home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Share Gallery 1 / share_gal_1.zip / share_gal_1 / BF / BF184.ZIP / AUTO.DOC next >
Text File  |  1991-12-28  |  26KB  |  586 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                    AUTO-MATE
  7.  
  8.               (C) Copyright 1991 by John Ray, All rights reserved.
  9.  
  10.                                   USER'S GUIDE
  11.  
  12.                                 TABLE OF CONTENTS:
  13.  
  14.          INTRODUCTION..............................................  2
  15.          GETTING STARTED...........................................  3
  16.          THE MAIN MENU ............................................  3
  17.            CREATING A NEW DATA FILE................................  3
  18.          THE SETUP MENU............................................  4
  19.            DEFINING CATEGORIES.....................................  4
  20.            MAINTENANCE SCHEDULE SETUP..............................  5
  21.            NEXT MAINTENANCE SETUP..................................  5
  22.            EDITING VEHICLE INFORMATION.............................  5
  23.  
  24.            GENERAL SETUP...........................................  5
  25.              SETTING UNIT OF MEASURE FOR ODOMETER..................  6
  26.              SETTING UNIT OF MEASURE FOR FUEL......................  6
  27.              SETTING MAINTENANCE WARNING ALARM.....................  6
  28.  
  29.          THE EDIT/ADD/VIEW MENU....................................  6
  30.            ENTERING NEW DATA.......................................  6
  31.            VIEWING DATA............................................  7
  32.            EDITING DATA............................................  7
  33.            DELETING DATA...........................................  8
  34.  
  35.          THE CALCULATE MENU........................................  8
  36.            CALCULATING TOTAL COST..................................  8
  37.            CALCULATING COST PER MILE/KILOMETER.....................  8
  38.            CALCULATING FUEL ECONOMY................................  8
  39.  
  40.          THE PRINT MENU............................................  8
  41.            PRINTING EXPENSE LOG....................................  8
  42.            PRINTING REPORT.........................................  8
  43.            PRINT BLANK EXPENSE FORM................................  8
  44.            PRINT REGISTRATION FORM.................................  8
  45.  
  46.          ESTIMATING ODOMETER/DATE..................................  9
  47.          ADD'S AND FIXES........................................... 10
  48.          REGISTRATION FORM......................................... 11
  49.  
  50.                                                           
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                                                                    page  2
  59.  
  60.  
  61.                                   INTRODUCTION
  62.  
  63.               AUTO-MATE is a vehicle expense and maintenance
  64.          tracking system.  AUTO-MATE can track up to 10 user defined
  65.          expense categories, and up to 10 user defined maintenance
  66.          categories.
  67.               AUTO-MATE reminds you when maintenance is due. After
  68.          maintenance is completed, AUTO-MATE automatically calculates
  69.          when next maintenance is due.
  70.               AUTO-MATE tracks fuel economy, total cost by category,
  71.          cost per (mile/kilometer).  These items can be viewed in easy
  72.          to read graph form as well as text form.
  73.               AUTO-MATE can print a summary of expenses and fuel
  74.          economy, or it can print your entire data log for your
  75.          review.
  76.               AUTO-MATE can accommodate any number of data files, 
  77.          making this program ideal for, companies with large fleets, 
  78.          as well as for the individual with a single vehicle.
  79.               AUTO-MATE is designed for ease of use.  I believe that
  80.          most of the features of this program are basically self
  81.          explanatory.  This manual is intended as a general overview
  82.          of the menu's,  and some of the special features that can be
  83.          employed.
  84.               I will update this documentation and the AUTO-MATE
  85.          program as I see fit from the feedback that I receive from
  86.          users of this program.
  87.               The shareware version of AUTO-MATE has all the features
  88.          of the registered version, plus the sometimes annoying
  89.          shareware screen.
  90.               If you have any comments or suggestions about AUTO-MATE
  91.          or this documentation, please drop me a note or call me at 
  92.          (818) 443-2158.  If I use any of your suggestions, and you are 
  93.          among the first five persons to note them, I will send you a 
  94.          free update (shareware or registered copy, depending if you are 
  95.          a registered user) with the added features.
  96.               If you find this program useful and plan to continue
  97.          using it after a 30 day trial period please register it. As a
  98.          registered user you will receive the latest version of this
  99.          program (without the shareware screen), notification of
  100.          future updates, and one free update.               
