your record(s), printer macros for enhancing
  1422.         text and special macros for other purposes.  These macros are
  1423.         sometimes referred to as merge codes. Macros are explained in more
  1424.         detail later in this chapter.
  1425.  
  1426.  
  1427.         B) Edit/Add/Delete Templates
  1428.         -------------------------------------------------------------------
  1429.         This command will present another sub-menu allowing you to select
  1430.         "Edit", "Add", "Delete", or "Import".
  1431.  
  1432.             A) Edit -------------------------------------------------------
  1433.  
  1434.             This command will edit the current template. The editing
  1435.             commands are the same as for memo fields. See the "Edit Memo
  1436.             Fields" command in "Edit and Add Records" (chapter 3).
  1437.             Instruction for "Filling in a Template" will follow later in
  1438.             this chapter.
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.                                                                     Page 31
  1443.  
  1444.  
  1445.             B) Add --------------------------------------------------------
  1446.  
  1447.             This command will add a blank template record. A template
  1448.             record consists of the template settings and the template
  1449.             itself.
  1450.  
  1451.             C) Delete -----------------------------------------------------
  1452.  
  1453.             This command will delete the current template. Before deleting,
  1454.             you will be asked "Are you sure?" to safe-guard against
  1455.             accidental erasure.
  1456.  
  1457.             D) Import -----------------------------------------------------
  1458.  
  1459.             This command will present a list of files from the current
  1460.             directory. They are sorted on file name extension. Selecting
  1461.             any file will replace the current template with the file. The
  1462.             selected file must be less than 64,000 bytes in size, not
  1463.             currently in use, and can not contain any hidden characters
  1464.             such as those found in documents from word processors. If you
  1465.             are upgrading from DDLabel, you can import the LBL (label), LTR
  1466.             (letter), and LST (master list) files (templates) eliminating
  1467.             the need to retype them into the new templates.
  1468.  
  1469.  
  1470.         C) Select Template Type: XXXXXX
  1471.         -------------------------------------------------------------------
  1472.         This command allows you to select the type of template you wish it
  1473.         to be. The three choices are Letter, Label, or List. Selections "E"
  1474.         through "L" will change depending on the type of template you select.
  1475.  
  1476.  
  1477.         D) Select Printer
  1478.         -------------------------------------------------------------------
  1479.         This command will allow you to select a printer from the installed
  1480.         list of printer drivers. To install printer drivers, see the
  1481.         "Install printer(s)" command located under the "General Setup"
  1482.         command in the main menu (chapter 13). These printer drivers are
  1483.         provided to those who register their copy of DDFile.
  1484.  
  1485.  
  1486.         E) Labels across
  1487.         -------------------------------------------------------------------
  1488.         This command will appear only for Label templates. You can answer 1
  1489.         to 9 to print up to 9 labels across.
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.                                                                     Page 32
  1494.  
  1495.  
  1496.         F) Spaces between labels
  1497.         -------------------------------------------------------------------
  1498.         This command will appear only for Label templates if printing more
  1499.         than 1 label across. This defines the number of spaces between each
  1500.         label. The actual width in inches will depend on the pitch your
  1501.         printer is set at i.e. if your printer is set to pica (10 cpi) you
  1502.         will be printing 10 characters per inch.
  1503.  
  1504.  
  1505.         G) Label width in spaces
  1506.         -------------------------------------------------------------------
  1507.         This command will appear only for Label templates. This defines the
  1508.         width in spaces of the labels being used. The label width is going
  1509.         to vary depending on the pitch or cpi (characters per inch) used.
  1510.         If the label being used is 3 1/2 inches wide, the label width in
  1511.         spaces will be as follows:
  1512.  
  1513.              USING THIS PITCH          CHARACTERS PER 3.5 INCHES
  1514.  
  1515.              Pica (10 cpi)             10 X 3.5 = 35
  1516.              Elite (12 cpi)            12 X 3.5 = 42
  1517.              Condensed (17 cpi)        17 X 3.5 = 59.5 (60)
  1518.  
  1519.  
  1520.         H) Lines per label
  1521.         -------------------------------------------------------------------
  1522.         This command will appear only for Label templates. This defines the
  1523.         number of lines to make each label.
  1524.  
  1525.         Example: If you are using 1" or 15/16" high labels, this should be
  1526.         set to 6 regardless of how many printable lines are in the
  1527.         template. This is assuming that your printer is set to printing 6
  1528.         lines per inch which is the default setting for most printers.
  1529.  
  1530.         If you specify a number less than the number of printable lines in
  1531.         the template file you will be notified that this setting "Must be
  1532.         at least ----> X", where X is the number of printable lines in the
  1533.         template. This does not include the non-printable lines in the
  1534.         beginning of the template that are preceded with the "*" character
  1535.         or are left blank.
  1536.  
  1537.         IMPORTANT:  Laser labels are NOT the same as copier labels.  Laser
  1538.         labels have a top and bottom margin of approximately 1/2".  This is
  1539.         because laser printers can only print 10" on a page.  Copy labels
  1540.         use the full 11" on a page.
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.                                                                     Page 33
  1545.  
  1546.  
  1547.         The maximum allowable number of printable lines in a label template
  1548.         is 20 if printing 2 or more labels across. This should impose no
  1549.         problem since a label over 20 lines is rare. To go over 20 lines
  1550.         per label, print only 1 across.
  1551.  
  1552.  
  1553.         H) Lines per record
  1554.         -------------------------------------------------------------------
  1555.         This command will appear only for List templates and works the same
  1556.         as it does for labels.
  1557.  
  1558.  
  1559.         I) Sheet Feeder? (Y/N)
  1560.         -------------------------------------------------------------------
  1561.         This command will appear only for Label and List templates. If you
  1562.         are using a single sheet feed printer such as a laser printer as
  1563.         apposed to a continuous forms printer, select Yes for this option.
  1564.         You can use this feature on continuous paper if you would like to
  1565.         customize your printout.
  1566.  
  1567.  
  1568.         J) Skip lines top of page
  1569.         -------------------------------------------------------------------
  1570.         This command will appear only if answering Yes to "I) Sheet
  1571.         Feeder?". One purpose of this would be to properly align a sheet of
  1572.         labels to start printing on the right line.
  1573.  
  1574.  
  1575.         K) Labels per page
  1576.         -------------------------------------------------------------------
  1577.         This command will appear only for Label templates and only if
  1578.         answering Yes to "I) Sheet Feeder?". This command is needed to
  1579.         properly eject the page after printing the specified number of
  1580.         labels. If you are using, for example, 2-across by 10 down labels
  1581.         (20 labels per page) then this number should be set to 20 to use
  1582.         all 20 labels on the page.
  1583.  
  1584.  
  1585.         K) Records per page
  1586.         -------------------------------------------------------------------
  1587.         This command will appear only for List templates and only if
  1588.         answering Yes to "I) Sheet Feeder?". If, for example, your master
  1589.         list template uses three lines per record and your paper is 8 1/2"
  1590.         x 11" (66 lines) then this could be set to 20 and still have 3
  1591.         lines at the top and bottom of each page.
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.                                                                     Page 34
  1596.  
  1597.  
  1598.         L) 1 or X for each record
  1599.         -------------------------------------------------------------------
  1600.         This command will appear only for Label templates and only if
  1601.         printing more than 1 label across. The X is the number of labels
  1602.         being printed across. This command will print one row of labels
  1603.         from the same record with the next row of labels from the next
  1604.         record and so on with each row of labels (up to 9-across) all being
  1605.         the same record.
  1606.  
  1607.  
  1608.         M) Print Labels/Letters/Lists
  1609.         -------------------------------------------------------------------
  1610.         This command will print the database from the current record. If
  1611.         the record pointer is not at the first record in the database
  1612.         (indexed or not) you will be notified and given a chance to go to
  1613.         the first record before printing.
  1614.  
  1615.         Prior to printing labels with this command, the next command should
  1616.         be used first to assure proper alignment of the labels before
  1617.         printing the database. A good test would be to print three (3) rows
  1618.         of labels. If, for example, you are printing 3-across labels, you
  1619.         would print a quantity of 9 labels with the "One or more with"
  1620.         command (3 across x 3 down = 9).
  1621.  
  1622.  
  1623.         N) Print Multiples of Template
  1624.         -------------------------------------------------------------------
  1625.         Selecting this command will allow you to print more than 1 label,
  1626.         letter, or list entry for any one record. Enter the "Quantity to
  1627.         print" and press <Enter>.
  1628.  
  1629.  
  1630.         Before the printing begins, another sub-menu will appear with the
  1631.         following commands:
  1632.  
  1633.  
  1634.         A) Start Printing
  1635.         -------------------------------------------------------------------
  1636.         This command will do just as it says and start printing. If you
  1637.         want to print Bulk labels, refer to the last three commands in this
  1638.         sub-menu. Select this command after first setting any of the
  1639.         commands following it from B to H.
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.                                                                     Page 35
  1644.  
  1645.  
  1646.         B) Go to top? (Y/N)
  1647.         -------------------------------------------------------------------
  1648.         You will be allowed to execute this command if printing with the
  1649.         "Print Labels/Letters/Lists" command, and if the record pointer is
  1650.         not at the beginning of the file. If No, the printing will begin
  1651.         with the current record and work forward to the end of the
  1652.         database. If Yes, the printing will begin with the first logical
  1653.         record in the database. If this is changed to Yes, the record
  1654.         pointer will be located to the top of the file (first logical
  1655.         record in database) and will not be able to be moved back without
  1656.         going back into the "Edit/Add Records" command.
  1657.  
  1658.  
  1659.         C) Print every Nth record
  1660.         -------------------------------------------------------------------
  1661.         You will be allowed to execute this command if printing with the
  1662.         "Print Labels/Letters/Lists" command. This will allow you to print
  1663.         every 1st, 2nd, 3rd, 4th, etc. record in a database thereby testing
  1664.         the market before doing a complete mailing.
  1665.  
  1666.  
  1667.         D) Pause every Nth record
  1668.         -------------------------------------------------------------------
  1669.         This will pause the printing process after every Nth record is
  1670.         printed. After pausing, simply press any key to continue. This is
  1671.         repeated until all records in the database have been printed.
  1672.  
  1673.  
  1674.         E) Print job X times
  1675.         -------------------------------------------------------------------
  1676.         Entering a number greater than one will repeat the printing process
  1677.         automatically X number of times, pausing for a key to be pressed
  1678.         between each job.
  1679.  
  1680.  
  1681.         F) Display count? (Y/N)
  1682.         -------------------------------------------------------------------
  1683.         If you answer Yes, "Printing xxx of yyy" will be displayed on the
  1684.         screen where xxx is the number of records printed and yyy is the
  1685.         total to be printed. This will keep you informed of where you are
  1686.         in the printing process. It is optional in case you don't want the
  1687.         program to take the time to count the records. If you are sending
  1688.         the output to a text file, there is no way of knowing where you are
  1689.         in the printing process without using this feature.
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.                                                                     Page 36
  1694.  
  1695.  
