home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / PA / PA008A.ZIP / MANUAL / MISFILE < prev    next >
Text File  |  1980-01-01  |  13KB  |  248 lines
  1.                               FILE DESCRIPTIONS
  2.  
  3.  
  4.  
  5. AN IMPORTANT NOTE:
  6.  
  7. Before you start using this section, we first need to discuss the three
  8. different types of "fields" in your files and listed in the "File
  9. Descriptions" section of the manual, in other words the three "types" of
  10. information" you keep on the system. They are:
  11.  
  12.                             (1) "Character" Fields
  13.                             (2) "Numeric" Fields
  14.                             (3) "Date" Fields
  15.  
  16. "Character" fields refers to an information area, such as "System Number", in
  17. which you may enter characters or numbers or symbols (ie. $ or %). Now, if
  18. you or I heard that something was a "character" field, we would think that it
  19. meant only the letters "A" through "Z", the alphabet, could be keyed in that
  20. field. But computers work a little differently. A "Character" (or
  21. "Alphanumeric" as its known to programmers) field means you can type anything
  22. you want. As a result, a system number can be entered not just as "ABCD" but
  23. also as "AB234" or even "AB#345%" if you wanted. Other examples where you may
  24. combine numbers, characters and symbols in a "character" field include a
  25. street address or phone number. And you may even have a "character" field of
  26. "Zip Code" that contains just numbers.
  27.  
  28. "Numeric" fields are a little more straight-forward. They contain only
  29. numbers, and cannot contain any characters or symbols, other than a "." used
  30. as a decimal place. In addition, these fields contain numbers that are used
  31. in calculations. That's why "Purchase Cost" is a "numeric" field, and "Zip
  32. Code" is not. Because "Purchase Cost" is used to calculate the monthly
  33. depreciation entries, and is totaled and/or manipulated in other ways in
  34. several different reports. On the other hand, "Zip Code" is just displayed or
  35. printed for informational purposes. You won't find many reports anywhere that
  36. literally add up two zip codes and print the total.
  37.  
  38. "Date" fields are even more basic. They contain calendar dates, which are
  39. entered with numbers in Month-Day-Year (MM/DD/YY) fashion when you key them
  40. in.  So, if the field "Purchase Date" is a "Date" field, and the purchase
  41. date was February 1st of 1986, then "02/01/86" would be the entry.
  42.  
  43.  
  44.  
  45. 1) COMPUTER HARDWARE INVENTORY (IHVENT)
  46. 2) COMPUTER SOFTWARE INVENTORY (ISVENT)
  47.  
  48. (THE FOLLOWING FILE LAYOUTS APPLIES TO ALL OF THE ABOVE FILES)
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.                                                     DATA
  54.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH  DECIMALS
  55. ----------  -----------------------------------  ----------  ------  --------
  56.  
  57. SYSTEM_NO   SYSTEM NUMBER                        CHARACTERS    10
  58. PROD_NAME   PRODUCT NAME                         CHARACTERS    25
  59. DESCRIPT    PRODUCT DESCRIPTION                  CHARACTERS    60
  60. SERIAL_NUM  SERIAL NUMBER                        CHARACTERS    15
  61. MFG         MANUFACTURER                         CHARACTERS    25
  62. VENDOR      VENDOR                               CHARACTERS    25
  63. PURCH_DATE  DATE OF PURCHASE                     MM/DD/YY       8
  64. PURCH_COST  PURCHASE COST                        NUMBERS       10       2
  65. CURR_VALUE  CURRENT VALUE AFTER DEPRECIATION     NUMBERS       10       2