  101.               Also by registering this software you will encourage me
  102.          to update it, and to create more programs like it.  I have
  103.          spent many long hours writing, debugging, and documenting
  104.          this program and hope that users like yourself will find it
  105.          worth the small registration fee of $25.
  106.  
  107.               Thank you for your interest in AUTO-MATE.
  108.  
  109.              
  110.  
  111.  
  112.  
  113.              
  114.  
  115.                                                                     page 3
  116.  
  117.  
  118.                                 GETTING STARTED
  119.  
  120.               The file "SAMPLE.VEH" is included with this package.  It
  121.          should be used to get aquainted with AUTO-MATE.  You can load 
  122.          this file from the main menu by:
  123.            1: Type 'L' (LOAD FILE) 
  124.            2: When asked for name of file to load, type "SAMPLE.VEH".
  125.          
  126.          If you wish you can also load SAMPLE.VEH from the dos command
  127.          line by typing "AUTO SAMPLE.VEH".
  128.  
  129.          You can now experiment with all of the features described in
  130.          this user's guide.
  131.          HAVE FUN!!  
  132.               
  133.  
  134.                                  THE MAIN MENU
  135.  
  136.          LOAD FILE: This option allows you to open an existing data
  137.          file or create a new data file for another vehicle.
  138.  
  139.          EDIT/ADD DATA FILE: This option allows you to view, add, or
  140.          edit data file.
  141.  
  142.  
  143.          UPDATE CURRENT FILE: This option saves current work file to
  144.          disk.
  145.  
  146.          PRINT MENU: This option allows you to print expense logs,
  147.          reports, and blank expense forms.
  148.  
  149.          SETUP: This option allows you to setup parameters for
  150.          vehicle. This option should be used immediately after
  151.          creating a new data file.
  152.  
  153.          DOS SHELL: This option allows you to shell to Dos without
  154.          exiting this program.  To return to this program, type "EXIT"
  155.          at the dos prompt.
  156.  
  157.          QUIT PROGRAM: This option allows you exit program, and
  158.          returns you to dos.
  159.          
  160.                             CREATING A NEW DATA FILE
  161.  
  162.               From the MAIN MENU type 'L' (LOAD FILE).  You will be
  163.          prompted for the name of the file that you wish to open.
  164.          Upon opening file, you will be asked for information about
  165.          your vehicle, and a starting point to base maintenance
  166.          information on.
  167.  
  168.               The base information is used to calculate when next
  169.          maintenance is due.  Maintenance due is calculated by adding
  170.          the base information to the maintenance intervals found in
  171.          the Setup Menu.
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.              
  177.  
  178.                                                                     page 4
  179.                                                    
  180.                   
  181.                                  THE SETUP MENU
  182.  
  183.          CATEGORIES: This option allows you to define up to 10 expense
  184.          categories, also category to be used for fuel, and category
  185.          to be used for maintenance. (See DEFINING CATEGORIES)
  186.  
  187.          MAINTENANCE SCHEDULE: This option allows you to define up to
  188.          10 maintenance categories including frequency of service for
  189.          each. (See MAINTENANCE SCHEDULE SETUP)
  190.  
  191.          NEXT MAINTENANCE: This option allows you to enter the date
  192.          and odometer reading for next scheduled maintenance of user
  193.          defined maintenance categories. (See NEXT MAINTENANCE SETUP)
  194.  
  195.          VEHICLE INFORMATION: This option allows you to edit
  196.          information about your vehicle, including make, model, year
  197.          of vehicle, vehicle identification number, and license plate
  198.          number. When creating a new data file, you will be asked for
  199.          this information about your vehicle.
  200.  
  201.          GENERAL SETUP MENU: This option is used for miscellaneous
  202.          setup options that do not seem to fit into above categories,
  203.          including, but not limited to: measurement of fuel(U.S.
  204.          gallons or liters), Odometer measurement(miles, kilometers
  205.          or hours) and maintenance reminder options.
  206.  
  207.          SAVE AS DEFAULT: This option allows you to save current setup
  208.          parameters for data files to be created in the future, This
  209.          will save much of effort if items like expense categories,
  210.          and maintenance schedules are similar.  This option does not
  211.          change parameters for existing data files.
  212.  
  213.          QUIT TO MAIN MENU: This option returns you back to the main
  214.          menu.
  215.  
  216.  
  217.  
  218.                               DEFINING CATEGORIES
  219.  
  220.                From Setup the menu type 'C' (CATEGORIES).  A listing
  221.          of the expense categories will appear.  You will be asked if
  222.          the information is correct, 'Y' or 'Esc' will exit, if you
  223.          answer 'N', you will be asked which category you wish to
  224.          change.