  1696.         G) Set Printer
  1697.         -------------------------------------------------------------------
  1698.         This command works only in the registered version of DDFile. Upon
  1699.         registering, you will receive a 430+ printer driver file which will
  1700.         allow you to use this command to send printer codes to your printer
  1701.         before printing letters, labels or lists. The same printer codes
  1702.         could be put in the template itself, however this is not
  1703.         recommended for some codes. For example, the code for setting the
  1704.         printer to landscape mode (laser printers only) would only need to
  1705.         be set once. Unless the printing type or style needs to be changed
  1706.         from one line to the next, it is recommended to use this command to
  1707.         set the printer instead of putting printer macros in the template.
  1708.  
  1709.  
  1710.         H) Bar Code Printer Emulation
  1711.         -------------------------------------------------------------------
  1712.         This command will allow you to select the printer to emulate for
  1713.         printing bar codes. First, select your printer or one that your
  1714.         printer can emulate. Next, you can test your printer. Your printer
  1715.         manual should tell you which printers your printer can emulate. To
  1716.         print barcodes, the barcode macro must be placed in your template
  1717.         and the zipcode must be either 9 or 11 digits.
  1718.  
  1719.  
  1720.         I) Zip Bulk Labels
  1721.         -------------------------------------------------------------------
  1722.         This command will appear only for Label templates if the database
  1723.         is indexed on the zip code as the primary index key and "L) 1 or X
  1724.         for each record" is set to 1.
  1725.  
  1726.         If you have a field assigned as the carrier route field and the
  1727.         secondary index field is the carrier route field, you will be asked
  1728.         if you want to include qualifying carrier route records and/or
  1729.         non-qualifying carrier route records in the mailing. Also, if your
  1730.         zip code field length is greater than 5, you will be asked if you
  1731.         want to include records with a 9-digit zip code (zip+4).
  1732.  
  1733.         Qualifying 5-digit pieces are printed first. These are comprised of
  1734.         10 or more records from any 5-digit zip code. The "|" character
  1735.         will be printed on the right margin of the first three lines of a
  1736.         label whenever zip code changes.
  1737.  
  1738.         After all qualifying 5-digit pieces are printed, qualifying 3-digit
  1739.         pieces are printed. These are comprised of all the records that did
  1740.         not qualify as 10 or more of any 5-digit zip code but do qualify as
  1741.         10 or more of any 3-digit zip code (first 3 digits of the zip code
  1742.         are the same). For these labels, the "*" is printed at the right
  1743.         margin of the first three lines of the label whenever the first 3
  1744.         digits of the zip code changes.
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.                                                                     Page 37
  1749.  
  1750.  
  1751.         After all qualifying 3-digit pieces are printed, qualifying State
  1752.         pieces are printed. These are comprised of all the records that did
  1753.         not qualify as 10 or more of any 5-digit or 3-digit zip code but do
  1754.         qualify as 10 or more from any State. For these labels, the "#" is
  1755.         printed at the right margin of the first three lines of the label
  1756.         whenever the State changes.
  1757.  
  1758.         After all qualifying State pieces are printed, Mixed State pieces
  1759.         are printed. These are comprised of all the records that did not
  1760.         qualify as 10 or more of any 5-digit, 3-digit, or State. No
  1761.         character is printed in the right margin of these labels.
  1762.  
  1763.         The "right margin" mentioned above is the label width i.e. if the
  1764.         label width in spaces is set to 35, then the zip code change
  1765.         character (|, *, or #) will be printed in the 35th space on the
  1766.         label. Below is a sample with the "|" printed in the 35th column.
  1767.  
  1768.                _________________________________________
  1769.               |                                         |
  1770.               |   Mrs. Jane Smith                   |   |
  1771.               |   123 Main Street                   |   |
  1772.               |   Anytown, ST 77777                 |   |
  1773.               |_________________________________________|
  1774.  
  1775.         The quantities of labels for each zip code is given in the Zip Code
  1776.         Report along with totals on 3-digit zip codes and states.
  1777.  
  1778.  
  1779.         J) Zip+4 Bulk Labels
  1780.         -------------------------------------------------------------------
  1781.         This command works the same as the "Zip Bulk Labels" above except
  1782.         that only records with a zip+4 zip code will be printed. The
  1783.         assigned zip code field will need to be 10 characters in length.
  1784.  
  1785.         If you have a field assigned as the carrier route field and the
  1786.         secondary index field is the assigned carrier route field, you will
  1787.         be asked if you want to include qualifying carrier route records
  1788.         and/or non-qualifying carrier route records in the mailing.
  1789.  
  1790.  
  1791.         K) Carrier Route Bulk Labels
  1792.         -------------------------------------------------------------------
  1793.         This command is different from the Zip and Zip+4 Bulk Labels
  1794.         commands in that only records with a carrier route are included.
  1795.         The secondary index field must be the assigned carrier route field.
  1796.         You will be asked if you want to include non-qualifying carrier
  1797.         route records in the mailing.
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.                                                                     Page 38
  1802.  
  1803.  
  1804.         Qualifying carrier route pieces are printed first. These are
  1805.         comprised of 10 or more records from any zip code with the same
  1806.         carrier route. The "|" character will be printed on the right
  1807.         margin of the 2nd and 3rd lines of a label whenever route changes.
  1808.  
  1809.         After all qualifying carrier route pieces are printed,
  1810.         non-qualifying pieces are printed based on the first 3 digits of
  1811.         the zip code. For these labels, the "*" is printed at the right
  1812.         margin of the 2nd and 3rd lines of the label whenever the first 3
  1813.         digits of the zip code changes.
  1814.  
  1815.         -------------------------------------------------------------------
  1816.         Printing Postcards and Envelopes on a Laser Printer
  1817.  
  1818.  
  1819.         There are three settings needed to print postcards and envelopes
  1820.         besides answering Yes to the Sheet Feeder option:
  1821.  
  1822.         1) "Labels per page" must be set to 1.
  1823.  
  1824.         2) "Skip lines top of page" should be set to about 22. The special
  1825.            macro, {@SKIPxx}, set at 22 may instead be used in the template.
  1826.  
  1827.         3) {@MARGINxx} should be set to about 50 for a legal size envelope
  1828.            and 70 for a 3 1/2" x 5" postcard.
  1829.  
  1830.         These settings depend on the envelope(s) or postcard(s) being fed
  1831.         length-wise into the printer, centered, and the printer is in
  1832.         landscape mode.
  1833.  
  1834.         Also, if you are printing more envelopes or postcards than your
  1835.         laser will take at one time, you will want to use the "Pause every
  1836.         Nth records" command to reload your laser.
  1837.  
  1838.  
  1839.         Direct output to: -------------------------------------------------
  1840.  
  1841.         To direct output to the default printer port LPT1 or PRN you can
  1842.         leave this blank and press <Enter>.  To send the output to printer
  1843.         port LPT2, LPT3, COM1, COM2, COM3 or COM4, type the appropriate
  1844.         port. If going to a COM port, you may need to first initialize the
  1845.         COM port with the DOS MODE command. This is done at the DOS prompt
  1846.         by typing MODE COMx=9600,N,8,1,P <Enter>. The x after COM is the
  1847.         COM port number. The MODE command is also used to redirect standard
  1848.         PRN or LPT1 output to a serial COM port. See your DOS manual for
  1849.         more on the MODE command.
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.                                                                     Page 39
  1854.  
  1855.  
  1856.         To send output to a text file, type a filename without extension
  1857.         and press <Enter>. A filename extension of PRN will automatically
  1858.         be assigned to the filename. This feature is useful for:
  1859.  
  1860.         1) Sending the output PRN text file via modem to a remote location.
  1861.  
  1862.         2) Creating ASCII SDF or ASCII Delimited files
  1863.  
  1864.         3) Assisting in the creation of merge files for word processors.
  1865.  
  1866.         BE SURE PRINTER IS ON-LINE AND READY: If the printer is NOT on-
  1867.         line and ready when you try to print, a message will appear at the
  1868.         top of the screen prompting you for a Yes or No to continue. Ready
  1869.         your printer and answer Yes to print or No to exit DDFile and close
  1870.         the current database.
  1871.  
  1872.  
  1873.         Filling in a Template ---------------------------------------------
  1874.  
  1875.         Provided with DDFile is a sample template. You can look at it by
  1876.         selecting the "Edit/Add/Delete Templates" command and then the
  1877.         "Edit" command. You will notice that all the field names are bound
  1878.         by the left ({) and right (}) curly braces. These are referred to
  1879.         as Field Macros. They must be spelled correctly or you will get an
  1880.         error message saying that the macro is not valid. Macros may be
  1881.         entered in either UPPER or lower case. The macros in this template
  1882.         match the fields in the SAMPLE.DBF database file.
  1883.  
  1884.         If the field content of a Field Macro is empty then the Field Macro
  1885.         will also be empty. If a macro is empty and the line that the macro
  1886.         is on is empty (doesn't have anything else on it) then that line
  1887.         will be ignored in the printout. This eliminates blank lines in
  1888.         labels. If the field content is empty and the Field Macro is not on
  1889.         a line by itself, only the Field Macro will be ignored. The rest of
  1890.         the line will be printed.
  1891.  
  1892.  
  1893.              Field Macros -------------------------------------------------
  1894.  
  1895.              Field macros are the names of the fields enclosed in the left
  1896.              ({) and right (}) curly braces. The names of the fields may be
  1897.              displayed by pressing <Alt-F>. Selecting any field in the
  1898.              scrollable window will type out the field enclosed in the left
  1899.              and right curly braces at the current cursor location.
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.                                                                     Page 40
  1904.  
  1905.  
  1906.              Most of your fields will have extra spaces at the end of the
  1907.              field. If you want these spaces truncated (cut-off), place an
  1908.              asterisk (*) after the left curly brace i.e. {*FIRST}.
  1909.  
  1910.  
  1911.              Special Macros -----------------------------------------------
  1912.  
  1913.              Special macros are described below. They may be displayed on
  1914.              the screen by pressing <Alt-S>. Selecting any macro in the
  1915.              scrollable window will type out the macro enclosed in the left
  1916.              and right curly braces at the current cursor location.
  1917.  
  1918.              The last macro in this list, {>MACRO}, is not included in the
  1919.              displayable list of special macros.
  1920.  
  1921.              {@RECORD#} ... Record number of the current record.
  1922.  
  1923.              {@LDATE} ..... Today's LONG date, example: November 19, 1986
  1924.  
  1925.              {@SDATE} ..... Today's SHORT date, example: 11/19/86
  1926.  
  1927.              {@EJECT} ..... Sends a form feed to the printer.
  1928.  
  1929.              {@PAUSE} ..... Pauses printing until any key is pressed.
  1930.  
  1931.              {@MARGINxx} .. Sets printer margin to xx spaces.
  1932.  
  1933.              {@SKIPxx} .... Skips xx lines. (Use for single envelopes,
  1934.                             postcards, top margins, etc.)
  1935.  