  66. BUDG_CODE   BUDGET CODE NUMBER                   CHARACTERS    15
  67. FA_NO       FIXED ASSET NUMBER                   CHARACTERS    15
  68. SL?         STRIGHT-LINE METHOD USED?            Y OR N         1
  69. REC_PER     TOTAL NO. OF ACCT. PERIODS (IE. 48)  NUMBERS        5
  70. SAL_VALUE   SALVALE OR RESIDUAL VALUE            NUMBERS       10       2
  71. DEP_AMT     TOTAL DEPRECIATION AMOUNT            NUMBERS       10       2
  72. YRS_TAKEN   YEARS TAKEN SO FAR                   NUMBERS        5
  73. PER_TAKEN   PERIODS TAKEN IN THE CURRENT YEAR    NUMBERS        5
  74. DEP_TAKEN   DEPRECIATION TAKEN SO FAR            NUMBERS       10       2
  75. ACRS?       ACRS METHOD USED?                    Y OR N         1
  76. AREC_PER    TOTAL NO. OF ACCT. YEARS (3 OR 5)    NUMBERS        5
  77. AYRS_TAKEN  YEARS TAKEN SO FAR                   NUMBERS        5
  78. APER_TAKEN  PERIODS TAKEN IN THE CURRENT YEAR    NUMBERS        5
  79. ADEP_TAKEN  DEPRECIATION TAKEN SO FAR            NUMBERS       10       2
  80. AREAL_EST   DOES THIS USE REAL ESTATE TABLE      NUMBERS       10       2
  81. ADEP_PER    IF SO, ENTER THE AMOUNT EACH PERIOD  NUMBERS       10       2
  82. LEASE       IS IT LEASED? (Y OR N)               CHARACTERS     1
  83. LEASE_AMT   LEASE PAYMENT AMOUNT                 NUMBERS       10       2
  84. LEASE_PER   LEASE PAYMENT PERIOD (IE. MONTHLY)   CHARACTERS    10
  85. LSTART      DATE LEASE STARTED                   MM/DD/YY       8
  86. LEXPIRE     DATE LEASE ENDS                      MM/DD/YY       8
  87. DEPT_CODE   DEPARTMENT CODE                      CHARACTERS    10
  88. DEPT_NAME   DEPARTMENT NAME                      CHARACTERS    25
  89. CATEGORY    CATEGORY (IE. MONITORS)              CHARACTERS    20
  90. LOCATION    ITEM'S PHYSICAL LOCATION             CHARACTERS    30
  91. WARRANTY    WARRANTY TERMS                       CHARACTERS    30
  92. WARR_EXP    WARRANTY EXPIRATION                  MM/DD/YY       8
  93. MAINT_AGR   IS THERE A MAINTENANCE AGREEMENT?    CHARACTERS     1
  94. MAINT_CO    MAINTENANCE COMPANY                  CHARACTERS    25
  95. START       AGREEMENT START DATE                 MM/DD/YY       8
  96. EXPIRE      AGREEMENT ENDING DATE                MM/DD/YY       8
  97. MAINT_FEE   MAINTENANCE FEE                      NUMBERS       10       2
  98. PAY_PERIOD  MAINTENANCE PAYMENT PERIOD           CHARACTERS    10
  99. REMARKS     ANY REMARKS YOU WANT TO ADD          CHARACTERS    60
  100.  
  101.  
  102. 3) COMPUTER STRAIGHT-LINE DEPRECIATION JOURNAL (DHVENT)
  103. 4) COMPUTER ACRS DEPRECIATION JOURNAL (ZHVENT)
  104.  
  105. (THE FOLLOWING FILE LAYOUTS APPLIES TO ALL OF THE ABOVE FILES)
  106.  
  107.  
  108.                                                     DATA
  109.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH  DECIMALS
  110. ----------  -----------------------------------  ----------  ------  --------
  111.  
  112. DATE        JOURNAL ENTRY DATE                   MM/DD/YY       8
  113. YEAR        YEAR CHARGED TO (IE. 86)             CHARACTERS     2
  114. MONTH       MONTH CHARGED TO (01 - 12)           CHARACTERS     2
  115. SYSTEM_NO   SYSTEM NUMBER                        CHARACTERS    10
  116. PROD_NAME   PRODUCT NAME                         CHARACTERS    25
  117. SERIAL_NUM  SERIAL NUMBER                        CHARACTERS    15
  118. DEPT_CODE   DEPARTMENT CODE                      CHARACTERS    10
  119. BUDG_CODE   BUDGET CODE NUMBER                   CHARACERS     15
  120. FA_NO       FIXED ASSET NUMBER                   CHARACERS     15
  121. DEP_AMOUNT  ENTRY AMOUNT                         NUMBERS       10       2
  122.  
  123.  