  225.               If you change your mind, hit Esc key, otherwise type
  226.          number of category to change.
  227.               You will then be prompted for the new name of the chosen
  228.          category.
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.                                                                     page 5
  235.  
  236.  
  237.                            MAINTENANCE SCHEDULE SETUP
  238.  
  239.          From the Setup menu, type 'M' (MAINTENANCE SCHEDULE).  A
  240.          listing of the maintenance categories will appear with their
  241.          respective maximum time and mileage intervals.  You will be
  242.          asked if the information is correct, 'Y' or 'Esc' will exit,
  243.          if you answer 'N', you will be asked which maintenance
  244.          category you wish to change.
  245.               If you change your mind, hit Esc key, otherwise type
  246.          number of category to change.
  247.               You now will be prompted for the new name of the chosen
  248.          maintenance category, maximum interval in months that
  249.          maintenance is to be performed, and maximum interval in miles
  250.          or kilometers that maintenance is to be performed.
  251.  
  252.  
  253.                              NEXT MAINTENANCE SETUP
  254.  
  255.              From the Setup menu, type 'N' (NEXT MAINTENANCE).  A
  256.          listing of the maintenance categories will appear with their
  257.          due dates, and due mileages.  You will be asked if the
  258.          information is correct, 'Y' or 'Esc' will exit, if you answer
  259.          'N', you will be asked for number of category to edit.
  260.               If you change your mind, hit Esc key to exit, otherwise
  261.          type number of category to edit.
  262.               You will now be asked for the date that this maintenance
  263.          is to be performed by (use mo/da/yr format to enter date),
  264.          and then maximum mileage for maintenance to be performed by.
  265.  
  266.  
  267.                           EDITING VEHICLE INFORMATION
  268.  
  269.               From the Setup menu, type 'V' (VEHICLE INFORMATION).
  270.          You will now be asked for vehicle make, model, model year,
  271.          vehicle identification number, and license plate number.
  272.  
  273.  
  274.                                  GENERAL SETUP
  275.  
  276.               From the Setup menu, type 'G' (GENERAL SETUP). You will
  277.          now be presented with odometer unit of measure, fuel unit of
  278.          measure, number of days warning before scheduled maintenance,
  279.          and number of miles/kilometers warning before scheduled
  280.          maintenance.  You will be asked if information is correct,
  281.          'Y' or Esc will exit, if you answer 'N' you will asked for
  282.          number of item to change.
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.                                                                     page 6
  290.  
  291.  
  292.                        SETTING UNIT OF MEASURE FOR ODOMETER
  293.  
  294.               From General setup (when asked if information correct),
  295.          type 'N' (NO). A column of menu selections will pop up at
  296.          left of items.  Press '1'(for odometer unit of measure). You
  297.          will now be asked to choose either M (for miles), or K (for
  298.          kilometers).
  299.  
  300.                         SETTING UNIT OF MEASURE FOR FUEL
  301.  
  302.               From General setup (when asked if information correct),
  303.          type 'N' (NO). A column of menu selections will pop up at
  304.          left of items.  Press '2'(for fuel unit of measure). You will
  305.          now be asked to choose either G (for U.S. gallons),  or L
  306.          (for liters).
  307.  
  308.                        SETTING MAINTENANCE WARNING ALARM
  309.  
  310.               From General setup (when asked if information correct),
  311.          type 'N' (NO). A column of menu selections will pop up at
  312.          left of items.  Press '3'(for number of days before scheduled
  313.          maintenance) o '4'(for number of miles/kilometers before
  314.          scheduled service). You will now be asked to enter the
  315.          desired warning.
  316.  
  317.                      EDIT/ADD/VIEW MENU ADD DATA TO EXPENSE
  318.  
  319.          FILE: This option allows you to add new data to expense file.
  320.          (See ENTERING NEW DATA)
  321.  
  322.          VIEW/EDIT EXPENSE FILE:  This option allows you to view,
  323.          edit, and delete data items. (See  VIEWING DATA, EDITING
  324.          DATA, & DELETING DATA)
  325.  
  326.          CALCULATE DATA FOR VEHICLE: This option allows you to
  327.          calculate expenses, and fuel economy for vehicle.
  328.  
  329.          QUIT TO MAIN MENU: This option returns you back to the main
  330.          menu.
  331.  
  332.                                ENTERING NEW DATA
  333.  