  1936.              {@WAITxx} .... This determines how fast to print. By default
  1937.                             there is a 1 second pause after every 10
  1938.                             records printed to look for <Alt-Q>. <Alt-Q> is
  1939.                             used to interrupt printing. Using this macro
  1940.                             will allow you to change this setting this
  1941.                             print much faster. This macro is dissabled in
  1942.                             this Shareware version.
  1943.  
  1944.              {@IF} ........ This macro is explained in the sample form
  1945.                             letter.
  1946.  
  1947.              {@ELSE} ...... This macro works ONLY in conjunction with the
  1948.                             {IF} macro.
  1949.  
  1950.  
  1951.  
  1952.                                                                     Page 41
  1953.  
  1954.  
  1955.              {@STATE} ..... To use this macro, a 2-character field will
  1956.                             need to be assigned as the "State". See
  1957.                             "General Setup" (chapter 13). This macro will
  1958.                             print the name of the state represented by it's
  1959.                             2-character acronym i.e. AZ is Arizona.
  1960.  
  1961.              {@CR} ........ To use this macro, a field will need to be
  1962.                             assigned as the "Carrier Route". See "General
  1963.                             Setup" (chapter 13). This macro will print two
  1964.                             stars and then the carrier route against the
  1965.                             right margin of the label i.e. "** CR 22".
  1966.  
  1967.              {@BARCODE} ... This macro will print a 9 digit POSTNET bar
  1968.                             code from the zip code. A field must be
  1969.                             assigned as the "Zip Code" for this macro to
  1970.                             work. See "General Setup" (chapter 13).
  1971.  
  1972.                             Note that if using a laser jet compatible
  1973.                             printer, the barcode takes 2 lines instead of
  1974.                             only one. If you place this macro above the
  1975.                             label, leave a blank line under it. If you
  1976.                             place this macro under the label, allow for one
  1977.                             additional line in the "Lines per label"
  1978.                             setting than is actually in the template.
  1979.  
  1980.              {>MACRO} ..... The word "MACRO" needs to be replaced by one of
  1981.                             the "field" macros. This will cause the field
  1982.                             data to be printed flush against the right
  1983.                             margin of the label. The right margin is the
  1984.                             label width in spaces.
  1985.  
  1986.  
  1987.              Printer Macros -----------------------------------------------
  1988.  
  1989.              Printer macros may be displayed on the screen by pressing
  1990.              <Alt-P>. Selecting any macro in the scrollable window will
  1991.              type out the macro enclosed in the left and right curly braces
  1992.              at the current cursor location. If you have not installed a
  1993.              printer driver and selected a printer you will first need to
  1994.              do this with the "General Setup" command in the main menu.
  1995.  
  1996.              Note: This feature is not supported with this shareware
  1997.              version.
  1998.  
  1999.  
  2000.  
  2001.                                                                     Page 42
  2002.  
  2003.  
  2004.         The first line(s) of a template can contain notes and comments
  2005.         useful in keeping a record of the date mailed, quantity mailed,
  2006.         what the filter was set to, etc.. See the sample "Form Letter"
  2007.         template below. These notes and comments may appear only in the
  2008.         beginning of a template and must be preceded with a "*" as the
  2009.         first character on the line. Any blank lines in the beginning of
  2010.         a template will also be ignored. To skip lines, use the {@SKIPx}
  2011.         special macro.
  2012.  
  2013.         The top left corner of the template should be placed at the top
  2014.         left corner of the screen following any comment lines. There should
  2015.         be no left margin in the template. A left margin can be set with
  2016.         the {@MARGINxx} macro.
  2017.  
  2018.         It is important that the {@EJECT} macro is placed on the last line
  2019.         of a form letter template in order to be sure the next page is
  2020.         properly started.
  2021.  
  2022.         Sometimes when printing Form Letters, the 2nd letter and others
  2023.         following it will NOT start printing in the same place the first
  2024.         letter was started. To prevent this, advance the paper manually to
  2025.         the top of the page and then reset the printer by turning it off
  2026.         and then back on. You could also do a form feed from the top of the
  2027.         next page.
  2028.  
  2029.  
  2030.  
  2031.                                                                     Page 43
  2032.  
  2033.  
  2034.         SAMPLE "Form Letter" TEMPLATE:
  2035.             -------------------------------------------------------------
  2036.            | * (First line in letter file)
  2037.            | * DATE :              FILTER :
  2038.            | * # MAILED :          INDEX  :
  2039.            | * (The following line will be ignored because it is in the
  2040.            | * beginning of the letter and blank.)
  2041.            | * START OF LETTER (The following line will also be ignored.)
  2042.            | * Printer margin is set to 10 and Top margin is set to 5.
  2043.            |
  2044.            | {@MARGIN10}{@SKIP5}                          {@LDATE}
  2045.            |
  2046.            | {FIRST} {LAST}
  2047.            | {*COMPANY}
  2048.            | {*ADD1}
  2049.            | {*ADD2}
  2050.            | {CITY} {ST}  {ZIP}
  2051.            |
  2052.            | {@IF}Dear {*FIRST},
  2053.            | {@ELSE}To whom it may concern,
  2054.            |
  2055.            | This is the body of the letter. The above {@IF} and {@ELSE}
  2056.            | macros work in that if the macro immediately following the
  2057.            | {@IF} macro is NOT empty then that line is used and the next
  2058.            | line with the {@ELSE} macro is ignored. In other words, the
  2059.            | {FIRST} macro is valid and used ONLY if the "first name"
  2060.            | field is NOT empty. If the "first name" field is empty then
  2061.            | the {FIRST} macro is empty and therefore the entire line
  2062.            | will be ignored and the next line with the {@ELSE} macro will
  2063.            | be used instead.
  2064.            |
  2065.            | Macros may be used within the body to further personalize
  2066.            | the letter such as:
  2067.            |
  2068.            | Welcome {@STATE} friends...
  2069.            |
  2070.            | Sincerely,
  2071.            | {@EJECT}
  2072.  
  2073.  
  2074.         SAMPLE "Label" TEMPLATE:
  2075.             -------------------------------------------------------------
  2076.            | CAR-RT SORT        ***** {@CR}
  2077.            | {*FIRST} {*LAST}   {ACCOUNT}
  2078.            | {*ADD1}
  2079.            | {*ADD2}
  2080.            | {CITY} {ST}  {ZIP}
  2081.            | {TITLE}
  2082.  
  2083.  
  2084.                                                                     Page 44
  2085.  
  2086.  
  2087.         The first line of the above template is an example of how to use a
  2088.         Carrier Route Sort field.  Notice that "CAR-RT SORT       *****" is
  2089.         not a macro.  Other text can be inserted into templates such as
  2090.         "See inside for special offer!" and even printer macros to enhance
  2091.         text.
  2092.  
  2093.         SAMPLE "Master List" TEMPLATE:
  2094.             -------------------------------------------------------------
  2095.            | {@RECORD#}  {FIRST} {LAST} {COMPANY}
  2096.            |             {ADD1}  {ADD2}  {CITY} {STATE} {ZIP}
  2097.            |
  2098.  
  2099.         Master lists are usually printed and used for looking up records
  2100.         without accessing the database. Usually you would index it on
  2101.         company name, zip code or last name.
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.                                                                     Page 45
  2106.  
  2107.  
  2108.         -------------------------------------------------------------------
  2109.         Printing Reports
  2110.         -------------------------------------------------------------------
  2111.         The reports available at this time are Zip Bulk Report, Zip+4 Bulk
  2112.         Report and Carrier Route Bulk Report. They are executed from the
  2113.         Print Reports command in the Main Menu.
  2114.  
  2115.         After selecting a report, you are given the opportunity to direct
  2116.         output to a port other than the default printer port or to a text
  2117.         file. Then, you are prompted with "Print every Nth record:" which
  2118.         allows you to do a test mailing report for every 10th, 20th, etc.
  2119.         up to every 99th record. The default number displayed is the "Print
  2120.         every Nth record" from the current label/letter/list template.
  2121.  
  2122.  
  2123.         Zip Bulk Report
  2124.         -------------------------------------------------------------------
  2125.         This report will print the quantities of all 5-digit, 3-digit,
  2126.         State and Mixed State pieces in that order. The minimum requirement
  2127.         for this report is that all records have a 5-digit zip code.
  2128.  
  2129.         An index file indexed on the assigned "Zip Code" field is needed to
  2130.         print all reports. If the secondary index field is the assigned
  2131.         "Carrier Route" field, you will be asked if you want to include
  2132.         qualifying and/or non-qualifying carrier route records. If the
  2133.         assigned "Zip Code" field is greater than 5 characters in length,
  2134.         you will be asked if you want to include zip+4 records. These same
  2135.         questions are asked when printing bulk labels.
  2136.  
  2137.         The report is preceded with today's date, the name of the database,
  2138.         the total records in the report, whether or not Zip+4 records were
  2139.         included, whether or not qualifying CAR-RT records were included
  2140.         and whether or not non-qualifying CAR-RT records were included. The
  2141.         report is followed by the total number of zip codes in the report.
  2142.  
  2143.         All records included in the report are sorted by category. The
  2144.         first category is all records with 10 or more from any 5-digit zip
  2145.         code. The second category is all remaining records with 10 or more
  2146.         from any 3-digit zip code. The third category is all remaining
  2147.         records with 10 more from any one state. The fourth and last
  2148.         category is any remaining pieces from 2 or more states. Further
  2149.         explanation of mail sorting is provided by your main post office.
  2150.  
  2151.         The following are example entries from this report:
  2152.  
  2153.              01450        36  =  36 pcs from 5-digit zip code 01450
  2154.              006 ****     20  =  20 pcs from 3-digit zip code 006
  2155.              STATE MA     52  =  52 pcs from state of MA
  2156.              MS TOTAL     25  =  25 pcs from mixed states
  2157.  
  2158.  
  2159.                                                                     Page 46
  2160.  
  2161.  
  2162.         Zip+4 Bulk Report
  2163.         -------------------------------------------------------------------
  2164.         This report is the same as the Zip Bulk Report above except that
  2165.         the minimum requirement is that the zip code field contain a zip+4
  2166.         zip code. Records without a zip+4 zip code are automatically
  2167.         excluded.
  2168.  
  2169.         If the secondary index field is the assigned carrier route field,
  2170.         you will be asked if you want to include qualifying and/or
  2171.         non-qualifying carrier route records. These same questions are
  2172.         asked when printing zip+4 bulk labels.
  2173.  
  2174.  
  2175.         Carrier Route Bulk Report
  2176.         -------------------------------------------------------------------
  2177.         This report will print the quantities of all qualifying and/or
  2178.         non-qualifying carrier route records. The minimum requirement for
  2179.         this report is that all records have a 5-digit zip code and carrier
  2180.         route.
  2181.  
  2182.         An index file indexed on the assigned "Zip Code" field and assigned
  2183.         "Carrier Route" field is needed to print this report. You will only
  2184.         be asked if you want to include non-qualifying carrier route
  2185.         records. This same question is asked when printing bulk labels.
  2186.         This report is followed by the total qualifying routes and the
  2187.         total qualifying pieces.