  124.  
  125. 5) COMPUTER APPLICATIONS (APPLIC)
  126.  
  127.                                                     DATA
  128.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH  DECIMALS
  129. ----------  -----------------------------------  ----------  ------  --------
  130.  
  131. APPL_TITLE  APPLICATION TITLE                    CHARACTERS    25
  132. FILE_DATE   DATE APPLICATION WAS INSTALLED       MM/DD/YY       8
  133. SYSTEM_NO   SYSTEM NUMBER                        CHARACTERS    10
  134. FUNCTIONS   FUNCTIONS                            CHARACTERS   130
  135. CATEGORY    CATEGORY (IE. ACCOUNTING)            CHARACTERS    20
  136. USED_BY     WHO USES IT                          CHARACTERS    25
  137. DEVEL_BY    WHO DEVELOPED IT                     CHARACTERS    25
  138. PACK_LANG   PACKAGE OR LANGUAGE USED             CHARACTERS    15
  139. CONTACT     THE USER CONTACT NAME                CHARACTERS    25
  140. DEPT_CODE   DEPARTMENT CODE                      CHARACTERS    10
  141. DEPT_NAME   DEPARTMENT NAME                      CHARACTERS    25
  142. COMPLETE    IS IT COMPLETED? (Y OR N)            CHARACTERS     1
  143. COMP_STAGE  STAGE OF COMPLETION                  CHARACTERS    25
  144. COMP_DATE   ESTIMATED/ACTUAL DATE                MM/DD/YY       8
  145. HOURS       NUMBER OF HOURS NEEDED               NUMBERS        8       2
  146. COST        COSTS (MANPOWER, RESOURCES, ETC.)    NUMBERS       10       2
  147.  
  148.  
  149.  
  150. 6) COMPUTER MAINTENANCE (MAINT)
  151.  
  152.  
  153.                                                     DATA
  154.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH  DECIMALS
  155. ----------  -----------------------------------  ----------  ------  --------
  156.  
  157. DATE        DATE OF MAINTENANCE                  MM/DD/YY       8
  158. SYSTEM_NO   SYSTEM NUMBER                        CHARACTERS    10
  159. DEPT_CODE   DEPARTMENT CODE                      CHARACTERS    10
  160. DEPT_NAME   DEPARTMENT NAME                      CHARACTERS    25
  161. HARD_SOFT   HARDWARE OR SOFTWARE (H OR S)        CHARACTERS     1
  162. SCH_UNSCH   SCHEDULED OR UNSCHEDULED (S OR U)    CHARACTERS     1
  163. PROD_NAME   PRODUCT NAME                         CHARACTERS    25
  164. MFG         MANUFACTURER                         CHARACTERS    25
  165. SERIAL_NUM  SERIAL NUMBER                        CHARACTERS    15
  166. DESCRIP     PROBLEM DESCRIPTION                  CHARACTERS   130
  167. DATE_RES    DATE OF RESOLUTION                   MM/DD/YY       8
  168. RESOLUTION  PROBLEM RESOLUTION                   CHARACTERS   130
  169. DOWNTIME    NUMBER OF HOURS DOWN                 NUMBERS        8       2
  170. COST        COST TO RESOLVE                      NUMBERS       10       2
  171.  
  172.  
  173.  
  174. 7) COMPUTER PRODUCT REQUESTS (PRODREQ)
  175.  
  176.  
  177.                                                     DATA
  178.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH  DECIMALS
  179. ----------  -----------------------------------  ----------  ------  --------
  180.  