  334.               From the EDIT/ADD menu, type 'A'("ADD DATA TO EXPENSE
  335.          FILE").
  336.               You will be asked for the expense category in which to
  337.          log data.  Type the number of the desired category to edit.
  338.  
  339.               You will now be prompted for the date (use mo/da/yr
  340.          format), odometer reading, description (up to 50 characters),
  341.          and cost.
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.                                                                     page 7
  348.  
  349.  
  350.          If AUTO-MATE cannot locate a valid place in the expense file
  351.          for date and odometer readings you will be presented with the
  352.          following options: (see ESTIMATING ODOMETER/DATE)
  353.  
  354.               O: Enter new odometer reading
  355.               D: Enter new date
  356.               1: Estimate odometer(based on date)
  357.               2: Estimate date(based on odometer)
  358.               Esc: Cancel entry
  359.  
  360.          If maintenance is due soon or overdue AUTO-MATE will alert
  361.          you of this condition before returning to menu.
  362.  
  363.  
  364.  
  365.                                   VIEWING DATA
  366.  
  367.          From EDIT/ADD/VIEW Menu, type 'V' (View data file).  You will
  368.          now see a window with up to five items listed within.  To
  369.          scroll items in window one item at a time, press up/down
  370.          arrow keys.  To scroll items a page at a time, press <pg dn>/
  371.          <pg up> keys. You can also use right/left arrow keys to
  372.          scroll by page, <Home> to go to beginning of file, and <End>
  373.          to go to end of file.
  374.  
  375.          GOTO:  This option will allow you to go directly to a desired
  376.          item in your file by record number, odometer reading, or by
  377.          date.
  378.               To goto a particular item, press 'G' (Goto) from VIEW
  379.          MENU, you will now be prompted for method of search (by
  380.          record, by date, or by odometer).  Enter desired method.  You
  381.          will now be prompted for the item to search for.
  382.              If you want to search by date or odometer, you do not
  383.          need to know the exact information, AUTO-MATE will find the
  384.          items that are closest to the information you enter.
  385.  
  386.  
  387.                                   EDITING DATA
  388.  
  389.                To edit an item, press 'E' (Edit) from the VIEW MENU,
  390.          you will now be asked for the record number of the item you
  391.          wish to edit.  Upon entering record number, you will now be
  392.          shown the item plus a column of options to the left.  To edit
  393.          a field, press the number that corresponds to that field.
  394.          When you are satisfied with the item, press Esc to return to
  395.          the VIEW MENU.
  396.  
  397.       
  398.       
  399.       
  400.                                                                     page 8
  401.                                              
  402.  
  403.                                  DELETING DATA
  404.  
  405.               To delete an item, press 'D' (Delete) from the VIEW
  406.          MENU, you will now asked for the record number of the item
  407.          you wish to delete.  Upon entering record number, you will
  408.          now be shown the item, and then asked to verify that you wish
  409.          to delete it.  If you decide not to delete the item, press
  410.          'N' or Esc, this will return you back to the VIEW MENU.
  411.  
  412.          Note: After deleting an item, the items following it
  413.          automatically be moved up to fill in the gap left by the
  414.          deleted item.
  415.  
  416.                                THE CALCULATE MENU
  417.  
  418.          CALCULATE TOTAL COST BY CATEGORY: This option allows you to
  419.          analyze total cost of operating vehicle in up to 10 user
  420.          defined categories.
  421.  
  422.          CALCULATE COST PER MILE/KM BY CATEGORY: This option allows
  423.          you to analyze cost per mi/km in up to 10 user defined
  424.          categories.
  425.  
  426.          CALCULATE FUEL ECONOMY: This option allows you analyze fuel
  427.          consumption in (miles or kilometers) per (gallon or liter).
  428.          Includes overall average, average of 10 most recent fuel
  429.          entries, and last fuel entry.
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.                                    PRINT MENU
  436.  
  437.          PRINT LOG: This option allows you to print a detailed log of
  438.          you entire vehicle file.
  439.  
  440.          PRINT REPORT: This option allows you to print a report that
  441.          includes cost by category (total cost and cost per mi/km),
  442.          information about next maintenance schedule, and fuel
  443.          economy.
  444.  
  445.          PRINT BLANK EXPENSE FORM:  This option prints blank expense
  446.          forms that can be carried in your vehicle to log expenses,
  447.          such as fuel, to be logged into AUTO-MATE at a later time.
  448.  
  449.  