  2188.  
  2189.         A qualified carrier route record is one of a group of 10 or more
  2190.         from any carrier route within the same zip code. Non-qualified
  2191.         carrier route pieces are grouped by the first 3 digits of the zip
  2192.         code. The following are example entries from this report:
  2193.  
  2194.         01450  RR04       36  =  36 pcs from zip code 10450 and route RR04
  2195.         006 ***            8  =  8 pcs from 3-digit zip code 006
  2196.  
  2197.  
  2198.                                                                     Page 47
  2199.  
  2200.  
  2201.         -------------------------------------------------------------------
  2202.         ----------      CHAPTER 7  Searching for Duplicates      ----------
  2203.         -------------------------------------------------------------------
  2204.  
  2205.         To search for duplicate records, select the "Duplicate Records
  2206.         Search" command in the main menu.
  2207.  
  2208.         If the message; "An index must be active to check for duplicates."
  2209.         appears, you will first need to select an index file. See "Creating
  2210.         and Selecting Index Files" (chapter 5).
  2211.  
  2212.         Duplicates will be looked for on the index field(s). If, for
  2213.         example, your index file is on LAST NAME, FIRST NAME, and ZIP CODE.
  2214.         Duplicates will be any two or more records with the same content in
  2215.         all three fields. If only a portion of the index fields were used
  2216.         in the index file, then only that portion will be looked at when
  2217.         checking for duplicates.
  2218.  
  2219.         If the message "Field to be used for Duplicate Search has not been
  2220.         assigned." appears:
  2221.  
  2222.             1) If you do not have a logical field in your database that can
  2223.                be used exclusively for this purpose, you will need to
  2224.                modify the database to include one. To do this, you will
  2225.                first need to close the database, then modify it with the
  2226.                "Create/Modify Database Files" command. See "Creating or
  2227.                Modifying a Database" (chapter 11).
  2228.  
  2229.             2) Once you have added the logical field, you will need to
  2230.                assign it as the duplicate search field. Refer to the "Field
  2231.                Assignment" command. See "General Setup" (chapter 13).
  2232.  
  2233.         You will be allowed to either automatically delete duplicates or
  2234.         view them and then delete only selected records.
  2235.  
  2236.         If you choose not to automatically delete duplicates, a filter will
  2237.         be set to the records that appear to be duplicates. Simply enter
  2238.         the "Edit/Add Records" command to view them and then Mark the
  2239.         records that you want to delete and when finished, delete them.
  2240.         This is done with the <F4> and <F6> keys from within the "Edit/Add
  2241.         Records" command.
  2242.  
  2243.         If you choose to automatically delete duplicate records and there
  2244.         are currently any Marked records in the database, you will be
  2245.         informed that they also will be deleted. If you want to first
  2246.         unmark all marked records, execute the "Edit/Add Records" command
  2247.         in the main menu and then unmark with the <F5> function key. See
  2248.         "Edit and Add Records" (chapter 3). When the duplicate record
  2249.         search is finished you will be given the option of deleting the
  2250.         duplicates at this time or you may view the records using the
  2251.         "Edit/Add Records" command and then delete them with the <F6>
  2252.         function key.
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.                                                                     Page 48
  2257.  
  2258.  
  2259.         -------------------------------------------------------------------
  2260.         ----------      CHAPTER 8  Importing and Exporting       ----------
  2261.         -------------------------------------------------------------------
  2262.  
  2263.         To import or export records, select the "Import/Export dB3/ASCII
  2264.         Files" command from the main menu. A sub-menu will appear allowing
  2265.         three selections for importing and three for exporting records.
  2266.         They are dBASE III, ASCII SDF, and ASCII Delimited.
  2267.  
  2268.         What are dBASE III, ASCII SDF and ASCII DELIMITED files?
  2269.  
  2270.         dBASE III files contain any of up to five different types of
  2271.         fields.  They are Character, Numeric, Date, Logical and Memo.  Each
  2272.         field has it's own specific purpose.  Character fields are the most
  2273.         common and are used to store addresses, cities, states, zip codes,
  2274.         names, etc.  Numeric fields are used exclusively for numbers such
  2275.         as dollar figures.  Date fields are used exclusively for dates in
  2276.         the MM/DD/YY or DD/MM/YY format.  Logical fields are either T
  2277.         (true) or F (false).  Memo fields do not appear in the DBF file at
  2278.         all except for a 10 byte marker.  The contents of a memo field is
  2279.         contained in a DBT file which accompanies the DBF file. Both
  2280.         filenames are the same, only the extensions are different.
  2281.  
  2282.         dBASE III files are quite different from ASCII files.  The above
  2283.         description of dBASE III fields do not at all resemble the fields
  2284.         in an ASCII file.  ASCII files are primarily used to transfer data
  2285.         (records, fields, etc) from one software program to another or from
  2286.         one type of computer to another.  An ASCII file is not very useful
  2287.         to most systems until it is imported into a software program like
  2288.         DDFile.  The fields in an ASCII file are not of any specific type
  2289.         of field as they are in dBASE III files.  ASCII fields can be
  2290.         actually thought of as "character" fields until they are imported.
  2291.         Then they become the type of field that they were imported into
  2292.         such as Character, Date, Numeric, Logical or Memo.
  2293.  
  2294.         ASCII (American Standard Code for Information Interchange) is an
  2295.         international method of representing information in computers.
  2296.         ASCII is pronounced "ask-key".
  2297.  
  2298.         Both ASCII SDF and ASCII DELIMITED files contain only the
  2299.         characters found on the keyboard.  They both have only one record
  2300.         (set of fields such as first name, last name, address, city, state
  2301.         and zip code) per line.  If the file contains 10,000 lines then
  2302.         there are 10,000 records in the file.  They only differ in the way
  2303.         the fields are represented in the records.  ASCII SDF fields and
  2304.         records are all the same length.  They all start and stop at the
  2305.         same column in the file.  Here is a sample 3 record, 6 field ASCII
  2306.         SDF file:
  2307.  
  2308.  
  2309.                                                                     Page 49
  2310.  
  2311.  
  2312.            Jones      Mary    123 Main Street, Apt B  New York     NY12345
  2313.            Smith      Jerry   1964 Jones Avenue       Miami        FL78901
  2314.            Peterson   Paul    985 East Polk           Los Angeles  CA23456
  2315.  
  2316.         Notice also that many times fields will touch each other as in the
  2317.         above state and zip code fields.
  2318.  
  2319.         ASCII DELIMITED fields and records on the other hand vary in length
  2320.         because blank spaces at the end of a field are truncated.  This
  2321.         means that they must be separated with a comma.  Most ASCII
  2322.         DELIMITED files also contain a quote (") before and after many of
  2323.         the fields.  In dBASE III terms these fields are called "character"
  2324.         fields.  When a dBASE III file is exported in ASCII DELIMITED
  2325.         format the character fields are bound by quotes. It is best that
  2326.         the character fields are bound by quotes in case there are any
  2327.         commas imbedded in any character fields. Otherwise a field could be
  2328.         split when importing.  For example the address field is a
  2329.         "character" field that will sometimes use a comma to separate an
  2330.         address from the Apartment # as in the first ASCII DELIMITED record
  2331.         below.
  2332.  
  2333.            "Jones","Mary","123 Main Street, Apt B","New York","NY","12345"
  2334.            "Smith","Jerry","1964 Jones Avenue","Miami","FL","78901"
  2335.            "Peterson","Paul","985 East Polk","Los Angeles","CA","23456"
  2336.  
  2337.         Getting Started
  2338.  
  2339.         Upon selecting any of these you will be allowed to enter a path in
  2340.         which to either look for files to import or export files. Enter
  2341.         only the path and not the name of the file to import from or export
  2342.         to. An example path might be C:\DDFILE where C: is the hard drive
  2343.         and \DDFILE is a sub-directory where you would have files
  2344.         pertaining to DDFile.  Another example might be A:\ if you wanted
  2345.         to import a file from the A: drive.  The default (initial) path is
  2346.         the current drive and directory.
  2347.  
  2348.  
  2349.         Import... ---------------------------------------------------------
  2350.  
  2351.  
  2352.         A) dBASE III
  2353.         -------------------------------------------------------------------
  2354.         Upon entering a path, a scrollable window will open allowing you to
  2355.         select a database file to import. If no files can be found you will
  2356.         be allowed to enter another path.  The correct filename extension
  2357.         for dBASE III files is DBF. dBASE III files will always have a DBF
  2358.         file name extension. The selected file is checked to be sure it is
  2359.         actually a dBASE III file and not just a file with a DBF extension.
  2360.  
  2361.  
  2362.                                                                     Page 50
  2363.  
  2364.  
  2365.         If the selected dBASE III file has a Memo field but no accompanying
  2366.         DBT file you will be informed so and given a chance to back out and
  2367.         return to the main menu. If you continue you will not be able to
  2368.         import the Memo field.  The DBT file is where the data for the Memo
  2369.         field(s) is stored.
  2370.  
  2371.         Next, your disk space is checked and if not adequate, the amount
  2372.         available and the amount needed is displayed.  Import is aborted if
  2373.         this message appears.
  2374.  
  2375.         Next, the fields of the import file are displayed in a window at
  2376.         the lower right of the screen.  If there are 10 or more fields, the
  2377.         number of fields is displayed at the bottom of the window.  The
  2378.         window can display only 10 fields at a time.  To scroll through the
  2379.         others use the up and down arrow and PgUp and PgDn keys.  After
  2380.         selecting a field to import, another window will appear to the left
  2381.         with a list of fields from the current file in use.  Select the
  2382.         field that you want the import field to go into.  Repeat these two
  2383.         steps until you have matched up the fields that you want to import.
  2384.  
  2385.         Fields can only be selected once.  And some field types can not be
  2386.         imported into others.  As mentioned earlier all dBASE III fields
  2387.         have a "type".  The types of fields that do not match are Numeric
  2388.         to Date, Logical to Date, Date to Numeric, Logical to Numeric and
  2389.         Date to Logical.  For example, using the first one mentioned;
  2390.         Numeric to Date, if you select a Numeric field from the Import File
  2391.         and then select a Date field from the Current File, you will get a
  2392.         message saying that it can not be done and will allow you to make
  2393.         another selection.
  2394.  
  2395.         To exit press <Esc> then Yes to Import the file or No to abort.
  2396.  
  2397.         Next, if the current database is not empty you will be asked if you
  2398.         want to import the records as NEW records into the database.  If
  2399.         you answer Yes, then the fields selected in the import file will be
  2400.         imported into New records added to the current database in use.
  2401.         Otherwise if you answer No, the data will be imported into the
  2402.         fields of the already existing records starting with the current
  2403.         record.  No new records will be added to the database.  Under very
  2404.         few instances would you want to answer No to this question.  And,
  2405.         of course as always, keep a backup of your data in case of any
  2406.         unforeseen mistake or accident occurs.  If the current database is
  2407.         a new database with no records then this prompt will not appear.
  2408.  