  181. REQ_NUMBER  REQUEST NUMBER                       CHARACTERS    15
  182. REQ_DATE    DATE OF REQUEST                      MM/DD/YY       8
  183. REQUESTOR   PERSON REQUESTING THE COMPONENT      CHARACTERS    25
  184. PRIORITY    PRIORITY LEVEL                       CHARACTERS     1
  185. DEPT_CODE   DEPARTMENT CODE                      CHARACTERS    10
  186. DEPT_NAME   DEPARTMENT NAME                      CHARACTERS    25
  187. LOCATION    PHYSICAL LOCATION                    CHARACTERS    25
  188. PROD_NAME   PRODUCT NAME                         CHARACTERS    25
  189. DESCRIPT    PRODUCT DESCRIPTION                  CHARACTERS    60
  190. MFG         MANUFACTURER                         CHARACTERS    25
  191. CATEGORY    CATEGORY (IE. MONITORS, ETC.)        CHARACTERS    20
  192. PROP_DATE   PROPOSAL/PAPERWORK DEADLINE          MM/DD/YY       8
  193. VENDOR      VENDOR NAME                          CHARACTERS    25
  194. COST        PURCHASE COST                        NUMBERS       10       2
  195. PO_NUMBER   PURCHASE ORDER NUMBER                CHARACTERS    15
  196. PO_DATE     PURCHASE ORDER DATE                  MM/DD/YY       8
  197. EST_DEL     ESTIMATED DELIVERY DATE              MM/DD/YY       8
  198. FILLED      IS IT FILLED?                        CHARACTERS     1
  199. FILL_DATE   DATE REQUEST WAS FILLED              MM/DD/YY       8
  200. INV_NO      INVOICE NUMBER                       CHARACTERS    15
  201.  
  202.  
  203.  
  204. 8) COMPUTER DESIGN REQUESTS (DESREQ)
  205.  
  206.  
  207.                                                     DATA
  208.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH  DECIMALS
  209. ----------  -----------------------------------  ----------  ------  --------
  210.  
  211. REQ_NUMBER  REQUEST NUMBER                       CHARACTERS    15
  212. REQ_DATE    DATE OF REQUEST                      MM/DD/YY       8
  213. REQUESTOR   PERSON REQUESTING THE COMPONENT      CHARACTERS    25
  214. DEPT_CODE   DEPARTMENT CODE                      CHARACTERS    10
  215. DEPT_NAME   DEPARTMENT NAME                      CHARACTERS    25
  216. APPL_NAME   APPLICATION NAME                     CHARACTERS    25
  217. DESCRIP     APPLICATION DESCRIPTION              CHARACTERS    60
  218. CATEGORY    CATEGORY (IE. MONITORS, ETC.)        CHARACTERS    20
  219. PRIORITY    PRIORITY LEVEL ASSIGNED              CHARACTERS     1
  220. ASSIGNED    HAS IT BEEN ASSIGNED?                CHARACTERS     1
  221. ASSGN_DATE  DATE REQUEST WAS ASSIGNED            MM/DD/YY       8
  222. ASSGN_TO    WHO IT WAS ASSIGNED TO               CHARACTERS    25
  223. EST_HOURS   NUMBER OF HOURS NEEDED               NUMBERS        8       2
  224. EST_COST    ESTIMATED COST TO COMPLETE           NUMBERS       10       2
  225.  
  226.  
  227.  
  228. 9) HARDWARE PRODUCT REVIEWS (RHVPROD)
  229. 10) SOFTWARE PRODUCT REVIEWS (RSVPROD)
  230.  
  231. (THE FOLLOWING FILE LAYOUTS APPLIES TO ALL OF THE ABOVE FILES)
  232.  
  233.  
  234.                                                     DATA
  235.    NAME                 DESCRIPTION                 TYPE     LENGTH  DECIMALS
  236. ----------  -----------------------------------  ----------  ------  --------
  237.  
  238. PROD_NAME   PRODUCT NAME                         CHARACTERS    25
  239. FUNCTIONS   PRODUCT FUNCTIONS                    CHARACTERS   130
  240. MFG         MANUFACTURER                         CHARACTERS    25
  241. COST        PURCHASE COST                        NUMBERS       10       2
  242. REV_DATE    REVIEW DATE                          MM/DD/YY       8
  243. REVIEWER    PERSON WHO REVIEWED THE PRODUCT      CHARACTERS    25
  244. DEPT_CODE   DEPARTMENT CODE                      CHARACTERS    10
  245. DEPT_NAME   DEPARTMENT NAME                      CHARACTERS    25
  246. CATEGORY    CATEGORY (IE. MONITORS)              CHARACTERS    20
  247. SUMMARY     REVIEW SUMMARY                       CHARACTERS    25
  248. REMARKS     ANY REMARKS YOU WANT TO ADD          CHARACTERS   130