  450.       
  451.  
  452.                                                             
  453.                                                                     page 9
  454.       
  455.  
  456.                             ESTIMATING ODOMETER/DATE
  457.  
  458.          If you know only the odometer or date (not both), you may
  459.          elect to enter the known factor, erroneous data for unknown
  460.          factor (this will give you the option to estimate).
  461.  
  462.          If target of known factor falls prior to first entry,
  463.          estimated factor will be same as that of first entry.
  464.  
  465.          If target of known factor falls later than latest entry,
  466.          estimated factor will be same as that of latest entry.
  467.  
  468.          For these reasons, it is not recommended that you have
  469.          Vehicle Manager estimate items that fall into these ranges.
  470.  
  471.          Also, because estimates are derived by calculating averages,
  472.          future entries with valid data may conflict with the
  473.          estimated data.  If this happens you may need to edit the
  474.          estimated data. (see EDITING DATA)
  475.  
  476.          For reasons of accuracy it is always best if you have the
  477.          exact data.
  478.  
  479.          Note: On my personal vehicle file (because of lack of data),
  480.          I had to estimate much of the information.  I did this by
  481.          entering all of the known items first, then letting Auto
  482.          manager estimate the rest, making sure known date or mileage
  483.          item's were within range of current data file.
  484.                                                             
  485.  
  486.  
  487.  
  488.                                                                    page 10
  489.  
  490.  
  491.  
  492.                                 ADD'S AND FIXES
  493.  
  494.  
  495.          Version 1.0 Released 10/22/91
  496.            Original release.
  497.  
  498.          Version 1.1 Released 11/03/91
  499.            1: Improved user interface.
  500.            2: Fixed problem with cursor keys on 101 key AT keyboard.
  501.            3: Added command line file option.
  502.  
  503.          Version 1.2 Released 11/09/91
  504.            1: Fixed problem with printing on IBM Pro-Printer.
  505.            2: Fixed bug that caused lockup on some AT's.
  506.            3: Fixed compatability problem with XT keyboard.
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.                                             
  522.                                                                     page 11
  523.  
  524.      ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐    
  525.      │                                                                    │    
  526.      │                    AUTO - MATE REGISTRATION FORM                   │    
  527.      │                                                                    │    
  528.      │           Mail this form along with check or money order           │    
  529.      │           for $25.00 (for 5 1/4") or $27.50 (for 3 1/2")           │    
  530.      │           in U.S. funds for each copy ordered to:                  │    
  531.      │                                                                    │    
  532.      │                              John Ray                              │    
  533.      │                           P.O. Box 3021                            │    
  534.      │                         El Monte, CA 91733                         │    
  535.      │                                                                    │    
  536.      │                                                                    │    
  537.      │    Name:                                                           │    
  538.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  539.      │    Address:                                                        │    
  540.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  541.      │    City:                             State:       Zip:             │    
  542.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  543.      │                                                                    │    
  544.      │    Where did you acquire this copy of AUTO - MATE?                 │    
  545.      │                                                                    │    
  546.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  547.      │    Qty.        Type of diskette                     Total          │    
  548.      │                                                                    │    
  549.      │          5 1/4 inch floppy @ $25.00 ea.       $                    │    
  550.      │   ──────                                       ───────────────     │    
  551.      │                                                                    │    
  552.      │          3 1/2 inch floppy @ $27.50 ea.       $                    │    
  553.      │   ──────                                       ───────────────     │    
  554.      │                                                                    │    
  555.      │                         Total enclosed        $                    │    
  556.      │                                                ───────────────     │    
  557.      │                                                                    │    
  558.      │                     COMMENTS AND SUGGESTIONS:                      │    
  559.      │                                                                    │    
  560.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  561.      │                                                                    │    
  562.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  563.      │                                                                    │    
  564.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  565.      │                                                                    │    
  566.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  567.      │                                                                    │    
  568.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  569.      │                                                                    │    
  570.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │    
  571.      │                                                                    │    
  572.      │             Thank you for your interest in AUTO MATE.              │    
  573.      │                                                                    │    
  574.      │            For your registration fee, you will receive             │    
  575.      │          the latest version of AUTO - MATE, notification           │    
  576.      │           of future updates, and one free future update.           │    
  577.      │                                                                    │    
  578.      │                                                                    │    
  579.      │                                                                    │    
  580.      │v1.20                                               $AVE ON $OFTWARE│    
  581.      └────────────────────────────────────────────────────────────────────┘    
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.