  2409.         If you answer No to the above prompt the current database is
  2410.         checked to see if there are enough records to hold all the records
  2411.         from the import database.  For example if you have 500 records in
  2412.  
  2413.  
  2414.                                                                     Page 51
  2415.  
  2416.  
  2417.         the current database and you are currently on record number 400,
  2418.         you will only be able to import 100 records from an import database
  2419.         because there are only 100 records remaining from the current
  2420.         record position to the end of the database.
  2421.  
  2422.         If the import can not be done, the current record number along with
  2423.         the number of records to the end of file and the number of records
  2424.         in the import file will be displayed.
  2425.  
  2426.         At this time the Import will take place and upon completion a
  2427.         message will appear saying the file was imported successfully.
  2428.  
  2429.  
  2430.         B) ASCII SDF
  2431.         -------------------------------------------------------------------
  2432.         This command allows the selection of a ASCII SDF file for
  2433.         importing.  After selecting a file (mentioned earlier) to import,
  2434.         your disk space is checked and if not adequate, the amount
  2435.         available and the amount needed is displayed. Import is aborted if
  2436.         this message appears.
  2437.  
  2438.         Next, the first record (line) of the selected ASCII SDF file is
  2439.         displayed on one line that is scrollable to the right if longer
  2440.         than what will fit on the screen. If the record displayed is
  2441.         similar in format to the following sample ASCII SDF record then you
  2442.         may proceed.
  2443.  
  2444.            Jones      Mary    123 Main Street, Apt B  New York     NY12345
  2445.  
  2446.         Otherwise the file is not an ASCII SDF file.  If the record
  2447.         displayed is similar in format to the following sample ASCII
  2448.         Delimited record then exit and import using the ASCII Delimited
  2449.         command.
  2450.  
  2451.            "Jones","Mary","123 Main Street, Apt B","New York","NY","12345"
  2452.  
  2453.         In this step you will specify where to divide the records into
  2454.         fields using the @ character.  Move the cursor using the left and
  2455.         right arrow keys and type a @ character over the 1st character of
  2456.         each field (the @ character is typed by holding down the <Shift>
  2457.         key and then pressing the 2 key located towards the top left of the
  2458.         keyboard).  The @ characters will be used to divide the records
  2459.         into fields. For example the above sample ASCII SDF record would be
  2460.         changed to:
  2461.  
  2462.            @ones      @ary    @23 Main Street, Apt B  @ew York     @Y@2345
  2463.  
  2464.  
  2465.                                                                     Page 52
  2466.  
  2467.  
  2468.         The <Ins> key is automatically disabled so that when typing the @
  2469.         character, the line will not shift to the right.  Use only the left
  2470.         and right arrow and @ keys.  DO NOT MODIFY THE LINE IN ANY OTHER
  2471.         WAY. Press <Enter> when finished.
  2472.  
  2473.         If there were no @ characters entered or the line was modified in
  2474.         some way other than with the @ character you will be informed so
  2475.         and allowed to try again.
  2476.  
  2477.         Next, the record is divided into fields and displayed in a window
  2478.         in the lower half of the screen for verification.  If the fields
  2479.         were properly divided and you wish to continue press <Enter> or
  2480.         press <Esc> to try again.
  2481.  
  2482.         Next, the fields of the import file are displayed in a scrollable
  2483.         window at the lower right of the screen.  This differs from the
  2484.         dBASE III procedure in that the fields here are the actual field
  2485.         content and not just the name of the field.  Only the first 10
  2486.         characters of the field are displayed in the window. After
  2487.         selecting a field to import, another window will appear to the left
  2488.         with a list of fields from the current file in use.  Select the
  2489.         field that you want the import field to go into.  Fields can only
  2490.         be selected once.  Repeat these two steps until you have matched up
  2491.         the fields that you want to import.
  2492.  
  2493.         The fields in the Import File record do not have "types" as do
  2494.         dBASE III fields (discussed earlier).  This means that you may
  2495.         match a field in the Import File record with any field in the
  2496.         Current File record.  However, this does not necessarily mean that
  2497.         everything will import properly as described next.
  2498.  
  2499.         When you are finished press <Esc> to exit then Yes to Import the
  2500.         file or No to abort.
  2501.  
  2502.         Importing into Numeric Fields -------------------------------------
  2503.  
  2504.         Alpha characters are not recognized by numeric fields.  You will
  2505.         still be able to import, however because dBASE III numeric fields
  2506.         recognize only numbers, the fields will be blank after importing.
  2507.         Also be aware that when importing a field of numbers into a numeric
  2508.         field, that the numeric field is large enough to take the Import
  2509.         field.  If the import field is too large, a zero (0) will be put in
  2510.         it's place.  For example if the dBASE III numeric field has a
  2511.         length of 10 and a decimal place of 2 then the largest number that
  2512.         will fit is 9999999.99 (10 places). If the import field has more
  2513.         decimal places than the dBASE III numeric field then the import
  2514.         number will be rounded.  For example, if 99.999 is imported into a
  2515.  
  2516.  
  2517.                                                                     Page 53
  2518.  
  2519.  
  2520.         dBASE III Numeric field with a decimal place of 2 then 99.999 will
  2521.         be rounded off to 100.00.  As long as the import field number is
  2522.         smaller and has the same number of decimal places or less then it
  2523.         will import properly.
  2524.  
  2525.         Importing into Logical Fields -------------------------------------
  2526.  
  2527.         When importing into a Logical field T, t, .T., .t., TRUE, true, ON,
  2528.         on, YES, yes and 1 will be imported as .T. and anything else is
  2529.         imported as .F..
  2530.  
  2531.         Importing into Date Fields ----------------------------------------
  2532.  
  2533.         You can import either of two date formats into DDFile. They are
  2534.         YYYYMMDD and MM/DD/YY.  The YYYYMMDD format is first converted to
  2535.         MM/DD/YY automatically before importing.  The date January 27, 1991
  2536.         could appear as either 19910127 (YYYYMMDD) or 01/27/91 (MM/DD/YY).
  2537.         Note also that invalid dates can not be imported.
  2538.  
  2539.         Next, if the current database is not empty you will be asked if you
  2540.         want to import the records as NEW records into the database.  If
  2541.         you answer Yes, the fields selected in the import file will be
  2542.         imported into new records added to the current database in use.
  2543.         Otherwise if you answer No, the data will be imported into the
  2544.         fields of the already existing records starting with the current
  2545.         record.  No new records will be added to the database.  Under very
  2546.         few instances would you want to answer No to this question.  And,
  2547.         of course as always, keep a backup of your data in case of any
  2548.         unforeseen mistake or accident occurs.  If the current database is
  2549.         a new database with no records then this prompt will not appear.
  2550.  
  2551.         If you answer No to the above prompt the current database is
  2552.         checked to see if there are enough records to hold all the records
  2553.         from the import database.  For example if you have 500 records in
  2554.         the current database and you are currently on record number 400,
  2555.         you will only be able to import 100 records because there are only
  2556.         100 records remaining from the current record position to the end
  2557.         of the database.  If the import can not be done, the current record
  2558.         # along with the number of records to end of file and the number of
  2559.         records in the import file will be displayed.
  2560.  
  2561.         At this time the Import will take place and upon completion a
  2562.         message will appear saying the file was imported successfully.
  2563.  
  2564.  
  2565.                                                                     Page 54
  2566.  
  2567.  
  2568.         C) ASCII Delimited
  2569.         -------------------------------------------------------------------
  2570.         This command allows the selection of a ASCII Delimited file for
  2571.         importing. This works the same as the "ASCII SDF" command just
  2572.         covered except that the "@" symbol is not used to separate the
  2573.         fields. Please refer to the "ASCII SDF" command for instruction.
  2574.  
  2575.         Export... ---------------------------------------------------------
  2576.  
  2577.         The three commands used for exporting will export in the format
  2578.         stated in the command. All fields are exported. If a Filter is set,
  2579.         only the records in the Filter are exported. If Marked records are
  2580.         turned OFF, Marked records will not be exported.
  2581.  
  2582.         When exporting in dBASE III format, the current .DF1 and .DF2 files
  2583.         are also copied to new .DF1 and .DF2 files for the exported
  2584.         database.
  2585.  
  2586.  
  2587.                                                                     Page 55
  2588.  
  2589.  
  2590.         -------------------------------------------------------------------
  2591.         ----------          CHAPTER 9  File Management           ----------
  2592.         -------------------------------------------------------------------
  2593.  
  2594.         To copy, rename, delete or edit files, select the "File Management
  2595.         (Copy/Rename/Delete/Edit)" command from the main menu.
  2596.  
  2597.         First, you'll be asked to enter a path in which to look for files
  2598.         to display. Enter only the drive and/or directory.
  2599.  
  2600.         Next, you'll need to select a skeleton which will specify what kind
  2601.         of files should be displayed.
  2602.  
  2603.  
  2604.         A) Database  (*.DBF)
  2605.         -------------------------------------------------------------------
  2606.         This selection will display all dBASE III files. Make this
  2607.         selection if you want to copy, rename, or delete a database file.
  2608.         Any procedure performed on a database file will also be performed
  2609.         on any accompanying DBT, DF1, and DF2 files.
  2610.  
  2611.  
  2612.         B) Index     (*.NTX)
  2613.         -------------------------------------------------------------------
  2614.         This selection will display all index files. Make this selection if
  2615.         you want to copy, rename, or delete an index file.
  2616.  
  2617.  
  2618.         C) All Files ( *.* )
  2619.         -------------------------------------------------------------------
  2620.         This selection will display all files. Make this selection if you
  2621.         want to copy, rename, delete, or edit a file other than database
  2622.         files. Only text files no larger than 64,000 bytes can be edited.
  2623.  
  2624.         Upon making any of the above selections, a display of the
  2625.         appropriate files will appear in a window with files size (in
  2626.         bytes) and the date of the file appearing to the right.
  2627.  
  2628.         Select a file that you wish to either copy, rename, delete, or
  2629.         edit. After selecting a file, you can press either C, R, D, or E.
  2630.  
  2631.             Copy
  2632.             ---------------------------------------------------------------
  2633.             This selection will copy a file to another drive and/or
  2634.             directory. Simply enter the target path and press enter. The
  2635.             target path is only the drive and directory in which to copy
  2636.             the file. Next, you are allowed to specify a new name for the
  2637.             file. If the directory specified does not exist it will be
  2638.             created. If the file already exists you will be asked if you
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.                                                                     Page 56
  2643.  
  2644.  
  2645.             want to copy over it. If insufficient disk space is available
  2646.             on the target drive and directory you will be informed so and
  2647.             will not be able to copy the file(s).
  2648.  
  2649.             Rename
  2650.             ---------------------------------------------------------------
  2651.             This selection will allow you to rename a file(s). Do not
  2652.             change DBF, DBT, DEF, DF1, or DF2 filename extensions. It is
  2653.             important that these extensions remain the same if you expect
  2654.             to use them for their original intended use.
  2655.  
