home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / GE / GE003C.ZIP / APENDIXB.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-07-08  |  9KB  |  184 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.       Appendix B: Recording information for the Family History System
  5.  
  6.       This section is not intended to be a `How to' for doing genealogical 
  7.       research.  For that information I would suggest that you go to a 
  8.       local library or bookstore to get one of the many excellent books 
  9.       you can find there on that subject.  What I do want to tell you 
  10.       here, is how to use the Individual/Family Group worksheets to record 
  11.       information for the systematic entry of this information into the 
  12.       Family History System files.
  13.  
  14.       Before continuing with the discussion here, however, you should get 
  15.       several blank copies of the Individual/Family Group worksheets.  You 
  16.       may get copies by using MAIN MENU option F2-B-1 to select the System 
  17.       Function for producing Family Group worksheets, and then selecting 
  18.       function F5 of that program's option menu.  (You should also request 
  19.       that space for ID numbers be included on the worksheets by responding 
  20.       "Y" to the program's query about this item.)
  21.  
  22.       Now, you should have before you several blank Individual/Family Group 
  23.       worksheets.  The first thing to note on these worksheets is that every 
  24.       individual mentioned, whether a parent, spouse or child, has an assoc-
  25.       iated ID number.  This number is assigned sequentially to individuals 
  26.       when they are first identified to the system. The numbers assigned two 
  27.       individuals does not have anything to do with the family relationship 
  28.       that may exist between these individuals, however these numbers are 
  29.       used whenever family relationships are being defined between indivi-
  30.       duals.  It isn't necessary for you to remember the ID number of every 
  31.       individual (they are easily determined by searching the files by 
  32.       'name' or other key information), however you will probably be able to 
  33.       recall the ID numbers of many of your close relatives or significant 
  34.       ancestors.
  35.  
  36.       To begin filling in one of your blank worksheets, select one of your 
  37.       ancestors that you would like to start with.  Eventually you will 
  38.       have a file of family group worksheets produced by the system (1 for 
  39.       each of your direct ancestors, at least, and probably others for 
  40.       uncles, cousins, etc. as you systematically expand the information 
  41.       in your files).  But first you should record the information on a 
  42.       blank (or partially blank) worksheet.  If you do not have a very 
  43.       distant ancestor whose line of ancestry you particularly wish to 
  44.       record, I would suggest choosing one of your grandparents.  Fill in 
  45.       his/her name in the first block of individual information provided 
  46.       on the worksheet.  Put the last name first (this is the 'SURNAME'), 
  47.       then a comma, followed by the 'GIVEN' name(s).  If it is a grandmother 
  48.       that you have selected, use her maiden name for the surname, not the 
  49.       name of your grandfather.  Fill in as much as you can of the remaining 
  50.       personal information about the individual including birth and death 
  51.       dates and places.
  52.  
  53.       Concerning the recording of dates on these worksheets, the almost 
  54.       universally recommended format (the one used when these reports are 
  55.       printed from information in the system) is: DD MON YYYY, where MON 
  56.       is a 3 character abbreviation for the month.  However, when entering 
  57.       dates in the file maintenance program, the required format is MM-DD-
  58.       YYYY (or DD.MM.YYYY or YYYY.MM.DD), so I would recommend that you use 
  59.  
  60.  
  61.                                      67
  62.  
  63.  
  64.  
  65.       here the format in which you intend to enter the dates.  If the month 
  66.       or day is not known, enter 00, and if the person has died, but the 
  67.       year of death is unknown, use 9999...(This is recognised by the system 
  68.       as a "don't know" year and will eliminate the calculation of ages or 
  69.       anniversarys).  Do not use 9999 for an unknown Birth year, instead use 
  70.       0000.  (Also see "Appendix C" for a discussion of additional ways of 
  71.       indicating uncertain dates.)
  72.  
  73.       When recording Birth and Death places, do not put 'addresses' but 
  74.       rather the CITY, COUNTY and STATE or country.  You will only have 22 
  75.       characters for entering the information so you may have to abbreviate.  
  76.  
  77.       Enter '1' for the ID number of the individual for whom you are filling 
  78.       out this worksheet.  This is the first person you will be entering 
  79.       into the system files.
  80.  
  81.       For the meantime, ignore the information about the individual's 
  82.       parents; we have agreed that this individual is the most distant 
  83.       ancestor we are interested in now.
  84.  
  85.       Proceeding to the spouse information, enter the appropriate data 
  86.       according to the 'rules' we have mentioned above, again using the 
  87.       maiden name if the individual is a female.  An additional piece of 
  88.       information for the spouse is the date of marriage.  If the marriage 
  89.       has been terminated, either thru divorce or by death of one of the 
  90.       persons, this date should also be recorded if known.  The ID number 
  91.       of this person should be '2'.  You will note that additional spouses 
  92.       may be identified.  The marriage records are maintained within the 
  93.       system in a most recent to least recent order.
  94.  
  95.       Next you should enter information concerning the children of the 
  96.       individual with ID #1.  (See Appendix C. for the handling of adoptive 
  97.       relationships within the system.)  These should be recorded in 
  98.       increasing order of birth with ID numbers assigned sequentially 
  99.       following that of the last recorded spouse.  The last name of a child 
  100.       should be the same as that of the father.  If more than one spouse is 
  101.       recorded for individual #1, then the ID # of the appropriate spouse 
  102.       should be recorded in the space for 'Parent ID#' under the child's 
  103.       name.  You needn't bother recording spouse information for each child.  
  104.       This would more appropriately be entered on a Family Group worksheet 
  105.       for that child.
  106.  
  107.       Incidentally, the children will be recorded in the file in increasing 
  108.       order of birth under each parent, no matter what order you enter 
  109.       them into the file.  This has the unfortunate consequence that 
  110.       individuals whose birth year is not known may end up listed in the 
  111.       wrong order of birth in reports.  The order will be corrected however, 
  112.       as the birth information is learned and recorded correctly.
  113.  
  114.       The remarks section is not intended for writing a person's life 
  115.       history, but rather for making notes; for example concerning sources 
  116.       of birth, death information or for burial information.  You will find 
  117.       that there are many places in the Family History files for recording 
  118.       remarks such as these.  I trust that you will develop a feeling for 
  119.       the types of information you will want to record in each place.  (The 
  120.  
  121.  
  122.                                      68
  123.  
  124.  
  125.  
  126.       comments that are placed under a spouse record should have relevance 
  127.       for both partners of the marriage.  These remarks will appear under 
  128.       the marriage information for either spouse.)
  129.  
  130.       Now set the 'completed' worksheet aside and take another blank work-
  131.       sheet and set about filling it out, in the same way, for your ancestor 
  132.       that was included among the children on the previous worksheet.  (If 
  133.       you started with a grandparent, then one of your parents was listed 
  134.       among the children).  The only information you need enter for the 
  135.       individual is the name and ID#.  You can also write down the ID#'s of 
  136.       the parents in the appropriate places, as a reminder that this infor-
  137.       mation is already available.  Then continue filling in spouse and 
  138.       child information just as before, assigning ID#s sequentially, 
  139.       following the ID# of the last child of the previous worksheet.
  140.  
  141.       When the second worksheet has been completed, set it aside and fill 
  142.       out another for your ancestor listed among the children on this 
  143.       worksheet...continuing in this way until you have filled out a 
  144.       worksheet for yourself.
  145.  
  146.       Now, with the several worksheets you have completed in hand (in the 
  147.       order that you have created them), you should be ready to start 
  148.       putting information in your Family files. (see section II.B.4)
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.                                      69
  184.