  2656.             Delete
  2657.             ---------------------------------------------------------------
  2658.             This selection will allow you to delete a file(s) from the
  2659.             directory. Before the file(s) are deleted, you will be asked
  2660.             "Are you sure?" to safeguard against accidental erasure.
  2661.  
  2662.             Edit
  2663.             ---------------------------------------------------------------
  2664.             This selection will allow you to edit a text file as long as it
  2665.             is less than 64,000 bytes in size. This is useful for editing
  2666.             your AUTOEXEC.BAT or CONFIG.SYS files located in the root
  2667.             directory of your hard drive.
  2668.  
  2669.  
  2670.                                                                     Page 57
  2671.  
  2672.  
  2673.         -------------------------------------------------------------------
  2674.         ----------      CHAPTER 10  Miscellaneous Utilities      ----------
  2675.         -------------------------------------------------------------------
  2676.  
  2677.         There are currently six miscellaneous utilities available under the
  2678.         "Miscellaneous Utilities" command in the main menu. More will be
  2679.         added as needed. They will allow you to: 1) copy a database file
  2680.         structure, 2) get your system information, 3) exchange data in your
  2681.         fields, 4) convert data in fields to all upper or upper/lower case,
  2682.         5) modify the field arrangement of a database, or 6) query the
  2683.         zippy database. Number 6 requires registration and the optional
  2684.         Zippy database.
  2685.  
  2686.  
  2687.         A) Copy Database Structure
  2688.         -------------------------------------------------------------------
  2689.         This command will copy the database file structure of the currently
  2690.         selected database to another file. The structure of a database file
  2691.         is the fields and their definitions without any data in the fields.
  2692.         This will also copy the DF1 and DF2 files so that you won't have to
  2693.         redesign and place the fields on the screen. In other words, what
  2694.         you end up with is a duplicate of the current database file with a
  2695.         different name and no records.
  2696.  
  2697.  
  2698.         B) System Information
  2699.         -------------------------------------------------------------------
  2700.         This command will display information about the FILES statement in
  2701.         your CONFIG.SYS file and your DOS version.
  2702.  
  2703.         The FILES statement in your CONFIG.SYS file must be set to 20 or
  2704.         graeter. This will allow you to select a database and any of it's
  2705.         accompanying files. DDFile will not be able to access any more
  2706.         files than specified by the FILES statement. The following files
  2707.         and files handles are needed by DDFile:
  2708.  
  2709.         1) The template file for printing labels, letters, and lists uses 2
  2710.            file handles
  2711.  
  2712.         2) If you are using Zippy, 2 more file handles are needed.
  2713.  
  2714.         3) When you select a database, 2 file handles are used and if you
  2715.            have any memo fields in the database another file handle will be
  2716.            used for the DBT file.
  2717.  
  2718.         4) If you select any index files, 1 file handle will be needed for
  2719.            each index file selected. Up to 15 index files may be selected
  2720.            for a database at any one time.
  2721.  
  2722.  
  2723.  
  2724.                                                                     Page 58
  2725.  
  2726.  
  2727.         5) Your DOS operating system automatically uses 5 file handles
  2728.            before you even enter DDFile.
  2729.  
  2730.         As you can see, up to a total of 27 file handles may be needed at
  2731.         any one time. It is suggested that your FILES statement be set to
  2732.         30 or higher.
  2733.  
  2734.         If you are running a DOS version earlier than 3.30, the maximum
  2735.         number of files that DOS will recognize is 20. If you are running
  2736.         DOS version 3.30 or later, the maximum number of files DOS will
  2737.         recognize is 255.
  2738.  
  2739.         You may edit your CONFIG.SYS file from within DDFile using the
  2740.         "Copy/Rename/Delete/Edit Files" command from the main menu. The
  2741.         FILES statement is placed on a line by itself towards the top of
  2742.         the file. Simply type FILES=30 then save and exit the file. You
  2743.         will need to quit DDFile and reboot your machine in order for DOS
  2744.         to read the updated CONFIG.SYS and setup your system accordingly.
  2745.  
  2746.         If you try to access more files than is defined by the FILES
  2747.         statement, you will get a run-time open_error() that will exit you
  2748.         from the program. This should cause no harm to your data. However
  2749.         you will need to increase the of files your system can use.
  2750.  
  2751.         Upon executing the "System Information" command, if the FILES
  2752.         statement can be found, the FILES setting will be displayed.
  2753.         Otherwise, you will be informed that it could not be found.
  2754.  
  2755.         Next, your DOS version will be displayed.
  2756.  
  2757.         Next, if your FILES statement could be found and you are running
  2758.         DOS version 3.30 or later, you will be informed that the handles
  2759.         was set to the FILES setting. If your version of DOS is earlier
  2760.         than 3.30 and your FILES statement is found, file handles is set to
  2761.         the FILES statement as long as it is not greater than 20.
  2762.  
  2763.         Next, the total number of files currently in use will be displayed.
  2764.         This includes the 5 that DOS uses.
  2765.  
  2766.  
  2767.         C) Exchange Field Data
  2768.         -------------------------------------------------------------------
  2769.         This command will allow you to exchange the data in a field for new
  2770.         data that you specify. This will work on all the records in the
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.                                                                     Page 59
  2775.  
  2776.         entire database file. This prevents you from having to do it all
  2777.         manually from the "Edit/Add Records" command. You simply select the
  2778.         field you want to exchange data in. Then, enter the field content
  2779.         you want DDFile to look for and exchange. Then, enter the new data
  2780.         to be exchanged with the old. When finished, the total number of
  2781.         records with the new field content is displayed.
  2782.  
  2783.  
  2784.         D) Convert UPPER/lower Case
  2785.         -------------------------------------------------------------------
  2786.         This command will allow you to convert data in a field to all upper
  2787.         case or upper/lower (upper case first character of each word and
  2788.         lower case rest). This will work on all the records in the database
  2789.         file and prevents you from having to do it all manually from the
  2790.         Edit/Add Records" command. You simply select the field you want to
  2791.         exchange data in. Then, select either "UPPER/lower" or "All UPPER"
  2792.         from the sub-menu.
  2793.  
  2794.  
  2795.         E) Modify Field Arrangement
  2796.         -------------------------------------------------------------------
  2797.         This command will allow you modify the field arrangement of the
  2798.         currently selected database. The changes will not take place in the
  2799.         current file.  It is only used as a model to create a new file with
  2800.         the new field order.
  2801.  
  2802.         The records in the currently selected database can be put into the
  2803.         new database field order using the following 2-step process:
  2804.  
  2805.             1) When finished with this procedure, select the newly created
  2806.                database with the new field order.
  2807.  
  2808.             2) Import the records from the prior database into the new
  2809.                database using the "Import/Export dB3/ASCII Files" command
  2810.                in the main menu. Import in dBASE III format. Refer to that
  2811.                command for complete instruction.
  2812.  
  2813.         Upon selecting this command, a scrollable window will open allowing
  2814.         you to select the first field. All fields must be selected. After a
  2815.         field is selected, the order number of that field is placed behind
  2816.         it. The fields may be selected in any order you wish. When all
  2817.         fields have been selected, a new empty database will be created
  2818.         with the new field order.
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.                                                                     Page 60
  2823.  
  2824.  
  2825.         F) Search Zippy Database
  2826.         -------------------------------------------------------------------
  2827.         Zippy is an optional database of all the cities, states, area codes
  2828.         and zip codes in the united states. Zippy is available for an
  2829.         additional fee when registering DDFile. You will need a hard drive
  2830.         with at least 2.8 MB of free disk space.
  2831.  
  2832.         Once you have zippy installed you will be able to use this command.
  2833.         A sub-menu will open allowing you to search for a City, State, Zip
  2834.         Code, or Area Code. To look up a zip code for a particular city,
  2835.         for example, select City and then enter the city name. Next, all
  2836.         the cities in the united states by that name will appear in a
  2837.         scrollable window with their corresponding state, area code, and
  2838.         zip code. This database can be cross-referenced to look up any data
  2839.         on any of the four selections.
  2840.  
  2841.  
  2842.                                                                     Page 61
  2843.  
  2844.  
  2845.         -------------------------------------------------------------------
  2846.         ----------  CHAPTER 11  Creating or Modifying a Database ----------
  2847.         -------------------------------------------------------------------
  2848.  
  2849.         Provided with DDFile is a sample database that is already set up
  2850.         the same as the database structure used in version 5.0 and 5.1 of
  2851.         DDLabel. This comes already set up in case you do not want to
  2852.         design and create a database, then design the screen and position
  2853.         the fields on the screen. This was done to allow easier transition
  2854.         from DDLabel.
  2855.  
  2856.         To create a new database or modify an existing database, select the
  2857.         "Create/Modify Database Files" command from the main menu. You will
  2858.         first be asked to enter the path in which to create or modify a
  2859.         database file. Enter only the drive and directory. Do not enter a
  2860.         file name. Next, a sub-menu will appear allowing you to choose from
  2861.         the two following commands:
  2862.  
  2863.             A) Create a New Database
  2864.             ---------------------------------------------------------------
  2865.             This command will create a new empty database file structure.
  2866.             Enter only the name of the new file you want to create without
  2867.             a file name extension. The extension will automatically be DBF.
  2868.  
  2869.             B) Modify an Existing Database
  2870.             ---------------------------------------------------------------
  2871.             This command will allow you to modify an existing database. If
  2872.             any files are available in the drive and/or directory you
  2873.             specified, you will be able to select one from a scrollable
  2874.             window.
  2875.  
  2876.  
  2877.         Plan Your Database ------------------------------------------------
  2878.  
  2879.         Next, a window will open allowing you to create or modify a
  2880.         database file. Before you go on, you may want to list on paper the
  2881.         different fields that you want in your database in the order in
  2882.         which you want to edit them. You will be glad that you planned
  2883.         ahead when later we paint the screen and place the fields on the
  2884.         screen for data entry.
  2885.  
  2886.         If new fields are added to an existing database they can be placed
  2887.         between other existing fields by changing the order. This is done
  2888.         with the "E) Modify Field Arrangement" command located in the
  2889.         "Miscellaneous Utilities" command in the main menu. For now they
  2890.         will be added to the end of the field list. Each time a field is
  2891.         added to a database, the field window is cleared and the new field
  2892.         is presented at the top of the field window. The other fields can
  2893.         be redisplayed by pressing the up arrow or <PgUp> keys.
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.                                                                     Page 62
  2898.  
  2899.  
  2900.         Building A Database -----------------------------------------------
  2901.  
  2902.         There are four criteria that must be defined for every field in a
  2903.         database file. They are name, type, length and decimals.
  2904.         Instruction for defining these is on screen. You will have to enter
  2905.         a name and type for every field. However you will not need to enter
  2906.         a length for date, logical and memo fields since they are set for
  2907.         you. And, of course, you will only need to specify a decimal value
  2908.         for numeric types.
  2909.  
  2910.         An example list of fields might be:
  2911.  
  2912.         Field Name    Type    Length   Decimals   Description
  2913.  
  2914.         CARRT           C       4         0       Carrier Route
  2915.         FIRST_NAME      C      13         0       First name
  2916.         LAST_NAME       C      15         0       Last name
  2917.         COMPANY         C      35         0       Company name
  2918.         ADDRESS_1       C      35         0       Address line 1
  2919.         ADDRESS_2       C      35         0       Address line 2
  2920.         CITY            C      21         0       City name
  2921.         STATE           C       2         0       State abbreviation
  2922.         ZIP_CODE        C      10         0       Zip code (zip+4)
  2923.         AREA_CODE       C       3         0       Area code
  2924.         PHONE           C       8         0       Phone number
  2925.         DATE_ENTRY      D       8         0       Date record was added
  2926.         DATE_EXP        D       8         0       Date membership expires
  2927.         AMOUNT          N       7         2       Amount of sale
  2928.         TYPE            C       4         0       Code field 1
  2929.         SOURCE          C       4         0       Code field 2
  2930.         COMMENTS        M      10         0       Memo field 1
  2931.  
  2932.         This is a total if 17 fields. You may want more, such as PREFIX
  2933.         (Mr., Mrs., Dr., etc.) or MIDDLE (middle initial). These, of
  2934.         course, would be placed before and after FIRST_NAME respectively.
  2935.  
  2936.         The types of these fields would all be the most common type which
  2937.         is "C" (character) except DATE_ENTRY and DATE_EXP which would be
  2938.         type "D" (date) and AMOUNT which would be type "N" (numeric) and
  2939.         COMMENTS which would be type "M" (memo).
  2940.  
  2941.         The uses for most of the fields are self explanatory. However the
  2942.         last five fields in the example database are perhaps not as well
  2943.         understood. For example TYPE could be used for the type of customer
  2944.         such as "P" (paying customer) or "I" (inquiry) and SOURCE could be
  2945.         used for the source from which you attained the lead such as "M"
  2946.         (magazine ad) or "W" (walk-in). The COMMENTS field is type "M"
  2947.         (memo) and can store up to 64,000 bytes (64K) for each record. This
  2948.         field could be used for miscellaneous notes on the customer.
  2949.  
  2950.  
  2951.  
  2952.                                                                     Page 63
  2953.  
  2954.  
  2955.         You do not have to be exact with the field lengths at this time.
  2956.         They can be changed later to suit your purposes. However the field
  2957.         names and types can not later be changed without losing any data
  2958.         that has been entered into the changed fields.
  2959.  
  2960.         When finished, press <Esc> to exit. You will be asked if you want
  2961.         Abort or Save the database file structure. Answer Yes, No or Save.
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.                                                                     Page 64
  2966.  
  2967.  
  2968.         -------------------------------------------------------------------
  2969.         ----------       CHAPTER 12  Designing the Screen        ----------
  2970.         -------------------------------------------------------------------
  2971.  
  2972.         Before you can design the field input screen you must select a
  2973.         database. See "Select or Close a Database" (chapter 2).
  2974.  
  2975.         Before a database can be displayed on the screen for data entry, at
  2976.         least one field must be positioned on the screen. This is done with
  2977.         the "Design Field Input Screen" command in the main menu. This is a
  2978.         two step process. Step 1 is for typing field descriptions on the
  2979.         screen and is not mandatory.  Step 2 is for positioning the
  2980.         field(s) on the screen and is mandatory that at least one field is
  2981.         positioned on the screen before you can edit or add records to the
  2982.         selected database file.
  2983.  
  2984.         Step 1 ------------------------------------------------------------
  2985.  
  2986.         First, select the "Design Field Input Screen" from the main menu
  2987.         then the "Design Screen" command. When executing this command you
  2988.         will see that you have 19 rows and 78 columns to use for field
  2989.         descriptions or anything else you wish to type on the screen. It is
  2990.         easiest to use a piece of graph paper that is already divided into
  2991.         rows and columns. Worksheets are provided for database creation and
  2992.         screen design with the registered version.
  2993.  
  2994.         Below is the best we can do with shareware documentation. This
  2995.         chart has only 11 rows and 66 columns. This is only one way in
  2996.         which to design a screen. You can do it any way you like. This
  2997.         example uses the sample database created earlier.
  2998.  
  2999.                   1         2         3         4         5         6
  3000.          123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456
  3001.         1 First/Last Name  [_____________/_______________]  Rec  [__/__/__]
  3002.         2
  3003.         3 Company    [___________________________________]  Exp  [__/__/__]
  3004.         4
  3005.         5 Address 1  [___________________________________]  Amt  [_____.__]
  3006.         6
  3007.         7 Address 2  [___________________________________]  Customer [____]
  3008.         8
  3009.         9 Cty/ST/Zip [_____________________/__/__________]  Source   [____]
  3010.         0
  3011.         1 AC/Phone   (___) [___-____]
  3012.  
  3013.         Notice that the COMMENTS memo field is not placed on the screen.
  3014.         This is because it is accessed by pressing <Alt-E> when editing
  3015.         records. This will be covered later.
  3016.  
  3017.  
  3018.                                                                     Page 65
  3019.  
  3020.  
  3021.         Step 2 ------------------------------------------------------------
  3022.  
  3023.         The second step is positioning the fields on the screen.  Select
  3024.         the "Design Field Input Screen" command from the main menu then
  3025.         the "Position Fields" commands. There are four steps for the
  3026.         placement of each field.
  3027.  
  3028.         1) First you will be asked to select a field from a scrollable
  3029.            window.
  3030.  
  3031.         2) Next, you are given the option of defining a "Pre Picture" for
  3032.            the field. This can be skipped and added later if you like. At
  3033.            the top of the screen is the field name, type, etc. that was
  3034.            selected and just below that is the currently selected "Pre
  3035.            Picture" and the "Pre Picture" selected prior to executing this
  3036.            command.
  3037.  
  3038.            The "Pre Picture" causes the data that is typed into the field
  3039.            to behave in a certain way. It affects the entire field. Later,
  3040.            a "Picture" can be defined to affect positions within the field.
  3041.            The following will explain selections A) through H).
  3042.  
  3043.            A) This selection will cause a "Pre Picture" to not be used.
  3044.  
  3045.            B) This selection will allow only alpha (a-z) characters to be
  3046.               entered into the field.
  3047.  
  3048.            C) This selection will cause any character entered to be
  3049.               converted to upper case.
  3050.  
  3051.            D) This selection will cause numeric fields to display data left
  3052.               justified versus the standard right justification.
  3053.  
  3054.            E) This selection will cause date fields to display in American
  3055.               format.
  3056.  
  3057.            F) This selection will cause date fields to display in British
  3058.               format i.e. the month and day are switched.
  3059.  
  3060.            G) If the length of a field is greater than the distance from
  3061.               the screen position to the right border of the screen then
  3062.               horizontal scrolling can be used. In other words, if a field
  3063.               length is 50 and the field is placed in column 60, it has
  3064.               only 18 spaces to the right border of the screen so instead
  3065.               of wrapping to the next line, horizontal scrolling is used.
  3066.  
  3067.               This selection allows you to set horizontal scrolling to a
  3068.               value less than what would be mandatory i.e. if you have a
  3069.               field with a length of 50 it would fit on the screen if it
  3070.  
  3071.  
  3072.                                                                     Page 66
  3073.  
  3074.  
  3075.               were placed at column 28 or less, however you could specify
  3076.               a horizontal scrolling value of 20 and then place the field
  3077.               up to column 58 thereby saving room on the screen.
  3078.  
  3079.            H) This selection will save the selection and exit.
  3080.  
  3081.         3) Next, position the field on the screen using the arrow keys.
  3082.  
  3083.         4) Next, you are prompted to enter a "Picture" for the field. This
  3084.            can be skipped and added later if you like. This is different
  3085.            from the previously explained "Pre Picture" in that the
  3086.            "Picture" can affect any character position in the field.
  3087.            The following are the various characters that have special
  3088.            meaning for the "Picture".
  3089.  
  3090.            A = Displays only alphabetic characters
  3091.            N = Displays only alphabetic and numeric characters
  3092.            X = Displays any character
  3093.            9 = Displays digits for any data type including sign for
  3094.                numeric types
  3095.            # = Displays digits, signs and spaces for any data type
  3096.            L = Displays logical type as "T" or "F"
  3097.  
  3098.            Y = Allows only Yes or No
  3099.            ! = Converts an alphabetic character to upper case
  3100.            $ = Displays a dollar sign in place of leading spaces in a
  3101.                numeric type
  3102.            * = Displays an asterisk in place of a leading space in a
  3103.                numeric type
  3104.            . = Specifies a decimal point position
  3105.            , = Specifies a comma position
  3106.  
  3107.            An example city field could have a "Picture" of "!XXXXXXXXXXXXX"
  3108.            which would automatically convert the first character to upper
  3109.            case and allow any characters to be entered into the remainder
  3110.            of the field. If specifying a "Picture", the entire field must
  3111.            be filled. Any blank spaceswill be skipped over when editing the
  3112.            field data.
  3113.  
  3114.         The above four steps are repeated for each of the fields that you
  3115.         wish to place on the screen.
  3116.  
  3117.  
  3118.                                                                     Page 67
  3119.  
  3120.  
  3121.         -------------------------------------------------------------------
  3122.         ----------           CHAPTER 13  General Setup           ----------
  3123.         -------------------------------------------------------------------
  3124.  
  3125.         To setup screen colors, modem parameters, field assignments or
  3126.         printer drivers, select the "General Setup" command in the main
  3127.         menu.
  3128.  
  3129.         A) Select Screen Colors
  3130.         -------------------------------------------------------------------
  3131.         There are two choices to be made for screen colors. The first is
  3132.         the color of the boxes used for menus and frames. The second is the
  3133.         color to be used for the light bars in the menus and field input.
  3134.         In both cases you are asked to enter the number of an example. You
  3135.         will also be allowed to adjust your brightness and contrast
  3136.         controls on your monitor using a sample high intensity and low
  3137.         intensity output on the screen. This is important for some areas
  3138.         in the program.
  3139.  
  3140.  
  3141.         B) Set Modem Parameters
  3142.         -------------------------------------------------------------------
  3143.         This command will allow you to define Prefix #1, Prefix #2, COM
  3144.         Port and Calling Card #. These are used by the <F8> command while
  3145.         editing records.
  3146.  
  3147.         The Prefix #1 and #2 are for dial commands. The dial command will
  3148.         be dialed prior to the area code and phone number located in the
  3149.         record. If the area code is empty, it will be ignored. The Calling
  3150.         Card #, if defined, will be added to the end of the phone number.
  3151.  
  3152.         The following are three prefix codes and their use with a Hayes
  3153.         compatible modem:
  3154.  
  3155.         "," = PAUSE:  When placing a call from an office with the phone
  3156.         connected to a PBX, it is necessary to dial an access code, usually
  3157.         the number 9, to get an outside line. This is done by dialing a
  3158.         "9," prefix code. The "9" accesses an outside line and the ","
  3159.         pause for another dial tone. Multiple commas may be used for a
  3160.         longer pause time.
  3161.  
  3162.         "P" = PULSE and "T" = TONE:  By default the modem will dial in Tone
  3163.         mode. If you need to dial in Pulse mode simply insert the "P" into
  3164.         the Prefix code. The "P" and "T" can be inserted anywhere within
  3165.         the code, dialing part in Tone and part in Pulse.
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.                                                                     Page 68
  3170.  
  3171.  
  3172.         Some long distance calling companies have codes for long distance
  3173.         collect calls and other types of codes that may also be used in the
  3174.         prefix codes.
  3175.  
  3176.         The COM Port can be any existing COM Port on your machine. If the
  3177.         COM Port does not exist, nothing will happen when dialing a number.
  3178.  
  3179.  
  3180.         C) Field Assignment
  3181.         -------------------------------------------------------------------
  3182.         This command will allow you to assign fields in the database to any
  3183.         of the field uses listed in this sub-menu. Upon making a selection,
  3184.         a scrollable window of the records fields will open allowing you to
  3185.         select a field. Some of the following require the field to be a
  3186.         certain type and length. For more on field types and lengths, see
  3187.         "Creating or Modifying a Database" (chapter 11).
  3188.  
  3189.             Carrier Route
  3190.             ---------------------------------------------------------------
  3191.             This is needed to do carrier route reports and labels. This
  3192.             must be a character type field.
  3193.  
  3194.             Street Address
  3195.             ---------------------------------------------------------------
  3196.             This is needed by Zippy to automatically insert "P.O. Box" into
  3197.             if the zip code entered belongs exclusively to a post office.
  3198.             After selecting the field to use, you will be allowed to edit
  3199.             "P.O. Box" to say "Post Office Box" or anything else.
  3200.  
  3201.             City
  3202.             ---------------------------------------------------------------
  3203.             This is needed by Zippy to automatically insert the city name
  3204.             based upon the zip code entered.
  3205.  
  3206.             State
  3207.             ---------------------------------------------------------------
  3208.             This is needed by Zippy to automatically insert the 2-character
  3209.             state abbreviation based upon the zip code entered and also for
  3210.             printing bulk reports/labels. This must be a character type
  3211.             field with a length of 2.
  3212.  
  3213.             Zip Code
  3214.             ---------------------------------------------------------------
  3215.             This is needed by Zippy to automatically insert the city,
  3216.             state, and area code and also used for printing bulk
  3217.             reports/labels. This must be a character type field with a
  3218.             length of either 5 or 10 (zip+4).
  3219.  
  3220.  
  3221.                                                                     Page 69
  3222.  
  3223.  
  3224.             Area Code
  3225.             ---------------------------------------------------------------
  3226.             This is needed by Zippy to automatically insert the area code
  3227.             based upon the zip code entered and also by the <F8> command
  3228.             while editing records to dial a phone number on your modem.
  3229.  
  3230.             Phone
  3231.             ---------------------------------------------------------------
  3232.             This is needed by the <F8> command while editing records to
  3233.             dial a number on the modem.
  3234.  
  3235.             Record Date
  3236.             ---------------------------------------------------------------
  3237.             Assigning a date field to be the Record Date will cause today's
  3238.             date to be automatically inserted into this date field whenever
  3239.             a new record is added to the database.
  3240.  
  3241.             Tickler Date
  3242.             ---------------------------------------------------------------
  3243.             This is needed by the Tickler. The Tickler may be run after
  3244.             first selecting a database if a date field has been assigned as
  3245.             the Tickler Date field. For more on running Tickler, see
  3246.             "Select or Close a Database" (chapter 2).
  3247.  
  3248.             Filter
  3249.             ---------------------------------------------------------------
  3250.             This is needed in order to create a Filter. This field must be
  3251.             a logical field and can be added to any database with the
  3252.             "Create/Modify Database Files" command located in the main
  3253.             menu. See "Creating or Modifying a Database" (chapter 11).
  3254.  
  3255.             Duplicate
  3256.             ---------------------------------------------------------------
  3257.             This is needed in order to check for duplicate records. This
  3258.             field must be a logical field and can be added to any database
  3259.             with the "Create/Modify Database Files" command located in the
  3260.             main menu. See "Creating or Modifying a Database" (chapter 11).
  3261.  
  3262.  
  3263.         D) Install Printer(s)
  3264.         -------------------------------------------------------------------
  3265.         Printer drivers are not mandatory to print labels, letters, or
  3266.         master lists. However, they will allow you to customize the output
  3267.         using the printer macros available for your printer. To install a
  3268.         printer driver(s), you will need the master printer driver file.
  3269.         This master printer driver file of over 430 printers is available
  3270.         to registered users at no additional charge.
  3271.  
  3272.  
  3273.  
  3274.                                                                     Page 70
  3275.  
  3276.  
  3277.         -------------------------------------------------------------------
  3278.         ----------                   APPENDIX                    ----------
  3279.         -------------------------------------------------------------------
  3280.  
  3281.         The CONFIG.SYS File
  3282.         -------------------------------------------------------------------
  3283.  
  3284.         If you are using a floppy system, you should have a CONFIG.SYS file
  3285.         on your boot-up DOS disk. If you are using a hard drive, your
  3286.         CONFIG.SYS file is located in your root directory. If you do not
  3287.         have this file, you will need to create it with a text editor or
  3288.         word processor in DOS text mode. This file needs to contain the
  3289.         following two statements on separate lines by themselves:
  3290.  
  3291.                                FILES=20
  3292.                                BUFFERS=8
  3293.  
  3294.         If you are using DOS version 3.30 or later, set the FILES statement
  3295.         to 30 instead of 20.
  3296.  
  3297.         To check the FILES statement, select the "Miscellaneous Utilities"
  3298.         command in the main menu then the "System Information" command in
  3299.         the sub-menu. If your CONFIG.SYS file can not be found or the FILES
  3300.         statement (located in the CONFIG.SYS file) isn't set to 20 or
  3301.         greater, you will not be able to select a database. You can edit
  3302.         the CONFIG.SYS file from within DDFile using the "File Management
  3303.         (Copy/Rename/Delete/Edit)" command from the main menu. See "File
  3304.         Management" (chapter 9).
  3305.  
  3306.         The FILES statement is placed on a line by itself towards the top
  3307.         of the file. Simply type FILES=20 or FILES=30 then save and exit
  3308.         the file. You will need to quit DDFile and then reboot your machine
  3309.         in order for DOS to read the updated CONFIG.SYS file to set your
  3310.         system up accordingly.
  3311.  
  3312.  
  3313.  
  3314.                                                                     Page 71
  3315.  
  3316.  
  3317.         -------------------------------------------------------------------
  3318.         ----------                   GLOSSARY                    ----------
  3319.         -------------------------------------------------------------------
  3320.  
  3321.         ASCII
  3322.         -------------------------------------------------------------------
  3323.         This stands for the American Standard Code for Information
  3324.         Interchange, an international method of representing information in
  3325.         computers.  ASCII is pronounced "ask-key".
  3326.  
  3327.  
  3328.         ASCII DELIMITED FILES
  3329.         -------------------------------------------------------------------
  3330.         ASCII DELIMITED files consist of records in which the fields are
  3331.         surrounded by quotation marks and are separated from other fields
  3332.         by commas. Each record is on a line by itself. Trailing spaces are
  3333.         truncated. Date fields are written in the form YYYYMMDD.
  3334.  
  3335.             Example ASCII DELIMITED format:
  3336.  
  3337.             "Jones","Mary","123 Main Street","Georgia"
  3338.             "Smith","Jerry","1964 Jones Avenue","Florida"
  3339.             "Peterson","Paul","985 East Polk","California"
  3340.  
  3341.         Because most other database management programs export database
  3342.         files in ASCII DELIMITED format and because DDFile can import ASCII
  3343.         DELIMITED files, any data can be used with DDFile without
  3344.         reentering each record.
  3345.  
  3346.  
  3347.         ASCII SDF (System Data Format) FILES
  3348.         -------------------------------------------------------------------
  3349.         ASCII SDF files, like DELIMITED files, store each record on an
  3350.         individual line. However, the fields and records maintain a preset
  3351.         width. SDF files are sometimes referred to as FLAT files.
  3352.  
  3353.             Example ASCII SDF format:
  3354.  
  3355.             Jones         Mary       123 Main Street          Georgia
  3356.             Smith         Jerry      1964 Jones Avenue        Florida
  3357.             Peterson      Paul       985 East Polk            California
  3358.  
  3359.  
  3360.         DATA
  3361.         -------------------------------------------------------------------
  3362.         A piece of information. Normally useless as an independent item.
  3363.         Can be useful when combined or used with other data. For example, a
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.                                                                     Page 72
  3368.  
  3369.  
  3370.         phone number is useless until it is conveyed in conjunction with
  3371.         other data such as a name.
  3372.  
  3373.         DATABASE
  3374.         -------------------------------------------------------------------
  3375.         A repository of stored information organized in such a way that
  3376.         information is easily retrieved. An example of a computerized
  3377.         database is a collection of RECORDS, each record having the same
  3378.         template for input. An example of a non-computer database is the
  3379.         phone book.
  3380.  
  3381.  
  3382.         FIELD
  3383.         -------------------------------------------------------------------
  3384.         An item of information stored as part of a RECORD. Normally several
  3385.         fields are used for DATA storage in a DATABASE RECORD. Each field
  3386.         is used for a particular piece of DATA. For example, a date would
  3387.         be stored in a date field (__/__/__), last name would be stored in
  3388.         a field for the last name.
  3389.  
  3390.  
  3391.         INDEX FILE
  3392.         -------------------------------------------------------------------
  3393.         An INDEX FILE consists of at least one field from a database. The
  3394.         field is sorted alphabetically, numerically, or chronologically,
  3395.         and with each entry in the field is the corresponding record number
  3396.         from the database. The record number is used to reference the
  3397.         proper record in the database. An index file is, in effect, a
  3398.         virtual sort of a database, since none of the records in the
  3399.         database are sorted. The "index file to database file" relation is
  3400.         much the same as the index in a book to the location in the text.
  3401.  
  3402.  
  3403.         PROMPT
  3404.         -------------------------------------------------------------------
  3405.         Blinking cursor or highlighted menu command.
  3406.  
  3407.  
  3408.         RAM
  3409.         -------------------------------------------------------------------
  3410.         An acronym for Random Access Memory. This is normally the
  3411.         computer's main memory.
  3412.  
  3413.  
  3414.         RECORD
  3415.         -------------------------------------------------------------------
  3416.         An integral unit of data items (FIELDS) that, when combined with
  3417.         other records, makes up a database.
  3418.  
  3419.  
  3420.  
  3421.                                                                     Page 73
  3422.  
  3423.  
  3424.         RECORD POINTER
  3425.         -------------------------------------------------------------------
  3426.         The current record position within a database file.
  3427.  
  3428.  
  3429.         TRUNCATE
  3430.         -------------------------------------------------------------------
  3431.         To cut off or trim the content of a field.
  3432.  
  3433.  
  3434.         END OF MANUAL
  3435.  
  3436.